Le dossier commun en comptabilité
Rappel : Il existe une fiche dossier par module dont le dossier commun est la racine. Le dossier commun contient le paramétrage général des rubriques, des documents joints et la taille des codes tiers et comptes comptables.
On accède à la fiche du dossier commun via l'option de menu Administration / Dossiers communs / Dossiers communs.
Le champ « Longueur des tiers et comptes » permet de positionner le nombre de caractères pour les codes tiers (Prospects, clients, fournisseurs, tiers internes) et les comptes du plan comptable.
La fiche dossier en comptabilité
Un dossier c'est une entreprise ou une comptabilité. La création du dossier est impérative avant toute autre opération.
On accède à la fiche du dossier comptable par l’option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers.
Le code du dossier dans Divalto Comptabilité doit correspondre au code société de Divalto Commerce & Logistique si les deux modules sont liés .
C'est à partir de la fiche dossier que se paramètrent les principales options :
La période de balance, la période de saisie autorisée
Les fonctions confidentialisées
Les numéros des comptes de résultat (bénéfice /perte)
Les fourchettes de comptes autorisés par type d'auxiliaire
La nature et le nombre de décimales des 2èmes montants
Le paramétrage des différences de règlement et de différence de change
La devise implicite,
L'autorisation de saisir des montants exprimés dans une autre devise
Les axes autorisés, en ventilation totale ou partielle
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de Divalto Règlements,
Paramétrage de l'option Immobilisations,
Paramétrage des index analytiques et de la gestion des tables communes,
Dates des exercices clôturés et non clôturés.
L'onglet « Généralités »
Sont regroupées dans cet onglet les coordonnées et les champs généralistes qui servent dans les éditions et les interrogations.
« Dossier »
La codification est libre sur 8 caractères alphanumériques. Les dossiers 998 et 999 existent déjà :
Le dossier 998 est le dossier de démonstration. La visite guidée du logiciel se trouve dans ce dossier.
Le dossier 999 livré contient le plan comptable de référence et les tables communes. En création d'un compte, si ce compte existe dans le dossier 999 les informations seront reprises.
« Nom »
Permet d'indiquer le nom de la société et vous disposez de 32 caractères.
Le groupe « Adresse »
Ce groupe vous permet de définir les coordonnées de la société. Vous disposez jusqu'à 32 caractères pour l'ensemble des champs, sauf le code postal qui est défini sur 10 caractères.
Le groupe « Identification »
Vous pourrez saisir ici :
« N° SIREN » : Il s'agit des 9 premiers caractères du numéro SIRET.
« Code NIC » : Il s'agit des 5 caractères suivants du numéro SIRET.
« Code NAF » : Le code NAF (pour Nomenclature d'activités française) est un code attribué par l'Insee à chacun des secteurs d'activités économiques.
Le groupe « Capital »
« Forme du capital » : vous disposez de 6 caractères pour indiquer la forme du capital social de l'entreprise (SA, SARL...).
« Montant du capital » : indiquez le montant du capital social.
Le groupe « Période de la balance courante »
Vous indiquez les dates de la prochaine balance à éditer : la date de début d'exercice et la période de la balance. Grâce à ces dates, la prochaine balance est instantanée car chaque écriture saisie dans cette période met à jour les cumuls balance.
Ces dates pourront être modifiées par l'option "Changement de période balance" du Menu "Traitements Périodiques".
Le groupe « Période de saisie »
Il est interdit de saisir des écritures sur un exercice clôturé. Indépendamment de ce contrôle, vous pouvez indiquer une période de saisie autorisée.
Dans la fiche utilisateur et dans la fiche d'un journal, ces dates sont également gérées. Si les dates « dossier », « journal » et « utilisateur » sont renseignées, c'est la période minimale qui sera prise en considération.
Le groupe « Devise »
En cochant le champ « Gérer les devises », on indique si le dossier est multi devises. Ce paramètre doit être positionné à 'oui' pour autoriser la saisie d'écritures en devise autre que la devise de référence du dossier.
Devise principale :
Les montants des écritures saisis en devise seront convertis dans cette devise,
Les taux de conversion sont mémorisés dans la table des taux de change,
Dans l'écriture, figurent les deux montants (dans la devise du dossier et dans la devise saisie).
Devise secondaire :
Indiquez le code devise secondaire du dossier. Les taux de conversion sont mémorisés dans la table des taux de change. Dans l'écriture, trois montants sont enregistrés :
Dans la devise de référence du dossier,
Dans la devise secondaire,
Dans la devise saisie.
Comptes de résultat
Vous indiquez les numéros des comptes qui seront utilisés par le programme de clôture. Le résultat sera imputé sur le compte Bénéfice ou Perte en fonction du sens du résultat. En principe, les comptes sont les suivants :
Bénéfice : 12000000
Perte : 12900000
La contrepartie de l'écriture de résultat sera passée sur ce compte. Si ce dernier n'est pas renseigné, le compte sera le 88000000.
Prorata temporis cut-off (V10.5)
Permet de définir la méthode de calcul des durées en nombres de jours pour notamment le traitement du Cut-Off.
365 jours : Calcul le nombre de jours réels entre deux dates.
360 jours : Une année est égale à 360 jours et un mois est égal à 30 jours.
Codification
« Lié à Divalto Règlement » : Liaison ou non avec le module Divalto Règlement
« Gestion de la Tva par Divalto Comptabilité » : Si cochée, il sera possible en saisie d'écritures :
De modifier les régimes TVA tiers et article sans passer par les CTAX (Ventilations de TVA).
De générer automatiquement les lignes de TVA dans les journaux d'Achats et Ventes.
« Comptabilité hors normes ANC » : Si cochée annule totalement la fonctionnalité « sous-système » dans le module de la comptabilité. A partir de la version 10.4, le paramétrage d'un plan comptable hors France n’effectue pas les contrôles sur la natures des comptes.
« Contrôle des comptes de TVA en saisie d'écriture » : permet d'effectuer systématiquement un contrôle de cohérence entre les comptes de TVA saisis par ligne d'écriture et les ventilations de TVA associées.
Ce contrôle vérifie que le compte de la ligne d'écriture comptable correspondant à la TVA correspond bien au compte de TVA donné par le code de TVA utilisé dans les ventilations de TVA. En cas d'erreur, il sera demandé de ressaisir le compte de TVA.
Attention : Cette cohérence est importante pour la gestion de la TVA dans Divalto Comptabilité. En effet, l'écriture comptable générée dépend des comptes de TVA correspondant aux codes de TVA utilisés dans les ventilations de TVA.
L'onglet « Axes »
Les montants des écritures peuvent être ventilés sur 4 axes différents (Premier axe, Second axe, Troisième axe, Quatrième axe).
Un libellé est obligatoire dès que l'axe est utilisé. Ces libellés seront repris lors des éditions.
Ventilation
Pour chaque axe, vous indiquez la ventilation autorisée :
Aucune
Les ventilations ne sont pas autorisées sur cet axe.
Totale
Le montant de chaque ligne d'écriture ventilée sur cet axe devra être éclaté en totalité. Un contrôle d'équilibre à 100 % du montant sera effectué.
Partielle
Un éclatement inférieur ou égal à 100 % du montant de l'écriture sera autorisé.
Report antérieur
Cochez cette case si vous souhaitez gérer un report antérieur pour l'axe concerné. Un report antérieur est utile pour suivre un chantier pouvant évoluer sur plusieurs exercices.
Niveaux
Vous avez la possibilité de découper les codes axe en 4 parties. Ce découpage sera utilisé comme critère de rupture par les éditions analytiques. Vous indiquez la longueur de chaque partie sachant que l'on part toujours du début. Vous pouvez associer un libellé descriptif pour chaque niveau, ce que vous permettra de préciser et d'identifier la signification du découpage.
Pour obtenir le découpage suivant : 12345678
XX 1ère partie = positions 1 à 2
XXXXX 2ème partie = positions 1 à 5
XXXXXXX 3ème partie = positions 1 à 7
XXXXXXXX 4ème partie = positions 1 à 8
Vous indiquerez : Zone 1 : 2
Zone 2 : 5
Zone 3 : 7
Zone 4 : 8
Déversement analytique
Le champ « Date début » permet d'indiquer une date de début de traitement pour le déversement analytique. Ce renseignement n'est pas obligatoire, mais il permet s'il est garni de gagner en temps de traitement.
« Répertoire des CSV » : Lors du traitement de déversement, vous avez la possibilité d'afficher des simulations de vos déversements dans des fichiers csv. Cela est également possible pour les traitements réels. On indique ici le répertoire ou seront stocker ces fichiers CSV.
L'onglet « O.D. » dans la fiche dossier en comptabilité
Différence de règlement :
Lorsque le lettrage fait apparaître une différence ne dépassant pas un maximum donné, il est possible de générer une écriture de différence de règlement. Cette écriture sera comptabilisée après confirmation de l'utilisateur sur le code du journal indiqué. Vous pouvez également indiquer le libellé de l'écriture générée par la différence de règlement.
Un des symboles suivants présent dans le libellé à générer sera remplacé :
Inférieur : par l'intitulé de compte
Dièse par la date d'échéance suivie de l'intitulé du compte
Egal par la date d'écriture suivie de l'intitulé du compte
Vous indiquez les comptes d'imputation de cette différence :
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au débit.
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au crédit.
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
Dièze dièse pour reprendre le mois d'échéance
Dollar Dollar pour le code (2 chiffres) associé au code devise
Egal egal pour le mois de la date d'écriture
Différence de change :
Lorsqu'une différence de change sera constatée en pointage, une écriture sera passée sur le code du journal indiqué et le compte concerné.
Vous indiquez les comptes d'imputation de cette différence :
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au débit.
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au crédit.
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
Dièse dièze pour reprendre le mois d'échéance
Dollar dollar pour le code (2 chiffres) associé au code devise
Egal egal pour le mois de la date d'écriture
Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec celle de la facture. Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué ici. Et chacune des ces lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilation TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
On indiquera également dans quel journal, ces écritures seront imputées.
L'onglet « Paramètres » dans la fiche dossier en comptabilité
Paramétrage des auxiliaires
Ce groupe permet de définir la plage des comptes Auxiliaires (Clients, Fournisseurs, Personnel), ainsi que le compte collectif par défaut. Les balances auxiliaires proposeront ces fourchettes en implicite.
Un contrôle est effectué en saisie du plan comptable en fonction de la nature de compte.
Ecritures en attente en provenance du DataHub
On indiquera ici les codes journaux qui seront imputés lors de la génération des écritures en attente provenant des traitements de dématérialisation. Le traitement de dématérialisation des factures fournisseurs génèrera par exemple des écritures comptables en attente dans le journal d'achat par défaut indiqué ici.
Paramétrage des traitements
« Saisir les dates d'opération et de valeur en rapprochement bancaire »
Vous indiquez si vous souhaitez saisir une date de valeur sur les écritures lors du pointage. Cette date est importante pour un suivi de trésorerie rigoureux.
« Saisir un solde initial en journal de trésorerie »
Si vous saisissez les journaux de banque sur extraits bancaires, il est utile de saisir le solde initial de l'extrait puis de contrôler en fin de saisie, le solde final de l'extrait. Ceci vous permet de détecter immédiatement d'éventuelles erreurs de saisie. Le solde du compte banque est proposé.
« Utiliser la génération automatique d'escompte de décaissement »
Si l'option de la fiche dossier « Utiliser la génération automatique d'escomptes de décaissement » est cochée, l'escompte automatique sera positionnée à Oui par défaut dans les différents programmes de décaissements fournisseurs.
« Contrôle sur l'équilibre des écritures extra-comptables »
Ce paramètre permet de vérifier l'équilibre des écritures extracomptables lors :
De la saisie standard des écritures.
De l'import des écritures comptables.
Lors de la saisie des écritures, si l'option est cochée un message bloquant apparait.
« Nombre de caractères contrôlés en modification de compte collectif »
Ce paramètre permet de définir les X premiers caractères du compte collectif à conserver lors de sa modification en saisie d'écritures sur une ligne d'auxiliaire.
Le programme avertira l'utilisateur si la modification est impossible.
Etablissements
« Gérer des établissements »
Cochez cette option pour indiquer que le dossier est multi-établissement. Un dossier peut être multi-établissement, mais un établissement n'existe que dans un seul dossier. Différentes organisations sont envisageables tout en respectant certaines règles :
Les établissements sont facultatifs dans tous les modules sauf dans Divalto Paie,
La gestion des établissements dans Divalto Commerce & Logistique est un préalable à la gestion dans Divalto Comptabilité ou Divalto Règlement,
Toutefois, Divalto Commerce & Logistique peut être structuré en établissements sans que Divalto Comptabilité et Divalto Règlement n'en gèrent.
Les établissements de Divalto Règlement sont les mêmes que ceux de Divalto Commerce & Logistique même si Divalto Comptabilité n'en gère pas.
Les établissements de Divalto Paie sont identiques ou sont indépendants des autres modules mais rattachés à un éventuel établissement de Divalto Comptabilité.
La gestion des établissements dans Divalto Règlement dépend de Divalto Commerce & Logistique et de Divalto Comptabilité. En résumé, Divalto Règlement gère des établissements si :
Divalto Commerce & Logistique et Divalto Comptabilité gèrent des établissements. Dans ce cas, la gestion des tiers par établissement dans Divalto Commerce & logistique n'influe pas sur Divalto Règlement.
OU
Divalto Commerce & Logistique et Divalto Comptabilité gèrent des établissements. Dans ce cas, la gestion des tiers par établissement dans Divalto Commerce & Logistique n'influe pas sur Divalto Règlement.
« Etablissement principal »
Renseigner ici l'établissement qui apparaîtra par défaut dans les éditions et les filtres. Une ligne d'écriture sans code établissement sera également automatiquement affectée à l'établissement principal par le programme de contrôle d'intégrité.
Si un établissement est indiqué au niveau de la fiche utilisateur, cette valeur est prioritaire sur l'établissement principal en ce qui concerne les éditions et les filtres.
« Méthode de lettrage automatique »
Par établissement : la correspondance est recherchée uniquement pour les pièces d'un établissement.
Par établissement puis général : la correspondance est recherchée pour les pièces d'un établissement d'abord puis pour tous les établissements.
Général : La correspondance est recherchée pour les pièces de tous les établissements.
Impression des balances
Vous pouvez paramétrer le nombre de caractères générant des ruptures sur les balances par nature de compte :
Totaux comptes de bilan
Totaux comptes de gestion
Totaux auxiliaires client
Totaux auxiliaires fournisseur
Totaux auxiliaires personnel
Pointage
"Contrôle date pointage(en jours)»
Saisissez ici le nombre maximum de jours entre date de pointage (pour les pointages manuels) et aujourd'hui.
Définition des montants 2
Un deuxième montant pourra être saisi pour chaque écriture. Il peut se rapporter, par exemple à une quantité. Des traitements spécifiques pourront ensuite exploiter ces montants par code nature.
9 codes de nature montant 2 sont prévus. Il convient pour chacun d'eux, de préciser :
Un libellé
Le nombre de décimales du montant
Calendrier (V10.8)
Disposer d'un calendrier propre au dossier comptable afin que les Widgets Finances puissent s'y référer ainsi que les utilisateurs comptables.
L'onglet « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité
Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec la celle de la facture.
Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué dans le dossier. Et chacune de ces deux lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilations de TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
Déclaration de TVA
On peut choisir entre deux périodicités de déclaration :
Mensuelle.
Trimestrielle.
Le champ « Mois de dernière déclaration » correspond au mois de la dernière déclaration de TVA validée en comptabilité.
Le champ « Date de début de prise en compte » indique la date à partir de laquelle le programme de calcul de TVA prendra en compte les écritures comptables. Cela permet de ne pas traiter les écritures trop vieilles pour générer de la TVA et d'éviter des temps de traitement trop longs.
Si aucune TVA n'a été déclarée, on peut encore saisir ces dates. En revanche, une fois la première déclaration validée, la date est figée et ne sera modifiable que par les programmes de validation et d'initialisation de TVA.
L'onglet « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité (V10.4)
Tous les champs liés à la TVA ont été déplacés dans l'onglet « TVA ».
La case à cocher « Gestion de la Tva par Divalto Comptabilité » : Si cochée, il sera possible en saisie d'écritures :
De modifier les régimes TVA tiers et article sans passer par les CTAX (Ventilations de TVA).
De générer automatiquement les lignes de TVA dans les journaux d'Achats et Ventes.
La case à cocher « Contrôle (Comptes et montants) de TVA en saisie d'écriture » : permet d'effectuer systématiquement un contrôle de cohérence entre les comptes de TVA saisis par ligne d'écriture et les ventilations de TVA associées.
Ce contrôle vérifie que le compte de la ligne d'écriture comptable correspondant à la TVA correspond bien au compte de TVA donné par le code de TVA utilisé dans les ventilations de TVA. En cas d'erreur, il sera demandé de ressaisir le compte de TVA.
Attention : Cette cohérence est importante pour la gestion de la TVA dans Divalto Comptabilité. En effet, l'écriture comptable générée dépend des comptes de TVA correspondant aux codes de TVA utilisés dans les ventilations de TVA.
Le groupe « Comptabilisation de la TVA ». Par défaut, le programme de comptabilisation de TVA prendra ces valeurs en compte lors de la génération des écritures de la déclaration de TVA.
On indique ici :
Le « Journal » dans lequel les écritures seront générées,
Le « Compte de TVA à décaisser »,
Le « Compte d'équilibrage au débit »,
Le « Compte d'équilibrage au crédit »,
Le « Jour dans le mois de l'écriture générée ».
L’onglet « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité (V10.9)
Ajout d’un nouveau groupe de champs « Compte de répartition périodique », exploité par la gestion des abonnements. Le champ « Racine de compte de répartition périodique » permet de ne pas gérer de TVA pour les comptes de charges et de produits, lors du traitement de génération des écritures d’abonnement. la racine par défaut est le 488 pour les dossiers comptables dont la case à cocher » Comptabilité hors normes ANC » est non renseignée. (Onglet « Généralités »).
L'onglet « Inter-agence » (V10.4)
La comptabilité ne gère pas les établissements. Ainsi, la coche « Gérer des établissements » (Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Paramètres, groupe Établissement) ne doit pas être positionnée.
La gestion d'un axe analytique « Etablissement » permet d'effectuer un suivi par agence.
Cet axe est à mettre en place dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet « Comptabilité », groupe Axes analytiques.
Lors de l'intégration comptable d'une facture client ayant donné lieu à un flux inter-agences, des flux analytiques peuvent être générés, en plus des ventilations analytiques liées au compte de vente.
C'est dans cet onglet que l'on précise :
le code « Journal » dans lequel on va enregistrer les écritures liées à ces flux,
le numéro de « Compte » associé,
et comment va se faire la « réaffectation analytique des produits » (correspond au coût de la vente) et la « réaffectation analytique des charges » (correspond coût de l'achats).
La réaffectation doit être précisé :
Aucune réaffectation
Sur l'établissement qui commande
Sur l'établissement qui facture
Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, il faut créer les axes de ventilation dans chaque dossier comptable : Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet AXES.
Attention :
Tous les dossiers comptables doivent avoir une codification rigoureusement identique.
Un numéro d'axe déclaré en gestion commerciale doit toujours correspondre au même numéro d'agence, quel que soit le dossier comptable sur lequel on se trouve.
Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, chaque compte impacté ( compte produit ou compte pour flux analytique) doit être paramétré en saisie d'axe dans tous les dossiers comptables : cocher la case Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, plan comptable, onglet « Paramètres », groupe « AXE » : Saisie NomDeLaxe .
Maj des comptes en cas de modification du tiers (V10.10)
Dans un environnement Inter-agence, les tiers sont communs à tous les établissements. Si l’on effectue une modification sur un tiers, cette modification est appliquée sur tous les établissements du dossier de la gestion commerciale et sur tous les dossiers comptables.
L'onglet « Confidentialité » dans la fiche dossier en comptabilité
Options de confidentialité
« Le dossier est confidentialisé par le code » permet d'indiquer le code qui va confidentialiser la comptabilité d'un dossier.
Vous pouvez protéger l'accès à tout un dossier en attribuant ce code aux utilisateurs autorisés.
A l'aide des différentes cases à cocher, vous signalez si vous avez confidentialisé des comptes, des journaux, ou des axes. Dans ce cas, les programmes vérifieront que l'utilisateur est autorisé, avant de délivrer une information.
Par exemple, lors de l'édition d'un brouillard, les écritures sur des comptes confidentiels seront éditées uniquement si l'utilisateur possède le privilège nécessaire.
Fonctions confidentialisées
Vous pouvez contrôler l'accès à certaines fonctionnalités :
Modification des écritures
Lettrage
Délettrage
Saisie sur un compte ou un établissement fermé
Saisie sur un compte client sur un journal non lié à Divalto Règlement
Saisie sur un compte fournisseur sur un journal non lié à Divalto Règlement
Modification de la valeur du filtre établissement
Déclaration de TVA
Indiquez le code d'accès aux fonctions et fournissez ce code aux utilisateurs autorisés.
Le code C** permet d'accéder à l'ensemble des fonctions de* DIVALTO COMPTABILITE.
L'onglet « Contrôle » (V10.4)
Dans le groupe « Saisie d'écriture », on indique si l'on souhaite mettre en place un contrôle d'unicité sur la pièce du tiers (fournisseur) en saisie d'écriture. Les choix sont :
« Aucun »,
« Contrôle non bloquant » un message en informera l'utilisateur, mais la saisie reste possible
« Contrôle bloquant ».
Contrôle de l'unicité de la pièce du tiers (Pinotiers) des factures de vente (V10.9)
Le contrôle de l’unicité du « Pinotiers » est différencié entre les factures de vente et les factures d’achat.
Les choix sont :
« Aucun »,
« Contrôle non bloquant ». Dans ce cas, un message en informera l'utilisateur, mais la saisie reste possible.
« Contrôle bloquant ». Cela empêche la création d’une écriture ayant comme référence de pièce tiers, une référence déjà existante.