La dématérialisation des factures fournisseurs s'appuie sur un prestataire qui effectue, sur la facture papier, un traitement de LAD / RAD ( lecture / reconnaissance automatique des documents). Ce traitement de LAD / RAD produit un fichier au format XML contenant les données de la facture : c'est le fichier pivot. La dématérialisation des factures fournisseurs sait également traiter des fichiers dits « compagnons » qui accompagnent le fichier pivot (exemple : le scan de la facture papier ou le mail avec la facture en pièce jointe).
Superviseur factures fournisseur
Le superviseur bénéficie des fonctionnalités communs, ainsi que
Appel au contrôle facture pour le rapprochement
Accès à la PAF
Consultation des écritures comptables associées
Visa du valideur
Le dataset d’une facture fournisseur comporte des personnes en charge de valider. Ce sont ces personnes qui pourront apposer leur visa pour laisser le flux de traitement se continuer ; visible dans l’ongle Compléments d’une ligne dans le superviseur.
Création d’un DataSet facture fournisseur à partir d’un mail reçu
A partir d’un mail reçu, et après avoir installé les boutons Outlook, il est possible de créer automatiquement un dataset pour traitement par le datahub
DataSet facture fournisseur en attente
Ce programme permet d'envoyer par la messagerie, la liste des factures fournisseur en attente à traiter par la personne en charge et/ou le groupe en charge du dataset.
Pour cela, il utilise le module processus. Deux Processus sont nécessaires pour réaliser ces actions. Le premier processus est un envoi de mèl nommé 'genmail_dataset'. Le deuxième processus est un processus automatique qui déclenche à fréquence régulière le premier processus.
la rubrique au menu "Créer un processus pour dataset en attente" permet d'exécuter manuellement le premier processus d'envoi de mèl.
Envoi de mèls
Les champs disponibles pour le paramétrage du mèl sont :
FORMULAIRE.dos : Code dossier
FORMULAIRE.dossier : Nom du dossier
FORMULAIRE.destinataire : Code utilisateur du destinataire
FORMULAIRE.collaborateur : Code utilisateur du destinataire
FORMULAIRE.nom : Nom du destinataire
FORMULAIRE.textemulti : texte de mise en forme des factures
La case à cocher "Attacher les fichiers joints" permet d'associer au mèl, un fichier PDF contenant la liste des factures en attente.
=== Processus automatique ===
Il comporte une tache de type fonction paramétrée de la manière suivante :
