Le traitement de comptabilisation génère les écritures directement dans « Divalto Comptabilité » ou vers un fichier pour intégration manuelle. Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables.
On accède à l'intégration des écritures du module des règlement en comptabilité générale par l'option de menu : Règlement / Traitement / Export des écritures comptables
Il existe deux modes d'intégration :
Synchrone
Asynchrone.
Le mode asynchrone est généralement réservé aux tests de mise en place. C'est l’option de la fiche dossier « Comptabilisation immédiate » qui indique que la comptabilisation est synchrone.
Le dossier est accessible par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Dossiers - Bouton « Règlement ».
Le traitement de comptabilisation génère les écritures liées aux décaissements et/ou aux encaissements) dans « Divalto Comptabilité ». Dans le mode synchrone aucun traitement n'est à lancer, le traitement de l'export des écritures comptables est exécuté automatiquement.
Paramétrage des règles comptables
Le paramétrage des règles comptables est accessible par les options de menu :
Règlement / Fichiers / Comptabilisation
Règlement / Fichiers Règle comptable
Les effets sont traités suivant la comptabilisation associée à l'évolution des effets c'est-à-dire au changement d'état. Il est possible de définir jusqu'à 4 règles comptables qui seront appliquées séquentiellement.
Les règles d'intégration
Application des règles définies dans l'évolution des états.
En cas de différence : si l'effet final est « WOD » , « WDC », ou « WDR » la génération d'écriture est effectuée grâce aux informations de l'état.
En cas d'escompte : si l'état final est « WE », pour chaque facture concernée par l'escompte, le montant d'escompte est ventilé par base de TVA en montants HT et TVA. L'escompte est reporté dans la facture.
En cas de cession : les conditions sont les suivantes :
L'état origine et l'état final sont identiques,
Les informations relatives à la cession ont changé,
Le changement d'état précise qu'il s'agit d'une cession à comptabiliser,
Toutes les cessions de créances à une banque ne sont pas à comptabiliser ; les cessions à titre de garantie donnent lieu à une seule écriture en fin d'exercice,
La règle comptable est figée.
Application d'une règle comptable
Le journal provient de la règle, sauf si un compte de banque est concerné. Dans ce cas, c'est le journal de la banque qui est retenu.
Les écritures sont passées selon le paramétrage de la règle comptable :
Effet par effet,
Globalement pour un numéro de transaction,
Globalement sur un bordereau.
Le choix du compte peut être :
Le compte de banque,
Le compte de tiers,
Le compte du changement d'état utilisé.
Attention : Une règle comptable est définie pour le sens encaissement. Elle est implicitement inversée si elle est présente dans la comptabilisation d'un décaissement.
Les règles comptables dépendent de l'évolution des effets
Les couples « ancien état/nouvel état » définissent une comptabilisation, c'est-à-dire l'application de 1 à 4 règles comptables.
Exemple : quel que soit l'effet « ancien », la réception d'un chèque implique :
De solder le tiers initial par le tiers payeur éventuel,
De solder le tiers (payeur) par le portefeuille.
Une règle comptable contient le paramétrage utile à la génération d'une écriture complète (débit / crédit).
La date d'écriture est en principe la date d'opération.
Pour les traites à l'encaissement, la date la plus petite (entre la date d'échéance et la date d'opération) sera retenue.
Le compte peut être le tiers, la banque, ou le compte paramétré dans le changement d'état.
Exemple : « TB solder le Tiers par le Portefeuille »
Le compte signalé au crédit est le compte du tiers
Le compte signalé au débit est le compte du changement d'état (4130##00)
Les écritures sont générées :
Effet par effet, exemple lors du changement d'échéance d'une traite en portefeuille ;
Par total de la transaction, lors de la réception d'une traite réglant plusieurs effets ;
Par total du bordereau, lors de comptabilisation d'une remise de chèques sur le compte de la banque.
Nouvelle règle comptable (V10.10)
Il y a désormais 4 règles de regroupement :
Par nouvel Effet : Un seule écriture C8 est générée pour l’ensemble des échéances règlées par la transaction,
Par ancien Effet : une seule écriture C8 est générée pour chaque échéance règlée par la transaction,
Par Transaction : une seule écriture C8 est générée pour l’ensemble des échéances par transaction,
Par Bordereau : une seule écriture C8 est générée pour l’ensemble des échéances prises en compte dans le même bordereau.
Comptabilisation : Le zoom
Vous accédez au traitement par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Comptabilisation.
Etat ancien
Cette zone est facultative.
Vous pouvez utiliser un masquage par « * » sur le premier caractère. Ainsi « *10 » permet de signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 10 (C10, T10, N10, …).
Etat nouveau
Vous indiquez le code du nouvel état. Vous pouvez utiliser un masquage par « * » sur le premier caractère. « *50 » pour signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 50.
Libellé
Ce libellé sur 40 caractères permet de préciser la comptabilisation.
Règle de comptabilisation
A un couple « Ancien état / Nouvel état », vous pouvez associer jusqu'à quatre règles comptables pour les opérations de :
Encaissement
Décaissement
Règle comptable : Le zoom
Règle comptable
Vous définissez toutes les règles comptables appelées par les comptabilisations. Par exemple :
PB – Solder le portefeuille par la banque
TP – Solder le tiers par le portefeuille
La codification standard utilise des mnémoniques simples : T pour tiers, B pour banque, P pour portefeuille, I pour impayé.
Libellé
Ce libellé permet de préciser la règle comptable et vous disposez de 40 caractères.
Journal
Le code journal des écritures générées sera en principe celui de la règle comptable. Si un des comptes est un compte de banque, les écritures seront passées sur le journal correspondant à la banque.
Libellé
Ce libellé permet de générer le libellé des écritures générées. Il peut contenir un des symboles suivants :
Inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte
Egal sera remplacé par la date de la pièce suivi de l'intitulé du compte
Dièse sera remplacé par la date d'échéance suivi de l'intitulé du compte
Supérieur sera remplacé par le nom du tiré
Effet
C'est l'évolution d'un effet dans un état « ancien » vers un état « nouveau » qui provoque l'application d'une comptabilisation. Vous précisez si les éléments nécessaires, le compte de tiers en particulier, sont à rechercher dans l'effet « ancien » ou dans l'effet « nouveau ».
Compte
Vous indiquez le compte à mouvementer, au débit et au crédit. Ce compte peut être :
Le compte du changement d'état (lorsque des traites sont mises en portefeuille)
Le compte de la banque (lorsque les chèques sont remis en banque)
Le compte du tiers (ancien ou nouveau)
Compte collectif
Trois cas possibles :
« Nouvel Effet » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui du nouvel effet de la transaction.
« Ancien Effet tiers payé » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui de l'ancien effet du tiers payeur.
« Ancien Effet tiers payeur » : si le tiers payeur est le tiers payé on prend le compte collectif de l'ancien effet donc du payé. Si le tiers payeur n'est pas le tiers payé on prend le compte collectif du nouvel effet donc du payeur.
Total
Suivant l'option choisie, le programme génère une écriture :
Pour chacun des effets,
Globale pour la transaction : Lors de la réception de traites réglant plusieurs effets,
Globale pour le bordereau : pour une remise à la banque on peut passer une seule écriture sur le compte de banque.