Le solde des écritures lettrées doit être nul, mais le lettrage provisoire est autorisé. Il permet d'identifier des écritures qui ne s'équilibrent pas et qui pourront ultérieurement être lettrées définitivement.
Attention : En cas d'utilisation du module des règlements, il ne faut pas utiliser le lettrage de la comptabilité générale et exclusivement réaliser les rapprochements des encaissements et des décaissements dans la partie règlement. En effet le lettrage en comptabilité générale n'affecte en rien les effets présents dans le module des règlements.
Lettrage manuel
Le lettrage manuel permet de rapprocher plusieurs écritures en leur affectant un code alphabétique sur deux caractères et borné de AA à zz. Une fois le zz atteint, le code repasse à AA, la date de lettrage permet de distinguer des écritures avec le même code marquage.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Lettrage manuel
Compte
Vous précisez le compte pour lequel vous souhaitez des écritures. Seuls les comptes déclarés lettrables sont autorisés (Méthode de lettrage différente de « Aucune » dans le plan comptable).
Type d'écriture :
Écritures comptables
Écritures extra-comptables
Code de prélettrage à attribuer
Par défaut les écritures sélectionnées et marquées sont pré-lettrées avec le code « * ». Le premier caractère de lettrage sera toujours « * », mais vous pouvez modifier le second. Ceci vous permet de différencier des groupes de lignes à pré-lettrées. Le code de pré-lettrage est compris dans les fourchettes « 0-9 », « A-Z », « a-z » et est attribué automatiquement par le traitement (premier code non encore attribué), mais il peut être modifié par l'utilisateur.
Filtre code de prélettrage de
Vous permet de n'afficher que les codes de prélettrage compris dans la fourchette indiquée.
Écritures non lettrées
Cette case à cocher (cochée par défaut), vous permet d'afficher ou non les écritures à lettrées. Si la case est décochée, seules les écritures possédant un code de prélettrage compris dans la fourchette indiquée par le filtre de prélettrage seront affichées.
En validant les données d'entête, les lignes à lettrer ou déjà prélettrées (en fonction des choix saisis) sont présentées à l'écran.
Remarque : La combinaison « shift+clic » permet de sélectionner un groupe de lignes consécutives. Les lignes concernées sont situées entre la ligne courante et la ligne pointée par la souris (ces deux extrémités comprises).
Le solde des écritures lettrées doit être nul, mais le lettrage provisoire est autorisé. Il permet d'identifier des écritures qui ne s'équilibrent pas et qui pourront ultérieurement être lettrées définitivement.
« Valider » ou touche « Entrée » : Le bouton de validation transforme le code de prélettrage provisoire en un seul code lettrage définitif et lettre les lignes sélectionnées. On ne peut valider qu'un seul code de prélettrage à la fois.
Vous avez également la possibilité de réaliser un lettrage partiel en se basant sur les ventilations (ou non). Le code de lettrage définitif sera uniquement attribué quand l'ensemble des écritures présente un solde de lettrage nul, mais les ventilations portent également leur propre code de lettrage.
Exemple de lettrage partiel.
On rapproche un règlement de 2400,00 € à une facture de 4800,00 € avec un échéancier de paiement demandé.
On marque le règlement de 2400,00 € (*1)et on affiche les ventilations de la facture via le bouton « Afficher la ventilation par pièce et échéance ». On sélectionne et pointe l'échéance la plus ancienne avec le même code de prélettrage (*1) et on valide la fenêtre des « Ventilations ».
Dans la fenêtre principale, on valide le marquage « *1 ».
Ayant réceptionné et enregistré le second règlement de 2400,00 €, on procède au lettrage final. on saisie le code de prélettrage « 1 », afin que le code soit identique à celui du lettrage partiel précédent. On ne peut valider qu'un code de prélettrage à la fois. Si l'on visualise les ventilations de la facture partiellement lettrée, on constate qu'un code lettrage à été attribué à la ventilation (AZ).
Il suffit donc de pointer le règlement, ce qui permettra de lui affecter le même code de prélettrage. Puis de se positionner sur les ventilations de la facture pour pointer la ventilation non lettrée et de valider.
Le solde des écritures marquées étant nul, la validation du code de prélettrage « *1 » est maintenant possible. Un unique code lettrage est attribué à l'ensemble.
Les différents boutons de la barre d'outils
« Compte précédent » ou touche de fonction « Shift+F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer précédent.
« Compte suivant » ou touche de fonction « F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer suivant.
« Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Permet de modifier et précisez les écritures à afficher.
« Actualiser tableau » ou touche « Shift+F11 » : Le lettrage manuel ne bloque pas l'utilisation du compte dans une autre cession de saisie ou d'intégration comptable, mais le compte ne peut être lettré que par une seule cession. Si l'opérateur n'est pas le seul à travailler sur le compte, le tableau des lignes peut ne pas contenir toutes les lignes créées depuis son chargement. Certaines lignes peuvent également avoir été modifiées ou supprimées (dans ce dernier cas, la tentative de marquage de la ligne se traduira par un message d'avertissement et une actualisation automatique). Ce bouton déclenche la relecture des écritures du compte et le rechargement du tableau des lignes.
« Modifier l'écriture » ou touche de fonction « Ctrl+F7. Lorsque l'écriture est en brouillard, ce bouton permet l'accès à la saisie d'écriture en mode modification.
« Marquer/Démarquer » ou touche de fonction « F5 » : Permet de Marquer ou démarquer la ligne courante.
« Effacer les marquages » ou touche de fonction « Shift+F5 » : Permet d'effacer les marquages ; Toutes les lignes marquées avec un code provisoire deviennent non marquées« Détail de l'écriture » ou touche « Shift+F4 » : Ce bouton permet d'afficher le détail de la ligne courante. La fenêtre détail est identique à celle utilisée en saisie d'écriture.
« Ventilation pièce/échéance » ou touche « Shift+Ctrl+F4 » : Ce bouton ouvre la fenêtre contenant le tableau des ventilations sur les pièces et les échéances de la ligne courante.
Supprimer un lettrage
Le bouton « Supprimer lettrage » ou la touche de fonction « Shift+Ctrl+F8 », vous permet de délettrer totalement ou partiellement un compte selon la fourchette de codes lettrage à traiter et les éventuelles dates de lettrage choisies.
Dès lors que pour un même code lettrage, il existe plusieurs dates de lettrage, celles-ci sont affichées.
Par défaut le dernier code lettrage vous est proposé.
Sélectionnez la date ou les dates que vous souhaitez délettrer. Les écritures délettrées apparaissent ensuite à l'écran avec les caractères attribués lors du lettrage et la date de lettrage, En quittant le lettrage, les écritures sont automatiquement délettrées.
Attention : L'écriture de différence de règlement générée, le cas échéant, est délettrée en même temps et mais n'est pas supprimée.
Différence de règlement
Divalto propose de passer automatiquement une écriture de différence de règlement, si le solde est inférieur où égale à la valeur présente dans la fiche dossier : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet O.D.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous pourrez renseigner les valeurs concernant l'écriture à générer. Les valeurs sont modifiables tant que l'écriture n'est pas générée. Il est aussi possible d'ajouter des fichiers joints et une note.
Les valeurs modifiables sont :
Le code journal,
La date de l'écriture,
Le libellé,
Le numéro de pièce,
Le compte de contrepartie,
Les axes de ventilations.
La validation de cette fenêtre génère une ligne de différence de règlement ainsi que le lettrage qui est réalisé automatiquement. Ci-dessous le résultat en interrogation comptable.
Lettrage automatique
Le lettrage automatique rapproche les écritures d'un compte en leur affectant un code de AA à zz. Les critères de rapprochement sont fixés par le type de lettrage du compte :
Aucune
Par pièce
Par montant
Par pièce puis par montant
Manuelle
Le paramétrage est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable – onglet « PARAMETRES » - groupe « Lettrage »
Les méthodes de lettrage utilisées par le traitement sont :
Par numéro de pièce
Le traitement rapprochera uniquement les écritures qui ont le même numéro de pièce.
Par montant
Le traitement essaiera toutes les combinaisons des montants non lettrés du compte. Ainsi, si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées et si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.
Par pièce puis par montant
Lettrage sur égalité des numéros de pièces, puis combinaison des montants
Vous accédez au lettrage automatique par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Lettrage automatique
Le traitement effectue les rapprochements et :
Si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées
Si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.
Dans tous les cas, un groupe d'écritures lettrées présente un solde nul.
Date de lettrage
Seules les écritures avec une date d'écriture antérieure ou égale à cette date seront traitées par le lettrage automatique. Cette date sera mémorisée dans la date de lettrage de l'écriture.
Remarque : En fin d'exercice, il est judicieux de procéder à un lettrage des écritures à date de fin d'exercice. En effet, les écritures avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date de fin d'exercice sont centralisées.
Sélections
« Lettrer les comptes de » « à » : Seuls les comptes dont le numéro est compris dans la fourchette seront traités.
Temps maximum pour lettrer un compte
Vous précisez le temps maximum alloué pour lettrer un compte. Le programme essaie de rapprocher un débit avec un crédit, puis deux, puis trois...
Si une phase de combinaisons est commencée, elle sera achevée même si le temps limite est atteint pendant son déroulement.
Nombre maximum de montants par combinaison
Vous indiquez le nombre maximum d'écritures qui peuvent constituer un code lettrage.
Délettrage manuel
Le lettrage consiste à rapprocher des lignes au débit avec des lignes au crédit d'un compte afin que toutes les lignes soit équilibrées. Le délettrage permet de supprimer les rapprochements effectués lors des opérations de lettrage.
Le délettrage manuel est accessible à partir des consultations. Il suffit alors de sélectionner la ligne lettrés et de cliquer sur le bouton « Délettrer / Dépointer » ou les touches « Shift+Ctrl+F8 » . Le traitement délettre alors l'écriture dans son intégralité.
Attention : L'écriture de différence de règlement générée le cas échéant est délettrée en même temps et n'est pas supprimée.