Important : toute modification est ici prise en compte en temps réel.
Les procédures sont présentées ci-après.
Pour insérer un élément
Sélectionnez un élément de même niveau puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande
Insérer élément ou appuyez sur la touche <INSER>.
A noter : la racine de l'affaire étant unique, seule la commande Insérer sous-élément est disponible lorsque vous créez le premier élément.
Renseignez les différents champs de la fenêtre
Création d'élément d'affaire qui s'affiche. Le "Libellé" permettra d'identifier l'élément sur l'arborescence.Le code élément permet de renseigner une codification à façon de l'élément d'affaire, par exemple, N° de plan, N° de repère, N° de série, etc. Il est modifiable après création de l'élément. Ce n'est pas clé d'identification de l'élément => cette clé unique est un N° d'élément attribué automatiquement et de manière transparente par le programme.
A noter : dans un souci de cohérence, lorsque l'élément à créer se trouve déjà sous un élément de type tête d'arborescence, le "Code arborescence" d'origine est repris, sans possibilité de le modifier. Le "Type d'élément d'affaire", qui reprend par défaut celui de l'élément de même niveau, est quant à lui modifiable.
Validez, puis complétez les caractéristiques de l'élément dans les différents onglets.
Pour insérer un sous-élément
Sélectionnez l'élément-père puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Insérer sous-élément ou appuyez simultanément sur les touches <MAJ> <CTRL> <INSER>.
Pour sortir d'une ligne de tableau
Sans prendre en compte votre saisie : touche <ECHAP>.
Pour modifier une ligne
Vous pouvez être amené(e) à modifier une ligne de chiffrage (onglet "Budgets") par exemple.
Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier <F4>.
Pour supprimer une ligne
Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier <Suppr>. Lorsque vous supprimez un élément, toute sa branche est supprimée.
A partir de la version 10.6, il est possible de sélectionner plusieurs éléments et de les supprimer en lot. Les contrôles existants sont maintenus lors de la suppression. La suggestion d'archivage va être affiché une seule fois pour tous les éléments sélectionnés. Au cas où la racine est sélectionnée un message d’erreur sera affiché.
Important : selon la présence de couverture de besoin et de temps saisis sur activité, la suppression n'est pas autorisée.
Pour afficher une liste
Dans le champ ou la cellule :
Touche <F8> pour afficher toute la liste, ou saisie des premières lettres pour filtrer le résultat avant de faire <F8>.
Touche <F9> pour créer un nouvel item puis le rapatrier dans le champ par
ou <F12>.
Pour copier-coller un élément ou une tête d'arborescence
Sélectionnez l'élément ou la tête d'arborescence à copier, puis faites un clic droit - "
Copier" ou appuyez sur la combinaison de touches <CTRL> + <C>.
Positionnez le curseur sur la ligne de destination.
La destination de la copie peut être un autre élément ou une autre arborescence au sein de la même affaire, mais aussi au sein d'une autre affaire. Vous pouvez donc ainsi créer une ou plusieurs affaires génériques en situation de "modèles" qui feraient office de bibliothèques d'éléments dans lesquelles vous viendriez sélectionner un ou plusieurs éléments. Bien sûr, toute affaire peut servir de modèle à une autre, en tout ou partie.
Cliquez droit et choisissez l'une de ces options :
"Coller" pour insérer la copie au même niveau que l'élément sélectionné. Toutes les données de l'élément sélectionné sont reprises. Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier <CTRL> + <B>.
"Coller sous" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné afin d'en faire un élément-fils. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <CTRL> + <V>.
"Collage spécial" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné en choisissant le contenu à coller. Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier <CTRL> + <MAJ> + <V>.La liste des données disponibles pour l'élément source s'affiche. Décochez celles dont vous ne souhaitez pas copier le contenu pour le nouvel élément.
A partir de la version 10.6, lors du collage spécial d’un élément, il est possible de sélectionner un type d'élément. Ce dernier devra être cohérent avec le code arborescence destination. Pour éviter de demander le type à chaque élément à coller, il sera possible de définir que ce type choisi sera le même pour tous les éléments copiés. Lorsque la copie des éléments se fait à partir d'un modèle, il sera également possible de choisir le type d'élément destination (toujours en cohérence avec le code arborescence). L'utilisateur aura également la possibilité de choisir que le type choisi sera le même pour tous les éléments copiés.
Si la destination fait partie d'une autre arborescence, par exemple lorsque vous copiez un élément de chiffrage vers un élément d'offre, le programme s'assure qu'il ne s'agit pas d'une erreur en affichant le message suivant :
S'il ne s'agit pas d'une erreur, cliquez sur [Oui] et l'élément collé prendra automatiquement le code arborescence de sa destination.
A noter : le code arborescence est obligatoirement homogène dans une même arborescence.
A noter : le collage spécial permet de changer le code arborescence d'origine :
en héritant de celui destination si nous sommes sur un niveau N-1 à minima,
si l'utilisateur est positionné sur la racine, il proposera d'hériter du code arborescence d'origine ou encore de le changer.
Pour déplacer un élément
Technique du cliquer-déplacer.
Attention à la forme du curseur au moment de déposer l'élément :
un trait sous le cadre signifie que l'élément sera placé après,
un bloc sur un élément signifie que l'élément sélectionné sera placé dans ce bloc.
Rappel : la modification est effective immédiatement.
Important : selon la présence de couverture de besoin, le déplacement n'est pas autorisée.
Pour associer un fichier à un élément
Vous avez la possibilité d'associer des fichiers (texte, tableau, image, vidéo, etc.) à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.
Méthode rapide
La méthode la plus simple est de glisser-déposer votre fichier directement sur l'élément sélectionné.
Méthode classique
Sélectionnez l'élément concerné, puis appuyez sur la touche <
F4> pour passer en modification.
Cliquez sur le pictogramme représentant un trombone
.
Cliquez sur le "+" pour activer la saisie.
Cliquez sur le pictogramme
pour parcourir vos fichiers et sélectionner celui à associer.
Dans la fenêtre qui s'affiche avec le récapitulatif, renommez éventuellement le fichier en prenant soin d'en garder l'extension (monfichier.docx, par exemple).
Cochez la case d'option si vous souhaitez supprimer le fichier de son emplacement actuel pour ne le stocker que sur le répertoire des fichiers joints.
Validez.
Utilisez le libellé pour décrire brièvement le contenu de la pièce jointe. Tabulez.
Si vous souhaitez limiter son accès à certains profils, tapez <
F8> depuis la cellule "Confidentialité lecture" puis sélectionnez une confidentialité. Procédez de la même façon dans la cellule suivante pour que seuls certains profils aient la possibilité d'ouvrir le fichier :
Confidendialité lecture : celui qui n'a pas les droits de lecture ne voit pas la pièce jointe.
Confidendialité du fichier : pour pouvoir modifier le document.
A noter : pour autoriser la lecture à certains utilisateurs sans toutefois leur octroyer le droit de modification, vous devez verrouiller la "Confidentialité du fichier".
10. Validez. Le pictogramme est désormais actif pour vous permettre d'accéder au fichier.
11. Ajoutez une nouvelle pièce jointe ou validez pour fermer la fenêtre.
Lorsqu'un fichier a été associé à une entité, le pictogramme devient
.
Pour associer une note à un élément
Vous avez la possibilité d'associer une note à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.
Sélectionnez l'élément concerné. Tapez sur la touche <
F4> pour passer en mode modification.
Cliquez sur le pictogramme
.
Rédigez votre note. Pour la mise en forme, vous disposez d'une barre d'outils qui s'affiche lorsque vous passez la souris devant le trait gris.
Validez.
Lorsqu'une note a été associée à une entité, le pictogramme devient
.
A noter : vous pouvez également utiliser la méthode du glisser/déplacer vers la fenêtre d'ajout de fichier.
Pour changer de statut
Vous avez la possibilité de changer le statut de plusieurs éléments d'affaire en une seule opération :
Sélectionnez l'élément parent (racine, en-tête d'arborescence, titre, etc.).
Affichez le menu contextuel par clic droit.
Sélectionnez la commande "Modification globale" et cocher la case « statut » en spécifiant le statut destination.
A noter : le changement de statut peut aussi s'exécuter par le superviseur d'activités mais aussi par le moteur Divalto Processus. Un chapitre est dédié à ce dernier mode d'exploitation.
A partir de la version 10.8, un contrôle sur les éléments d’affaire a été mis en place au moment du changement de statut. En effet, lors de la modification de statut, un contrôle des couvertures portées par les besoins des éléments et la descendance est effectué. Si une couverture avec des réservations existe, alors le changement de statut est refusé et une pop-up apparait signifiant ce blocage. Un autre message box s’ouvre ensuite demandant confirmation de suppression des couvertures de besoin existantes.