Le superviseur de contrats permet d'avoir une vue globale sur l'ensemble des contrats sur une période définies.
On accède au traitement par l'option de menu Commerce & logistiques / Contrats et abonnements / Administration des contrats / Superviseur de contrats
Les Sélections et les filtres du superviseur de contrats
Un premier écran vous permet de d'indiquer :
Période
Vous indiquez la date de début et de fin de période concernée.
Référence contrat
Composez une fourchette de référence de contrat, ainsi qu'un code de masquage.
Famille facturation
Indiquez une fourchette de famille de facturation, ainsi qu'un éventuel un code de masquage.
Famille contrat
Indiquez une fourchette de famille de contrat et éventuelllemnt un code de masquage.
Afficher uniquement les contrats valides
Cette case est cochée par défaut et permet ou non d'afficher les contrats en statut « suspendu ». Un contrat « suspendu » correspond à un contrat à durée déterminée en tacite reconduction, pour lequel la « durée de reconduction » et le « nombre de maximum » de reconduction n'a pas été indiqué sur sa fiche. Ainsi lors de l’exécution du traitement de vérification des éléments contractuels, il est automatiquement passé en statut « Suspendu ».
Afficher uniquement les contrats avec PFC
Si la case est cochée, cela permet de n'afficher que les contrats possédant une PFC associcée. La case est cochée par défaut.
Tiers du contrat
Vous pouvez indiquer une fourchette de code tiers (Client) ainsi qu'un code masquage.
Pour le site
Vous indiquez ici un code site, pour restreindre votre sélection à ce dernier. Sans cette indication, on tiendra compte des contrats rattachés à tous les sites et aux contrats sans sites.
Les actions disponibles du superviseur de contrats
Les actions disponibles dans le premier écran d'affichage de la consultation sont :
Accès à la PFC,
Accès à la fiche du contrat,
Accès à la Fiche du tiers,
Export vers Excel.
Lorsque on double clic sur un ligne, vous pourrez accéder au détail et à l'historique d'un contrat précis et les actions disponibles sont :
Accès à la PFC,
Accès à la fiche du contrat,
Accès à la Fiche du tiers,
Accès à la pièce (Facture),
Accès au règlement,
Export vers Excel.
Reconduction en masse des contrats suspendus (V10.4)
Vous avez la possibilité de marquer/démarquer des contrats se trouvant uniquement dans l'état « Suspendu ». Si au moins un contrat est marqué, alors le bouton « Reconduire » est activé et ce dernier permet de lancer la reconduction automatiquement, afin de prolonger le terme du contrat. Le contrat est passé en statut « Actif ».
superviseur de contrats (V10.5)
Pour disposer d'un outil de vérification plus efficace, il faut pouvoir répondre aux questions suivantes :
Tous les contrats sont-ils bien facturés.
Tous les contrats sont-ils facturés au bon montant.
Mais également éclaircir le contenu et les règles de calcul des colonnes :
Avancement.
Nombre de PFC.
Montant PFC en tenant compte des avoirs.
Ajouter les informations suivantes : Rythme de facturation, indiquer le nombre d’itération du calendrier.
Ainsi les modifications apportées sont les suivantes :
Avancement des règlements
Prise en compte des règlements multi-factures.
Ajout deux nuances de couleurs (voir légende) pour distinguer les règlements d'avoirs et de PFC annulées.
Nombre de PFC
Le Nombre de PFC = Nombre de PFC générées sur le contrat pendant la période considérée.
Sous totaux par état PFC.
Prise en compte les calendriers multi-échéances.
Prise en compte, si la période de consultation est à cheval sur deux années.
Montant PFC
Cumul des montants des PFC générées sur le contrat pendant la période considérée uniquement PFC validées.
Prise en compte du sens de facturation.
Ajout du code opération dans détail en mode fiche pour expliquer le sens.
Ajout des colonnes
Famille facturation.
Libellé du nombre d’échéances de facturation annuel.
le type d’échéancier (indicatif car peut être faux si échéancier libre).
la date dernière facture liée à PFC).
la date de facture dans mode fiche.