Pour pouvoir activer la gestion multi-sociétés, vous devez impérativement le déclarer au niveau des tables communes.
Pour cela accéder à la gestion des tables communes via le menu : Commerce et Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers. Utiliser ensuite les touches de fonction « MAJ+F7 » et dans l'onglet « TABLES COMMUNES 2 » cocher la case d'option « Gestion inter-compagnies ».
Définition d'un groupe de sociétés inter-compagnies
La première étape de paramétrage consiste à créer les noms de groupes de sociétés qui seront soumises aux mêmes règles de synchronisation.
Il s'agit ici uniquement d'un code et d'un libellé mais c'est cet élément central qui va faire le lien entre les différents paramètres et les dossiers.
On accède à la définition des groupes par l'option de menu : Administration / Inter-compagnies -/ Groupes.
Définition des Liens Groupe – Dossier inter-compagnies
On accède au zoom des liens groupes via l'option de menu : Administration / Inter-compagnies / Liens Groupe – Dossier.
Vous allez regrouper les sociétés concernées par les mêmes règles de synchronisation. Ainsi un même groupe contient forcément plusieurs dossiers et un dossier ne peut être présent que dans un seul groupe.
Définition des Entités inter-compagnies
C'est la liste de toutes les fiches et tables de la base de données qui peuvent être synchronisées. Elle n'est pas modifiable dans la version standard, mais peut-être personnalisée par surcharge.
C'est au niveau des liens entité/groupe que vous choisirez les entités à synchroniser.
On accède au zoom des entités par l'option de menu : Administration / Inter-compagnies / Entités.
Actif
L'option « Actif » est cochée par défaut. Mais vous pouvez la décocher si vous souhaitez exclure une entité / table de la synchronisation. Concrètement, elle n'apparaîtra pas dans la liste des entités proposées au moment de la création des liens entités – groupes.
Suppression
En laissant la case d'option « Autoriser la suppression » décochée, la suppression d'une entité ne sera jamais répercutée sur les autres sociétés du groupe de synchronisation.
Remarque : La fonctionnalité de suppression n’est pas implémentée actuellement.
Les diverses entités gérées actuellement en standard par Divalto
La particularité des rubriques est qu'une partie des données est traitée par les zooms associés, et une partie par le module commun de gestion de saisie des questionnaires (par exemple depuis un zoom article). Pour que l'inter-compagnie des rubriques fonctionne, il faut donc que tout le paramétrage fait dans les zooms (Questionnaires, Rubriques, Rubriques d'un questionnaire, Valeurs de rubriques) soit synchronisé en inter-compagnie avant qu'une saisie de questionnaire ne soit synchronisée. Les rubriques sont synchronisées pour les entités suivantes : ART, CLI, FOU, T2.
Définition du Liens Entité – Groupe inter-compagnies
C'est la partie la plus importante du paramétrage car elle va déterminer les règles de synchronisation, c'est-à-dire les mécanismes devant se mettre en place, avec un degré de finesse plus ou moins élevé.
On accède au zoom via l'option de menu : Administration / Inter-compagnies / Liens Entité – Groupe.
Créer un lien Entité-Groupe consiste à :
Désigner les entités / tables qui doivent être synchronisées pour un groupe de sociétés,
Mettre en place les paramètres de synchronisation.
Actif
Pour activer ou désactiver cette règle de synchronisation. En phase de recherche, vous pouvez cocher ou décocher la case d'option « Uniquement les liens actifs » pour utiliser ce critère comme filtre.
Dossier référent
Ce champ, facultatif, permet si vous le renseignez, de paramétrer des opérations uniquement pour la société de référence désignée ici. Par exemple, vous pourrez décider que seul le dossier Alpha pourra créer des articles.
Il peut y avoir 3 configurations :
Il n'y a pas de dossier référent. Toute opération (déclarée dans la rubrique « Opérations ») quelle que soit sa société d'origine, sera répercutée sur les autres sociétés, automatiquement ou manuellement, selon le « Type de synchro ».
Une société est déclarée comme référente et est la seule habilitée à effectuer les opérations déclarées dans la rubrique « Opérations uniquement dans dossier référent » dans les zooms. Dans ce cas, si l'utilisateur d'une autre société tente de créer ou modifier une entité, un message bloquant l'avertira de l'impossibilité de le faire (dans les zooms uniquement).
La fiche de la société référente sera la fiche de base pour la copie des données.
Une société est déclarée comme référente mais les autres sociétés sont également habilitées à créer/modifier les entités.
Type de synchro
Si vous choisissez « Manuelle », vous pourrez, en phase opérationnelle (création et/ou modification), cocher ou décocher les dossiers à synchroniser.
Opérations
Ce sont les opérations à prendre en compte. Si par exemple seule la case « Création » est cochée, les modifications et les suppressions ne seront pas répercutées sur d'autres sociétés.
Opérations uniquement dans dossier référent
Uniquement actif pour les zooms. Si vous avez déclaré un dossier référent, vous pouvez décider ici que seul ce dossier est habilité à déclencher une synchronisation en création par exemple. Dans ce cas, vous devez décocher la case « Création » de la rubrique « Opérations ».
Exemple : vous avez un dossier référent qui va créer toutes les fiches articles en ne renseignant que les informations de base. Ainsi, toutes les sociétés auront la même base articles de référence qu'elles pourront compléter si nécessaire. Dans ce cas, l'option « Modification » est cochée dans la rubrique « Opérations » et l'option « En création » est cochée dans la rubrique « Opérations uniquement dans dossier référent ».
Note : la suppression n'est pas gérée en standard mais c'est un fonctionnement qui peut être modifié par surcharge. Pour que les distributeurs puissent surcharger les programmes et gérer les suppressions.
Mode de gestion des champs destinations
vous avez deux possibilités, selon les informations que vous souhaitez synchroniser au sein d'une entité (toutes, presque toutes, seulement certains champs de l'entité) :
« Inclure tous les champs » : l'entité sera dupliquée dans son intégralité. Vous pourrez néanmoins, en passant par le bouton « Paramétrage des champs destinations » de la barre d'outils exclure certains champs de la synchronisation.
« Exclure tous les champs » : cette option n'a d'intérêt que si vous souhaitez en inclure quelques-uns. Dans ce cas, vous commencez par les exclure tous ici puis sélectionnez ceux à synchroniser via le bouton « Paramétrage des champs destinations » de la barre d'outils.
Les boutons de barre d'outils
Bouton « Liens Groupe – Dossier » :
Raccourci pour accéder au paramétrage des liens groupe – dossier.
Bouton « Sélection sur les champs origines » :
une fois que vous avez déclaré une entité à synchroniser et éventuellement spécifié les champs concernés, vous pouvez filtrer les entités elles-mêmes.
Exemple : pour l'entité Articles que j'ai préalablement créée, je ne veux synchroniser que ceux dont la référence commence par 2015 et se termine par 9999. En savoir plus.
Note : si aucun champ n'est sélectionné, toutes les entités déclarées seront synchronisées.
Bouton « Paramétrage des champs destinations » :
ce bouton permet :
D'exclure des champs de la synchronisation si vous avez précédemment opté pour le mode de gestion des champs de destination « Inclure tous les champs ».
D'inclure seulement certains champs ou de forcer des valeurs, si vous avez précédemment opté pour le mode de gestion des champs de destination « Exclure tous les champs ».
Bouton « Maj Synchronisateur » :
Si vous effectuez des modifications du paramétrage alors que le moteur de synchronisation est en marche, vous devez impérativement cliquer sur ce bouton pour qu'elles soient prises en compte en temps réel. Cela crée une tâche dans le synchronisateur.
Détail « Sélection sur les champs origines »
Si vous souhaitez synchroniser les entités sélectionnées dans leur intégralité, cette fonctionnalité est inutile.
En revanche, elle vous permet de limiter la synchronisation au sein d'une entité, par exemple, en ciblant uniquement les articles commençant par ALB et se terminant par ALBzzzzzzzz .La limitation de la sélection des articles à synchroniser peut se faire également sur plusieurs champs.
Exemple : les articles commençant par SER et ayant une nature de produit égale à 1LIB. La liaison est un « ET » entre les champs.
Détail « Paramétrage des champs de destination »
Vous avez trois possibilités :
Exclure certains champs de l'entité de la synchronisation.
Exemple : les représentants 1, 2 et 3 qui sont différents d'une société à l'autre.
oLe « Mode de gestion des champs destinations » du lien entité – groupe est « Inclure tous les champs ».
oLe « Mode de gestion du champ » de l'entité (ici) est « Exclure le champ ».
Forcer la valeur de certains champs.
Le « Mode de gestion des champs destinations » du lien entité – groupe est « Exclure tous les champs ».
Le « Mode de gestion du champ » de l'entité (ici) est « Inclure le champ ».
La « Valeur de destination » est sur « Forcer la valeur ».
Inclure seulement certains champs.
Le « Mode de gestion des champs destinations » du lien entité – groupe est « Exclure tous les champs ».
Le « Mode de gestion du champ » de l'entité (ici) est « Inclure le champ ».
Définition des flux inter-compagnies
Le paramétrage des flux concerne la synchronisation des pièces d'une société à l'autre. Il n'est donc pas lié aux groupes mais directement aux dossiers.
C'est ici que vous allez par exemple déclarer que les commandes fournisseurs de la société A vont générer des commandes clients dans la société B.
Note : c'est au niveau de la référence de la pièce de destination que vous pourrez retracer son origine.
On accède au paramétrage des flux par l'option de menu : Administration / Inter-compagnies / Flux.
Code flux / Libellé
Soyez le plus explicite possible pour reconnaître les traitements correspondants dans l'historique.
Numéro d'ordre d'affichage
Détermine l'ordre de traitement des flux.
Type de synchronisation
Automatique : la génération de la pièce de destination sera transparente pour l'utilisateur.
Manuelle : le créateur de la pièce d'origine devra aller dans le menu « outils » de la saisie de pièce pour activer la synchronisation en cliquant sur l'option « Générer une pièce inter-compagnies ».
Type de flux
Les Flux de type b2b permettent d'avoir des pièces symétriques entre dossiers. Cette fonctionnalité est disponible pour les pièces de type :
Devis,
Commande,
Bon de livraison.
Pour les actions suivantes :
Création.
Modification (Quantité, ajout ligne de mouvement, …).
Validation partielle et totale.
Suppression.
Ainsi une commande client peut automatique générer une commande fournisseur dans un autre dossier et la validation de la commande fournisseur en BL valide, par exemple, la commande client liée en BL client. Mais pour cela l'état du lien doit être modifier du statut à « Créer » vers « En cours » via l'option « ICP Valider » de la saisie de pièce. Cette validation met fin au traitement de maj entre les deux pièces.
Groupe Pièce d'origine
Ce groupe contient le profil des pièces de départ.
« Dossier » :
Société à partir de laquelle la première pièce est créée. Ce champ est obligatoire.
« Type de tiers » :
Prospect, client, fournisseur ou interne.
« Type de pièce » :
Devis, commande, BL ou facture.
« Sens » :
« Entrée » : pour gérer les avoirs en cas de vente, ou les achats.
« Sortie » : sortie de stock en cas de vente.
Groupe Pièce de destination
Ce groupe indique le profil des pièces à créer.
« Dossier » :
Société pour laquelle la pièce sera créée via la synchronisation.
« Etablissement » :
Etablissement de destination.
« Type de tiers » :
Prospect, client, fournisseur ou interne.
« Type de pièce » :
Devis, commande, BL ou facture.
« Code opération » :
Ce champ est facultatif et permet de indiquer quel code opération est positionner sur la pièce de destination. La touche de fonction « F8 » ou « F9 » permet d'en afficher la liste.
« Tiers » :
Ce champ facultatif, permet de dupliquer les pièces d'origine en pièces de destination pour un tiers fixe désigné ici. Utilisez la touche de fonction « F8 » ou « F9 » pour afficher la liste.
« Dépôt » :
Ce champ facultatif, permet de dupliquer les pièces d'origine en pièces de destination pour un dépôt fixe désigné ici. Utilisez la touche de fonction « F8 » ou « F9 » pour afficher la liste.
« Action entête » (V10.10) :
A partir de la version 10.10, la génération de la pièce de destination peut être accompagnée d'une action (Un message flash par exemple) pour informer un ou plusieurs interlocuteurs d'une action liée.
L’action entête sera exécutée seulement une fois pour chaque pièce créée par la synchronisation inter-compagnies.
« Action ligne » (V10.10) :
A partir de la version 10.10,La génération de la pièce de destination peut être accompagnée d'une action (Un message flash par exemple) pour informer un ou plusieurs interlocuteurs d'une action liée. L'action “ligne” sera exécutée pour chaque mouvement créé.
« Mode de gestion des champs destinations » :
vous avez deux possibilités, selon les informations que vous souhaitez synchroniser au sein d'une pièce (toutes, presque toutes, seulement certains champs de la pièce) :
« Inclure tous les champs » : la pièce sera dupliquée dans son intégralité. Vous pourrez néanmoins, en passant par le bouton « Paramétrage des champs destinations » exclure certains champs de la synchronisation.
« Exclure tous les champs » : cette option n'a d'intérêt que si vous souhaitez en inclure seulement quelques-uns. Dans ce cas, vous commencez par les exclure tous ici, puis sélectionnez ceux à synchroniser via le bouton « Paramétrage des champs destinations ».
Onglet « PARAMETRE B2B »
Cet onglet est accessible uniquement pour le type de flux b2b.
« Pièce maitresse en mise à jour des lignes de mouvements » :
Pièce d'origine,
Pièce de destination.
Permet d'indiquer quelle pièce dirige la mise à jour des lignes.
« Pièce maitresse en validation » :
Pièce d'origine,
Pièce de destination.
Permet d'indiquer quelle pièce dirige la mise à jour lors de la validation de pièce.