Le budget en comptabilité générale

Un budget est défini pour un plan budgétaire, il est donc possible de gérer plusieurs plans budgétaires.
Exemple : Plan au niveau achats/ventes ou charges/produits, puis un autre plan au niveau trésorerie.

• Les plans sont gérés de manière séparée.
• Un plan budgétaire est constitué de postes.
• Un poste permet de regrouper les comptes pour pouvoir faire l'analyse.
• Pour chaque plan budgétaire, il y a plusieurs valorisations disponibles :
• un budget fort et un budget faible,
• un budget initial et un budget révisé.
• Un seul budget est obligatoire, par exemple le budget initial faible (ou fort).

Plan budgétaire et journaux de budget

Le plan budgétaire contient les indications pour savoir comment vont être rassemblées les écritures pour ce qui est budget et ce qui est réalisé.
Les journaux précisés font office de filtres pour savoir si une écriture est prise en considération pour un plan budgétaire ou pas.
Jusqu'à quatre journaux de budget peuvent être liés à un plan :

• Budget initial faible
• Budget initial fort
• Budget révisé faible
• Budget révisé fort

Le budget révisé prendra en compte le budget initial + le budget révisé.
Au niveau des journaux rattachés au réalisé, dans l'exemple tous les journaux sont définis, en sachant implicitement que les journaux de type 'budget' seront ignorés, le réalisé étant alimenté par les écritures comptables et/ou extracomptables.
Les journaux de budget ont des caractéristiques spécifiques.
La gestion des plans budgétaires est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Budget / Définitions des budgets / Plans budgétaires

Postes liés au plan Budgétaire

La gestion des postes budgétaires est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Budget / Postes budgétaires
Plan
Un plan est composé de postes budgétaires.
Poste
La codification choisie pour les postes est importante. En effet, l'ensemble du calcul sur un plan budgétaire sera effectué dans l'ordre des codes des postes. Des postes de sous-totaux et de totaux sont autorisés. Les cumuls sont réalisés dans l'ordre des codes.
Attention : Eviter de numéroter les postes de 1 en 1, car il sera difficile d'intercaler un nouveau poste.
Intitulé
L'intitulé du poste correspond au titre qui sera affiché sur les états.
Inverser le sens du poste à l'impression
Cette option permet d'imprimer un montant positif de manière négative et réciproquement. Cette inversion ne concerne que l'impression de la ligne et non les totalisations.
Type de poste
Vous indiquez, s'il s'agit d'un poste :

• Normal
• Sous-total
• Total
• Commentaire

« Normal » : Signifie qu'il s'agit d'un poste qui est alimenté par les écritures pour ce qui est du réalisé et sur lequel on va pouvoir saisir un budget.
A un poste de type normal est rattaché un compte principal (exemple 70710000). La saisie des budgets génèrera les écritures de budget sur ce compte.
En ce qui concerne le réalisé et la lecture des différentes écritures, il est possible de paramètrer jusqu'à 20 fourchettes de comptes.
« Sous-total » : Un poste sous-total imprime la somme des postes de type « Normal » imprimés depuis le dernier poste « Sous-total » .
« Total » : Ce poste imprime la somme de tous les postes de type « Normal » déjà imprimés.
« Commentaire » : C'est un poste de mise en forme des impressions. Le libellé du poste sera imprimé dans les traitements d'impressions.
Les postes sont liés au dossier (pas de notion d'établissement).
Compte principal
Vous indiquez le compte sur lequel les écritures de budget sont générées. Cette zone est obligatoire pour un poste de type « Normal ».
Les contraintes à respecter :

• Le compte principal doit faire partie d'une des fourchettes,
• Le compte principal doit être de type « normal »,
• Si vous gérez des budgets analytiques, le compte principal doit autoriser les ventilations sur les axes souhaités.

Règle de répartition
La règle de répartition est facultative. Par défaut, le budget est réparti à parts égales sur les 12 mois de l'année civile.
Si vous indiquez un code règle, le montant du budget saisi pour le poste est alors ventilé sur les différents mois de la période selon la règle de répartition.
En saisie de budget, la répartition s'ajustera automatiquement à la période budgétisée.
Fourchettes de comptes
Chaque fourchette définit :

• un intervalle de numéros de compte,
• un masque de comptes à inclure éventuellement,
• un masque de comptes à exclure éventuellement.

Les masques permettent de répondre de manière simple au paramétrage du type :

• Comptes de 625 à 625zzz sauf le 6257 et sous-comptes.
• La fourchette sera décrite par : Compte de 625 à 625zzzzz, masque d'exclusion 6257****.

Exemple : Le poste 330 du plan B1 de Papyrus décrit ce paramétrage.
Exemples paramétrés dans la visite guidée
« Poste 100 » : L'impression précise le montant réalisé sur la période ainsi que le montant budgété.
Le réalisé est déterminé par la fourchette de journaux du plan budgétaire et par les fourchettes de comptes du poste, c'est-à-dire les écritures comptables et/ou extracomptables sur les comptes entre 70700000 et 70717000.
Le budget est déterminé par les journaux relatifs au plan budgétaire et à la planification choisie (initiale, révisée, faible forte) B1 et également par les fourchettes de comptes du poste, c'est-à-dire les écritures sur le journal B1 et sur les comptes entre 70700000 et 70717000.
Au niveau des éditions, on précise si les écritures traitées pour calculer le réalisé sont comptables et/ou extracomptables.
Le poste 100 est un poste de type normal; des postes avec un autre type peuvent s'insérer dans un plan. Cela permet de faire des sous-totalisations et des totalisations.
« Poste 150 » qui est un poste de totalisation. Au niveau de la fiche, il n'y a pas de fourchette de comptes ni de compte principal, ni de règle de répartition et le poste est déclaré comme « sous-total ». Ce poste est calculé à partir des autres postes.

Règles de répartition des clés budgétaires.

Ce module permet de créer, interroger, modifier et éventuellement supprimer les règles de répartition.
Une règle de répartition permet lors de la saisie des budgets, de ventiler automatiquement le montant budgétisé sur les différents mois de la période. Vous indiquez un coefficient pour chaque mois de l'année.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Définition des budgets / Règles de répartition
Le montant ventilé sur chaque mois correspond au montant saisi multiplié par le coefficient du mois et divisé par la somme des coefficients des mois de la période.
Les règles de répartition sont facultatives.
Lorsqu'un poste n'a pas de règle, le montant de chaque mois est égal au montant de la période divisé par le nombre de mois.
Règle
Vous indiquez le code règle de répartition à créer.
Libellé
Vous indiquez le libellé de la règle de répartition sous 40 caractères alphanumériques maximum.
Taux de répartition
Vous indiquez un taux de répartition pour le mois. Le taux saisi est utilisé pour ventiler le montant d'un poste sur les mois de la période lors de la saisie des budgets.

Saisies des budgets

La saisie des budgets permet :

• La passation des écritures de budget et leur enregistrement simultané dans les journaux budget liés au plan budgétaire.
• La ventilation automatique des montants saisis sur les différents mois de la période en fonction des règles de répartition.
• La ventilation automatique des écritures de budget sur les axes analytiques en fonction de la clé de répartition du compte principal du poste.
• L'affectation automatique des montants à un axe spécifique.

La saisie budgétaire est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Budget / Saisie des budgets
La saisie s'effectue toujours pour un plan donné, pour une planification choisie, pour une période et :

• pour un axe analytique uniquement,
• ou de manière globale en ventilant ensuite éventuellement selon les différents axes.

Cela permet, dans le cas d'une gestion multi-agence, de saisir le budget agence par agence. Les valorisations précédentes des postes sont chargées au fur et à mesure des besoins, avant la modification de chaque poste.
Le traitement profite des temps d'inactivité pour lire le fichier et l'indicateur signale les postes pour lesquels
le chargement est achevé.
Les nouvelles valorisations sont saisies dans la colonne « Nouveau montant » et ne sont appliquées qu'après validation du poste par le bouton « Validation Poste ».
Lorsque la saisie est effectuée pour un axe précis, le traitement n'affiche que les données relatives à cet axe. A la validation des modifications, les écritures globales sont complétées.
Plan
Vous indiquez le code du plan budgétaire pour lequel vous souhaitez saisir le budget.
Budget
Vous indiquez si votre saisie porte sur les prévisions :

• Faible
• Fort

Vous indiquez le type de prévision que vous voulez saisir. Il peut s'agir d'une prévision faible ou d'une prévision forte.
Puis vous indiquez s'il s'agit des prévisions :

• Initial
• Révisé

Charger les budgets
Si l'option est cochée, les valorisations sont chargées et indiquées dans la colonne « Budget » pour chaque poste.

Axe
Vous indiquez le code axe pour lequel vous saisissez le budget. Si vous indiquez un code axe, les montants saisis postes seront ventilés automatiquement sur ce code.
Il est possible de croiser cette ventilation avec d'autres axes en saisie des ventilations axes.
Ne pas renseigner cette zone pour saisir un budget global.
Période du au
Vous indiquez la date de début de la période pour laquelle vous saisissez les budgets. Le jour de la date servira de référence pour les écritures de budget qui seront générées.
Exemple : Saisie du budget pour la période du 15/01/2019 au 31/12/2019.
Dans ce cas, les écritures seront générées au 15 de chaque mois : le 15 janvier, 15 février, ...
Vous indiquez également la date de fin de la période pour laquelle vous saisissez les budgets.
Attention : La durée totale de la période ne peut excéder deux ans.
Après avoir « valider », cette partie en entête, vous aurez accès à la saisie des montants budgétaires par poste.
Nouveau montant
Vous indiquez le montant budgétisé pour le poste. Ce montant correspond au budget de toute la période.
Si vous avez déjà budgétisé ce poste, le montant initialement saisi s'affiche. Vous êtes en modification. En cas de modification du montant, la ventilation par mois sera automatiquement recalculée sur la base des coefficients initiaux.
Ventilations
Ventilation par mois
Lorsqu'un poste n'a pas de règle de répartition mensuelle, les ventilations sont affectées sur chaque mois de manière proportionnelle. L'utilisateur peut modifier les affectations mensuelles avec le bouton « Ventiler le montant par période » ou les touches « Shift+F5 ». Cela ouvre un nouvel écran permettant la gestion des ventilation du budget par mois.
Lorsque le montant d'un mois est modifié, le traitement impacte la différence sur le montant global et recalcule les coefficients mensuels.
Lorsque le montant global du poste est modifié, le traitement utilise les coefficients courants de la ventilation pour recalculer le montant de chaque mois.
Le bouton « Répartition » ou la touche de fonction « F6 » permet de réutiliser, si elle existe, la règle de répartition du compte principal.
Ventilations analytique
L'accès aux ventilations s'effectue avec le bouton « Ventiler le montant par axe » ou la touche de fonction « F5 ».
Un poste est ventilé automatiquement en analytique lorsqu'une clé de répartition est liée au compte principal du poste.
L'utilisateur peut créer, modifier et supprimer des ventilations.
Le bouton « Clé de Répartition » ou la touche de fonction «F6 » permet d'appliquer la clé de répartition, lorsqu'elle existe.
La règle de répartition permet de prédéfinir les imputations mensuelles lorsque l'utilisateur saisit son budget sur une période (année, semestre…).
Les coefficients précisés dans la règle sont exploités de manière pondérée.
En l'absence de règle de répartition sur un poste, le traitement de saisie des budgets divise le montant saisi de manière homogène sur chaque mois de la période budgétaire.

Duplication de budgets

L'outil de duplication facilite la saisie des budgets. Ainsi, le budget faible peut être dupliqué en budget fort avec 3% d'augmentation général. Ou encore, un budget peut être reporté sur l'année suivante moyennant quelques changements.
Le bouton « Dupliquer le budget » donne accès à l'écran de duplication en spécifiant le journal et la période cible.
Deux modes de saisies sont possibles :

• Saisie du montant ou de la variation poste par poste.
• Sélection des postes et affectation du montant ou de la variation.

Pour une augmentation générale, il faut sélectionner les lignes et cliquer sur le bouton « "Affectation et Validation Poste ».
Dans la fenêtre qui s'ouvre, il est possible de saisir un pourcentage de variation ou un montant qui remplace le montant à dupliquer.
Poste par poste, l'accès au champ variation permet de saisir le montant ou le pourcentage de variation de ce poste.
C'est la fonction « Affectation et Validation Poste » qui va générer les écritures.

Budget : Ecritures générées

Lorsque l'utilisateur valide un poste, le traitement réalise les opérations suivantes :

• Suppression des anciennes écritures de budget pour le journal en cours sur la période sélectionnée.
• Création des écritures de budget et des ventilations analytiques.

Les écritures de budget sont accessibles par la saisie des écritures et tous les traitements standards de Divalto comptabilité.
Si une modification d'écriture de budget est effectuée alors, dans la saisie des budgets, le budget tiendra compte des modifications. Les coefficients de répartition mensuels seront recalculés au chargement du poste, ils ne sont pas stockés.
Attention : Les écritures sont générées dans l'établissement courant de l'utilisateur.

Import - Export des budgets

Ce programme extrait des données des budgets. Ces données proviennent du paramétrage et/ou des valeurs de budget.
A l'exécution, si une feuille tableur est active, elle sera complétée en fonction des mots clés, sinon, des champs par défaut sont exportés.
La gestion des postes budgétaires est accessible via l'option de menu :
L'import - export est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Import – Export des budgets
Ce programme extrait des données des budgets. Ces données proviennent du paramétrage et/ou des valeurs de budget.
A l'exécution, si une feuille tableur est active, elle sera complétée en fonction des mots clés, sinon, des champs par défaut sont exportés.
Les champs disponibles pour l'export sont ceux :

• du paramétrage : plan, poste, journaux, compte principal, tranche de comptes, type de poste (normal, sous-total, total, commentaire), sens, règle de répartition ;
• des données : total, montant par période (dans l'ordre des mois de l'année).

Ce traitement permet à la fois d'importer le paramétrage d'un budget et les données. Les deux opérations peuvent être simultanées.

Remarques : Pour importer tout un plan budgétaire (sans création préalable du plan par le zoom), il faut au minimum une ligne CF et les lignes CG.
Pour intégrer un export, il faut renommer les colonnes « donnees » en « resultat ».

Budget : Les impressions

Un traitement permet d'imprimer les montants des budgets saisies par poste budgétaire et ainsi de contrôler les données saisies.
Ce programme est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Impression des budgets
Pour chaque poste, on présente le budget ventilé mois par mois sur la période sélectionnée. Celle-ci peut-être s'étendre de 1 à 24 mois. Un total des périodes est également imprimé pour chaque poste.

Budget : Impression d'un plan par compte

Ce programme imprime les comptes du plan comptable en les rapprochant d'un plan budgétaire.
Ce traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Définition des budgets / Impression d'un plan par compte
Après la saisie d'un plan budgétaire et de ses postes, il convient d'exécuter ce programme. En effet, tous les comptes du plan comptable doivent être rattachés à un poste et UN SEUL.
En effet, un compte exclu, ou inclus plusieurs fois, dans un plan budgétaire faussera les résultats des analyses budgétaires.
Dans le cas d'un budget ventes et charges ce sont les comptes de classe 6 et 7 qui sont à contrôler.
Vous choisissez les comptes à vérifier en indiquant :

• Un plan budgétaire
• Une fourchette de comptes
• Un masque à appliquer sur les comptes

Les erreurs signalées sont :

• Un compte exclu du plan,
• Un compte inclus dans plusieurs postes du plan.

Dans ce cas, le programme imprime les six premiers postes dans lesquels le compte est inclus.
Si vous imprimez tous les comptes, le programme imprimera une ligne par compte ainsi que le poste auquel il est rattaché.
« Imprimer » - Vous indiquez si vous souhaitez imprimer :

• Tous les comptes. Affiche tous les comptes de la sélection. Les comptes mal paramétrés sont signalés. Les comptes corrects sont imprimés avec leur poste de rattachement.
• Uniquement les erreurs. Imprime les comptes pour lesquels le paramétrage est erroné.

Les erreurs signalées ont deux origines possibles :

• Les comptes sans poste de rattachement
• Les comptes rattachés à plusieurs postes

Analyse budgétaire par poste

Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Analyse budgétaire par poste
Ce programme d'analyse imprime les postes d'un plan budgétaire en comparant les montants du budget et du réalisé. L'impression réalise en parallèle le comparatif sur la période et sur l'exercice, ce dernier étant arrêté à la date de fin de période.
Cette édition est disponible en version impression ou en version tableur.
Pour la période et l'exercice, le programme imprime :

• Le réalisé
• Le réalisé de l'année précédente
• Le budget
• L'écart entre le budget et le réalisé en valeur et en pourcentage.

Vous pouvez effectuer des sélections sur des axes analytiques, et pour chaque axe analytique indiquez une fourchettes de code axe à prendre en compte.
Remarque :
L'analyse budgétaire peut être demandée pour tout un dossier, mais vous pouvez également sélectionner un code agence. Le budget sera alors comparé au réalisé agence par agence. Attention, dans ce cas il est impératif de saisir le budget avec une ventilation analytique sur le code agence.
Vous pouvez demander le détail des comptes pour chaque poste.
Si vous ne demandez pas le détail des comptes, vous pouvez sélectionner les postes en fonction de l'écart entre le budget et le réalisé. Cet écart s'exprime en pourcentage.
N'imprimer que les postes dont l'écart entre le réalisé et le budget est de plus de 10% (en plus ou en moins).

Analyse budget analytique par poste

Le budget est analysé pour un axe analytique. Ce programme d'analyse imprime les postes d'un plan budgétaire en comparant les montants du budget et du réalisé. Vous obtenez une analyse budgétaire lié à un axe analytique et non plus au plan comptable.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Analyse budget analytique par poste
L'impression réalise en parallèle le comparatif sur la période et sur l'exercice, ce dernier étant arrêté à la date de fin de période.
Pour la période et l'exercice, le programme imprime :

• Le réalisé
• Le réalisé de l'année précédente
• Le budget
• L'écart entre le budget et le réalisé en valeur et en pourcentage

Vous pouvez demander le détail des postes pour chaque code axe ainsi que le détail des comptes pour chaque poste.
Cette édition est disponible en version impression ou en version tableur.
Remarque :
Si vous ne demandez pas le détail des comptes, vous pouvez sélectionner les postes en fonction de l'écart entre le budget et le réalisé. Dans cette analyse vous préciserez si l'écart est exprimé par rapport au budget faible ou fort. Cet écart s'exprime en pourcentage. Vous pourrez également imprimer les écarts de plus de 10% sur le budget fort.

Analyse des budgets faibles et forts

Ce programme imprime les postes d'un plan budgétaire en comparant les montants du budget et du réalisé.
L'impression réalise en parallèle le comparatif par rapport au budget faible et au budget fort du plan budgétaire.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Analyse des budgets faible et fort
Pour chaque prévision, le programme imprime :

• Le réalisé
• Le budget initial
• Le budget révisé
• L'écart en valeur et en pourcentage entre le réalisé et le budget révisé

Vous pouvez effectuer des sélections sur des axes analytiques, et pour chaque axe analytique indiquez une fourchettes de code axe à prendre en compte.
L'analyse budgétaire peut être demandée pour tout un dossier, mais vous pouvez également sélectionner un code agence. Le budget sera alors comparé au réalisé agence par agence. Attention, dans ce cas il est impératif de saisir le budget avec une ventilation analytique sur le code agence.
Vous pouvez demander le détail des comptes pour chaque poste.
Si vous ne demandez pas le détail des comptes, vous pouvez sélectionner les postes en fonction de l'écart entre le budget et le réalisé. Dans cette analyse vous préciserez si l'écart est exprimé par rapport au budget faible ou fort. Cet écart s'exprime en pourcentage.
Cette édition est disponible en version impression ou en version tableur.

Analyse budget analytique faible et fort

Le budget est analysé pour un axe analytique. Pour un plan budgétaire, le programme imprime les codes axe en comparant les montants du budget et du réalisé. Vous obtenez une analyse budgétaire lié à un axe analytique et non plus au plan comptable.
L'impression réalise en parallèle le comparatif par rapport au budget faible et au budget fort du plan budgétaire.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Analyse budget analytique faible et fort
Pour chaque prévision, le programme imprime :

• Le réalisé
• Le budget initial
• Le budget révisé
• L'écart en valeur et en pourcentage entre le réalisé et le budget révisé

Vous pouvez demander le détail des postes pour chaque code axe ainsi que le détail des comptes pour chaque poste.
Si vous ne demandez pas le détail des comptes, vous pouvez sélectionner les postes en fonction de l'écart entre le budget et le réalisé. Dans cette analyse vous préciserez si l'écart est exprimé par rapport au budget faible ou fort. Cet écart s'exprime en pourcentage.
Cette édition est disponible en version impression ou en version tableur.