Traçabilité avancée et gestion de lots externes (V10.9)

Le principe de l’option de “traçabilité avancée” des lots externes permet d’associer à un article un n° de lot externe, des spécificités techniques, et d’enregistrer ces spécificités à la réception (fournisseur ou fabrication).

L’outil central de la fonctionnalité de traçabilité avancée est la “fiche de lot externe”. Elle permet d'assurer la gestion et la traçabilité des numéros de lot (et/ou de série) de manière plus avancée que la gestion des n° lot et série en gestion commerciale. La fiche de lot externe s’appuie néanmoins sur les articles (indicés ou non) gérés en n° de lot ou série, mais avec des possibilités supplémentaires.

• de centraliser les informations liées à un n° de lot fournisseur

  • notamment d’y associer des fichiers joints

  • d’y stocker des informations-clé (dates, fabricant, commentaires)

• d’automatiser l’affectation du n° de lot interne

C’est la “Fiche de lot externe” qui est l’outil d’administration de la traçabilité et centralise toutes les informations permettant de consulter les mouvements liés à un n° de lot externe, à partir de celui-ci directement (recherche sur le n° de lot).

👉 Définitions:

N° de lot externe:

• Généralise la notion de lot fournisseur en prévision des lots utilisés en fabrication

• Sert de point d’entrée pour la recherche des informations et est diffusé aux tiers externes

• Est (par définition) unique pour un tiers et une référence article

N° de lot interne:

• Sert à la gestion interne du stock

• Est associé ou non à un n° de lot externe unique

👉 Saisie du n° de lot externe:

• En saisie de réception fournisseur

• En saisie de BL fournisseur

👉 Utilisation de la Fiche de lot externe:

• Outil central d’administration pour consulter les mouvements et stocks sur un n° de lot externe

Traçabilité avancée des lots: paramétrage Article

Concerne: les articles indicés ou non, de nature 1 (achetés) ou 2 (fabriqués).

1. L’article (indicé ou non, pour rappel) doit être géré en n° de lot ou de série (rappel: onglet “Généralités de la fiche article”, Mode de suivi “Par no lot” ou “Par no série”)

2. Il doit avoir la case “Traçabilité avancée des lots” cochée, pour déclencher toutes les fonctionnalités présentées dans ce chapitre.

Définition de règles pour l’attribution automatique de numéros de lot internes

Il est possible de mettre en place un système automatique de numérotation des lots internes. Pour ce faire, il faut définir des règles de traçabilité, qui s’appliqueront lors de l’entrée en stock .

La règle pourra notamment préciser le format souhaité pour la constitution d’un numéro de lot interne.

La recherche d’une règle de traçabilité applicable ne se fait que pour les articles paramétrés en traçabilité avancée.

 Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Règles de traçabilité article

Une règle peut être très générale ou propre à un article.

Le type de tiers permet de distinguer les règles applicables en :

• Réception achat pour tiers fournisseur

• Fin de cycle fabrication pour tiers interne (voir chapitre dédié)

La recherche se fait dans l’ordre de cascade du plus spécifique au plus général :

Référence article → Type Article → Dossier

Construction du numéro lot interne

Le numéro de lot peut être constitué d’une partie fixe, puis d’une partie variable.

Le dernier numéro de lot calculé à partir de cette règle est stocké.

• Préfixe constant

Partie fixe en alpha pour ne pas être confondue avec la partie numérique incrémentable.

• Préfixe data pièce

Partie variable pouvant être constituée de données contextuelles à la pièce issues de ENT, MOUV ou MVTL.

La notation requise étant celle déjà en usage dans l’ERP ( Enreg.Champ entre crochets), si l’option Dossier de préfixe dans les numérotation de pièces est cochée.

(voir chapitre: Le préfixe de pièce )

• Préfixe temporel

Partie variable dépendant de la date d’entrée en stock.

• Taille numérique

Définit la taille maximum de la partie numérique incrémentable.

👉 Exemple pour règle fournisseur :

👉 Exemple pour règle interne (articles fabriqués, voir chapitre dédié) :

Application de la règle

• Règle tiers fournisseur

Dans les saisie de pièces BL fournisseur , à la création d’une ventilation ou au plus tard à la validation d’une ligne en cas d’absence de numéro de série/lot interne.

• Règle tiers interne

Dans la fin de cycle pour attribution du numéro de lot externe.

Précisions techniques

Nouvelle table ARTTRAC dans dico GTFDD fichier GTFAT

Numéros de lot internes attribués aux produits fabriqués

Le n° de lot est créé en saisie de fabrication (saisie atelier) ou en fin de cycle. (Menu: Production / Atelier / Saisie atelier / Saisie de fabrication et Menu: Production / OF / Suivi de production / Fin de cycle)

Le paramétrage de cet automatisme se définit par des règles de traçabilité définies sur le PF/SF applicable en fin de cycle, afin que l’attribution d’un n° de lot se fasse automatiquement et ce, via la Table “Règle de traçabilité article”

Résultat: le n° de lot est créé en saisie de fabrication (saisie atelier) ou en fin de cycle. (Menu: Production / Atelier / Saisie atelier / Saisie de fabrication et Menu: Production / OF / Suivi de production / Fin de cycle)

Définition des règles de traçabilité article

Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Règle de traçabilité article

Créer une nouvelle règle avec le type de tiers: interne (Les OFs étant des pièces internes).

Deux choix:

• Soit le flag “Copier numéro lot interne dans lot externe” est coché : le numéro de lot externe prend la valeur du numéro de lot interne.

• Sinon : Le numéro de lot externe sera calculé automatiquement à partir des paramètres de préfixes et taille définis : préfixe constant, préfixe temporel, taille numérique.

Résultats:

• Lors de la saisie de fin de cycle (programme ggpp220), le numéro de lot externe sera affecté automatiquement.

• Lors de saisie des entrées des produit finis (programme ggppsui210), tout en activant le scrutateur, un fichier xml est généré et une balise “ serieext” est ajoutée avec le numéro de lot externe fourni.

Conservation de la traçabilité en cas de réouverture d’un OF clôturé

Le principe est de sécuriser le risque de doublon dans la base de données de traçabilité et ce, si un OF clôturé est réouvert (statut démarré) puis reclôturé après corrections ou modifications.

L'alerte suivante est affichée:

L’utilisateur décide soit de conserver les données de traçabilités induites par la première clôture de l’OF par le clic “Oui”, soit de générer de nouvelles lignes par le clic sur “Non “

Si l’OF est composé de plusieurs composants gérés par numéro de série, cette fenêtre sera affichée, contenant la liste des composants, sinon il n’y a pas d’affichage.

Cliquer sur le bouton “Pointer” avant de valider la fin de cycle pour les transférer vers le tableau des composants déjà pointés.

Si on clique sur le bouton valider, les données déjà existantes sont supprimées et remplacées par les nouvelles .

Cliquer sur le bouton “Consulter la traçabilité existante” pour accéder aux données de traçabilité existantes (Explorateur de lots).

Gestion du n° de lot externe: fonctionnement

Lors de la réception fournisseur (soit par le programme de saisie des réceptions, soit par la saisie d’un BL fournisseur), la saisie d’un n° de lot externe est proposée.

👉 C’est à ce moment qu’est créée automatiquement une Fiche de lot externe (existence de données de réception article-lot-fournisseur) consultable par la suite.

Le lot externe n’est pas obligatoire mais dans ce cas, la création de fiche de lot externe n’aura pas lieu.

A l’inverse, si le lot externe existe déjà, un message non bloquant le signalera.

Récapitulatif des pièces et chemins concernés par la saisie de lot externe:

• Création de BL fournisseur

• Validation d’une commande fournisseur en BL fournisseur

• Saisie des réceptions fournisseur

• Egalement directement à partir de la commande fournisseur (non obligatoire)

Saisie du n° de lot externe dans le programme de saisie des réceptions fournisseur

Menu: Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseur / Préparation de réceptions / Saisie des réceptions

(Egalement accessible par le bouton “Livraison/Réception” de la pièce d’achat)

La saisie des lots se fait au niveau du colisage: le n° de lot externe est à saisir dans le champ “Lot externe global” pour être ventilé sur toutes les lignes de réception (tableau dessous) ou ligne par ligne, sous la colonne “Lot externe”.

Dans le cas d’un retour fournisseur, si les lots saisis sont différents selon les lignes, il faut saisir l'étoile “*” pour le signaler (de la même manière que pour le n° de lot interne). Si un lot externe était pré-rempli dans la commande d’achat, il sera proposé par défaut dans le programme de saisie des réceptions. Sur chaque ligne contenant un lot externe, il est possible d’ajouter des fichiers joints par le biais d’un pop-up (choix “joint lot”).

Saisie du n° de lot externe dans le BL fournisseur

La saisie des n° de lot se fait au niveau de la ventilation ou dans le tableau de saisie rapide. Si un lot externe était pré-rempli dans la commande d’achat, il sera proposé par défaut dans la validation de la commande en BL. Dans le tableau des ventilations, il est possible d’ajouter des fichiers joints sur un lot externe par le biais d’un pop-up (choix “joint lot”).

Accès à la Fiche lot externe

Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Fiche lot externe

• A partir des pièces fournisseur (Menu: Interrogations / Fiches) , accès à la fiche lot externe:

• A partir d’autres programmes:

Accès direct aux fiches lot depuis l’Interrogation de stock , le Calcul des besoins des affaires (Onglet Stock) et l’Explorateur de lot.

👉 Interrogation de stock :

Menu: Commerce & Logistique / Interrogations / Interrogation de stock

Se positionner sur une ligne et accéder au détail par le bouton cible.

Accès à la fiche lot externe par le menu Compléments (dans le détail de la ligne)

👉 CBA (Calcul des besoins d’affaire):

Menu: Affaire / Affaires / Suivi des affaire / Calcul des besoins d’affaire

Accès par un clic droit sur la ligne de l’article concerné.

👉 Explorateur de lot

Menu: Production / OF / Suivi de production / Explorateur de lot

Accès par un clic droit sur la ligne de l’article concerné.

Fiche de lot externe

La fiche de lot externe est créée automatiquement à chaque réception, pour le fournisseur concerné. Elle se présente comme une fiche 360. Le bouton jumelles permet d’accéder à la fiche par la sélection du n° de lot, de la référence ou fournisseur.

Sur un même écran ,divers tableaux permettent de consulter la traçabilité des n° de lots, tant internes qu’externes.

• Tableau des stock : liste des ventilations de stock

• Tableau des sorties : liste des sorties réalisées sur ce lot et liste des sorties prévisionnelles (d’après les réservations affectées sur les pièces client, des consommations production et des consommations d’affaires). La bascule entre le réalisé et le prévisionnel se fait par le multichoix présent dans le titre

• 

• Tableau des entrées : liste des entrées réalisées sur ce lot et liste des entrées prévisionnelles (d’après les commandes fournisseur si le lot externe a été précisé). La bascule entre le réalisé et le prévisionnel se fait par le multichoix présent dans le titre

• Tableau des préparations : liste des préparations de réception et de livraisons déjà saisies . La bascule entre les réceptions et les livraison se fait par le multichoix présent dans le titre

• Tableau des BP: liste des Bp client et fournisseur déjà saisies . La bascule entre les BP client et les Bp fournisseur se fait par le multichoix présent dans le titre

• Tableau des inventaires : si le lot externe a fait l’objet d’un inventaire

• Entête : le cumul des quantités sera affiché.

• note et fichiers joint : on peut accéder soit au fiche joint et à la note propre au lot externe , soit au fichier joint et à la note propre au lot interne

Lot externe et BP

La saisie du lot externe se fait en modification des quantités au moment de la saisie du BP. Une fenêtre s’ouvre, qui permet entre autres informations, la saisie du n° de lot externe.

Astuce: ne pas accepter les quantités proposées, mais passer en modification et laisser la quantité à 0.00, ce qui ouvrira une fenêtre permettant de saisir un n° de lot externe (et son pendant interne).

Lot externe et Powersearch

La recherche par Powersearch présente un résultat sur les fiches lots externes et ses fichiers joints et ouvre la Fiche Lot Externe

La recherche d’un Lot Externe se fait sur:

• Article (Référence ou désignation)

• Tiers (Code ou Nom)

• Numéro de lot externe

• Numéro de lot interne

• Contenus pièces jointes et notes et texte

Lien entre lot interne et lot externe

Le numéro de lot externe doit suivre le numéro de lot interne au travers des différents flux de stock:

1 - saisie de consommation d'OF

2 - saisie de consommation d'affaire

3 - BL vente

4 - régularisation de stock

5- transfert de dépot/emplacement/nature

6- régularisation entrée forcée

Pour un article géré en lot/série avec traçabilité avancée, le choix d’une entrée en stock dans une pièce de sortie doit ramener le numéro de lot interne aussi bien que le numéro de lot externe.

Le numéro de lot externe est visualisable à côté du numéro de lot interne avec lequel il est solidaire.

Traçabilité avancée et fichiers joints

La fonctionnalité (coche “traçabilité avancée” de l’article) permet également une gestion avancée de la documentation liée à la traçabilité, via les fichiers joints.

Catégorie des fichiers joints

En vue de la constitution d’un dossier produit, il est possible de catégoriser les fichiers joints associés à certaines entités importantes pour la traçabilité.

Cas d'usage 1 :

Un certificat matière sur une fiche lot externe doit être un fichier joint reconnu comme étant un certificat matière.

Ajout d’un fichier joint sur lot externe

Ajout fichier joint sur le détail de lot interne

Dans la fenêtre de saisie des fichiers joints, la colonne “Type document” permet de renseigner une catégorie de document.

Le champ fait appel à Divalto Documentation.

👉 Les programmes concernés par les fichiers attachés à la fiche lot sont :

• Saisie réception fournisseur

• Saisie pièce

• Saisie fiche lot

👉 Le programme concerné par les fichiers attachés au rapport de contrôle est:

• Rapport de contrôle

Paramétrage du “Type document”

Tous types de documents éligibles définis comme des enregistrements.

Précisions techniques

 Ajout champ TDOCCOD dans table MJOINT

Pour dire à la saisie des joints d’activer cette colonne, il faut dans le programme avoir invoqué la fonction de A5PMNOTEJOINT :

ForcageNature_Entite_Doc(autoriserForcage)

avec le paramètre positionné à true

Traitement de récolte des documents

Le principe est de pouvoir constituer un “dossier produit” contenant les fichiers sélectionnés.

Le dossier produit peut être constitué : à partir d’un OF

• A partir de l’administration des OF (consultation OF), par le menu Interrogation

• A partir de la fiche lot externe : UNIQUEMENT si le paramètre production sur la traçabilité d’un lot fabriqué est à ‘Facultatif’ ou 'Obligatoire”

• A partir de l’administration d’affaire sur un élément par le menu Interrogation

 La constitution du dossier produit se fait en temps réel (il n’est pas stocké)

Pour le constituer, il faut rechercher tous les fichiers joints stockés dans les fiches lots externes (ainsi que les joints stockés sur les lots internes liés ) et les éventuels rapports de contrôle qui ont été produits par les différents contrôles liés à la production ou à la réception.

Les lots peuvent être issus :

• de la production des OF pères et fils

• des consommations des composants pour les OF pères et fils

• des consommations des composants pour les éléments d’affaire (père et fils)

Pour compléter le dossier, on recherchera également :

• les rapports de contrôle final propre aux OF pères et fils

• les rapports de contrôle réception pour les composants consommés lors de la production

• les rapports de contrôle pour les composants consommés pour les éléments d’affaire (père et fils)

Une fois la récolte faite, la liste des fichiers joints sera visible dans un tableau et on pourra accéder au document à cliquant sur le bouton

Lorsque le dossier produit est demandé depuis la fiche lot externe, le traitement partira de la traçabilité du lot interne lié pour récupérer les différents lots utilisés pour sa production (lots issus de réception ou de production).

ATTENTION, la traçabilité du lot interne n’est fait qu'à la clôture de l’OF : c’est à ce moment qu’on signale quels sont les lots des composants qui ont servi à la production du lot composé

Exemple : pour une montre de luxe gérée en N° de série, on assemble un bracelet en cuir et un cadran en or avec chacun un N° de série . En clôture de l’OF d’assemblage de la montre, on va déclarer le lot Bracelet et le lot Cadran qui ont été utilisés → lors de l’appel du dossier produit sur le N° de série de la montre, on récupérera tous les fichiers joints liés aux numéros séries du bracelet et du cadran.

Génération d’un package de documents en PDF

L’accès à la constitution du Dossier produit se fait à partir des différents programmes de consultation d’OF (Consultation OF, Administration des OFs, Superviseur OF) dans le menu Interrogation > Dossier produit

Fonctionnement

Dans le dossier produit, il est possible de sélectionner un ensemble de fichiers par pointage

Une fois tous les fichiers choisis, la validation proposera d’en faire un Zip.

Ce dernier sera alors déposé dans un répertoire choisi interactivement par l’utilisateur.

Tous les fichiers en format .dhvw seront convertis au format PDF

Tous les fichiers au format PDF seront fusionnés en un seul.

Les fichiers de format autre seront copiés tels quels dans le Zip.

Le superviseur de lots externes (V10.10)

Un programme permet d'avoir une vision globale de tous les lots externes, avec :

• les chiffres significatifs sur le lot

• la centralisation des traitements associés

• des options de regroupement facilitant l’interrogation et la recherche dans l’ensemble des lots fournisseur et interne.

 Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Superviseur de lots externes

Cet outil permet d’obtenir les informations de traçabilité à partir d’un n° de lot, d’une référence article ou d’un fournisseur. (Contrairement à l'“explorateur de lots” côté Production qui ne permet de recherche qu'à partir d’une référence article).

Voici l'écran de sélection pour lancer ce programme:

Utilisation du superviseur de lots externes

Les fiches lot sont présentées dans un arbre selon différents types de regroupement disponibles :

• Aucun

• Tiers

• Article

• Type article

Pour chaque lot externe, des données déterminantes sont affichées, pour leur suivi :

• Quantité en stock

• Date de péremption

• Entrées et sorties réelles

• Entrées et sorties prévisionnelles

• Quantité à contrôler

• Quantité en attente

Les traitements importants sont disponibles par une option du menu contextuel ou principal, afin de plonger facilement dans le détail des informations :

• Dossier produit

• Interrogation stock

• Explorateur de lots

• Fiche lot externe (accessible en dialogue inter-tâche)

Options utilisateur:

Dans le menu Outils / Options, il est possible de choisir le mode de regroupement initial: