L'écran est divisé en trois parties :
La partie du haut qui est la vue synthétique par fournisseur, la partie en bas à gauche où on a le détail des résultats des articles pour chaque fournisseur et la partie en bas à droite qui présente les données et statistiques de l’article sélectionné.
Vue synthétique par fournisseur
Cette partie permet de globaliser les résultats obtenus et de les trier selon le tri primaire de la fenêtre de sélection. Il est possible de modifier les critères de tri en cliquant sur la colonne sur laquelle on souhaite appliquer celui-ci comme dans n’importe quel zoom.
Nous y trouverons les informations du fournisseur (code, nom, catégorie) mais aussi un résumé des propositions qui sont des critères de tri de base :
nombre de propositions,
nombre d’article catégorie A,
nombre d’article récent,
nombre d’article éphémère,
nombre d’article en rupture,
Montant achat,
Valeur du franco,
surface totale des propositions,
Quantité client,
…
Il y a aussi la présence de pictogrammes permettant de savoir si des lignes ont déjà été traitées sur ce fournisseur ou s’il est en cours de traitement pas un autre acheteur.
Nous retrouverons aussi les pictogrammes présents dans l’administration des propositions du CBN, à savoir présence d'une proposition décalée, ne couvrant pas une rupture.
Les nouveaux pictogrammes mis en place sont la présence d’un nouvel article, la présence d’une commande provisoire et si le franco est atteint ou non.
La notion de nouvel article correspond à un paramétrage dossier par rapport à la date de création de celui-ci.
La sélection d’une ligne fournisseur ouvrira la visualisation des lignes le concernant dans les parties basses de la fenêtre.
Vue détail des résultats par article
Le premier encart permet d’avoir un récapitulatif global comprenant le fournisseur, le nombre de propositions, le montant total des propositions et la gestion du franco. Ces champs ne sont pas modifiables manuellement mais se mettent à jour à chaque modification de l’utilisateur sur les lignes articles.
Les lignes articles présentent les même pictogrammes que dans les lignes fournisseurs plus haut avec la notion de proposition verrouillée si passée en commande, de proposition annulée ou de sélection de ligne. Le tri des lignes est fait selon le choix fait dans la fenêtre de sélection mais peut être changé directement dans le tableau en cliquant sur le titre de la colonne.
Les articles ayant plusieurs provenances de résultats affichera une ligne globale ainsi que la possibilité d’ouvrir l’arborescence afin d’avoir le détail.
A sélection de la ligne, il est possible :
de consulter le détail des ventilations d’origine en cliquant sur le bouton de “ventilation” (F6).
A partir de la visualisation des ventilations, il est possible de consulter la pièce d’origine.
de voir les données et statistiques de l’article sur le volet de droite.
Vue données et statistiques par article
A sélection de la ligne article, le volet à droite s’actualisera avec les données et statistiques de l’article.
L’onglet pilotage permet de visualiser rapidement, les conditions fournisseurs, et sous forme de graphique, l'état du stock et son évolution et l’historique sur 12 mois.
L’onglet Tarifs et conditions fournisseurs permet d’avoir une visualisation sous forme de graphique des tarifs existant chez les différents fournisseurs ainsi que les conditions présents dans la fiche réapprovisionnement.
L’onglet qualité présente sous forme de graphique les résultats qualité de l’article….
L’onglet sources globalise la provenance de la ligne sélectionnée (CBN, demande d’achat, commande provisoire). Si la ligne article sélectionnée est la ligne globale, alors toutes les sources seront présentés avec le dispatch des quantités par type de source.
Il est possible de choisir certains paramétrages pour les différents graphiques présentés. Via le menu Outils / Options du graphique disponible, l’accès à la date de début d’affichage des données dans le graphique ainsi que la période (jour, semaine, mois) est disponible.
Actions possible via la fenêtre d’administration des résultats
Actions à partir du détail fournisseur
A sélection de la ligne fournisseur, les options de menus suivantes s’active :
Ajouter une nouvelle proposition: permet de rajouter une nouvelle ligne article. Le fournisseur sélectionné est prérempli par défaut mais reste modifiable.
Réservé le fournisseur : l’action de réserver le fournisseur, bloque le traitement via l’aide à l’achat auprès des autres utilisateurs et éviter que plusieurs personnes travaille sur les mêmes lignes. La réservation est visible via le pictogramme.
Libérer le fournisseur : une fois la réservation du fournisseur faite et que l’utilisateur a finit de travailler, il peut libérer le fournisseur pour qu’il soit disponible au traitement par les autres utilisateurs.
Export Tableur : Permet de faire un export Excel du tableau Détail par fournisseur.
Marquer le fournisseur : Le marquage de la ligne fournisseur permet de lancer des traitements en masse sur l’entièreté des lignes articles du ou des fournisseurs sélectionnés. Le marquage se présente en cliquant sur l’entrée de menu Marquer/Démarquer la sélection et fait apparaitre un pictogramme au début de ou des lignes sélectionnées.
Au moment du marquage d’au moins une ligne du détail fournisseur, l’option de menu “Générer commande” s’active et permet de générer la commande d’achat sur toutes les lignes du fournisseur. A génération de la commande, la ligne du fournisseur sélectionné ainsi que lignes articles seront verrouillées afin d'éviter une double génération.
Il est aussi possible d’accéder à des options via un clic droit sur la ligne fournisseur.
Ajouter des sources pour le fournisseur : permet d’ajouter des sources pour la recherche de données uniquement sur ce fournisseur sans retourner dans l'écran de sélection. La page sera réactualisée avec les données supplémentaires des sources ajoutées.
Regénérer pour le fournisseur : permet de relancer la recherche de données sur le fournisseur sélectionnée uniquement avec le paramétrage choisi dans l'écran de sélection.
Ajouter une proposition pour le fournisseur : cette entrée est la même que la sélection de la ligne pour l’entrée de menu “Ajouter une nouvelle proposition”.
Actions à partir des articles
A sélection simple d’une ligne article, il est possible via le bouton “Export Tableur” de lancer l’export Excel de l’ensemble du tableau des lignes articles.
Il est aussi possible via un double clic sur la ligne d’ouvrir le détails des ventilations qui composent la proposition et de consulter les différentes pièces d’origine du besoin.
La modification des propositions se fera via l’action de modification standard Divalto (F4, ou stylo) et permettra de modifier la quantité retenue de la ligne de proposition sélectionnée.
Il est aussi possible de flaguer les lignes articles avec le bouton “Marquer/Démarquer la sélection” ou F5. Après marquage des lignes, les entrées de menus suivantes seront activées:
Changer fournisseur : permet de changer le fournisseur sur lequel pointe la proposition pour passer commande chez un autre fournisseur que celui définit selon le calcul. Cette modification se fera uniquement sur les lignes marquées.
Générer commande : Permet de générer la commande fournisseur des lignes marquées et verrouillera les propositions afin d'éviter des doublons de génération.
Lors de la génération de la commande d’achat, plusieurs options sont possible :
Si une commande provisoire est existante, alors il est possible d’uniquement compléter la commande en conservant le statut provisoire ou de compléter et d’activer la commande générée.
Définir le statut de la commande d’achat générée : active ou provisoire.
A génération de la commande, le verrouillage des propositions se fera comme suit :
Si la quantité retenue est supérieure ou égale à la quantité calculée, alors toutes les sources seront considérées comme traitées et verrouillées.
Si la quantité retenue est inférieure à la quantité calculée totales et si elle couvre partiellement une des sources, alors toutes les sources seront considérées comme traitées en totalité et verrouillées.
Les propositions seront aussi verrouillées via l’administration des propositions du CBN et la demande d’achat sera périmée et liée à la commande d’achat générée.
Après la génération de la commande, a sélection de la proposition verrouillée, il sera possible de consulter la commande générée via le bouton de menu “Commande fournisseur”.
Annuler proposition : l’annulation de la proposition mettra la quantité retenue à 0 sur les lignes marquées afin qu’elle ne soit pas prise en compte dans la génération de la commande. Elle reste toutefois visible si besoin de la modifier ultérieurement pour finalement passer commande.
Le clic droit une une ligne article donnera aussi accès à des actions qui seront cette fois-ci uniquement sur la ligne sélectionnée :
Ajouter des sources pour la proposition … : permet comme sur la ligne fournisseur d’ajouter des sources pour la recherche de données uniquement sur cet article et ce délai sans retourner dans l'écran de sélection. La page sera réactualisée avec les données supplémentaires des sources ajoutées. Ce niveau de sélection permettra d’aller plus loin dans la recherche de source mais de manière très ciblée afin de minimiser la durée de traitement.
Regénérer pour la proposition … : permet de relancer la recherche de données sur l’article sélectionné uniquement avec le paramétrage choisi dans l'écran de sélection. Si la ligne a été modifiée, on a une traçabilité du calcul précédent dans la colonne “Quantité calculée précédemment”.
Compléter la proposition pour l’article … : cette option permet de rajouter du quantitatif sur la proposition de manière manuelle dans la colonne “Quantité calculée” (à l’instar du stylo qui modifie la quantité retenue). Si une seule ligne de proposition est existante sur la ligne article, alors la quantité calculée et retenue sera augmentée et dans l’onglet source, sera visible une source manuelle. Si la proposition a déjà plusieurs sources, alors une ligne supplémentaire sera créé avec comme provenance “Manuelle”.
Ajourer une nouvelle ligne de proposition : cette entrée permet de générer une nouvelle ligne de proposition sur le fournisseur et sur un article autre (ou non) de la ligne sélectionnée. L’entrée sera de source manuelle.
Gestion des réservations affectées pour les besoins d’affaire (V10.12)
A passation d'une commande d’achat pour couvrir un besoin d’affaire, une réservation affectée est automatiquement posée.
Cela permet de favoriser un suivi efficace et précis des quantités réservées pour chaque affaire.