Un processus modèle est défini par :
Un en-tête : définit le type et le statut du processus ainsi que la première tâche
Des champs de donnée
Des tâches : définissent les actions à réaliser par le processus
Des suites de tâches
Des relances de tâches : définissent les conditions de relance des tâches à traiter
Des formulaires de tâche : définissent pour chaque tâche, le statut des champs de données (initialisé, visible, modifiable, obligatoire)
En-tête
Accès
Menu Processus : Définition des processus / Processus
Renseigne sur l'état, le type du processus, permet de définir les conditions de déclenchement des processus automatiques, de générer les masques de saisie associés aux formulaires du processus.
Onglet - GÉNÉRALITÉS
Version : la version permet de tracer l'évolution d'un processus et de modifier le nom du masque utiliser pour traiter les tâches manuelles. Il n'y a pas d'historisation, il n'existe qu'une seule version d'un processus modèle. Il est conseiller de changer de version chaque fois que l'on modifie un formulaire lié à une tâche manuelle.
Etat : Seul les processus à l'état actif permettent de créer des processus opérationnel
Option Mode Test : l'utilisation du mode test entraine les modifications suivantes :
Les tâches manuelles sont attribuées à l'administrateur du processus
Les mails sont envoyés à l'administrateur du processus
Les évènement crées sont associé à l'administrateur du processus
Option Processus Automatique : Les processus automatiques permettent au scrutateur de créer des processus opérationnels à la fréquence choisi. Paramétrage de la fréquence dans l'onglet "périodicité"
Dossier d'exécution : disponible uniquement pour les processus automatique (à partir de la v X.7). Si ce champ n'est pas renseigné, lors de la création du processus opérationnel on recherche le premier dossier trouvé parmi :
Le dossier d'appartenance de l'utilisateur par défaut
le dossier d'appartenance de l'administrateur
le dossier de traitement du scrutateur
Libellé : A partie de la v X.5, il est possible de rajouter des balises avec des mots, des références à un champs du processus ou un champ d'une table liées au processus.. Les balises sont évaluées au niveau du zooms des processus opérationnels, des tâches à traiter, du widget des tâches à traiter.
Domaine : permet de classer les processus par domaine d'activité. Les remplaçants temporaire peuvent être définis par "domaine"
Administrateur : l'administrateur du processus doit posséder le droit "Administrateur de processus" dans l'onglet Processus de la fiche utilisateur
Utilisateur par défaut : Pour les processus automatiques , permet de définir le collaborateur rattaché par défaut à l'en-tête du processus opérationnel. Pour les processus manuels le collaborateur par défaut est le collaborateur qui à déclenché la création du processus opérationnel.
Si on saisie un groupe de collaborateur on prendra le responsable du groupe.
Si on utilise MotCle.Collaborateur on prendra le system.User
Si on utilise MotCle.remplacant, On prendra le remplaçant défini dans l'onglet processus de la fiche utilisateur du system.USER
Idem pour Mocle.Manager, MotCle.Correspondant1 ou MotCle.Correspondant2
Si vide on prendra sytem.user
Durée de conservation : permet de définir une durée de conservation des processus opérationnel finis. Passé ce délai ils seront supprimés par le scrutateur. (A partir de la v X.4). Les processus Annulés ou en erreur ne sont pas supprimés automatiquement.
Masque modèle : définit le masque utilisé comme modèle lors de la génération du masque du processus.
Le masque standard speemodmask à une hauteur de 35 lignes
Le masque standard speemodmask60 à une hauteur de 60 lignes
Le nombre de lignes du formulaire final correspond au nombre de lignes de la page 2 du masque modèle.
Nom du masque : Nom du masque généré et compilé, il sera utilisé lors du traitement des tâches manuelles
Gestion des boutons
Vous pouvez dorénavant ajouter au formulaire des tâches manuelles jusqu'à 3 boutons sélectionnés dans une liste.
Les boutons paramétrés seront présents dans la barre de boutons de tous les formulaires du processus.
Les boutons disponibles en standard sont :
Ecriture Accès au programme de saisie des écritures en attente pour le n° d'écriture du processus
Ventilation écriture Accès à l'onglet ventilation du programme de saisie des écritures en attente pour le n° d'écriture du processus
Contrôle facture Accès contrôle facture le n° de facture contrôle et le tiers du processus
Matériel Accès à la fiche matériel du N° de matériel du processus
DataSet Accès au superviseur de facture fournisseur pour le n° de DataHub du processus
Pièce Accès à la pièce associée au processus
Tiers Accès au tiers associé au processus
Article Accès à l'article associé au processus
Ils sont définis dans le masque "speebouton".
Surcharge de la barre de boutons :
Il est possible d'utiliser des boutons depuis d'autres masque.
Dans ce cas le source du masque utilisé doit être dans les implicites et le traitement des boutons défini dans le module de surcharge du "spttsaisieform".
La fonction de traitement associée au bouton doit se nommer "NomMasque_NumArret".
Exemple pour le bouton associé au point d'arrêt 4005 du masque speebouton : fonction "speebouton_4005"
Formulaire WEB de validation des tâches
Voir § Traitement de tâche par formulaire WEB
Onglet PÉRIODICITÉ
Pour les processus automatiques il est obligatoire de renseigner les informations de périodicité et de fréquence.
Si besoin on peut aussi renseigner les informations de répétitions.
Exemple d'un processus automatique que l'on veut exécuter le 5 de chaque mois
Champs du processus
Données modèles
Permet de définir des modèles de champ de données.
Accès zoom " donnée"
Menu Processus : Fichiers / Définition des données
Zoom définition des champs de processus : F8/F9 sur champ "donnée"
Nature : Type de champ utilisé pour stocker les valeurs de la donnée
Titre : Titre pour mise en forme des formulaires (long. : 80)
Séparateur : Ligne de séparation pour mise en forme des formulaires
Libellé : champ alpha (long. : 80)
Libellé long : champ alpha (long. : 250)
Date : champ date enregistré sous la forme AAAAMMJJ (long = 8)
Heure : champ heure enregistré sous la forme hhmmss (long = 6)
Date Heure : champ date + heure enregistré sous la forme AAAAMMJJ hhmmss (long = 14)
Entier court : Champ numérique de type entier (long = 4)
Entier long : Champ numérique de type entier (long = 10)
Montant : Champ numérique de type décimal avec 2 chiffres après la virgule (long = 16)
Code 8 : Champ alpha pour code court (long = 8)
Code 20 : Champ alpha pour code long (long = 20)
Multi-choix : Champ alpha pour code multi-choix (long = 30)
Multi-lignes : Champ de type mémo
Conversion : permet de définir s'il y a lieu de convertir les données lors de la saisie dans les formulaires
N° de zoom : détermine quel zoom doit être associé au champ dans le masque de saisie des formulaires.
Maj en-tête : définit quel champ de l'en-tête de processus est associé à la donnée. La mise à jour des données est faite dans les cas suivants :
Lors de la création d'un processus avec passage de paramètres. Exemple Lancement d'un processus lors de la modification d'une commande client avec param =
.
Les données Type et n° de pièce de l'en-tête du processus seront renseignées avec les informations de la commande en cours.
Lors de la création d'un processus automatique avec les données d'initialisations des champs correspondants associés à la première tâche.
A l'activation des tâches non manuelles (si on a positionné l'option 'initialisation' à oui pour la tâche en cours).
A la validation de la saisie d'un formulaire de processus
Attention il convient de respecter le typage suivant pour que la mise à jour puisse se faire
Champ de l'en-tête :
Code Libellé Nature de champ utilisable pour la mise à jour
USERPRINC Collaborateur Code 20 ou Multi-choix
USERGRP Groupe d'utilisateur Code 20 ou Multi-choix
TICOD Type de tiers Code 8 ou Multi-choix
TIERS Tiers Code 20 ou Multi-choix
PICOD Type de pièce Code 8 ou Entier court ou Multi-choix
PREFPINO Prefixe du N° de pièce Code20 ou Multi-choix
PINO N° de pièce Entierlong ou Multi-choix
REF Référence Article Libelle, LibelleLong ou Multi-choix
CONTACT Contact Code 8 ou Multi-choix
EVTNO N° d'évènement Entier long ou Multi-choix
PROJET Code projet Code 8 ou Multi-choix
AFFAIRE Code affaire Code 8 ou Multi-choix
AGILEOID Identifiant Agiléo Entier long ou Multi-choix
INDIVIDU Code Individu Code 20 ou Multi-choix
ENTIERCOURT Entier court Entier court ou Multi-choix
ENTIERLONG Entier long Entier long ou Multi-choix
MONTANT Montant Montant ou Multi-choix
Valeur multi-choix
Définit quel sont les valeurs qui seront proposées dans le multi-choix.
On peut saisir
une liste de valeur sous la forme" libellé , code" (ex : Devis,1;Commande,2;BL,3;Facture,4)
une procédure (ex : FONCTION.Chargement_Liste_TachesAgileo).
Fonction de chargement de multi-choix
Type Chargement de multi-choix
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Données saisies dans le champ paramètres
Retour Liste des éléments du multichoix sous la forme (lib1,val1;lib2,val2; …libn,valn)
Ou le nom d'une liste nommée d'éléments de type spEltChoix
Initialisation
Définit la valeur d'initialisation de la donnée.
On peut renseigner :
une valeur
un mot-clé (Collaborateur, CollaborateurTache, CollaborateurTache.Nom, Manageur, Correspondant1, Correspondant2, ou Remplacant)
une donnée du formulaire (FORMULAIRE.codeChamp)
le nom d'une procédure (ex : FONCTION.Initialiser_Collaborateur).
Procédure d'initialisation
Type initialisation
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Donnée à initialiser (passage par paramètre)
Argument 2Données saisies dans le champ paramètres
Lancement des fonctions d'initialisation
Avant la première tâche d'un processus manuel, et chaque fois que le scrutateur lance les tâches à activer :
On exécute les fonctions d'initialisations de données si l'option est cochée dans le formulaire de la tâche et si la donnée est non vide.
On exécute les fonctions de traitement avant tâche
Cas des tâches manuelles
Après la modification d'un champ avec option" réinitialisation des données en aval" : on re exécute les fonctions d'initialisations des données suivantes (et cela même s'il elles contiennent déjà une valeur)
Spécificités des processus automatiques :
Les fonctions d'initialisations sont lancées lors de la création du processus. Les données de l'en-tête sont également mise à jour. (Si la donnée USERPRINC est mise à jour on met aussi à jour le dossier et l'établissement de l'en-tête du processus avec ceux de l'onglet Processus de l'utilisateur principal)
Les fonctions de traitements avant de la 1ère tâche ne sont pas traitées.
Contrôle
Permet le contrôle de la valeur saisie. Exécutée après la saisie d'un champ dans un formulaire.
Fonction de contrôle
Type Contrôle
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Valeur de la donnée à contrôler
Argument 2 Données saisies dans le champ paramètres
Argument 3N° de l'erreur (passage par paramètre)
Argument 4 Nom du fichier qui contient l'erreur (passage par paramètre)
Retour 0 si OK. Sinon autre valeur + n° err renseignée
Recherche de libellé
Permet l'affichage du libellé d'un champ.
Appelée lors du chargement d'un masque de saisie d'un formulaire et lors de la saisie après le contrôle des données.
Fonction de recherche de libellé
Type Recherche de libellé
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Valeur de la donnée à contrôler
Argument 2Donnés saisie dans le champ paramètres
Retour Valeur du libellé
Traitement après modification
Utilisée uniquement dans les tâches manuelles.
Procédure lancée en sortie de champ, après les fonctions de contrôles et de recherche de libellé.
Procédure de traitement après modification
Type Traitement de sortie de champ
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 : Valeur de la donnée que l'on vient de modifier
Argument 2 : Données saisies dans le champ paramètres
Liste des fonctions et procédures
Les fonctions et procédures doivent être référencées dans la table des fonctions (Accès Menu Processus : Fichiers / Fonction et procédure)
Champs de processus
Le zoom "champs de Processus" permet de définir les champs qui seront utilisés dans le processus.
Les champs pourront être mis à jour par passage de paramètres lors de la création du processus, par une fonction d'initialisation, ou par saisie dans un formulaire du processus.
Accès zoom "Définition des champs de processus" :
Menu Processus : Définition des processus / Données
Zoom en-tête de processus modèle bouton "Champ"
Lors de la création d'un champ de processus, le champ nature, ainsi que les données de chargement de multi-choix, d'initialisation, de contrôle, de recherche de libellé et de traitement après sont associés à la donnée modèle sont reprises par défaut.
Code : Code du champ. c'est la valeur qui sera utilisée pour récupérer la valeur du champ dans les diverses opérations du processus
Invite : C'est le libellé qui sera utilisé comme invite dans les formulaires de saisie.
Si un champ n'a pas d'invite de saisie, il sera positionné sur la même ligne de saisie que le champ précédent du masque
Pour un champ de type "Titre" si aucune donnée d'initialisation n'est saisie, on initialisera le champ avec la valeur de l'invite.
N° d'ordre : le n° d'ordre permet de définir l'ordre dans le lequel les champs sont présent dans les masques des formulaires
Réinitialisation des champs suivants : Si cette option est activée, Après la modification d'un champ dans un formulaire, tous les champs avec un n° d'ordre supérieur sont réinitialisés. Attention cette réinitialisation écrasera les anciennes valeurs des champs. Elle sera valable pour tous les champs suivants dans tous les formulaires. A partir de la version X.4, il est possible de paramétrer une réinitialisation plus précise au niveau des formulaires de tâches.
Attention : Le nombre de champ est limité à 100 par processus si on gère des formulaires.
Remarque : pour positionner 2 champs sur la même ligne dans un formulaire de saisie il ne faut pas mettre d'invite de saisie sur le 2ème champ
Tâches
Les tâches sont les opérations que doit exécutés le processus.
Accès
Menu Processus : Définition des processus / Tâche
Zoom en-tête de processus modèle bouton "Tâche"
Données communes
Informations à renseigner qu'elle que soit le type de tâche.
Libellé : Libellé de la tâche, sera affichée dans les formulaires et dans la liste des "tâches en-cours". A partir de la version X.4, il est possible de rajouter des balises avec des mot clé, des références à un champ du processus ou un champ d'une tables liées au processus. Les balises sont évaluées : au niveau du zoom des tâches à traiter et du widget des taches à traiter.
Etape critique : Positionner un flag étape critique : permet de dire que la fin de cette étape marque un non-retour. Lorsque cette étape sera terminée, le flag "tâche critique atteinte" sera remonté au niveau de l'en-tête du processus et celui si ne pourra plus être annulé par son "créateur".
Type de tâche : défini l'opération qui doit être exécutée.
Priorité : Définit la priorité de la tâche. Le scrutateur traite les tâches par ordre de priorité
Etape : Etape associée à la tâche. (une étape est considérée comme terminée lorsque toutes les tâches appartenant à cette étape sont terminée)
Durée d'attente : Définit l'attente minimale entre le lancement d'une tâche et la fin de l'étape précédente.
Durée théorique : Permet de calculer une date de fin théorique d'une tâche. Le calcul est fait au moment du passage à l'état "A traiter". Ne concerne que les tâches "manuelles"
Condition :Condition testée si la suite qui déclenche la tâche est de type "condition de tâche suivante réalisée" ou "condition de tâche suivante non réalisée"
Etape terminée : La tâche ne sera pas exécutée tant que cette étape n'est pas terminée.
Utilisation des fonctions
On peut utiliser des fonctions dans le paramétrage des tâches.
Les fonctions doivent être présentes dans le module « sptmctrl.dhop » (ou sa surcharge)
Appel d'une fonction sans paramètre : FONCTION.NomFonction
Appel d'une fonction avec paramètre : FONCTION.NomFonction.Param
Le paramètre de la fonction peut être :
Une valeur du formulaire : FORMULAIRE.Nomchamp ou FORM.NomChamp
Un mot clé : MotCLe.Mot
Une valeur de champ : NomRecord.NomChamp
Une chaîne
Chargement des enregistrements lors du traitement des tâches
Avant le traitement des tâches on charge des enregistrements publics en fonction des données présentes dans l'en-tête du processus.
Module commun
MUSER (Utilisateur) si collaborateur du processus présent
MUSERGRP (Groupe d'utilisateurs) si Groupe d'utilisateurs présent
Commerce et logistique
PRO (Pospect) si type de tiers = prospect et Code tiers présent
CLI (Client) si type de tiers = client et Code tiers présent
FOU (Fournisseur) si type de tiers = fournisseur et Code tiers présent
TIA (Tiers interne) si type de tiers = interne et Code tiers présent
T2 (contact) si code tiers et code contact présents
ENT (en-tête de pièce) si type de pièce, préfixe et et numéro de pièce présents
ART (Article) si code article présent
CTRLFAENT (Contrôle facture) si N° de contrôle facture présent
DHBENT (DataHub) si Numéro de DataHub présent
CRM
EVTTIERS (Evénement CRM) si code évènement CRM présent
Paie
PINDIVIDU (Individu paie) si code individu présent
PCONT (Contrat de paie) : dernier contrat de paie actif si code individu présent
Compta
CAT (Ecriture en attente) si n° d'écriture présent
Gestion à l'affaire
PRJAV (Opportunité) si le code opportunité est présent
PRJAP (Affaire) si code affaire présent
GPAELEM (Elément d'affaire) si indice et élément d'affaire présents
GPAACTIVITE (Activité d'affaire) si indice, élément d'affaire et activité présents
GPAEVT (Evènement d'affaire) si indice, élément d'affaire et évènement d'affaire présents
Gestion des ressources matérielles
GMMAT (Matériel) si N° de matériel présent
Règlement
ACTIONREL (Action de recouvrement). si le code d'action de recouvrement est présent
Ouverture pour chargements complémentaires
Faire une surcharge de la fonction SP_Lire_Tables_liees_entete_Ap du module sptm000.dhop.
Recherche du libellé des champs du processus
Le libellé des champs du processus est accessible par
Il correspond au libellé saisi dans la définition du champ
Recherche du libellé de la valeur des champs du processus
Le libellé de la valeur des champs du processus est accessible par
Il sera recherché à l'aide de la fonction de recherche de libellé saisie dans la définition du champ
Tâche "Générer un événement"
Données de l’événement créé :
Code : Le code de l'événement est celui paramétré au niveau de la tâche.
Statut : Les statuts rendez-vous ou tâche sont ceux du code événement sauf si on modifie un statut par l'intermédiaire de la chaîne de paramètres.
Utilisateur : Le code utilisateur de l'évènement créé est pris par le premier champ non vide trouvé :
Utilisateur renseigné dans le champ 'A réaliser par' de la tâche.
Utilisateur de la tâche
Collaborateur du processus
Mode test : si on est en mode test l'utilisateur de l'évènement est l'administrateur du processus
On peut aussi forcer la valeur de l'utilisateur de l'évènement à l'aide d'un paramètre 
Date : La date est positionnée avec la date et l'heure courante mais elle peut être modifiée par le paramétrage de la chaîne de paramètres.
Libellé : Le libellé est positionné avec la zone 'libellé evt' de la tâche qui est analysée et traduite : Elle peut contenir des noms de champs ou des mots clés ou des données de formulaire.
Note : La note est constituée par la note traduite de la tâche (peut contenir les même balises que le détail d'un mail)
Fichiers joints : Si la case 'Attacher les fichiers joints' est cochée, les fichiers joints de l'entête de processus opérationnel sont rattachés à l'événement.
Collaborateur : Il est possible de rattacher plusieurs collaborateurs à l'événement, en utilisant la zone 'Destinataire'. Syntaxe possible :
Les crochets sont optionnels
Ce champ peut contenir une énumération d'items séparés par ";" ou ";;"
Chaque item peut représenter un code collaborateur, un groupe, un manager de groupe, un mot clé correspondant à un collaborateur, une donnée de formulaire de type CODE20.
Mode test : si on est en mode test les collaborateurs ne sont pas associés à l'évènement mais leur nom est ajouté en fin de la note de l'évènement.
Paramètre : Il est possible de forcer la valeur des données de l'évènement généré. La chaîne de paramètre permet de forcer des champs avec des valeurs. Les crochets sont optionnels.
Syntaxe :
Tâche "Modifier un évènement"
L'évènement modifié est celui renseigné dans l'en-tête du processus.
Le code évènement s'il est renseigné remplacera le code existant.
Les données de l'évènement à modifier doivent être renseignées dans le champ paramètre.
La note de la tâche en cours est insérée dans la note de l'évènement
L'option "attacher les fichiers joints" permets de rattaché à l'évènement modifié les fichiers joints à l'en-tête du processus en cours.
Tâche "Envoi de mail"
Destinataires
Listes des destinataires du mail. On peut utiliser :
Des adresses mail
Des codes utilisateur : on recherchera l'adresse mail de l'utilisateur ou de son remplaçant si présent.
Des groupes d'utilisateurs :
S'il existe une adresse mail au niveau du groupe on ne récupère que celle-ci
Sinon on recherche l'adresse mail des membres du groupe
Des managers de groupe [NomGroupe.Manager ou [Form.CodeChamp].manager (si le champ CodeChamp contient un nom de groupe d'utilisateurs)
Des mots-clées : Administrateur, Collaborateur, manager, correspondant1, correspondant2, remplaçant, tiers, et contact
Des champs du formulaire
Des fonctions : Fonction.NomFonction.PAram
Si on met plusieurs destinataires il les séparer par ";"
On peut rajouter l'information [A], [CC], ou [CCI] devant les adresses.
En Mode Test le mail ne sera envoyé qu'à l'administrateur du processus. La listes des destinataires est ajoutée en fin de mail.
Répondre à
Défini un compte pour positionner le destinataire en cas de réponse
Objet
Objet du mail
Texte pré-enregistré (en-tête / pied) :
Permet de définir un code de texte pré-enregistré qui sera inséré au début du mail (en-tête) ou à la fin du mail (pie)
On peut indiquer un code de texte préenregistré ou un code de texte de relance. Si le champ code action de recouvrement de l'en-tête du processus est renseigné on peut utiliser [ActionRel.RelTxtNo] on récupérera alors le texte de relance défini au niveau de l'action de recouvrement.
Balises utilisables dans l'objet et le corps du mail
Des champs de la base de données [ENREG.NomChamp]
Des mots clés [MotCle.motcle]
Des champs du processus [Form.CodeChamp] ou [Formulaire.CodeChamp]
Des libellés de champ du processus [LFORM.CodeChamp].
Des libellés associé à la valeur d'un champ du processus [LibForm.CodeChamp]. Exécute la fonction de recherche de libellée associée au champ.
Des fichiers
[Fichier.Form.NomChamp] pour un nom de fichier stocké dans le champ CodeChamp du processus
[Fichier.Enreg.NomChamp] pour un nom de fichier stocké dans le champ NomChamp de la table Enreg
L'ensemble des champs du processus [Form.Tout]. Retourne un tableau avec la valeur de tous les champs du processus. (uniquement dans le corps du mail)
Le tableau associé au processus [Proc.Tab]. Ajoute les éléments du tableau associé au processus. (uniquement dans le corps du mail, ou dans la note d'un évènement))
DAction
Renseigner ici les données à ajouter au fichier DACTION qui sera associé au mail.
Un fichier DACTION joint à un mail permet l'ouverture directe d'un programme ou d'un Zoom depuis OutLook
Droit à la déconnexion
Dans le cadre du droit à la déconnexion, vous pouvez dorénavant limiter les plages horaires d'envoi de mail à l'aide d'un calendrier.
Si ce calendrier est présent, les tâches envoi de mail ne sont effectuées que pendant les horaires de travail définies dans ce calendrier.
Le calendrier doit être positionné au niveau des paramètres généraux :
Menu : Administration / Paramètre / Paramètres généraux
Tâche "manuelle"
Une tâche manuelle est associée à une saisie de formulaire. Elle peut être réalisé par :
Un utilisateur
Un membre d'un groupe désigné par une affectation de la tâche (Si l'option "choisir le collaborateur valideur" est cochée)
Tous les membres d'un groupe (Si l'option "validation par tous les membres" est cochée)
Dans le champ "A réaliser par" on peut utiliser :
Un code utilisateur
Un code de groupe d'utilisateurs
Un mot clé (MotCle.NomMotCle)
Un champ du processus (Form.NomChamp)
Une fonction Fonction.NomFonction ou Fonction.NomFonction.Param
Ex : tâche validation RH. Doit être faite par un utilisateur du "groupe rh"
Mode test : Si le processus est en mode "test" la tâche sera à traiter par l'administrateur du processus
1ère tâche des processus manuels : si la première tâche est une tâche manuelle elle sera toujours effectuée par l'utilisateur courant et la saisie du formulaire attaché est lancée directement. On ne tient pas compte de l'information saisie dans le champ "A réaliser par". Inutile d'utiliser une suite "choix manuel", un bouton "valider" est créé automatiquement.
Dans le cas d'un processus déclenché par une ACTION le bouton abandonner est inactif
Si on veut que la première saisie soit effectuée par un autre utilisateur que l'utilisateur courant il faut rajouter une tâche "Sans action" avec suite inconditionnelle vers la tâche manuelle.
Tâche "Programme batch" ou "Programme batch wait"
Permet d'appeler un programme par « ProgramCall ».
Avant l'appel du programme, les droits utilisateurs sont changés aux profits des droits du créateur du processus (procUser)
ATTENTION : Pour que ce changement de droits puisse se faire il faut que l'utilisateur qui a lancé le scrutateur est le droit 'HIP'. Dans le cas contraire les droits utilisateurs restent ceux de l'utilisateur courant.
Passage de données et ouverture avant l'appel du programme par « ProgramCall » :
Ping("Status",1)
Ping("spxz" , SPxz)
Ping("zechange", MZ)
Ping("Param", Param)
Ping("SOPEENT",SOPEENT)
Ping("SOPETACHE",SOPETACHE)
SP_Xmt_Call('Appeler_Programme_Batch_AV')
Exemple :
Si on veut passer plusieurs paramètres il faut les séparer par ';;'
Les paramètres peuvent être :
des mots clés : MOTCLE .motcle
des valeurs de formulaire FORMULAIRE.CodeChamp
des fonctions: Fonction.NomFonction ou Fonction.NomFonction.Param.
des valeurs de champs : NomRecord.NomChamp
Des chaînes
On peut rajouter une fonction de formatage au paramètres (voir « Tâche fonction »)
Tâche "Fonction"
Une tâche de type "Fonction" permet d'appeler une fonction présente dans un module de l'ERP
Fonctions utilisables dans une tâche de type fonction
Appel de la fonction "nom_fonction".
Les fonctions doivent être référencées dans la table des fonctions de tâche (Accès Menu Processus : Fichiers / Fonction d'action de tâche).
il faut préciser le module d'appartenance de la fonction, et le nombre de paramètres attendus (max 9)
Paramétrage d'une tâche de type "fonction"
Au niveau de la tâche de type fonction, il faut préciser la fonction que l'on veut appeler et les paramètres à passer.
Les paramètres de la fonction doivent être séparés par ' ;;'
Les paramètres peuvent être :
des mots clés : MOTCLE .motcle
des valeurs de formulaire FORMULAIRE.CodeChamp
des fonctions: Fonction.NomFonction ou Fonction.NomFonction.Param.
des valeurs de champs : NomRecord.NomChamp
Des chaînes
On peut rajouter une fonction de formatage aux paramètres.
Le format doit être indiqué entre { } et compréhensible par la fonction 'String' du langage.
Exemple {LU}FORM.valideur : Pour faire un cadrage gauche et forcer en majuscule le champ »valideur » du processus
Le format doit être une combinaison des caractères suivantes :
L Cadrage à gauche
M Centrage
R Cadrage à droite
A Eliminer tous les blancs
B N blancs : 1 blanc
0 Remplacer les espaces par 0
* Remplacer les espaces par *
U Tout majuscules
L(L minus)Tout minuscules
1 Premier car. de la chaîne majuscule puis minuscule
E Premier mot à espace
C Ne conserve que le premier mot
I Inversion ( AZE — EZA )
F Filtrage des caractères non affichables
D(d,f)Suppression des caractères situés entre la position d et la position f incluses
Tâche "Lancement processus"
Il faut renseigner le nom du processus et des paramètres si besoin.
Les paramètres peuvent être :
des mots clés : MOTCLE .motcle
des valeurs de formulaire FORMULAIRE.CodeChamp
des fonctions: Fonction.NomFonction ou Fonction.NomFonction.Param.
des valeurs de champs : NomRecord.NomChamp
Des chaînes
On peut rajouter une fonction de formatage au paramètres (voir « Tâche fonction »)
Collaborateur du nouveau processus
Le collaborateur du nouveau processus est celui défini dans le champ « à réaliser par ».
Si le champ « à réaliser par » est vide c'est l'administrateur du processus en cours qui sera pris en compte.
A partir de la version 10.4 :
On peut utiliser : un code utilisateur, un mot clé, un champ de formulaire, ou une fonction dans le champ « à réaliser par ».
Si le champ «à réaliser par » n'est pas renseigné, on prend le collaborateur du processus en cours
Si le champ «à réaliser par » n'est pas renseigné et que le collaborateur du processus en cours n'est pas défini, on prend l'administrateur du processus en cours.
Tâche "Validation étape Agiléo"
Préciser dans "Paramétres" la réponse attendue par la tâche du workflow Agiléo
Le numéro de tâche du workflow Agiléo doit être renseigné dans la donnée "Identifiant Agiléo" de l'en-tête du processus.
Si Agiléo attend des paramètres issus d'un champ de formulaire, il faut que ceux si soient visibles dans la tâche en-cours. La nature des champs doit être de type libellé long.
Ils sont alors envoyé à agiléo sous la forme " Identifiant donnée = valeur donnée"
La chaîne envoyée à Agiléo sera : Accepter=True
Si en plus le processus a un champ nommé "Décideur" dans lequel on a saisi la valeur "Monsieur X"
La chaîne envoyée à Agiléo sera : refuser=True, Décideur=Monsieur X
Suite de tâche
Accès
Zoom tâche de processus modèle bouton "Tâche"
Les suites de tâches indiquent ce qu'il faut faire une fois la tâche terminée.
Les conditions doivent être renseignées dans la table des conditions
Suite de tâche "inconditionnelle"
La tâche suivante est lancée directement
Suite de tâche "Condition de tâche suivante réalisée"
La tâche suivante sera lancée si la condition associée à cette tâche est réalisée
Suite de tâche "Condition de tâche suivante non réalisée"
La tâche suivante sera lancée si la condition associée à cette tâche n'est pas réalisée
Suite de tâche "Condition de suite réalisée"
La tâche suivante sera lancée si la condition associée à la suite est réalisée.
Ex : la tâche envoi de mail de confirmation de lancement de la commande ne doit être exécutée que si l'Evènement est à l'état réalisé
Zoom "Suite de Tâche" | Zoom "Condition" |
 |  |
Suite de tâche "Condition de suite non réalisée"
La tâche suivante sera lancée si la condition associée à la suite n'est pas réalisée.
Suite de tâche "Choix manuel"
Les suites de type "choix manuel" font suite à des "tâches manuelles". Elle permet à l'utilisateur de choisir la suite à donner à la tâche. Il faut créer autant de suite de type choix manuel qu'il y a de choix possible. Les choix proposés correspondent au libellé des suites de tâche.
Etape à bloquer
Dans les suites de tâche on peut préciser une étape à bloquer. Toutes les étapes associées à cette étape seront forcées à l'état "bloquée", et n'apparaitrons plus dans les listes de tâches en cours. Elles ne seront plus traitées par le scrutateur.
Ex : suite de la tâche validation du manager du processus rhcp
Le choix proposé sera "Accord" ou "Refus". En cas de refus l'étape "validation" sera bloquée. Cela permet de ne plus demander au RH la validation d'une demande refusée par le manager.
Suite de tâche "Fin de processus"
Toutes les branches d'un processus doivent se terminée par une étape "Fin de processus".
Lors de l'exécution d'un processus quand on passe par une branche "Fin de processus", le processus est terminé, il passe à l'état fini.
Les tâches qui n'ont pas été exécutées restent à l'état "en attente de signal amont". En regardant les tâches d'un processus terminé on peut donc voir par quelles branches le processus est passé. (Cela correspond aux tâches qui ont l'état "fini")
Suite de tâche "Fin de relance"
A utiliser pour une tâche de relance qui ne doit pas impacter le reste du processus.
Tâche bouclée
On peut, dans une suite de tâche définir que la tâche suivante est la même que celle que l'on vient de terminer.
Si la tâche bouclée est une tâche manuelle, la données "à réaliser par" est ré-évaluée.
Exemple tâche à réaliser par "MOTCLE.Collaborateur", si lors du premier traitement de la tâche on met à jour le collaborateur du processus, la tâche, pour son deuxième traitement, sera affectée au nouveau collaborateur du processus.
Relance de tâche (Opérationnel à partir de la version 10.4)
Accès
Zoom tâche de processus modèle bouton "Relance"
Les relances de tâche permettent de lancer un processus ou une tâche du processus en-cours si une tâche de type manuelle n'a pas été traitée dans le délai imparti.
Si la relance est faite par une tâche du processus (souvent une tâche envoi de mail) et que cette tâche ne doit pas modifier le processus, il faut définir la suite de cette tâche à 'fin de relance'.
Si la relance est faite par un autre processus, l'initialisation du nouveau processus se fait par une chaîne de paramètres, dans laquelle on peut trouver :
Des mots-clés
Des valeurs de formulaire
Des champs
Des fonctions
Des chaines
On peut définir une fréquence des relances qui sera utilisée pour calculer la durée entre 2 relances.
Si on définit plusieurs relances pour une tâche, elles doivent avoir des niveaux différents.
Plus le niveau de la relance est élevé, plus le temps d'attente doit être long.
Une relance de niveau 2 doit avoir un temps d'attente plus long qu'une relance de niveau 1
Exemple
Relance de niveau 1 avec un temps d'attente de 10 mn et une fréquence de 3 mn
Relance de niveau 2 avec un temps d'attente de 30 mn et une fréquence de 15 mn
A partir de 10 mn après le début de la tâche les relances de niveau 1 sont faites toutes les 3 mn
A partir de 30 mn après le début de la tâche la relance de niveau 1 est « inactive » et les relances de niveau 2 sont faites toutes les 15 mn
La tâche a débuté à 15h23
A 15h33 relance de niveau 1
A 15h36 relance de niveau 1
A 15h39 relance de niveau 1
A 15h42 relance de niveau 1
A 15h45 relance de niveau 1
A 15h48 relance de niveau 1
A 15h51 relance de niveau 1
A 15h53 relance de niveau 2 Fin des relances de niveau 1
A 16h08 relance de niveau 2
A 16h23 relance de niveau 2
A 16h30 la tâche est réaliséeFin des relances de niveau 2
Au niveau des processus opérationnel, l'administrateur peut voir la date de la prochaine relance, ainsi que la date de la dernière relance réalisée.
Formulaire de tâche
Accès
Zoom tâche de processus modèle bouton "Formulaire".
Permet pour chaque tâche, de définir les conditions de présence des champs dans le formulaire de saisie:
Init. (Donnée à initialiser) : si oui, les données vides seront initialisées en début de tâche. La fonction d'initialisation utilisée est celle définie au niveau du champ associée.
Aff. (Champ visible) : Précise si les données sont affichées dans le formulaire de saisie
Modif. (Donnée modifiables) : Précise si les données sont modifiables dans le formulaire de saisie
Oblig. (Donnée obligatoire) : Précise si la saisie de la donnée est obligatoire dans le formulaire de saisie
Champ à réinitialiser : disponible à partir de version X.4, permet de définir un champ à réinitialiser lors de la modification d'un champ. Dans l'exemple ci-dessous la modification du champ « datedeb » entraine la réinitialisation des champs « datefin » et « datefin2 »
Pour les tâches qui ne sont pas de type manuel seule l'option "à initialiser" peut être saisie.
"datedeb" on va réinitialiser le champ "datefin"
Un champ modifiable est automatiquement affiché
Un champ obligatoire est automatiquement affiché ET modifiable
Un champ non affiché ne peut être ni modifiable ni obligatoire
Les options "modifiable" et "obligatoire" n'ont pas d'impact sur des champs de type "Titre" ou "Séparateur"
Traitement Avant / après tâche
On peut aussi associer une fonction de traitement avant et après tâche.
Les fonctions (Traitement avant, et traitement après) doivent appartenir au module sptmctrl.dhop ET être référencées dans la table des fonctions (Accès Menu Processus : Fichiers / Fonction et procédure).
Elles sont définies pour un champ et une tâche.
Traitement avant tâche
Fonction de type "Initialisation"
Type initialisation
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Donnée à initialiser (passage par paramètre)
Argument 2Données saisies dans le champ paramètres du sous-groupe "Traitement avant tâche"
Dans le cas des tâches non manuelles : la fonction de traitement avant tâche sera exécutée en début de tâche même si la donnée n'est pas vide, et le cas échéant, après la fonction d'initialisation.
Dans le cas des tâches manuelles :
1er Usage : initialisation de champ
La fonction sera exécutée lors du passage de la tâche à l'état "à traiter".
Elle sera ré-exécutée au début du programme de saisie des formulaires.
Exemple :
Utilisation de la fonction maj_collaborateur
Pour récupérer le code User de la personne qui a réellement traité la tâche (même si un administrateur traite une tâche qui ne lui était pas affectée).
Si le traitement du formulaire est abandonné, on ré-exécute les traitements avant tâche : cela permet de remettre la valeur du collaborateur auquel est affecté la tâche dans les champs initialisés avec le mot clé "collaborateurTache". (Au cas on le traitement de la tâche sera effectué par un programme de traitement en masse des tâches manuelles)
Second usage : Mise à jour de données pour passage de paramètres
Traitement après tâche
Procédure de type "autre"
Les procédures "traitement après" sont lancées juste avant que l'état de la tâche passe à "fini". S'il existe plusieurs fonctions de type traitement après pour une même tâche, elles sont exécutées dans l'ordre croissant des champs.
Type autre
Module sptmctrl.dhop
Argument 1 Donnée liée (passage par paramètre)
Argument 2Données saisies dans le champ paramètres
Masque de formulaire
Avant de pouvoir utiliser un processus modèle il faut passer l'étape de génération du masque.
Bouton "Générer masque" du zoom processus modèle.
Le générateur de masque utilise un masque modèle (speemodmask.dhsp) et se base sur la définition des formulaires du processus pour générer les masques de saisie associés au processus.
Le nom du masque créé est formé du code processus et de la version. (ex acda_v1.dhof)
Il faut donc générer un masque chaque fois que l'on change la version du processus.
Traitement de tâche par formulaire de regroupement (A partir de la X.3)
Il est possible de créer des formulaires de regroupement de tâche, afin de permettre une validation rapide, de plusieurs tâches identiques.
Définition d'un regroupement de tâches
Menu / Processus / fichiers / Regroupement de tâches / définition des regroupements.
On peut associer des boutons d'accès (3 max) au regroupement.
Tâches du regroupement.
Les tâches du regroupement, peuvent être des tâches manuelles de différents processus, mais elles doivent avoir les mêmes options (Suites).
Données du regroupement
Les données affichées sur les regroupements peuvent être :
Des champs du processus,
Mes mots clés
Des champs d'un enregistrement public chargé
Validation des tâches regroupées
Depuis le menu / Processus / Gestion des processus / Traitement des tâches regroupé
Il est possible de créer une entrée spécifique par code de regroupement, pour cela il faut faire une entrée au menu (en se basant sur l'entrée de validation des tâches regroupées) et préciser le nom du regroupement les paramètres.
Les tâches à valider sont présentées sous la forme d'un tableau.
Ils faut sélectionner les tâches que l'on veut traiter puis choisir l'option de traitement à effectué. Les options de traitement sont les suites manuelles définies au niveau de la tâche.