Les flux de règlement

La notion de flux est omniprésente dans Divalto Règlement.
Le point d'entrée est la facture qui provient :

• De Commerce & Logistique automatiquement après la comptabilisation

• De Comptabilité à la saisie d'écriture

• D'une autre gestion commerciale par import

Les circuits d'encaissements et de décaissements fonctionnent selon un principe commun d'états et de changements d'états dont l'enchaînement s'adapte au plus proche des besoins de l'utilisateur. Un pré-paramétrage met à disposition des flux classiques de traitement des encaissements et des décaissements.
La confection des bordereaux est l'étape obligatoire avant la transmission d'informations à la banque.
Les données ainsi collectées sont notamment utilisées pour calculer les montants nécessaires à l'établissement de la déclaration de TVA

Les principes liés à Divalto règlements

Le module des « règlements » est livré avec un pré-paramétrage mettant à disposition des flux classiques de traitement des encaissements et des décaissements.
L'intégration des factures, quelle que soit sa provenance, génère une fiche facture dans le module des règlements. Cette fiche facture mémorise les informations nécessaires au traitement des règlements et de la déclaration de TVA. Le lien vers la facture d'origine est également conservé.
L'effet est le point d'entrée du processus de règlement. A l'intégration des factures, l'effet est dans un état « Traite à payer » ou « Chèque à recevoir » par exemple.
A un instant « T » l'effet est dans un état. La gestion des règlements est le suivi des différents états des effets. L'état d'un effet va donc qualifier son statut à un moment donné dans le circuit.
L'état d'un effet évolue. A sa création un effet est actif. A chaque changement d'état, l'effet initial est périmé et un nouveau est créé dans un nouvel état. Le lien est gardé entre les différents effets et la facture initiale. Cette action est mémorisée par un numéro de transaction.
Les liens permettent ainsi de suivre, transaction par transaction, les effets successifs.

Fiche facture
L'intégration des factures, quelle que soit sa provenance, génère une fiche facture. Cette fiche facture mémorise les informations nécessaires au traitement des règlements et de la déclaration de TVA. Le lien vers la facture d'origine est aussi conservé.
Effet
L'effet est le point d'entrée du processus de règlement. A l'intégration des factures, l'effet est dans un état « Traite à payer » ou « Chèque à recevoir » par exemple.
Lien
Par paramétrage, il est possible de lier définitivement une écriture et un effet.
L'écriture comptable génére un effet dans Divalto Règlement et un lien de cette écriture vers les règlements est créé. Toute action sur l'écriture ou sur l'effet a une conséquence « bijective » entre les deux entités.

Principe du lettrage des écritures

Cas du règlement partiel

Lors d'un règlement partiel d'une facture fournisseur ou client, l'écriture de la facture est ventilée (en comptabilité générale) de la manière suivante :

• Une ventilation correspondant au montant réglé.

• Une ventilation correspondant au reste à réglé.

Et dans le cas d'un rééchelonnement :

• Création d'une ventilation par montant et date d'échéance.

Le lettrage est réalisé sur le montant réglé avec l'attribution d'un code lettrage en comptabilité générale au niveau de la ligne de ventilation concernée. Ce code de lettrage sera également présent au niveau de la pièce facture avec l'indicateur de lettrage partiel : l

Cas de différence de règlement

Tout effet déclenchant un règlement différentiel provoque une ventilation de l'écriture comptable du montant de cet effet. Par exemple, une différence de règlement ou un escompte.
Ceci permet de lettrer totalement l'écriture d'OD ou de Trésorerie associée avec le montant de la ventilation de l'écriture de la facture.
Un code lettrage est unique par pièce. Ainsi si une facture est réglée en plusieurs fois, chaque lettrage associé aura le même code et les écritures lettrées avec la facture auront le numéro de pièce de la facture.

Cas d'un règlement client avec escompte.

Cela provoque une ventilation de l'écriture comptable de la facture. Les écritures lettrées avec la facture auront le numéro de pièce de la facture et le code lettrage est unique par pièce.

Cas d'un règlement multiple avec escompte.

Si un règlement englobe plusieurs factures, l'écriture de trésorerie associée aura des ventilations ayant le n° de pièce concernant chaque facture associée et sera lettré avec un code lettrage par pièce.
De plus le code lettrage de l'écriture de règlement aura le code générique « $$ » signifiant que l'écriture est associée à plusieurs code lettrage.

Cas de l'acompte.

Les écritures associées à un acompte se voit attribuer un n° de pièce défini :

• Un préfixe générique « $$ACPT$$ »

• Un N° correspondant au N° de l'acompte associé dans règlement.

Lors du lettrage de factures avec cet acompte, une écriture de ventilation est systématiquement associée à l'écriture de l'acompte et de la facture. Chaque ventilation étant lettrée avec le code associé à l'écriture de la facture. Le N° de pièce de chaque ventilation sera le N° de pièce de l'écriture avec laquelle elle est lettrée.
Dans la version « V10.3 », un nouveau service pack intitulé « Service pack 213c » est mis à disposition. Ce dernier contient une nouvelle méthode de gestion du lettrage pour un meilleur suivi des règlements. Ainsi si un paiement règle plusieurs factures avec ou sans escompte et que l'ensemble des factures est soldé, le code lettrage attribué sera unique pour l'ensemble de la transaction.

Nouveau Lettrage (Service pack 213c)

Dans la version « V10.3 », un nouveau service pack intitulé « Service pack 213c » est mis à disposition. Ce dernier contient une nouvelle méthode de gestion du lettrage pour un meilleur suivi des règlements. Ainsi si un paiement règle plusieurs factures avec ou sans escompte et que l'ensemble des factures est soldé, le code lettrage attribué sera unique pour l'ensemble de la transaction.

Reprise du lettrage (213c)

Pour adapter la base de données à la nouvelle méthode de lettrage, dans le cas d'une migration par exemple, un traitement doit impérativement être exécuté avant tout enregistrement d'un règlement. Ce nouveau programme traite le dossier courant de l'utilisateur et est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Reprise du lettrage.Après avoir confirmé son exécution, le programme effectue les travaux suivants :

• Il traite l'ensemble des écritures ayant un code lettrage « $$ » ou « l », afin de leurs attribuées un nouveau code de pré-lettrage ou de lettrage unique.

• Il génère un compte rendu au format « CSV » contenant la liste des écritures n'ayant pas pu être traitées. Les « erreurs » devront être à traitées manuellement.

Principe du lettrage (213c)

Avant d'illustrer par différents exemples la nouvelle méthode, nous allons vous résumez ci-dessous le principe :

• Un code est attribué à l'ensemble des éléments liés au règlement (échéances, avoirs, acomptes, différences de règlements, …). Ce code est enregistré au niveau des ventilations des écritures, table « CP », avec la date du règlement. Les ventilations des écritures contiennent par conséquent les données techniques.

• Les écritures , table « C8 » :

• En cas de lettrage partiel, un code de pré-lettrage est positionné à « {}X », ou « X » peut varié de « 1 »* à « Z ».

• Si le lettrage est équilibré, c'est dire l'ensemble des facture est réglé par un ou plusieurs paiements (Montant total des factures = montant total des règlements), l'indicateur « L » est positionné et un de code lettrage unique identique est attribué à l'ensemble des écritures. La date de lettrage est également mise à jour.

Remarque : Les indicateurs techniques, positionnés sur les ventilations , « Détail du lettrage » et « Date réf. Lettrage » sont alimenté par transaction. Ils sont également utilisés lors de l'annulation d'une transaction pour revenir à l'état précédent.

Exemples de lettrage (213c)

Nous utiliserons pour illustrer l'ensemble des exemples deux factures concernant le client C0000004-MAJUSCULE ayant deux factures : Numéro 277 du 10/01/20 de 2400,00€. Numéro 278 du 05/02/20 de 1200,00€.

Encaissement de 3600,00€ réglant la totalité des factures

Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEL'ensemble constitué des deux factures et du règlement est lettré, indicateur « L », le code lettrage est unique « BP », la « Date de lettrage » et « Lettré le » sont renseignés avec la valeur de la date du règlement.

Interrogation du détail du lettrageLes factures, ainsi que le règlement portent le code « BO » au niveau du code technique de lettrage (Table des ventilations CP). On indique également le code de lettrage « BP » qui est porté par les écritures comptables (C8).

Encaissement partiel de 2000,00€ concernant les deux factures

La répartition du règlement est faite de la manière suivante :

• Règlement de 1000,00€ sur la facture numéro 277 de 2400,00€.

• Règlement de 1000,00€ sur la facture numéro 278 de 1200,00€.

Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEDans ce cas, nous constatons que :

• L'ensemble des factures et le règlement sont pré-lettrés avec le code « {}1 » (colonne lettrage) et que l'indicateur de présence de lettrage est positionné a « {}{} ».

• La date de lettrage est renseignée avec la date du règlement.

Interrogation du détail du lettrage

Le détail des lettrages, les ventilations portent le code technique de lettrage « BS ».

Facture 277

Facture 278

Règlement

Encaissement partiel de 1500,00€ concernant les factures précédentes

La répartition du règlement est faite de la manière suivante :

• Règlement du solde de la facture numéro 277 pour un montant de 1400,00€.

• Règlement partiel de la facture numéro 278 pour un montant de 100,00€.

Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEDans ce cas, nous constatons que :

• L'ensemble des factures et des règlements sont pré-lettrés avec le code « {}1* » (colonne lettrage) et que l'indicateur de présence de lettrage est positionné a « *** ». En effet l'ensemble des factures n'étant pas entièrement réglé, aucun code de lettrage définitif n'est attribué aux factures.

Interrogation du détail du lettrage

Ci-dessous le détail du lettrage pour chacune des pièces.

Facture 277

Facture 278

Règlement de 1500,00€

Encaissement du solde avec escompte de la facture numéro 278

Nous encaissons le dernier règlement concernant la facture numéro 278. La répartition est faite de la manière suivante :

• Règlement de 99,00€ pour solde de la facture.

• Passage d'une différence de règlement de 1,00€.

Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEL'ensemble des écriture est lettré , comme suit :

• Indicateur de lettrage à « L »

• Code lettrage unique « BW »

• Champ « Lettré le », mis à jour avec la date du dernier règlement

Interrogation du détail du lettrage

Ci-dessous le détail du lettrage pour chacune des pièces.

Facture 277

Facture 278

Règlement de 99,00€

Différence de règlement 1,00€

Encaissement de 3590,00€ réglant la totalité des factures avec escompte

Procédons au règlement en totalité des factures numéro 277 et 278 avec application d'un escompte de 10,00€ réparti proportionnellement sur les deux factures. Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEL'ensemble des écriture est lettré , comme suit :

• Indicateur de lettrage à « L ».

• Code lettrage unique « Bc ».

• Champ « Lettré le », mis à jour. avec la date du dernier règlement.

Interrogation du détail du lettrage

Ci-dessous le détail du lettrage pour chacune des pièces.

Facture 277 Code lettrage technique, au niveau des ventilations :

• « Ba » pour l'escompte de règlement.

• « Bb » pour le règlement.

Facture 278 Code lettrage technique, au niveau des ventilations :

• « Ba » pour l'escompte de règlement.

• « Bb » pour le règlement.

Les escomptes Code lettrage technique, au niveau des ventilations :

• « Ba » pour l'escompte de règlement et l'escompte sur facture.

Le règlement Code lettrage technique, au niveau des ventilations :

• « Bb » pour le règlement de 3590,00€ et les deux facture

Le paramétrage dossier

On accède aux paramètres du dossier Règlement par l'option de : Règlement (NEW-OLD) / Fichiers / Dossier ou Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers, puis via le bouton « Règlement » que l'on accède à la fiche dossier liée au module.

Rappel : la fiche dossier doit absolument être crée pour rendre le module actif et fonctionnel.

Onglet Généralités

Le groupe « Textes relance »

Permet d'indiquer jusqu'à trois fourchettes de textes lié à la gestion des relances clients. Voir le chapitre consacré aux relances.

Le groupe « TVA »

Permet d'indiquer le niveau d'utilisation liée à la déclaration de la TVA depuis le module règlement. Il ni à aucun lien avec la déclaration de la TVA faite à partir du module de la comptabilité. Il est conseillé d’utiliser la déclaration de la TVA du module de la comptabilité.

Les différents choix sont :

• Non, pas d'utilisation;

• TVA client uniquement;

• TVA fournisseur uniquement;

• TVA client et fournisseur.

Le groupe « Libellé par défaut des écritures d’OD » (V10.10)

En saisie de règlement, le champ libellé est renseigné par défaut avec l’information du dossier. Ce libellé reste modifiable avant enregistrement.

Rappel sur les caractères jokers utilisables dans les libellés d'écriture :

• "<" Nom du tiers

• "=" date d'écriture + nom du tiers

• "#" date d'échéance + nom de tiers

• ">" nom du tiré

Lors de la migration, le script « rc_28797.sql » initialise les données avec les informations qui étaient utilisées par les programmes.

Le groupe « Comptabilisation »

Vous Indiquez ici de quelle manière seront générées les écritures issues du module des règlements vers la comptabilité.
Soit :

• Non générées, sans mise à jour du module de la comptabilité.

• Dans Divalto Comptabilité avec possibilité d'une génération automatique si la case Comptabilisation immédiate est cochée. Dans ce cas, il s'agit d'un mode synchrone et le traitement d'export des écritures comptables n'est plus à lancer car il est exécuté automatiquement.

• Déportée par fichier d'intégration signifie qu'un fichier contenant les écritures sera généré pour une intégration ultérieure.

Le groupe « Escomptes »

Dans le champ « Code escompte par défaut », il est possible d’indiquer le code d’escompte pris par défaut si rien n’a été défini au niveau des fiches fournisseurs.

Le groupe « Acompte »

Vous indiquez ici le code TVA par défaut à appliquer lors de la saisie des acomptes.
Le code 1 signifie que par défaut on gère de la TVA sur les débits. Par conséquent, les acomptes ne seront jamais traités par le module de TVA.

Le groupe « Bons à payer »

Indiquez ici, si oui ou non, vous gérez les bons à payer dans le circuit des décaissements fournisseurs.

Le groupe « Options »

La case à cocher « Considérer échéance à date du jour comme échue » permet d’indiquer, si une échéance à jour J est considérée comme échue ou non-échue (échue si cochée).

Cette option est prise en compte dans les programmes suivantes :

• L’encours : Dans la coloration des lignes, graphique de répartition des créances et les totaux en pied de programme.

• Recouvrement (superviseur d’action de recouvrement , créances client et tableau de bord de recouvrement ): Dans la coloration des lignes , graphique de répartition des créances et graphique de balance âgées.

• Les nouveaux programmes de règlement (programme de préparation et changement d'état): Dans la coloration des lignes.

• Balance âgées : L'échéance à jour J est apparait dans la bonne colonne.

Onglet Confidentialités

Permet de positionner des codes confidentiels sur :

• Saisie des règlements divers tiers

La saisie de règlements divers sur des tiers de type 'autre' est toujours autorisée. Mais La saisie de règlements divers sur un client ou un fournisseur est une opération exceptionnelle qui doit être protégée dans le dossier.
Il peut s'agir par exemple de saisir dans DIVALTO REGLEMENTS un chèque de remboursement d'assurance ou de l'administration, de manière à le joindre à une remise de chèque classique.

• Saisie directe de facture

Les factures sont généralement intégrées dans le module de règlements par le programme d'intégration. Il est néanmoins possible de saisir directement une facture dans DIVALTO REGLEMENTS. Vous pouvez donc protéger cette fonctionnalité.

• Saisie d'un décaissement sans bon à payer

Si vous avez choisi de gérer les décaissements avec une étape de « bon à payer », vous pouvez confidentialiser la validation d'effets pas encore « bon à payer » lors de la préparation des règlements. Seules les personnes autorisées pourront pointer les effets pas encore « bons à payer ».

• Déclaration de TVA

Vous pouvez confidentialiser l'accès au traitement de déclaration de TVA.

• Annulation de relances en masse (V10.4)

Vous pouvez confidentialiser l'autorisation d'annuler l'ensemble des relances. Divalto propose en standard la confidentialité « Rarl » dans la visite guidée.

Codifications des états

Le pré-paramétrage du module fournit une liste exhaustive des états nécessaires pour une gestion traditionnelle des règlements.
L'effet est le mode du processus de règlement. A l'intégration des factures l'effet est dans un état « traite à payer » ou un « chèque à recevoir » par exemple.
À sa création un effet est actif. Une fois son cycle de vie terminé, il devient périmé.
Exemple :
Un effet dans l'état T10 : passera en état T30 (traite en portefeuille) à réception de la traite, puis en état T50 lors de la remise en banque de la traite.
Le même code état permet de gérer à la fois l'encaissement et les décaissements.
La position de l'effet est largement utilisée dans les filtres en entrée des traitements de changement d'état ou dans les éditions.
Par défaut, les listes sont filtrées pour n'afficher que les effets actifs. Les effets périmés sont consultables dans le zoom des effets par numéro. Il suffit de sélectionner l'option de lien : "Périmé".
Attention : En cas d'ajout de code état, il est préférable de respecter la nomenclature par soucis de lisibilité. La codification de l'état n'influe pas sur les traitements.
Un état est codifié sur 3 caractères et obéit à la convention de nommage suivante :

• Le premier caractère définit le mode de paiement ;

C pour chèque, E pour espèce, P pour prélèvement, T pour traite, V pour virement, etc.

• Le 2ième et 3ième caractères décrivent la position :

10 pour en attente, 30 pour en portefeuille, 50 pour remis, le dernier stade étant final.
Les effets commençant par W sont réservés pour générés des effets complémentaires de type : acompte attendu et reçu, différence de change et de règlement, l'escompte, lettrage et les opérations diverses.
L'état initial d'un effet est positionné par le mode de règlement. Au accède au zoom des modes de règlement par l'option de menu : Comptabilité / fichiers / Tables / Tables liées aux règlements / mode de règlement
Les champs à renseignés sont :

• « 1^e état portefeuille client »

• « 1^e état portefeuille fournisseur »

Fiche état

L'intégration de factures dans DIVALTO REGLEMENTS crée des effets, correspondant aux factures. Chaque règlement attendu est affecté d'un état initial : T10 pour un règlement par « Traite », par exemple.
Il s'agit de répertorier tous les états associés aux effets et à leur évolution.
Un effet dans l'état T10 : passera en état T30 (traite en portefeuille) à réception de la traite, puis en état T50 lors de la remise en banque de la traite.
Le même code état permet de gérer à la fois l'encaissement et les décaissements.
La position de l'effet est largement utilisée dans les filtres en entrée des traitements de changement d'état ou dans les éditions.
Dans le traitement de saisie des encaissements seuls les effets « En attente » sont proposés.
C'est dans l'état que se défini le bordereau sur lequel sera affiché l'effet.
La zone comptabilisation est réservée aux cas spéciaux des états W.. .
En cas d'ajout de code état, il est préférable de respecter la nomenclature par souci de lisibilité. La codification de l'état n'influe pas sur les traitements.
On accède au zoom des code états par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Etat

Code état - Onglet GENERALITES

Code état
Vous disposez de 3 caractères. Les états suivants sont réservés pour générer des effets complémentaires :

• WAA acompte attendu

• WAR acompte reçu

• WDC différence de change

• WDR différence de règlement

• WE escompte

• WLE lettrage

• WOD opération diverse

Encaissement
Vous précisez si l'état concerne une opération d'encaissement. Un état peut concerner une opération de décaissement ou d'encaissement (ou les deux).

• L'état « Chèque en portefeuille » C30 est associé uniquement à une opération d'encaissement

• L'état « Virement en préparation » V50 est associé uniquement à une opération de décaissement

• L'état C10 est associé aux deux types d'opération. Il s'agit d'un « chèque attendu » en encaissement, d'un « chèque en attente » en décaissement.

Décaissement
Vous précisez si l'état concerne une opération de décaissement. Un état peut concerner une opération de décaissement ou d'encaissement (ou les deux).

• L'état « Chèque en portefeuille » C30 est associé uniquement à une opération d'encaissement

• L'état « Virement en préparation » V50 est associé uniquement à une opération de décaissement

• L'état C10 est associé aux deux types d'opération. Il s'agit d'un « chèque attendu » en encaissement, d'un « chèque en attente » en décaissement.

Position de l'effet
La position permet, lors des traitements, de proposer sélectivement les effets. Vous précisez la position de l'état :

• En attente

• En portefeuille

• Remis

• Final

En saisie des encaissements seuls les effets en attente sont proposés.
Libellé
Vous saisissez les libellés descriptifs de l'état selon que l'état est associé à une opération d'encaissement ou de décaissement.
Concernant le libellé de l'état C10, il s'agit d'un :

• « Chèque attendu », en encaissement.

• « Chèque en attente », en décaissement.

Etat à relancer
Cochez cette case si vous souhaitez créer une relance pour cet état. Lorsque cette coche est active, vous devez définir le champ « Délai entre 2 relances » avec pour valeur minimum au moins 1 jour.
Délai entre 2 relances
Vous précisez le nombre de jours minimum entre deux relances d'un même effet. Ce nombre de jours est utilisé par le programme de génération de relances.
Nature de paiement
Vous précisez le type de règlement.
Etat suivant
Cette information est nécessaire à la gestion des opérations de décaissement. Le programme de préparation des règlements proposera soit les effets en « attente », soit les effets signalés comme « bons à payer » (en fonction du paramétrage dossier).
Les effets proposés sont dans un état xxx. Un effet généré sera dans l'état suivant signalé dans la description de l'état xxx.
Exemple : Un effet dans l'état C10 « Chèque en attente » évoluera vers l'état C50 « Chèque expédié au fournisseur ».

Code état - Onglet PARAMETRES

Type de règlement
Le type de règlement sert à :

• Calculer la couverture bancaire grâce aux méthodes de calcul des dates de banques

• Contrôler la saisie des données obligatoires (exemple RIB pour une LCR)

La famille de règlement associée au type de règlement permet de déterminer les traitements à effectuer, les zones à renseigner.
Vous pourrez :

• Saisir un numéro de chèque à réception d'un chèque

• Saisir un RIB pour une LCR.

Le type « I » est obligatoire pour un règlement international.
Code bordereau
Plusieurs types de bordereaux sont prévus. Vous saisissez un code bordereau pour que l'état soit sélectionné par la confection de bordereau. Le bordereau contiendra les effets associés à cet état.
LCR
Vous précisez si l'état fait référence à :

• Une traite acceptée,

• Une traite non acceptée,

• Un billet à ordre (BOR),

• Un autre type de paiement

Code opération virement
Si l'état se rapporte à un virement, vous précisez s'il s'agit d'un virement :

• À vue

• À échéance -3 jours

• À échéance -2 jours

Code CCD virement
Les virements de type E-3 (à échanger 3 jours ouvrés avant l'échéance) peuvent être soumis à un CCD (comportement en cas de décalage).
Si l'état de rapporte à un virement, vous précisez s'il s'agit d'un maintien :

• De l'échéance (transformation en virement E-2)

• De l'anticipation

Libellé écriture
Ce libellé écriture est à préciser uniquement pour les états concernant des Opérations diverses.
Le libellé peut contenir un des symboles suivant :

• Inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte

• Egal sera remplacé par la date de la pièce suivie de l'intitulé du compte

• Diése sera remplacé par la date échéance suivi de l'intitulé du compte

Code journal
Ce code journal est à préciser uniquement pour les états concernant des O.D.
Les différences de change et de règlement sont paramétrées dans la fiche dossier. Vous précisez le code journal sur lequel seront passées les écritures d'opérations diverses.

Les changements d'états

C'est à l'aide des changements d'état que les divers traitements s'appuient pour :

• Filtrer la liste des effets qui seront disponibles dans le traitement.

• Définir le nouvel état actif après validation du traitement. Cette information est obligatoire pour les traitements d'encaissement.

• Détermine si l'utilisateur doit saisir ou non un code banque dans le traitement.

Fixer le compte comptable de l'écriture générée.
Divalto fournit en standard une liste pré-paramétrée de changements d'états associée aux divers traitements nécessaires pour une gestion traditionnelle du suivi des règlements.
On accède au zoom des changements d'état par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Changement d'état

Changement d'état - Onglet GENERALITES

Code changement d'état
Le code d'un changement d'état est défini sur 6 caractères alphanumériques.
Libellé changement d'état
Ce libellé sur 40 caractères permet de décrire le changement d'état.
Définition du nouvel état
On précise ici quel sera le nouvel état des effets pointés lors d'un changement d'état. Ceci ne s'applique qu'aux états d'encaissements, Pour les décaissements, c'est le code état qui porte cette information. Cette information est donc obligatoire pour les traitements d'encaissement.
Encaissement / décaissement
On précise ici si le changement d'état correspond à une opération d'encaissement ou de décaissement. Un changement d'état n'appartient qu'à un type flux, contrairement aux codes états.
Sélection des états en entrée
On indique la position des états à traiter par ce changement d'état :

• En attente

• En portefeuille

• Remis

• Final

On pourra également, réaliser un filtrage plus fin en indiquant jusqu'à 5 codes états dans les différents champs
Si vous voulez voir apparaitre que les effets de types traites, on saisira T10 ou T** car les caractères jokers sont autorisés et les codes états en entrée seront obligatoirement des états en attente.
Type de remise si LCR
Si la remise concerne des LCR, vous précisez le type de remise ici.
Code banque après changement d'état
On précise si le changement d'état est relatif à une banque, si tel est le cas, la banque peut être :

• Fixe, vous indiquez la banque concernée dans la zone suivante

• À saisir, dans ce cas vous préciserez le code banque lors de la saisie des règlements.

Banque : Si vous avez indiqué que le changement d'état concerne une banque (fixe ou à saisir). Vous indiquez la banque, celle-ci sera automatique si l'option 'fixe' a été retenue, sinon cette banque sera proposée et modifiable ponctuellement.
Regrouper les effets par tiers
Il est possible de demander le regroupement des effets par tiers lors de l'émission des paiements ou les remises en banque.
La valeur par défaut est fixée dans le changement d'état et sera reprise dans les traitements d'émission et de remise en banque.

Changement d'état - Onglet INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION

Type de cession
Si le changement d'état n'est pas lié à une cession, cochez le choix Non. Sinon vous précisez si la cession donne lieu à comptabilisation ou s'il s'agit d'une cession à titre de garantie.
Bordereau de cession
On précise ici le bordereau à traiter par ce changement d'état pour gérer les cessions.
Compte comptable si fixe
Ce compte de comptabilisation sera utilisé par la règle comptable paramétrée.

Gestion des banques

Afin d'effectuer les remises en banque des différents types d'effets, il faut mettre en place le paramétrage des banques. On accède au zoom des banques par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Banques
Les banques sont identifiées par un code à 8 caractères et sont communes à tous les dossiers. En standard, l'information contenue dans la zone Adresse n'est pas utilisée.
Adresse
Vous introduisez l'adresse de la banque. En standard, cette information n'est pas utilisée. L'adresse se compose de 4 zones :

• Complément ; Escalier, Bâtiment...

• Rue ; Numéro dans la voie, B (bis), T (ter)..., Nature et nom voie

• Localité ; Nom de la localité

• Ville ; Code postal, Bureau distributeur

Méthode de transmission bancaire
Vous indiquez la méthode de transmission utilisée pour communiquer avec votre banque.
Dans le cas d'une transmission par le protocole Ebics, le statut de la connexion est précisé afin de faciliter le suivi de l'établissement d'une connexion Ebics.
De plus, l'accès en modification à certaines zones du paramétrage Ebics est interdit selon le statut de la connexion.
Dans le cas d'une connexion EBICS TS, vous pourrez indiquer le Nb de signataire.
La méthode de connexion EBICS TS est d'ailleurs la norme standard actuelle.
Attention : Le deuxième onglet varie en fonction de la méthode de transmission choisie.

Banque - Paramètres Etebac

Identité TRANSPAC
Vous indiquez le numéro d'accès au serveur de la banque, après connexion au réseau Transpac. Cette information vous est fournie par votre banque.
Identité client
Vous indiquez le code fourni par votre banque, lorsque celui-ci est unique pour tous vos comptes, quel que soit le type d'opération réalisée. Ce code vous identifie auprès de l'ordinateur de la banque. Le code peut être transmis via la carte paramètre. Lorsque l'identité varie en fonction du compte ou de l'opération : vous stockez l'information sous forme de constantes dans la carte paramètre.
Mot de passe
Vous indiquez votre mot de passe. Celui-ci peut être transmis via la carte paramètre. Le mot de passe permet de protéger les transactions.
Nombre de bits
Vous indiquez si le dialogue entre votre ordinateur et celui de la banque est codé sur 7 bits ou sur 8 bits. Ce paramètre sélectionne une des 2 unités logiques modem indiquées sur la fiche Paramètres Généraux.
Séparateur de paquets
Vous répondez :

• CR s'il faut faire suivre chaque enregistrement émis par le caractère 0D.

• Délai s'il faut temporiser après chaque enregistrement émis.

Délai entre les paquets
Vous indiquez le nombre de 10èmes de seconde d'attente à respecter entre chaque enregistrement émis. Ce paramètre n'est pris en compte que si vous avez répondu "Délai" à la question précédente.
Jeu de caractères
Vous indiquez le jeu de caractères utilisé par votre banque. Votre ordinateur travaille toujours en Ascii. Lorsque celui de la banque utilise le jeu Ebcdic, le programme assure la conversion automatique.

Banque - Paramètres Ebics

Version du protocole Ebics
Vous indiquez la version du protocole Ebics qui est utilisée pour la communication avec votre banque. La version du protocole est composée de 3 informations :

• Un numéro de version, exemple 02.40 pour la version 2.4,

• Un code identifiant sur 4 caractères, exemple : H003,

• Un indice de révision, exemple 1 pour une version 2.4.1

A ce jour, en France, seule la version 2.4.1 est opérationnelle, son code est H003.
Paramètres de connexion Ebics
Les identifiants ci-dessous, vous sont communiqué par votre banque :

• Utilisateur User ID

• Société Partner ID

• L'adresse Internet du serveur Ebics

Paramètres de connexion Ebics : Temps d'attente maximum
Vous indiquez le délai d'attente maximum (en secondes) avant réception d'une réponse du serveur bancaire. Au-delà de ce délai, on considérera qu'il y a un timeout et la demande sera réémise vers le serveur bancaire, à occurrence du nombre maximum de tentatives.
Paramètres Ebics : Nombre de tentatives
Vous indiquez le nombre maximum de tentative de réémission d'une transmission en cas d'interruption de celle-ci, comme, par exemple, dans le cas d'un timeout. Si le nombre maximum de tentatives est atteint et que la transmission n'a toujours pas aboutie, la connexion est terminée et l'utilisateur est informé.
Paramètres de connexion Ebics : Transmission test
Cocher la case pour indiquer que les transmissions Ebics vers cette banque sont des transmissions test.
Paramètres de connexion Ebics : Clés privées et certificats client
Vous indiquez le nom du fichier contenant la clé privée ou le certificat client.
Le protocole Ebics utilise 3 types de couples clé privée/certificat client :

• Un couple de clé/certificat pour la signature (appelé aussi parfois scellement) des transmissions,

• Un couple de clé/certificat d'authentification de la transmission,

• Un couple de clé/certificat de chiffrement de la transmission.

Vous pouvez sélectionner un fichier existant par clic droit sur une zone clé ou certificat. Une fenêtre de sélection s'ouvrira sur le répertoire que vous aurez défini dans le dossier comme étant le répertoire des certificats Ebics.
Vous pourrez également créer directement des couples clé/certificat depuis cet écran, toujours pas clic droit sur une zone clé ou certificat.
La clé privée, si elle est générée par l'application Divalto Règlements, est stockée de manière chiffrée dans le fichier. Seule l'application Divalto Règlements est en mesure de déchiffrer les clés privées générées, assurant ainsi la confidentialité de vos transmissions.

Gestion compte de banque

Les différentes banques étant communes à l'ensemble des dossiers, il est nécessaire d'individualiser les comptes bancaires par dossier. Cette opération est réalisé à l'aide des comptes banques.
On accède au zoom des comptes de banque par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Compte de banque
C'est le code journal qui identifie le compte bancaire dans le dossier. Par conséquent ce code journal doit être existant et définit dans DIVALTO COMPTABILITE.
De même le numéro du compte comptable doit être défini dans le plan comptable.
Remarque : Le champ Mnémonique correspond au code de banque du dossier. C'est ce champ qui sera utilisé dans les différents traitement lié aux remises d'effets.
Coordonnées du compte
Les informations de la fiche compte permettent d'associer un extrait ou un relevé à un compte bancaire et cette association est réalisée grâce au R.I.B. L'intitulé du compte est imprimé sur les états et affiché lorsque vous consultez un extrait de compte, une remise ou un relevé.
Groupe Paiements internationaux
Vous trouverez ici les indications sur la monnaie de tenue de compte, l'identification client facultative (16 caractères, codification à convenir avec la banque) et le compte d'imputation des frais qui permet de référencer un autre compte de banque qui sera utilisé pour les frais.
Groupe Conditions bancaires
On pourra indiquer ici le montant maximum autorisé pour une cession Dailly, ainsi que le montant des frais d'impayés.
Groupe Décaissement
Si le solde du compte descend sous la limite de décaissement après exécution du règlement, celui-ci est affecté au compte de substitution indiqué.
Groupe Identification transmission
Certaines banques vous attribuent un numéro d'émetteur que vous devez reproduire ici.
Groupe Comptabilisation
On indiquera le compte comptable associé au compte bancaire, ainsi que le compte de comptable concernant une cession d'effet.

Regroupement d'effets

Vous pouvez regrouper les effets par tiers dans les traitements :

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de chèques différés

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR à l'escompte

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise des prélèvements

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise des prélèvements SEPA

• Règlement / Encaissement / Remise en banque / Virements reçus

• Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les chèques

• Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les BOR

• Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les virements

• Règlement / Décaissement / Emettre Emettre les eurovirements(SEPA)

• Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les virements internationaux

Les traitements concernés sont :

• Rcpp020 pour les clients

• Rcpp420 pour les fournisseurs

Cela se traduit également par une unique écriture comptable par tiers lors de l'export des écritures comptables. C'est la date d'échéance la plus éloignée qui sera prise pour la comptabilisation.

Libellé de l'écriture comptable

Vous avez la possibilité de renseigner un libellé assigné lors de la comptabilisation. L'utilisation des caractères joker reste valable.
Lors des saisies, vous renseignez le champ « Libellé écriture ».
Remarque : Si ce dernier est non renseigné, on utilise celui de la règle comptable.

Autorisation saisie de la date d'échéance

Il faut que la date soit postérieure à la date d'émission de l'effet pointé et postérieure au dernier exercice clos.
La modification a été réalisée dans les programmes ci-dessous :
Encaissement / Réception /Préparation

• Réception en portefeuille de LCR

• Réception en portefeuille de chèque

• Préparation des prélèvements SEPA

Encaissement / Remise en banque

• Remise directe de chèques

• Remise de chèques différés

Autres encaissements

• Prorogation échéance LCR en portefeuille

Décaissement / Préparer

• Préparer les règlements par chèque

• Préparer les règlements par BOR

• Préparer les virements

• Préparer les eurovirements (SEPA)

• Préparer les virements internationaux

• Préparer tous les règlements

Saisies des Encaissements
Du point de vu de l'utilisateur final, Divalto Règlement séquence les différentes opérations en traitements successifs à enchaîner selon le cas de figure.
Il s'agit en fait, de circuits livrés et pré-paramétrés que le distributeur pourra modifier pour répondre à une demande spécifique. Il en va de même pour les menus donnant accès à ces traitements.
À tout moment, les outils d'interrogations donnent une vision globale ou détaillée de l'état des effets avec historique.

Réception – Préparation : Saisie des encaissements/décaissements

Il s'agit d'un changement d'état « en attente » vers « préparé ».
Les règlements sont préparés par type de tiers et :

• Par type de règlement (chèques, BOR, virement, virements internationaux, ...)

• Ou pour tous les types de règlements

Les effets attendus respectant les critères de sélection sont affichés. À la validation, les effets sélectionnés deviennent périmés et des effets « préparés » sont créés. Les liens sont conservés et visibles dans les interrogations.
Le bouton « Pointer les effets d'un autre tiers » ou la touche « F2 » : Permet d'afficher les effets d'un autre tiers.
Le bouton « Pointer les effets d'une autre pièce » ou la touche de fonction « Shift+F2 » : Pour indiquer un autre numéro de pièce
Plusieurs opérations sont autorisées :

• Différence de règlement

• Escompte

• Règlement partiel

• Trop perçu

• Acompte

• Rééchelonnement

• Différence de change

• Opérations diverses

• Règlement divers

Entête : éléments communs

Changement d'état
Le changement d'état paramétré au Menu est proposé, vous pouvez sélectionner un autre changement d'état.
Date d'opération
La date du jour est proposée par défaut mais vous pouvez la modifier.
Code tiers
Vous indiquez le code du tiers concerné par l'encaissement/décaissement en cours ; client, fournisseur, autre tiers, centrale.
Centrale
Vous précisez si les opérations de changements concernent une centrale ou non.
Collectif
Permet de filtrer la liste des effets étant rattachés au compte collectif indiqué ici.
Numéro de facture / numéro de relevé
Vous précisez si l'encaissement concerne une facture ou un relevé et le numéro de facture ou de relevé à traiter. Si vous précisez un numéro, les effets liés à la facture ou au relevé seront pré-pointés. Si le total des effets représente le montant de l'encaissement, la validation est automatique.
Montant
Vous saisissez le montant du règlement.
Code devise
Vous indiquez la devise du règlement. La devise du tiers est proposée, mais vous pouvez la modifier.

Pied : éléments communs

Date d'échéance
La date d'échéance proposée est la date d'échéance la plus lointaine parmi les effets pointés. Cet effet servira d'effet de référence. Ses caractéristiques seront retenues pour créer l'effet correspondant à l'encaissement :

• Domiciliation bancaire,

• RIB,

• Nom du tiré.

Si le règlement est effectué par chèque la date d'échéance proposée est la date d'opération.
Banque
La banque mémorisée dans le changement d'état est proposée, mais vous pouvez la modifier.
Numéro de chèque
Vous pouvez saisir le numéro du chèque.
Type de chèque
Vous précisez si le chèque est :

• Sur place

• Hors place

• Etranger

RIB
Le RIB mémorisé dans l'effet de référence est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Un contrôle de cohérence de la clé est effectué. Si le tiers payeur est une centrale, ce sont les coordonnées bancaires de la fiche tiers qui seront reprises. Le RIB est obligatoire pour un règlement de type traite, virement, ou prélèvement.
Domiciliation
La domiciliation de l'effet de référence est proposée, vous pouvez la modifier.

Remarque : en cas de coordonnées bancaires internationales de type SWIFT, un code RTN - “Routing Number” (appelé code ABA pour les USA par exemple) peut être fourni par la banque du tiers. Celui-ci doit être indiqué dans le champ Domiciliation, afin d'être repris dans les transmissions Ebics.
Nom du tiré
Le nom du tiré repris de l'effet de référence est proposé. Pour un acompte, c'est le nom du tiers payeur qui sera repris. Vous pouvez le modifier. Parmi les effets pointés, l'effet avec la date d'échéance la plus lointaine sert d'effet de référence.

Les opérations disponibles

Saisie d'un escompte
Dans le cas d'une réception d'une traite avec escompte, l'effet en T10 LCR acceptée attendue génère deux effets :

• Un pour l'escompte avec pour état WE Escompte accordé

• Un pour la mise en portefeuille du solde avec pour état T30 LCR en portefeuille

Le montant de l'escompte est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné.
Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer l'escompte à tous les effets pointés.
Les données de comptabilisation de l'escompte généré sont proposées à la saisie. Par défaut, le compte d'escompte est issu de la table des taux de TVA.
Différence de règlement
Le montant est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné. Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer la différence à tous les effets pointés ou de choisir parmi les effets pointés.
Les données de comptabilisation sont proposées à la saisie. Par défaut, le journal et le compte proposé sont issus de la fiche dossier (onglet O.D.)
Différence de change
La différence de change sera passée lors du pointage en comptabilité. Les données de comptabilisation sont issues de la fiche dossier (onglet O.D.)
Opération diverse
Le montant est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné. Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer la différence à tous les effets pointés ou de choisir parmi les effets pointés.
Les données de comptabilisation sont proposées à la saisie.
Rééchelonnement
Dans ce cas il s'agit soit simplement de décaler l'échéance d'un effet, ou de fragmenter l'effet en plusieurs effets avec des échéances différentes et des états différents de type « attendu ».
Vous pouvez saisir pour la partie montant :

• Un montant

• Une fraction (exemple 1/3)

• Un pourcentage (exemple 50 %)

• S pour affecter le solde.

Trop perçu
Dans ce cas, le montant du chèque est supérieur à celui de l'effet attendu. Le traitement va créer deux effets :

• Un pour le montant du chèque avec pour état C50 Chèque remis en banque

• Un pour la différence (en négatif) avec pour état WAR Acompte reçu

L'acompte généré sera disponible pour le règlement d'une autre facture.
Règlement partiel
Dans le cas d'un règlement partiel, seule une partie du montant de l'effet est réglé par le règlement. Cette opération génère deux effets :

• Un pour le règlement avec pour état C50 Chèque remis en banque

• Un pour le reste à recevoir avec pour état C10 Chèque attendu

Le montant du règlement partiel correspond à la valeur saisie en entête. La différence entre le montant de l'effet initial et du règlement partiel correspond au montant du deuxième effet généré.
A la validation, l'effet initial passe en périmé et deux effets sont générés.
Acompte
Dans le cas d'une saisie d'acompte, l'effet est créé directement (sans être initialisé par une facture).
La même opération :

• Créé un effet en C50 Chèque remis en banque,

• Le périme,

• Et créé un nouvel effet en WAR Acompte reçu.

A la validation de la saisie l'acompte apparaît dans la liste des effets du tiers en saisie d'encaissement ou de décaissement.
A la saisie du solde, les liens entre l'acompte, le solde et la facture d'origine sont fait et le lettrage en comptabilité est automatique.
Cas particulier de l'acompte égal au solde de la facture :

• Dans ce cas, le montant de l'avoir est celui de la facture. La saisie de l'acompte ayant généré une écriture en comptabilité, il est nécessaire de faire le rapprochement entre l'acompte saisi et la facture à son intégration.

• Le rapprochement s'effectue dans un écran de saisi d'encaissement/décaissement par sélection des lignes à rapprocher et validation. Ce traitement a pour effet de périmer l'effet WAR Acompte reçu et créer un effet WLE Lettrage.

Il est possible de faire des lettrages en masse sans passer par un écran de saisie. Le traitement de lettrage automatique rapproche en fonction du montant et génère les effets WLE lettrage nécessaire au lettrage en comptabilité.

Réception d'un chèque remis directement en banque

C'est le cas simple où l'effet est en attente de règlement et le chèque est remis directement en banque.
Remarque : L'effet attendu peut être dans l'état C10 chèque attendu ou n'importe quel état de type « attendu » codifié en _10 et sera basculé en C50.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques


Ecran de saisie
Après avoir saisi les champs d'entête :

• Code du client,

• Date,

• Numéro de facture (facultatif),

• Montant

La liste des effets correspond à ceux dont l'état est en « attente », la facture ou le relevé renseigné s'affiche pour le client sélectionné.
Cette liste peut être filtrée par le bouton « Modifier les filtres » ou par la touche fonction « F4 ».
L'icône identifie les effets sélectionnés dont la somme des montants sera comparée au montant saisi dans l'en-tête. La validation de l'encaissement ne sera possible que si le solde est nul.
Le pied de page contient les champs de type bancaire. La banque est un champ obligatoire dans le traitement (tel qu'il est paramétré).
A la validation, un nouvel effet est créé avec pour état « C50 Chèque remis en banque », l'effet en 10 devient périmé._
Attention : les règlements reçus en devises sont valorisés au taux de la facture. La différence de change éventuelle ne doit être constatée qu'au moment du rapprochement bancaire.
Le lien entre les deux effets est conservé, il est visible dans les interrogations par le bouton « Effets liés à l'effet courant ».

Réception d'un chèque remis en portefeuille

Ce cas est l'illustration d'une organisation dans laquelle l'opérateur qui décide de l'encaissement et de la banque d'encaissement n'est pas celui qui fera l'opération. Dans ce cas, le chèque reçu passe par un état intermédiaire avant d'être remis en banque « C30 chèque en portefeuille ».
Le circuit est identique pour la remise en portefeuille d'une traite, seul les menus changent.
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Réception / Réception en portefeuille de chèque
Ecran de saisie de la remise en portefeuille
Après avoir saisi les champs d'entête :

• Code du client,

• Date,

• Numéro de facture (facultatif),

• Montant

La liste des effets correspond à ceux dont l'état est en « attente », la facture ou le relevé renseigné s'affiche pour le client sélectionné. Cette liste peut être filtrée par le bouton « Modifier les filtres » ou par la touche fonction « F4 ».
L'icône « Cadenas » identifie les effets sélectionnés dont la somme des montants sera comparée au montant saisi dans l'en-tête. La validation de l'encaissement ne sera possible que si le solde est nul.
Remarque : A ce stade, la saisie de la banque est facultative puisqu'il ne s'agit que d'une remise en portefeuille.
Dans le cas d'un règlement concernant plusieurs factures, le bouton « Liste des effets pointés » ou « Ctrl+F5 » permet de visualiser la liste des effets pointés.
A la validation, un nouvel effet est créé avec pour état « C30 Chèque en portefeuille », l'effet en « C10 » devient périmé. Le lien entre les deux effets est conservé, il est visible dans les interrogations.
Ecran de saisie : remise en banque des chèques en portefeuille
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de chèques différés
Remarque : Le champ « Banque » est obligatoire.
La liste contient tous les effets ayant pour état « C30 Chèque en portefeuille ». Cette liste peut être triée sur les différentes colonnes affichées (Echéance, Tiers, Montant, …)
A la validation, un nouvel effet est créé avec pour état C50 Chèque remis en banque, l'effet en C30 devient périmé. Le lien entre les deux effets est conservé, il est visible dans les interrogations.

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Option de la barre d'outils :

1. 1. Modification du sens de tri

   2. Permet de modifier les filtres de sélection des effets

   3. Ctrl+F5 Liste des effets pointés

   4. Shift+F7 Affichage d'une liste totalisant les effets pointés par date d'échéance et par Devise

5)
6) F6 Permet d'effectuer un pointage automatique des effets non pointés avec un montant saisi à atteindre
7) Shift+F4 Détail de l'effet
8) Shift+F6 Association ou consultation d'une note
9) Shift+F8 Consultation des pièces associées à l'effet

Réception d'une traite avec escompte

On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Encaissement / Réception / Réception en portefeuille LCR – Bouton « Escompte »
Dans ce cas, l'effet en « T10 LCR acceptée attendue » ou « N10 LCR non acceptée attendue » génère deux effets :

• Un pour l'escompte avec pour état « WE Escompte accordé »,

• Un pour la mise en portefeuille du solde avec pour état « T30 LCR en portefeuille ».

Remarque : La première étape consiste à enregistrer la remise de traite en portefeuille.
Bouton escompte
Le montant de l'escompte est calculé par différence du montant saisi en en tête et le montant de l'effet sélectionné.
Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer l'escompte :

• A l'effet courant,

• À tous les effets pointés

• A certains effets pointés

Les données de comptabilisation de l'escompte généré sont proposées à la saisie. Par défaut, le compte d'escompte est issu de la table des taux de TVA.
Après la validation du traitement d'escompte
il est possible de visualiser via le bouton « Liste des effets pointés » la liste des effets générés et ayant générés une différence.
Dans le pied la banque n'est saisissable mais vous pourrez saisir :

• Le type de LCR

• Et les données bancaires.

A la validation, l'effet en « N10/T10 » est périmé et les deux effets sont créés. Les liens sont visibles dans les interrogations.
La traite en portefeuille peut alors être remise en banque par le traitement : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR

Réception d'un règlement partiel

Dans ce cas, seule une partie du montant de l'effet est réglée par chèque. Cette opération génère deux effets :

• Un pour le règlement avec pour état « C50 : chèque remis en banque »,

• Un pour le reste à recevoir avec pour état « C10 : chèque attendu ».

Ecran de saisie d'un règlement partiel
On accède au traite (par exemple) via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques – Bouton « Règlement partiel »
Le montant du règlement partiel correspond à la valeur saisie en en-tête. La différence entre le montant de l'effet initial et du règlement partiel correspond au montant du deuxième effet généré. Par défaut, l'état de l'effet est « C10 Chèque attendu », mais reste modifiable.
Vous pourrez également modifier la date d'échéance.
Le montant du reste à régler est directement proposé, mais vous pouvez le modifier pour par exemple réaliser un traitement d'escompte.
Le bouton « Rééchelonnement » permet de décomposer le montant en plusieurs règlements à des dates d'échéances différentes par exemple.
A la validation, l'effet initial passe en périmé et deux effets sont générés. Les liens sont visibles dans l'interrogation.
évolution de l'historique :
Facture :

• L'ancien effet est périmé

• On retrouve l'effet Actif remis en banque

• Et les deux effets Actifs chacun à des dates d'échéances différentes.

Règlement :

• Un nouvel effet dans l'état C50

Saisie prorogation d'échéance d'une traite en portefeuille

Dans ce cas la traite est déjà en portefeuille. Le traitement périme l'effet initial et génère un nouvel effet avec la nouvelle échéance.
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Autres encaissements / Prorogation échéance LCR en portefeuille
A la validation, un nouvel effet est créé avec lien vers l'effet initial périmé. Le lien est visible par l'interrogation.

 Réception d'un chèque d'acompte

Dans ce cas, l'effet est créé directement sans être initialisé par une facture. La même opération :

• Crée un effet en « C50 Chèque remis en banque »,

• Le périme,

• Crée un nouvel effet en « WAR Acompte reçu ».

A la réception de la facture et du solde, l'opération rapproche l'acompte avec la facture et l'effet initial.
On accède au traitement par le bouton « Acompte ». par exemple par le traitement : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques – Bouton « Acompte »
Ecran de saisie d'un acompte
La saisie d'un acompte se fait dans le traitement de remise en banque. Le tiers et le montant par défaut sont ceux saisis en en-tête.
Remarque : Le code TVA est nécessaire au calcul de la TVA sur encaissement.
Le pied doit être renseigné puisqu'il s'agit d'une remise en banque. On renseigne les champs :

• « Echéance » (date du jour par défaut)

• « Banque » : indiquez le code de la banque

• « Domiciliation » et « nom du tiré »

A la validation de la saisie l'acompte apparaît dans la liste des effets du client en saisie d'encaissement et dans les interrogations.
Ecran de saisie du solde
A la saisie du solde, les liens entre l'acompte, le solde et la facture d'origine sont fait et le lettrage en comptabilité est automatique.

Réception d'un chèque avec un trop perçu

Dans ce cas, le montant du chèque est supérieur à celui de l'effet attendu. Le traitement va par conséquent créer deux effets :

• Un pour le montant du chèque avec pour état C50 Chèque remis en banque

• Un pour la différence (en négatif) avec pour état WAR Acompte reçu

A la validation, l'effet initial devient périmé. Les deux effets crées sont visibles dans les interrogations.
Et l'acompte généré est disponible pour le règlement d'une autre facture. Une interrogation des acomptes est disponible : Règlement / Interrogation / Acompte

Mise au contentieux

Il est possible d'effectuer des mises en contentieux d'effet en les basculant sur un état en attente « standard » (C10 par exemple) mais vers un compte collectif dédié (41610000 par exemple).

Paramétrage du changement d'état de la mise en contentieux

Dans l'exemple suivant, le changement d'état de mise en contentieux a pour effet final un C10 et le compte associé est le compta collectif 41610000. On accède au zoom des changements d'états par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Changement d'état
Définition du nouvel état
On indique le code « C10 » dans le champ « Etat »
Onglet « INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION »
Dans le champ « Compte comptable si fixe » est indiqué le nouveau compte collectif (41610000)
Règle de constitution du compte collectif d'un état
Si le compte rattaché au changement d'état est un compte collectif, le compte collectif du nouvel état sera celui-ci.
Si les effets pointés sont tous rattachés au même collectif, le nouvel effet sera rattaché à ce dernier.
Si les effets pointés ne sont pas rattachés au même collectif, le nouvel effet sera rattaché au collectif du tiers payeur.

Règles de comptabilisation de la mise en contentieux

La règle de comptabilisation est accessible via l'option de menu Règlement / Fichiers / Comptabilisation et définie de la manière suivante :
« Etat ancien » : « {*}10 »
« Etat nouveau » : « C10 »
« Règles de comptabilisation Encaissement » : « TD »
Et la règle comptable, accessible par l'option de menu Règlement / Fichiers / Règle Comptable, « TD – Solder le tiers par compte douteux » est paramétrée comme suit :

Exemple : Règle comptable de mise en contentieux vers un compte collectif.
Soit la facture de 884,97€ de Majuscule C0000004 mise en contentieux.
Selon la règle comptable : On solde la facture du collectif 41100000 avec lettrage par le collectif 41610000.

Règlement d'effet mis en contentieux.

Le règlement d'effet mis en contentieux peut générer des effets et des écritures de 3 types. Le détail des différents types est donné par les cas ci-dessous.

Cas 1.
Paramétrage des règles comptables :

Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 41610000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle la facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers payeur.

Cas 2.
Paramétrage des règles comptables :

Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 41610000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle cette facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.

Cas 3.
Paramétrage des règles comptables :

Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 4161 0000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle cette facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, et l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers payeur.

Impayés

Lors de la remise en banque, si un effet revient en impayé, il doit repasser de l'état « remis en banque » à l'état « attendu ».
C'est un changement d'état. Un état « C50 : chèque remis en banque » redevient un état « C10 : chèque attendu ».

Le principe des impayés

Lorsqu'un règlement revient impayé, la déclaration de cet impayé générera :

• Un effet pour le frais d'impayé avec un écriture d'OD associée

• Autant d'effet *10 que de facture associée au règlement avec pour chacun une écriture associée à la facture.

• Si le règlement a généré un acompte qui n'a pas encore servi, un effet final « Y00 » et une écriture qui équilibrera le montant impayé.

Les frais d'impayés sont indiqués par défaut sur le compte de banque dans le groupe « Conditions bancaires » champ « Frais d'impayé ».
On accède zoom Compte de banque par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Compte de banque

La saisie d'un impayé

On accède à la saisie via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Saisie des impayés

En entête, on saisit les champs ci-dessous.
Banque
Vous indiquez un compte de banque. Seuls les effets liés à ce compte de banque seront présentés.
Date
Vous indiquez la date de l'impayé. La date du jour est proposée, mais vous pouvez la modifier.
Type de tiers pour impayé
Vous précisez s'il s'agit d'un impayé client ou fournisseur puis vous indiquez le code du tiers concerné par l'impayé.
Après avoir validé les données d'entête, La liste des effets correspondant à ceux en couverture bancaire s'affiche. Vous pourrez alors pointer l'effet concerné et le champ « Montant de l'impayé » propose le montant de l'effet. S'il s'agit d'un impayé partiel, on peut modifier le montant et indiquer le montant réel de l'impayé.
Le montant des « frais » d'impayé implicite paramétré dans le compte banque est également proposé. Vous pouvez le modifier.
Vous pourrez également saisir un « commentaire » concernant l'impayé. Ce commentaire sera conservé et consultable à partir de l'historique des incidents.
A la validation, la facture redevient « ouverte » et le lien avec l'impayé et le nouvel effet généré est gardé.
Un incident est également généré. Le zoom accessible par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Incident, vous permet de consulter l'historique l'ensemble des incidents.

Impayés : Paramétrage du changement d'état

Le changement d'état utilisé est passé en paramètre dans les options du menu. On n'y accède via la touche de fonction « F4 » ou par un clic droit sur l'option de menu et en sélectionnant « Modifier via F4 ».
C'est dans le champ « Paramètres » que l'on indique le code du changement d'état utilisé par le traitement. Le paramétrage par défaut livré par Divalto est le changement d'état : « IMPAYE ».
Détail du changement d'état
Dans l'onglet « INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION » et le groupe « Comptabilisation » , on pourra indiquer dans le champ « Compte comptable si fixe », le comptable imputé par les frais d'impayés.
Exemple 1.

1. Soit un règlement de 4200,00€ correspondant à une facture de même montant.

2. Saisie de l'impayé :

• Montant de l'impayé 4200,00€

• Frais de 15,00€

• Nouvelle état : C10

1. Génère les effets et les écritures comptables suivantes :

Cessions

Dans la cas d'une cession d'effets à la banque, il n’y a pas de changement d’état. La génération du bordereau permet la transmission à la banque.

Les différentes écritures comptables sont générées :

• à la cession de l’effet

• à l’encaissement de l’effet cédé

Opération de cession

On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Traitement/ Cessions/Cession.

Le traitement est paramétré de la manière suivante :

• Utilisation du changement d'état «DAILLY» pour lequel l'état initial est égal à l'état final (pas d'indication d'un nouvel état). Ce dernier sélectionne l'ensemble des états en attente et en portefeuille non encore cédés.

• L'effet final sera signalé comme cédé et c'est le changement d'état qui indique, dans l'onglet « INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION » que l'état est comptabilisé et le code du bordereau utilisé. Le bordereau sera utilisé par le traitement de confection de bordereau.

Vous indiquez ensuite la date de la cession (la date du jour est proposée par défaut) ainsi que la banque de cession.

Puis vous pointez les effets à céder.

Vous avez la possibilité d'indiquer un plafond maximum, dans la fiche du compte de banque, à céder pour une cession. Attention ce champ ne représente pas l'encours de cession total de l'organisme.

Une cession peut-être annulée à l'aide du traitement d'annulation de cession.

Remarque : Un effet remis en banque sort de la cession lorsque sa date d'échéance est supérieurs ou égale à la date de jour.

Annulation de cessions

On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Traitement/ Cessions/Annulation de cession.

De la même façon que le programme de Cessions, le traitement d'annulation de Cessions effectue un changement d'état pour lequel l'état initial est égal à l'état final.

Le changement d'état présente les effets en cours de cession.

Vous pointez ensuite simplement les effets à sortir de la cession.

Après validation, l'effet final n'est plus considéré comme « cédé ».

Virements

Les virements domestiques ont pour particularité le choix du code opération et du code CDD qui sont transmis par l'organisme bancaire selon le contrat.
On accède au paramétrage des codes états par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Etat
Type de règlement
Le type de règlement sert à :

• Calculer la couverture bancaire grâce aux méthodes de calcul des dates de banques

• Contrôler la saisie des données obligatoires (exemple RIB)

La famille de règlement associée au type de règlement permet de déterminer les traitements à effectuer, les zones à renseigner.
Vous pourrez :

• Saisir un numéro de chèque à réception d'un chèque

• Saisir un RIB pour une LCR.

Code opération
Quand effectuer le virement :

• 02 : dès que possible

• 27 et 28 : à l'échéance de l'effet

• 76 : réservé au virement interne (de compte à compte)

Code CCD
Comportement en cas de décalage. Vous précisez s'il s'agit d'un maintien :

• de l'échéance (transformation en virement E-2)

• de l'anticipation

Virements internationaux

Le paramétrage des virements internationaux fait intervenir des paramétrages à différents niveaux :

• Le code états

• Le changement d'état

• Le compte de banque

Au niveau du code état
« Type de règlement » : Le type I est obligatoire.
Au niveau du changement d'état
« Type de remise » et « Type de débit » : regroupent les informations qui seront transmises à la banque dans la remise qui accompagne les virements.
« Type de paiement international » : regroupe les informations, réclamées par la banque, qui vont caractériser le virement.


Règlement / Fichiers / Banque / Paiement international
Le compte intermédiaire est un compte bancaire qui doit être paramétré dans le zoom des comptes.
Remarque : Ces options seront valables pour toutes les remises. Il faudra dupliquer les changements d'état en cas de paramétrages différents (généralement pour des comptes dans des banques différentes).
Au niveau du compte banque
On accède au zoom par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Compte de banque
« Compte d'imputation des frais » : compte Divalto utilisé selon le paramétrage de l'imputation des frais défini dans les types de paiements internationaux.
« RIB et IBAN » : la saisie du compte de banque est vérifiée par un contrôle automatique qui peut s'avérer gênant pour les comptes non IBAN. Dans ce cas, il est nécessaire de personnaliser le traitement (fonction Controle_IBAN du module surchargeable gttm000).

Virements SEPA

Le virement SEPA est un virement en euros qui permet de transférer des fonds aussi bien en France que dans l'ensemble des pays de l'espace SEPA. Dans le cadre de SEPA, le numéro de compte du bénéficiaire est identifié par un IBAN (International Bank Account Number) et sa banque par un code BIC (Bank Identifier Code). En France, ces informations figurent déjà sur les relevés d'identité bancaire (RIB) et les relevés de compte.
Les cinquième et sixième lettres du code BIC associé à l'IBAN correspondent au code du pays dans lequel est située la banque qui tient le compte.
Exemple : SOGEFRPPBDX
L'émission d'un virement SEPA (ou Euro virement) n'est possible qu'au travers d'une transmission bancaire utilisant le protocole EBICS.
Remarque : Le virement SEPA est matérialisé par un flux XML. Ce schéma doit impérativement se trouver dans le sous-répertoire /XSD/ISO20022 du répertoire des certificats (voir Chapitre 5 - Liaison bancaire) du protocole Ebics.
Type de règlement (de Divalto Comptabilité)
Un nouveau type de règlement doit être défini afin de différencier le virement SEPA des virements domestiques et des virements internationaux.
Le code imposé pour ce nouveau type de règlement est « S ». Son code famille reste « virement », bien sûr.
L'accès au zoom des types de règlement est réalisé via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux règlements / Type de règlement
Bordereaux
Un nouveau type de bordereau doit être défini, toujours dans le but de différencier le virement SEPA (ou Eurovirements) des virements domestiques et des virements internationaux. Nous fournissons en standard le code bordereau « VIRSCT »
Il est impératif que le « type pour contrôle » soit positionné à la nouvelle valeur « Eurovirement (SEPA) », ainsi que le type de support magnétique qui doit être renseigné avec la valeur « Etebac/Ebics ».
Etats
L'utilisation des virements SEPA nécessite la création de nouveaux états sont les codes sont les suivants :

• S10 pour les Eurovirements à émettre (position « en attente »),

• S30 pour les Eurovirements préparés (position « en portefeuille »),

• S50 pour les Eurovirements remis en banque (position « remis »).

Ces 3 états ne doivent être disponibles qu'en décaissement et leur « type de règlement » positionné à « S » pour « Eurovirements (SEPA) ».
Comptabilisation
Suite à la création des nouveaux états S10, S30 et S50, il convient de créer une nouvelle règle de comptabilisation entre l'état S30 et l'état S50.
Une simple duplication de la comptabilisation des virements ordinaires V30 vers V50 convient tout à fait.
Changements d'état
2 nouveaux changements d'état sont à définir pour la mise en œuvre du virement SEPA :

• « PRESCT » pour le passage de l'état « S10 » à « S30 »,

• « EMISCT » pour le passage de l'état « S30 » à « S50 ».

Ces 2 changements états ne doivent être disponibles qu'en décaissement.
Mode de règlement (de Divalto Achat-Vente)
Pour permettre une gestion de « bout en bout » du virement SEPA, il peut être nécessaire également de paramétrer un mode de règlement qui sera associé à l'état S10 (Eurovirements en attente) dans Divalto Règlements.

Le prélèvement SEPA

Le prélèvement SEPA est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles. Il est plus particulièrement adapté aux paiements récurrents. Il permet à un créancier d'être à l'initiative de la mise en recouvrement de ses créances vis-à-vis d'un débiteur. Ce faisant, il dispense le débiteur de l'envoi d'un titre de paiement lors de chaque règlement.
Le prélèvement SEPA repose sur un mandat double, donné sur un formulaire unique par le débiteur à son créancier sur lequel :

• Le débiteur autorise le créancier à émettre des ordres de prélèvements SEPA,

• Le débiteur autorise sa banque à débiter son compte du montant des ordres présentés.

Le mandat est identifié par une « référence unique du mandat », ou RUM, fournie/choisie par le créancier.
Pour chaque mandat, le couple « identifiant créancier SEPA (hors code activité) / référence unique du mandat » assure l'identification unique du Contrat.
La forme du mandat (police de caractères, couleurs utilisées, taille…) n'est pas normalisée. Toutefois, le mandat papier doit impérativement contenir :

• Le titre « Mandat de Prélèvement SEPA ».

• La « RUM » fournie de préférence dès l'émission du mandat par le créancier. Si elle ne figure pas sur l'exemplaire transmis au débiteur, elle doit obligatoirement être insérée sur le mandat par le créancier (avant archivage papier) et communiquée au débiteur avant envoi des opérations de prélèvement SEPA.

• Les coordonnées du créancier : l'adresse et le nom ou la dénomination sociale, ou le nom ou la dénomination commercial, si il est différent ; cette donnée doit être explicite car cet élément est restitué au débiteur.

• L'identifiant du créancier SEPA (ICS).

• Les mentions suivantes : « En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Vous bénéficiez du droit d'être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée :

• dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé,

• sans tarder et au plus tard dans les 13 mois en cas de prélèvement non autorisé. »

• et « Vos droits concernant le présent mandat sont expliqués dans un document que vous pouvez obtenir auprès de votre banque »

• Le type de prélèvement SEPA (ponctuel ou récurrent)

• Les informations nécessaires (adresse) pour que le débiteur puisse adresser le mandat signé au créancier

Le formulaire de mandat complété et signé est l'expression du consentement du débiteur. L'absence de mandat (ou la révocation du mandat) signifie une absence de consentement. Les opérations n'ayant pas fait l'objet de consentement sont des opérations non autorisées.
Le mandat de prélèvement SEPA est révocable à tout moment
ATTENTION : La saisie/édition/gestion du formulaire de mandat de prélèvement SEPA n'est pas pris en charge par Divalto.

Paramétrage du prélèvement SEPA

Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Vous devez disposer d'un identifiant de créancier SEPA (ICS) pour émettre des prélèvements SEPA. Ce numéro ICS est à saisir dans la sous-fiche « Règlement » du dossier comptable de Divalto.
Type de règlement (Divalto Comptabilité)
Un nouveau type de règlement doit être défini afin de différencier le prélèvement SEPA des prélèvements ordinaires. Le code imposé pour ce nouveau type de règlement est « D ». Son code famille reste « prélèvement ».
On accède au zoom par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux règlements / Type de règlement
Bordereaux
Un nouveau type de bordereau doit être défini, toujours dans le but de différencier le prélèvement SEPA des prélèvements ordinaires.
Il est impératif que le « type pour contrôle » soit positionné à la nouvelle valeur « Prélèvement SEPA », ainsi que le type de support magnétique qui doit être renseigné avec la valeur « Etebac/Ebics ».
Le modèle d'édition de bordereau est « Prélèvement SEPA ».
Le paramétrages des bordereaux est accessible par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Bordereau
Etats
L'utilisation des prélèvements SEPA nécessite la création de nouveaux états sont les codes sont les suivants :

• D10 pour les prélèvements SEPA à émettre (position « en attente »),

• D30 pour les prélèvements SEPA préparés (position « en portefeuille »),

• D50 pour les prélèvements SEPA remis en banque (position « remis »).

Ces 3 états ne doivent être disponibles qu'en encaissement et ont leur « type de règlement » positionné à « D » pour « Prélèvement SEPA »
Comptabilisations
Suite à la création des nouveaux états D10, D30 et D50, il convient de créer 2 nouvelles règles de comptabilisation.

• « {*}10 » vers « D30 » : Règlement par prélèvement SEPA en portefeuille

• « D30 » vers « D50 » : Prélèvement SEPA en portefeuille remis en banque

Changements d'état
2 nouveaux changements d'état sont à définir pour la mise en œuvre du prélèvement SEPA, à savoir :

• « PORSDD » pour le passage de l'état D10 à D30,

• « REMSDD » pour le passage de l'état D30 à D50.

Ces 2 changements états ne doivent être disponibles qu'en encaissement.
Mode de règlement (Divalto Commerce et Logistique)
Pour permettre une gestion propre de « bout en bout » du prélèvement SEPA, il peut être nécessaire également de paramétrer un mode de règlement qui sera associé à l'état D10 (Prélèvement SEPA en attente) dans Divalto Règlements.

Gestion des mandats de prélèvement

Ce zoom vous permettra d'indiquer, pour un client, un code contrat, le RUM associé au mandat, ainsi que la date de signature de celui-ci et son type (Ponctuel ou série/récurrent).
La saisie de l'IBAN n'est pas obligatoire. Elle n'est utile que dans certains cas d'import de prélèvement SEPA (import XML, station EBICS).
Seul le passage de la séquence « Premier » à la séquence « Récurrent » est automatisée, après la saisie du tout premier prélèvement associé à un mandat en séquence « Premier ». Le passage de « Récurrent » à « Final » est lui possible depuis le programme de saisie des encaissements, à l'initiative de l'utilisateur.
Le choix du RUM est libre mais il doit être unique dans le dossier (c'est le couple ICS + RUM qui identifie de manière unique un mandat).
On accède au zoom des mandats par l'option de menu : Règlement / Etebac-Ebics / tables / Mandats de prélèvement SEPA
Cette référence identifie pour un créancier donné, chaque mandat signé par chaque débiteur. Elle doit être unique pour chaque mandat et pour un identifiant créancier SEPA donné.
Dans la mesure du possible, cette « RUM » doit être inscrite sur le mandat, préalablement à son envoi au débiteur (excepté par exemple pour les mandats transmis dans un magazine). Elle doit également figurer dans l'information faite par le créancier à son client préalablement à l'émission du prélèvement SEPA.

Export du flux XML du prélèvement SEPA

Si vous utilisez un logiciel tiers autre que Divalto Ebics pour l'émission de vos transmissions bancaires, vous pouvez exporter le flux XML du prélèvement SEPA en modifiant le paramétrage du bordereau associé pour indiquer que le type de support magnétique n'est pas « Etebac/Ebics » mais « Fichier/Disquette ».
Le flux XML du prélèvement sera exporté dans le fichier RCFEBX.xml qui se trouve dans vos implicites.

Import d'un flux XML de prélèvement SEPA

Comme pour le virement SEPA, vous pouvez intégrer un flux XML de prélèvement SEPA dans Divalto Règlement et ainsi reconstituer une transmission bancaire qui pourra être émise avec EBICS par Divalto.

Le programme d'intégration d'un fichier permet également de traiter les relevés de traites fournisseurs (V10.4).

Cette fonctionnalité est accessible via le choix : Règlement / Etebac-Ebics / Utilitaires / Intégration d'un fichier
ATTENTION : il est recommandé que toutes les « RUM » présentes dans le flux XML intégré correspondent à un mandat existant dans la table des mandats (le rapprochement se faisant sur la RUM elle-même). Si ce n'est pas le cas, l'intégration générera automatiquement un nouveau mandat dans la table des mandats.

Couverture bancaire

L'interrogation d'encours propose trois colonnes correspondant aux stades:

• Attendu

• Portefeuille

• Couverture bancaire

On accède à la consultation de l'encours par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Encours
Pour chaque effet remis en banque, une date de sortie de couverture bancaire est calculée. Lorsque cette date est atteinte, l'encours du tiers est ajusté au niveau de sa fiche et l'effet est classé.
Cette opération est réalisée par tout programme d'encaissement ou de décaissement, au moment de son exécution. Le calcul de la date est lié à la table « Méthode de calcul dates de banque ».
Par banque et par type de règlement la table des méthodes de calcul de dates de banque permet de calculer une date de couverture bancaire. En l'absence de paramètre, 15 jours calendaires sont forfaitairement appliqués.

Calcul de la date de banque

On accède au paramétrage des méthodes de calcul par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Méthode de calcul date de banque.
La date de sortie d'encours est donc calculée comme suit :

• Si un paramètre est défini sur le couple Banque + Type de règlement : Date de règlement + Nombre de jours de sortie d'encours

• Si aucun paramètre n'est défini sur le couple Banque + Type de règlement (Couple inexistant): Date de règlement + 15 jours.

Cette date est la date théorique avant laquelle un chèque ou une traite peut revenir impayé.
Les jours peuvent être des jours ouvrés ou calendaires :

• En jours calendaires, le programme ajoute (ou retranche) le nombre de jours signalés.

• En jours ouvrés, les samedis et les dimanches sont ignorés.

Deux dates sont donc calculées avec le nombre de jours par rapport à :

• La date d'opération

• La date d'échéance

Et la date la plus grande sera retenue.

Remarque : Pour les pièces fournisseurs la date de sortie sera figé à 15 jours calendaire

Traitement :
Le programme d'interrogation de l'encours d'un tiers fait apparaître les effets en couverture bancaire. Les effets dont la date de sortie d'encours est postérieure à la date du jour sont sortis de l'encours.
Lorsque le dernier effet d'une facture sort de la couverture bancaire, la facture est signalée comme « réglée ».

Modification date sortie d'encours

Un programme permet de modifier la date de sortie de l'encours (ou la date d'échéance) d'un effet en état « remis » ou « classé ».
L'accès est réalisé per l'option de menu : Règlement / Traitements exceptionnels / Modification date sortie d'encours
Vous pouvez rechercher l'effet par à l'aide des touches de fonction « F8 » ou « F9 », une fois ce dernier affiché, il sera possible de modifier les dates d'échéances ou de sortie de couverture bancaire. La date de sortie de couverture est forcément supérieure ou égale à la date d'échéance.

Bordereaux

Dans le flux des règlements, la confection des bordereaux est une étape obligatoire en sortie du circuit des encaissements et des décaissements. Le mode opératoire est le même quel que soit le circuit.
Un bordereau est une édition qui peut être :

• Papier,

• Magnétique (Fichier)

• Électronique (EBICS).

Les effets qui y figurent sont paramétrés dans l'état.

Paramétrage des bordereaux

L'accès au zoom des bordereau se fait par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Bordereau
Code bordereau
Vous disposez de 6 caractères pour codifier les bordereaux. Lorsque des effets évoluent vers un état associé à un bordereau (papier, magnétique ou B3), vous pourrez confectionner ce bordereau.
Libellé bordereau
Ce libellé précise le bordereau. On dispose de 40 caractères.
Impression bordereau banque si
On indique ici si les bordereaux relatifs à la banque sont liés à des opérations d'encaissement ou de décaissement. Un bordereau n'appartient qu'à un flux.
Impression du relevé
Le choix de l'impression du relevé détermine le mode d'affichage du relevé. Le choix « non » indique qu'il n'y a pas d'impression de relevé pour ce bordereau. Dans le cas contraire, vous précisez si vous souhaitez l'impression d'un relevé :

• Chèque

• Effet

• Virement

• Prélèvement

• Dailly

• Virement international

Support magnétique
Le choix du support magnétique indique, s'il y a lieu, le type de sortie magnétique (fichier ou transmission EBICS).
Type pour contrôle
En cas de support magnétique sélectionné, vous indiquez le type de règlement afin de contrôler la cohérence des informations transmises :

• LCR ou BOR

• Virement

• Prélèvement

Emettre un fax à la banque
Vous précisez si vous souhaitez émettre un bordereau de remise par fax à votre banque.
Impression relevé tiers
On précise si l'on souhaite l'impression :

• D'un relevé

• D'un relevé-traite

• D'une lettre chèque

• D'une traite

Emettre un fax à un tiers
Vous précisez si vous souhaitez émettre un bordereau de remise par fax au tiers.

Confection d'un bordereau

La confection des bordereaux est un traitement qui génère les informations à destination de la banque :

• L'impression des bordereaux de remise de chèques et de traites.

• La Confection d'un fichier au format bancaire

• Le transfert direct dans le module EBICS de Divalto.

Le traitement de confection des bordereau est accessible par l'option de menu : Règlement / Traitement / Bordereaux / Confection des bordereaux
Banque
On indique le compte de banque pour laquelle on souhaite confectionner les bordereaux. Si le champ est laissé libre, les bordereaux de toutes les banques s'affichent et il ne plus qu'à pointer les différents codes états de la liste.
Date bordereau
La date proposée est la date du jour et correspond à la date de confection, elle sera également imprimée sur l'état.
Après la validation d'un bordereau, un numéro lui sera automatiquement attribué et l'état s'imprime.
Remarque : Le format du bordereau est défini dans l'état dans le champ « Code bordereau ».

L'onglet « FICHIERS » (V10.4)

Afin d'éviter que deux personnes travaillant en même temps sur les bordereaux écrasent les fichiers de l'autre, un système de nommage a été mis en place.
Le nom du fichier interbancaire généré est constitué des différentes informations suivantes :

• Date / Heure

• Numéro du bordereau

• Utilisateur

• Dossier

• Banque

• Nature

Le nom du fichier est constitué de ces différentes informations si l'information a été saisie.

Consultation de bordereaux

Les bordereaux sont consultables dans les interrogations. Les outils de liaison, accessibles par les boutons situés sous la barre d'outils permettent de naviguer dans l'historique.
L'accès est réalisé par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Bordereau
Ecran de sélection
Vous indiquez le type de bordereau que vous souhaitez interroger, soit les bordereaux :

• De banque

• De cession

• De tiers

Et l'état de des effets :

• Actif

• Périmée

• Ou Tous

Vous pourrez également filtrer sur différentes fourchettes de sélection, ainsi que sur les champs de filtrage unitaire :

• Banque

• Tiers

• Devise

Remarque : Les champs de filtrage unitaire permettront de rechercher un numéro de bordereau. Ainsi en renseignant le code banque seul les bordereaux de cette banque seront présentés.
Cas 1 : On renseigne par exemple le champ de filtrage « Banque », puis on valide
Les boutons de navigation « Bordereau précédent » ou « Shift+F2 » et « Bordereau suivant » ou « F2 » vous permettent de faire défiler les différent numéros de bordereaux et pour chaque numéro la date de confection du bordereau est indiquée.
Cas 2 : On ne renseigne pas les champs de filtrage unitaire
Les boutons de navigation « Bordereau précédent » ou « Shift+F2 » et « Bordereau suivant » ou « F2 » vous permettent de faire défiler les différent numéros de bordereaux avec leur date de confection et le détail du bordereau.
A partir du menu situé sous la barre d'outils, vous pourrez accéder :

• A la transaction complète

• Aux effets liés

• Aux factures liées

• Et aux écritures

Le bouton « Détail de l'effet » ou touche de fonction « Shift+F4 » permet de consulter le détail de l'effet en mode fiche.
Le bouton « Annuler le bordereau » permet d'annuler la confection d'un bordereau. Cette action permet de défaire puis refaire un bordereau de remise de chèque par exemple avant sa remise.

Réédition d'un bordereau

Ce traitement permet de réimprimer et/ou réémettre un ou plusieurs bordereaux. Il est accessible par l'option de menu : Règlement / Traitement / Bordereaux / Ré-impression de bordereau

Réédition d'un bordereau (V10.4)

En réédition de bordereaux, si la plage de bordereaux contient des bordereaux de banque différentes ou de natures différentes, il faut sélectionner une banque parmi celles de la plage ou un type d'opération parmi ceux de la plage. Les types d'opération non présents dans la plage restent grisés.

Annulation d'un bordereau

L'annulation d'un bordereau n'est possible que si les écritures comptables n'ont pas été validées. Ce traitement permet de défaire puis refaire un bordereau de remise de chèque avant sa remise (en cas d'une omission par exemple).
L'accès est réalisé par l'option de menu : Règlement / Traitement / Bordereaux / Annulation de bordereaux
ATTENTION : L'annulation d'un bordereau ne provoque pas l'annulation de la transmission dans le cas où le bordereau génère une transmission bancaire.

Génération des bordereaux (V10.4)

Lors de la confection de bordereau et si un fichier interbancaire doit être créé, on définir un code chemin par défaut pour l'enregistrement de ce dernier. Le code chemin « FIC_INTER_BQC » est paramétré dans la table des codes chemin et il faut spécifier un chemin Windows. Ce dernier sera utilisé par défaut lors de la génération du fichier interbancaire mais Il reste modifiable avant l'enregistrement définitif.

Lien écritures-effets et annulations

Rappel : L'écriture comptable génère un effet dans Divalto Règlement et un lien de cette écriture vers les règlements est créé. Toute action sur l'écriture ou sur l'effet a une conséquence « bijective » entre les deux entités.
Principes :

• La suppression de cette écriture propose d'annuler la transaction. Dans le cas d'un journal d'achat ou de vente, une vérification sur l'évolution de la créance est faite.

• Les champs importants de l'écriture ne sont ni modifiables ni supprimables dans le cas où un règlement est intervenu sur cette écriture. Ce n'est pas le cas du compte de gestion ou de TVA.

• Le rééchelonnement d'un effet ne modifie pas l'écriture initiale.

• Le traitement propose d'annuler le bordereau le cas échéant, de supprimer l'écriture de trésorerie en délettrant les lettrages éventuels afin d'autoriser sa modification ou sa suppression.

• L'écriture côté Divalto Comptabilité est aussi gérée directement côté Divalto Règlement, la suppression d'une transaction propose de supprimer les écritures liées à cette transaction.

Annulation Lien Ecritures – Effets

3 boutons sont disponibles lors des interrogations et des traitements :
 : annule la transaction  : annule le bordereau  : déverrouille l'écriture comptable
Dans tous les cas d'annulation, le traitement vérifie si les éléments précédents doivent être annuler. Si oui, le traitement traite l'annulation. Ainsi, l'annulation est soit :

• complète ,

• non réalisée.

Le zoom des liens illustre les liens entre les effets et les écritures. Ce zoom n'est acessible qu'avec la confidentialité R*{}.
On accède au zoom par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Administration des données Lien Effet-Ecriture
Attention : la suppression ou la modification d'un lien met en péril la synchronisation entre les données comptables et les règlements.

Paramétrage

Il s'agit du champ « Lié à Divalto Règlement ». L'option de liaison entre les effets et les écritures se paramètre à 3 niveaux et c'est le « non » qui prime :

• Si le dossier est à « non », aucun lien ne sera créé. Voir : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « GENERALITES », groupe « Codification »

• Si un des journaux est à « non », le lien ne sera pas créé. Voir : Comptabilité / Fichiers / Journaux Si un des comptes est à « no »", le lien ne sera pas créé. Voir : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable – Onglet « AUTORISATION ET CONFIDENTIALITE », groupe « Codification »

Attention : la suppression de la coche à n'importe quel niveau désactive le contrôle sur les liens et peut générer la désynchronisation des données.

Démarrage d'un dossier postérieur au module de la comptabilité

L'intégration comptable d'achat vente génère un fichier pour la comptabilité et un fichier pour les règlements. Un démarrage postérieur du module règlement ne doit pas rependre ces veilles données.
Aussi Divalto livre un traitement permettant la génération des enregistrements Factures et leurs effets correspondants à partir de l'historique des écritures comptables.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Règlement / utilitaires / Constitution du portefeuille
Attention : l'intégration à partir de l'historique ne servira qu'à l'installation de DIVALTO REGLEMENTS s'il intervient après DIVALTO COMPTABILITE et Il est IMPERATIF de procéder à un lettrage minutieux des comptes avant de constituer le Portefeuille car seules les écritures non lettrées seront intégrées dans Divalto règlement.
A chaque fourchette de comptes, on pourra associer un code état par défaut. Les effets seront générés dans l'état indiqué sauf si le code état est déjà présent au niveau de l'écriture comptable.
L'utilitaire exécute l'initialisation des liens entre les écritures de DIVALTO COMPTABILITE et les effets de DIVALTO REGLEMENT pour les reprises d'historique.
Cette initialisation est également disponible à partir des utilitaires : Règlement / Utilitaires / Initialisation des liens écritures
Un zoom des liens illustre les liens entre les effets et les écritures. Ce zoom n'est accessible qu'avec la confidentialité R***.
Le zoom est accessible via l'option de menu : Divalto Règlement / Fichiers / Administration des données / Lien Effet-Ecriture
Un indicateur présent devant chaque ligne la provenance de l'effet. Le sigle flèche indique ainsi  :

• Si descente provenance d'une écriture d'achat

• Si montante provenance du module règlement

Attention : la suppression ou la modification d'un lien met en péril la synchronisation des données comptables et règlement.