Le tiers est géré dans la fiche tiers accessible par le menu CRM/ Tiers/ tiers.

La fiche tiers, mode liste

Le tiers est géré dans la fiche tiers accessible par le menu CRM/ Tiers/ tiers.
La fiche tiers est l'outil central de la gestion des tiers et des éléments liés. Elle est différente du zoom des tiers disponible dans Commerce et logistique.
En cliquant sur ou Ctrl-F, une fenêtre de saisie s'ouvre permettant la recherche d'une chaine dans la liste des tiers. Le curseur se positionne sur la première occurrence trouvée et les combinaisons Ctrl+F8 et Ctrl+F7 permettent de naviguer du suivant au précédent.
Le bouton ou Shift+F4 affiche les informations générales du tiers sélectionné ainsi que les données liées, rangées dans les onglets :

• contacts,
• événements,
• opportunités,
• affaires,
• rubriques.

La fiche tiers, mode fiche

La présentation du mode fiche d'un tiers est divisée en 3 parties :

• Les coordonnées
• Les compléments
• Les éléments liés au tiers : contacts, événements, opportunités, affaires, rubriques

Dans la fiche Tiers, les contacts, les évènements, les opportunités, les affaires et les rubriques sont présentés sous forme d'onglets.
Remarque : Les fonctions de tri et de listes personnalisés sont implémentées sur chaque onglet
L'accès aux fichiers joints et aux notes dépendent de la ligne courante :
Notes du tiersFichiers joints du tiersNotes de la ligne couranteFichiers joints de la ligne courante



Description de la barre d'outils
Le bouton Tiers : ouvre le zoom du tiers de Divalto izy & Infinity Commerce & logistique en mode fiche.

Le bouton ouvre le zoom des adresses du tiers sélectionné.

Ces boutons, vous permettent respectivement de consulter les notes ou fichiers joints associés au tiers.

Les boutons vous permettent d'ouvrir le site internet du tiers, d'envoyer un fax ou un email ou encore de composer son numéro de téléphone.

Permet d'imprimer la liste affichée de façon plus ou moins synthétique (avec ou sans les contacts, événements, rubriques, notes, ...) et triée par la clé de votre choix.
Le bouton Questionnaire : ouvre la saisie d'un questionnaire pour le tiers courant.
Description du menu

• Evénements: ouvre le zoom des événements du tiers courant.
• Contacts : ouvre le zoom des contacts du tiers courant. Cette option n'est pas accessible pour un commercial.
• Opportunités : ouvre le zoom des opportunités du tiers courant. Il ne peut s'agir que de prospects ou de clients.
• Affaires : ouvre le zoom des affaires du tiers courant. Il ne peut s'agir que d'un client.
• Rubriques ouvre la saisie des valeurs de rubriques.
• Devis, Commande, BL et Facture vous permettent de créer une pièce commerciale pour le tiers sélectionné.

Un clic droit sur une ligne ou depuis une sélection de lignes vous offre un accès rapide aux principales fonctionnalités, également disponibles par le menu Outils :

• Envoyer un courriel permet d'envoyer un e-mail au tiers courant ou une sélection de tiers.
• Envoyer un fax permet d'envoyer un fax au tiers courant ou à une sélection de tiers.
• numéroter permet de numéroter automatiquement le numéro de téléphone du tiers courant ou du contact courant s'il s'agit d'un affichage par contact.
• Imprimer des étiquettes permet d'imprimer des étiquettes pour le tiers courant ou une sélection de tiers.
• Imprimer des fiches tiers permet d'imprimer les fiches correspondant au tiers ou à la sélection des tiers.
• Générer des fiches au format HTML permet de générer les fiches HTML correspondant au tiers ou à la sélection des tiers.
• Exporter vers Excel permet d'exporter vers Excel le tiers ou la sélection de tiers.
• Publipostage permet de générer un mailing Word à partir des tiers ou des contacts sélectionnés, ou du tiers ou du contact courant.
• Modifier le commercial permet de modifier automatiquement le commercial pour une sélection de tiers.
• Mettre à jour les contacts dans Outlook permet d'intégrer les contacts
• Les tiers ciblés peuvent aussi être utilisés dans le cadre de vos opérations marketing.
• Géolocalisation. Cette fonction ouvre le navigateur par défaut sur un site de géo localisation pointant sur l'adresse du tiers. Par défaut le site est Google maps.
• Enfin, lorsqu'un tiers de type prospect est sélectionné, la commande Transformer en client du menu Outils permet comme son nom l'indique de changer le type du tiers en "client" sans perdre les données déjà renseignées. Il conviendra par la suite de compléter les champs propres aux fiches clients.

Note sur la sélection multiple : un CTRL clic sur une ligne la sélectionne sans désélectionner les autres. Vous pouvez aussi sélectionner des lignes consécutives par un clic sur la première ligne (ou CTRL clic si d'autres lignes sont sélectionnées), et MAJ clic sur la dernière.

Affichage des onglets en mode fiche

L'onglet « Compléments » affiche des informations provenant de la gestion commerciale.
L'onglet par défaut est paramétrable par la modification des options utilisateur. ou F3.

Il est possible :

• d'afficher et de gérer plusieurs types de tiers à la fois (Gestion des tiers et des événements)
• de paramétrer le mode d'affichage souhaité
• de prévoir de charger en mémoire toute la liste des tiers correspondant à la sélection
• de définir le premier écran lors de l'appel de la gestion des tiers
• d'afficher les événements des tiers pour tous les établissements lorsque des établissements sont gérés

Remarque : Le mode d'affichage dépend des types de tiers sélectionnés. Ainsi en sélectionnant les commerciaux, il est n'est pas possible d'afficher les tiers triés par code statistique puisque le code statistique n'est pas géré pour les commerciaux.

Filtrer dans les onglets

Chaque tableau des onglets se filtre individuellement.
De la même façon, le tableau peut s'imprimer et les paramètres d'impressions et de filtre s'enregistrent.

Onglet contacts

Par défaut, les contacts « valides » sont sélectionnés. Ce radio bouton permet également de choisir tous les contacts, fermés ou non.

Permet d'effectuer une recherche rapide à partir du nom abrégé
Permet de sélectionner les contacts d'un même code adresse

Onglet évènements

Par défaut, tous les événements sont affichés.
En choisissant les types d'évènement à afficher, il est possible de demander :

• Les événements de type tâche à réaliser
• Les événements de type Rendez-vous à confirmer
• Les événements de type Rendez-vous confirmés

Permet de sélectionner les événements d'une même famille
Permet de sélectionner les événements d'un même collaborateur
Permet de sélectionner les événements d'un même code événement
Permet de sélectionner les événements antérieure ou égale à une date

Onglet opportunités

Par défaut, les opportunités actives sont affichées. Mais il est également possible d'interroger toutes les opportunités, quel que soit leur état.

Onglet affaires

Par défaut, les affaires « en préparation », « confirmées », ou « démarrées » sont affichées. Mais il est également possible d'interroger les affaires dont l'état est « terminé » ou « archivé ».

Onglet rubriques implicites

Cet onglet affiche les rubriques :

• Générales, liées à un questionnaire implicite
• Dynamiques, liées à un questionnaire du domaine d'activité stratégique du tiers (DAS)
• Orphelines, rubriques uniquement rattachées à ce tiers

Permet d'afficher que les rubriques qui ont été renseignées.

Onglet rubriques d'un questionnaire

Cet onglet affiche la liste des rubriques qui ont été renseignées dans un ou plusieurs questionnaires ; ces questionnaires ne sont ni des questionnaires implicites, ni des questionnaires liés au code DAS du tiers.

Un clic droit sur une rubrique d'un questionnaire offre les possibilités suivantes :
Permet d'afficher uniquement toutes les rubriques de ce questionnaire, ou les rubriques qui ont été renseignées sur ce questionnaire.

Permet d'afficher uniquement la rubrique sélectionnée quel que soit le questionnaire, ou la rubrique sélectionnée uniquement sur les questionnaires renseignés.
Remarque : Les rubriques ne peuvent pas être saisies ou modifiées directement dans cet onglet. La fonction modification F4 appelle la saisie d'un questionnaire :

Créer dans l'onglet des tiers

Astuces :

• La touche TAB permet de naviguer entre les onglets.
• Le bouton permet de créer un nouvel enregistrement dans l'onglet courant
• Le bouton ou la touche de fonction F4 permet de modifier l'enregistrement courant dans l'onglet courant
• Pour modifier la fiche du tiers, il suffit cliquer sur un des champs de l'onglet Coordonnées ou Compléments

Les fiches tiers dans le module CRM

L'interrogation des tiers est liée à un tiers. Les entrées de menus sont propres à chaque type de tiers :
Commerce et logistique / Fichiers / Prospects
Commerce et logistique / Fichiers / Clients
Commerce et logistique / Fichiers / Fournisseurs
Commerce et logistique / Fichiers / Autres tiers
Commerce et logistique / Fichiers / Commerciaux
Paie / Individu / Individu
Les fiches tiers sont créées dans les modules concernés (Commerce et logistique, paie).
Un tiers peut également être créé à partir du module CRM.
Les confidentialités sont à définir au niveau du module d'origine et au niveau du module CRM.
Il faut différencier la fiche gestion des tiers et la fiche tiers. Les fiches tiers sont des fiches de Commerce et logistique.
Les autres tiers sont des tiers internes et sont généralement codifiés en commençant par la lettre I. Ces tiers sont utilisés pour les collaborateurs, les banques, les institutionnels.
Le commercial est un utilisateur commun. La distinction permet de filtrer les zooms de la relation tiers pour n'afficher que ses prospects et ses clients.
Attention : Ce filtre n'est appliqué que sur le commercial 1.

Administration / Utilisateur / Utilisateurs communs

Commerce et logistique / Fichiers / Commerciaux
Remarque : Le tiers créé dans un module est instantanément disponible dans l'interrogation des tiers.
Les données des tiers sont protégées par les confidentialités du module d'origine. Pour activer la protection des zones dans Relation tiers il faut renseigner une confidentialité au niveau du dossier CRM.

CRM / Organisation / Dossier

Les adresses dans le module CRM

Chaque tiers possède une adresse principale qui se trouve sur l'onglet « Coordonnées ».
Les tiers sont multi adresses, toutes les adresses d'un tiers sont définies dans la table des adresses.
Il est possible d'affecter un code adresse du tiers sur un contact ou sur un évènement du tiers. Dans les traitements d'export Excel, pour utiliser cette adresse en priorité par rapport à celle du tiers, il est nécessaire d'utiliser le code T1 (à la place de CLI par exemple).
L'adresse utilisée dans les traitements avec T1 sera celle du contact ou l'évènement si elle existe, sinon celle du tiers.