La liaison Outlook CRM donne des interactions facilitées depuis la messagerie. Tout le paramétrage en amont du module CRM lui-même, notamment les codes événements pour l’interface Outlook ou les codes événements rendez-vous et tâches, sont bien paramétrés (voir plus bas).
Pictogramme | Action | Détails |
|---|---|---|
 | Permet d'afficher la fiche du tiers à partir d'un message d'Outlook, appelé aussi Montée de fiche | L'accès aux fiches tiers à partir des messages de la boîte de réception ou des éléments envoyés d'Outlook. Appelle la fiche tiers correspondant au champ « De » du message sélectionné (donc recherche par mail de l’expéditeur). |
 | Permet de créer automatiquement un événement à partir d'un message d'Outlook, et de la marquer comme “déjà généré” | Permet de générer automatiquement ou manuellement des événements CRM avec le contenu du message, à partir des messages de la boîte de réception ou de la boîte des éléments envoyés d'Outlook. |
 | Permet d'effacer la marque déjà générée sur l'élément sélectionné (si un évènement a déjà été généré pour ce mail) | Enlève cette marque, ce qui permet d'utiliser ce mail pour relancer une génération d'événement. Remarque importante : Outlook ne prend pas immédiatement en compte la suppression de cette marque. Cette dernière ne sera prise en compte qu'au prochain démarrage d'Outlook. Si l'on désire générer immédiatement un événement sur ce mail, il faut donc refermer Outlook et le relancer. |
 | Permet la gestion de la connexion des utilisateurs Divalto ERP CRM | C’est l'écran de configuration de compte utilisateur et mode d’accès. Ne sert que lors du paramétrage initial |
 | Permet d’ajouter l’adresse mail d’un tiers à partir du mail courant | Ajouter l'adresse d'un tiers : Appelle le programme de consultation de la liste des tiers. On peut alors sélectionner l'adresse Internet d'un tiers afin de l'ajouter à la liste « A… », « CC… » ou « CCI… ». |
Attention : s'il n'existe pas d'utilisateur par défaut, il faut indiquer dans Outlook, l'utilisateur à utiliser pour la liaison avec Divalto ERP - module CRM par le choix Utilisateur Divalto du menu Outils d'Outlook.
La montée de fiche à partir d’Outlook
Lors de l'activation du bouton à partir d'un e-mail de la boîte de réception, l'adresse e-mail est recherchée dans la base Divalto :
Si l'adresse e-mail de l'expéditeur est unique dans la base, la fiche correspondant à cette adresse s'affiche.
Si l'adresse e-mail est celle d'un contact, le contact sera sélectionné dans le tableau des contacts.
En cas de doublons, une fenêtre de sélection de tiers est proposée pour permettre de choisir la fiche à afficher. Dans le tableau de sélection, la ligne correspondant au premier tiers ou contact du dossier courant sera la ligne courante
Remarque : Ceci s'applique également à un message dans la boîte des éléments envoyés. Pour chaque destinataire du message, la fiche sera affichée.
Créer un évènement à partir d'Outlook
La sélection d'un mail ou d'un rendez-vous dans l'outil de messagerie Outlook puis un clic sur l'icône génère un événement dans le CRM qu'il suffit de valider.
Lorsque le message courant est dans la boîte de réception et que l'adresse e-mail de l'émetteur du message correspond à un tiers, un événement attaché à ce tiers est généré.
Lorsque le message courant est dans la boîte des éléments envoyés, on parcourt la liste des adresses e-mails des destinataires jusqu'à ce qu'on trouve une adresse e-mail correspondant à au moins un tiers.
Un fichier est constitué à partir du message et attaché à l'événement en tant que fichier joint.
Le collaborateur principal est celui défini lors de l'identification Outlook (CRM / Utilitaires / Outlook / Identification Outlook).
Créer un évènement à partir d'un mail
L'événement est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire ou de l'expéditeur est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts. S'il s'agit du mail du contact alors le contact apparaît comme contact principal de l'événement.
Si aucune adresse n'est reconnue, l'événement est créé sans tiers.
Le message est ajouté en fichier joint sous le format msg.
Le type d'événement est « Autre ».
L'objet du mail est repris dans le libellé de l'événement.
La date de l'événement correspond à celle du mail.
Le code événement utilisé est paramétré dans les options du dossier :
CRM / Fichiers / Organisation / Dossier, onglet CRM
Créer un évènement à partir d'un rendez-vous ou d'une tâche
Le mail est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire (participant) est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts.
S'il s'agit du mail du contact alors le contact apparaît comme contact principal de l'événement. Si aucune adresse n'est reconnue, l'événement est créé sans tiers.
Si plusieurs participants appartiennent au même tiers, ils sont ajoutés à la table des contacts.
Le type d'événement est « Autre »
L'objet du rendez-vous ou de la tâche est repris dans le libellé de l'événement.
La date de l'événement correspond à celle du jour de l'importation.
Le paramétrage lié à l'importation d'événement est disponible dans les options utilisateurs.
Synchronisation Divalto vers Outlook
Le traitement de synchronisation est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements dans Outlook
Les événements créés sont automatiquement associés à la catégorie Divalto. Si cette catégorie n'existe pas dans Outlook, il est nécessaire de la créer.
Ce traitement permet de supprimer, de modifier ou de créer les événements dans Outlook selon les nouveaux paramètres définis sur la fiche utilisateur :
Les zones
et 
permettent de filtrer les codes événements à prendre en compte pour la mise à jour d'Outlook.
Les "statuts" Rendez-vous et tâche permettent également de sélectionner les types d'événements à créer dans Outlook.
Il est possible de mettre à jour les événements de Divalto CRM dans Outlook de façon interactive grâce au paramètre
Le
permet de calculer automatiquement la borne de dates lorsqu'on exécute les traitements de la liaison Outlook.
Remarque : La mise à jour des rendez-vous peut également être actionnée à partir d'une sélection d'événements du zoom des événements grâce au bouton Outlook , ou par un clic droit de la souris :
Via la barre d'outils
Remarque : il n'existe pas de mise à jour interactive des événements dans le sens Outlook vers Divalto CRM.
Synchronisation Outlook vers Divalto
Le traitement de synchronisation de outlook vers Divalto est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements à partir Outlook
Ce traitement permet de transférer les rendez-vous et les tâches d'Outlook et de mettre à jour les événements de Divalto CRM en tenant compte du paramétrage de l'utilisateur.
Remarque : seuls les événements appartenant à la catégorie Divalto seront traités.
Génération des contacts
La génération des contacts dans outlook est accessible par CRM / Tiers / traitements annexes / Génération des contacts dans Outlook
Un contact peut être créé pour chaque contact et/ou pour chaque tiers.
Remarque : lors de la création ou de la modification d'un événement dans Outlook lié à un tiers ou à un contact, le contact ou le tiers rattaché à l'événement est automatiquement créé dans Outlook.
La génération des contacts dans Outlook peut être lancée à partir de la gestion des tiers, pour une sélection de tiers ou de contacts : CRM / Tiers / Tiers