Il n'est pas possible de saisir de ticket s'il existe des tickets non clôturés antérieurs à la date du jour. Mais, Il est possible de faire plusieurs clôtures journalières par jour. Après une clôture mensuelle, il n'est plus possible de saisir de ticket sur le mois courant, c'est-à-dire qu'après une clôture périodique, il ne sera plus possible de saisir de ticket sur la période courante.
On accède à la saisie des tickets via l'option de menu : Point de vente / Point de vente / Saisie de ticket.
Ouverture et démarrage de caisse
L'ouverture de la caisse est une simple mémorisation dans le fichier des tickets de caisse, de la date et heure à laquelle le caissier a ouvert la caisse. Cette opération génère un ticket d'ouverture. L'ouverture est proposée automatiquement et il suffit de cliquer sur le bouton « Ouvrir », si le dernier ticket de la caisse est une « Fermeture ».
Ainsi, le caissier peut quitter le programme de caisse sans le fermer et y revenir, sans que l'ouverture soit proposée. La caisse ne peut pas être ouverte par un autre caissier.
L'écran d'accueil et les différents boutons de la caisse
L'écran d'accueil est le portail d'accès à toutes les opérations de caisse. Chaque opération est protégée par les confidentialités. Dès l'entrée dans une opération, l'écran d'accueil est à nouveau accessible par la touche de fonction « Echap », par le bouton « Annuler » ou « Abandonner ».
La description et les traitements réalisés par chacun des boutons, vous est présenté dans les paragraphes ci-dessous.
Vente
Ce bouton permet de saisir un ticket de caisse. Rendez-vous au paragraphe Saisie d'un ticket, pour suivre pas à pas la procédure détaillée.
Acompte commande
Cette fonction facilite l'encaissement d'un acompte, après une saisie de commande client dans la gestion commerciale.
Il est impératif que la commande client soit saisie avec un code tarif « TTC », dans le cas contraire une messagebox, vous informera que « La commande client n'est pas une commande TTC et sa sélection est impossible ».
La saisie de l'acompte se base sur les champs situés en-tête de commande, dans l'onglet « Facturation/Impression » :
Acompte,
Solde Ac.
Après avoir cliqué sur le bouton, le traitement vous demande de saisir :
Le traitement vous demande de saisir :
Le code du client,
Le n° de commande.
Vous pouvez également rechercher ces deux informations en cliquant sur le bouton « Rechercher » ou en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Après avoir renseigné les informations, vous pourrez :
« Valider »,
« Abandonner » et revenir à l'écran d'accueil.
En cas de validation, un résumé récapitulatif présentant les informations ci-dessous s'affiche :
Le numéro de commande,
La date de la commande,
Le code, le nom et l'adresse du client,
Le dépôt,
Le code vendeur,
Le montant total de la commande,
Le montant de l'acompte demandé.
Vous pouvez encore, à ce stade, « Abandonner », consulter la commande en utilisant le bouton «Voir détail » et « Valider » votre sélection.
Après validation, une ligne de ticket est générée de type « Acompte versé », en indiquant le numéro de commande traitée et rajoutant le montant de l'acompte au total du ticket.
Exemple d'une commande demandant un acompte de 50,00 EUR.
Acompte commande (V10.5)
Cette fonction via le bouton « Dernière Cmd » permet de reprendre le client et la commande de la dernière commande enregistrée sur le poste et pour laquelle une demande d'acompte à été réalisée.
La page des acomptes commandes dispose de plusieurs possibilités de recherche d'acomptes en attente :
Champs de saisie du numéro de commande.
Bouton « Rechercher » permettant de rechercher une commande.
Bouton « Dernière commande » qui garnit automatiquement le champ numéro commande avec la dernière commande en attente du client.
Bouton « En attente » qui ouvre un zoom avec un filtre afin de ne faire apparaitre que les commandes en attentes.
Lorsqu'un acompte commande est validé les informations sont transmises dans la saisie des tickets afin de réaliser le paiement. Après règlement de l'acompte, la commande est mise à jour et le type d'acompte passe en « Acompte réglé ».
Livraison Commande
Permet de valider une commande client, saisie dans la gestion commerciale, en ticket de caisse. Il est impératif que la commande client soit saisie avec un code tarif « TTC », dans le cas contraire une messagebox, vous informera que « La commande client n'est pas une commande TTC et sa sélection est impossible ».
Le traitement vous demande de saisir :
Le code du client,
Le n° de commande.
Vous pouvez également rechercher ces deux informations en cliquant sur le bouton « Rechercher » ou en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Après avoir renseigné les informations, vous pourrez :
« Valider »,
« Abandonner » et revenir à l'écran d'accueil.
En cas de validation, un résumé récapitulatif présentant les informations ci-dessous s'affiche :
Le numéro de commande,
La date de la commande,
Le code, le nom et l'adresse du client,
Le dépôt,
Le code vendeur,
Le montant total de la commande,
Le montant de l'acompte.
Vous pouvez encore à ce stade « Abandonner », consulter la commande en utilisant le bouton « Voir détail » et « Valider » votre sélection.
Les lignes non livrées doivent être supprimées du ticket ou les quantités modifiées.
Lors du passage en caisse, il faut inclure la reprise d'acompte après l'appel du total à l'aide du bouton « RAcpte », puis l'encaissement est identique à n'importe quel autre ticket.
Après validation, les lignes de la commande garnissent le ticket de caisse et en cas de validation du ticket, la commande client est « périmée », si l'ensemble des lignes présentent sur la commande ont été traitées. En cas de traitement partiel, les lignes en reliquats gardent la commande en « actif ».
Remarque : A l'inverse d'une validation de commande en facture de Divalto Achat-vente, il n'y a pas de conservation du lien avec le numéro de facture car elle n'existe pas. La commande client est simplement périmée.
Reprise attente
Permet de rappeler un ticket préalablement mis en attente via le bouton « Mise en attente » en saisie de ticket. La « Reprise attente » est également disponible en saisie de ticket.
Pour la reprise d'un ticket mis en attente, il faut renseigner le ticket dans le champ « Indiquez le N° de ticket ». Par défaut, le ticket précédemment mis en attente sera indiqué. Vous pouvez également le rechercher à l'aide des touches de fonction « F8 » , « F9 » et le bouton « Rechercher ».
Puis à l'aide des boutons « Valider » ou « Abandonner », confirmer votre choix.
En cas de reprise, vous pourrez reprendre la suite de la saisie du ticket.
La « Fermeture » et la « Clôture » de la caisse est impossible, s'il reste des tickets en attente et un message en informera le caissier.
Fond de caisse
Permet de saisir, en début ou en cours de journée, le contenu initial du tiroir. La saisie se déroule sous la forme d'une saisie de ticket et on utilise les boutons « Qté » et « Prix » pour indiquer le montant total contenu dans le tiroir.
L'enregistrement du contenu du tiroir est réalisé à l'aide du bouton « Total », puis en cliquant sur un bouton de type mode de règlement.
Cette opération génère un ticket.
Prélèvement
Cette opération permet de prélever un montant dans la caisse à tout moment de la journée et génère une impression d'un ticket.
La désignation de l'article est « Prélèvement » et permet de vider le tiroir-caisse d'une partie de son contenu pour le remettre au coffre par exemple.
Le caissier saisi :
Le détail du prélèvement en utilisant les touches « Qté » et « Prix ». Chaque ligne correspond à une valeur de billet ou de pièce.
Le montant total du prélèvement à l'aide du bouton « Total ».
Puis, il indique un mode de règlement en cliquant sur le bouton correspondant. Le prélèvement concerne tout type de règlement.
Remarque : Le prélèvement compte lors de la clôture. Il fait partie du fond de caisse. Le ticket de prélèvement est conservé dans la caisse et compté lors de la clôture.
Entrée, Sortie
Ces opérations sont des mouvements de caisse qui génère une impression d'un ticket. La désignation de l'article est soit « Entrée », soit « Sortie ».
Les entrées/sortie servent à vider ou remplir le tiroir-caisse indépendamment d'un prélèvement ou d'un fond de caisse.
Le caissier saisi :
Le détail en utilisant les touches « Qté » et « Prix ». Ainsi chaque ligne correspond à une valeur de billet ou de pièce.
le montant total à l'aide du bouton « Total ».
Puis, il indique un mode de règlement en cliquant sur le bouton correspondant. Généralement il s'agit d'espèces.
Les entrées sorties sont définitives. Il ne faut pas tenir compte du ticket lors du comptage de clôture. Les tickets d'entrée sortie sont utilisés pour la correction automatique des écarts de caisse à la clôture.
Tiroir
Permet d'ouvrir le tiroir.
Réimpression
Permet de réimprimer un ticket ou une facture. La réimpression est également disponible dans l'écran de saisie de ticket. 
Le traitement vous demande de saisir le ticket dans le champ « Indiquez le N° de Ticket ».
Vous pouvez également rechercher l'information en cliquant sur le bouton « Rechercher » ou en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Après avoir renseigné le champ, vous pourrez :
« Valider »,
« Abandonner » et revenir à l'écran d'accueil.
Vous pouvez sélectionner les types de documents devant être imprimés ;
Une facture,
Un ticket de caisse,
Le détail de la TVA.
Les boutons ayant un point orange, signale les documents s'imprimant par défaut en fonction du paramétrage défini sur la caisse, mais le choix peut-être modifier par un simple clic sur le bouton.
Le bouton « Facture demandée », ouvre un nouvel écran de saisie afin de pouvoir saisir ou modifier l'adresse du client pour l'impression du document.
Le bouton « Modèle » vous permet de sélectionner :
Un modèle d'impression de ticket,
Un modèle d'impression de facture.
Utilisateur
Permet de saisir un code utilisateur, par exemple pour déverrouiller une opération confidentialisée. Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, vous indiquez :
Le code de l'utilisateur,
Le mot de passe du nouvel utilisateur.
Les clés du nouvel utilisateur sont alors mémorisées, jusqu'au nouveau changement d'utilisateur.
Ce système est analogue à la clé « caissier » tournée dans la position « superviseur » puis ramenée à la position initiale.
Ce bouton est également disponible en saisie de ticket.
Fichiers
Permet d'accéder aux zooms :
Des articles,
Des clients,
Des en-têtes de ticket,
De l'historique des achats du client
Des modèles d'impressions,
Des autres fichiers, ce qui correspond au zoom généralisé réalisé dans l'ERP par la touche de fonction « F7 ».
Le bouton « Autres fichiers » est également disponible en saisie de ticket avec une option supplémentaire : Lettrage.
Afficher Prix
Permet de consulter une fiche article, saisissant la référence de l'article. Dans ce cas une messagebox affiche la désignation et le prix TTC de l'article.
Ce bouton est également disponible en saisie de ticket.
Cette fonction est généralement utilisée à l'aide du lecteur code-barres.
Résultat
Permet l'Impression du résultat financier de la journée, avec remise à zéro. Après avoir imprimé le résultat, un messagebox, vous demande si vous « voulez faire le Z ? ».
Fermer
Il s'agit de l'opération de fermeture de caisse qui génère un ticket.
Quitter
Cette opération permet de quiller la saisie sans fermer la caisse. Ainsi lorsque le caissier relance l'option de « Saisie de ticket », la caisse sera encore ouverture.
Clôture
Cette fonction permet de clore la caisse pour un vendeur donné et de faire l'état des montants des transactions effectuées sur la caisse. Le code du caissier doit-être renseigné pour effectuer l'opération.
A l'initialisation de la clôture et si le paramétrage de caisse le permet, le montant total théorique des différentes transactions devant se trouver dans la caisse, est calculé.
La clôture s'effectue en deux étapes principales :
Le pointage des espèces,
Le pointage des autres modes de règlement.
Pointage des espèces - Fond de caisse
Au fur et à mesure de la saisie des différentes quantités :
Le champ « Calculé » correspondant à la totalisation des quantités saisies,
Le champ « Différence » représente ce qui devrait être encore en caisse et qui n'a pas encore été saisi.
La « validation » présente le récapitulatif des montants et propose une remise en banque pour les paiements en espèces. Les différents champs présents en affichage dans le résumé :
Fond de caisse initial : montant initial présent dans la caisse.
Encaissement : montant théorique que doit contenir la caisse.
Différence de clôture : différence entre le montant théorique et le montant réel en caisse.
Fond de caisse avant remise : montant réel en caisse.
Remise en banque : montant à remettre en banque.
Fond de caisse après remise : montant laissé en caisse comme prochain fond de caisse initial.
La validation génère :
Un ticket de type « Prélèvement » si un montant de remise en banque est renseigné.
Si le paramétrage de caisse permet de corriger automatiquement les erreurs d'écarts :
Un ticket de type « Sortie », si, comme dans le cas ci-dessus, il existe une différence de clôture négative.
Un ticket de type « Entrée », s'il existe une différence de clôture positive.
La validation, propose ensuite le pointage des montants pour les autres modes de règlement.
Pointage des montants des autres modes de règlement
Pour chaque mode de règlement, il faudra saisir le montant présent en caisse. Comme pour la clôture en espèces, trois compteurs montrent l'avancement de cette saisie.
Après validation, si la différence est non nulle et si le paramétrage de caisse permet de corriger les écarts, on pourra choisir entre corriger les écarts automatiquement ou alors ressaisir le pointage précédent.
La correction automatique des écarts générera un ticket de type :
« Sortie », si, comme dans le cas ci-dessus, il existe une différence de clôture négative,
« Entrée », s'il existe une différence de clôture positive.
La validation de cette fenêtre, propose ensuite d'effectuer l'impression du résultat financier (Z). On effectue par conséquent les mêmes enchainements qu'un clic sur le bouton « Résultat ».
CA
Les informations disponibles via le bouton sont le chiffre d'affaire total en cours ainsi que le détail par mode de règlement. La mention « en cours » signifie que l'on comptabilise uniquement les tickets depuis la dernière génération du résultat de caisse (dernier Z).
Détail Règlement
Après avoir sélectionné un mode de règlement, en saisissant son code ou en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 », on imprime en mode ticket le détail des transactions pour ce mode de règlement. La liste est constituée des informations :
Le numéro de caisse,
Le numéro de ticket,
La date,
Le montant,
Le montant en devise et le code devise.
Changement mode règlement
Permet de modifier le mode règlement d'un ticket de caisse et de décomposer le paiement d'un ticket en trois modes de règlement différents.
Le traitement vous demande de saisir le ticket dans le champ « Indiquez le N° de Ticket ». Vous pouvez également rechercher l'information en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Il faut ensuite saisir le montant initial du règlement effectué dans le champ « Paiement initial » pour vérification. Le montant et le mode de règlement initial s'affiche dans le champ « Total règlement » à titre d'information uniquement.
Le « Solde restant » doit être à zéro pour valider l'opération :
En cas de déséquilibre, une messagebox avec le message « Opération invalide : le solde restant n'est pas nul (Valeur de la différence) » s'affiche pour en informer l'utilisateur.
En cas d'équilibre, il faut confirmer la modification.
Annulation ticket
Il est possible en utilisant ce bouton d'annuler un ticket. Un ticket ne peut être annulé que dans un délai précis, dépendant du paramétrage indiqué dans le zoom « Paramètre caisse » .
Si le paramètre est vide, on ne peut annuler qu'un ticket qui a été créé après le dernier ticket Z. Sinon, le ticket doit avoir été créé avant le nombre de jour indiqué dans le champ.
L'annulation d'un ticket d'acompte ou de livraison de commande annule le ticket, mais ne modifie pas la commande. On ne peut annuler un ticket que de la caisse qui a émis le ticket.
Le traitement vous demande de saisir :
Le code du client,
Le n° du ticket.
Vous pouvez également rechercher ces deux informations en cliquant sur le bouton « Rechercher » ou en utilisant les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Après avoir renseigné les informations, vous pourrez :
« Valider »,
« Abandonner » et revenir à l'écran d'accueil.
Après validation, une nouvelle fenêtre apparaît avec les informations suivantes sur le ticket :
Le numéro de ticket,
La date du ticket,
Le montant du ticket.
Vous pouvez encore, à ce stade, « Abandonner », consulter le ticket en utilisant le bouton « Voir détail » et « Valider » votre sélection.
Une fois l'annulation faite, un message vous informe que l'annulation a bien été réalisée.