La présentation de la gestion des affaires sous forme d'arborescence permet de découper une affaire en lots et de consulter le résultat d'une affaire dans sa globalité ou pour n'importe quel lot ou sous niveau.
L'arborescence est toujours créée à partir d'une affaire principale. C'est l'affaire de niveau 1 et c'est la seule de niveau 1 dans une même arborescence.
Toute affaire ne faisant pas partie d'une arborescence peut être une affaire principale ou peut être rattachée à une arborescence existante.
Toute affaire ne faisant pas partie d'une arborescence peut être une affaire principale ou peut être rattachée à une arborescence existante.
L'affichage d'une arborescence est possible uniquement pour les affaires principales.
Remarque : Le nombre de niveaux d'imbrication dans l'arborescence est limité à 99.
On accède à l'arborescence d'une affaire par l'option de menu : Affaire / Affaires / Points d'affaires / Arborescence des affaires ou via le zoom affaires cliquant sur le bouton « Lots ».
En passant par l'option de menu, la fenêtre « Aller à » s'ouvre et vous permet d'indiquer le code d'une affaire afin de vous positionner directement sur cette dernière. Vous pouvez laisser le champ libre sans le renseigner, puis naviguez à l'aide des touches :

• « Première affaire principale » ou touche de fonction « Ctrl+Home »,

• « Affaire principale précédente » ou touche de fonction « Shift+F2 »,

• « Affaire principale suivante » ou touche de fonction « F2 »,

• « Dernière affaire principale » ou touche de fonction « Ctrl+Fin ».

Par défaut, les affaires affichées sont celles ayant le statut suivant :

• En préparation

• Confirmé

• Démarré

Mais on peut également visualiser les affaires dont le statut est :

• Terminé

• Archivé

Les affaires des niveaux intermédiaires ne correspondant pas à la sélection des statuts, sont affichées lorsque le statut d'au moins une affaire de niveau inférieure correspond aux statuts sélectionnés.
La création d'une affaire et la modification des caractéristiques d'une affaire se font par le zoom des affaires.
Remarque : Les affaires qui constituent une même arborescence sont rattachées au même modèle de présentation de résultat c'est à dire à la même classe d'affaire.

Création d'un niveau d'arborescence d'affaire

il faut sélectionner ou vérifier le niveau d'insertion avant de créer une ligne. Les touches de fonction « Tab » et « Shift+Tab » permettent respectivement de passer à un niveau inférieur ou supérieur.
On peut également cliquer à gauche dans la partie en-tête des lignes, pour sélectionner un niveau d'insertion.

La touche de fonction « Insert » ou le bouton permettent de créer une ligne après la ligne courante. Il faut saisir un code affaire qui n'est pas rattaché à une arborescence existante.
Le bouton « Supprimer » ou la touche de fonction « Suppr » permettent de supprimer une affaire dans une arborescence. Les informations de l'affaire ne sont pas supprimées.

Création de l’arborescence d’affaire via duplication d’une affaire (V10.12)

A partir du zoom des affaires, le bouton “Assistant de création” permet de lancer la création de l’arborescence d’affaire en utilisant une affaire comme modèle par duplication. A sélection du bouton, une fenêtre permet de choisir l’affaire qui servira de modèle.

Par défaut, sera initialisé l’affaire par l’affaire modèle paramétré dans la famille de l’affaire sur laquelle se passe la création. Il est possible d'utiliser la disquette de sauvegarde pour sauvegarder l’affaire modèle à mettre par défaut mais l’affaire paramétré dans la famille de l’affaire restera prioritaire. Si rien n’est paramétré dans la famille, alors la valeur sauvegardée dans la disquette sera utilisée.

Numérotation automatique des affaires

Une fois l’affaire modèle utilisée choisie, il faut choisir le type de compteur souhaité afin d’initialiser la numérotation des affaires qui vont être créé dans l’arborescence

Il y a 3 types de numérotations possibles :

Compteur des lots du modèles

Cette option prend comme base de préfixe la première partie alphabétique des lots du modèles.

exemple :

Modèle utilisé :

• MODELLOT

  • LOTA000

  • LOTB000

  • LOTC000

Sur cette base, les affaires crées seront :

• Affaire principale A

  • LOTA001

  • LOTB001

  • LOTC001

Si une deuxième création est effectuée sur ce même modèle, le dernier lot crée sera la base pour la numérotation. On obtient donc :

• Affaire principale B

  • LOTA002

  • LOTB002

  • LOTC002

Compteur de l’affaire principale

Cette option prend comme base de préfixe la première partie alphabétique de l’affaire principale.

Création sur le même modèle MODELLOT.

Sur cette base, les affaires crées seront :

• AFF000 (Affaire principale)

  • AFF001

  • AFF002

  • AFF003

Compteur sur la base de la numérotation dossier

Ce compteur est utilisé lorsqu’il n’est pas possible d’incrémenter la base sur les lots ou sur l’affaire principale.

Validation de la création de l’arborescence d’affaire.

Une fois les critères d’affaire modèle et de numérotation effectuée, la liste des nouvelles affaires sera chargée.

Les libellés des nouvelles affaires sera exactement le même que dans l’affaire modèle. Il sera alors nécessaire de modifier le libellé de celles-ci.

Pour valider la création des affaires, il faut :

• Marquer les lignes

• Valider avec la coche.

Une fois valider, les affaires sélectionnés seront :

• Crées

• Rattaché à l’affaire parente

• Liée au client de l’affaire parente

• Liée aux interlocuteurs de l’affaire mère

• l'état de l’affaire , Tiers , prospect , étape de l’affaire… seront mis à jour selon l’affaire principale.

Attention la notion modèle dans ce cas n’est pas lié au type de l’affaire mais c’est un plus une base sur lequel sera créé des copies. C’est pour cela que le F8 affiche tout les types d’affaire.

Précisions techniques

Avant d’insérer les nouvelles affaires, un contrôle des objets métiers sera effectué. Dans le cas où l'affaire utilisé comme modèle comporte déjà des mauvaises donnés, l’insertion d’une nouvelle affaire basé sur ce modèle ne sera pas possible, c’est pour cela qu’il faut passer par la mise à jours de l’objet métiers dans un premier temps.

Pour la numérotation automatique (compteur lot ou affaire principale), les étapes se déroulent de la façon suivante :

• Recherche de la partie alphabétique dans l’affaire principal (par exemple : AFF0000 donne AFF).

• Construction du début et fin de listing → AFF0000 et AFF9999.

• Recherche de l’affaire qui a le plus grand numéro dans le listing obtenu précédemment (ordre by DESC).

• Utilisation de l’affaire trouvé à la fonction qui va permettre de donner la numérotation suivante.

Navigation à partir de l'arborescence d'affaire

Les différentes fonctionnalités ci-dessous sont disponibles :
Le bouton « Tiers » accède au zoom du tiers associé à l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Affaire » accède aux caractéristiques de l'affaire de la ligne courante par le zoom des affaires en mode fiche.
Le bouton « Résultats » affiche le dernier résultat de calcul de l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Suivi budgétaire » accède au suivi budgétaire de l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Calcul » lance le calcul du résultat de l'affaire de la ligne courante. Le calcul est toujours lancé pour une affaire principale car lors du calcul tous les niveaux de l'arborescence sont recalculés.
Le bouton « Temps » affiche la saisie des temps de l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Paramétrage » lance le paramétrage des cellules de la classe de l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Rubriques » actionne la saisie des rubriques de l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Mouvements » affiche les mouvements de Divalto COMMERCE & LOGISTIQUE liés à l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Evénements » affiche les événements de Divalto CRM liés à l'affaire de la ligne courante.
Le bouton « Aller à » ou la touche de fonction « F11 » permettent de sélectionner une affaire principale.
La touche de fonction « SHIFT+F6 » ou le bouton « Note » permettent d'afficher la note existante de l'affaire de la ligne courante. La création ou la modification d'une note est faite dans le zoom des affaires.

Drag and drop à partir de l'arborescence d'affaire

Il est possible à partir de l'arborescence d'une affaire d'attacher une sélection de fichiers à l'affaire de la ligne courante sans passer par le zoom des affaires.
En glissant la sélection des documents vers le programme d'arborescence des affaires, on attache automatiquement les fichiers à l'affaire de la ligne courante.
En activant la touche de fonction « Ctrl+F6 » ou le bouton « Fichiers joints » , vous obtenez la liste des fichiers liés.

Transformation en masse d’opportunité en affaire (V10.12)

Dans le dossier Affaire, l’option “Transformer l’opportunité en affaire pour tous les lots” permet une transformation en masse de l’arborescence d’affaire à simple modification de l’affaire parente.

Lorsque l’option dossier est activée et a modification de l'état de l’affaire d' “Opportunité” à “Affaire” et que l’affaire possède au moins un fils (crée à partir des lots), à validation, un message d’alerte apparait

Si oui, toute l’arborescence sera transformée en affaire et les informations reprises seront :

• Etat de l’affaire (Opportunité → Affaire)

• Tiers (On prends le client de l’affaire principale)

• Prospect sera vidé s'il était remplit

• étape de l’affaire sera reprise de l’affaire principale.