Divalto permet de gérer des notes qui correspondent à des commentaires liés à une entité et également d'adjoindre des fichiers à une entité. Ces éléments pourront être stockés de façon ordonnée.

Gestion des notes

La gestion des notes permet d'associer un commentaire ou une observation à une entité. C'est une fonction commune à tout Divalto. Elle permet de partager ces informations pour tous les collaborateurs de l'entreprise.
Ces notes ne sont pas imprimées en standard sur les documents destinés à l'extérieur de l'entreprise (devis, commandes, BL, factures).
La saisie d'une note intègre toutes les fonctionnalités d'une saisie de fichier de type « RTF ».

Accès à la saisie des notes à partir de la barre d'outils et de format

Dès que vous passez en saisie d'une note, vous avez accès à une barre d'outils et de format spécifique, initialement invisible.

Pour la visualiser, amenez la souris sur le bord supérieur de la zone d'édition (fine bande de couleur noire). La barre reste affichée tant que la souris la survole.
Pour maintenir la barre affichée en permanence, épinglez-la en cliquant sur le premier bouton à gauche . Un nouveau clic sur ce même bouton rétablit le fonctionnement de départ (la barre redevient invisible dès que la souris ne la survole plus).

La barre d'outils et de format contient une série de boutons (que l'on rencontre habituellement dans la plupart des éditeurs de texte riche tels que Wordpad), dont l'activation commande les fonctions d'édition et de formatage de l'éditeur. En résumé :
Epingler. Annuler - Recommencer. 
Couper - Copier - Coller. Remarque : il est possible de coller dans le document des objets évolués, comme par exemple des images.
Imprimer.  
Editer la note avec Wordpad

Gras - Italique - Souligné.
Puce - Numérotation.
Cadrage Gauche - Centré - Droit - Justifié.
Tabulation - Retrait.
Taille de police : Augmentation - Diminution. 
Choix de la police (fonte). 
Choix de la taille de police. 
Choix de la couleur des caractères.

Fin de saisie du texte
La combinaison de touches Ctrl+Entrée (ou le bouton de validation de l'application) valide l'édition. La touche Echap (ou le bouton d'abandon de l'application) abandonne l'édition.
ATTENTION : l'application peut dans ce cas ne pas enregistrer vos dernières modifications.

Utilisation du clavier dans l'éditeur de saisie de notes.

Déplacements dans le texte au clavier
Déplacement caractère par caractère.
La touche Flèche à droite permet de se déplacer sur le caractère suivant du texte. Flèche à gauche permet de se déplacer sur le caractère précédent.
Déplacement mot par mot.
La combinaison de touches Ctrl+Flèche à droite permet de se rendre sur le mot suivant du texte. Ctrl+Flèche à gauche permet de revenir sur le mot précédent.
Déplacement ligne à ligne.
La touche Flèche en bas déplace le curseur sur la ligne de texte suivante. Flèche en haut déplace le curseur sur la ligne précédente.
Déplacement en début et fin de ligne.
La touche Début ramène le curseur au début de la ligne courante. Fin amène le curseur à la fin de la ligne.
Déplacement en début et fin de page écran.
La combinaison de touches Ctrl+Page Précédente ramène le curseur au début de la page courante. Ctrl+Page Suivante amène le curseur à la fin de la page.
Déplacement en début et fin de texte.
La combinaison de touches Ctrl+Début ramène le curseur au début du texte. Ctrl+Fin amène le curseur à la fin du texte.
Avance et recul d'une page écran.
Les touches Page Suivante et Page Précédente permettent respectivement d'avancer ou de reculer d'une page écran dans le texte.

Sélection au clavier
Une portion de texte sélectionnée est affichée en surbrillance par rapport au texte normal. La sélection d'un caractère, d'un mot, d'une ligne, etc. s'obtient en déplaçant le curseur au clavier comme indiqué à la rubrique précédente, avec appui simultané sur la touche Maj :
Sélection d'un caractère.
La combinaison de touches Maj+Flèche à droite sélectionne le caractère qui suit le curseur. Maj+Flèche à gauche sélectionne le caractère précédant le curseur.
Sélection d'un mot.
La combinaison de touches Maj+Ctrl+Flèche à droite sélectionne la zone de texte comprise entre le curseur et la fin du mot. Maj+Ctrl+Flèche à gauche sélectionne la zone comprise entre le début du mot et le curseur.
Sélection d'une ligne.
La combinaison de touches Maj+Début sélectionne la portion de texte comprise entre le début de la ligne et le curseur. Maj+Fin sélectionne la zone comprise entre le curseur et la fin de la ligne (et ainsi de suite jusqu'à la fin du paragraphe).
Maj+Flèche en bas sélectionne la zone comprise entre le curseur et cette même position, ligne suivante. Maj+Flèche en haut sélectionne la zone comprise entre le curseur et cette même position, ligne précédente.
Sélection d'une page écran.
La combinaison de touches Maj+Ctrl+Page Précédente sélectionne la zone de texte comprise entre le début de la page écran et le curseur. Maj+Ctrl+Page Suivante sélectionne la zone comprise entre le curseur et la fin de la page écran.
Maj+Page Suivante et Maj+Page Précédente sélectionnent respectivement une page écran après ou avant le curseur.
Sélection du texte.
La combinaison de touches Maj+Ctrl+Début sélectionne la zone comprise entre le début du texte et le curseur. Maj+Ctrl+Fin sélectionne la zone comprise entre le curseur et la fin du texte. Ctrl+A sélectionne la totalité du texte.

Insertions et suppressions au clavier
Insertion / Remplacement d'un caractère.
Lorsque vous entrez dans l'éditeur, celui-ci fonctionne par défaut en "mode insertion". Dans ce mode, chaque caractère tapé est inséré dans le texte, devant le caractère pointé par le curseur clavier. L'éditeur peut également fonctionner dans un autre mode, dit "mode remplacement". Dans ce cas, chaque caractère tapé remplace le caractère pointé par le curseur clavier.
C'est la touche Inser qui fait passer d'un mode de fonctionnement à l'autre (touche en "bascule").
Insertion d'une ligne.
La touche Entrée marque la fin du paragraphe courant et provoque un retour à la ligne. Tapée en milieu de ligne, elle provoque le report de la fin de la ligne courante au début de la ligne suivante. Tapée en début ou en fin de ligne, elle provoque l'insertion d'une ligne blanche.
Insertion d'une tabulation.
La touche Tab insère une tabulation devant le caractère pointé par le curseur. Maj+Tab tapé en début de ligne effective opère un retrait d'une tabulation.
Insertion du contenu du presse-papiers.
La combinaison de touches Maj+Inser ou Ctrl+V permet de récupérer le contenu du presse-papiers. Celui-ci est inséré à la position du curseur clavier.
Suppression d'un caractère ou suppression de la sélection sans copie dans le presse-papiers.
La touche Suppr supprime le caractère pointé par le curseur. Si une sélection est en cours, tous les caractères et/ou objets sélectionnés sont supprimés. La touche Retour Arrière supprime le caractère qui précède le curseur. Elle supprime également la sélection si une sélection est en cours.
Suppression d'un mot.
La combinaison de touches Ctrl+Suppr supprime le mot courant (ou la sélection en cours). Ctrl+Retour Arrière supprime le mot précédent (ou la sélection en cours).
Suppression de la sélection avec copie dans le presse-papiers.
La combinaison de touches Maj+Suppr ou Ctrl+X copie la sélection en cours dans le presse-papiers puis la supprime du texte.

Autres fonctions du clavier
Copie de la sélection dans le presse-papiers.
Ctrl+Inser ou Ctrl+C permet de copier la sélection en cours dans le presse-papiers de Windows (la sélection n'est pas supprimée).
Annuler / Recommencer.
Ctrl+Z permet d'annuler la dernière modification. Ctrl+Y permet de la restaurer.
Appel d'une aide.
Comme pour n'importe quelle donnée, la touche Maj+F1 commande l'affichage d'une aide (sous réserve qu'une aide ait été prévue pour cette donnée par le concepteur).
Sortie de l'éditeur :

• La combinaison de touches Ctrl+Entrée valide l'édition.

• La touche Echap abandonne l'édition.

ATTENTION : l'application peut dans ce cas ne pas enregistrer vos dernières modifications.

Ajout et gestion d'une note

Le bouton atteste de la présence d'une note alors que le bouton  indique qu'aucune note n'existe.
L'accès à la gestion des fichiers se fait par les boutons ci-dessus ou par l'option du menu :

Attention : Il faut être en modification de l'enregistrement pour pouvoir procéder à un ajout, une modification ou une suppression de la note.
Pour supprimer une note, il faut sélectionner tout le texte Ctrl A, le supprimer et valider la note ainsi vide.
Un clic droit dans le champ RTF de la note permet d'accéder aux fonctionnalités :

• Annuler – Rétablir

• Gestion – Sélection de texte

• Ouvrir – Edition du texte avec Wordpad

• Impression du texte de la note

Gestion des fichiers joints

Vous avez la possibilité d'associer tout type de fichier à une entité sans passer par la gestion des notes. C'est une gestion commune à tout Divalto. Elle permet de partager des informations contenues dans des fichiers et de les rendre accessibles à tous les collaborateurs de l'entreprise.
Exemple :
Le code chemin DOS_DPAIE, « /divalto/70/fichiers/ficjoints/securite.doc » fait référence au lien vers le ficher SECURITE.

Paramétrage des chemins par défaut

Pour gérer les fichiers joints, il faut indiquer dans la gestion des dossiers communs, un code chemin commun par application, où seront stockés les fichiers joints.

Administration / Dossiers communs / Dossiers communs, Bouton « chemin des fichiers joints »

Ce répertoire est référencé par un code chemin. La table des chemins est disponible par F8 et fournit les codes chemins par défaut.

Code chemin
La longueur maximale du code chemin est de 20 caractères.

Libellé
Vous disposez de 80 caractères pour saisir un libellé. Ce libellé est une information complémentaire du lien vers le fichier joint, et lors de l'affichage des liens vers les fichiers joints, il est possible de trier la liste par ordre croissant ou décroissant du libellé en sur l'en-tête de colonne libellé.

Type
Le type de code chemin indique soit :

• Un chemin Harmony (/divalto/sys),

• Un chemin Windows (d:\divalto\sys),

• Un lien Harmony vers un fichier.

Chemin/Fichier
Le contenu du chemin ou du lien vers le fichier peut être saisi ou sélectionné en faisant clic droit de la souris sur le champ.

Paramétrage des chemins par nature

Quatre confidentialités permettent de gérer l'accès aux documents joints pour les utilisateurs :

Administration / Paramètres / Fichiers joints / Paramètres des fichiers joints

La gestion des natures de fichiers joints permet de personnaliser les répertoires fichiers par nature (articles, clients, documents, …). Tous les chemins devront être créés dans la table des chemins.
Remarque : Si une nature ou un chemin associé n'est pas paramétré, le répertoire de stockage des fichiers est celui paramétré dans le dossier.
Les chemins peuvent comporter des noms de champs exprimés entre crochets.

Exemple : le code chemin JOINT_DAV_ART concerne /divalto/fichiers/ficjoints/[ART.REF]

Dans cet exemple, les fichiers joints d'un article seront stockés dans un répertoire dédié à chaque article.
Les fichiers peuvent être cryptés ou compressés. Lors de la consultation d'un fichier joint, le fichier est recopié, décrypté ou décompressé dans le répertoire local temporaire avant d'être ouvert. Lors de la modification, le fichier est recopié vers le répertoire des fichiers joints, puis crypté ou compressé.
Quatre confidentialités permettent de gérer l'accès aux documents joints pour les utilisateurs.

Le tableau ci-dessous liste toutes les tables et les natures disponibles pour la personnalisation des répertoires.

Chemin dynamiques

Les chemins dynamiques, utilisés par exemple dans les chemins par nature, mais possibles par ailleurs, sont une fonctionnalité très utile pour ranger dynamiquement des fichiers de manière contextuelle à l’entité en cours (article, tiers, pièce,…)

Retrouvez plus d’informations dans la page suivante A5TM000 - Substitution de mot clés diva

Ajout et gestion des fichiers joints

Le bouton atteste de la présence de fichiers joints alors que le bouton indique qu'aucun fichier n'a été rattaché.
L'accès à la gestion des fichiers se fait les boutons ci-dessus, Ctrl+F6 ou par le menu :

Boutons :
ou Inser permet de créer un lien.
ou Suppr permet de supprimer un lien.
ou F8 ou permet d'ouvrir le fichier.
ou F5 ou clic droit permet de parcourir les répertoires du fichier des implicites pour sélectionner un fichier.
 ou Ctrl+P imprime le fichier de la ligne courante ou les fichiers des lignes sélectionnées.

La liste des fichiers joints est triée par nom de fichier croissant, mais elle peut être triée par libellé, par date de création, par collaborateur.
Remarque : Comme dans la gestion des notes, il faut être en modification de l'enregistrement pour pouvoir procéder à un ajout, une modification ou une suppression de lien. En revanche, il est possible même en consultation d'ouvrir le fichier joint et de le modifier.
Remarque : Valider les modifications par ou ENTREE, sinon une fenêtre de confirmation sera proposée pour annuler les modifications de la liste des fichiers joints, ou retourner à la saisie des fichiers joints.

Créer un lien
Ou Inser

L'ajout se fait par

• Recherche d'un fichier (F5) ou saisie d'un nom de fichier complet,

• Saisie éventuelle d'un libellé,

• Validation de la ligne.

Attention : La création des liens vers les fichiers joints est faite lors de la validation de l'enregistrement auquel se rapporte la liste des fichiers joints.

Rechercher un fichier 
ou F5 ou droit puis .
Remarque : Le répertoire du dernier fichier sélectionné est mémorisé et est proposé comme répertoire de départ lors de la prochaine recherche de fichier.
Lors de la sélection il est possible de renommer le fichier et de supprimer l'original sur le disque.

Remarque : Si un fichier de même nom existe déjà dans le répertoire de stockage, le système ajoute un indice « (1) » à la fin du nom du fichier.
Drag and drop ou glisser/déposer

• Sélection d'un ou plusieurs fichiers dans une fenêtre de l'explorateur Windows à l'aide du clic gauche de la souris et des touches CTRL et SHIFT.

• Maintien du clic gauche de la souris enfoncée durant le déplacement jusqu'à la fenêtre de destination Divalto souhaitée.

Remarque : Lorsqu'un apparaît près du curseur de la souris lorsqu'il atteint la fenêtre de destination, la fonction Glisser déposer est implémentée dans le programme en cours.
Lorsqu'un est visible près du curseur de la souris lorsqu'il atteint la fenêtre de destination, la fonction Glisser déposer n'est pas implémentée ou une création ou une modification est en cours dans la fenêtre de destination.

Le volume des fichiers joints

Plus un dossier windows, dans lequel on stocke des fichiers joints contient beaucoup de fichiers, plus la gestion des fichiers joints sera lente. Il est donc conseillé de limiter le nombre de fichiers, en codifiant les chemins de manière à créer des sous-dossiers par date, par tiers ou toute autre donnée.
Exemple de stockage à la semaine, à partir de la date du jour : le but est d'obtenir un sous-dossier par semaine, par rajout d'une construction dynamique de chemin liée à la date courante. Le volume sera ainsi réparti par semaine, sur un laps de temps déterminé.
Un stockage à la semaine se codifierai ainsi :
divalto/fichier/historique/[Left(Numweek(today()),7)]/