Saisie d'une demande d'achat

Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Saisie des demandes d'achat

Opérations disponibles

Si les paramètres du dossier le permettent, vous pouvez, depuis l'écran de saisie des demandes d'achat :

Créer, modifier, dupliquer, supprimer une demande.
Ajouter/supprimer des articles et des fournisseurs.
Accéder aux documents issus de la demande (appel d'offre, devis, commande).
Accéder au stock et disponible des articles.
Accéder à une autre demande d'achat.

Procédure de saisie

Cliquez sur l'icône « + ».
La création d'une demande d'achat se fait en trois temps :

Saisie de l'en-tête
Saisie des références articles
Ajout éventuelle de fournisseurs alternatifs

Création de l'en-tête

Demande d'achat n°: numéro qui s'incrémente automatiquement

Commerce & logistique – Fichier – Dossier – Numération

Demandeur : le code utilisateur avec lequel vous vous êtes connecté s'inscrit automatiquement.
Date de demande : par défaut, date du jour.
Délai demandé : date de livraison souhaitée.
Délai de réponse : date souhaitée pour le traitement de la demande par l'acheteur. Par défaut il s'agit de la date du jour ou de la date du jour additionnée du « délai de traitement » paramétré sur la fiche dossier (voir « Paramétrage »). La date renseignée ici permettra à la personne désignée comme « responsable » d'être alertée en cas de dépassement de délai. En effet, les demandes dont le délai demandé est dépassé seront symbolisées par un feu rouge.
Votre référence : désignation de la demande d'achat, par exemple « commande pour Untel ». Elle sera reprise dans les pièces commerciales qui suivront si la demande est acceptée.
Catégorie : le zoom permet d'associer la demande à une catégorie d'articles donnée (achat interne, achat client, etc.). Cette information, à usage interne, pourra servir de filtre lors de vos recherches. Voir aussi dans la partie « Paramétrage », la rubrique « Catégorie ».
Affaire : vous avez la possibilité d'indiquer pour quelle affaire le matériel doit être approvisionné. Cette information est modifiable ligne par ligne.
Etat : une demande achat peut être :

Provisoire : avant d'être traitée par le responsable. Symbolisé par .La présence ou non de ce statut est gérée dans les paramètres du dossier.
Active : elle a été acceptée.Une demande peut être active d'emblée si cette option a été choisie dans les paramètres du dossier.
Périmée : après traitement (transformation en devis, commande et/ou appel d'offre) ou en cas de refus. Une demande périmée ne peut plus être modifiée.

Note : vous pourrez filtrer les demandes par état depuis le superviseur et en impression des demandes d'achat.
Réf. interne : s'adresse plutôt à l'acheteur et ne sera pas visible sur les documents destinés aux tiers.
Service : service de rattachement du demandeur. Par défaut, celui indiqué sur sa fiche utilisateur.
Responsable : personne qui validera ou non la demande. Par défaut, c'est celle qui vous a été affectée sur votre fiche utilisateur (module Administration – Utilisateurs communs – Onglet Processus). Vous pouvez également être responsable de votre demande d'achat.
Origine : cette information n'est pas accessible. Toujours « manuelle » en mode saisie, l'origine de la demande d'achat pourra être « automatique » lorsque la demande sera générée par un import, un prévisionnel d'affaire ou un processus donné (pas encore géré). Il s'agit d'un champ dédié à une future évolution des demandes d'achat.
Dépôt : dépôt de livraison. Par défaut, il s'agit du dépôt du dossier auquel vous êtes rattaché. Si vous souhaitez que la marchandise soit livrée chez un tiers, renseignez le champ « Tiers adresse ». Dans ce cas, le dépôt ne sera pas pris en compte.
Tiers adresse : en cas de livraison directe chez un tiers, vous pouvez indiquer son code ici.
Code adresse : si l'adresse de livraison est différente de l'adresse indiquée sur la fiche client, vous pouvez choisir un autre code adresse.

Saisie des références articles

Il s'agit de désigner les objets de votre demande d'achat.
La demande d'achat peut porter sur des articles déjà référencés ou pas.
Dans ce dernier cas, il convient de créer en amont des articles génériques – un par famille de produits par exemple – qui permettront de communiquer sur des références qui n'existent pas encore dans la base de données de l'entreprise.
Cliquez sur le « + » à gauche de la première ligne du tableau puis renseignez les différents champs (par saisie ou sélection via le zoom accessible par F8). Tabulez pour naviguer d'une cellule du tableau à une autre.
Dans le cas d'une référence qui n'existe pas encore, c'est la désignation de l'article générique qui permettra de créer la référence une fois la demande d'achat validée.
Les informations obligatoires sont les suivantes :

Référence article
Désignation
Quantité demandée
Délai demandé (par défaut, celui indiqué en en-tête de la demande)
Dépôt

Note : l'indicateur est présent en début de ligne lorsque plusieurs fournisseurs peuvent être consultés pour cet article.
Note : toutes les informations qui sont reprises par défaut de l'en-tête peuvent être adaptées au niveau de chaque ligne article.

Proposition de fournisseurs

Lorsque vous indiquez une référence article, le ou les fournisseurs référencés pour cet article (Fiche article - Bouton Fournisseur) se positionnent automatiquement dans le dernier tableau.
Le fournisseur déclaré comme « Fournisseur habituel » dans la fiche article est identifié par une « * » en début de ligne.
Cliquez sur une ligne article pour pouvoir visualiser ses fournisseurs potentiels.
Vous pouvez :

Ajouter un fournisseur : cliquez sur le « + » situé à gauche de la ligne du tableau.Attention, cette possibilité est soumise au paramétrage du dossier qui peut interdire l'ajout manuel de fournisseurs.
Supprimer un fournisseur
Préconiser un fournisseur différent du fournisseur habituel (avec « * ») : cochez la case située à gauche du code fournisseur. Si la demande d'achat fait l'objet d'une commande directe, c'est ce fournisseur qui sera utilisé. Pour cette dernière raison, il est obligatoire de cocher au moins une ligne fournisseur. Par défaut, c'est le fournisseur habituel qui est présélectionné.
Changer les quantités à commander et les unités d'achat pour ce fournisseur.Il se peut par exemple que tel fournisseur ne vende que par lot de 40, or vous avez un besoin de 30.Un signe « + » ou « - » dans la marge signale une augmentation ou une baisse de la quantité.Un signe « ! » signale que la demande n'est pas conforme avec les conditions d'approvisionnement du fournisseur.

Après la saisie

Une fois la demande d'achat saisie, plusieurs issues sont possibles :

La génération d'un appel d'offres aux différents fournisseurs indiqués sur la demande.
La génération d'une commande auprès du fournisseur préconisé (case cochée à gauche de la ligne fournisseur).

Dans tous les cas, elle devra être préalablement acceptée.
C'est généralement depuis le Superviseur des demandes d'achat que l'acheteur va opérer.
Supervision des demandes d'achat

Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Supervision des demandes d'achat

Le superviseur offre à l'acheteur une vue détaillée du contenu des demandes, sous forme arborescente, avec un affichage à la ligne article.
Il va généralement procéder de la façon suivante :

Sélectionner les demandes provisoires.
Les accepter (elles passent au statut « actif »).
Les transformer en appels d'offre, en devis ou en commandes (elles passent au statut « périmé »).

Accès à la demande d'achat (écran de saisie).Pour marquer une ligne avant de la traiter.
Accès aux critères de sélectionPour grouper les lignes articles par critères toutes demandes confondues.

Accès aux documents de destination. Sont uniquement disponibles lorsque la ligne a été transformée.Lignes articles de la demande.
Le contenu du champ « Ma référence » de la demande d'achat est repris ici.
Actions de traitement. Sont uniquement disponibles lorsque la ligne est marquée.

Note : les boutons sont grisés, soit parce qu'ils ne sont pas autorisés par les paramètres du dossier, soit parce qu'ils nécessitent qu'une ligne au moins soit marquée (F5 ou ), soit parce que la ligne sélectionnée ne justifie pas leur utilisation.

Critères de sélection

Tous les champs de la demande d'achat, jusqu'aux axes statistiques des produits s'ils ont été renseignés sur les fiches articles, peuvent servir de filtres pour cibler les demandes à traiter.
Si vous validez sans saisir de critère, les critères proposés par défaut s'appliquent.
Pour visualiser toutes les demandes d'achat, y compris celles qui ont été transformée, pensez à cocher les trois états :

Opérations possibles

Vous pouvez, à partir du superviseur :

Visualiser les lignes articles des demandes d'achat (toutes ou répondant à certains critères).
Grouper les lignes par numéro de demande, demandeur, article, fournisseur ou affaire. Bouton Visualisation.
Créer des demandes d'achat (passerelle vers l'écran de saisie). Bouton Nouvelle demande.
Accepter (de l'état « provisoire » à l'état « actif ») ou refuser (de l'état « provisoire » à l'état « périmé ») des demandes d'achat. Boutons Accepter et Refuser.

Les demandes provisoires sont identifiées par le symbole

Transformer des demandes en devis, appels d'offre ou commandes. Boutons Valider en Appel d'offre, Valider en Devis, Valider en Commande. Attention, toute ligne transformée prend l'état « périmé » et disparaît de l'écran si les critères de sélection étaient sur les demandes à l'état « provisoire ». Pour les voir, pensez à modifier les critères de sélection .
Accéder aux pièces qui ont été générées depuis une demande d'achat (devis, appel d'offre, commande).Boutons Appel d'offre associé, Pièce.
Accéder à la demande d'achat dans son intégralité. Bouton ou double-clic sur la ligne.
Imprimer une demande d'achat.

Note : les possibilités dépendent des paramètres du dossier.
Note : certaines opérations (Valider en appel d'offre, Valider en devis, Valider en commande, Accepter et Refuser) sont accessible après marquage des lignes concernées : sélection puis F5 ou . Vous pouvez ainsi traiter plusieurs lignes en même temps.
Note : une fois transformée en appel d'offre, devis ou commande, une demande d'achat est à l'état « Périmé » et n'est plus exploitable. De la même façon, si une demande d'achat a été transformée en devis ou en commande, elle ne peut plus faire l'objet d'un appel d'offre.
Note : les boutons Appel d'offre associé et Pièce ne sont accessibles qu'en sélection d'une demande à l'état « périmé ».

Visualisation

Par défaut, les demandes sont affichées par numéro.
Le bouton Visualisation est un gain de temps pour créer un appel d'offre, un devis ou une commande qui repose sur plusieurs demandes d'achat, partiellement ou intégralement.
Par exemple, vous pouvez regrouper toutes les références demandées à un même fournisseur de confiance à qui vous souhaitez passer directement commande, ou encore générer un appel d'offre en fonction du délai demandé, pour prioriser les achats plus ou moins urgents.

Impression des demandes d'achat

Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Impression des demandes d'achat

Vous pouvez :

cibler une fourchette de numéros de demandes,
regrouper vos impressions par période, demandeur, responsable, service, catégorie ou affaire,
n'imprimer que les demandes actives.

Les demandes d'achat