On peut accéder au contrôle facture fournisseur soit:

• A partir du DataHub Commerce & Logistique / Data Hub / Superviseurs / DataSet factures fournisseurs par le bouton « rapprochement »

• A partir de l'option de menu Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Contrôle facture fournisseur

Premier écran du contrôle de facture

Une entête contrôle facture comprend :

• Le code fournisseur

• La date de facture

• Le code de la pièce du fournisseur

Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément 

On y indique les remises de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture » 

Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.

Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.

Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 

Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet

Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton . Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :

• La désignation

• Le dépôt

• La quantité facturée

• Le prix unitaire, le prix par, les remises ainsi que le code tva article.

Il est possible de déclarer une ligne en rejet.


Dans ce cas la ligne en rejet ne sera pas prise en compte et la génération de facture sera impossible.

Assistant de rapprochement dans le contrôle de facture

Afin de pointer les différentes lignes on dispose d'un assistant de rapprochement accessible via le bouton .
On indiquera le montant TTC à rapprocher. Il est garni par défaut par la valeur présente dans la zone TTC du groupe Montants en euros.

On indique également les différents pourcentages de tolérance issus soit de la fiche dossier, soit de la fiche fournisseur pour la tolérance d'acception. On peut modifier manuellement les montants minimum et maximum, ainsi que la durée maximale de traitement en se basant sur un nombre maximum de BL à traiter.

La demande de visa dans le contrôle de facture

Avant de viser la facture et de la générer, on a la possibilité d'effectuer une demande de visa à un collaborateur, grâce au bouton « demander le visa » (devient « visa datahub » depuis la version 10.2).

Le collaborateur pourra accorder le visa (et réinjecter éventuellement dans l'automate) ou faire une demande de validation auprès de son manager (bouton ) qui lui, pourra accorder le visa.


Une fois que le visa a été accordé on génère la facture : Bouton « Générer la facture ». Lorsque le traitement de génération est terminé, la facture est générée et le contrôle facture passe en statut périmé.

Traitement de masse des demandes de visa.

Pour les demandes de visa multiples, un traitement de masse est prévu.
Commerce & Logistique / Administration des achats / Facture Fournisseur / Visa contrôle facture fournisseur.
L'option de menu « Regroupement » permet de personnaliser la vue de classement des factures à viser.

La même fonctionnalité est accessible par le bouton « changement de regroupement »

On peut rechercher une écriture par Ctrl F.
Une fois positionné sur la facture on accède :

• Au contrôle facture correspondant à cette dernière via le bouton

  

• A l'interrogation de la fiche fournisseur ou à la visualisation du pdf correspondant en utilisant l'option de menu « Interrogation ».

Le menu Outils / Option permet de positionner le type de regroupement par défaut à appliquer lors de l'ouverture du traitement ainsi que l'ouverture de l'affichage de la pièce jointe principale (coche « Afficher la facture au démarrage du programme »).

Saisir un contrôle facture fournisseur sans rapprochement (V10.7)

Le contrôle facture fournisseur est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration achats/ Facture Fournisseur/Contrôle facture fournisseur.

Il est possible de commencer la saisie d’un contrôle facture fournisseur, sans le finaliser par le rapprochement avec un ou plusieurs BL.

La fenêtre de sélection comporte:

• Le groupe Sélection entêtes, qui permet de rechercher un contrôle facture entamé

• Le groupe Sélection lignes, qui permet de rechercher les pièces auxquelles on veut associer un contrôle facture, quand aucun contrôle facture correspondant n’est existant

Sur la page de sélection, si on filtre par un numéro de fournisseur et un numéro de pièce, le programme va proposer d'ouvrir le contrôle correspondant, après réponse positive au message d’alerte suivant: 

Sur la page de sélection, si on filtre sur code fournisseur uniquement, et que plusieurs contrôles facture existent, le programme propose de les ouvrir via le zoom d'entête de contrôle de facture, dans lequel on pourra sélectionner celui que l’on veut traiter:

Si aucun contrôle facture correspondant n’existe, le programme propose de saisir un nouveau contrôle. Dans ce cas, le groupe Sélection lignes de la fenêtre de sélection doit être utilisée pour trouver les pièces requises.

Générer la date d'échéance à partir de la date de facture fournisseur (V10.8)

Lorsque l’on modifie le mode de règlement en entête de contrôle facture, la nouvelle date d'échéance est calculée automatiquement, dans le cadre d’une échéance manuelle (cas du code de règlement RG fourni dans notre paramétrage par défaut).

Pour effectuer ce calcul, le programme utilise la date de la pièce du tiers et ajoute le nombre de mois constituant le cadencement décrit dans l’onglet Echéance de la table des codes de règlement correspondant au mode de règlement nouvellement saisi.

De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.