Gestion des abonnements en comptabilité

La gestion des abonnements est une facilité de saisie pour les écritures récurrentes comme un loyer par exemple.
L'abonnement contient le paramétrage de génération des écritures pour une période donnée.
Remarque : La génération est basée sur le même modèle que la saisie des écritures. Dès qu'un paramètre est manquant, le traitement passe en mode manuel pour autoriser la modification de l'écriture.
Les écritures de charges réelles peuvent être liées à un abonnement. Si le montant prévisionnel de l'abonnement est différent de la charge réelle, les écritures d'abonnement postérieures sont régularisées automatiquement. Cette fonctionnalité est disponible pour les cas plus ou moins complexes de linéarisation de charges budgétées.

Paramétrage des abonnements pour génération des écritures correspondantes

Tout le fonctionnement des abonnements est déterminé par le paramétrage de chaque traitement. Chaque élément agit sur la génération d'un abonnement.
L'accès au traitement du paramétrage est réalisé par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Abonnements

Abonnements : Onglet « GENERALITES »

Abonnement du … au …
Les écritures seront générées sur période de dates.
Périodicité en mois
C'est le regroupement en nombre de mois pour une écriture.

• 1 = mois
• 3 = trimestre (3 mois)
• 6 = semestre (6 mois)

Exemple : Avec une valeur 1 l'échéance est d'1 mois. Avec la valeur 3, l'échéance est d'un trimestre.
Jour de l'écriture
Jour du mois que portera l'écriture. Outre la détermination de la date, ce paramètre influence le montant de la première et la dernière écriture d'une période en cas de prorata temporis.
Journal
Journal dans lequel sera passé l'écriture.
Attention : Le compteur du numéro de l'écriture est toujours en mode automatique pour ce journal.
Nature
Classification des abonnements par nature (loyer, emprunt, charges, …). Une table est associée à cette zone. La nature facilite les filtres lors de la génération des abonnements.

Abonnements : Onglet « ECRITURE »

L'écriture générée utilise soit un modèle, soit une écriture existante.
Dans le cas d'un modèle, il faut renseigner les champs ci-dessous.
Modèle
Si le modèle comporte un montant, il prendra le pas sur le montant saisi dans les paramètres du modèle. Le modèle étant plus ou moins ouvert, à la génération des écritures, le traitement s'arrêtera pour demander les éléments typés « A saisir » et sans valeur dans le modèle ou dans l'abonnement (c'est toujours la valeur de l'abonnement qui prime).
Montant
Montant de l'écriture. Attention, ce montant est éclaté en fonction de la périodicité et du type de montant. Ce paramètre est utilisé si le modèle ou l'écriture de référence ne contient pas de montant.
Type de montant
C'est la méthode de calcul pour répartir le montant saisi.
Exemple : Pour un montant de 1 000 € et pour une période d'abonnement de 01/01/2012 au 31/10/2012 (soit 10 mois d'application)

Prorata temporis
Répartition du montant de l'écriture si celle-ci est faite en cours de mois.
Exemple : Pour une écriture passée le 15 du mois, le premier mois aura pour montant 15/30 (ou 15/31) du montant initialement calculé.
Compte
Les comptes définis ici seront passés en paramètre au modèle si le champ « Numéro de compte abonnement » est renseigné. Cette option permet d'utiliser un même modèle dans plusieurs abonnements. Cette donnée est obligatoire.
Exemple : Dans l'exemple ci-dessous, c'est le 2^ième compte qui sera copié dans l'écriture au moment de la génération. Champ « Numéro du compte abonnement ».


Abonnement – Bouton « Détail » Modèles d'écriture
Etablissement
Etablissement de l'écriture.
Dans le cas d'une écriture, il faut renseigner le « Numéro d'écriture »
Indique le numéro de l'écriture modèle. Le traitement de génération des écritures procèdera par duplication de l'écriture avec changement de date.

Génération des abonnements

Une fois le paramétrage des abonnements effectué, il est nécessaire de préparer les futures écritures. C'est le traitement de génération des abonnements.
Chaque ligne générée correspond à une future écriture. Les informations générales sont reprises (date, journal, établissement, …) et peuvent être éventuellement modifiées par la suite.
Chaque ligne d'abonnement peut être supprimée individuellement. Les générations successives peuvent cumuler ou remplacer les générations précédentes.
En cas d'échec du traitement, aucune ligne n'est générée et un message dans le livre de bord indique l'origine de l'erreur.
On accède au traitement de génération via l'option de menu :

• Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Abonnement - Bouton « Générer »

Puis bouton « Détail » ou touche « F6 » pour visualiser le détail des futures écritures.

• Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des abonnements qui permet de générer les futures écritures en masse.

Génération des abonnements en masse.

Sélections
« Abonnement » « à » : Vous indiquez une fourchette de codes abonnements à traiter. Pour traiter tous les codes, validez la fourchette :

• Premier : « Espace »
• Dernier : zzzzzzzz

« Période » « à » : Vous indiquez la période d'abonnement à traiter.
« Journaux » « à » : Vous indiquez une fourchette de codes journaux à traiter.
« Nature » « à » : Vous indiquez une fourchette de codes nature d'abonnements à traiter. Pour traiter tous les codes, validez la fourchette.
« Périodicité » « à » : Vous indiquez une fourchette de périodicités à traiter. Pour traiter tous les codes, validez la fourchette :

• Premier : « Espace »
• Dernier : 99

Génération des écritures d'abonnements

Le traitement de génération des écritures produit une écriture par ligne de d'abonnement sélectionné. Le numéro de l'écriture générée est alors visible dans le détail de l'abonnement où les écritures sont modifiables ou supprimables.
On accède au traitement de génération des écritures comptables via l'option de menu :

• Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Abonnement – Bouton « Détail », puis bouton « Générer écritures »
• Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des écritures d'abonnement pour une génération en masse.

Attention : Le journal doit être en numérotation automatique
Le traitement fait appel à la « saisie d'écriture ». En cas de données manquantes ou incohérentes, le traitement s'arrête sur la ligne en erreur et demande les renseignements complémentaires.

Abonnement : Linéarisation des charges budgétées

Comptablement, pour linéariser une charge annuelle telle que la prime d'assurance, des écritures de charges sont passées en cours d'année au crédit d'un compte 488.
Lors de la réception de la charge réelle (en cours ou en fin de période), une écriture est passée entre le 488 et le compte du fournisseur.
Si les montants prévisionnels et réels sont différents, il faut passer une OD de régularisation.
Dans l'ERP, c'est la mécanique des abonnements qui va créer les écritures prévisionnelles et les régularisations éventuelles.
En pratique, on rajoute deux étapes à la description précédente pour

• Relier la charge réelle et l'abonnement,
• Régulariser les écarts éventuels.

Lien Abonnement-Ecriture

Une option dans l'écran de saisie et un traitement permettent de relier l'écriture de charge réelle avec l'abonnement qu'elle réalise.
C'est le lien entre les écritures de charges budgétées et la charge réellement constatée.
Dans le détail de l'abonnement, figure la liste des écritures de l'abonnement et celle de charge réelle.
La charge est dite finale quand il n'y a qu'une échéance par an, ou si l'écriture est la dernière de l'année. Les charges non finales sont par exemple les loyers trimestriels (hors 4^ième trimestre).
Ce traitement permet donc de matérialiser le lien entre une écriture de charge réellement constatée correspondant à des écritures budgétées générées par le biais d'un abonnement.
L'option est accessible :

• En saisie des écritures : via le menu Compléments, Lier à un abonnement ou touche « Shift+F11 »

Cette fonctionnalité est disponible à condition que l'écriture courante possède un compte d'attente de type 488xxxxx.

• Par un traitement de masse : Comptabilité / Traitements périodiques / Lien Abonnement-Ecriture du paiement

Abonnement
Indiquez le code de l'abonnement à « lier » à l'écriture de la charge ayant été budgétée.
Ecriture
Indiquez le numéro d'écriture de la charge qui a été budgétée. Ce champ est pré-renseigné si l'appel est réalisé directement depuis la saisie d'écriture.
Charge finale
On dira qu'une charge est « finale » dès lors que toutes les factures relatives à cette charge ont été reçues et saisie en comptabilité.

Régularisation Abonnement

Dans un scenario idéal, la charge réelle est équivalente à la charge budgétée, c'est-à-dire à la somme des écritures d'abonnements sur un compte 488. Dans le cas contraire, il faut procéder à la régularisation.
La régularisation concerne uniquement les écritures dont la date est postérieure à la constatation de la charge réelle.
Ces écritures sont alors modifiées pour que le montant cumulé à la fin de la période de l'abonnement corresponde au montant de la charge réelle.
Le traitement est accessible via l'option :

• Comptabilité / Traitements périodiques / Régularisation des abonnements
• Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Abonnements – Bouton « Réguler »

L'objectif de ce programme est de faciliter la gestion de la linéarisation des charges budgétées à l'avance par le biais de l'utilisation d'écritures d'abonnement et la régularisation automatique des écritures une fois la charge réelle constatée.
Principe :



Attention : Seuls les comptes de la classe 488 et les abonnements avec modèle peuvent être régulés.
La régularisation des écritures d'abonnement concerne les échéances postérieures à la constatation de la charge réelle avec, le cas échéant, la suppression des éventuelles écritures déjà générées.