La balance âgée permet de récapituler tous les comptes clients ou fournisseurs non soldés. La monnaie qui servira de référence pour ce traitement sera soit la devise principale ou la devise secondaire du dossier.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Impression / Balance âgée / Balance âgée.
Les options de sélection vous permettent :
D'indiquer la date d'arrêter
De sélectionner le type de compte (Client ou fournisseur)
De sélectionner une fourchette de compte
De définir les intervalles des entêtes de colonnes. Par défaut le programme travaille en mois, avec un pas de 30 jours.
Remarque : Seront pris en compte uniquement les effets dont l'état est défini comme étant à relancer.
Les options de la balance âgée
Visualiser tous les tiers
Permet d'inclure dans la balance âgée les tiers ayant uniquement des mouvements non échus.
Affectations des acomptes
Permet de ventiler les acomptes sur les différentes périodes. Cette option est cochée par défaut.
Détail des factures
Vous permet d'afficher le détail des factures par client ou fournisseur, par numéro ou par date.
Balance âgée par agent de recouvrement (V10.7)
Mise en place d'un filtre « Agent de recouvrement » sur l'impression de la balance âgée et automatiquement renseigné en fonction de l’utilisateur connecté si ce dernier a un rôle d’agent de recouvrement de défini.
L'information de ce filtre est remonté dans la visualisation de balance âgée et dans l'entête des balances âgées.
Gestion des remplaçants (V10.10)
Il est possible de sélectionner un agent pour lequel l’utilisateur est remplaçant afin de visualiser les balances qui lui sont associées
Ajout d’un radio bouton pour choisir le type de date d'échéance (V10.8).
Le radio bouton permet de choisir :
La date d'échéance initiale (Valeur par défaut),
La date d'échéance actuelle.
Ce choix est également accessible pour le programme « Balance âgée par commercial » et l'information est visible dans les zooms « En-tête de Balance âgée ».
Balance âgée : Suppression de l'option balance âgée à date
Uniformisation de la logique de calcul de la balance âgée quelque soit la date de calcul choisie
Ainsi, quelle que soit la date de calcul choisie (Par défaut date du jour) :
La balance âgée prend en compte les échéances non lettrées et les échéances lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date de calcul.
Les échéances avec une date de lettrage équivalente à la date de calcul sont exclues de la balance âgée.
Calcul selon la date d'écriture (V10.11)
Il est possible de pouvoir se baser sur la date d'écriture pour calculer le retard de paiement en cochant la case « date d'écriture ».
Les retards de paiement se calculent sur la date d'écriture et non plus sur la date d'échéance.
Précision technique
Le calcul se fait sur le champ « ECRDT » de la table « C8 ».
WIDGET Comparatif Balance âgée globale et par agent (V10.8)
Ce widget affiche l'évolution de la balance âgée globale et par agent de recouvrement connecté.
Paramétrage.
Le widget nécessite qu’un calendrier ait été généré et renseigné dans l’onglet « Paramètres » du dossier comptable.
Le widget utilise les balances âgées calculées et enregistrées pour chaque mois pour en extraire les informations.
On utilise les balances âgées dites « globales » ayant eu le paramétrage suivant :
Pas de filtrage de tiers positionné
Pas d’agent de recouvrement renseigné
Précision importante, pour un mois donné c’est le dernier calcul et le plus récent qui est pris en compte.
Par exemple : si un calcul est effectué en date du 15/02/2022 et qu’ensuite on fait un calcul au 16/02/2022, c’est ce dernier, qui sera pris en compte pour l’affichage du mois de février. De même, si on fait plusieurs calculs pour le même jour, cela sera toujours le plus récent dont on tiendra compte.
Impression et enregistrement d'une balance âgée
On accède à l’impression de la balance âgée via l’option de menu Règlement / Impression / Balance âgée / Balance âgée.
Enregistrement de la balance âgée
Lorsque vous lancez l'impression de la balance âgée un fichier temporaire est créé et ce dernier pourra être enregistré. La balance peut alors être consultée depuis le menu Interrogation.
Reprendre les observations d'une ancienne balance
Cette case s'active lorsque vous activez l'enregistrement. Cette option vous permet de reprendre les observations saisies sur un enregistrement précédent. Pour les visualiser, il vous faudra rechercher le fichier via les touches de fonction « F8 » ou « F9 ».
Gestion d'un filtre sur les collectifs (V10.9)
Ajout d’un filtre sur les comptes collectifs dans les critères de sélection de la balance âgée et d’une colonne « Collectif » (masqué par défaut) dans le résultat de la balance âgée. ce qui permet d’analyser et de segmenter les collectifs liés aux tiers (4111-Client magasin, 4112-Client web...) par typologie de tiers.
Cette amélioration à également été implémentée dans l’impression de la balance âgée par commercial.
Balance âgée : export (V10.9)
Les critères de sélection choisis sont affichés.
Pour la balance âgée :
Les colonnes « Tiers » et « Nom tiers » sont toujours présentes sur l’export.
Si les établissements sont gérés la colonne « ETB » est présente sur l’export.
La colonne « Acompte » n’est pas présente sur l’export, si l’option « Affectation des acomptes » est cochée.
Si l’option « Détail des factures » est cochée
Le niveau exporté est le niveau « facture ».
Les colonnes « Préfixe » et « Pièce » sont présentes sur l’export.
La colonne « Échéance » est présente , si l’option « détail par date d'échéance » est cochée.
Les autres colonnes sont présentes, si elles sont affichées.
Si l’option « Détail des factures » est décochée
Le niveau exporté est le niveau « client » .
Les colonnes liées aux pièces (« Préfixe », « Pièce », « Rglt,», « Date pièce », « Échéance », « Nb j ») ne sont pas présentes sur l’export.
Les autres colonnes sont présentes que si elles sont affichées.
Pour la balance âgée par commercial
La colonne « Commercial » est toujours présente sur l’export.
Si les établissements sont gérés la colonne « ETB » est présente sur l’export.
Les colonnes liées aux pièces (« Préfixe », « Pièce », « Rglt », « Date pièce », «'Échéance », «Nb j»') ne sont pas présentes sur l’export.
La colonne « Acompte » n’est pas présente sur l’export si l’option « Affectation des acomptes » est cochée.
Si l’option « Détail des clients » est cochée
Le niveau exporté est le niveau « facture ».
Les colonnes « Tiers » et « Nom tiers » sont présentes sur l’export.
Les autres colonnes sont présentes, si elles sont affichées.
Si l’option « détail des clients” est décochée
Le niveau exporté est le niveau « Commercial ».
Les colonnes liées au client (« Tiers », « Nom tiers ») ne sont pas présentes sur l’export.
Les autres colonnes ne sont présentes que si elles sont affichées.
Consultation d'une balance âgée
Si la balance à été enregistrée, on pourra l'interroger par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Balance âgée / Consultation de la balance âgée
Le traitement permet :
La consultation,
Le tri multi colonnes,
La recherche,
L'impression,
L'export tableur
L'annotation d'une balance âgée enregistrée
La barre d'outils de la balance âgée
Navigation :
Bouton « Première ligne » ou «Ctrl+Home »,
Bouton « Ligne précédente » ou « Shift+F2 »,
Bouton « Ligne suivante » ou « F2 »,
Bouton « Dernière ligne » ou « Ctrl+Fin »
Recherche :
Bouton « Accéder aux critères de sélections » ou « Ctrl+F »
Option d'édition :
Menu Compléments, option,
Bouton « Options »
Permet de positionner les options d'impression et indique les ordres de tri
Prise de notes et saisie des observations :
Bouton « Note » ou « Shift+F6 »
Sélection d'une balance âgée, bouton « Sélection de la balance âgée »
Visualisation du détail de la pièce par le bouton « Détail » ou « F6 »
Bouton « Export tableur »
Bouton Enrouler-Dérouler la sélection :
Bouton « Développer la sélection » ou « Ctrl+F4 »
Bouton « Réduire la sélection » ou « Ctrl+Shift+F4 »
Impression de la balance âgée, bouton « Imprimer »
Les zooms de la balance âgée
Ils permettent la consultation :
Des entêtes disponible par l'option de menu Règlement / Interrogation / Balance âgée / Entête de balance âgée
Des lignes disponible par l'option de menu Règlement / Interrogation / Balance âgée / Ligne de balance âgée
Du détail des lignes disponible par l'option de menu Règlement / Interrogation / Balance âgée / Facture de balance âgée
Remarque : La suppression est uniquement possible dans le zoom des entêtes. Dans ce cas la balance âgée sera entièrement supprimée.