Nous détaillons dans ce paragraphe la gestion de la facturation à l'avancement autrement appelée « facturation de situation de travaux » pour un devis validé.
La facturation de la situation d’avancement se fait en 2 étapes :
la saisie d’une situation d’avancement à date et son impression détaillée qui sera généralement transmise pour approbation au correspondant client (chef de projet, maitre d’œuvre…)
la génération d’une facture ‘gestion commerciale’ de la situation acceptée et son intégration en comptabilité; Le format détaillé ou groupé de cette facture est défini en amont dans le devis travaux.
Il est proposé 2 modes de facturation :la facturation directe de la situation
la facturation regroupée des situations (V10.8)
Pour saisir la situation à date, il existe deux manières de procéder :
par le MENU : Commerce et logistique / Installation Maintenance / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client
Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».
Dans ce cas :
S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée
Si une (ou des) situation(s) existe(nt), la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, et on peut décider alors d'en créer une nouvelle.
Ergonomie générale
Nous retrouvons dans la saisie des situation, les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :
Dans la bande haute, les menus :
Fichier :
Imprimer
Présentation
Quitter
Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation
Options :
Rester en modification de ligne (V10.8)
Outils :
Le zoom généralisé
Interrogations :
Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.
Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation
Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation
DGD : impression d'un décompte mensuel, général et général définitif à la demande. On précise alors :
Affaire : L'affaire concernée
Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD
Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)
Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement
Validation :
Valider en facture : lance la Génération de la facture GesCom depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.
Annuler en avoir : Génère un avoir de la facture émise pour cette situation, facture simple ou facture regroupée. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.
Elle fait passer la(les) situation(s) de l'état ‘périmé’ validé en facture à l'état ‘périmé’ annulé en avoirRestitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.
Valider en facture regroupée (V10.8) : lance la facturation regroupée des situations en mode piloté.
Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide
Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :
Créer / Modifier / Supprimer :
Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)
Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage
Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne
Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.
Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6)
Actualisation/révision de prix : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des révisions de prix sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Cette actualisation/révision peut être à la hausse ou à la baisse. Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.
Retenue contractuelle : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des retenues contractuelles (comme des pénalités) sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.
Les différents textes : Entête / Pied / Ligne
Autres raccourcis standards : Recherche / Zoom / Abandon / Validation / Impressions / Aide
Rééchelonnement des garanties : Utilisable en principe sur la dernière situation, il permet de formaliser l'enregistrement d'un PV de réception et de provoquer le rééchelonnement des retenues de garantie selon le paramétrage prévu.
Dans la bande haute « grise », les raccourcis détaillés de gauche à droite :
Les différents chevrons
L'accès aux détails d'entête, de ligne, de pied.
Afin d'optimiser l'utilisation sur des situations proposant un nombre important de lignes, la fonctionnalité propose une entête et un pied réduits respectivement sur 3 et 1 lignes.
En entête réduite (V10.6) :
Numéro de situation
Référence : reprise de la référence du devis travaux
Tiers
Affaire
Statut, Etat et date
Code et Nom du site
en pied de pièce réduit (V10.6) :
Synthèse avancement : avancement cumulé et avancement relatif, exprimés en pourcentage
Synthèse Acompte : Montant décompté sur la situation et solde d'acompte
Montant HT / TTC et devise
Entête de la facture de situation
Au niveau de l'entête de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, on reprend les éléments initialement prévus au niveau de l'entête du devis travaux.
Onglet GENERALITES
Seule la date de la facture de situation est modifiable.
Onglet FACTURATION/SITUATION
Bloc Facturation/Situation
Code opération facturation groupée et son code avoir associé
Code opération détaillée et son code avoir associé
Code opération facturation finale et son code avoir
Code opération facturation acompte et son code avoir.
l'existence de ces codes opération et codes avoir est contrôlée en validation de devis travaux.
Seul le mode de règlement de la facture de situation est modifiable.
Bloc Impression
les paramétrages sont hérités du dossier / devis travaux et sont modifiablesImprimer le récapitulatif des situations
Rang calculé à l'impression du récapitulatif
Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif
Récapitulatif (V10.6) : au choix parmi
Situation en cours exclue
Situation en cours inclue
Bloc Suivi
N° de facture de situation : renseigné à la facturation; si renseigné permet l'ouverture de la pièce en consultation.
N° d'avoir de situation
Service public (V10.8) : Informations Chorus Pro, accessibles en modification
Service public
Engagement
Onglet ADRESSES
Reprise des adresses issues du devis travaux.
Lignes/Mouvements de la facture de situation
Au niveau des mouvements de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, il est possible, à n'importe quel niveau, de modifier le pourcentage de facturation de la ligne.
Pied de situation
Montant HT produit Situation
Montant HT situation
Acompte Déduit par la situation
Acompte restant à déduire
Montant HT
TTC pièce
Avancement cumul : exprimé en pourcentage
Avancement relatif : exprimé en pourcentage
Fonctionnement
A la création de la situation, le traitement initialise l'avancement précédent et les différents soldes.
La création d'une situation n'est autorisée que lorsque la situation précédente est validée en facture.
La saisie de l'avancement se fait, selon paramétrage :
en pourcentage cumulé ou relatif
en quantité cumulée ou relative
il est possible de mixer l'option de saisie, en modifiant ponctuellement le mode à la ligne (le changement de méthode est contrôlé).
il est possible d'enregistrer
des actualisations/révisions de prix : les actualisations / révisions de prix sont présentées dans l'impression des situations et sont intégrées dans la facture générée.
(un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une actualisation / révision de prix)des retenues contractuelles : les retenues sont présentées dans l'impression de la situation et dans le décompte; elles ne sont pas intégrées à la facturation.
(un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une retenue contractuelle)
A la validation de la situation, le traitement calcule les montants de restitution d’acompte et des retenues de garantie selon paramétrages.
A la facturation de la situation, les retenues de garantie sont intégrées au montant facturé, mais sur une échéance décalée (paramétrage spécifique du mode de règlement).
Déduction d'acompte
Rappel : l'acompte est généré à partir du devis travaux (selon paramétrages).
L'acompte est éclaté :
par tva, dépôt, affaire, avenant, axes analytique (seule méthode proposée en V10.5)
par tva, dépôt, (affaire) (V10.6)
Déduction automatique de l'acompte
En mode de déduction automatique, la déduction d'acompte est calculée en validation de situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant
la référence acompte
le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.
Déduction d'acompte en méthode acompte 'Saisie de la déduction' (V10.6)
A la création de la situation, le traitement récupère les composantes d'acompte(s) .
ATTENTION : si un acompte est généré alors qu'une situation est déjà créée, le nouvel acompte ne sera pas disponible dans la situation; Si la situation n'est pas facturée, on pourra supprimer la situation et la recréer.
Tableau des acomptes :
le tableau des acomptes présente les informations suivantes, pour chaque acompte , pour chacune de ses composantes :
le numéro d'acompte
la règle acompte : proportionnel / au plus rapide / Saisie de la déduction
le pourcentage d'acompte (appliqué sur le montant de la situation)
les critères d'éclatement : Régime TVA (et %TVA) , Dépôt, Affaire, avenant, axes (selon paramétrage).
en éclatement par Régime TVA, Dépôt, si toutes les lignes sont liées à une même affaire, l'acompte va gérer l'affaire.le montant HT de l'acompte
le montant d'acompte pour la situation : champs saisissable et contrôlé (ne peut être supérieur au montant restant, ne peut être supérieur au montant de la situation sur la même composante)
le montant d'acompte déjà déduit
le solde d'acompte
le numéro de pièce de la facture d'acompte.
En validation de la saisie de la situation, si aucun montant d'acompte n'a encore été saisi et selon les paramétrages 'Message si méthode 'saisie de la déduction d'acompte' du dossier devis travaux / onglet FACTURATION/SITUATION
message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : activé
Renseignement d'un Pourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà
le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant :
le montant restant d'acompte à déduire
le pourcentage total d'avancement
et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.
la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.
A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte :
pour chaque composante, le minimum entre :
le solde d'acompte
le montant HT de l'acompte sur cette composante
Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.
Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant
la référence acompte
le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.
Validation / Restitution d'acompte :
la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.
Impression de la situation
La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation du devis travaux sous forme d'arborescence.
La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et de la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.
Lignes de mouvements :
Bloc Total
Total HT
Avancement relatif en % (V10.6)
TOTAL TTC
Récapitulatif des situations
Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux
Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation
Situations passées avec information déduction d'acompte
Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage
Facturation de la situation
La facturation de la situation se fait à partir de la situation, par validation de la situation en facture. Une fois la facture émise, le statut de la situation évolue et passe à ‘périmé’ validé en facture.
Sur sélection du menu Validation / valider en facture, le traitement ouvre la fenêtre de création de pièce en initialisant la date de la pièce à la date de situation.
Lorsque l’option ‘sélectionner l’élément d’ancrage' en validation de situation est active (paramétrée dans l’onglet Affaire du dossier Installation Maintenance), la fenêtre de création de pièce propose la saisie de l'élément d’affaire de type facturation, sur lequel sera enregistrée la facture émise. (V10.8)
Avoir de la facture de situation
Sur la situation à l'état ‘périmé’ validé en facture, la commande Validation/annuler en avoir permet de générer un avoir de la facture de situation.
à la génération de l’avoir, le statut de la situation passe à ‘périmé’ annulé en avoir. L’indice de situation ne sera pas réattribué, et la numérotation des situations effectivement facturée pourra comporter des sauts d’indice.
Pour rappel, vous disposez de paramétrages d’impression pour choisir comment imprimer les situations annulées et numéroter les situations effectivement facturées.
Rattachement de la facture de situation à un élément d’affaire (V10.8)
Sur option définie pour la société par le paramétrage Sélectionner l'élément d’ancrage dans le dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Options de validation de la facturation :
un paramètre élément est ajouté en création de facture; il permet la sélection de l'élément de rattachement de la facture qui va être générée.
La sélection se fait dans le zoom des éléments d’affaire de type Facture.Champs complémentaires gérés lorsque la facture est une facture de situation
icone identifiant que la facture est une facture de situation
Préfixe, numéro et indice de la situation
le menu contextuel Visualisation situation ouvre la situation
Facturation regroupée des situations (V10.8)
Attention : la facturation regroupée n’est utilisable que sur les situation avec une gestion automatique de restitution d’acompte
Cette fonctionnalité va répondre à 2 problématiques :
regrouper les situations d’une même affaire, devis travaux initial, travaux complémentaires et annulation de prestations enregistrés sous forme de devis travaux sur avenant, sur une seule facture
sur le modèle de la facturation différée des BL en gestion commerciale, de lancer la facturation d’un lot de situations répondant à une série de critères
Vous avez 2 façons pour accéder à cette fonctionnalité :
accès piloté depuis une situation de devis travaux par la sélection du menu Validation / valider en facture regroupée
par le menu : Gestion commerciale & logistique > Installation Maintenance > Facture Situation > Facturation regroupée des situations.
Sélection des critères
Quel que soit le mode d’accès utilisé, le traitement débute par la présentation de la fenêtre de saisie des critères de sélection :
Date de facturation : positionnée à la date du jour en accès menu, à la date de la situation en accès piloté
Affaire : code Affaire en sélection de … à …; non renseignée en accès menu, champs de … à … initialisés par la code affaire de la situation en accès piloté
Pour le site : Code site ; non renseigné en accès menu, initialisé par le site de la situation en accès piloté
Situation : sous la forme Préfixe, Numéro, indice en sélection de … à …;
Client : Code tiers du client sous la forme de … à … pour une sélection de tiers; non renseigné en accès menu, initialisé en accès piloté
période : sous la forme du … au ….; date de début non renseignée en accès menu, les 2 dates initialisées à la date de situation en accès piloté
Code ADV
Code opération : non renseigné en accès menu ni en accès piloté
Catégorie de pièce : non renseignée en accès menu, initialisé en accès piloté
mode brouillon (Impression en mode) : initialisée à partir du paramétrage Dossier onglet impression pièces
Forcer le mode brouillon pour le support d’impression ‘PDF signé’ : initialisé à partir du paramétrage Dossier impression pièces
les actions (bande orange)
Disquette : gestion standard des paramètres
abandon : sortie
Validation : affiche un message de confirmation puis lance la sélection des situations correspondant aux critères;
Sélection des situations et Traitement de la facturation
à la validation des critères, le traitement ouvre la fenêtre de traitement de la facturation regroupée qui va se dérouler en 4 phases
présentation des situations actives satisfaisants les critères,
sélection et marquage des situations à traiter
vérification de la sélection (1-Vérification)
Validation et génération des factures (2 - Validation)
Ergonomie Générale
Les situations sont présentées en tableau, ordonnées par numéro d’affaire, numéro d’avenant, numéro de situation.
Dans la bande haute, les menus :
Edition
Marquer / démarquer la sélection
Effacer le marquage
Outils
Consulter la situation pointée
Consulter la facture (grisé et activé lorsque la situation est facturée)
Export tableur
Zoom généralisé
Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :
flèches de navigation
marquer / démarquer la sélection
Effacer le marquage
Cible : ouverture de la situation
Facture (grisé par défaut et activé lorsque la situation est facturée)
Export tableur : export des informations visibles du tableau dans tableur par défaut
1 - vérification : lance l'étape de vérification sur les lignes de situation marquées et affiche le résultat; affiche un message de confirmation avant lancement; aucune mise à jour n’est effectuée.
le bouton est grisé après vérification2 - Validation : grisé par défaut. devient actif quand la vérification est effectuée.
affiche un message de confirmation avant lancement de la génération des factures sur les lignes marquées et validées.
parmi les informations présentées :
code affaire, code avenant
préfixe, numéro et indice, état, statut et date de la situation,
code client, site
Montant HT/ TTC, Acompte repris
et des champs qui seront renseignés en cours de traitement par la vérification :
N° de regroupement
Montant HT à facturer
Préfixe et numéro de facture générée
Vérification
Le traitement de vérification s’applique sur les lignes marquées. Une confirmation est nécessaire pour que le traitement de vérification se poursuive.
Le programme recherche les situations à regrouper selon les critères de regroupement suivants :
Projet
Facture finale
Facture groupée
Tva Tiers
Dépôt
Mode HT ou TTC
Devise
Catégorie de pièce
Site
adresse tiers
Code Adresse Tiers
Pour chaque groupe (comprenant une situation ou plusieurs), le traitement affecte un numéro d’ordre (numéro de regroupement) qui permettra d’identifier les regroupements composés et calcule le montant de la facture.
le sens de la facture est déterminé à la vérification.
Validation
le traitement de validation va générer une facture par regroupement et imprimer la facture si l’aperçu par défaut est activé.
Un texte de ligne est ajouté sur la première ligne de chaque situation de la forme : Situation [Préfixe][Numéro][indice] : Affaire [code Affaire]
Pour chaque situation, on retrouve les ligne de facturation de situation et le bloc des lignes de restitution d’avoir comme pour une facturation simple.
Les lignes des situations sont imprimées dans l’ordre des situations, au fil de l’eau.
le numéro de situation est ajouté sur chaque ligne de mouvement
les retenues de garantie sont cumulées par Mode de Règlement et toujours gérées via les échéances multiples
L’impression de la facture regroupée de situation fusionne la facture Gescom et toutes les situations du regroupement.
Annulation en avoir d’une facture regroupée
l’annulation en avoir d’une facture regroupée suit le même processus qu’une facture simple de situation.
A partir de la situation, Menu : Validation / Annuler en avoir
un avoir est généré à partir de la facture et toutes les situations du groupement passent au statut ‘périmé’ annulé en avoir
Options d’impression (V10.10)
A partir de la version 10.10, une nouvelle option est disponible pour gérer l’impression d’un devis travaux. Cette nouvelle fonctionnalité proposer à l’utilisateur des options pour masquer complètement ou partiellement, des sous lignes de chapitre ou d’ouvrage, à l’impression du devis travaux.
Fonctionnement
Paramétrages en saisie de devis travaux
Lors de la création de la situation, le paramétrage des options d’impressions sont reprises depuis le devis travaux.
Sur les lignes d’ouvrage et sur les lignes de chapitres, le devis travaux va renseigner le régime TVA Article du chapitre ou de l’ouvrage, lorsque toutes les sous lignes portent le même régime TVA.
Dans le cas ou le chapitre ou l’ouvrage porte un régime TVA, les options d’impression de masquage pourront s’appliquer.
Sur les lignes d’ouvrage et sur les chapitres sont proposées 3 options de personnalisation de l’impression du devis travaux :
Masquer sous lignes : ne pas imprimer les sous lignes de l’ouvrage/du chapitre dans l’impression
Masques uniquement les prix : les sous-lignes de l’ouvrage/du chapitre s’impriment mais les prix sont masqués
Masquer aussi les textes : en plus de masquer les sous-lignes on masque les textes liées à ces lignes
Attention les options ne peuvent s’appliquer que si l’ensemble des sous lignes du chapitre/option ont le même code TVA.
Le paramétrage d’un chapitre / d’un ouvrage fixe le comportement de toutes ses sous lignes : S'i il existe des sous chapitres ou des ouvrages dans un chapitre, si au moins une des lignes d’ouvrage/chapitre père est cochée, alors la ligne est considérée aussi comme cochée.
Impression de situation de devis travaux
Lors de l’impression d’un devis travaux, il est possible de contredire le paramétrage défini sur les lignes (par exemple si on veut imprimer une pièce avec l’ensemble des lignes pour contrôle sans a avoir à modifier le paramétrage des lignes) :
