Le stock est l'ensemble des matières et des produits (finis ou en cours de fabrication) qui appartiennent à une entreprise à une date donnée et qui sont entreposés dans l'attente de leur utilisation ou de leur vente.

Les flux de stock

Un flux est un mouvement entre :

• L'entreprise et le client

• L'entreprise et le fournisseur

• L'entreprise elle-même (consommations, transferts..)

L'ERP Divalto permet d'optimiser la rotation de vos stocks destinés à la vente ou à la production. Toutes les données nécessaires à une planification des besoins sont gérées : produits nécessaires, quantités, dates, destination d'utilisation ou livraison, valeurs.
Noyau central de la gestion de l'entreprise, l'ERP Divalto stock est alimenté par les achats et par la production, et alimente la gestion commerciale et la production. En dehors de ces liaisons, il permet également d'effectuer des transactions de stock qui ne sont pas en rapport direct avec les autres modules :
Consommations diverses (casses, pertes, vols, échantillonnage, etc)

• Différences d'inventaires

• Dépréciations de stock

• Transferts de dépôt ou d'emplacement

• Consommation de composants sur des produits finis

• Reconditionnement de produits finis, etc.

Pour tous ces mouvements, le compte tiers mouvementé est le compte tiers interne représentant l'entreprise.

Les catégories de stock

Pour un gestionnaire de stocks, la problématique est la localisation des articles : se trouvent-ils dans l'entreprise, sont-ils en dépôt à l'extérieur ?
Pour le comptable, la problématique est de savoir quelle partie de stock produit entre dans les comptes de la société et quelle partie appartient à des tiers.
Dans Divalto, chaque état est décrit par la nature de stock.
Gérer les flux consiste à identifier :

• les mouvements entre l'entreprise et le client

• les mouvements entre l'entreprise et le fournisseur

les mouvements internes (consommation, entrée de fabrication, transferts inter-dépôts, etc.)

Typer le stock : Les natures de stock

Menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Nature de stock

La nature de stock caractérise l'état de la marchandise en stock (N pour stock neuf, O pour stock d'occasion etc.).
Les natures de stocks sont omniprésentes dans la gestion de stock à la fois opérationnelle et comptable. C'est une notion très importante dans DIVALTO : à partir du moment où il y a un stock physique, les produits en stock appartiendront obligatoirement à une nature de stock. Dans les cas simples, le stock ne relève que d'une nature de stock, en général :
N pour Neuf, nature par défaut dans DIVALTO COMMERCE & LOGISTIQUE. Lorsque l'on gère du matériel (informatique par exemple), d'autres natures de stock peuvent être gérées :

• O pour Occasion

• P pour Panne

De plus, il peut y avoir en stock des matières prêtées par des fournisseurs, prêtées à des clients ou confiées par des clients pour réparation. Il est impératif de pouvoir suivre ces articles.
A cet effet, dans DIVALTO COMMERCE & LOGISTIQUE une nature de stock d'un produit dépend de deux critères :

1. Inventaire physique,

2. Inventaire comptable 

Toutes les consultations et impressions de stock proposent des filtres pour séparer les résultats comptables des résultats physiques.
Exemple :

Menu : Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Inventaire ce jour par stock
Code nature de stock
En standard, la table des natures de stock contient les codes suivants :
C Consigne
CE Consigne extérieure
I Immobilisation
IE Immobilisation extérieure
N Neuf
NE Neuf extérieur
OOccasion
OE Occasion extérieure
P Panne
PE Panne extérieure
E Externe à l'entreprise
EE Externe à l'extérieur
Pour créer de nouvelles natures de stock, cliquer sur « + ».
Libellé nature stock
Vous composez le libellé descriptif de la nature de stock
Inventaire physique
Si vous souhaitez que les opérations associées au code nature de stock apparaissent dans l'état de Préparation d'Inventaire.
Inventaire comptable
Si vous souhaitez que les opérations associées au code nature de stock apparaissent sur les états d'inventaire comptable.
Nature gérée en production
Si cette nature de stock est gérée au niveau des ordres de fabrication.
Gérer un tiers de stock
Vous indiquez ici si un tiers de stock sera géré pour cette nature.
Code opération associé pour achat
Ce code opération sera recherché par le programme de calcul des besoins. Les mouvements de commandes d'achat seront générés avec le code opération associé à la nature de stock en rupture.
Dépôt associé
Indiquez ici le dépôt associé à cette nature de stock.
Identifiant de colonne dans interrogation stock
Le programme regroupe les natures ayant le même identifiant de colonne. Cet identifiant comporte trois caractères alphanumériques. Vous pouvez avoir autant d'identifiants de colonnes que de possibilités de combinaison de trois caractères alphanumériques.

Le code opération

Menu : Commerce & Logistique /Fichiers /Tables /Tables liées au stock /Code opération
Les codes opération manipulent les natures de stock pour générer des flux. Ils sont la clé des traitements sur les stocks. Ils fournissent les paramètres pour le journal d'intégration, pour les coûts, le type de document, le sens principal du mouvement de stock.
La gestion des codes opérations permet de définir avec précision les types de mouvements :

• La ou les natures de stock concernée(s),

• Le sens des mouvements (entrées / sorties) et le type de valorisation du coût de revient (si entrée),

• Les tiers autorisés par l'opération (Client, Fournisseur ou Interne),

• Les types de pièces autorisées (Devis, Commande, BL, Facture),

• Les paramètres de comptabilisation (journal d'achat et de vente + masquage compte),

• Les paramètres pour la DEB.

Les codes opérations permettent de distinguer par exemple :

• les sorties clients : vente de neuf, d'occasion, échange sous et hors garantie, retour après réparation, échantillons, etc. ;

• les entrées-sorties clients : prêt, consigne, déconsigne

• les entrées internes : régularisation d'inventaire ;

• les entrées-sorties internes : transfert de dépôt, assemblage, production, désassemblage, consommation de composant, dépréciation, réparation.

• les entrées fournisseur : réception sur achat;

• etc …

NB : Tous ces exemples de codes opérations sont pré-paramétrés dans l'ERP Divalto. Si la grande majorité des besoins des entreprises est prise en compte en standard, des codes opérations peuvent être créés pour répondre à toutes les exigences rencontrées
Code opération
Composition du code (de 1 à 3 caractères):
Le 1er caractère détermine si le mouvement est une entrée ou une sortie, s'il concerne un client, un fournisseur ou l'entreprise en interne. (Voir chapitre : Convention de nommage).
Le 2ème caractère concerne des opérations complexes (Echantillon, Consigne, …)
Le 3ème caractère représente la nature de stock.
Des codes opérations pré-paramétrés sont livrés en standard pour les opérations les plus courantes.
Le code 999 correspond à une entrée forcée ; il permet d'effectuer une sortie de stock sans enregistrer de facture fournisseur.
En gestion des stocks il existe :

• la sortie de stock : livraison à un client, retour à un fournisseur...

• l'entrée en stock : livraison fournisseur, retour de client...

Nous distinguons :

• Les sorties clients : vente de neuf, d'occasion, échange sous ou hors garantie, retour après réparation, échantillons,...

• Les entrées clients : reprise, échange, retour pour réparation,...

• Les entrées-sorties clients : prêt (sortie du stock neuf et entrée en stock 'prêt de neuf'), consigne, déconsigne.

• Les entrées fournisseurs : achat, échange, échantillon, prêt.

• Les sorties fournisseurs : retour de prêt, reprise,...

• Les entrées-sorties fournisseurs : consigne, déconsigne.

• Les entrées internes : régularisation d'inventaire.

• Les sorties internes : régularisation d'inventaire, consommation, destruction.

• Les entrées-sorties internes : transfert de dépôt, assemblage, désassemblage, cannibalisme, dépréciation, réparation.

Pour chaque opération, une table permet de connaître :

• La (ou les) nature(s) du stock mouvementée(s)

• Le sens du mouvement de stock

• L'opération comptable associée.

Libellé
Ce libellé est imprimé sur toutes les pièces clients et fournisseurs, à chaque rupture sur les deux premiers caractères du code opération. Une pièce peut avoir un code opération différent par ligne article.
Exemple : AVOIR (code opération D) et VENTE (code opération C) seront différenciés sur une pièce, alors que les VENTES OCCASION (code opération C 2) et les VENTES (code opération C) ne le seront pas.
Type de tiers
C si l'opération concerne un client (la vente par exemple), F si l'opération concerne un fournisseur (l'achat par exemple), I si l'opération est interne à l'entreprise (les réparations par exemple).
Pièces autorisées
En saisie de pièces, vous indiquez un code opération au niveau de l'en-tête de pièce et au niveau des lignes articles. Ici, vous précisez sur quel type de pièce (devis, commande, BL, facture), l'opération est autorisée.
Titre devis, commande, BL, facture
Le titre de la pièce peut être différent selon le code opération. (Voir chapitre Titre de pièce)
Nature du stock d'origine
Vous indiquez la nature du stock qui sera mouvementée par ce code opération. F8 ou F9 appelle le zoom sur la table des natures de stock.
Remarque : Le stock physique n'est pas toujours identique au stock comptable.
Pour pouvoir faire des inventaires physiques et des inventaires comptables, il faut utiliser un code 'nature de stock'.
Dans le stock comptable et le stock physique nous trouvons la plupart des articles en stock. Ils sont dans le magasin ou dans l'entrepôt et ils appartiennent à l'entreprise.
Dans le stock physique nous pouvons avoir des articles qui appartiennent à un client, à un fournisseur, à une société sœur ou qui sont en dépôt vente.
Dans le stock comptable, nous avons les articles prêtés aux clients ou retournés aux fournisseurs pour réparation par exemple.
Divalto permet également de livrer des articles qui ne sont pas dans le stock comptable :

• prêt d'un article immobilisé à un client,

• envoi pour réparation à un fournisseur ou à un sous-traitant d'un article appartenant à un client,

• suivi des palettes fournisseurs livrées à un client.

A l'intérieur du stock physique, vous pouvez vouloir suivre, par exemple, des pièces neuves, des pièces d'occasion ou des pièces en panne.
Sens
Vous indiquez :

• ENTRÉE si l'opération correspond à une entrée en stock, par exemple un achat.

• SORTIE si l'opération correspond à une sortie de stock, par exemple une vente.

Cette donnée associée à la zone 'ACHAT ou VENTE' servira à déterminer le sens de l'écriture comptable lors de l'Intégration des factures en Comptabilité.
Ainsi une Sortie / Vente générera une écriture au crédit du compte vente et une Entrée / vente générera une écriture au débit du compte vente.
Valorisation
Vous avez le choix entre 4 possibilités :

• Saisie prix Calcul CR

En saisie de pièces, vous saisirez le prix unitaire de l'article (prix d'achat ou de vente).
Le coût de revient de l'article sera calculé pour valoriser le stock. C'est le cas des ACHATS et des VENTES.

• Prix=0 CR de l'article

Le prix unitaire de l'article est égal à 0. Le stock est valorisé au coût de revient de l'article.
C'est le cas : du retour pour réparation, de l'entrée pour désassemblage.

• Saisie du Prix CR de l'article

Le prix unitaire de l'article est saisi. Le stock est valorisé au coût de revient de l'article.
C'est le cas des AVOIRS.

• Prix=0 Saisie du CR

• Prix= coût standard: option uniquement valable sur des codes opération qui définissent des flux de sous-traitance

Le prix unitaire de l'article est égal à 0. Vous devez saisir le coût de revient pour valoriser le stock.
C'est le cas des RÉGULARISATIONS D'INVENTAIRE.
Comptabilisation
Cette zone est traitée par le programme d'Intégration Comptable :

• ACHAT pour générer les écritures sur le compte d'achat mémorisé dans la fiche article,

• VENTE pour générer les écritures sur le compte de vente mémorisé dans la fiche article.

Vous indiquez également le code du journal où l'écriture comptable sera générée par l'opération lors de l'Intégration des factures en Comptabilité. Le programme d'Intégration Comptable traite le code opération de l'en-tête de pièce.
Si vous souhaitez intégrer les achats et les ventes sur des comptes comptables différents en fonction des codes opérations, Il suffit de renseigner cette zone pour les codes opérations concernés, en respectant la codification suivante :

• * conserve le caractère d'origine du compte d'achat ou de vente mémorisé dans la fiche article.

• Un chiffre remplace au même endroit le caractère d'origine du compte d'achat ou de vente.

Si l'opération d'achat est une opération d'immobilisation, il conviendra de cocher la case « Achat d'immobilisation ».
Conséquences :

• le compte de TVA utilisé sera le compte de 'TVA sur immobilisation' (voir fiche TVA),

• N'oubliez pas de garnir le masque compte (zone précédente).

Tva intracommunautaire
Le code nature de transaction sur 2 caractères numériques est obligatoire pour les déclarations d'échanges de biens. Il s'agit d'une information économique sur l'opération réalisée.
Le code régime sur 2 caractères numériques est obligatoire sur les déclarations d'échanges de biens.
Exemple
A l'introduction :

• 11 introductions définitives

• 19 autres introductions

A l'expédition :

• 21 livraisons exonérées

• 23 facturations d'un travail à façon

• 26 régularisations entraînant une majoration de valeur

Pièce associée
Nature de stock de destination :
Certaines opérations génèrent deux bons de livraison pour le suivi des articles sortis du stock (par exemple les bons de prêts). La nature du stock d'origine concerne le 1er bon de livraison, et la nature du stock de destination concerne le 2ème bon de livraison.
Attention ! Le sens du 1er BL est toujours une sortie, le sens du 2ème BL sera toujours une entrée.
Si vous cochez la case 'Application dépréciation', renseignez le pourcentage de dépréciation à appliquer au coût de revient pour valoriser l'opération. Ce % de dépréciation vous sera proposé par défaut à la saisie des BL internes pour les opérations de dépréciation.
Attention ! Un pourcentage nul correspondra à une reprise de dépréciation.

Opération associée pour lettrage
Le programme de lettrage des Echanges standard proposera, pour pointage, les mouvements correspondant aux opérations qui ont un code opération associé pour lettrage. En standard, les codes opérations pour lettrage commencent par I ou J.
Opération pour avoir
Indiquez le code opération à utiliser dans le cas d'une duplication de pièce en avoir.

Code opération autorisé dans traitement
Indiquez les codes opérations à traiter dans les programmes suivants :

• classement ABC,

• consommation pour réapprovisionnement,

• délai fournisseur pour réapprovisionnement,

• transfert de dépôt,

• assemblage,

• désassemblage,

• reconditionnement,

• cannibalisme,

• calcul du coût moyen pondéré,

• régularisation d'inventaire,

• cession inter-établissement,

• lettrage,

• fabrication,

• gestion de la maintenance,

• transfert WMS,

• mise au rebut

Confidentialité
Chaque utilisateur dispose de 24 clés d'accès. Vous pouvez confidentialiser l'utilisation d'un code opération, en indiquant le code que doivent posséder les utilisateurs autorisés.

Le code opération : convention de nommage

Le code opération est défini sur 3 positions. Les deux premières positions sont utilisées dans les ruptures d'impression de pièces.
C'est une convention de nommage (préconisation sans obligation) : c'est le paramétrage du code qui donnera les instructions de traitement.
Exemple de code opération FR9
F : Achat
FR : Retour réparation sous garantie (code destination O : occasion)
FR9 : Retour réparation sous garantie externe (code destination E : externe)

Le code opération et les flux standards

Les flux standards ont été paramétrés de la manière suivante :

• le 1er caractère détermine si le mouvement est une entrée ou une sortie, s'il concerne un client, un fournisseur ou l'entreprise en interne.

C Sortie client (vente)
D Entrée client (avoir client)
F Entrée fournisseur (achat)
GSortie fournisseur (avoir fournisseurs)
J Entrée entreprise
I Sortie entreprise

• le 2ème caractère concerne des opérations complexes

E Échantillon
C Consigne
G Échange sous garantie
H Échange hors garantie
R Réparation sous garantie
PPrêt

• le 3ème caractère représente la nature de stock

1 Neuf
2 Occasion
3 Panne
4Consigne
5 Neuf extérieur
6 Occasion extérieur
7 Panne extérieure
8 Consigne extérieure
9 Externe
A Immobilisation
BExterne extérieur
C Immobilisation extérieure
NB : Le code 999 correspond à une entrée forcée ; il permet d'effectuer une sortie de stock sans enregistrer de facture fournisseur.

• Illustration paramétrage code opération C : Vente

• Illustration paramétrage code opération F : Achat

Reprise de stock

La notion de dépôt est obligatoire pour la gestion de stock. On utilise un tiers interne pour le transfert entre dépôts et la gestion de différentes adresses éventuelles.
La gestion des emplacements est facultative par dépôt mais valable pour tous les articles du dépôt si elle est activée. L'emplacement de l'article est accessible en saisie de pièces pour les entrées et les sorties de stock.
La reprise de stock au démarrage d'un nouveau dossier se fait à partir de la reprise d'inventaire.

Le dépôt

Le dépôt est une notion obligatoire dès lors que le dossier gère les stocks. Dans une organisation simple il n'y a qu'un seul dépôt.
La fiche dépôt fait le lien éventuel entre le dépôt et le tiers interne associé. C'est l'adresse du tiers interne qui s'affiche dans la fiche dépôt.
La fiche dépot est accessible par le Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / dépôt.

L'emplacement

La table des emplacements est accessible par le Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / emplacement

• L'emplacement est la zone de stockage d'une marchandise

• La gestion des emplacements est optionnelle et définie au niveau du dossier et du dépôt

• L'emplacement est géré dès la saisie des commandes (ventilation)

• L'emplacement par défaut se définit au niveau de la fiche article, bouton « infos dépôt »

Si la gestion des emplacements est activée,

• elle le sera pour l'ensemble des articles,

• toute la gestion de stock se fera par emplacement (entrée, sortie, inventaire, bon de préparation,…).

Dans les ventilations, sur la colonne emplacement, l'accès aux emplacements pour l'article sélectionné se fait par F8. Pour avoir la liste de tous les emplacements, la combinaison de touches est SHIFT+F8.
L'emplacement habituel de l'article est enregistré dans la sous-fiche « Info dépôt » de l'article. L'emplacement habituel est défini par rapport à un dépôt, et optionnellement pour une nature de stock.
Cet emplacement habituel est proposé par défaut pour les lignes d'entrée et de sortie de stock (à partir de la saisie de commande) dans les ventilations de la ligne.
Le stock de l'article par emplacement est disponible dans les ventilations (en mode modification, après un clic sur la flèche en début de ligne).

L'import de stock par tableur

Le traitement d'import des stocks par tableur permet d'initialiser le stock par création d'une pièce interne. Il est accessible par le Menu : Commerce & logistique/ Utilitaires / Import de Pièces par tableur
Dans l'écran de sélection, cocher « Stock », la phase souhaitée, et la mise à jour en mode « simulé » (contrôle encore possible) ou « mise à jour réelle » (intégration instantanée du fichier).
Par un clic droit dans le champ de saisie de « Répertoire », sélectionner le fichier excel à intégrer.

La ligne IPAR est nécessaire pour définir le type de pièce créé.
La ligne ENT définit les données d'entête de la pièce créée.
Chaque ligne MOUV est une ligne de la pièce interne créée.
La description de chaque champ est disponible dans la documentation technique.

Entrées – sorties de stock : principes

• Chaque ligne d'une pièce a un numéro chrono unique pour tout le dossier.

• Chaque ventilation d'une ligne a un numéro chrono unique pour tout le dossier.

• Les ventilations sont liées à une ligne par le numéro chrono de la ligne.

• Une ventilation de sortie pointe sur une ventilation d'entrée par son numéro chrono de ventilation.

• Le stock est constitué par la somme des ventilations d'entrée non encore déstockées.

• Une ventilation d'entrée ne fait plus partie du stock lorsque sa quantité restant en stock est nulle.

Méthodes de sortie de stock

DIVALTO s'appuie sur 3 méthodes de déstockage :

La méthode de sortie de stock est paramétrable au niveau dossier et peut être affinée pour chaque article.
Pour le dossier : dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers, Onglet "Stock", groupe « Options », champ « Sortie de stock ».
Pour l'article : dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles / Onglet « Stock », groupe « Inventaire », champ « Sortie de stock ».
Affectation ventilation
Une ventilation de sortie pointe au minimum sur une ventilation d'entrée. Le coût de revient de l'entrée est ainsi remonté sur la sortie. Ce lien est mis en place lors de la sortie physique : BL ou facture client, sortie interne, retour fournisseur, …
Exemple :
Dans le stock, 2 entrées existent : une pour une quantité de 18 à 3,99€, et l'autre d'une quantité de 20 à 4,33€.
Un BL client d'une quantité de 25 a été saisi. La livraison client s'est ventilée de la manière suivante selon la méthode de déstockage FIFO, ici pour l'exemple :
18 à 3,99 €
7 à 4,33 €
Attention ! Divalto crée automatiquement des ventilations de sorties supplémentaires si la sortie « déstocke » plusieurs ventilations d'entrées. La valorisation totale de la sortie est constituée de la somme des ventilations de la ligne.

Stock négatif : anomalie de stock

Toute sortie de stock ne pointant pas sur une entrée génère une entrée forcée (code opération 999). C'est une anomalie de stock qui doit être régularisée, soit en automatique si la date d'entrée est antérieure à l'entrée forcée, soit de façon manuelle si la date d'entrée est postérieure à l'entrée forcée.
L'entrée forcée est valorisée au dernier coût de revient de l'article.

La coche « Les articles doivent être en stock à la sortie »

Coche du Dossier, onglet “Stock”.

Elle autorise ou non les stocks « négatifs ». Autrement dit, cette option est importante car va conditionner le mode de fonctionnement opérationnel de l'entreprise : si cette case est cochée, le BL est mis “en attente d’information” et la facturation est rendue impossible, tant que le stock ne sera pas régularisé.

Effet lorsque la case “Les articles doivent être en stock à la sortie” est cochée, une commande client peut-être saisie, mais à la validation (ou saisie directe) en BL, une première alerte apparaît:

et le BL prend un statut “en attente d’informations” tandis que les lignes sont bloquées par un flag “!”:

Aucun mouvement de sortie n’est généré.

A l’impression du BL, la quantité est signifiée “interrompue”.

Et sa validation en facture est interdite, le message suivant apparaissant:

Mécanique des entrées forcées

Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers, Onglet "Stock"
Une sortie sans stock disponible génère automatiquement une « entrée forcée » dans Divalto. Le code opération de l'entrée forcée est paramétré dans la fiche dossier (par défaut, le code opération est 999).
L'« entrée forcée » est valorisée au dernier coût de revient de l'article (fiche sous référence).
Cette « entrée forcée » est considérée comme une anomalie de stock, et doit impérativement être régularisée.
Divalto régularise, de manière transparente pour l'utilisateur, les entrées forcées si la date d'entrée est inférieure ou égale à la date de l'entrée forcée. Par contre, le coût de revient de la sortie qui a généré l'entrée forcée n'est pas réajusté. Pour cela, il faudra lancer le traitement « Affectation des coûts de revient » (voir chapitre suivant).

Suivi et régularisation des stocks négatifs

L'impression des entrées forcées est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Impression des entrées forcées. L'impression indique tous les articles ayant un stock négatif. Chaque article est détaillé par ventilation et fournit un lien vers la pièce d'origine (facture, BL).
La régularisation des entrées forcées est accessible par : Commerce & Logistique / Traitements / Régularisation des entrées forcées. Ce traitement permet de forcer la régularisation sans tenir compte de la chronologie des disponibilités par rapport aux irrégularités. La méthode de déstockage de l'article est respectée. (Voir chapitre « Régularisation des entrées forcées ».
Attention ! Pour que la régularisation se fasse, le stock doit être disponible.

Valorisation des entrées/sorties de stock

Chaque entrée de stock doit être valorisée. C'est le code opération qui détermine la méthode de valorisation.
Les sorties sont valorisées au coût de revient de la ligne pointée. Le traitement d'affectation des coûts de revient recalcule le coût de revient des entrées et le répercute sur les sorties. Ce traitement est à utiliser pour régulariser les entrées forcées ou en cas de différence détectée lors du contrôle facture. Ce traitement est à exécuter régulièrement, mais attention à la sélection des périodes à traiter (cas d'arrêté fiscal – valorisation inventaire).
La valorisation des entrées / sorties est pilotée par le code opération. C'est ce paramétrage qui détermine le prix de revient de l'article :
Entrées
Prix de revient calculé par rapport au prix d'achat saisi

Achat fournisseur (code F)
Le prix d'achat est saisi,
Le prix de revient est calculé à partir du prix d'achat.
Prix de revient de l'article, pas de saisie de prix

Echange sous garantie (code DG).
Le prix de l'article est à zéro,
Le prix de revient est celui de la fiche sous-référence de l'article.






Prix de revient de l'article, un prix est saisi

Avoir client (code D).
Le prix de l'article est à saisir (prix de vente ou d'achat),
Le prix de revient est celui de la fiche sous-référence de l'article.

Prix de revient saisi

Régularisation d'inventaire en entrée (JI).
Le prix d'achat ou de vente est mis à zéro, le prix de revient doit être saisi (le dernier prix de revient de la fiche sous-références de l'article est proposé).
Sorties
Les sorties sont toujours valorisées au coût de revient des entrées sur lesquelles elles pointent. Pour les entrées forcées, c'est le dernier coût de revient connu qui est utilisé.
Pour pallier les problèmes de valorisation que vous pouvez rencontrer, un traitement périodique régularise les coûts de revient : Ce programme est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Affectation des Coûts de revient.
Ce traitement d'affectation des coûts de revient régularise le coût de revient des sorties en répercutant le coût de l'entrée (ou des entrées) dans les ventilations de sortie (et associées…). Les différents coûts de revient de la pièce de sortie sont recalculés : coût de la ligne, du poste et du chapitre.
Attention ! S'il y a un écart entre le prix de la commande fournisseur et le prix facturé, ce traitement remonte la différence au niveau des sorties.

Affectation du coût de revient : exécution par processus

Programme : Commerce & Logistique / Traitements / Affectation des Coûts de revient

Le programme d’affectation des coûts de revient peut être lancé par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans le programme d’affectation des CR, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme d’affectation des CR va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrements de données variables (V10.7)

Valorisation du stock

La méthode de valorisation du stock se définit dans Commerce & Logistique/ Fichiers/ Articles - Onglet "Stock et Décomposition", en lien avec la méthode fixée dans le dossier.
La valorisation du stock peut être différente de la valorisation des entrée/sorties. Cette valorisation est notamment utilisée pour l'inventaire et certaines statistiques.
La méthode de valorisation de l'inventaire est fixée dans le dossier :

Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "Stock"
La méthode est ensuite toujours affinée par article.
Les méthodes proposées

• Dernier CR : la valorisation prend en compte le coût de revient de la dernière entrée de l'article.

• Coût réel : la valorisation prend en compte le coût réel de chaque entrée.

• Coût moyen pondéré (CMP) : le coût moyen pondéré de la fiche sous-référence est utilisé. Il devra d'abord être calculé.

CMP
Le CMP n'est pas calculé directement pendant les saisies de pièce. Le traitement de calcul du coût moyen pondéré est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Calculs des Coûts moyens pondérés.
Le traitement prend en compte les mouvements entre la date du dernier calcul (mémorisée dans la fiche sousréférence de l'article) et la date d'arrêté saisie.
Qté dernier calcul * CMP dernier calcul + Qté entrées * CR
CMP = ----------------------------------------------------------------
Qté dernier calcul + Qté entrées
Le CMP à date est enregistré dans chaque ventilation d'entrée et de sortie, et le CMP à date d'arrêté est mémorisé dans la fiche sous-référence de l'article.
Attention ! Le calcul du CMP tient compte uniquement des mouvements cochés « calcul du coût moyen pondéré » au niveau de la fiche code opération (Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Code opération, onglet « Traitement spécifique »).
Remarque : Le traitement de calcul du CMP génère des lignes dans le livre de bord en cas d'anomalies.

Opérations sur stock

Les opérations sur le stock agissent sur le lieu de stockage (dépôt, emplacement), la nature de stock et la valorisation du stock. Les outils utilisés sont les codes opérations, les natures de stock, les BL et BL associés.
Divalto permet de paramétrer et de gérer par dossier :

1. Un ou plusieurs dépôts (Commerce & logistique : Fichiers / Organisation / Dossier / Onglet STOCK, coche « Gérer plusieurs dépôts »)

2. plusieurs emplacements par dépôts (Commerce & logistique : Fichiers / Organisation / Dossier / Onglet STOCK, coche « Gérer les emplacements »).

Transfert de dépôt direct

Le transfert de dépôt direct génère un BL associé. Il correspond à la sortie d'un dépôt d'origine suivi d'une entrée dans un dépôt de destination. Le traitement utilisé est accessible par Commerce & Logistique / Stock / Flux de stock / Transfert de dépôt.
La saisie du transfert de dépôt impose la saisie de dépôts au niveau de l'en-tête du BL :

• Le dépôt d'origine,

• Le dépôt de destination.

En confirmant le document, un BL associé est créé pour le dépôt de destination. Tout changement sur le bon du dépôt d'origine est impacté sur le bon du dépôt de destination. En précisant le même code dépôt, la modification concernera un changement d'emplacement. Cette information est renseignée dans le détail de ligne.

Ce traitement fonctionne grâce au paramétrage du code opération IO. Il est passé en paramètre du traitement.

Commerce & Logistique / Fichiers / Tables /Tables liées au stock / Code opération
La création d'un code tiers interne vous permet :

• Implicitement, c'est sur ce numéro de tiers interne que les BL internes (régularisations, consignes) seront enregistrés

• D'indiquer les adresses lors des transferts de dépôt à dépôt

Info : le traitement Commerce & Logistique / Interrogations / Stock et disponible permet de localiser la marchandise.

Transfert de dépôt indirect

Fonctionne sur le même principe que le transfert direct :

• Proposition et création d'une commande de transfert interne

• Validation de la commande en bon de livraison pour confirmation de la sortie de stock du dépôt d'origine vers le dépôt de destination

Dans le transfert de dépôt indirect, la phase de commande initialise la demande de stock. Une commande associée est générée pour le dépôt de destination.
La validation en BL entraîne la sortie des articles dans le dépôt d'origine et l'entrée dans le dépôt de destination. Cette étape propose de confirmer les articles réellement transférés avec un contrôle sur la quantité.
Stock avant

Saisie de commande transfert de dépôt


Validation de commande en BL

Bls générés


Avec le Bl associé


Stock

Régularisation manuelle de stock

La régularisation manuelle permet un ajustement du stock par saisie d'un BL interne. La quantité saisie est celle de la variation. On utilise les codes opération II pour les entrées et IJ pour les sorties. En entrée, l'emplacement et le coût de revient doivent être saisis.
Le traitement de régularisation est accessible par : Commerce & Logistique/ Stock / Flux de stock / Régularisation
Exemple :
Stock avant régularisation

Saisie régularisation


Stock après régularisation

Ce traitement de saisie ajuste ponctuellement le stock. Deux codes opérations sont utilisés pour la régularisation :

• II pour la sortie,

• JI pour l'entrée.

La quantité saisie est la quantité à régulariser.
Exemple : Stock informatique : 12
Stock relevé dans le dépôt : 7
 Saisie d'une quantité à régulariser en sortie de 5 (sur le code opération II)
Le code opération par défaut dans l'en-tête du BL interne correspond à la régularisation de sortie. Lorsqu'une ligne est saisie, il est possible de remplacer le code de sortie II par JI pour saisir une régularisation d'entrée. Dans ce cas, le coût de revient devra être précisé.
Les emplacements et les numéros de série doivent être précisés lorsqu'ils sont gérés.
Attention ! Un code opération II (sortie) ne peut être transformé en JI (entrée) en modification de ligne. Dans ce cas, il faut supprimer la ligne et la ressaisir.
Code opération II

Code opération JI

Autres mouvements sur stock : Dépréciation, Destruction, Consommation, Cannibalisme, Reconditionnement, Assemblage, Désassemblage

Ces mouvements sont accessibles par le Menu :
Commerce & logistique / Stocks / Flux de stock / Régularisation ou Consommation ou Destruction
et
Commerce & logistique / Stocks / Autres flux / Dépréciation ou Cannibalisme ou Reconditionnement ou Assemblage / Désassemblage

• Dépréciation (IP) : Saisie de BL interne avec la valeur de dépréciation. La valeur de dépréciation initiale est remplacée. Le coût réel reste inchangé, c'est le coût comptable qui est déprécié.

• Destruction (IT) : Cette opération sert en cas de mise en destruction ou lors de casses (entrepôts, fournisseurs..) par exemple.

• Consommations (IS) : Cette opération sert à la sortie des composants, d'échantillons et autres consommations d'articles.

• Cannibalisme (IC & JC) : Cette opération sert au « désossement » de matériel pour réutiliser des composants. Ces derniers sont remis en stock. (Exemple : récupération d'articles de présentoirs).  Ce flux est réalisable sur les articles gérés en n° de série uniquement.

• Reconditionnement (ID & IE) : Cette opération sert de reconditionnement pour des articles de nature produit 2 (fabriqué). Le produit sort du stock tout comme les composants.  Ce flux est réalisable sur les articles gérés en n° de série uniquement.

• Assemblage (IF & JF) : Cette opération sert à tracer le montage d'un produit en utilisant des composants. Le produit entre dans le stock et les composants en sortent. Aucun lien de nomenclature entre le produit et les composants.

• Désassemblage (IM & JM) : Cette opération est l'inverse de l'assemblage.

Chaque opération peut être imprimée.

Interrogation de stock

On accède à l'interrogation de stock par
Menu : Commerce & Logistique / Interrogations / Stock et disponible.

On  y accède aussi via la fiche article, bouton Stock et bouton Disponible.

Le programme d'interrogation du stock regroupe trois fonctionnalités :

• L'interrogation du stock proprement dite, qui permet de visualiser pour un article, un emplacement ou une famille d'articles, le détail du stock (contrôlé, non contrôlé, réservé, non réservé, entrées forcées) à la date du jour.

• L'interrogation du disponible, qui permet de visualiser pour un article, le disponible à une date d'arrêté donnée et son évolution dans le temps en tenant compte des commandes déjà enregistrées ainsi que des propositions (Préparé et/ou CBN).

• L'impression du disponible, qui permet d'imprimer le listing du disponible des articles du catalogue

Le programme lance un premier écran qui permet de choisir d'une part la fonctionnalité du programme que l'utilisateur veut utiliser :

• Interrogation du stock,

• Interrogation du disponible,

• Impression du disponible.

Et d'autre part de se positionner sur une fiche précise :

Selon la fonctionnalité choisie, les sélections suivantes sont disponibles :

Interrogation du stock :
L'utilisateur choisit la méthode de parcours du stock : par article, par dépôt/ emplacement, par une famille article. Selon ce choix, diverses sélections sont possibles :

• Accès par Article : sélection de l'article de départ. Si l'article est laissé à blanc, le premier article du catalogue sera affiché.

• Accès par dépôt/emplacement : Choix du dépôt et de l'emplacement. Le dépôt est automatiquement positionné au dépôt par défaut de l'utilisateur. Seuls les dépôts gérant les emplacements sont autorisés. Si la gestion des emplacements n'est mise en œuvre pour aucun dépôt, cet accès est inutilisable. Si l'emplacement n'est pas renseigné, le premier emplacement du dépôt sera affiché.

• Accès par une famille article : choix de la famille de départ. Si la famille n'est pas renseignée, la première famille par ordre alphabétique sera affichée.

Interrogation du disponible :

• Sélection de l'article de départ. Si l'article est laissé à blanc, le premier article du catalogue sera affiché.

• Sélection du dépôt. Cette donnée est obligatoire. Elle est positionnée par défaut avec la valeur de l'utilisateur.

Impression du disponible :

• Aucune sélection possible.

A chaque zone de sélection, le zoom approprié est accessible par la touche F8, le double clic ou le bouton zoom de la barre d'outils.

Programme d'interrogation Stock et disponible : choix de l'option « Stock »

Menu : Commerce & Logistique / Interrogations / Stock et disponible, option « Stock »

(ou bouton "Stock" de la fiche article)

L'interrogation du stock permet de visualiser pour un article, un emplacement ou une famille d'articles, le détail du stock (contrôlé, non contrôlé, réservé, non réservé, entrées forcées) à la date du jour. Correspond à une visualisation du stock en temps réel.

Interrogation du stock : Menu et barre d'outils

La barre d'outils et le menu permettent d'accéder aux fonctions suivantes :
Première fiche du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Fiche précédente du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Fiche suivante du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Dernière fiche du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Affiche un écran de sélection dont le fonctionnement est identique à la partie interrogation du stock de l'écran d'accueil du programme.
Donne accès à la fenêtre de filtres avancés pour l'interrogation du stock.
Affiche le détail des ventilations associées à la ligne courante. Ce bouton n'est actif qui si la référence article est présente dans le chemin de la ligne courante.
Affiche le détail des réservations associées à la ligne courante. Ce bouton n'est actif qui si la référence article est présente dans le chemin de la ligne courante.
Affiche la décomposition de l'article. Ce bouton n'est actif que lorsqu'une décomposition est présente.

Donne accès à la gestion des réservations.

Appel du zoom généralisé.
Abandon du programme.
Impression du stock de la fiche courante.
Interrogation du stock : « Fenêtre aller à »
L'utilisateur choisit la méthode de parcours du stock : par article, par dépôt/ emplacement, par une famille article. Selon ce choix, diverses sélections sont possibles :

• Accès par Article : sélection de l'article de départ. Si l'article est laissé à blanc, le premier article du catalogue sera affiché.

• Accès par dépôt/emplacement : Choix du dépôt et de l'emplacement. Le dépôt est automatiquement positionné au dépôt par défaut de l'utilisateur. Seuls les dépôts gérant les emplacements sont autorisés. Si la gestion des emplacements n'est mise en œuvre pour aucun dépôt, cet accès est inutilisable. Si l'emplacement n'est pas renseigné, le premier emplacement du dépôt sera affiché.

• Accès par une famille article : choix de la famille de départ. Si la famille n'est pas renseignée, la première famille par ordre alphabétique sera affichée.

Interrogation du stock : Filtres

Cette fenêtre permet de spécifier :

• le type d'accès au stock : article, dépôt/emplacement, par famille d'articles,

• l'unité des quantités affichées : en unité de référence ou en unité de stock,

• une fourchette sur la référence article,

• une fourchette et un masque sur chaque famille article,

• une fourchette et un masque sur la nature de produit,

• une liste de nature de stock,

• l'établissement, si le dossier gère les établissements,

• une liste de dépôt dans le cas général. Pour l'accès par dépôt/emplacement, seul un unique dépôt doit être spécifié.

Les listes de dépôt et de nature de stock fonctionnent de la manière suivante : on peut définir soit des valeurs uniques soit un intervalle de valeurs. Le séparateur de valeur est le point-virgule (";"). Un intervalle est défini par ses deux bornes séparées par un tiret ("-"). La définition d'une valeur simple peut comporter des jokers ("*") qui alors remplacent n'importe quel symbole alphanumérique.
Exemple : La liste ab;b*;d-zz pour des mots de deux lettres permet de sélectionner le mot ab, tous les mots commençant par b ainsi que les tous les mots commençant par une lettre supérieure à "c".
L'arbre des stocks (Fenêtre d'accueil de « Stock et disponible)

L'en-tête de l'arbre contient les informations principales de la fiche courante :

• Pour un accès par article, il contient la référence article et sa désignation,

• Pour un accès par dépôt/emplacement, il contient la codification du dépôt et de l'emplacement ainsi que les désignations associées,

• Pour un accès par famille, il contient la codification de la famille et la désignation associée

Les colonnes de l'arbre sont les suivantes :

• Arborescence : contient la structure de l'arbre et les codifications associées à chaque niveau.

• Désignation : contient la désignation associée au niveau courant.

• Unité : contient l'unité dans laquelle les quantités de la ligne sont valorisées.

• Alerte : contient le stock d'alerte associé à la ligne courante.

• Total : contient le stock total associé à la ligne courante.

• Contrôlé : contient le stock contrôlé parmi le stock total.

• Non contrôlé : contient le stock non contrôlé parmi le stock total.

• Réservé : contient le stock réservé parmi le stock total.

• Non réservé : contient le stock non réservé parmi le stock total.

• Entrées forcées : contient les entrées forcées associées à la ligne courante.

• Théorique : contient le stock total dont on a déduit les entrées forcées.

Un clic droit sur la colonne arborescence d'une ligne affiche un menu popup qui permet de modifier le chemin d'expansion du niveau. Tous les choix sont à la disposition de l'utilisateur hors ceux déjà présents dans les pères de la ligne courante. Le dernier choix du menu correspond au choix par défaut.

Détail des ventilations
Cette fenêtre contient l'ensemble des ventilations associées à la ligne courante. Son affichage est obtenu par l'intermédiaire du bouton ventilation de la barre d'outils, de l'entrée ventilations du menu affichage ou du raccourci clavier F6.

La fenêtre est composée :

• D'une barre d'outils qui permet d'afficher le détail de la pièce associée à la ventilation courante ou le mode fiche d'une ventilation.

• D'un en-tête qui récapitule les informations relatives à l'article et le chemin de l'arbre associé à la ligne courante.

• D'un tableau similaire à celui du zoom des ventilations qui reprend toutes les ventilations associées à la ligne courante de l'arbre du stock. Les entrées forcées sont matérialisées par des lignes de couleur différente de celle d'une ligne classique.

L'icône indique que les ventilations font l'objet d'une réservation. Dans la colonne , une icône précise que la ventilation est encore en contrôle qualité.

Info: le bouton "Constat" est accessible directement en visualisation de ventilation s'il y a des quantités en litige:

Détail des réservations

Cette fenêtre contient l'ensemble des réservations associées à la ligne courante. Son affichage est obtenu par l'intermédiaire du bouton "réservation" de la barre d'outils, de l'entrée réservation du menu affichage ou du raccourci clavier F5.

La fenêtre est composée :

• D'une barre d'outils qui permet d'afficher le détail de la pièce associée à la réservation courante, le mode fiche d'une réservation.

• D'un en-tête qui récapitule les informations relatives à l'article et le chemin de l'arbre associé à la ligne courante.

• D'un tableau similaire à celui du zoom des réservations qui reprend toutes les réservations associées à la ligne courante de l'arbre du stock.

Impression de l'état de stock
L'impression du stock permet d'imprimer l'arbre des stocks avec l'arborescence choisie par l'utilisateur. Une fenêtre permet de choisir le nombre de niveaux d'arborescence à imprimer.

Programme d'interrogation stock et disponible : choix de l'option « interrogation du disponible »

Menu : Commerce & Logistique / Interrogations / Stock et disponible, option « Disponible »

(ou bouton "Disponible" de la fiche article)

L'interrogation du Disponible permet de visualiser pour un article, le disponible à une date d'arrêté donnée et son évolution dans le temps en tenant compte des commandes déjà enregistrées (achats et ventes) ainsi que des propositions (préparé et / ou CBN). Se rapproche de la notion "ATP" (available to promise) ou disponible à la vente.

Interrogation du disponible : Menu et barre d'outils
La barre d'outils et le menu permettent d'accéder aux fonctions suivantes :
Première fiche du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Fiche précédente du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Fiche suivante du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Dernière fiche du fichier selon l'accès au stock choisi par l'utilisateur.
Affiche un écran de sélection dont le fonctionnement est identique à la partie interrogation du stock de l'écran d'accueil du programme.
Donne accès à la fenêtre de filtres avancés pour l'interrogation du stock.
Affiche le graphique du disponible de l'article.
Affiche le détail des commandes associées à la ligne courante.
Groupe de boutons qui permet de déterminer les propositions prises en compte : le préparé, le CBN ou le préparé et le CBN.
Appel du zoom généralisé.
Abandon du programme.
Impression du stock de la fiche courante.
Interrogation du disponible : Filtres

Cette fenêtre permet de spécifier :

• la nature de stock.

• l'établissement.

• le dépôt (obligatoire).

• la période d'affichage du disponible: l'interprétation et l'usage de la consultation du "Disponible" dépendent entièrement de ce paramétrage

• la date d'arrêté du disponible.

Tableau du disponible
L'en-tête du tableau contient les informations :

• La référence de l'article et sa description,

• Le dépôt sur lequel on interroge le disponible,

• Les informations sur le stock de l'article.

Le tableau du disponible contient les colonnes suivantes :

• Période : identification de la période de la ligne. Selon la périodicité du disponible cette colonne contient un jour, un numéro de semaine ou numéro de mois.

• Entrées : les quantités en commandes fournisseur devant être livrées durant la période.

• Sorties : les quantités en commandes client devant être livrées durant la période.

• Disponible : le disponible de l'article à la fin de la période.

• Stock net : le stock net (disponible – réservations) à la fin de la période.

• Entrées : les quantités des propositions en commandes fournisseur devant être livrées durant la période.

• Sorties : les quantités des propositions en commandes client devant être livrées durant la période.

• Disponible : le disponible de la période en tenant compte de propositions.

• Stock net : le stock net (disponible – réservations) à la fin de la période en tenant compte de propositions.

• Début période : date de début de la période.

• Fin période : date de fin de la période.

Lorsque le disponible est inférieur au stock d'alerte de l'article, le disponible est affiché en rouge dans le tableau.
Graphique du disponible
Le bouton graphique permet de visualiser graphiquement l'évolution du disponible de l'article sur un mois. Il permet de plus de saisir des commandes fictives et ainsi de mesurer leur impact sur le disponible de l'article.
Le graphique représente le stock d'alerte de l'article et l'évolution du disponible en se basant sur le contenu du tableau du disponible et sur le tableau des commandes fictives.
Détail des commandes (à partir de l'interrogation du disponible)
Le bouton détail des commandes permet de visualiser les commandes associées à la période de la ligne courante. Le tableau des commandes affiche les informations résumées des commandes de la période et leur état : actif, préparé ou CBN. Dans le cas de commandes actives, le bouton permet de visualiser la pièce associée.

Programme d'interrogation stock et disponible : choix de l'option « Impression du disponible »

Menu : Commerce & Logistique / Interrogations / Stock et disponible, option « Impression du disponible »
Le programme d'impression du disponible permet de faire un état du disponible du catalogue article à une date donnée. Il se présente sous la forme d'une fenêtre qui permet de préciser des filtres avant de lancer l'impression.

La fenêtre de filtres permet de spécifier :

• Si on veut imprimer uniquement les articles manquant ou tout le catalogue,

• La date d'arrêté du disponible,

• Le type de propositions qui sera imprimé,

• Une fourchette sur les références,

• Une fourchette et un masque sur les sous références,

• Une fourchette et un masque sur chaque famille article,

• Une fourchette et un masque sur la nature de produit,

• Un établissement,

• Un dépôt,

• Une nature de stock.

Plus d'informations sur l'interrogation de stock : Critères de sélection et d'affichage étendus dans l'interrogation de stock (V10.5)

 Traitements périodiques garantissant l'exactitude du stock

Il est important de lancer régulièrement les traitements suivants dans l'ordre indiqué, afin de garantir l'exactitude des valeurs de stocks :

1. 1. Régularisation des entrées forcées

   2. Affectation des coûts de revient

   3. Calcul du coût moyen pondéré

Régularisation des entrées forcées

Une sortie sans stock disponible génère automatiquement une « entrée forcée » dans DIVALTO. Le code opération de l'entrée forcée est paramétré dans la fiche dossier (par défaut, le code opération est 999).
L'« entrée forcée » est valorisée au dernier coût de revient de l'article.
Cette « entrée forcée » est considérée comme une anomalie de stock, et doit impérativement être régularisée.
DIVALTO régularise, de manière transparente pour l'utilisateur, les entrées forcées si la date d'entrée est inférieure ou égale à la date de l'entrée forcée. Par contre, le coût de revient de la sortie qui a généré l'entrée forcée n'est pas réajusté. Pour cela, il faudra lancer le traitement « Affectation des coûts de revient »
Impression des entrées forcée
Menu : Commerce & logistique / Traitements / Impression des entrées forcées
L'impression indique tous les articles ayant un stock négatif. Chaque article est détaillé par ventilation et fournit un lien vers la pièce d'origine (facture, BL).


Régularisation des entrées forcées
Menu : Commerce & logistique / Traitements / Régularisation des entrées forcées
Ce traitement permet de forcer la régularisation sans tenir compte de la chronologie des disponibilités par rapport aux irrégularités. La méthode de déstockage de l'article est respectée.

Affectation des coûts de revient

Menu : Commerce & logistique / Traitements / Affectation des coûts de revient

Les sorties sont toujours valorisées au coût de revient des entrées sur lesquelles elles pointent. Pour les entrées forcées, c'est le dernier coût de revient connu qui est utilisé.
Pour pallier les problèmes de valorisation que vous pouvez rencontrer, un traitement périodique régularise les coûts de revient : « Affectation des coûts de revient ».
Le traitement d'affectation des coûts de revient régularise le coût de revient des sorties en répercutant le coût de l'entrée (ou des entrées) dans les ventilations de sortie (et associées…). Les différents coûts de revient de la pièce de sortie sont recalculés : coût de la ligne, du poste et du chapitre.
S'il y a un écart entre le prix de la commande fournisseur et le prix facturé, ce traitement remonte la différence au niveau des sorties.
Attention ! Au lancement de ce traitement l'utilisateur doit être vigilant et éviter de sélectionner une fourchette de périodes trop anciennes.
En effet, le risque existe de balayer des périodes dites « clôturées » dans l'organisation de l'entreprise, ce qui peut provoquer un recalcul d'éléments ayant servi à faire des déclarations fiscales.
De ce fait, il peut y avoir des différences entre les montants déclarés à l'administration fiscale et ceux du système d'information (valeur du stock d'un article à une date donnée).
Par défaut le programme traite toute la base (sélection de "blanc" à 31/12/9999).
L'analyse doit porter sur la période exacte, en tenant compte des arrêtés définis par l'organisation pour ne pas remonter sur des périodes dites "clôturées".

Calcul du coût moyen pondéré

Menu : Commerce & logistique / Traitements / Calcul des Coûts moyens pondérés

Le CMP n'est pas calculé directement pendant les saisies de pièce.
Le CMP est enregistré dans chaque ventilation d'entrée et de sortie.
Le CMP et la date d'arrêté sont mémorisés dans la fiche sous-référence de l'article.
Seuls les articles valorisés au coût moyen pondéré sont concernés par le traitement.
Remarque : Le calcul du CMP ne tient pas forcément compte de tous les mouvements. Le paramètre « Calcul du coût moyen pondéré » de la table des codes opérations permet d'exclure les mouvements qui ne doivent pas modifier le CMP.
Date d'arrêté pour calcul CMP
Le traitement prend en compte les mouvements entre la date du dernier calcul (mémorisée dans la fiche sous-référence de l'article) et la date d'arrêté saisie.

Exécuter le programme de calcul des CMP par processus (V10.7)

Le programme de calcul des CMP (Commerce & logistique / Traitements / Calcul des Coûts moyens pondérés) peut être lancé par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans le programme de calcul des CMP (Commerce & logistique / Traitements / Calcul des Coûts moyens pondérés), l'utilisateur paramètre ses critères de sélection (Calcul arrêté au, référence), puis il clique sur l'icône , correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône , puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme de calcul des CMP va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrements de données variables (V10.7)

L'inventaire

Le coût de revient est calculé pour chaque entrée en stock, via un achat fournisseur, à partir du prix d'achat majoré d'un coefficient et d'un montant forfaitaire.
Ceux-ci sont déterminés pour chaque article, afin de tenir compte des frais d'approvisionnement et de stockage.
Comme le système d'informations conserve le détail des entrées en stock, il connaît le coût de revient réel du stock.
Par ailleurs l'utilisateur peut faire une dépréciation de stock en introduisant un pourcentage de dépréciation.
D'autres modes de calcul du coût de revient sont paramétrés au niveau des codes opérations.
La valorisation de l'inventaire peut se faire avec :

• Le coût de revient réel (coût brut, provision pour dépréciation et coût net)

• Le coût moyen pondéré (CMP)

• Le dernier coût de revient.

Dans la fiche Dépôt, accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock/ Dépôt, l'onglet « Inventaire » permet de positionner les préférences d'inventaire, notamment un critère de tri pour les listes d'inventaire.
DIVALTO propose un processus d'inventaire pour simplifier ce traitement qui consiste en l'exécution des traitements suivants, dans l'ordre indiqué :

• Régularisation des entrées forcées

• Affectation des coûts de revient

• Calcul des CMP

• Préparation de l'inventaire

• Impression de la liste de comptage

• Comptage

• Saisie des quantités comptées

• Génération des écarts

• Edition de l'inventaire valorisé

Préparation de l'inventaire

En préparation d'inventaire, on procède à l'édition de 2 listes récapitulatives :

• La liste de comptage des articles en stock

• La liste de comptage de tous les articles

Liste de comptage des articles en stock.
On accède à ce traitement par :
Menu : Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Préparation inventaire.
Ce traitement permet d'imprimer un état pour préparer le comptage de l'inventaire. Il prend en compte uniquement les articles en stock.
Il est possible d'avoir 3 présentations différentes :

• Détail : toutes les « ventilations de stock » sont imprimées, ce qui permet notamment d'obtenir le détail par numéro de série et de lot ; si le dépôt gère des emplacements, l'emplacement est également imprimé.

• Cumul sous-référence : la quantité en stock est cumulée par sous-référence.

• Cumul article : la quantité est cumulée par référence article.

Liste de comptage de tous les articles:
On accède à ce traitement par :
Menu : Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Préparation inventaire tout article.
Ce traitement permet d'imprimer un état pour préparer le comptage de l'inventaire. Il prend en compte tous les articles, même ceux qui ne sont pas en stock.
Il est possible d'avoir deux présentations différentes :

• Détail : toutes les « ventilations de stock » sont imprimées, ce qui permet notamment d'obtenir le détail par numéro de série et de lot ; si le dépôt gère des emplacements, l'emplacement est également imprimé.

• Sans détail : la quantité est cumulée par référence article.

L'option d'impression des entrées forcées met en évidence les anomalies. Il est fortement recommandé de régulariser les entrées forcées avant de préparer un inventaire.

Saisie de l'inventaire

La saisie de l'inventaire est accessible par Commerce & Logistique / Stocks / Flux de stock / Ajustement d'inventaire.
Ce programme permet de saisir massivement l'inventaire, en saisissant les quantités comptées :

• Les régularisations se font ligne à ligne (validation directe) par génération d'un BL interne. Un système de saisie automatique d'un article à l'article suivant est possible (menu Options, voir ci-dessous).

• Les codes opérations utilisés sont indiqués dans l'en-tête. A la validation de la ligne, l'un ou l'autre est utilisé selon la quantité comptée saisie. On utilise le code opération II pour les régularisations en sortie et JI pour les régularisations en entrée.

Le menu Options

• Choix « Rester en création de ligne »

Cocher cette option pour enchaîner les créations de lignes de saisie.

• Choix « Proposer la référence suivante »

L'article proposé est automatiquement celui qui suit l'article de la dernière ligne. Le critère de tri est la référence article.
La saisie d'une ligne est très rapide lorsque le dépôt ne gère pas d'emplacement et que l'article est géré en stock en quantité.
La quantité comptée est saisie, le programme calcule la quantité à régulariser en fonction du stock théorique.
Divalto offre également la possibilité de modifier le coût de revient de la régularisation ; le dernier coût de revient de l'article est proposé par défaut.
Avec une gestion d'emplacement ou une saisie par numéro de série/lot, une fenêtre de détail s'ouvre automatiquement.
Dans cette fenêtre, est proposé la quantité inventoriée est initialisée avec la valeur du stock théorique.
Le bouton « + » permet de rajouter une ligne s'il existe du stock pour cet article dans d'autres emplacements,
Le bouton « Modifier le coût de revient » permet de modifier le coût de revient de la régularisation en entrée. Le dernier coût de revient de l'article est proposé par défaut.
Pour saisir manuellement l'inventaire lors du démarrage d'un site, le code opération particulier "JJ" (reprise d'inventaire) peut être utilisé. En effet, Il décrit la manière de saisir le coût de revient pour la valorisation du stock.
Attention ! Le code opération JJ ne doit être utilisé que pour le démarrage d'un dossier lors de l'initialisation du stock. Il est conseillé d'utiliser l'intégration Excel de pièce pour récupérer le stock initial.

L'inventaire avancé

L'inventaire avancé dans Divalto se distingue de l'inventaire (simple) principalement par la possibilité de planifier, de différer la validation de l'inventaire, à une date arrêtée. Il est particulièrement adapté à la mise en place d'inventaires tournants.
Les traitements de l'inventaire avancé se trouvent dans :
Menu : Commerce & logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée

Les objectifs de l’inventaire avancé dans Divalto infinity 

• Planifier les inventaires selon les dépôts et la nature des articles.

• Permettre la gestion des inventaires tournants selon une périodicité (semaine, décade, mensuel, …).

• Permettre la saisie rapide d’inventaire à partir des fiches de comptage.

• Mesurer les écarts d’inventaires en quantité et en valeur.

• Intégrer une fonction de clôture différée de l’inventaire (qui génère les mouvements de différences d’inventaire).

Du paramétrage, à plusieurs niveaux, est à mettre en œuvre dans Divalto :

• Fiche dossier : onglet « STOCK »,

• Fiche dépôt : onglet « INVENTAIRE »,

• Fiche article : onglet « Info stock » (paramétrage facultatif).

Le choix « Implicite » sur les paramètres permet de se baser sur la valeur définie par défaut au niveau supérieur (dépôt, dossier).

Utiliser la fonction « Inventaire avancé » et le module « Bon de Préparation » 

Lorsque vous souhaitez utiliser la fonction de préparation et le module Inventaire avancé, il est important de mettre en œuvre des procédures d’organisation.

La fonction Inventaire avancé permet notamment de planifier des inventaires tournants, généralement réalisés pendant les périodes d’exploitation et non pas de fermeture comme l’inventaire annuel.

La marchandise que prélèvent les préparateurs n’est déduite des stocks que lors de la phase de validation du BP en BL.

Tant que cette phase n’a pas été exécutée, elle est considérée dans le système d’information comme toujours présente dans son lieu de stockage.

Si au même moment des personnes effectuent des comptages sur les mêmes lieux de stock, la marchandise prélevée n’étant plus présente physiquement, cela génèrera à la validation de l’inventaire des différences d’inventaires qui n’en sont pas !

Pour cela il est important de mettre en œuvre des gardes fous. Par exemple en respectant une organisation établie en deux points principaux :

1) S’assurer que les BP en cours soient validés en BL avant le démarrage d’une phase d’inventaire (malheureusement pas toujours possible).

2) Bloquer l’accès aux rangées, lieux, emplacements qui sont à inventorier pour empêcher le prélèvement par les préparateurs en parallèle du comptage

 Paramétrage de la fiche dossier pour l'inventaire avancé 

On accède à la fiche dossier par l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet « STOCK ».

Les différents paramètres exploités par l’inventaire avancée sont présents dans le groupe « Gestion avancée de l’inventaire ».

Périodicité

• A la demande 1 jour

• Semaine 7 jours

• Décade 10 jours

• Bimensuel 15 jours

• Mensuel 30 jours

• Bimestriel 60 jours

• Trimestriel 90 jours

• Quadrimestriel 120 jours

• Semestriel 180 jours

• Annuel 360 jours

Inventaire trié par

Ce  paramètre permet de définir le tri par défaut lors de la génération d’un inventaire :

• Dépôt – Emplacement – Nature de stock – Référence,

• Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock,

• Famille statistique – Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock,

• Nature de produit – Référence – Dépôt – Emplacement - Nature de stock,

• Dépôt – Critère - Nature de stock – Référence,

• Fournisseur – Référence – Dépôt - Emplacement - Nature de stock.

L’ordre de tri de la famille statistique est fixé par le paramètre « Ordre de tri des familles statistiques ».

Le critère est une donnée libre qui sera renseignée dans la fiche article, info stock.

Le fournisseur habituel est en priorité recherché dans la fiche « Réappro » de l’article s’il est renseigné ou alors dans la fiche article.

Ordre de tri des familles statistiques

Ce  paramètre permet de définir l’ordre de tri des familles statistiques lorsque l’inventaire est trié par Famille statistique – Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock.

Imprimer un code-barres par page d’inventaire

Les pages d’inventaire peuvent éventuellement présenter un code-barres codifiant le numéro d’inventaire et la page courante, permettant au programme de saisie de retrouver la page rapidement à l’aide d’une douchette.

Imprimer les quantités théoriques

Les quantités en stock théoriques peuvent être imprimées sur les fiches de comptage.

Imprimer les pages supplémentaires pour no série/lot 

Chaque article géré par numéro de série/lot présent sur une page de détail d’inventaire donnera lieu à l’impression d’autant de pages « blanches ».

Nombre de pages par article

Nombre de pages « blanches » supplémentaires pour une saisie libre.

Interdire la validation si des entrées forcées existent

En cochant cette case, la validation de pages d’inventaire comportant des articles avec des entrées forcées est impossible.

 Paramétrage de la fiche dépôt pour l'inventaire avancé

On accède au zoom des dépôts via l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Dépôt – onglet « INVENTAIRE ».

Périodicité

Ce paramètre permet de définir la périodicité par défaut d’un inventaire. La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre de la fiche dossier.

Ce paramètre peut être affiné optionnellement article par article – Fiche « info stock ».

Inventaire trié par

Ce paramètre est présent dans la fiche dépôt à titre indicatif.

Le paramètre « Inventaire trié par » de la fiche dossier sera proposé par le traitement de génération d’un inventaire.

Options d’impression

Imprimer un code-barres par page d’inventaire

Ce paramètre permet d’imprimer un code-barres sur les fiches de comptage. Le code-barres permettra en saisie d’inventaire d’accéder directement à la page de l’inventaire.

La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre dans la fiche dossier.

Imprimer les quantités théoriques

Ce paramètre permet d’imprimer la quantité théorique sur les fiches de comptage. La quantité théorique est imprimée dans la colonne quantité relevée.

Imprimer des pages supplémentaires pour no série/lot

Ce paramètre permet d’imprimer des pages « blanches » supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.

Nombre de pages par article

Ce paramètre indique le nombre des pages « blanches » supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.

Tiers associé

Vous renseignez le code du tiers interne associé au dépôt. Ce dernier sera utilisé lors de la validation de l’inventaire. En effet les BLs internes seront générés sur ce tiers. Si ce dernier n’est pas renseigné, c’est le tiers interne de la fiche dossier qui sera pris en compte (Fiche dossier, onglet « OPTION »).

Paramétrage de la fiche article pour l'inventaire avancé 

Le paramétrage des options d’inventaire peut être affiné par article via l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Bouton [Info stock].

Cette sous-fiche n’est pas obligatoire pour la gestion avancée de l’inventaire. Si elle n’est pas définie, ce sont les paramètres du dépôt qui seront pris en compte.

Lors de la création de cette sous-fiche, la nature de stock est facultative.

Date d’inventaire

Elle est mémorisée par la validation d’inventaire ; d’autre part, elle est exploitée par le traitement de génération pour savoir si l’article fait partie ou non de la périodicité demandée.

Critère d’inventaire

Il est utilisé comme critère de sélection et/ou de tri lors de la génération, et comme critère de sélection lors de la validation d’inventaire et de l’analyse des écarts.

Ce champ est en saisie libre et peut comporter jusqu’à 12 caractères.

Famille d’inventaire

Elle est utilisée comme critère de sélection lors de l’extraction, de la validation, et de l’analyse des écarts. Ce champ fait référence à la table « Famille d’inventaire ».

Ce paramètre est exploité dans les traitements de :

• génération d’inventaire,

• analyse des écarts d’inventaire,

• validation d’inventaire.

Il peut également être utilisé en tant que critère de filtre.

Périodicité

Ce paramètre permet de définir la périodicité par défaut d’un inventaire. La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre de la fiche dépôt.

Préparation de l'inventaire avancé: Génération directe de l'inventaire avancé 

C’est la première étape pour pouvoir saisir l’inventaire. On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Génération d’un inventaire.

Ce traitement permet de générer un inventaire pour une date d’arrêté donnée. Cette dernière correspond à la date effective de comptage physique.

Attention :

• L’inventaire n’est pas horodaté. Il faut donc s’assurer que les mouvements antérieurs ou égaux à la date d’arrêté soient saisis, avant l’impression des écarts d’inventaire et surtout avant la validation de l’inventaire.

• De la même manière, si l’inventaire n’est pas validé dans Divalto et si des mouvements ont été effectués le jour de l’inventaire après l’inventaire physique, ces mouvements doivent être saisis avec une date postérieure à la date d’inventaire (date d’arrêté).

Remarques :

• Si le couple article/dépôt est déjà présent sur un autre inventaire non validé, l’article ne sera pas pris en compte.

• Ce traitement ne tient compte que des natures de stocks qui font partie de l’inventaire physique.

• Il est conseillé avant un inventaire de régulariser les entrées forcées.

• Si le dossier gère des établissements et que les dépôts sont communs, l’inventaire est généré sur l’établissement implicite lors de la génération d’inventaire.

• Si les dépôts sont gérés par établissement, Divalto conserve l’établissement du dépôt dans chaque ligne. La validation d’inventaire génèrera une pièce interne par établissement.

Il génère les lignes de détails d’inventaire ainsi que leurs éventuelles ventilations (no série/lot, date de péremption) à partir des bases articles et stock, et des critères de sélection.

Date d'arrêté

La date d’arrêté correspond à la date de comptage physique. Elle sert de référence pour calculer le stock théorique (stock informatique). Les écarts d’inventaire seront calculés en fonction du stock théorique.

Rappel : L’inventaire n’est pas horodaté. Il faut donc s’assurer que les mouvements antérieurs ou égaux à la date d’arrêté soient saisis dans Divalto, avant l’impression des écarts d’inventaire et surtout avant la validation de

Sur les articles en stock théorique à date d’arrêté

Permet de sélectionner uniquement les articles ayant un stock théorique différent de zéro à la date d’arrêté. Ce stock théorique ne prend en compte que les fourchettes de dépôts, des emplacements et des natures de stocks, précisées avant de lancer le traitement.

Le stock théorique est calculé de la manière suivante :

Stock physique actuel

 – entrées postérieures à la date d’arrêté

+ Sorties postérieures à la date d’arrêté

– entrées forcées postérieures ou égales à la date d’arrêté.

Ce stock théorique est mémorisé dans l’inventaire au moment de la génération à titre informatif. Il peut être amené à évoluer après la génération; c’est pour cela que le stock théorique est toujours « recalculé » dans les traitements d’impression des écarts d’inventaire et de validation d’inventaire.

Sur le paramétrage des articles

Cette fonctionnalité permet de filtrer les articles en fonction des critères positionnées sur les fiches « Info dépôt » des articles.

Uniquement les articles valides

Cette option permet de sélectionner uniquement les articles ayant une date de fin de validité inférieure à la date d’arrêté.

Uniquement les articles devant être inventoriés selon la périodicité d’inventaire

Cette option permet de sélectionner les articles devant être inventoriés par rapport à la périodicité :

• A la demande 1 jour

• Semaine 7 jours

• Décade 10 jours

• Bimensuel 15 jours

• Mensuel 30 jours

• Bimestriel 60 jours

• Trimestriel 90 jours

• Quadrimestriel 120 jours

• Semestriel 180 jours

• Annuel 360 jours

La date du dernier inventaire est mémorisée dans la fiche Infos Stock si elle existe, et dans la fiche article.

En fonction de la périodicité d’inventaire de l’article, Divalto rajoute le nombre de jours à la date du dernier inventaire et compare le résultat par rapport à la date d’arrêté. Si le résultat est supérieur à la date d’arrêté, l’article est ignoré.

Uniquement les articles non inventoriés depuis le

Cette option permet de sélectionner les articles n’ayant pas été inventoriés depuis une certaine date. La date proposée par défaut est la date du jour de l’année précédente. Elle peut être modifiée si cette option a été cochée.

Uniquement les articles déjà inventoriés

Cette option permet de sélectionner les articles ayant été inventoriés, donc possédant une date « Inventorié le » mise à jour.

Nombre d’articles maximum

Permet de limiter le nombre d’articles à inventorier. Il correspond à une capacité de comptage, notamment intéressante pour des inventaires tournants.

Valeur moyenne de stock

Permet d’ignorer les articles dont le « stock moyen en valeur » n’est pas compris entre ces deux bornes.

Inventaire trié par

Le critère de tri détermine l’ordre d’impression sur les fiches de comptage. La valeur de tri proposé par défaut correspond à celle paramétrée au niveau du dossier.

Préparation de l'inventaire avancé : impression des fiches de comptage d'inventaire

C’est la deuxième étape, il faut attribuer des numéros de pages aux fiches de comptage pour pouvoir saisir l’inventaire.

Ce traitement permet :

• D’attribuer les numéros de page et d'éditer les fiches de comptage d’un inventaire préalablement généré.

• D’imprimer des fiches supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.

La phase d’attribution des numéros de pages et la phase d’édition peuvent être lancées de manière simultanée ou séparée.

On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression d’inventaire.

Numéro d'inventaire

Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.

Attribuer des numéros des numéros de page

Cette case à cocher précise à l’utilisateur si l’attribution a déjà été réalisée pour cet inventaire. En standard, le nombre de lignes articles maximum d’une page est paramétré à 8. Chaque fiche de comptage est ainsi numérotées. Les numéros de pages seront utilisés au moment de la saisie de l’inventaire.

Imprimer les fiches d’inventaire

Cette option permet de demander l’impression des fiches de comptages. Sur option de la fiche dossier, chaque fiche peut être identifiée par un code barre. De même, sur option de la fiche dossier, la quantité théorique est imprimée sur les fiches de comptages.

Imprimer les fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot

Cette option permet de demander l’impression des fiches supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.

Pages de à

Une fourchette de numéro de pages peut être demandée une fois que les numéros de pages ont été attribués :

• Soit en réédition (cas le plus classique)

• Soit en « première édition », si le traitement a été lancé une première fois sans demander l’impression des fiches d’inventaire.

Responsable

Si un responsable est précisé, l’impression est filtrée par rapport à ce dernier. Il est possible d’affecter des lignes d’inventaire à un responsable lors de la saisie d’inventaire.

Le responsable fait référence à la table des collaborateurs.

Intégrer des ruptures dans l’impression d’inventaire (V10.8)

Il est possible d’intégrer des ruptures dans les listes de comptage, si, dans l’onglet Inventaire du dossier Commerce et logistique, l’option Inventaire trié par est positionnée à Dépôt - Emplacement - Natre de stock - Référence.

Dans le cadre de l’utilisation du module WMS

Le rupture se fait selon l’option positionnée dans le champ Cartographie dépôt:

Si ce choix est par exemple Zone, comme positionné dans l'écran précédent, tous les articles de la même zone seront regroupés sur l’impression:

Hors utilisation du module WMS

Dans le champ Nombre de caractères de rupture, on indique le nombre de caractères du code emplacement, correspondant au critère de rupture.

Si ce choix est par exemple 2 comme positionné dans l'écran précédent, les articles dont les 2 premiers caractères du code emplacement sont identiques seront regroupés sur l’impression.

Préparation de l'inventaire avancé : impression de pages complémentaires

Pour les articles qui ne figurent pas sur les fiches d’inventaire, ce traitement imprime des pages « blanches », avec la possibilité d’éditer le nom du responsable et des colonnes pour les numéros de série/lot.

On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression pages complémentaires.

Numéro d'inventaire

Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.

Nombre de pages

Vous précisez, ici, le nombre de pages complémentaires à imprimer et le nombre est limité à 999999.

Responsable

Ce champ fait référence à la table des collaborateurs. Ce dernier est imprimé sur l’en-tête des pages.

Avec colonnes pour numéro de série/lot

Cette option permet d’imprimer deux colonnes supplémentaires permettant de noter les numéros de série/lot et les dates de péremption, sur les pages complémentaires.

Autoriser plusieurs inventaires sur un même article (et un même dépôt) (V10.9)

Le principe est de pouvoir lancer plusieurs inventaires sur un même article dans un même dépôt.

Exemple : Dépôt 1 

Inventaire 1 : Allée A (dans laquelle je trouve l'article AZERTY)

Inventaire 1 : Allée B (dans laquelle je trouve aussi l'article AZERTY)

Ceci afin de faire sauter la contrainte, dans le paramétrage par défaut, bloquante dans certaines organisations.

Menu: Commerce & Logistique/ Stocks/ Inventaires Gestion Avancée

1)Génération d’inventaire: option à cocher

Lorsque l’option est active, la requête de sélection des ventilations de stock est modifiée:

• sans l’option: pas de correspondance ligne d’inventaire active pour la référence, sous-références, dépôt

• avec l’option: pas de correspondance ligne d’inventaire active pour la référence, sous-références, dépôt et emplacement

2) Saisie d’inventaire - Saisie de page supplémentaire

Fonctionnement existant:

Nouveau contrôle:

La saisie d'inventaire avancé

C’est la troisième étape et ce traitement permet à partir d’un numéro d’inventaire et d’une page donnée, de se positionner en saisie sur un tableau dont les lignes d’articles correspondent exactement à la page imprimée de la liste de comptage.

Si un code barre a été imprimé sur les fiches d’inventaire, ce dernier peut être utilisé pour se positionner sur la page en question directement à partir d’une douchette (dans la gestion du menu, « F4 » sur le menu, zone « Paramètres : B » permet d’arriver tout de suite sur la zone code barre).

On accède au programme par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Saisie d’inventaire.

Vous saisissez :

• La quantité comptée en unité de stock,

• Le responsable du comptage (facultatif) qui fait référence à la table des collaborateurs,

• La date de comptage ; la date du jour est proposée par défaut.

Saisie Entête

Numéro d'inventaire

Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.

Numéro de page

Ce numéro de page permet de se positionner sur la page de l’inventaire.

Responsable

Ce champ fait référence à la table des collaborateurs. Il sera proposé par défaut sur les lignes de la page. Ce champ est facultatif.

Compté le

La date de comptage est saisie à titre indicatif et sera répercutée sur chaque ligne détail mise à jour. C’est la date d’arrêté de l’inventaire qui est prise en compte lors de la validation de l’inventaire.

Code barre

Ce code barre permet d’identifier le numéro d’inventaire ainsi que la page d’inventaire. Pour cela, il faut utiliser une douchette et « flasher » sur le code barre de la page.

Saisie Ligne

Au niveau du tableau, les informations suivantes sont demandées :

• Quantité en Unité de stock,

• Responsable : la valeur de l’en-tête est proposée,

• Date de comptage : la valeur de l’en-tête est proposée.

Si l’article est géré par numéro de série, par numéro de lot ou en FEFO, une nouvelle fenêtre de saisie s’ouvre.

Dans cette fenêtre pourront être saisis pour chaque ventilation :

• Un numéro de série/lot,

• Une quantité dans le cas d’une gestion par lot,

• Une date de péremption si l’article est géré en FEFO.

Le bouton « Ventilation » ou la touche de fonction « F6 » appelle également la fenêtre des N° de séries-lots.

A partir de la 10.9, lors de l’ouverture de la fenêtre de saisie des numéros de série/lot, la liste des numéros de série déjà existant apparait. De plus, un contrôle a été mis en place afin de vérifier qu’il n’y a pas de doublon.

L’utilisateur est obligé de passer sur toutes les lignes de la page, même si la quantité comptée est égale à zéro, sinon ces lignes ne sont pas considérées comme étant saisies.

Les lignes ainsi mises à jour passent dans un état « Saisi ». Cet état est très important, car seules les lignes dans cet état sont susceptibles d’être traitées par la validation de l’inventaire.

Bouton « Page complémentaire »

Une page supplémentaire associée à la page courante propose la saisie des articles non présents sur les fiches de comptage. Ce tableau est appelé par le bouton « Page complémentaire ».

Les lignes détails rajoutées sur la page supplémentaire portent le même numéro de page et le rang 99. Les informations Les données saisissables sont :

• Le dépôt et les emplacements,

• La nature de stock,

• Le tiers de stock

• La référence produit,

• La quantité, les numéros de séries ou de lots.

Validation de l'inventaire avancé

Ce traitement est la dernière étape et permet de valider un inventaire. Cette validation correspond à la clôture de l’inventaire. Le traitement génère les mouvements de différences d’inventaire en créant des BL internes .

Il n’est pas limité à un seul lancement par inventaire, il est donc possible de réaliser des validations partielles.

On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Validation.

Les filtres de sélection sont multiples :

• Seuls les articles sans différences sur les quantités d’inventaire,

• Fourchettes de dépôts, d’emplacements, de références, de natures de stock, de familles d’inventaire, de pages, …

Inventaire no

Seuls les inventaires dans un état « saisi » peuvent être sélectionnés.

Uniquement les articles sans différence

Seuls les articles sans différence sur les quantités sont traités. Dans ce cas, l’égalité entre la quantité théorique et la quantité inventoriée est contrôlée.

Les quantités sont agrégées par « référence sous-référence - dépôt – nature de stock » ; les différences ne sont de ce fait pas calculées par emplacement.

Fonctionnement

Seules les lignes d’inventaires ayant été saisies, état « saisi », peuvent être validées.

Si une différence est constatée, un mouvement de BL interne est généré à la date d’arrêté de l’inventaire. Le tiers de la pièce sera celui de la fiche dépôt et si ce dernier n’est pas renseigné, c’est le tiers interne de la fiche dossier qui sera pris en compte (Fiche dossier, onglet « OPTION ».

La date de dernier inventaire est mémorisée dans la sous-fiche stock de l’article ou dans la fiche article si cette dernière n’existe pas.

Si le mouvement de différence d’inventaire est une entrée, il sera valorisé au dernier coût de revient de l’article.

Les lignes d’inventaire traitées passent dans un état « validé ». Par défaut, les articles sans différence sur les quantités sont validés.

Si le dossier gère des établissements et que les dépôts sont communs, l’inventaire est généré sur l’établissement implicite lors de la génération d’inventaire. Si les dépôts sont gérés par établissement, Divalto conserve l’établissement du dépôt dans chaque ligne. La validation d’inventaire génèrera une pièce interne par établissement.

Code opération du mouvement de régularisation

Les codes opérations utilisés pour générer les mouvements de différence d’inventaire sont paramétrés dans la gestion des menus.

Le même radical (2 premiers caractères) est utilisé pour les autres natures de stock à traiter.

Exemple :

Avec les codes opération II (OP implicite) et JI (OP associé) paramétrés dans le menu, le traitement utilisera par exemple II2 et JI2 pour la nature de stock O (Occasion).

Vous accédez à la table des codes opérations via l’option de menu : Commerce et Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Code opération.

La case à cocher « régularisation d’inventaire » présent dans l’onglet « TRAITEMENTS SPECIFIQUES » indique si un code opération correspond à une régulation d’inventaire. Cet indicateur est exploité pour déterminer le code opération à utiliser par rapport à la nature de stock inventoriée.

Si le code opération n’est pas trouvé, le traitement s’arrête, et le message suivant est consigné dans le livre de bord : « Aucun code opération ne correspond à l'opération demandée ».

 Suppression d'inventaire

Ce traitement supprime pour un numéro d’inventaire donné toutes les lignes de détail de cet inventaire, sauf celles qui sont à l’état « validé ».

On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Suppression d’un inventaire.

S’il reste au moins une ligne détail à l’état « validé », l’en-tête de l’inventaire est positionné à l’état « validé »

D’autre part, si toutes les lignes de l’inventaire ne possèdent pas de numéro de page, l’en-tête d’inventaire est supprimé physiquement.

Dans tous les autres cas, l’état de l’entête d’inventaire passera à  « annulé » et sera donc consultable par le zoom « Administration des inventaires ».

Si des saisies ont été effectuées, un message d’information apparaît : Attention des saisies ont été effectuées. Ce message n’est pas bloquant.

Administration et planification des inventaires

Ce zoom permet de :

• Consulter les informations qui ont été utilisées lors de la génération de l’inventaire, mais également le détail des lignes d’inventaire.

• Créer des nouveaux inventaires à l’état « Planifié». Tous les critères de sélection et de tri sont renseignés et exploités par la génération.

• Supprimer un inventaire « planifié».

• Générer un inventaire « planifié» (extraction des articles à inventorier).

• Seul les inventaires en statut « planifié» peuvent être supprimé à partir de ce zoom.

Sont récapitulé dans ce zoom et par numéro d’inventaire, dans les onglets « GENERALITES » et « SELECTION », les différents choix effectués sur les filtres et les sélections.

Les générations des inventaires en statut « planifié » peuvent être réalisées depuis ce zoom en sélectionnant les lignes d’inventaires par « Ctrl + Click » et en cliquant sur le bouton « Générer ». Après la génération, l’inventaire passe à l’état « généré » (en-tête + détail des lignes).

Via le bouton « Visualiser le détail de l’inventaire » ou la touche de fonction « F6 », vous pouvez consulter le détail des lignes composant l’inventaire ainsi que les « quantités inventoriées » saisies.

Analyse des écarts d’inventaire

On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire.

Cette impression permet de mettre en évidence les écarts d’inventaire mesurés :

• En différence de quantité : entre la quantité théorique et la quantité inventoriée

• En valeur : (quantité théorique – quantité inventoriée) x dernier coût de revient

Ces écarts peuvent provenir :

• Soit d’une erreur de saisie de la quantité comptée,

• Soit d’un oubli de saisie de mouvements de stock (entrées ou sorties),

• Soit des erreurs de saisie de mouvements,

• …

Analyse des écarts d'inventaire en mode interactif (depuis la V10.7)

Depuis la version 10.7, les données restituées par le programme Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire sont également disponibles dans un tableau interactif grâce à l'option Affichage tableau. A partir du tableau obtenu, il est possible d'accéder à la fiche article, aux mouvements et ventilations pour l'historique et d'exporter les données sur excel.

La coche "Affichage tableau" permet un affichage sur écran interactif: 

Cet écran préalable à l'impression permet de:

• lister les écarts sur écran

• accéder à la fiche article

• accéder aux mouvements / ventilations pour l'historique

• corriger la saisie

• exporter sur excel

Ce mode tableau impose certains critères (options grisées): pas de détail par n° série / lot / date de péremption dans la vue principale.

=> Tableau des écarts:

L'utilisateur peut: 

• modifier la quantité inventoriée

• saisir un n° de série / lot / date de péremption différent

• mettre à jour l'inventaire

=> Tableau des ventilations:

Accessible lorsqu'on est positionné sur une ligne qui présente des ventilations: , ce qui active le bouton de ventilation 

Inventaire no

Vous indiquez le numéro de l’inventaire. Après avoir sélectionné le numéro, la date d’arrêté est mise à jour automatiquement.

Inventaire trié par

L’impression peut être triée selon les options :

• Tri de l’impression de saisie d’inventaire ; ce tri est celui utilisé lors de la génération d’inventaire

• Dépôt – Référence - Nature de stock - Emplacement

• Référence – Dépôt – Nature de stock – Emplacement

• Famille statistique – Référence

L’ordre de tri de la famille statistique est fixé par le paramètre dossier « Ordre de tri familles statistiques ».

Détail

Chaque ligne article peut être détaillée soit :

• Dépôt – Nature de stock – Emplacement,

• Par numéro de série/lot – Date de péremption ; ce détail peut être intéressant lorsqu’il y a un écart d’inventaire sur un article géré par numéro de série/lot.

Sélection des lignes

Ce choix permet de sélectionner les lignes d’inventaires :

• Non saisies : il n’y a pas encore eu de saisie de quantité inventoriée sur ces lignes,

• Saisies: la quantité inventoriée a été saisie,

• Validées: ces lignes ont été validées par le traitement  de validation d’inventaire,

• Saisies et validées .

Objet de la différence

Permet de déterminer la finesse d’analyse de la différence :

• Dépôt,

• Nature de stock,

• Emplacement,

• Numéro de série – lot,

• Date de péremption

La différence est testée en fonction de l'objet de la différence. Le traitement cumul au niveau de l'objet la différence, par exemple le dépôt et contrôle la différence sur cette quantité et ce montant cumulé.

Le programme affiche alors le détail des lignes même celles qui seules ne sont pas avec différence.

Le programme sort les différences d'écarts en quantité OU en montant avec la différence de montant en valeur absolue.

Dès que l'un des écarts est constaté le programme sort les lignes de détail.

Exemple :        l’article COC0001 est géré par numéro de série.

Son stock théorique est de 5 pièces avec les numéros de série :

101, 102, 103, 104, 105

Le stock compté est également  de 5 pièces avec les numéros de série :

101, 102, 133, 104, 105

Si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec l’objet de différence « Dépôt »  :

l’article COC0001 ne figurera pas sur l’impression, car le stock théorique et inventorié est de 5 pièces.

Par contre, si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec  l’objet de différence « Numéro de série -lot »

elle considèrera qu’il y a bien un écart sur l’article COC0001, car un numéro de série est différent (133 au lieu de 103).

Sélection des lignes

Ce choix permet de sélectionner et d’éditer les lignes d’inventaires :

• Sans différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,

• Avec différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,

Si écart en quantité, en montant

Ces deux paramètres filtrent la liste. Ils fonctionnent séparément : si l’un OU l’autre est « vrai », la ligne sera imprimée.

Valoriser les lignes à l’impression

Si l’option est cochée, on édite les valeurs en quantité et en montant.

Si elle n’est pas demandée, l’état sera édité sans les quantités et sans les montants, et ainsi seules les informations de la première colonne sont imprimées, à savoir :

• Référence,

• Désignation,

• Sous-références 1 et 2,

• Dépôt,

• Nature de stock,

• Emplacement,

• Numéro de série/lot, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné,

• Date de péremption, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné.

Dans la pratique, la détection d’un écart induit un recomptage de la zone. En cas d’erreur de comptage initial, il suffit de retourner dans la saisie de l’inventaire et corriger le comptage, si l’inventaire n’a pas encore été validé.

Réimpression de la liste de comptage pour les articles en écart (V10.10)

Afin de procéder à un comptage de vérification sur les articles en écart, il est possible d’imprimer une liste appropriée à l’aide du programme Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Analyse des écarts d’inventaire.

Les options inhérentes à cette fonctionnalité sont Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot, disponibles dans le groupe Impression. Ces deux options sont accessibles uniquement si la case Lignes saisies (groupe Sélection des lignes) est cochée.

Remarques :

• si la case Lignes saisies n’est pas cochée, les options Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se décochent automatiquement.

• La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se coche automatiquement dès lors que Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart est cochée.

• La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot ne peut pas être cochée si Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart n'est pas cochée. De ce fait, le décochage de Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart implique le décochage automatique de Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot si cette case était cochée.

A la validation du traitement, la liste de comptage des articles en écart s’imprime :

La liste est triée selon le tri de l’impression de saisie d’inventaire, indépendamment du tri sélectionné dans l'écran d’analyse des écarts.

Si des fiches supplémentaires ont été demandées pour la ventilation par no série/lot, celles-ci sont imprimées à la suite de la liste de comptage :

Attention ! L’impression de l'écart d’inventaire et la réimpression de la liste de comptage ne se font pas en même temps. Le cochage de la réimpression de la liste de comptage implique la non-impression de l'écart d’inventaire. Pour pouvoir imprimer ce dernier, la liste de comptage doit être décochée.

Contrôle justificatif d’inventaire (V10.8)

Programme : Commerce & Logistique/ Stocks/ Inventaires gestion avancée/ Contrôle justificatif d'inventaires

Ce programme permet de justifier que tous les articles ont été inventoriés, de même que tous les emplacements.

La fenêtre de sélection :

• Dans le champ Exercice clôturé, on choisit l’exercice comptable clôturé à prendre en compte ou l’exercice en cours. Par défaut le programme propose le dernier exercice clôturé s’il y en a un, ou l’exercice en cours sinon.

• Le Type d'analyse permet de préciser:

  • Par Article

  • Par Emplacement

  • Par article et emplacement

Résultats d’interrogation:

• Par article :

Un clic sur la brique Articles inventoriées donne le détail des articles concernés, avec Référence et sous référence, désignation, quantité, emplacement et date et numéro du dernier inventaire (si inventorié sur l’exercice comptable spécifié):

Un clic sur la brique Articles non inventoriée donne le détail des articles concernés, avec Référence et sous référence et désignation:

• Par emplacement:

Un clic sur la brique Emplacements inventoriés donne le détail des emplacements concernés, avec code emplacement, date du dernier comptage (si inventorié sur la période spécifiée). Si un emplacement est inventorié plusieurs fois sur la période spécifiée, la date prise en compte est la date de comptage la plus récente:

Un clic sur la brique Emplacements non inventoriés donne la liste des emplacements concernés:

• Par article et par emplacement:

Un clic sur une des briques donne les listes détaillées décrites précédemment.

Choix du type de dépôt (V10.9)

Le bouton radio Dépôt permet de préciser le type de dépôt : Non WMS, WMS ou tous les dépôts.

Selon le type d’analyse et le type de dépôt choisi, le résultat est représenté sous de liste des cumul

• Si le choix est par exemple Par article et dépôts Non WMS, on obtient le nombre d'articles inventoriés et non inventoriés dans les dépôts Non WMS:

• Si le choix est par exemple Par emplacement et dépôts Non WMS, on obtient le nombre d’emplacements inventoriés et non inventoriés dans les dépôts Non WMS:

Un clic sur une des briques donne les listes détaillées décrites précédemment.

Exécution par processus

Dans le programme de contrôle de justificatif d’inventaire, l’utilisateur paramètre ses critères de sélection (Exercice, type d’analyse), puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme de contrôle justificatif d’inventaire va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Dans ce cadre d’utilisation, le programme ne sortira pas les briques décrites précédemment, mais des listes synthétiques correspondant à l’interrogation demandée.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrements de données variables (V10.7)

Import saisie d’inventaire

L’import se passe en deux étapes :

• Etape 1 : Import des données d’inventaires dans des tables contenant l’en-tête et les lignes (« ENTINVS » et « DETINVS »). Les données sont consultables et modifiables à l’aide des zooms entête et détail de saisie de saisie d’inventaire

• Etape 2 : l’intégration en saisie d’inventaire

Etape1

On accède au traitement (étape 1) par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Import saisie d’inventaire.

Ce programme permet d’importer des saisies d’inventaire réalisées sur des interfaces et/ou des supports autres que ceux fournis par Divalto.

Un inventaire doit être généré au préalable car le « numéro d’inventaire » est obligatoire.

Le programme d’import d’inventaire est réalisé à partir d’un fichier au format CSV. Le fichier est structuré de  manière suivante :

Structure du fichier : Les différents champs ou colonnes 

N° d’inventaire,

N° de page d’inventaire,

N° de rang dans la page,

Code établissement,

Code dépôt,

Emplacement,

Numéro de contenant (WMS),

Nature de stock,

Référence article,

Sous référence 1,

Sous référence 2,

Code collaborateur – Responsable,

Date comptage (AAAAMMJJ),

Code tiers,

Quantité,

Tiers de stock,

Numéro de série,

Date de péremption (AAAAMMJJ),

Cout de revient

Numéro d’inventaire

Seuls les inventaires dans un état « saisi » peuvent être sélectionnés.

Répertoire

Indiquer le répertoire dans lequel se trouve le fichier à importer. En réalisant un « clic droit » et en sélectionnant le menu contextuel « Parcourir », vous pourrez rechercher et sélectionner votre fichier CSV à importer.

Ouvrir le classeur à la fin du traitement

En cochant cette case, le fichier CSV s’ouvrira dans le tableur une fois le traitement terminé.

Continuer le traitement même si des erreurs sont rencontrées

Affiche le détail les éléments traités, en ouvrant le zoom « Détail des lignes ».

Visualiser les données après intégration

Vous permet d’imprimer un compte rendu des anomalies.

Etape 2

On accède au traitement via l’option de menu :  Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Intégration saisie d’inventaire.

Ce traitement met à jour la saisie d’inventaire à partir des lignes de détails présent dans le zoom « Détail de saisie d’inventaire ».

Numéro d’inventaire

Vous indiquez le numéro d’inventaire à traiter, ainsi que le numéro de saisie d’inventaire.

Mettre en saisie toutes les lignes des emplacements traités

En cochant cette case l’ensemble des lignes des articles - emplacements traités portera le statut « saisi ».

Modèle d’import pour la saisie d’inventaire V10.8

Le programme Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Import saisie d’inventaire dispose du bouton Modèle, qui permet la création d’un fichier modèle d’import (ImportTemplate.csv) contenant tous les champs utiles à l’import d’une saisie d’inventaire, dans le bon format.

Etats des stocks, états d'inventaire, inventaire comptable

Un inventaire consiste à recenser tous les biens d'une personne physique ou morale. Lorsqu'on parle d'une entreprise, un inventaire fait la liste de tous les actifs et les passifs du bilan.
Cette pratique permet lister ce que l'entreprise possède, son patrimoine incluant ses biens mobiliers et immobiliers, ses dettes, ses créances, etc. Il permet d'obtenir une estimation précise du patrimoine d'une entreprise.
Il est par ailleurs obligatoire pour les entreprises de réaliser un inventaire physique. Celui-ci doit être fait à la clôture de l'exercice comptable annuel. L'inventaire physique inclut le stock, la caisse, et le patrimoine de l'entreprise.
En résumé, voici les états disponibles dans Divalto :
Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Inventaire ce jour par stock :

• Etat du stock physique actuel en quantité et en valeur

• Valorisé : Coût comptable (fiche article), Coût réel des entrées

• Trié par nature de stock

Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Inventaire ce jour par article :

• Etat du stock physique actuel en quantité et en valeur

• Valorisé : Coût comptable (fiche article), Coût réel des entrées

• Trié par article

Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Inventaire comptable différé :  

• Etat du stock physique actuel en quantité et en valeur reconstitué à une date donnée

• Valorisé en coût brut ou net (recherché dans l'historique)

• Concerne les natures de stock

• Trié par compte de stock

Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Grand livre des stocks

• Détail des entrées et des sorties de la période sélectionnée (en quantité et valorisé au coût réel)

Commerce & logistique / Stocks / Interrogations / Interrogation de stock

• Interrogation des stocks exploitant les ventilations

Inventaire ce jour par article

Ce traitement est accessible par Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Inventaire ce jour par article.
Ce traitement imprime l'état du stock physique actuel :

• En quantité

• En valeur

 Le stock est valorisé :

• soit au coût comptable (le coût comptable est défini dans la fiche article, bouton « sous-ref », champ « Coût moyen pondéré »)

• soit au coût réel de chaque entrée de stock

Cet état est trié par référence article.
Attention ! cet état concerne les natures de stock gérées en inventaire physique.

Disposer d’un tableau de résultats pour l’inventaire ce jour par stock/article (V10.8)

Rappel sur les programmes:

Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Inventaire ce jour par stock :

• Etat du stock physique actuel en quantité et en valeur

• Valorisé : Coût comptable (fiche article), Coût réel des entrées

• Trié par nature de stock

Commerce & logistique/ Stocks/ Inventaires/ Inventaire ce jour par article :

• Etat du stock physique actuel en quantité et en valeur

• Valorisé : Coût comptable (fiche article), Coût réel des entrées

• Trié par article

Pour ces deux programmes, dans les filtres de sélection, la coche Afficher en tableau avant impression permet à l’utilisateur d’afficher les données sous forme de tableau. L'entête rappelle les critères de sélection de l’utilisateur. L’entête est rétractable pour visualiser plus de lignes du tableau.

Le résultat est représenté sous forme arborescente :

• le premier niveau correspond aux cumuls selon différents critères : total général, dépôt, article,

• le second niveau correspond aux détails, présentés conformément au paramétrage réalisé dans le groupe de radio-boutons Présentation.

Remarque : si la case Afficher en tableau avant impression n’est pas cochée, les résultats sont présentés sous forme d’impression, conformément au fonctionnement natif de ces programmes.

Inventaire comptable ce jour

Ce traitement est accessible par Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Inventaire comptable ce jour.
Ce traitement imprime l'état du stock comptable actuel :

• En quantité

• En valeur

 Ce stock est valorisé au coût comptable :

• en coût brut

• en coût net, en tenant compte des dépréciations éventuelles (%, et montant des provisions) pour les articles valorisés au coût réel.

 Cet état est trié par compte de stock.
Attention ! Cet état concerne les natures de stock gérées en inventaire comptable.
Le coût comptable est défini dans la fiche article

Inventaire comptable différé

Ce traitement est accessible par Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Inventaire comptable différé.
Ce traitement imprime l'état du stock comptable à une date donnée :

• En quantité

• En valeur

Ce stock est valorisé au coût comptable :

• en coût brut

• et en coût net, en tenant compte des dépréciations éventuelles (montant des provisions) pour les articles valorisés au coût réel.

• Le stock est reconstitué à la date demandée :

Stock différé = Stock ce jour (sans les entrées forcées) – Entrées de la période + Sorties de la période - Entrées forcées postérieures à la date demandée

• Le dernier coût de revient et le coût moyen pondéré sont recherchés dans l'historique à la date demandée.

• Cet inventaire prend en compte uniquement les natures de stock comptables.

• Cet état est trié par compte de stock.

Grand livre des stocks

Ce traitement est accessible par Commerce & Logistique / Stocks / Inventaires / Grand livre des stocks.
Ce traitement permet d'imprimer l'historique des mouvements de stocks sur une période donnée.
Le Grand livre des stocks comprend :

• Le détail des entrées et des sorties de la période sélectionnée (en quantité et valorisé au coût réel)

• Le stock début de période en quantité et valorisé au coût comptable

• Le stock début de période valorisé au Coût Moyen Pondéré

• Le cumul des entrées et des sorties en quantité et valorisé au coût réel

• Le stock fin de période en quantité et valorisé au coût comptable

• Le stock fin de période valorisé au Coût Moyen Pondéré

• Le stock de début est calculé de la manière suivante :

Stock actuel (sans les entrées forcées) – entrées de la période + sorties de la période – entrées forcées postérieures au début de la période

• La quantité est exprimée en unité de référence.

• Le numéro de ventilation imprimé correspond au numéro chronologique unique des ventilations.

• Pour une ventilation d'entrée, le numéro imprimé est celui de la ventilation.

• Pour une ventilation de sortie, le numéro imprimé est celui de l'entrée qui a été déstockée.

• Cette information met en évidence le lien entre la sortie et l'entrée, et permet de justifier la valorisation en coût de revient de la sortie, car la sortie est valorisée au coût de revient de l'entrée qu'elle déstocke.

Plus d'informations sur le grand livre des stocks : Fonctionnalités supplémentaires dans l'affichage du grand livre des stocks (V10.5)

Interrogation des stocks

Ce traitement est accessible par Commerce & logistique / Interrogations / Interrogation de stock

Ce traitement est un véritable outil de contrôle des stocks, permettant une visualisation synthétique ou détaillée rapide des stocks, et simple d'utilisation.

• Intégration de la recherche par PowerSearch dans l'écran de sélection des critères;

• Présentation synthétique des quantités en stock, entrées et sorties prévisionnelles ainsi que de la disponibilité;

• Bandeau de sélection rapide de critères de sélection pertinents;

• Accès aux détails et à une lecture graphique

• Export excel rapide

• Impression rapide des ruptures des stock

Un écran de sélection permet de filtrer selon de nombreux critères:

Cet écran de sélection est accessible à tout moment à partir du bouton "Critères".

Une fois les critères choisis, l'écran suivant apparaît:

(dont le bandeau de sélection des critères supplémentaires est rétractable (flèche gauche/haut)).

Une fois ces seconds critères choisis: il faut valider (Entrée ou bouton ) pour obtenir les informations souhaitées.

Un premier niveau d'informations est consultable, ligne par ligne (sélection de la ligne dans la partie de gauche), visible dans la partie droite de l'écran:

Boutons:

• Cible: accès au détail de la ventilation

• Article: accès à la fiche article

• Réappro: accès à la sous-fiche Réappro de la fiche article (avec notamment le paramétrage CBN)

• Grand livre: accès au grand livre des stocks

• Disponible: accès au disponible

• Stock: accès au stock

• Stats: accès aux statistiques

• Encours: accès au stock d'encours (s'il y a lieu) (sous-traitance)

• Dispo.dépôts: accès à la disponibilité ventilée par dépôts (avec indicateur feu)

• Export: permet d'obtenir en fichier excel les résultats sur la sélection: état de stock général et détaillé:

NB: pour obtenir une liste des ruptures des stocks, sélectionner " , valider, et cliquer sur "Exporter".

Visualiser les mouvements de stock.

Lors d'un réapprovisionnement fournisseur, les articles entrent en stock. Lors d'une vente, ils en sortent. Divalto propose un certain nombre d'outils permettant de visualiser les différents mouvements de stock passés (bouton « mouvements », Tableau de bord des mouvements, Mouvements..) et futurs (Portefeuille prévisionnel sur commandes clients et fournisseurs).

Bouton « Mouvements » de la fiche article

A partir de la fiche article (Commerce & logistique/ Fichier/ articles, bouton « Mouvements » ou menu Interrogation, choix Mouvements), les filtres sur les pièces, type de tiers et état des pièces sont disponibles dans l'onglet SELECTION 1 pour un accès plus rapide. La fourchette de Dépôt est également disponible dans l'onglet SELECTION 2.
Le bloc "Stock" (SELECTION 1) permet d'afficher la date de dernier inventaire ainsi que le dépôt issu de la fiche "Info stock" de l'article. Si la case "calculer les stocks" est cochée, on va calculer le stock en début de période, le cumul des sorties/entrées ainsi que le stock en fin de période. Ce calcul est fait en fonction des filtres définis dans le programme :

• la période ;

• les plages/masque de SRef1 ;

• les plages/masque de SRef2 ;

• la plage de Dépôt ;

• les plages/masque de Nature de stock.

Confidentialiser l’affichage du prix d’achat et du prix de revient (V10.9)

La confidentialité Visualiser les coûts et les prix d’achat (Dossier Commerce et logistique, onglet Confidentialités) permet d’autoriser ou non la visualisation des prix d’achat et des prix de revient présents dans l’affichage des mouvements de stock.

Dernières ventes côté client, derniers achats côté fournisseur

A partir de la fiche tiers (client ou fournisseur), le bouton « dernières ventes » (fiche client) et « derniers achats » (fiche fournisseur) récapitule les derniers mouvements du tiers concerné.

Listes des mouvements article

La liste des mouvements articles est disponible par Commerce & Logistique / Listes / Mouvements.
Les listes de portefeuilles, de mouvements, de commissions, etc. utilisent toutes un mode de fonctionnement commun.
Un écran de sélection comportant un nombre important de filtres définit l'impression souhaitée :

• Mouvements par tiers, par commerciaux, par codes statistiques, etc.,

• Choix du niveau de détail,

• Filtres de type fourchette début fourchette fin et masque,

• Le filtre masque s'utilise avec le caractère astérisque pour remplacer n'importe quel caractère, tout autre caractère étant un filtre.

Onglet SELECTION
Critères de sélection

• le type de pièces (devis, commande, etc.)

• le type de tiers (client, fournisseur, etc.)

• les mouvements avec et/ou sans promotion

• l'état des pièces (actives, suspendues, provisoires, etc.)

• une fourchette de dates de pièces

• une période de date de délai

• une plage de codes opérations

• une plage de natures de stock

• une plage de % de marge

• une plage de marchés

• une plage de dépôts

• une plage de projets

• Une devise

Critères de tri
Le document peut être trié par

• Tiers,

• Article,

• Commercial,

• Groupement-Centrale,

• Adresse de livraison,

• Code statistique 1-3,

• Code famille 1-3

Critères d'impression
Vous pouvez :

• Opter pour une présentation détaillée avec les notes et textes éventuels, le détail des ventilations.

• Choisir de n'imprimer que les pièces facturables.

Onglet FILTRE TIERS / FILTRE ARTICLE
Vous pouvez cibler les mouvements par :

• Code tiers et/ou Code article et sous-références éventuelles

• Code statistique tiers et/ou Code famille article

• Commercial principal

• Groupement centrale

• Nature de produit

Intégrer les remises de pied de pièce dans le calcul des marges (V10.10)

Grâce à l’option Prendre en compte la remise de pied de pièce, l'utilisateur peut choisir d'intégrer les remises de pied de pièce dans le calcul des marges ou non.

Cette option n’est pas cochée par défaut.

Si l’option est cochée par l’utilisateur, le programme affiche la marge du mouvement, en tenant compte de la remise globale en pied de la pièce.

Exemple de liste obtenue sans cocher l’option :

Exemple de liste obtenue en cochant l’option :

Le texte +RemisePied apparaît dans l’entête de la colonne Marge, donnant l’indication que la liste a été imprimée avec l’activation de l’option Prendre en compte la remise de pied de pièce.

Tableau de bord des mouvements

Ce traitement est accessible par le menu Commerce & logistique/ Interrogation/ Tableau de bord des mouvements.
Ce tableau de bord exploite les mouvements de la gestion commerciale, en interrogation par période, selon plusieurs mesures.

• Chiffre d'affaire et/ou quantité : l'une à minima des deux mesures est obligatoire. Si les deux sont choisies, il sera possible d'ajouter le prix moyen.

• Facultativement, poids et/ou volume.

Le bandeau supérieur (rétractible) permet d'indiquer les critères principaux :

et les critères de sélection secondaires :



Il permet facilement de comparer avec l'année N-1 par la case à cocher : le % s'ajoute alors systématiquement.

Les mesures disponibles (quantité, volume, poids, chiffre d'affaires) ajoutent dynamiquement les colonnes, avec comparatif N-1 (les mesures sur N-1 sont colorées). Le temps d'attente est donc directement lié à ce qui est affiché à l'écran :

 Si la case "Quantité" est cochée, le programme effectue une somme, toutes unités confondues. La préconisation est d'opter pour cette possibilité seulement si les unités sont homogènes. 

Le bouton Visualisation ou le clic droit sur le tableau du bas permet de choisir un sous-niveau de regroupement dans le tableau, qui se fait au départ par période.



Le bouton Graphique permet de passer dans une représentation graphique des différentes mesures


Le choix du graphique et de la mesure utilisée, ainsi que des options (étiquettes, N-1) dont également disponibles :

Plus d'informations sur le tableau de bord des mouvements : Sélectionner une plage de temps dans le tableau de bord des mouvements (V10.5)

Le portefeuille prévisionnel 

Le portefeuille prévisionnel est traitement de type 'impression' disposant de l'option 'Afficher en tableau avant impression'. Il permet l'analyse du portefeuille prévisionnel composé des commandes clients (sorties) ou fournisseurs (entrées).
Il est accessible par Commerce & logistique/ Listes/ Portefeuilles prévisionnel. Un certain nombre de filtres sont disponibles.
Le portefeuille prévisionnel montre l'évolution du chiffre d'affaires selon le choix de périodicité (P= semaine ou mois ou trimestre ou semestre ou année) :

• CA retard (CA des commandes antérieures à la période P)

• Puis CA sur les quatre périodes

  • P

  • P+1 jusqu'à P+3

• CA suite (CA sur les périodes ultérieures à P+3)

• CA Totalisé

C'est le délai calculé qui permet l'affectation dans la période choisie.
Pour un portefeuille client, le traitement prendra en compte les commandes qui ont été passées.
Pour un portefeuille fournisseur, le traitement prendra en compte les commandes que vous avez passées.
Cette interrogation permet d'avoir une vue globale sur le CA prévisionnel, avec choix du type de cumul (tiers, article, commercial, axes statistiques tiers et articles) et critères de sélection (tiers et article).
En mode 'afficher en tableau avant impression ', il est possible de :

• Venir visualiser le détail des pièces

• Exporter sur tableur

• Visualiser une ligne sous forme graphique