Une certaine souplesse est permise pour définir les exercices comptables en Amérique du Nord :
Date de début et de fin libres
Découpage en périodes mensuelles, en périodes de 4 ou 5 semaines, en 13 périodes de 28 jours…
Table des exercices comptables
Menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers, bouton Exercice comptable
ou
Menu Comptabilité <F7> Fichiers spécifiques / Table des exercices
« Code exercice »
Le code exercice est libre sur 4 caractères alphanumériques.
« Libellé »
Permet de décrire l’exercice sur 80 caractères.
« Statut »
Prêt : aucune période de l’exercice n’est ouverte
Ouvert : au moins une période de l’exercice est ouverte
Clos : l’exercice a été clos par le programme de Clôture d’exercice
« Nombre de périodes »
Vous pouvez gérer de 1 à 99 périodes.
Bouton ‘Périodes’ : permet d’accéder à la gestion des périodes pour l’exercice en surbrillance.
Bouton ‘Ouverture période suivante' : permet d’ouvrir rapidement la première période prête pour l’exercice en surbrillance.
Une boite de dialogue demandera confirmation en indiquant le numéro de la période qui va être ouverte
Duplication d’exercice
La duplication permet de dupliquer à la fois l’exercice, mais aussi ses périodes.
Les dates de périodes sont automatiquement incrémentées d’un an, et positionnées à l'état ‘prêt’.
Gestion des périodes
Le programme de saisie des périodes requiert autant de périodes que défini dans l’exercice, pour permettre l’insertion en base.
« Numéro de période »
Numérotation automatique des périodes
« Libellé »
Permet de décrire la période sur 80 caractères. Il est recommandé de ne pas mentionner l’année pour faciliter la duplication.
« Date début »
La date de début de la période. Se positionne automatiquement à J+1 de la période précédente.
« Date fin »
La date de fin de la période.
Une période ne peut pas chevaucher une période existante (quel que soit l’exercice)
Un exercice ne peut pas comporter de “trou” entre ses périodes
« Statut »
Prêt : la saisie d'écriture n’est pas permise sur la période
Ouvert : la saisie d'écriture est autorisée sur la période
Clos : la période a été close par le programme de Clôture de périodes. la saisie d'écriture n’est pas permise
« Réévaluation »
Une réévaluation des montants en devise en fonction des taux de change a été réalisée sur cette période.
Ouverture des périodes
Une ou plusieurs périodes peuvent être marquées/démarquées avec F5. La combinaison Maj + F5 permet de dessélectionner l’ensemble des périodes.
Une période ne peut être ouverte que si la période précédente de l’exercice est ouverte (ou close)
Table des clôtures
Menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers, bouton Clôtures
Pour permettre la clôture d’exercice, une entrée ayant les
Changement de période de balance
Menu Comptabilité / Traitements périodiques / Changement période balance
La période de balance utilise les dates de périodes associées à un code exercice.
La période de balance ne peut pas inclure plusieurs exercices
Les dates de période de balance se reportent sur la fiche dossier comptabilité.
Ces dates seront également prises en compte pour la clôture d’exercice.
Clôture de période
Menu Comptabilité / Traitements périodiques / Clôture des périodes
Ce programme permet la fermeture partielle d’un exercice
Une sauvegarde de la base de données est recommandée avant cette opération
Aucun retour en arrière n’est possible !
La modification des dates de saisie autorisée permet une meilleure souplesse
Sélectionner un code exercice
Sélectionner la dernière période à clôturer dans cet exercice
Le programme présente la liste des journaux actifs pendant l’intervalle de temps défini
Marquer les journaux pour lesquels on souhaite modifier les dates de saisie, afin de mieux visualiser la date à partir de laquelle la saisie est autorisée
La modification manuelle des dates de saisie des journaux reste autorisée
Après acquittement de la boite de dialogue, les périodes inclues dans l’intervalle de temps défini reçoivent le statut ‘clos’
Même si toutes les périodes d’un exercice sont closes, le statut de l’exercice ne changera pas. Seul le programme de clôture d’exercice le permet.
Clôture d’exercice
Menu Comptabilité / Traitements périodiques / Clôture d’exercice
Un contrôle d’intégrité est recommandé avant d’exécuter ce traitement
Une sauvegarde de la base de données est obligatoire avant cette opération.
Cette sauvegarde doit être préservée tant que le délai de conservation légal n’est pas atteint
Le fonctionnement du programme est décrit ici