Principes de base

L’intégration des règlements des tickets ne peut se faire qu'après l’intégration des ventes

Option de comptabilisation des écritures de ventes issues du point de ventes : Fiche dossier de commerce et logistique, dans l’onglet «Comptabilité » à l’aide de l’option «Comptabilisation automatique des factures issues du point de vente».

Choix disponible :

• Oui : Les factures seront comptabilisées automatiquement après leur création dans C&L.

• Non : Les tickets seront à intégrer manuellement en comptabilité par le module commerce et logistique ( ancien mode de fonctionnement. Ne plus utiliser),

Comptabilisation automatique des factures issues du point de vente

• Étape 1 : Programme Intégration des ventes du point de vente.

  • Accès : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration des ventes.

  • Intégration des tickets de ventes dans divalto Commerce & Logistique et comptabilisation automatique des factures.

  • Lors de chaque intégration : on créé une facture par client / adresse et date. On génère une écriture pour chaque facture créées

  • Si utilisation d’un mode de règlement avec option "génération d'un BL”, on génère un BL et pas une facture

• Étape 2 : Programme Intégration des règlements

  • Accès : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration des règlements

  • Intégration des règlements des tickets dans divalto règlement (création de transactions de règlements avec comptabilisation et lettrage des factures selon paramétrage)

  • Génération des écritures de mouvement

Ventilation analytique sur les écritures de vente

On commence par récupérer les axes paramétrés au niveau de la caisse (Onglet « Intégrations » )

Pour les axes non définis au niveau de la caisse, on utilise le paramétrage des axes du dossier Commerce et Logistique (Onglet « Comptabilité »).

Les informations utilisées sont :

• Valeur par défaut pour déterminer les axes,

• Imputation comptable pour définir la ligne de l'écriture à laquelle les ventilations analytiques sont associées.

On applique ensuite le masquage suivant :

• 1 Masque du client,

• 2 Masque de l'article.

Ventilation de TVA

Les ventilations de TVA sont associées à la ligne d'écriture lié au compte client (TTC).

Intégration des règlements point de vente en mode fusion compta / règlement.

L’intégration des règlements génère des transactions de règlement. La comptabilisation de ces transactions dépends du paramétrage du modules règlements (Changement d'état, comptabilisation, …)

Si l’option comptabilisation immédiate est cochée au niveau du module de règlement, les écritures liées aux règlements seront générées automatiquement sinon il faudra aller dans le menu règlement / Traitement / Export des écritures comptables pour les générer

Paramétrage des mode de règlement du TPV

Au niveau des mode de règlements du TPV : les champs journaux et compte définis pour la comptabilisation des écritures ne sont plus utilisés. On utilise plus que le champ “état”.

Règlement TPV de type “mise en portefeuille”.

• Dans le zoom des règlements du point de vente correspondant au type de règlement à traiter : définir un état de type “en portefeuille”. Si cet état est associé à un bordereau il faudra une fois les tickets traités aller dans le module de règlement pour traiter le bordereau.

• Définir un changement d'état de type “encaissement” “en attente” avec nouvel état = état paramétré au niveau du règlement du point de vente. Dans ce changement d'état définir le compte qui devra être utilisé pour faire les écritures de mise en portefeuilles.

• Définir une règle de comptabilisation entre l'état ”*10” et l'état de mise en portefeuille à traiter.

• Sur la règle comptable définir le journal à utiliser pour la comptabilisation.

Règlement TPV de type “remise en banque”.

• Dans le zoom des règlements du point de vente correspondant au type de règlement à traiter : définir un état de type “remis”. Si cet état est associé à un bordereau il faudra une fois les tickets traités aller dans le module de règlement pour traiter le bordereau.

• Définir un changement d'état de type “encaissement” “en attente” avec nouvel état = état paramétré au niveau du règlement du point de vente.

  • Mettre la banque du changement d'état à “A saisir” et définir un journal de trésorerie au niveau de la caisse du TPV (journal de règlement)

  • ou Mettre la banque du changement d'état à “Fixe” et définir une banque au niveau du changement d'état

• Définir une règle de comptabilisation entre l'état ”*10” et l'état remis à traiter.

• Si l'état choisi contient un code bordereau il faudra générer le bordereau pour que la comptabilisation soit faite

Cas des factures déjà réglées

Les règlements associés à un numéro de facture pour lequel il n’existe pas d'échéances en attente seront traités comme des acomptes.

Ouvertures

La recherche du changement d'état est faite dans la fonction Rechercher_ChgEtat du module pvtmcpta.dhop.

La recherche de la banque est faire dans la fonction Rechercher_Banque du module pvtmcpta.dhop.

Masque des comptes de règlement

Le masque règlement enregistré au niveau de la caisse est pris en compte pour modifier le compte associé au changement d'état

Gestion des acomptes

Génération d’acompte

La génération d’un acompte est faite au niveau de la caisse. Type d’opération 'E'

• Par le bouton “Acompte commande”

• Par l’utilisation de l’opération “acompte versé”

Comme dans le module de règlement, le compte utilisé pour la comptabilisation d’un acompte versé dépend du paramétrage du compte tiers. Champ “Compte acompte / trop perçu” de l’onglet généralité.

Utilisation d’acompte (Bon d’acompte) dans le règlement d'un ticket.

Paramétrage d’un mode de règlement utilisé pour traiter un bon d’acompte (Mode de règlement ‘ACP’ utilisable par le bouton “RAcpte” en standard.

L'état associé boit être “WAC - Lettrage acompte (TPV)” . Etat de type encaissement à créer si inexistant.

Lors du traitement des règlements, le traitement d’un bon d’acompte (état WAC) recherche un acompte d’un montant = ou > au montant saisie en caisse.

Si un acompte est trouvé, un lettrage sera effectué en ter l’acompte le facture à règler.

Si aucun acompte n’est trouvé (parce que l'acompte recherché correspond à une somme de plusieurs acomptes par exemple) : il faudra faire la compensation manuellement dans le module Divalto-règlement.

Le message d’avertissement n° 3348 est présent dans le livre de bord
Client $1 Caisse $2 Ticket $3 : Aucun acompte >= $4 trouvé. Compensation à faire.

Remboursement d’acompte

Le remboursement d’un acompte, type d’opération 'C' peut être fait par avec un mode de règlement qui accepte la saisie de montant négatif (ESP ou CB).

Si le mode de règlement ESP est associé à l'état ‘E30’. il faut vérifier la présence d’une comptabilisation entre entre l'état ' ' et l'état ‘*30’ pour que le remboursement puis être comptabilisé.

Si le mode de règlement CB est associé à l'état ‘B50’. il faut vérifier la présence d’une comptabilisation entre entre l'état ' ' et l'état ‘*50’ pour que le remboursement puis être comptabilisé.

Gestion des avoirs

Emission d’avoir

L'émission d’avoir est faite à l’aide d’un mode de règlement négatif associé à l'état ‘WAR’ : mode de règlement ‘EAV’ associé au bouton EAvoir en standard.

Utilisation d’avoir (Bon d’avoir) dans le règlement d'un ticket.

Paramétrage d’un mode de règlement utilisé pour traiter un bon d’acompte (Mode de règlement ‘BAV' utilisable par le bouton “RAvoir” en standard.

L'état associé boit être “WAV - Lettrage avoir (TPV)” . Etat de type encaissement à créer si inexistant.

Lors du traitement des règlements, le traitement d’un bon d’acompte (état WAV) recherche un avoir d’un montant = ou > au montant saisie en caisse.

Si un avoir est trouvé, un lettrage sera effectué en ter l’acompte le facture à règler.

Si aucun avoir n’est trouvé (parce que l’avoir recherché correspond à une somme de plusieurs avoirs par exemple) : il faudra faire la compensation manuellement dans le module Divalto-règlement.

Le message d’avertissement n° 3349 est présent dans le livre de bord

Client $1 Caisse $2 Ticket $3 : Auncun avoir >= $4 trouvé. Compensation à faire.

Traitement comptables des mouvements financiers (A partir du pack 221c)

Les mouvements suivants sont pris en comptes si l’option “Intégration dans Divalto Comptabilité est active au niveau des “types d’opération de la caisse”

• Prélèvement (Type = '3')

• Entrée (Type = '4')

• Sortie (Type = '5')

Journal des mouvements financiers

L'écriture est créée sur le journal de mouvement définit dans l’onglet intégrations de la caisse. En absence d’un journal de mouvement on prend le journal de règlement de la caisse

Attention : On n’utilise pas le journal présent dans le sous-groupe comptabilisation du mode de règlement de la caisse.

Compte des écritures de mouvements financiers

Le compte lié au mouvement est celui paramétré au niveau du type d’opération de la caisse.

• Par exemple

  • compte 58000000 pour le type d’opération 3 prélèvement

  • compte 75800000 pour le type d’opération 4 entrée

  • compte 65800000 pour le type d’opération 5 sortie

Le compte lié au mode de règlement saisie sur le ticket est celui présent dans le sous-groupe “comptabilisation” du mode de règlement de la caisse.

• Par exemple compte 53000000 pour le mode de règlement Espèce

Génération de BL (A partir du pack 221c)

En général on utilise l’option “Génération un BL dans DAV” sur des règlements de type crédit.

Intégration des ventes (Depuis le TPV)

Sur un ticket s'il existe un règlement avec option “Génération un BL dans DAV” coché : L’intégration Vers C&L générera un BL et pas une facture.

Si sur ce ticket, il existe également un ou plusieurs règlement qui ne sont pas des règlement à crédit, on retrouvera sur le BL un montant d’acompte correspondant au total des règlements (qui ne sont pas des crédits)

Intégration des règlements (Depuis le TPV)

Si le ticket contient au moins un règlement qui n’est pas un règlement à crédit : on va généré un acompte associé au BL

Validation du BL (C& L)

La facture lié au BL garde le montant éventuel de l’acompte payé.

Le reste à payer de la facture tient compte de l’acompte.

Intégration de la facture en compta (C&L)

Le lettrage de l’acompte avec la facture est fait lors de l’intégration de la facture en compta.

Intégration des règlements point de vente en mode compta règlement non fusionné

Les tickets traités pour les lignes de trésoreries sont :

• Les tickets de ventes (ligne de total et de règlement),

• Les tickets de prélèvement,

• Les tickets d'entrées,

• Les tickets de sorties.

Comptabilisation par commerce & logistique (Ne plus utiliser)

• Étape 1 : Intégration des tickets de caisse issus du point de vente dans divalto Commerce & Logistique avec génération de factures de vente (regroupement des tickets par client) avec option “intégrée en compta” à NON.

• Étape 2 : Intégration des factures dans Divalto comptabilité et des créances client dans Divalto
  règlement à partir des factures de vente provenant de commerce et logistique.

• Étape 3 : Intégration des règlements client à partir du point de vente dans Divalto règlement. Programme Intégration vers Divalto Règlement du point de vente.