Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Les écritures en attente : paramétrage

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions liées aux écritures en attente

Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

• Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code COMPLETER_CAT
• Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code COMPLETER_VENTIL_CAT
• Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code DEMANDER_VISA

Le code action DEMANDER_VISA est soumis à un code de confidentialité : CEv
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration.

Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :

• COMPLETER_CAT déclenche le processus ecr_nc
• COMPLETER_VENTIL_CAT déclenche le processus ecr_cc
• DEMANDER_VISA déclenche le processus ecr_visa

Activation des processus liés aux écritures en attente

Il convient maintenant de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique.

Processus / Définition des Processus / Processus
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support de cours. Cet utilisateur est paramétré entre autre comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet PROCESSUS. Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus.

Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS

Gestion des modèles d'écriture pour les écritures en attente

Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :

• Le journal comptable
• Le compte comptable
• Le mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte.
Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.

Comptabilité/ Fichiers / Journaux – Onglet GENERALITES

Comptabilité / Fichiers / Plan comptable – Onglet PARAMETRES

Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement – Onglet DEFINITION

Gestion d'un "code affaire"  dans les écritures en attente (V10.5)

Au niveau de l'écriture en attente, création d'une ventilation analytique sur l'axe "affaire" avec le code affaire présent dans le DataSet .

Pour que ceci soit possible il faut :

• Qu'un code affaire soit présent dans le DataSet
• Au niveau du dossier Commerce & Logistique onglet COMPTABILITE on doit avoir un axe défini comme axe "Affaire"

     L'imputation du code affaire se fera en fonction du paramétrage "imputation comptable" (Compte gestion, Compte de tiers ou Toute l'écriture)

• En Comptabilité, dans le plan comptable (onglet PARAMETRES) , l'axe "affaire"  doit être saisissable pour les comptes concernés.