Saisie des préparations : Commerce & logistique/ Administration ventes/ BL Client/ Saisie des livraisons

Saisie des réceptions : Commerce & logistique/ Administration achats/BL Fournisseur/ Préparation de réceptions/ Saisie des réceptions

La saisie des livraisons ou réceptions permet de préparer puis livrer ou pré-réceptionner puis réceptionner des articles issus de plusieurs commandes, pour des tiers différents et avec des délais de livraison / réception différents (cas des commandes programmes), contrairement à la génération des BL/BR par transfert de commande ou création directe, où le magasinier doit en effet grouper pour un client donné toutes les lignes de ventilation ayant un même délai.
La validation de la saisie générera autant de BL/BR que nécessaire.
L'état des commandes affiche la liste des commandes en cours en totalité, ou selon de nombreux critères de sélection, notamment liés au type de commandes (fermes / programmes / les deux), au type de ventilations (fermes / prévisionnelles / les deux), au statut (actives / provisoires / les deux), avec des filtres sur les dates, tiers, articles, etc.
La saisie des livraisons et la saisie des réceptions permettent de constater les préparations et réceptions, soit à partir d'une commande ou d'un article donné (manuel), soit par sélection directe des lignes de ventilation à livrer, en faisant appel à l' « état des commandes ».

Le traitement de saisie peut également être appelé à partir de l'administration des pièces commerciales (bouton « Réception/Livraison »), en mode consultation : dans ce cas, seules les préparations de la commande sont visibles s'il en existe, sinon il sera possible d'alimenter le tableau donc de créer de nouvelles préparations.

L'ajout de nouvelles préparations doit passer par le biais de l'état des commandes à réceptionner, traitement standard historique.
Pour rappel, l'écran de sélection est alimenté en fonction des filtres disponibles sur 3 onglets et présente le résultat dans un tableau permettant des sélections multiples pour rapatriement (F12). Le rapatriement générera les préparations, attribuant un N° de préparation et générant une entête de BL fournisseur.

Remarque : Cette fonctionnalité n'est utilisable que si la gestion des reliquats est active.

Les paramètres suivants pilotent la gestion des reliquats:

• Dans le dossier Commerce et logistique : Autoriser la gestion des reliquats à la ligne (onglet Pièces, groupe Gestion des reliquats)
• Dans la fiche Tiers (client ou fournisseur) : Gérer les reliquats en commande (onglet Pièces et liens tiers, groupe Saisie pièce/reliquats.
• Au niveau de la commande : dans l'entête de commande, coche Accepte les reliquats (onglet Livraison).

Etat des commandes en préparation/pré-réception

Menu : Commerce & logistique / Administration des ventes / BL Client / Etat des commandes à livrer
ou
Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseur / Etat des commandes à réceptionner
Véritable planning de livraison ou de réception, ce traitement visualise ou imprime le portefeuille de commandes clients ou fournisseurs selon de multiples critères de sélection. Contrairement aux autres listes de portefeuille de pièces, seules les informations de quantité et de délai figurent sur cet état.
En fonction des critères de sélection, ce traitement prend en compte les commandes classiques (actives, provisoires) et/ou les commandes programmes avec les ventilations fermes ou prévisionnelles.
Multi critères de sélection :

• Type de commande : commandes classiques et/ou commandes programmes.
• Type de ventilation : dans le cas des commandes programmes, les lignes de ventilation peuvent être fermes ou prévisionnelles.
• Statut : commandes actives ou provisoires, ou les deux.
• Impression directe : la validation de cette fenêtre de sélection entraînera l'impression de l'état des commandes correspondant.
• Impression séparée par tiers : l'état présentera une rupture par tiers.
• Déduire les préparations en cours : pour connaître les articles restant à préparer, en ne tenant pas compte des articles figurant déjà sur des lignes de préparation
• Uniquement les commandes avec stock : permet de visionner les lignes de commandes comprenant des articles avec du stock théorique
• Sélection de la période : le délai actif est testé si celui-ci est inférieur au délai demandé par le client ; dans le cas contraire, c'est le délai demandé qui est testé.

Info : les lignes dont le délai demandé n'est pas renseigné apparaissent d'office.
Tris
Il est possible de trier le tableau en utilisant les boutons :

• Par numéro de commande
• Par référence de la commande
• Par article
• Par référencement client pour les commandes clients ou par référencement fournisseurs pour les commandes fournisseurs
• Par désignation article
• Par adresse : code tiers de la pièce, code adresse livraison, code tiers adresse de livraison
• Par délai : délai actif
• Par tournée

Accès (boutons)
Stock général : pour consulter le stock de l'article sélectionné dans le tableau, tous dépôts confondus
Stock dépôt n : pour consulter le stock de l'article sélectionné dans le tableau, pour le dépôt de la ligne de commande.
Livraisons pour savoir ce qui a déjà été livré et/ou facturé sur la commande à laquelle appartient la ligne sélectionnée.
Poids/Volume pour afficher le poids net total, le poids brut total et le volume total des lignes de ventilations marquées dans le tableau.
Indicateurs :
Présence d'une note liée à la commande.
Présence d'une note à l'intention du magasinier.
Retard par rapport au délai actif
Article avec une réservation
La ligne est cochée lorsqu'il s'agit de la dernière ventilation du poste qui va solder la ligne

• Mode fiche : se positionner sur une ligne et cliquer sur

Délai demandé
Il s'agit du délai demandé par le client.
La date est suivie de "Ret." lorsqu'il y a du retard par rapport au délai actif. Dans ce cas, le symbole est visible au regard de la ligne dans le tableau.
La date est suivie de "R/C" lorsqu'il y a du retard par rapport au délai demandé, mais pas par rapport au délai actif (d'engagement).
Délai actif
Il s'agit du délai « accepté » qui figure sur la commande et sur lequel on s'est engagé
 : Cette image signale un stock multi-emplacement.

• Impression du tableau

Les informations du tableau peuvent être imprimées à la demande ou alors une impression directe peut être lancée.
Sur option, une rupture de page par tiers peut être demandée

Saisie des livraisons / réceptions : accès et paramètres Dossier

Menu : Commerce & logistique / Administration ventes / BL Client / Saisie des livraisons
et
Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseur / Saisie des réceptions
Dossier :
Ces deux options doivent être cochées :

Préparation des livraisons

Menu : Commerce & logistique / Administration ventes / BL Client / Saisie des livraisons

•  Fonctions de consultation dans l'outil « Saisie des livraisons »

Tri
Par Utilisateur / Tiers / Bon de livraison / Commande / Article / Préparation / Date BL
Accès informations
Stock général pour consulter le stock de l'article sélectionné dans le tableau, tous dépôts confondus
Stock dépôt n pour consulter le stock de l'article sélectionné dans le tableau, par rapport au dépôt de la ligne de commande.
Attestation pour consulter une documentation technique éventuellement associée à l'article
Emballage pour savoir comment emballer le produit (si la table des emballages a été renseignée)
Colisage pour visualiser le détail par colis, lorsque l'article est géré en numéros de lots ou de série ou lorsque l'article a été réceptionné.
Indicateurs
Jour de réception conforme par rapport à la fiche client ou fiche fournisseur
Présence d'un texte lié.
Présence d'une note liée à la commande.
Présence d'une note à l'attention du magasinier.
Présence de fichiers joints.
Présence d'une note à l'intention du magasinier.
Premier verrou : stock insuffisant ou numéros de lots/séries non renseignés. L'article ne peut être livré.
Deuxième verrou : le magasinier n'a pas encore signalé que la préparation est terminée. Cette dernière colonne est visible si la « Gestion de la préparation en saisie de livraison » est activée.

• Méthodes pour ajouter des lignes de préparation :

Deux méthodes sont possibles : procéder commande par commande, article par article. Ceci est adapté à la préparation ponctuelle d'une référence par exemple.

1. En mode création, une fenêtre permet de sélectionner une ligne de préparation soit par rapport à un article, soit par rapport à une commande :

• Article : le zoom des commandes sur lesquelles figure cet article va s'ouvrir automatiquement. Une fois une commande sélectionnée, les champs "Commande", "Tiers" et "Référence" sont alors renseignés.
• Commande : si le champ article n'est pas renseigné, ce champ devient obligatoire. Le zoom des lignes de cette commande s'ouvre automatiquement. Le champ "Tiers" se complète automatiquement et les lignes articles de la commande s'affichent. Une fois la ligne de commande sélectionnée, le champ "Référence" reprend le code article.
• Tiers : il est automatiquement complété après sélection de la commande.
• Référence : La référence article est automatiquement complétée après sélection de la commande.
• BL à créer : pour que la préparation génère un nouveau bon de livraison, il faut ne rien renseigner dans ce champ. En revanche, il faut le renseigner si cette ligne de préparation doit être intégrée à un BL existant.

Pour finaliser la saisie de la ligne de préparation, il faut obligatoirement saisir la quantité livrée dans le tableau des ventilations :

La ventilation à livrer doit impérativement avoir la colonne "Saisie" à "Oui".
Lorsque la "Qté livrée" a été modifiée, une nouvelle ligne vient s'ajouter, avec le reliquat de la "Qté à livrer" initiale.
Si vous laissez cette ligne avec le statut "Saisie" = "Non", elle disparaîtra après validation de la livraison car considérée comme n'étant pas à livrer.
Une autre possibilité, plus adaptée à une gestion récurrente, est d'appeler les lignes proposées dans l'état des commandes (menu Outils - Etat des commandes ou bouton « Commandes »). C'est la procédure la plus rapide, permettant la multi-sélection des lignes de ventilation.
C'est la même fenêtre qu'en consultation de l'état des commandes, à la différence que les options suivantes ne sont pas accessibles :

• Type de ventilation : seules les lignes "fermes" peuvent être livrées.
• Statut : seules les commandes "actives" peuvent être livrées.
• Déduire les préparations en cours : case toujours cochée.

• Stade 1 : les lignes de commandes ont été rapatriées, il est possible de :
• Les consulter en mode fiche,
• De lire les éventuelles notes à l'intention du magasinier ( ou SHIFT+F6),
• De rédiger une note à l'intention du magasinier ( ou SHIFT+F6),
• De filtrer les résultats par code tiers, code adresse ou code tournée,
• De modifier la quantité à livrer, le numéro de BL

• Stade 2 : sélectionner les lignes à préparer : se positionner sur la ligne et Ctrl+clic droit, pour pour sélectionner tout, cliquer sur « … ». Les lignes sélectionnées ont une coche verte :

Une fois les lignes sélectionnées, cliquer sur « renvoyer les données » (F12). Les lignes sélectionnées apparaissent dans un nouvel écran, où il sera possible de les modifier et de les passer en préparation.
Important : aucune action n'est possible sans sélectionner de ligne (se positionner sur la ligne puis Ctrl + clic droit).

• Mode fiche pour modifier les lignes de commandes à préparer :

Le mode fiche (bouton ou via le mode modification, dans cette application) affiche les principales informations liées à l'article commandé, réparties sur l'en-tête, le corps et le pied de la préparation : référence, tiers, n° de commande, dépôt, stock disponible, emplacement, ventilations à livrer selon le délai actif (en cas de commandes échelonnées).
Les informations ci-dessous peuvent être modifiées :

• Date expédition : par défaut la date du jour
• Livraison : l'adresse de livraison, le mode de transport et à titre indicatif sa durée.
• Lignes de ventilation : ce tableau présente les quantités à livrer par délai.
• Menu Outils, « Changement d'utilisateur »

Attention : par défaut, seules les lignes affectées à l'utilisateur courant sont affichées. L'option ci-dessous permet de modifier ce filtre ; la valeur vide permet de filtrer sur tous les utilisateurs.

Puis indiquez l'utilisateur, ou laissez vide pour tout afficher :

• Saisie du colisage

Dans le groupe « Conditionnement », l'unité d'emballage ainsi que la quantité par colis permet de pré-calculer le nombre de colis dans le tableau des ventilations.
Dans le tableau des ventilations, la quantité livrée, le numéro et le nombre de colis sont modifiables. Si la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée, une nouvelle ligne est ajoutée avec une "quantité à livrer" correspondant à la différence entre la quantité commandée et la quantité du 1er colis.

• Informations de pied de BL

Le poids brut, le poids net, le volume et le nombre de colis sont pré-calculés et sont modifiables. Les frais de port ne sont saisissables que s'ils ont été paramétrés en saisie manuelle.
« Solde du poste » : doit être cochée lorsque la ventilation est la dernière à livrer. Attention, s'il y a d'autres lignes, celles-ci ne seront plus proposées.
Attention : la suppression de lignes de préparation entrainera la suppression des contenus de BLs associés (en-tête de document sans ligne)

• Edition des lignes à préparer

Ces lignes de préparation sont imprimées (bouton imprimante) sous forme de bon de préparation avec ou sans le détail du stock (ventilations de stock), avant d'avoir été validées.
Ces bons sont identifiés par le compteur « Numéro de préparation » accessible dans la partie numérotation de la fiche dossier ou de la fiche établissement le cas échéant.
Exemple : le service commercial génère les lignes à livrer pour le magasinier. Un cadenas apparaît sur le programme jusqu'à ce que le magasinier termine effectivement sa préparation et déverrouille les lignes. Lorsqu'il n'y a plus aucun cadenas, le service commercial peut générer le BL.

Validation préparation et BL

Menu : Commerce & logistique / Administration ventes / BL Client / Saisie des livraisons
Une fois les lignes sélectionnées, vérifiées et éventuellement modifiées, la préparation a eu lieu et pour la valider, les trois boutons suivants sont utilisés :

Préparation pour signaler que la préparation est terminée et que le BL peut être généré (bouton Impression BL). Le deuxième verrou du tableau disparaît. Cette fonction est liée à la "Gestion de la préparation en saisie de livraison". Si elle est activée, cette étape est obligatoire pour pouvoir générer et imprimer le BL
Impression BL pour terminer la génération du bon de livraison. Il existait depuis la création de la ligne de livraison, avec un numéro de BL et un en-tête. C'est désormais un BL à part entière.
La génération du BL est autorisée lorsque la ligne de livraison n'a plus aucun verrou .
Non-conformité pour signaler une non-conformité en saisie des réceptions.

Saisie colis : No lot/No série/Saisie des réceptions

Attention : la saisie des colis, pour les livraisons, concerne uniquement les articles gérés par lot ou n° de série.
Il existe deux possibilités :

• La préparation porte sur un même lot ou une même série
• Les articles à livrer proviennent de plusieurs lots, « * » dans la colonne « No série/lot » permet faire la sélection dans la fenêtre « Saisie colis ». A gauche de cette fenêtre, sont présentées les ventilations de stock.

Si la quantité de ce colis est inférieure à la quantité totale à livrer, une nouvelle ligne est automatiquement créée pour permettre de renseigner le second numéro de colis et sa quantité, et ainsi de suite jusqu'à atteinte de la quantité à livrer.
Si à la validation le total saisi est inférieur à la quantité à livrer, une ligne de ventilation sera ajoutée en saisie de livraison, avec le reliquat.
En saisie des réceptions, cette fenêtre s'ouvre automatiquement pour tous les articles :

Pré-réception

Menu : Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseurs / Saisie des réceptions
Cette fonctionnalité vise à mettre davantage sous contrôle le traitement interne de la supply chain.

Rappel : un paramétrage au niveau du dossier permet l'exploitation de cette fonctionnalité :
Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers, onglet BP-PREPARATION
Coche : « Gérer la pré-réception pour le magasinier en saisie des réceptions »
La pré-réception est un état de préparation d'une commande fournisseur après son émission :

Analyse des retards de livraison

Menu : Commerce & logistique / Listes / Statistiques / Retard de livraison
Ce traitement d'analyse permet de mesurer les retards de livraison sur les BL et Factures, clients ou fournisseurs.
L'écran de sélection permet de choisir le type d'analyse (client ou fournisseur), de poser des critères de sélection sur les tiers ou les articles et d'indiquer la période d'analyse.
Le type de calcul du retard permet d'indiquer comment doit-être calculé le nombre de jours de retard soit par rapport au :

• Délai actif
• Délai demandé (si le délai demandé n'est pas renseigné alors c'est le délai actif)
• Délai accepté (si le délai accepté n'est pas renseigné alors c'est le délai demandé).

La période de sélection est appliquée comme suit : date de début comparée au délai demandé, date de fin comparée au délai actif.

L'écran principal présente deux grandes zones :

• Un bandeau d'information rétractible ;
• Un tableau.

Chaque ligne concerne un tiers et les colonnes présentent :

• Le taux de retard calculé pour la période,
• Le nombre de livraisons
• Faites-en avance,
• Dans les temps (le jour demandé),
• En retard selon le nombre de jours dépassés (selon paramétrage).
• Le nombre moyen et le nombre maximum de jours de retard constatés pour le tiers.

La barre de boutons permet :

• Un accès au détail de chaque ligne tiers
• Un accès à la fiche du tiers
• L'export Excel

Il y a 4 colonnes paramétrables via le menu « Edition/Paramètres » : l'utilisateur peut choisir le nombre de jours de chaque colonne et le titre qu'il souhaite. Chaque colonne est autonome, il n'y a pas de règle de cumul ou d'ordre. Le tri dans le tableau permet d'organiser par retard, par taux, par nombre, etc…et l'export tableur permet de retravailler le résultat. Un taux est calculé sur le nombre de retards pour la période saisie afin de mesurer la qualité sur les délais.

Le calcul est réalisé uniquement par rapport aux livraisons saisies sur la période et une ligne de totalisation est ajoutée au bas du tableau.
Le bouton permet d'accéder à un tableau dédié au tiers.
L'écran de détail présente des lignes de ventilations dans un tableau et des informations issues du tableau d'origine concernant des indicateurs de retard.
Il permet en complément d'accéder à un ensemble d'éléments et de traitement.

Enfin, l'analyse des retards peut être imprimée.