Les fonctionnalités de la GDAI sont disponibles après activation dans le dossier.
Le zoom affaires demeure le point d'entrée : il permet la déclaration de l'affaire, sa caractérisation. Mais le point central de la GDAI se situe dans « l'administration des affaires » accessible à partir du zoom ou d'une entrée de menu.
L'écran d'administration des affaires nous immerge immédiatement dans la philosophie de la « breakdown structure ».
L'arborescence d'éléments est ici globale :
La création d'une affaire fait exister à minima l'élément dit « racine » dans l'arborescence. La désignation de cet élément racine hérite de la désignation du zoom affaire mais d'autres informations viennent caractériser l'élément racine.
Une fois la racine créée, des branches pourront être ajoutée => les branches situées sous la racine sont dites de niveau N-1, puis la création d'une branche sous la branche créé un niveau N-2, puis N-3, etc.
Les éléments de niveaux N-1 présentent des possibilités de paramétrages qui seront automatiquement et systématiquement hérités sur les niveaux inférieurs.
Activer la gestion d'affaires industrielles (dossier)
Fichiers - Organisation – Dossier – Bouton [Affaires] – Onglet "Gestion d'affaires"
Activation gestion d'affaires industrielles : à cocher afin d'activer les programmes liés à la gestion d'affaires industrielles.
Zone "Administration"
Type d'élément d'affaire : pour définir le type d'élément de la racine de l'affaire.
Code statut par défaut : il permet de définir le statut initial de la racine d'affaire.
Code statut projet par défaut : pour exploiter les arborescences créées en mode projet, dans le cadre d'un changement d'indfice.
Important : le code statut est une information essentielle car elle indique notamment si l'élément doit être traité ou non.
Zone "Offres", "Technique", "Facturation", ...
Les éléments constitutifs d'une affaire sont toujours rattachés à une arborescence.
Vous êtes libre de créer autant de codes arborescence que nécessaire, cependant, les trois types "Offres", "Techniques" et "Facturation" répondent à des règles de gestion qui leur sont propres, c'est pourquoi il est important d'indiquer le code arborescence correspondant ici, au niveau du dossier.
Pour les arborescences de type "Offres" et "Facturation", vous devez également renseigner le type d'élément d'affaire à initialiser par défaut sur les offres et les factures (car exploitation par mécanisme de glisser-déposer qui nécessite des valeurs par défaut).
A noter : en administration d'affaire, chaque type d'arborescence sera facilement identifiable grâce à un pictogramme dédié.
Zone "Calcul besoin d'affaire"
Délai de sécurité : indique le nombre de jours à retrancher de la date de début de chaque élément pour obtenir la date du besoin, date à laquelle les composants devront être disponibles. Valeur par défaut du dossier.
Type d'indice
La gestion d'indices est proposée depuis la version 10.5. L'objectif est de proposer des mécanismes d'archivages des arborescences pour tracer les changements majeurs mais aussi des outils d'assistance lors des changements qui ont lieu entre deux structures arborescentes. Tracer ces changements implique de garder le même code pour l'affaire et le même identifiant pour les éléments, mais l'écart est matérialisé par un indice géré automatiquement. Il peut être numérique ou alphanumérique
Frais annexes
Vous pourrez renseigner le montant des frais annexes au niveau des budgets.
Ils sont calculés sur la base du coût de revient, en mode cumulé ou successif, permettant de personnaliser le calcul du prix de vente par paramètres de dossier.
Cumulé : la base de calcul du frais est toujours le coût de revient.Successif : la base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent.Les modifications ne sont pas rétroactives.
Libellé : vous pouvez ici libeller les frais annexes (jusqu'à 3 différents) avec la terminologie de l'entreprise.
Exemple : "Frais annexe 1" : "Coûts de structure" / "Frais annexe 2" : "Coûts de stockage".
A noter : un champ laissé vide signifie que le frais annexe n'est pas utilisé. Il n'apparaîtra donc pas.
Inclus au prix : à cocher pour intégrer les frais au prix de vente.
Mode d'application :
"Cumulé" : frais + prix La base de calcul du frais est toujours le coût de revient.
"Successif" : prix de revient + montant des frais précédents.La base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent. L'ordre des frais est très important.
Zone "Plan de charge"
Mode de prise en compte des projets : si vous ne souhaitez pas gérer les affaires dans leur phase projet pour la prise en compte de leur charge induite, sélectionnez l'option "Pas de prise en compte". Choisissez l'option "Prise en compte au prorata du taux de réussite" si vous renseignez le champ "Pourcentage de réussite" dans l'onglet "Généralités" du Zoom affaire.