La facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services. C'est une pièce comptable par laquelle un fournisseur établit une créance vis-à-vis de son client en vue de déclencher le paiement d'une dette qui correspond à la rétribution de la fourniture du bien ou du service livré au client.
La manipulation des factures fournisseurs est très proche de celle des factures client.

Saisie directe d'une facture de vente

La saisie des factures de vente est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures.
La colonne « quantité livrée » peut contenir une valeur différente de la colonne « quantité facturée ».

La quantité livrée est déstockée,
La quantité facturée détermine le montant facturé et donc la comptabilisation.

Facturation de vente différée : validation de BL en facture

La facturation différée des BL est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Facturation différée des BL
L'activation de l'option Pointer les bons de livraison du menu Outils affiche les bons de livraison à traiter et permet de sélectionner ceux qui sont à facturer.

Ce traitement valide les bons de livraisons en facture(s) avec différents critères de sélection :

Par client
Par numéro de bon de livraison
Par période
Avec sélection par code commercial
Par code opération
Par mode de facturation

Mode de facturation
Le mode de facturation et la périodicité peuvent être paramétrés sur chaque client dans Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Livraison et facturation", groupe « Facturation », champ « Mode de facturation ».

Un BL par facture : 1 BL génère une facture.
Une commande par facture : tous les BL d'une même commande génèrent une facture.
Regroupement de bons de livraisons : cas de la facture récapitulative.

Le regroupement des BL s'opère si toutes les conditions suivantes sont respectées :

Même devise de transaction
Même mode de règlement
Même taux d'escompte
Même périodicité de facturation
Même code opération
Même régime TVA
Même régime TPF
Même adresse de facturation
Même code RIB
Option « pièce assurée » identique
Mêmes natures de pied de pièce
Même type de tarif (HT ou TTC)

Périodicité de facturation

Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Livraison et facturation"
Cette donnée réalise des filtres lors de l'exécution du traitement :

A la demande
Semaine
Décade
Quinzaine
Mois

Cumul des frais de port en facturation dans le cas de regroupement de BLs (V10.4)

Les frais de port se cumulent à la facturation différée des BL (Commerce & logistique / Administration ventes / Facture Client / Facturation différée des BL), c'est-à-dire lorsque plusieurs BLs sont regroupés pour être validés en une seule et même facture. Exemple de cas: si pour une quantité inférieure à 10 pièces commandées, les frais de port sont de 10€ (forfait), et que l'expédition s'est faite en 2 fois (3 puis 7 unités), la facture reprendra 2 fois les conditions de frais de port; soit 10€ pour la première livraison puis 10€ pour la seconde.

Validation de pièce de vente en facture

Ce traitement est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Validation de pièces en factures
Le principe est identique à la validation de devis en commande ou de commandes en BL.
Néanmoins, les quantités à saisir sont multiples :

Quantité livrée,
Quantité facturée,
Quantité en reliquat. Lorsque les quantités livrées et facturées sont différentes, la quantité en reliquat lève l'ambiguïté entre un reliquat de facturation et des articles offerts.

La gestion des reliquats doit être activée dans le paramétrage dossier et client.
Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "Pièces", groupe « Gestion des reliquats » : on coche les pièces sur lesquelles les reliquats doivent être gérées.
Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Pièces" groupe « Reliquats » : on coche les pièces sur lesquelles les reliquats doivent être gérées pour le client courant.

Saisie d'un avoir client

Ce traitement est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des avoirs

La saisie d'un avoir est strictement identique à la saisie de facture, seul le traitement (Code opération) est différent :
Ce même traitement autorise la saisie des avoirs :

Avec retour : la quantité retournée est saisie dans la colonne "Quantité livrée"
Sans retour : la quantité livrée sera égale à 0, seul un flux financier est généré.

La numérotation automatique des avoirs utilise le même compteur que les factures.
Remarque : Il n'existe pas de mémorisation automatique d'un numéro de facture dans un avoir.
L'avoir peut être généré à partir d'une facture par duplication de celle-ci.

Saisie d'un retour client avec mise au rebut

Lorsque l'on saisit un retour client, l'article peut être défectueux et donc destiné à la destruction ou remis en stock s'il est en bon état.
Pour la mise au rebut, un code opération qui ne mouvemente pas le stock est nécessaire. Lors de la création du code opération, il faut cocher la case « Ne pas mettre à jour le stock » et paramétrer comme suit:

Le script SQL gt_11338.sql est à lancer.
Une entrée de menu est dédiée à la saisie des retours clients : Commerce & logistique/ Administration des ventes/ BL client/ Saisie retour client
A la saisie de la ligne, on peut décider de ne pas remettre l'article en stock : pour ce faire, avant validation de la ligne, il convient de changer le code opération de la ligne et de positionner celui qui a été prévu pour les retours sans mouvement de stock. La case « Mettre à jour le stock » va se décocher automatiquement dans la ligne.

A la validation du BL en avoir, un avoir qui comportera les lignes de produits remis en stock et les lignes de produits rebutés sera généré.

Dématérialisation facture client

La dématérialisation fiscale sous forme de fichier PDF est cadrée par le code général des impôts.
L'émetteur signe la facture électronique émise (pour en garantir l'authenticité) et le destinataire l'accepte en la signant en retour. Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve.
Dans Divalto, il est possible de mettre en œuvre ce process sous forme d'une facture sous forme d'un PDF signé à un client.

Mise en œuvre de la dématérialisation des factures clients

Pour mettre en place ce système, il faut, en premier lieu, paramétrer les chemins de dépose et de retour des factures PDF (Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces, groupe « Chemin pour pièces dématérialisées »). Il est possible de coder le fichier à envoyer en saisissant un chemin de type joint dans la codification du fichier PDF.

Pour les clients concernés par la dématérialisation, le paramètre du support concernant les factures (Commerce & logistique/ Fichiers/ Clients, onglet Document, groupe « Présentation des documents commerciaux) doit être positionné à « PDF signé ».
Une fois le paramétrage en place, lorsque l'impression de la facture sera demandée, le PDF correspondant sera placé dans le répertoire de dépose.
L'organisme chargé de la signature pourra alors le récupérer, le traiter et le restituer dans le répertoire de retour.
Le scrutateur production (Production/ OF/ Utilitaires/ Scrutateur) une fois lancé, récupère le PDF signé et l'enregistre en tant que fichier joint dans la facture.

Calcul des commissions

Dans la facture, les données concernant le commissionnement des commerciaux sont visibles dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures, Entête, onglet « Tarification/Commissionnement » et pour les lignes dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures, Ligne, onglet « Commercial ».
Le croisement des classes de commissionnement Commercial, client et articles sont définis dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Classe de commission. A chaque croisement est associé un taux de commission.
La commission est déterminée à chaque ligne de pièce. Pour chaque ligne de pièce et chaque commercial, le taux provient d'un croisement entre la classe de commissionnement du commercial, celle du tiers et celle de l'article.
La classe de commissionnement du commercial
La classe de commissionnement du commercial se positionne sur la fiche Commercial, dans Commerce & Logistique / Fichiers / Commerciaux – Onglet "Comptabilité et confidentialité", groupe « Calcul des commissions ».
La classe de commissionnement du tiers
Elle se positionne sur la fiche client : Commerce & Logistique / Fichiers / Clients - Onglet "Tarification", groupe « Commission »
La classe de commissionnement de l'article
Elle se positionne dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Onglet "Tarification", groupe « Tarification achat ».
Lorsqu'au moins une des trois classes est renseignée, le traitement réalise une recherche dans la table. Si une correspondance est trouvée, le taux en référence est appliqué.
Sinon, c'est le taux global du commercial qui est appliqué. Ce taux se trouve sur la fiche commercial : Commerce & Logistique / Fichiers / Commerciaux Onglet généralités, groupe « Calcul des commissions », champ « Taux de commission ».
On accède à la fiche commercial par Commerce & logistique/ Fichiers/ Commerciaux.
Onglet Généralités :
Code commercial
Il s'agit d'un code sur 8 caractères alphanumériques au maximum.
Commercial principal en statistique
L'indicateur « Commercial principal en statistique » est utilisé en tant que filtre dans les listes statistiques. Remarque : le commercial 1 doit être impérativement un « commercial principal en statistique ».
Collaborateur
Lorsque le commercial est salarié de la société, le code collaborateur est renseigné et il faut lier la fiche collaborateur à la fiche commercial.
Autres données du commercial
Les autres informations de la fiche commercial sont informatives, y compris les sous-fiches RIB du commercial. Il n'y a pas de comptabilisation du commissionnement calculé, ni de règlement automatique.
Divalto CRM exploite les coordonnées et les sous-fiches projets et événements.
Onglet Comptabilité et confidentialité :
Date de fermeture
Il est possible d'invalider un commercial en renseignant la date de fermeture. (Voir aussi : date de fermeture du client).
Code de confidentialité
Lorsqu'un commercial a un code de confidentialité qui est renseigné, alors sa fiche n'est accessible que pour les utilisateurs ayant ce code dans leur liste de droits. De plus les ventes liées à ce commercial sont également masquées.
Remarque : La liste de commissionnement de Divalto Commerce & Logistique calculera le commissionnement d'un commercial sur une période donnée. Elle est accessible par Commerce & Logistique / Listes / Commissionnement.

Impression des factures de vente

Edition directe : selon le paramétrage du dossier, une pièce est éditée immédiatement après sa saisie ou en différé en activant la fonction édition des pièces.
L'impression de la pièce est disponible dans l'écran de saisie par le bouton .

Si le mode de règlement le prévoit, la traite est imprimée directement en pied de facture. Le mode de règlement se définit dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement. Dans l'onglet « Définition », groupe « Caractéristiques », champ « Traite » on spécifie les modalités d'impression des traites liées à la facture courante.
Remarque : La maquette d'impression n'existe pas en standard.

Impression des factures contrats (V10.4)

A l'impression en masse des factures, il est possible de différencier l'impression des factures contrat des factures clients de ventes.
Menu: Commerce & logistique / Administration ventes / Facture Client / Impression des factures
Dans l'écran de sélection, partie "Status", il est possible de cocher "Sans les factures contrats", "Uniquement les factures contrats" ou par défaut, "Toutes les factures".

Impression des traites

Les factures dont le mode de règlement est caractérisé par une impression de traite séparée sont gérées par le traitement Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Impression des traites.

Attention ! Une traite est imprimable uniquement si la facture a été préalablement imprimée.
Par défaut, le programme ne réédite pas les traites déjà imprimées. Dans le programme d'impression des traites l'option « Réimpression des traites » provoque leur réédition.

Impression et annulation d'un relevé de factures client

Lorsque des modes de règlements sont gérés avec relevé de facture, le traitement d'impression des relevés de facture va imprimer les relevés avec ou sans traite en pied. Ce même traitement édite les traites de relevés séparées. Ce programme est accessible par Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Impression des relevés de facture.
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement, onglet « Définition », groupe « caractéristiques », champ « Relevé avec traite », on fixe les modalités d'impression des traites liées au relevé de factures.

Blocage de la modification de facture après impression et mode "brouillon" (V10.4)

Lorsque la facture a été imprimée, sa modification est rendue impossible.
Un pop-up apparaît en cas de tentative :

Deux modes d'impression sont à distinguer:

Le mode normal qui correspond aux éditions qui existaient, qui sont archivées, comptabilisables cependant qui ne sont plus modifiables (pour les factures).
Le mode brouillon qui correspond à une édition de contrôle qui désactive l'archivage et ne permet pas la comptabilisation mais à contrario autorise la modification (pour les factures)

Mode "brouillon" des factures (possibilité de les modifier) (V10.4)

Deux cases sont à cocher sur la fiche dossier permettant de définir le mode brouillon comme mode d'édition par défaut pour les factures et de forcer le mode brouillon pour les factures dématérialisées.
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers
A l'impression de la facture, le choix "Impression brouillon" est initialisé en fonction du paramètre dossier:
Ce paramètre dossier est toutefois ajustable pour le contexte des programmes suivants :

Facturation différée des BLs
Impression des factures
Explorateur de pièces

Le mode brouillon a désormais pour effet

de ne plus archiver la pièce générée
d'ajouter un filigrane "brouillon" sur la page de fond
de ne plus positionner l'indicateur d'édition de l'entête à "oui"

Remarque : Pour imprimer une facture en mode brouillon à partir de la pièce par activation de l'icône "imprimante", il faut cocher "impression immédiate" et "impression brouillon"