Vue d’ensemble de la gestion des taxes aux USA

• La taxe ne s’applique que sur la vente au client final. Tous les échanges entre le fabricant, les grossistes, distributeurs, et revendeurs se font donc avec des exemptions.

• Généralement, la taxe de vente se définit par rapport au lieu de destination. On rencontre quelques cas ou une taxe s’applique également par rapport au lieu d’expédition. Pour faciliter la gestion dans l’ERP, on considèrera que l’ensemble de ces taxes sera cumulé par rapport au lieu de destination.

Les États disposent d’une grande liberté de définition des taxes sur la vente de produits.

• Il n’y a pas de taxe 'nationale’. On rencontre des taxes au niveau des États, des Comtés et des villes.

• La typologie des articles est fondamentale pour déterminer le type de taxe applicable. Certaines catégories d’articles peuvent se voir imposer des taxes particulières.

• Un article peut se voir taxer différemment selon son code postal de destination. C’est pourquoi on nommera ce mode de gestion des taxes ‘par code postal’

• Des périodes spéciales d’exemption, pour certaines catégories d’articles, avec parfois des montants seuils, s’appliquent dans certains États : https://www.avalara.com/blog/en/north-america/2024/01/2024-sales-tax-holidays.html

Devant cette complexité, afin d'éviter des sanctions pour une mauvaise perception des taxes de vente, des fournisseurs de service prennent en charge la vérification des paramètres d'échange. Avalara, par le biais de son service Avatax (page en français), est l’un des ces prestataires.

Tables liées à la gestion des taxes par code postal

T085

La table centrale des taxes est la table T085, qui synthétise le croisement des codes de taxe article avec le régime tiers.

Autour de cela on va rencontrer :

• TAXEART, la table des typologies d’articles

• T086, la table des régimes tiers

• T097, la table des détails de taxe

• T098, la tables des taux de détail

• T099, la table des régions-états

• T057, la table des codes postaux

• C3, la table des comptes comptables

TAXEART

Le code taxe article se retrouve sur toutes les fiches article.

Pour la configuration minimale, on utilisera la codification suivante :

• 0 - Non taxé

• P0000000 - Article tangible ‘générique’

Compléter la table en fonction des articles échangés par l’entreprise : https://taxcode.avatax.avalara.com/

T086

Le régime tiers se retrouve sur les fiches prospect, client et fournisseur, adresse, site, et projet.

La codification retenue est l’accolement du code postal au code de l'État.

T057

Les codes postaux aux USA comportent 5 digits numériques (code ZIP pour Zone Improvement Plan). Certains destinataires répondent à la norme ZIP+4, le code postal étant prolongé d’un tiret '-' et de 4 chiffres supplémentaires.

Un champ supplémentaire permet d’associer un régime tiers à chaque code postal. Ce régime tiers sera automatiquement repris partout où un code postal est défini, en mode de gestion des taxes par code postal.

Pour les codes postaux hors USA, on utilisera généralement le régime tiers '0' (non taxé)

T099

Le champ « Compte de comptabilisation des taxes » permet de définir un compte comptable propre à chaque État pour la collecte des taxes.

T098

La définition du code zone suit 2 règles distinctes :

• Une taxe pour le niveau ‘État’ est construite à partir de ‘US’ suivi du code de l'État. Ces taxes évoluent rarement. Leur date d’effet est définie au jour de leur connaissance.

• Une taxe pour un Comté, une Ville ou de niveau spécial, est construite à partir du code de l'État (2 digits), suivi de taux de taxe multiplié par 1000 (5 digits). Un pourcentage étant invariable, on lui donne une date d’effet ‘depuis toujours’

T097

La table des détails de taxes T097 est une version détaillée de T085. T097 permet de décomposer le taux total de taxes sous forme d'indices, reliés ou non à un taux de détail.

Exonérations

Une exonération peut s'appliquer à toute une catégorie de tiers (clients, fournisseurs), ou à un tiers précis.

Une exonération s'applique à toutes les typologies d'articles.

Pour être valide, une exonération doit comporter un code correspondant au motif de l’exemption.

Une exonération dispose d’une date d’effet, et d’une date de fin de validité.

L'attestation est la référence d'enregistrement de l'exonération auprès des services compétents.

Mise en œuvre sur les pièces commerciales

À la création d'une pièce, les exonérations valides sont remontées dans l'entête par leur motif d'exemption et leur attestation, en fonction de l'adresse de livraison.

Un persona au sein du service à la clientèle peut modifier (ajouter, supprimer) manuellement une exemption de taxe.

Le calcul de taxe de l’ERP tient compte de ces exemptions.

Certification des taxes

La certification est possible unitairement, depuis la pièce (menu Outils / Certifier les taxes), ou en masse, depuis le menu Commerce et logistique / Traitements / Certification des taxes

Le traitement prévoit plusieurs options, modifiables si lancement à partir du menu.

Un fichier de type JSON est généré avec les données nécessaires pour que l’échange avec Avatax ait lieu.

Pendant le traitement, le statut se change à ‘Pièce en cours de certification‘ au niveau de l’entête de la facture.

Retour de certification

• Si Avatax retourne un montant taxé égal au montant taxé calculé par l'ERP, on passe directement à la dernière étape.

• Si un écart est détecté, le montant total taxé est forcé par celui retourné d'Avatax.

• les taux de taxes actualisés sont déterminés, et les fiches et sous-fiches de taxes nécessaires sont créées, en date de la pièce (exemples à suivre)

• le statut de la facture est mis à jour et horodaté, un identifiant de la certification ajouté sur l'entête.

Exemple 1 : Mise à jour d'un taux de détail

• En date du 2020-01-01, Les articles de typologie ART1 sont taxés ainsi pour le CP 10550 de l'État de New-York :

  • 4% État de New-York

  • 0% au niveau du Comté

  • 4,5% au niveau de la Ville de Mount Vernon

  • 0,375% de taxe spéciale

• Une facture est émise le 2023-05-02 pour un article de typologie ART1, pour 100$. Le montant taxé est calculé à 108,88$ avant certification

• Avatax calcule un montant total de 108,38 $ → on a un écart

• Le montant de 108,38 remplace le montant ENT.TTCMt de la facture

• L’analyse par l’ERP des données renvoyées par Avatax donne pour le couple de taxe ART1-NY10550 :

  • 4% État de New-York

  • 0% au niveau du Comté

  • 3,999% au niveau de la Ville de Mount Vernon

  • 0,375% de taxe ‘spéciale’

• Le taux de détail 3,999% n’est pas trouvé pour l'état de NY dans T098, il est donc créé automatiquement, avec une date d'effet au 1901-01-01

• Dans T097, on crée automatiquement 4 fiches (autant que d'indices) avec une nouvelle date d'effet (date de la pièce)

• Dans T085, on crée automatiquement une fiche avec une nouvelle date d'effet

• Toutes les factures émises à partir de cette date, pour le couple de taxe ART1-NY10550, utiliserons ce nouveau taux.

Exemple 2 : Taxes partielles

• En date du 2020-01-01, On a défini les taux de taxe des articles de typologie SW054000 pour le CP 75833 de l'État du Texas :

  • 6,25% État du Texas

  • 0,5% au niveau du Comté

  • 1,5% au niveau de la Ville de Centerville

  • 0% de taxe spéciale

• Une facture est émise le 2023-05-02 pour un article de typologie SW054000, pour 1000$. Le montant taxé est calculé à 1082,50$, avant certification

• Avatax calcule un montant total de 1054 $ → on a un écart

• L’analyse par l’ERP des données renvoyées par Avatax donne pour le couple de taxe SW054000-TX75833 :

  • 6,25% État du Texas

  • 0,5% au niveau du Comté

  • 0% au niveau de la Ville de Centerville

  • 0% de taxe spéciale

  • Mais les taxes ne s'appliquent que sur 80% des sommes taxables

• La méthode de calcul sera : taux réel = 80% taux courant soit

  • 5% au niveau de l'État. Le taux réel USTX ne change pas (6,25%), on va donc exceptionnellement appliquer la seconde règle de nommage pour le taux 'indice 1'

  • 0,4% au niveau du Comté

Impression

L’impression des détails de chaque taxe applicable aux article d’une facture n’est pas requise. Seuls les montants sont règlementairement exigés.

• La facture ci-dessus est à destination de la Californie, code postal 90001, pour un sous-total avant taxes de 134,10 $ :

  • un article de code taxe article P0000000, 99 $ (taxé à 9,5% pour le CP 90001)

  • un article de code taxe article SW019478, 50 $ (non taxé pour le CP 90001)

  • une remise de 10% applicable aux articles

  • 11 $ de frais de port. Pour ce type de charge on a employé le code taxe article SM020400 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)

  • 20 $ de frais d’emballage, avec le code taxe article FR030000 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)

• L’impression détaille les taux, et les montants de taxes pour chaque typologie d’article (à concurrence de 5)

Tables de paramétrage DAN

Charte de comptes

Pour une bonne répartition des taxes, un ou plusieurs comptes doivent être créés (basés sur le plan comptable français).

Tables des régimes tiers et des codes postaux

Les régimes tiers et les codes postaux sont intrinsèquement liés dans ce mode de gestion

Pour obtenir les dernières données à jour, téléchargez US.zip pour le mettre en forme adéquate.

Table des taux de détail

La liste des taux de détail a été définie à partir de l’analyse des taxes en vigueur, afin de ne pas créer tous les pourcentages, pour tous les États. L’ERP étant capable de créer ces taux au besoin, une absence initiale n’est pas problématique.

Table des régions administratives

La table des États des USA est complétée du champ ‘Compte comptable’, tel que défini dans la table C3.

Une colonne supplémentaire contient les appellations en langue anglaise, à importer en traduction, ou en tant que libellé.

Tables des taxes

Le fichier suivant permet de préparer les tables TAXEART, T085, T097 pour l'importation.

• L’onglet T086 contient les régimes tiers. Si aucun échange commercial n’est prévu avec un État, supprimer les lignes concernées.

• L’onglet T098 contient les taux de détail. Aucune manipulation n’est requise.

• L’onglet T099 contient la liste des États, avec leur compte comptable dédié.

• L’onglet Definition contient quelques paramètres à renseigner :

  • Le numéro de dossier pour lequel la table TAXEART sera importée

  • Le code taxe article pour lequel préparer les tables T085 et T097

  • La date de prise d’effet des taxes

• L’onglet TAXEART contient tous les codes de taxe article Avatax. Pour faciliter la tache des gestionnaires d’articles, ne conserver que les codes en rapport avec les articles échangés par l’entreprise.

• Les données des onglets Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente correspondent aux tables T085 et T097, pour le code taxe articles spécifié. Retirer les éventuelles lignes exclues de T086.

• Les données des onglets Table_Taux_TVA 0 et Table_Taxe Vente 0 peuvent être dupliqués vers un nouveau fichier, et renommés en Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente. Retirer les éventuelles lignes exclues de T086. Ces données correspondent aux tables T085 et T097, pour les articles non taxés.

• L'onglet Matrix contient des informations sur la taxabilité de certains codes taxes articles, en fonction des États.

• L’onglet merged-csv contient une liste des taux de taxe applicable pour un code taxe article P000000, en fonction du code postal de livraison.

Scénario d’importation des taxes

1. Importer préalablement les tables C3, T086, T057, T098, T099 pour tous les dossiers actifs et/ou communs de l’environnement.

2. Ouvrir le fichier, de préférence sur un espace disque non lié à MS Sharepoint/OneDrive

3. Se placer sur l’onglet T086, supprimer les données non pertinentes.

4. Se placer sur l’onglet T099, vérifier que les comptes comptables correspondent à la charte de compte en place.

5. Se placer sur l’onglet Definition

   1. Renseigner le premier dossier pour lequel la table TAXEART sera importée.

   2. Renseigner le premier code de taxe article pour lequel les tables de taxes seront importées (P000000 recommandé à minima)

   3. Renseigner la date d’effet des taxes.

6. Se placer sur l’onglet TAXEART, supprimer les données non pertinentes.

7. Sur les onglets Table_Taux_TVA, Table_Taux_TVA 0, Table_Taxe Vente et Table_Taxe Vente 0, supprimer les données rendues inutiles par l’optimisation de T086.

8. De préférence, copier les données de TAXEART, Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente vers un nouveau classeur (évite la corruption de formules, et le retrait des symboles de traitement pour les prochains imports)

9. Importer les tables TAXEART, T085 et T097 avec le nouveau classeur.

10. Copier les onglets Table_Taux_TVA 0 et Table_Taxe Vente 0 vers un nouveau classeur.

11. Sur ce classeur, renommer les onglets en Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente pour qu’ils soient reconnus par le programme d’import.

12. Importer les tables T085 et T097.

13. Retourner sur le fichier de départ, se placer sur l’onglet Definition, renseigner le code de taxe article suivant.

14. De préférence, copier les données de Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente vers un nouveau classeur.

15. Importer les tables T085 et T097 avec le nouveau classeur.

16. Reproduire les étapes 13 à 15 pour tous les codes taxes article.

17. Si nécessaire, retourner sur le fichier de départ, se placer sur l’onglet Definition, renseigner le code dossier suivant, puis importer la table TAXEART.

Table des exemptions

Une ligne ‘TAXABLE’ doit exister dans la table des exemptions NEIVatEx.

Une colonne supplémentaire contient les appellations en langue anglaise, à importer en traduction, ou en tant que libellé.