On accède au paramétrage de la caisse par l'option de menu : Point de vente / Fichiers / Paramètres Point de Vente / Paramètres caisse.
Divalto Point De Vente permet de gérer 999 caisses. Le numéro de caisse, étant unique, il ne devra pas être présent dans des dossiers différents, dans le cas d'une gestion multi-dossier.
Onglet « GENERALITES » du zoom Paramètres caisse
Caisse numéro
Le numéro de caisse est libre sur 3 positions numériques.
Nom
Il s'agit du libellé de la caisse sur 50 caractères alphanumériques.
Dossier – Etablissement – Dépôt
Vous affectez à la caisse, un dossier, un établissement et un dépôt. Les codes de la « Fiche Utilisateur » ne sont pas pris en compte par le point de vente.
Le dépôt pourra donc prendre une autre valeur que celle issue de la fiche utilisateur, dans les cas d'une validation de commande en ticket de caisse par exemple.
Code client comptoir
C'est le code client utilisé pour les clients de passage non identifiés et il doit exister dans le fichier client, avec le bon code tarif.
Code client obligatoire
Selon la valeur de ce champ :
Case cochée : le code client devra être introduit en début de chaque ticket,
Case non cochée : on pourra l'introduire si on le souhaite, sinon le code client comptoir sera pris par défaut.
Le code client peut être modifié à tout moment dans la saisie de ticket.
Code vendeur
C'est le code vendeur utilisé par défaut pour la caisse courante. Ce code doit exister dans le fichier des commerciaux.
Code vendeur obligatoire
Selon la valeur de ce champ :
Case cochée : le code vendeur devra être introduit en début de chaque ticket,
Case non cochée : on pourra l'introduire si on le souhaite et il sera alors conservé pour les tickets suivants. Dans le cas contraire, le code vendeur de la caisse sera pris par défaut.
Délai annulation ticket
Un ticket ne peut être annulé que dans un délai précis, exprimé en nombre de jours :
Non renseigné, annulation d'un ticket créé après le dernier ticket Z,
Sinon le ticket doit avoir été créé avant le nombre de jours indiqué.
Groupe Clôture
« Grand Total Perpétuel » : Le Grand Total Perpétuel est un compteur qui n'est jamais remis à zéro. Il contient la somme des ventes pour la caisse. Contrairement aux totaux périodiques, dans le grand total perpétuel, les éventuels retours sont ajoutés avec un montant positif. Il est initialisé lors de la première ouverture de caisse après mise en place du module, puis mis à jour lors des clôtures journalières (Ticket Z).
« Total mensuel » : correspond au chiffre d'affaires du mois. Il est mis à jour lors des clôtures journalières et remis à zéro par les clôtures mensuelles.
« Total exercice comptable» : correspond au chiffre d'affaires de l'exercice comptable. Les dates de l'exercice comptable doivent être renseignées au niveau du paramétrage de la caisse. Il est mis à jour lors des clôtures journalières et remis à zéro par les clôtures annuelles.
Remarque : L'initialisation des totaux est faite lors de la première ouverture du programme de saisie des tickets. Les tickets pris en compte pour cette initialisation sont les tickets précédant le dernier ticket Z. Ils seront ensuite mis à jour lors des clôtures.
« Date d'exercice comptable » La saisie de la période comptable est obligatoire pour chaque caisse. Un test est fait à l'ouverture du programme de saisie des tickets. La date de l'exercice est modifiée automatiquement lors de la clôture annuelle.
En cas de besoin il est possible de modifier la date de l'exercice comptable par le menu Compléments , Modifier les dates d'exercice.
Après cette modification, le « Total exercice comptable » est recalculé pour correspondre aux nouvelles dates.
Important
Sur les tickets de clôture, on enregistre le montant des totaux suivants à la fin de la clôture :
le total mensuel,
le total périodique,
le Grant Total Perpétuel.
« Premier / dernier ticket » : indique le premier et le dernier ticket de vente pour la période.
Onglet « COMPLEMENT » du zoom Paramètres caisse
Saisie du code postal client
Si le champ est coché, la saisie du code postal du client se fera en fin de saisie de ticket.
Appel du Lettrage en fin de ticket
Lorsqu'un type d'opération ou un mode de règlement est déclaré « non soldé », alors le lettrage est affiché :
soit immédiatement après saisie,
soit en fin de ticket.
Coeff. diviseur points fidélité
Le client obtient un point pour X euros d'achat et vous précisez ici la valeur de X.
Remise maxi pour points
Si un article vendu comporte une remise, à la ligne ou sur sous-total, supérieure à X, il n'y a pas de points : Vous précisez ici la valeur de X , généralement 1% ou 2%. En dessous de cette valeur, il s'agit d'arrondis et les points sont maintenus.
% de remise maximum autorisé
Indiquez ici le pourcentage de remise maximum autorisé au client.
Montant de remise maximum autorisé
Indiquez ici le montant de remise maximum autorisé au client.
Code client modèle en création
Lors de la création d'une fiche client en mode « caisse autonome », une fiche client est créé sur serveur par web service via le « modèle », puis renvoyé à la caisse pour modification. La création est donc impossible, si la caisse n'a pas accès au serveur.
Permettre la modification du ticket après la saisie du règlement
Si la case est cochée, cela permettra de modifier l'ensemble du ticket après avoir saisie le mode de règlement :
Changer du type de règlement,
Suppression et modification des lignes de ticket.
Utiliser la gestion des feux rouges
Si la case est cochée, le point de vente va effectuer les mêmes contrôles que la Gestion Commerciale pour les feux rouges. Les contrôles se font partout : saisie de client directe, livraison commande, acompte commande, acompte versée, remboursement acompte. La seule exception est le règlement de facture qui n'est pas bloqué.
Reprendre automatiquement le fond de caisse (V10.8)
Cette case à cocher permet de ne pas avoir le message de reprise de fond de caisse à l’ouverture de la caisse et la reprise est ainsi faite automatiquement. Si lors de la clôture de caisse, un fond de caisse est saisi, un message lors de l’ouverture de caisse apparaît demandant si on souhaite le reprendre automatiquement. Si cette case est cochée, le message n’apparaît pas et la reprise se fait automatiquement.
Caisse partagée (V10.8)
Si la case est cochée, cela autorise plusieurs caisses à s’ouvrir sur le même numéro de caisse. Certaines actions ne sont faisables que si une seule caisse est ouverte. On retrouve par exemple la clôture quotidienne, mensuelle ou annuelle qui ne peuvent être faite que lorsque que une seule caisse est ouverte pour le numéro.
Le numéro de ticket est attribué à la création du ticket pour éviter que plusieurs caisses n’utilisent le même numéro. Certaines actions sur des tickets existants (ou en attente) ne sont pas possibles, s’ils sont en cours d’utilisation par un autre utilisateur.
Précisions techniques : La réservation du numéro de caisse se faisait avant en mode exclusif, elle est maintenant en mode partagée.
La réservation en mode exclusif est tentée lors des clôtures. Le numéro de ticket étant maintenant attribué à la fin, les évènements JET de la vie du ticket sont stockés dans une liste et sont écrit en même temps que le ticket, pour que le numéro de ticket de l’enregistrement soit identique.
Onglet « REGLEMENT » du zoom Paramètres caisse
Code type des acomptes
Pour utiliser la fonctionnalité « Acompte sur Commande » par exemple, indiquez le type d'opération pour l'acompte.
Devise secondaire
Si le champ est renseigné, le montant en devise secondaire sera affiché avec le total du ticket.
Mode de règlement par défaut
Lors du règlement d'un ticket, la frappe sur « Entrée » termine le ticket par le mode de règlement indiqué ici.
Mode de règlement espèces
Indiquez ici le code du mode de règlement par espèces.
Remarque : Les modes de règlement de Divalto Point De Vente n'ont pas de lien avec les modes de règlement de Divalto Achat-Vente.
Numéro de voie pour la liaison TPE
Indiquez ici le numéro de voie pour la transaction par TPE.
Pré garnir les valeurs de règlement en clôture de caisse
Si la case cochée, on effectue le cumul théorique des règlements encaissés.
Interdire la correction automatique des écarts en clôture de caisse
Si la case est cochée, on n'effectue pas de corrections d'écarts lors de la clôture de la caisse.
Onglet « IMPRESSIONS » du zoom Paramètres caisse
Le groupe Impressions
« Impression du ticket » : Indique si le ticket sera imprimé.
« Impression de la facture » : Indique si la facture sera imprimée.
« Impression TVA sur ticket » : Indique si le détail de la TVA sera imprimé.
« Impression des composants » : Vous avez la possibilité de saisir à la volée une composition. L'Impression ou non des composants sur le ticket sera indiqué ici, mais cela reste modifiable lors de la saisie du ticket.
« Proposer l'envoi du ticket par mail » : Après saisie du ticket, un mail peut être envoyé au client.
Le groupe Modèles d'impressions
Une table des modèles d'impression permet de définir non seulement les impressions de base : ticket, facture, règlement, mais également tous les documents complémentaires devant être associés à une opération.
Suivant les blocs à imprimer, on leur attribue un modèle d'impression :
modèle de type « Ticket »,
modèle de type « Facture »,
modèle de type « Z »,
modèle de type « Afficheur ».
Si une case « Conserve le modèle courant » n'est pas cochée, on initialisera le modèle du point de vente avec celui de la caisse.
Si la case « RAZ après Z » n'est pas cochée, le calcul du résultat financier « Z » créera un ticket possédant une ligne par mode de règlements.
Le « Texte préenregistré Facture » correspond au texte de pied de facture.
Onglet « INTEGRATIONS » du zoom Paramètres caisse
Le groupe Comptabilité
Vous indiquez ici les différents codes journaux à utiliser lors des intégrations comptables :
Code journal règlement,
Code journal mouvements,
Code journal vente.
« Masque compte vente » : Vous permet d'indiquer le masquage à appliquer aux comptes de ventes issus de la fiche article.
« Masque compte règlement » : Vous indiquez le masquage à appliquer au compte se trouvant dans le mode de règlement de Divalto Point De Vente.
Le groupe Axe analytique
« Les données de Divalto Comptabilité sont contrôlées à la saisie » : Si le champ est à Oui, une vérification de l'existence des comptes comptables sera systématiquement réalisée.
Vous pourrez également préciser les valeurs par défaut des axes analytiques.
Le groupe Divalto Achat-Vente
Vous indiquez ici les codes opérations à utiliser pour une vente et un avoir, lors de l'intégration des factures dans le module Divalto Achat-Vente.
« En cas de livraison de commande, le dépôt d'origine de la commande sera conservé », si la case est cochée, lors de l'intégration dans Divalto Achat-Vente, le dépôt d'origine de la commande sera conservé.
Onglet « CONFIDENTIALITE » du zoom Paramètres caisse
Il sera possible, ici, de positionner un code de confidentialité pour les différents types de traitement :
Pour changement de prix,
Pour % remise supérieure
Pour montant remise supérieure
Pour ouvrir,
Pour vente,
Pour acompte commande,
Pour reprise attente,
Pour fond de caisse,
Pour prélèvement
Pour entrée,
Pour sortie,
Pour tiroir,
Pour réimpression,
Pour utilisateur,
Pour fichier,
Pour affichage prix,
Pour fermer,
Pour clôture,
Pour acompte sur liste de cadeaux,
Pour consultation CA,
Pour détail règlement,
Pour changer mode de règlement.
Modes de règlement par caisse (V10.5)
Il est possible d'appeler le zoom des modes de règlement par caisse via le bouton « Mode Règlement ».
Ce zoom permet de définir pour la caisse quels sont les modes de règlement autorisés. A sa création, le mode de règlement par caisse héritera des données du mode de règlement défini en type « général », Mais on pourra tout de même modifier les informations suivantes :
le taux de change,
les informations de comptabilisation : journal et compte,
le paramétrage de l'arrondi : compte et valeur arrondi.
En cas de duplication d'une caisse, les modes de règlement sont également dupliqués et cas de suppression d'une caisse, ils seront supprimés en cascade.
En saisie de ticket, seuls les modes de règlement par caisse seront disponibles.
Type d'opérations par caisse (V10.5)
Il est possible d'appeler via le bouton « Types d'opérations » le zoom des types d'opérations par caisse. Ce zoom permet de définir pour la caisse courante quels sont les types d'opérations autorisés, ceci afin de permettre de gérer plus finement les types d'opérations.
En cas de duplication d'une caisse, les types d'opérations sont aussi dupliqués. En cas de suppression d'une caisse, ils sont supprimés en cascade.
La saisie de ticket contrôle maintenant l'existence des types d'opérations et les confidentialités par caisse.
Montant seuil pour impression ticket (V10.5)
Dans le cadre de la législation dans certains pays, les tickets, dont le total est inférieur à un certain montant, ne doivent pas être imprimés, sauf demande express du client. On accède au paramétrage du montant seuil via le bouton « Montant seuil ». Le champ « Pays » de l'onglet « REGLEMENT » doit être renseigné afin d'activer le bouton . En effet le zoom des montants seuil est défini :
Par pays
Possède une de date d'effet,
Le montant est défini sans unité et donc indépendant de la devise du ticket.
Pour information, voici les dates et montant seuil pour l'impression des tickets en France :
Lors de la saisie du ticket, lorsque l'hôtesse aura le total de son ticket, on vérifiera ce montant et on le comparera au montant seuil de la date du jour. S'il est inférieur, l'indicateur d'impression du ticket passera à l'état OFF. Sur demande du client, l'hôtesse de caisse pourra réactiver l'impression du ticket.
Montant maximum des paiements en espèce (V10.5)
Légalement, la France interdit les paiements en espèce de plus de 1000 euros.
Afin de pouvoir répondre à la législation française mais aussi de pouvoir s'adapter à celle des autres pays, le champ permettant de spécifier le montant maximum a été mis au niveau des paramètres de caisse.
Au niveau des modes de règlement, le champ ouverture tiroir servait aussi à dire que c'était un mode de règlement paiement en espèce. Il existe maintenant deux champs, un pour l'ouverture tiroir et un pour le paiement en espèce. C'est ce champ qui va être contrôlé pour retrouver les modes de règlement espèce et, si un maximum a été spécifié, s'assurer que le montant maximum ne dépasse pas la limite autorisée.
Le programme de saisie de ticket va valider lors d'un règlement que le montant cumulé de tous les paiements en espèce, déduction faite de la somme à rendre, ne dépasse pas le montant maximum autorisé pour la caisse courante.
L'indication se trouve dans l'onglet « REGLEMENT » et le le champ « Montant maximal espèces ».