Le client est le type de tiers qui se trouve au centre de la gestion des ventes. Ce type de tiers a accès à tous les types de pièces et de mouvements de ventes.

Le client est une entité commune à tous les modules. Chaque module présente une fiche client en fonction des paramétrages nécessaires. La fiche client de la gestion commerciale regroupe les paramétrages et les préférences de traitement du client en vue d'établir des pièces commerciales.

Le client étant commun à la gestion commerciale et à la finance, le code des clients commence arbitrairement à C. Ainsi, la cohérence est conservée avec le compte auxiliaire comptable.

La fiche client, accessible par Commerce & logistique/ Fichiers/ Clients permet le stockage des coordonnées du client, ses préférences de traitement (mode de paiement par défaut, mode d'impression par défaut, etc..). Elle contient également des sous-fiches (adresses, contacts, RIB etc.) et des rubriques implicites.

Avant la version 10.3, la zone de sélection comportait un nombre restreint de champs (Code, nom, pays, code postal, groupement etc.). A partir de la version 10.3, la zone sélection s'est enrichie de critères supplémentaires. Les critères de sélection sont dispatchés sur les onglets selection1 et selection2.

Onglet « Généralités » de la fiche client

Code client

Le code du client est géré sur 8 positions alphanumériques. Lorsque la dernière position saisie correspond à un chiffre, alors le code est complété à droite par des zéros.
En création, il est possible de demander l'attribution automatique d'un numéro. Le compteur est géré dans la fiche dossier.

Remarque : Si, lors de la création de tiers avec une numérotation automatique , le message d'erreur “le code tiers est déjà utilisé ” apparaît alors que le numéro de tiers est vide, il faut vérifier qu'il n'y a pas de tiers avec code à espace dans la table des tiers correspondante.

Visa Administratif

Cette case à cocher permet de définir si ce client est un client CRM uniquement (case non cochée) ou un client également disponible dans achat/vente (case cochée).

Si le client n'a pas de visa administratif, il ne pourra pas être utilisé en saisie de pièces.

Lorsqu'un tiers (client, commercial…) est créé, un flash peut informer un ou plusieurs collaborateurs de cette création.

Le responsable administratif vérifie les informations et vise la fiche. Après cette opération, le tiers peut être « utilisé » dans la saisie de pièces. Si le client est créé dans Divalto Commerce & Logistique, cette case est cochée par défaut.

La case ne peut plus être décochée manuellement si le tiers a été utilisé dans une pièce commerciale. Un test à la saisie ou à la modification de la fiche tiers, contrôle l'utilisation du tiers dans les pièces commerciales et passe automatiquement à la zone suivante si le tiers possède des pièces associées.

Nom et nom abrégé

Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table). Il est déterminé automatiquement en fonction du nom selon les règles suivantes :

• Conversion en majuscule,
• Suppression de tous les caractères autres que A à Z et 0 à 9, y compris les tirets et les espaces.

Le nom abrégé peut être modifié par l'opérateur. Dans tous les cas, la conversion en syntaxe 'abrégée' s'effectue lors de la sortie du champ.

Catégorie client

La catégorie client correspond à une classification libre du client. La possibilité de filtrer sur la catégorie client dans le zoom client se trouve sur l'onglet Sélection 2.

Coordonnées

Le format de l'adresse correspond à la norme AFNOR. Le titre et le pays font référence à une table.

Encours 

Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance ; la différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis de son client.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.

En saisie de pièces, un message d'alerte signalera si l'encours du client est supérieur à l'encours maximum.

 Encours client = Encours comptable + Encours de livraison

 L'encours de livraison correspond aux commandes et BL clients non facturés.

Dès qu’un plafond assurance est positionné dans la fiche client, alors par défaut, toutes les pièces créées sont assurées et rentrent dans ce contrôle. Si ponctuellement une pièce ne doit pas être assurée, il faut décocher la case « Assurer la pièce » dans l’en-tête de pièce.

Encours (V10.4)

L'encours est géré sur le client payeur et non plus sur l'intégralité des fiches client. Ainsi, une fiche client dont le champ "code tiers Divalto Règlement" (onglet pièce et liens tiers) est renseigné, ne disposera plus des champs correspondant à l'encours. C'est la fiche du tiers correspondant au "code tiers Divalto Règlement" qui contiendra les données d'encours.

Le code tiers Divalto Règlement est le code sur lequel seront intégrés factures et effets dans Divalto Règlements.
Le cycle complet de la gestion des règlements sera effectué sur cet autre client.

Attention : Lorsque le code tiers Divalto Règlement est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce et logistique et dans Règlements n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

Exemple : 

Le tiers C0000046 possède le tiers C0000045 comme tiers Divalto Règlements :

La saisie d'une facture dans achat vente puis son intégration en comptabilité / règlements génèrera une écriture sur le compte comptable du tiers et un effet en attente sur le tiers règlement indiqué ; donc utilisation de deux codes tiers différents .

Le règlement de l'effet génèrera une écriture sur le compte du code tiers règlements :

Remarque : En toute logique, le paramétrage du tiers règlement implique que le tiers de règlement et le tiers facturé aient le même compte comptable. Les fiches tiers ne sont différentes que pour avoir d'autres interlocuteurs, de relance par exemple, mais les informations comptables doivent être identiques, ce qui permet de pallier à la situation.

Commerciaux

Il est possible de lier jusqu'à trois commerciaux à un client. Ainsi la vente d'un article à un client commissionne de un à trois commerciaux.
Du cas général vers l'exception : il est possible de modifier le commercial au niveau de la ligne de la pièce.

Onglet « Statistiques » de la fiche client

La partie "Statistiques" est renseignée automatiquement par le traitement de génération des statistiques et la gestion des règlements.

La gestion des statistiques est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Génération des statistiques.

Les statistiques annuelles utilisent le paramètre « Mois début de calcul récapitulatif statistique » de la fiche dossier, qui fait coïncider le premier mois de ces cumuls avec le premier mois de l'exercice fiscal :

Ce paramètre se trouve dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier - onglet « Statistiques ».

Calcul des statistiques règlement de la fiche tiers (onglet Statistiques)

Onglet « Livraison et facturation » de la fiche client

Liens

Le code ADV, Administrateur Des Ventes, fait référence à la table des collaborateurs. Il représente le responsable du suivi des ventes dans l'entreprise.

Le code groupement centrale est un lien vers un autre client qui représente la centrale d'adhésion du client. Le suivi des règlements gère ce code de même que la gestion des relances.

Le code tiers statistique fait référence au fichier client. Il centralise les données statistiques (ex : plusieurs clients divers centralisés dans le module d'analyse des statistiques).

Le code tiers Divalto Règlement fait référence à une fiche client. Il change le code du tiers lors de l'envoi des factures et effets dus à la gestion des règlements. Le cycle complet de la gestion du règlement, relance… sera effectué sur cet autre client.

Attention ! Lorsque le "code tiers Divalto Règlement" est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce & Logistique et dans Règlement n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

Le code tiers chez le client enregistre dans la fiche client le code sous lequel notre société est enregistrée chez le client en tant que fournisseur.

Facturation

Le code langue (qui fait référence à une table) sélectionne lors de l'impression des pièces les désignations complémentaires de l'article dans la langue du client.

Attention ! Au sein de la Communauté Européenne, l'impression des pièces doit présenter les libellés de l'article dans la langue d'origine (de la société émettrice) et du client. Divalto Commerce & Logistique respecte cette règle.

Il reste néanmoins possible, par verticalisation des traitements, d'inhiber cette contrainte (cas de factures envoyées aux Etats-Unis) et de n'imprimer que les désignations complémentaires dans la langue du client.

Mode de transport

Le mode de transport précise le transporteur habituellement sollicité pour livrer le client. Ce mode de transport sera positionné par défaut sur la pièce, en saisie de pièce, mais reste modifiable sur cette dernière.

Le mode de transport fixe la règle de calcul du port et du franco.

Le port précalculé en automatique dépend directement du mode de transport (tarifs, seuil d'application, département, pays…).

Cette zone est nécessaire à la déclaration des échanges de biens intra-communautaires.

Franco - Valeur du franco

Le franco se définit au poids, au montant au volume ou à la pièce. On positionne dans le champ "Valeur du franco", le poids, le montant, le volume ou le nombre de pièces au delà duquel le port ne sera pas facturé. 

Si des données du franco sont positionnées sur le dossier, elles seront substituées par celles indiquées sur la fiche client.

Attention : Si le mode de transport est garni sur la fiche client, les conditions de franco positionnées sur le mode de transport habituel sont prioritaires sur les données stockées sur le dossier et le client. Ainsi, même si le client est codifié en "pas de franco", les conditions de franco portées par le transporteur habituel sont appliquées.  

Onglet « Pièces » de la fiche client

Reliquats

La gestion des reliquats peut être enclenchée ou non par défaut client par client. La règle générale est fixée par le dossier. La gestion est activée indépendamment pour les devis, commandes et bons de livraison.

Onglet « Comptabilité et Confidentialités » de la fiche client

Gestion des relances

La famille de relance associe un client à un « scénario » de relance (choix des échéances et des textes). Ce scénario est également fonction de l'état (catégorie du règlement) du règlement attendu.
Le tiers qui sera relancé peut être le client lui-même, ou sa centrale lorsque le code groupement - centrale est renseigné.
Remarque : si le tiers relancé est la centrale, alors le tiers du relevé est la centrale.

TVA intracommunautaire

Le contenu du champ Code pays membre  induit la longueur du code TVA. Le numéro d'identification doit obligatoirement débuter par les deux premières lettres du code pays.

Exemple :

Pour l'Allemagne, le code TVA intracommunautaire est au format DE 999999999.

Si le code pays contient DE, le code TVA intracommunautaire peut contenir, par exemple, DE123456789.

Protection

Code confidentialité pour interdire l'accès à certains utilisateurs

Code feu Feu vert / espace
Feu orange : message non bloquant à chaque saisie
Feu rouge : client bloqué à toute saisie

Date de fermeture du client (pour ne plus autoriser la saisie de pièce sur ce client)

Les sous-fiches de la fiche client

Les sous-fiches de la fiche client sont accessibles par des boutons.

Les sous-fiches concernent :

• les contacts ( qui sont les personnes physiques auxquelles on peut s'adresser avec leur coordonnées personnelles et leur fonctions)
• les adresses pour la différenciation des sites du client, la répartition géographique des contacts, les adresses par défaut pour les pièces
• Les RIB avec le RIB principal nécessaire à la gestion des règlements

Le bouton « Contacts » de la fiche client

Avant la version 10.3, plusieurs contacts peuvent être liés au tiers et à une adresse. A chaque pièce, le contact indiqué comme « Destinataire de commande » est attaché automatiquement. Il peut être sélectionné pendant la saisie de la pièce.

Depuis la version 10.3, afin de pouvoir adresser par mail les bons documents aux bons contacts, il est nécessaire d'identifier les contacts ayant un rôle de destinataires.
Le système des cases à cocher de la fiche contact : - destinataire de relance - destinataire de commande est abandonné au profit d'un paramétrage dossier qui définit un code fonction pour chaque rôle.

Assistant pour le choix des rôles

Pour compenser la disparition des cases à cocher et ne pas obliger l'utilisateur à connaitre tous les codes fonction, le clic droit ouvre un popup qui permet la sélection rapide d'un rôle.

Fonctionnalité disponible dans :

• La fiche contact ;

• La fiche envoi de flash.

Cinq rôles pourront ainsi être attribués à un contact par la simple affectation d'un code fonction :


Paramétrage dossier

Les cinq rôles se définissent dans Commerce & logistique/ Fichier/Organisation/Dossier, Onglet Pièces 2, groupe rôle des contacts.

Migration

SCRIPT DE MIGRATION GT_9272.SQL
Ce script permet de mettre à jour les codes fonction sur les contacts à partir des anciennes valeurs de case à cocher. Il met aussi le paramétrage dossier en conformité avec l'écran ci-dessus. Si vous voulez utiliser d'autres codes fonction, il faut modifier ce script en conséquence.

Le bouton « Adresses » de la fiche client

L'adresse principale est sur la fiche client. C'est celle par défaut.

La sous fiche adresse (accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Clients onglet « Adresse ») permet de stocker d'autres adresses pour le client.
Commerce & Logistique / Fichiers / Clients onglet « Adresse »

En indiquant un code adresse dans la zone « Code adresse » de l'onglet « Adresses » du tiers, elle sera utilisée pour positionner l'adresse dans toute nouvelle pièce selon le type. Pour cela, le code adresse doit être autorisé pour le type de pièce.
La zone « Adresse d'une fiche tiers » contient le code d'un tiers et permet d'initialiser les pièces avec l'adresse principale d'un autre tiers.
Du cas général vers l'exception : les codes adresses indiqués dans la fiche du client précisent les valeurs par défaut qui seront reprises en saisie d'une nouvelle pièce, ces valeurs par défaut peuvent être modifiées en saisie de pièce.
Le fichier des adresses du client donne l'ensemble des adresses d'un client utilisables dans les pièces et dans les autres modules.

Le bouton RIB de la fiche client

A la création d'une pièce, le RIB principal du client est attaché à la pièce. Il peut être modifié ponctuellement dans l'en-tête de la pièce créée.
La structure des RIB est aux normes internationales.
Une date de fermeture inhibe l'utilisation d'un RIB.
Ce RIB est utilisé au niveau de :

• l'impression des traites
• l'impression des relevés de factures avec traite
• l'intégration comptable pour être transféré au module Règlement

Création et duplication de tiers

En création comme en duplication, le code tiers est attribué manuellement ou automatiquement en fonction du dernier numéro attribué. Pour générer le code automatiquement, il faut laisser la zone « code client » à blanc. On duplique les données de la fiche par défaut. La duplication des sous-fiches est optionnelle. Il suffit de cocher la sous-fiche à dupliquer.

Création

Le client peut être créé en gestion commerciale ou en CRM. S'il est créé depuis la gestion commerciale, alors le visa administratif est automatiquement coché et le client est immédiatement disponible en saisie de pièce.

Duplication

Lors de la duplication, les données de la fiche sont toutes copiées. Concernant les sous-fiches, un écran intermédiaire permet de choisir quelles sont celles à dupliquer.

Import/Export des clients (tiers en général)

L'utilitaire d'import/export est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Import – Export Tiers.
Les fichiers de base de Divalto Commerce & Logistique peuvent être maintenus (création et modification) par l'utilitaire de mise à jour par un tableur (Excel ou Calc).
Cet outil gère l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel ou Calc
• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB).

Les colonnes

Les en-têtes de colonnes définissant les données à importer ou exporter doivent impérativement respecter les règles suivantes :

• se trouver sur la même ligne,
• l'ordre n'a pas d'importance,
• la première colonne ne doit pas être vide.

Les lignes

Une ligne commençant par ";" est une ligne en commentaire, donc ignorée. Une ligne est considérée comme vide si elle a plus de 20 cellules (colonnes) vides consécutives : 20 colonnes d'en-têtes vides impliquent la fin des champs à importer.
La recherche de la ligne en-tête se termine après 20 lignes vides ou en commentaire : 20 lignes vides consécutives impliquent la fin du traitement.

Mot clé 'FICHE'

Il correspond au nom de la table (voir tableau de correspondance ci-dessous). Pour le cas d'une exportation ou d'une importation avec une ligne par table CLI, T1, T2, T3, une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement devra être définie.
Dans le cas d'une importation avec un fichier dont une ligne contient plusieurs tables Divalto, la colonne "FICHE" ne doit pas être présente.
Les tables traitées sont :

Autres mots clé

Selon les enregistrements à exporter ou importer, certains mots-clés sont nécessaires. Il existe également des mots-clés qui permettent une numérotation automatique des fiches.

Champs utilisables

Tous les champs du dictionnaire (cf. documentation technique base Commerce & Logistique, ou AGL)

La syntaxe suivante doit être respectée : TABLE.DONNEE

Exemple : CLI.NOM ou CLIENT.NOM

Les champs sont lus dans un premier temps avec leurs noms ODBC, puis leurs noms standards.

Les champs obligatoires en mode création :

Remarque :

• Numérotation automatique

ADRESSE+ : Code adresse = Ville + numéro
CONTACT+ : Code contact = n premiers caractères du nom
RIB+ : Code Rib = Domiciliation + numéro RIB
T3.IBAN3 (T3.Rib1+T3.Rib2+T3.Rib3+T3.Rib4) = code banque + code guichet + n° compte + clé RIB
T3.RibDo = Domiciliation de la banque
T3.RIBTYP =  '1' RIB secondaire ou ' ' RIB principal

• Comptes comptables

Si les comptes comptables sont vides, ils sont créés d'après le code tiers.

Les rubriques

Il est également possible d'utiliser les rubriques. La syntaxe à respecter est :

• si le questionnaire est inconnu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique
• si le questionnaire est connu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique/Questionnaire

Exemple : une cellule contenant RUBRIQUE=CLI.A100/IMPLICITE_CLI extraira la rubrique A100 du questionnaire IMPLICITE_CLI de l'entité client.
Attention ! La casse est très importante pour le code rubrique et le questionnaire.

Remarques générales

Si un champ d'en-tête est inconnu, un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Abandonner ».
• de faire immédiatement la correction dans le fichier Excel et « Recommencer »
• d'ignorer le champ « Ignorer ».

Autres possibilités

Concaténation de 2 champs

Il est possible de concaténer deux champs pour qu'ils soient intégrés dans un même champ de la base Divalto. Pour cela, il faut utiliser le caractère supérieur.
Exemple :

Après intégration, le champ CLI.NOM contiendra la valeur "Dupond Anne".

Mot clé 'FICHE'

A l'extraction, le traitement génère une seule ligne pour chaque type d'enregistrement.

Le type d'enregistrement est alors donné dans la colonne "FICHE".

A l'intégration, si la colonne "FICHE" n'est pas présente, l'application tente de reconstituer des enregistrements selon les mots-clés renseignés.

Mot clé 'NOTE'

Le mot clé « NOTE » intègre des notes liées aux fiches CLI, FOU,….

Colonne ERREUR

Lorsque cette colonne est présente, en phase d'intégration, toutes les erreurs y sont inscrites pour les lignes qui ne respectent pas la cohérence des données.

Lorsque la colonne 'ERREUR' n'est pas présente, elle sera rajoutée automatiquement pour consigner les erreurs rencontrées.

En cas de liaison CSV, si un champ est mal renseigné, un message vous l'indiquera. vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Annuler ».
• d'ignorer le champ « Ok ».

Extraction

Feuille par défaut

Si le traitement est lancé alors que la feuille Excel ne contient aucun champ, une impression exemple sera lancée. Les champs qui définissent cette extraction sont contenus dans la procédure "Remplir_ListeChampParDefaut" du GTTT010.

Propager l'enregistrement principal

Les données des colonnes de la fiche principale peuvent être copiées sur les lignes des sous-fiches.

Option Tiers valides

Vous pouvez ne traiter que les tiers valides.

Fiche

Lors d'une extraction dans un fichier CSV, la 1ère colonne doit correspondre à la colonne Fiche.

Propagation

Pas de propagation de la fiche principale possible lors de l'extraction dans un fichier CSV.

Intégration

• Par défaut le traitement effectue une simulation : il vérifie les données sans mise à jour. Une impression indique les différents enregistrements à mettre à jour ou à créer (indicateur + en début de ligne d'impression).
• L'utilisateur choisit le type de données à intégrer, le traitement constitue ensuite les mots-clés, contrôle les colonnes d'en-tête (présence de FICHE, des champs clés obligatoires selon les fiches et sous-fiches rencontrées). Ensuite, ligne par ligne, le traitement contrôle la cohérence et met à jour (ou simule la mise à jour).
• La mise à jour du plan comptable et des index tiers conditionne la création/modification de la fiche dans la base. Un tiers ne peut être créé si la mise à jour du plan comptable a échoué.
• La mise à jour des rubriques est conditionnée par la réussite de la création/modification de la fiche dans la base. Un tiers peut être créé sans que ses rubriques associées soient créées.

Mise en forme du tiers : caractères de remplacement

Une option remplace les x premiers caractères dans le code tiers.

Exemple :

• Pour un client "411Nebout" remplacer les 3 premiers caractères par "C" ce qui donnera "CNebout".
• Pour un fournisseur "401Gouache" remplacer les 3 premiers caractères par "F" ce qui donnera "FGouache".

Valeur à blanc

Le mot clé "VALEURESPACE" dans une cellule met à blanc un champ.

Mot clé DOSSIER

L'intégration multi-dossier est possible, le dossier est lu à chaque nouvelle ligne.

Gestion des doublons pour la table des prospects

Lors de l'importation de prospects, vous pouvez demander que les doublons sur certains critères ne soient pas pris en compte. Les critères sont les suivants :

• Numéro de SIRET,
• Nom abrégé,
• Pays et département,
• Ville,
• Numéro de téléphone.

Vous pouvez combiner plusieurs critères. Les doublons seront d'abord testés sur les lignes du fichier Excel.

Numérotation automatique dans le fichier

Une numérotation automatique dans le fichier Excel peut être demandée en mode simulation.

En mode réel, cette numérotation est automatiquement inscrite dans le fichier.

Impression de sous-fiches 

Deux éditions sont proposées : avec et sans le détail des sous-fiches.

L'édition détaillée est utilisée si la case "Impression de sous-fiches" est cochée.

Contrôle des données existantes

Un contrôle de la pertinence des données peut s'effectuer soit uniquement sur les champs modifiés par le fichier Excel (pas coché) soit sur toutes les données de la base (coché).

Complétion à 0 des tél/port/fax

Les numéros de téléphone, fax et portable seront complétés à droite par des '0' sur 10 positions.

Complétion à 0 des codes postaux

Les codes postaux seront complétés à gauche par des '0' sur 6 positions.

Les statistiques tiers

Les statistiques clients sont stockés dans l'onglet « Statistiques » de la fiche client. La gestion des statistiques tiers passe par l'attribution de codes statistiques à chaque tiers. Ainsi, chaque client peut appartenir à un, deux ou trois codes statistiques différents. Ces codes se renseignent à partir de la fiche client et font appel à une table des valeurs pour chaque code.

Chaque code statistique possède son propre libellé qui sera repris dans tous les écrans, et son propre découpage en niveaux.

On définit les codes statistiques dans la fiche dossier. Ils sont communs à tous les tiers. Chacun des 3 codes possibles peut comporter jusqu'à 4 niveaux. Ces niveaux sont utilisables lors de la restitution des statistiques.

Le paramétrage des codes statistique tiers se fait au niveau dossier, dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier.

Chacun des 3 axes peut être découpé en 4 niveaux. Le nombre de caractères est cumulatif d'un niveau au suivant.

Il est possible de définir jusqu'à trois codes statistiques pour les tiers (client et fournisseur).

Un code statistique est géré sur 8 positions alphanumériques et peut être découpé en 4 segments au plus.

La table des codes statistiques répertorie l'ensemble des valeurs des axes qui pourront être affectés aux clients. On y accède par Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux tiers / Code statistique tiers.