La gestion des achats est très proche de la gestion des ventes dans Divalto. En effet, bon nombre de fonctionnalités opérationnelles côté client le sont aussi côté fournisseur.

Saisie de pièce d'achat

On accède à la saisie des commandes fournisseur par Commerce & logistique/ Administration des achats/ Commandes fournisseur/ Saisie des commandes. On retrouve la configuration Entête, ligne et pied de pièce, identique à la commande de vente.

Date de facture fournisseur (V10.4)

Lors de la saisie d'une facture fournisseur, il est possible de saisir la date d'émission de la facture chez le fournisseur.

Localisation de la date de la facture chez le fournisseur (V10.4)

Le champ « date de la pièce » se trouve dans l'onglet « Facturation Impression » de la saisie des factures fournisseur.

Commerce et logistique/ Factures fournisseur/ Saisie des factures, onglet Facturation Impression

Date de la facture fournisseur : intégration comptable (V10.4)

A l'intégration comptable des factures d'achats (Commerce & logistique > Administration achats> Facture fournisseur > Intégration comptable ), cette date est reportée dans le champ "Date de la pièce" de l'écriture comptable.

Date de la facture fournisseur : le contrôle des factures fournisseur (V10.4)

Le contrôle facture fournisseur (Commerce & logistique / Administration achats/ Facture fournisseur /Contrôle facture fournisseur) a également été harmonisé avec la saisie de pièce et porte désormais 2 dates en entête : la date de création du contrôle facture (champ date), initialisée à la date du jour par défaut et la date de pièce du tiers (date de la pièce), saisie manuellement ou alimentée par la donnée du dataset en cas de création depuis le datahub.

Gestion des références fournisseurs

Le référencement fournisseur permet la mise en place de la codification des références articles du fournisseur. L'avantage du référencement est qu'en saisie de pièces, on peut utiliser les références du fournisseur.
En saisie de commandes fournisseur (Commerce & Logistique / Administration achats / Commande Fournisseur / Saisie des commandes), une fois le fournisseur renseigné, on accède au Référencement article par clic droit sur une ligne article vide, puis choix « Référencement article ».
Dans Commerce & Logistique/ Fichiers / Fournisseurs, bouton Référencement, on a accès à tous les articles référencés pour le fournisseur courant.
Le choix du contrôle strict du référencement est défini au niveau de chaque fiche fournisseur : Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs - Onglet « Facturation et Marchandises », groupe « Facturation », coche « Contrôler le référencement fournisseur ».

Dès lors qu'il est activé au niveau dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier onglet Pièces, coche « Contrôler le référencement fournisseur ».
En saisie de pièce c'est le libellé interne qui est affiché pour l'utilisateur. A l'impression ce sont les références du fournisseur qui sont affichés.

Création directe du référencement fournisseur en saisie de pièces

Lors de l'enregistrement d'une pièce d'achat, il est possible de créer la fiche de référencement d'un nouveau couple fournisseur-article. Les informations de la ligne de la pièce sont reprises pour une création plus rapide. Si le référencement existe déjà, on accède au référencement existant.
L'accès au référencement fournisseur se fait grâce au menu « Interrogation », choix « Fiche référencement ». La mise en place des conditions de réapprovisionnement liées au fournisseur s'enchaîne automatiquement.

Sélection fine sur référencement fournisseur (V10.4)

Le référencement fournisseur permet de donner la correspondance entre la référence portée par un article en interne et sa référence chez le fournisseur.
On accède au référencement fournisseur par la fiche article, bouton « fournisseur ». Cet écran présente également les conditions de réapprovisionnement chez le fournisseur. Cet écran permet d'opérer une sélection sur référence interne et fournisseur, mais également, depuis la version 10.4, sur référence fournisseur, sur la désignation fournisseur, sur la notion d'article valide, sur la notion d'article gérés en stock et sur la notion d'article éphémère.
Pour rappel :

Un article qui n'est pas valide est un article dont la date de fermeture (fiche article, onglet internet et protection) est antérieure à la date du jour.
La notion d'article géré en stock se positionne dans la fiche article, onglet généralités, liste déroulante « En stock ? ».

Création directe de la fiche de réapprovisionnement en saisie de pièces

Lors de l'enregistrement d'une pièce d'achat, il est possible de créer la fiche de réapprovisionnement d'un nouveau couple fournisseur-article. Les informations de la ligne de la pièce sont reprises pour une création plus rapide. Si la fiche de réapprovisionnement existe déjà, on accède à la fiche existante.
L'accès à la fiche de réapprovisionnement se fait grâce au menu « Interrogation », « Fiche Réapprovisionnement ».

Catalogue fournisseur

Les articles des fournisseurs qui sont exploités tant dans un process de négoce qu'en tant que composant dans une fabrication sont déclarés dans le fichier des articles.
Il est possible d'enregistrer en dehors du fichier article, un catalogue des références externes et de l'exploiter notamment dans les pièces commerciales dans une démarche de négoce.
On accède au catalogue fournisseur par « Commerce & logistique/ Fichiers/ Catalogue référence externe ».
Toutefois, son exploitation en gestion commerciale impliquera systématiquement la création d'un article en base mais l'ERP propose un assistant de création permettant :

Une création par duplication d'une référence modèle
De reprendre les données renseignées sur la fiche catalogue,
A l'issue de la création, proposition de création des tarifs achat et vente
Toutes les sous-fiches seront également créées dont la fiche tarif achat (code 99) et les fiches tarif de vente (HT et TTC).

En synthèse : l'article et les fiches tarifs seront créés à partir des informations saisies dans le catalogue (modèle et prix).
La fiche tarif de vente TTC sera créée si le code tarif TTC est renseigné dans les paramètres dossier, onglet « Options », groupe « Catalogue fournisseur »).
Enfin, un import-export tableur permet d'importer ou exporter dans un tableur le catalogue fournisseur.

Utilisation du catalogue fournisseur en saisie de pièces

Grâce au catalogue fournisseur, il est possible de saisir directement la référence fournisseur (référence externe) en saisie de pièces.
Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut positionner la coche « Activer la recherche à partir du catalogue fournisseur » dans l'onglet Pièces2 de la fiche dossier.
En saisie de pièces, l'accès au catalogue fournisseur se fait grâce à un clic droit sur la ligne de la pièce, choix « Catalogue fournisseur » .
Une fois sur le catalogue fournisseur, il suffit de renvoyer la donnée choisie par F12. Il est à noter que l'article doit être référencé chez le fournisseur.

Seuil tarifaire achat

Il est possible de gérer un seuil tarifaire lors de la saisie des commandes d'achat. Pour le mettre en place, il faut cocher « Gérer un seuil tarifaire en commande achat » sur l'onglet Pièces de la fiche dossier.
Le montant du seuil tarifaire est défini par fournisseur, dans la fiche fournisseur, onglet Pièces, champ « seuil tarifaire en HT ».
Si, au moment de la saisie, le montant HT de la commande n'atteint pas le seuil donné sur la fiche fournisseur, un message d'alerte non bloquant sera affiché

Incoterm sur pièce fournisseur

Les champs traitant de l'Incoterm, principalement utilisé sur pièces client, ont été rendus visibles sur pièces fournisseur.
Ce sont des données informatives ; les contrôles bloquants ne sont faits que sur les pièces client.
En saisie de pièce fournisseur, les données de l'Incoterm sont visibles sur l'entête, en mode fiche, dans l'onglet « Complément », champ « code et lieu Incoterm ».

Voir l'origine d'une pièce d'achat

En consultation d'une pièce d'achat, on peut connaître de façon précise l'origine de la pièce dans l'onglet identifiant de l'entête de pièce.
Les occurrences du multichoix (champ « Origine » sont : Saisie (pour saisie manuelle), GTFI, Internet, EDI, Production, CBN (pour proposition CBN), BP, Sous-traitance, WMS, Mobiléo, Retail, Contremarque, Point de vente, qualité, Facturation à l'avancement, CBA, Ressources matériel, Affaire, Consommation à l'affaire, Inventaire, Appel d'offre (+ numéro), Contrat, Inter-compagnie, Annulation de BL, PDP, Demande d'achat(+numéro), Autres flux.

Contrôle qualité de la marchandise achetée

Principe
Une entrée en stock dont le contrôle n'a pas été réalisé ne peut être déstockée. Elle apparaît dans le stock physique, mais elle est comptabilisée dans un compteur à part : le stock non contrôlé, qui n'est disponible ni pour une vente, ni pour une sortie interne (consommation,…).
La gestion de stock et le contrôle du disponible tiennent compte de cet indicateur. L'article en stock non contrôlé apparaît dans les inventaires, mais il reste bloqué (vente, consommations…).
Mise en œuvre
Le positionnement du contrôle (info « Contrôle qualité en attente ») positionné sur l'entête de la pièce indique qu'il y a au moins une ligne à contrôler. Quand l'info est placée sur la ligne, elle indique qu'il y a au moins une ventilation à contrôler. Les lignes de commandes comportant au moins une ventilation à contrôler sont visibles par l'icône .

Lorsque le contrôle a été effectué, il faut le signaler en modifiant le bon d'entrée :

Pour libérer toutes les lignes de la pièce : BL fournisseur, en entête, onglet « Complément », groupe « Livraison », positionnement de la coche «Contrôle qualité effectué »
Il est également possible de ne libérer qu'une position dans la ligne (colonne « Contrôle qualité effectué » à « oui ».
On peut également ne libérer qu'une ventilation (colonne « Contrôle » à « oui »):

Paramétrage

Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet Options, il faut positionner la coche « Gérer le contrôle qualité »

Les fournisseurs dont la livraisons de certains articles doivent être contrôlées, sont identifiés par le positionnement de la coche « Effectuer un contrôle qualité de la marchandise » dans leur fiche fournisseur (Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs - Onglet Facturation et marchandises, groupe « Stock »)

Pour identifier la marchandise concernée, il faut également cocher « Effectuer un contrôle qualité de la marchandise au niveau du référencement fournisseur de ces articles (Commerce & Logistique /Fichiers /Fournisseurs – Bouton « Référencement »)

Le contrôle de qualité se déclenche sur une commande si l'option est active au niveau :

Dossier
Fournisseur
Référencement fournisseur

Accès aux résultats du contrôle qualité d'un lot de marchandise achetée (V10.5)

L'accès au rapport de contrôle qualité d'un lot de marchandise achetée s'effectue via l'interrogation du stock et disponible accessible par Commerce et logistique/ interrogation/ stock et disponible.

Ce programme donne accès au détail des ventilations de l'entrée en stock de l'article. Le bouton Rapport de contrôle permet l'accès au formulaire de contrôle lié à la ventilation sur laquelle on est positionné. Le bouton n'est accessible que si la ventilation est associée à un rapport de contrôle.

Exemple de rapport de contrôle:

Réception – entrée en stock marchandises

C'est la saisie d'un BL fournisseur ou la validation d'une commande d'achat en BL qui génère une entrée en stock.

Gestion numéro de série / numéro de lots

Lorsqu'un article est géré par numéro de série, il y a autant de lignes de ventilation que d'unités saisies dans le mouvement. C'est une relation 1 pour 1.
Lorsqu'un article est géré par numéro de lot, la somme des quantités des ventilations est égal à la quantité du mouvement (en unités de référence). On a une ventilation par numéro de lot.
Chaque ventilation porte un numéro de série ou un numéro de lot.
En saisie de pièces, les numéros de série et de lot sont recherchés sur le zoom accessible par F9.
La gestion par numéro de série ou lot est indiquée article par article.

Le numéro de série ou numéro de lot est mémorisé dans le même champ
Le numéro de série ou de lot est géré en entrée et en sortie.
Il peut être renseigné au niveau de la commande (client ou fournisseur) et devient obligatoire au moment du bon de livraison.
L'unicité du numéro de série n'est pas contrôlée.
Lorsque l'article est géré en numéro de série ou lot, il faut indiquer les numéros dans les ventilations de la ligne de la pièce

Lorsque l'article est géré en numéro de série, la quantité d'une ventilation est forcée à 1.
Le programme bloque la saisie de la ligne tant que la somme des quantités ventilées ne correspond pas à la quantité de la ligne.
Pour un article géré en numéro de lot, la quantité d'une ventilation correspond à la quantité d'article du même lot.

Gestion des achats dans Divalto