Chiffrer et budgéter une affaire

Affaires - Administration des affaires - Onglet Budgets

Il s'agit ici de budgéter, manuellement, les différents éléments de l'affaire.

A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.

A noter : si vous gérez les budgets à un degré plus fin, à savoir par référence et/ou par tâche, vous pouvez générer le budget à partir des besoins, générer le budget à partir des activités ou générer le budget à partir du prévu (besoins + activités).

Création d'un Chiffrage

1. Dans l'arborescence de chiffrage, sélectionnez l'élément / sous-élément à chiffrer.
2. Cliquez sur l'onglet "Budgets".
3. Cliquez sur le "+".
4. Sélectionnez un budget d'affaire prédéfini dans la liste accessible par <F8>. Tabulez.
5. Nommez le budget ou adaptez le libellé du budget sélectionné. Tabulez.
6. Saisissez la quantité à budgéter.

A noter : l'unité de vente, le coût de revient cumulé, le % de frais, le % de marge et le montant de vente sont pré-renseignés grâce au code du budget sélectionné. Vous pouvez cependant les modifier.

A noter : si vous modifiez le "montant de la vente", la case est cochée dans la colonne « Montant vente forcé »", indiquant ainsi que le prix a été forcé. Si vous décochez cette case, puis validez, tout sera recalculé pour revenir au montant initial. Exemple d'ajustement de prix sans recalcul : pour faire des arrondis.

A noter : la liste des ressources disponibles dépend du type de ressources spécifié dans les paramètres du budget d'affaire.

Modification d'un chiffrage

Si vous modifiez un prix de vente dans un budget, vous devez revaloriser le prix de vente :

Sélectionnez l'élément dans l'arborescence.
Affichez le menu contextuel (clic droit).
Choisissez la commande Valorisation - Calcul du prix de vente.

Cette modification sera ainsi prise en compte dans l'onglet "Montants".

A noter : si vous avez modifié le prix de plusieurs éléments de l'arborescence, vous pouvez procéder à la valorisation depuis la tête d'arborescence car le calcul est récursif.

A noter : c'est le traitement de valorisation du prix de vente qui alimente l'onglet montant => ainsi, le montant de l'élément racine met à jour le montant total de l'affaire.

Consultation des liens

Accessible depuis le menu contextuel (clic droit), cette commande permet de visualiser les éventuelles contraintes associées aux lignes budgétaires.

La suite...

Lorsque vous avez chiffré des éléments, vous pouvez :

Gérer les budgets.
Préparer l'offre correspondante grâce au Concepteur d'offre.
Répartir les budgets sur d'autres éléments.
Valoriser les éléments.

Gérer les budgets

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'un élément - Clic droit - Budgets - Administrer les budgets
L'administration des budgets permet de travailler sur l'ensemble des budgets situés sous le niveau d'arborescence sélectionné et selon différents critères de regroupement.

Validation / Simulation

Deux modes de fonctionnement sont proposés :
La validation directe (par défaut) : les modifications sont immédiatement prises en compte sur les lignes de budgets d'affaire.
La simulation : les modifications seront uniquement appliquées en cas de validation en fin d'utilisation de l'administration des budgets.
Bouton Rafraîchir : permet de recharger la liste des budgets. Très utile dans le cadre d'un travail collaboratif. Attention, toute modification non enregistrée en mode simulation sera effacée.

Regroupements

Les critères de regroupement sont accessibles depuis le menu "Affichage".
Ils correspondent aux caractéristiques des codes budget et de l'élément d'affaire.

A noter : en mode simulation, le changement de regroupement conserve les modifications éventuellement apportées (jusqu'à leur suppression en cas de non validation avant de quitter l'écran d'administration).

Modifications

Sur un nœud.Vous pouvez modifier les montants et pourcentages.Les nouveaux montants s'appliqueront au prorata du poids des anciens montants.
Sur une ligne.Tous les champs sont modifiables.Les totaux sont recalculés sur les nœuds précédents.

Autres

La commande Outils - "Décocher les lignes de budget dont le montant de vente est forcé" permet de forcer le calcul de l'ensemble des montants de vente par application des règles standard.
Le bouton [Export] permet d'exporter le contenu du tableau vers Excel, avec sa mise en forme actuelle.

Répartir les budgets

Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Budgets - Répartir les budgets"
Cette fonctionnalité permet de ventiler des lignes de budgets d'une arborescence vers une autre.
Cette fonctionnalité a un double intérêt :

Détailler les différents budgets, d'une logique de chiffrage vers une logique opérationnelle.
Disposer d'un outil de comparaison entre les prévisions et les réalisations, entre l'enveloppe budgétaire et les affectations réelles, afin de réviser à la hausse ou à la baisse les gabarits de chiffrage.

Exemple :
Soit le nœud "Chiffrage" / "Réalisations" / "Achats" avec un chiffrage global.
Soit le nœud "Technique" avec un sous-ensemble "Besoins techniques 1" et un sous-ensemble "Besoins techniques 2".
La répartition de budget va permettre de ventiler le chiffrage global sur les besoins techniques 1 et 2.

Mode opératoire d'une répartition

1. Sélectionnez l'élément contenant les montants à ventiler.
2. Effectuez un clic droit puis choisissez la commande "Répartir les budgets".

Important : cette fonctionnalité doit être activée au niveau du Type d'arborescence de destination (technique, facturation par exemple).

Le répartiteur de budgets s'ouvre, avec, à gauche, tous les éléments avec un type d'arborescence autorisant la répartition de budgets, et à droite, l'élément de chiffrage préalablement sélectionné.

A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme pour afficher tous les arbres. Permet par exemple de retrouver l'arbre d'origine lorsqu'il n'est pas lié.

3. Affichez dans la partie gauche la ligne destinée à recevoir la ventilation.
4. Cliquez sur la ligne budgétaire à ventiler et faites-la glisser vers l'élément cible à gauche.
5. Vous pouvez, dans l'arborescence de destination (à gauche) :
Modifier le pourcentage de ventilation dans la colonne "%".
Modifier le libellé de la ligne affectée.
6. Reproduisez les étapes 4 et 5 autant de fois qu'il y a d'éléments à ventiler.

Le pictogramme carré vide signifie que la ligne n'a pas été affectée.
Le pictogramme carré plein signifie que la ligne est affectée à 100 %.

A noter : de retour dans l'écran d'administration, vous constaterez que l'onglet "Liens de budget" de chaque élément ciblé par la répartition mentionne bien l'élément budgétaire associé.
A noter : dans l'écran d'administration, la répartition budgétaire est visible dans la seconde colonne des lignes de budget.

Le concepteur d'offre

Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Offre - Créer une offre"
Vous pouvez créer des offres afin de présenter les éléments chiffrés de l'affaire à vos clients / prospects.
Vous avez pour cela plusieurs possibilités dont l'utilisation du Concepteur d'offres pour :

Créer une offre
Réutiliser les éléments de chiffrage
Présenter l'offre
Répartir / Ajuster les montants
Modifier une offre
Transformer une offre en devis commercial ou en commande
Insérer des textes pré-enregistrés
Dupliquer une offre
Imprimer l'offre
Archiver l'offre

Créer une offre

L'opération s'effectue en deux temps.

A noter : vous pouvez également automatiser ces deux étapes par glisser/déposer d'une arborescence contenant des budgets (chiffrage typiquement) vers une racine d'arborescence d'offre.

premier temps : création de l'élément Offre

1. Créez une tête d'arborescence d'affaire avec pour code arborescence et type d'élément ceux qui ont été définis au niveau du dossier - au moment de l'activation du module - comme caractérisant les offres.
2. Donnez-lui un nom explicite, par exemple "Présentation".

second temps : génération du contenu de l'Offre

3. De retour sur l'arbre de l'affaire, sélectionnez l'élément principal du chiffrage pour lequel vous souhaitez générer une offre, puis optez pour l'une de ces deux solutions :

Clic droit - Offre < Créer une offre, puis sélection ( ou <F12>) de l'élément d'affaire de type présentation dans la fenêtre "Eléments d'affaires" qui s'ouvre.
Cliquer-déposer de l'élément de type chiffrage vers l'élément de type présentation.

La fenêtre "Concepteur d'offres" s'affiche alors. Vous allez pouvoir réutiliser les éléments de chiffrage situés à droite et personnaliser votre offre (cf chapitre suivant).

4. Pour valider l'offre, cliquez sur .

A noter : la commande "Créer offre" n'est pas disponible lorsque l'élément sélectionné n'est pas associé au type "Chiffrage" déclaré dans le dossier de l'affaire.

Réutiliser les éléments de chiffrage

Pour faire passer les éléments de chiffrage de la droite de la fenêtre vers l'offre, à gauche, vous avez deux solutions :

Rapatrier l'intégralité du chiffrage :
1. A droite, clic droit sur la branche de chiffrage - "Copier l'arborescence".
2. A gauche, clic droit sur le chapitre de l'offre concerné - "Coller l'arborescence".
Procéder à la ligne :
Sélection de l'élément chiffré à mettre dans l'offre.
Cliquer-glisser sur le chapitre de l'offre concerné.Si un élément chiffré est réparti sur plusieurs lignes de l'offre, vous le glisserez autant de fois qu'il y a de lignes, jusqu'à son attribution à 100%.

A noter : vous pourrez ensuite retrouver les associations budgets / offre depuis l'onglet "Liens de budget" des éléments de l'offre (écran Administration de l'affaire).

A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme .

Présenter l'offre

Si vous récupérez le chiffrage élément par élément, vous pouvez structurer votre offre en amont, puis faire glisser les éléments de chiffrage dans les chapitres prévus à cet effet.

Assurez-vous d'être en mode modification : touche <F4>.
Faites un clic droit sur l'en-tête de l'offre pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez la commande "Créer un sous-chapitre".
Saisissez votre titre ou sous-titre.
Validez par la touche <ENTREE>.

A noter : vous avez la possibilité d'utiliser des modèles de chiffrage en appelant l'arborescence d'une affaire-modèle. C'est l'état de l'affaire (zoom affaire) qui détermine s'il s'agit d'une opportunité, d'une affaire ou d'un modèle.

Mise en forme

Sur chaque ligne, vous avez la possibilité de déterminer quatre options d'impression en cochant ou décochant la case correspondante :

Impression : la ligne s'imprime sur l'offre, ou non.
Impression montant : le montant de la ligne s'imprime ou non.
Impression quantité : la quantité de la ligne s'imprime ou non.
Saut de page avant : un saut de page est effectué avant l'impression de cette ligne.

Conseil : réduisez la largeur du cadre de droite (éléments d'origine) pour plus de confort d'utilisation.

A noter : un traitement de modification globale, accessible via le menu « outils » permet de modifier les chapitres sélectionnés en masse sur une des caractéristiques.

Répartir les montants de l'offre

Vous pouvez moduler et répartir les montants issus du chiffrage sur l'offre.

Exemple : l'élément "Montage" a été chiffré à 3000 euros, or sur l'offre, vous préférez distinguer montage sur site et pré-montage. Dans ce cas, vous allouerez 50% de l'élément "Montage" au montage sur site et les 50% restants au pré-montage.

Cliquez dans la cellule "%" de la ligne d'offre à modifier (à gauche).
Saisissez le pourcentage du montant à affecter.Vous pouvez par exemple éclater un même élément en deux lignes sur l'offre.

Vous constatez alors :

Que la colonne "% à affecter" de l'élément chiffré (à droite) indique le pourcentage restant à affecter.
Qu'un pictogramme apparaît sur la ligne de l'élément chiffré : un carré plein pour une affectation complète, un demi-carré pour une affectation partielle et un carré vide pour une ligne qui n'a pas encore été ventilée.

Les chapitres en option

Il est possible d'indiquer qu'un chapitre de l'arborescence de présentation est une option.
Lorsqu'un chapitre est déterminé comme étant en option, tous les sous éléments sont cochés comme option. Il n'est pas possible de « mixer » les situations sur les éléments constitutifs d'un chapitre.

Les éléments indiqués comme 'option' s'impriment au même titre que les autres lignes, avec le niveau de détail déterminé dans leurs constituants (éléments, lignes de budgets). Ils sont édités en ﬁn de présentation de l'oﬀre, dans une section à part.
La totalisation de l'oﬀre ne comporte pas ces chapitres déﬁnis comme option.

Modifier une offre

1. Depuis l'Administration de l'affaire, sélectionnez l'élément Offre.
2. Faites un clic droit pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez la commande Offre <Modifier offre> pour ouvrir le Concepteur d'offre.

Transformer l'offre en devis commercial ou en commande

Lorsque vous êtes en mode projet, vous pouvez transformer l'offre en document commercial de type devis et/ou commande, avec un niveau d'information plus ou moins détaillé :
1. Sélectionnez la première ligne de l'offre.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un devis] ou [Générer une commande].La fenêtre de génération de pièce s'affiche.
3. Vous avez alors plusieurs possibilités :

Garder les informations globales de l'offre, sans le détail : cochez uniquement la case "Générer" de la ligne principale de l'offre. Seul le montant total sera repris. Vous pouvez dans ce cas utiliser les commentaires rédigés au niveau des lignes de l'offre pour exprimer le détail.
Reprendre un ou plusieurs éléments de l'offre : cochez les lignes que vous souhaitez intégrer, en plus de la première.
Créer un devis à partir d'un seul sous-ensemble de l'offre : cochez uniquement la ligne concernée.

A noter : seuls les montants des lignes cochées seront visibles sur le document commercial.
Chaque ligne de l'offre correspondra soit à un chapitre, soit à un poste, soit à une ligne article.
Le bouton [Pièce] s'active et permet d'accéder au document commercial.
La re-génération est possible si vous supprimez la pièce. Vous pourrez ainsi, par exemple, créer un devis détaillé si le devis global n'a pas convaincu.
A noter : c'est dans les paramètres des types d'éléments d'affaires que sont désignés les articles génériques qui seront utilisés dans les pièces commerciales.
Important : l'opération est possible si et seulement si la ligne de l'offre est associée à un type d'éléments d'affaires dont l'option "Permettre la génération de l'élément d'affaire en pièce Divalto" est cochée.

Insérer des textes pré-enregistrés

Pour copier un texte pré-enregistré sur un élément de l'offre :

Sélectionnez une ligne de l'offre.
Choisissez dans le menu Compléments la commande Texte préenregistré.
Cliquez sur la loupe puis sélectionnez le texte de votre choix.

Vous pouvez ensuite le consulter en cliquant sur le pictogramme d'accès au texte lié à l'élément .

Dupliquer une offre

Il suffit de copier – coller une arborescence d'offre pour créer une seconde version.
Les liens sont également dupliqués.
Conseil : dans le cas de plusieurs offres, créez un chapitre par version. Par exemple :

Imprimer l'offre

Pour imprimer une offre :

Sélectionnez une ligne de l'offre.
Choisissez dans le menu Fichier la commande Imprimer ou cliquez sur .
Indiquez, puis validez, vos critères d'impression.

Les options d'impression vous permettent :

de lancer une impression papier, mail, pdf ;
d'imprimer les textes liés aux éléments ;
d'imprimer les fichiers joints (si leur format le permet) ;
de positionner les totaux ;
d'archiver l'offre.

Archiver l'offre

Cochez la case d'option Archivage de l'offre qui se trouve dans l'écran de saisie des options d'impression. L'offre figure alors en tant que pièce jointe de l'élément d'en-tête.

Définir les besoins

Affaires - Administration des affaires - Onglet Besoins

A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.

Les besoins qui seront ici mentionnés serviront de base au calcul des besoins de l'affaire.
Il peut s'agir :
D'un besoin de prestation.Nature de produit : "4". Géré hors stock/
D'un besoin de composants ou de produits fabriqués standard. Nature de produit 1 ou 2. Doivent être gérés en stock et avec réservation.
Bien que l'onglet "Données techniques" soit le plus approprié pour gérer les articles à fabriquer, vous pouvez anticiper les besoins de fabrication depuis l'onglet "Besoins", puis, plus tard, importer ou mettre à jour ces besoins depuis l'onglet "Données techniques".
Néanmoins, il n'est pas obligatoire de créer une donnée technique pour pouvoir gérer la fabrication d'un élément d'affaire.
Gérer une DT permet d'associer des composants, sans pour autant en générer un OF. Un OF associé à un élément d'affaire sera fortement attaché à l'affaire et pourra être suivi plus finement et disposer de mode de lancement dits »à l'affaire ».

A noter : il serait possible d'appliquer la règle suivante => les articles fabriqués sur stock sont mentionnés en besoin d'affaire. Les articles fabriqués spécialement à l'affaire sont associés aux éléments d'affaire.

Alimenter la liste des besoins

Principes génériques

1. Créez votre arborescence de besoins avec son en-tête (par exemple "Technique") et ses sous-éléments.
2. Pour chaque sous-élément, cliquez sur l'onglet Besoins.
3. Cliquez sur le pictogramme "+" à gauche de la ligne.
4. Indiquez un premier article (F8 pour afficher la liste des références).

A noter : si vous utilisez des articles génériques, n'hésitez pas à associer un fichier ou une note à chaque ligne pour les distinguer.

A noter : le code budget indiqué sur la fiche de l'article (onglet "Comptabilité", encart "Affaire") est rapatrié sur la ligne de besoin. Il est modifiable.

5. Saisissez la quantité nécessaire. Tabulez. Renseignez l'unité associée. Les délais.

Important : il s'agit ici de la quantité unitaire. Par exemple, la fabrication d'une pâle d'éolienne nécessite 7 tôles. Pour l'élément "Pâle", vous indiquerez donc un besoin de 7 tôles, même si une éolienne se compose de 3 pâles (21 tôles) et que vous comptez livrer 2 éoliennes au client (42 tôles). C'est le "Nombre élément", renseigné depuis l'onglet "Généralités" des éléments "Pâle" (Nombre d'éléments : 3) et "Eolienne" (Nombre d'éléments : 2) qui va permettre de calculer le besoin réel, à savoir 7 tôles x 3 (pâles) x 2 (éoliennes) = 42 tôles.
6. Choisissez le mode de couverture du besoin :

Automatique : le CBA proposera de couvrir le besoin par tous les moyens à sa disposition (sur stock, fabrication, achat, etc.) et mettra le reliquat éventuel en approvisionnement à effectuer. C'est l'option par défaut.
Prendre sur stock : pour puiser dans le stock uniquement, sans approvisionnement spécifique. Si après le calcul des besoins, aucun article n'est en stock, il y aura une anomalie de couverture.
Aucun : aucun traitement, le besoin devra être couvert manuellement.

A noter : la colonne "Origine" du besoin peut afficher différentes valeurs : - Manuel est la valeur par défaut, lorsqu'un besoin est saisi. C'est le cas des éléments-fils.- Composant signifie que la nomenclature est issue des données techniques, si vous avez défini des données techniques liées aux besoins.- Ligne de composant OF apparaît lorsque l'ordre de fabrication a été lancé. Vous ne pouvez pas modifier une ligne comportant cette origine.- Demande d'achat / appel d'offre apparaît lorsqu'une DA/AO a été créée séparément du CBA.
- Devis travaux : apparaît lorsqu'une ligne de besoin a été créée à partir d'un devis travaux.

Important : relancez le calcul dès que vous modifiez des quantités ou des dates sur le l'élément.

Autres options pour rechercher un article à associer et faciliter la création de lignes de besoin :

Le clic droit sur la zone article de la ligne de besoin permet de disposer de plusieurs moyens de création de ligne de besoin par :

Recherche d'articles sur cartographie : attention, ce n'est pas un mécanisme de glisser-déposer. Il faut sélectionner la cartographie puis l'article et rapatrier la référence par la F12.
Glisser-déposer d'articles, un par un, en clic droit sur « références articles ». Attention, ce n'est pas un accès zoom comme la touche F9 depuis la zone référence. En ce sens, pas de rapatriement de données par F12. Uniquement du glisser-déposer article par article, une ligne de besoin est alors créée avec une quantité par défaut à 1.
Recherche avancée d'article : accès au traitement de recherche multicritères et choix de la référence à intégrer puis F12. Si l'utilisateur souhaite glisser-déposer des articles issus d'une recherche avancée, il faut alors lancer la recherche avancée par le menu est glisser-déposer des articles.
Accès au référencement du client positionné dans l'affaire, dans le zoom affaire. Rapatriement de la référence sélectionnée, pas de glisser-déposer.
Accès aux unités logistiques du client pour rapatriement exclusivement de la référence (pas de l'unité logistique)
Accès au catalogue fournisseur, uniquement les références disposant d'une référence interne.

Compléments d'information

La quantité est celle déclarée pour un élément.
Le Type de quantité permet de définir la manière dont le nombre d'élément impacte le besoin in fine de la ligne.

Fixe => peu importe le nombre d'élément, la quantité à couvrir est celle mentionnée
Proportionnelle => la quantité à couvrir sera la quantité de la ligne multipliée par le nombre d'élément

La quantité Pour fonctionne avec le type de quantité « proportionnel » pour donner un opérateur intermédiaire => Quantité de la ligne divisée par la quantité « pour » le tout multiplié par le nombre d'élément.
Le code budget est celui qui est indiqué sur la fiche article. Il est modifiable.
Dépôt et Nature : issus de l'élément, ils permettent d'indiquer le dépôt et la nature de stock à utiliser pour cette ligne de besoin.
Délai demandé : issu de la date de début de l'élément, à savoir la date planifiée ou prévue, ou à défaut, la date du jour.
Date calculée : issue du délai – le nombre de jours de sécurité, renseigné sur le type d'élément.
Coût de revient article : renseigné sur la fiche article. N'est pas modifiable.
Coût de revient saisi : initialisé par le coût de revient article. Modifiable. Toujours prioritaire, si égal à 0, alors 0 est pris en compte. Est impacté par la génération des DAO, le montant validé est reporté dans cette valeur.
Coût de revient total : coût de revient unitaire saisi x quantité.
Pièces jointes et notes : vous pouvez associer des pièces jointes et des notes aux lignes de besoin. Exemple : Note de cadrage, abaque de calcul, plans, etc. Il faut passer en modification de ligne pour utiliser cette fonctionnalité. Les pièces jointes sont propagées sur les DA/AO par le CBA.
Prix unitaire brut : Prix remonté si une politique tarifaire est associée à l'article (selon le client, le code marché). Ce prix sera exploité par le traitement de génération des budgets à partir du prévu (ici, les besoins)

Générer le budget à partir des besoins

Selon le secteur d'activité et le métier de l'entreprise, la technique de chiffrage peut être très variable. La gestion à l'affaire permet de saisir une arborescence de chiffrage en ajoutant des lignes de budget manuellement. Mais il est possible de détailler les ressources nécessaires à l'affaire et d'exploiter une politique tarifaire pour déterminer un chiffrage précis. De plus, la présentation de l'offre peut être globale ou encore très détaillée.

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - Générer les budgets à partir des besoins"
Lorsque vous avez une idée précise des ressources techniques nécessaires à l'affaire, vous avez la possibilité de partir des articles pour générer le budget de façon automatique.
Concrètement, ce qui sera défini dans l'onglet "Besoins" d'un élément permettra de compléter l'onglet "Budgets" de ce même élément.

A noter : bien sûr, rien ne vous empêche d'allier chiffrage automatique et chiffrage manuel.

Ce traitement regroupe toutes les lignes de besoin qui contiennent le même code budget.
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - Générer les budgets à partir des besoins détail"
Ce traitement procède exactement de la même manière mais en créant autant de ligne budget que de ligne de besoin. Cette méthode est nécessaire si l'enjeu est de présenter une offre détaillant les références/qté/prix.

Prise en compte des politiques de prix article-client

Lors de l'ajout d'une ligne de besoin, le système ramène le prix de vente tarifé, ainsi que les remises applicables, en fonction :

du tiers de l'aﬀaire ou de l'élément si renseigné par héritage successif –> 0 si aucun tiers
de la quantité totale (Quantité besoin * nombre total éléments)
de la date de début de l'élément ou de l'aﬀaire
du code marché si renseigné
Ce prix de vente est modiﬁable.
Lors de la génération des budgets à partir des besoins, ce prix de vente est utilisé pour établir le prix de vente des budgets générés (prix de vente marqué comme forcé dans ce cas).
Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des besoins
1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
2. Cliquez sur l'onglet "Besoins".
3. Ajoutez les lignes articles (bouton "+").
Important : seuls les articles associés à un code budget (l'onglet "Comptabilité" de la fiche article permet d'associer un code budget par défaut) pourront générer une ligne de budget. Exemples de codes budgets : "HA - Achats", "ET - Etudes", "FA - Fabrication", "FA - Montage", etc.
Il faut donc, dans la mesure du possible, rattacher chaque article à un code budget par défaut.
4. Depuis l'arborescence, faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir des besoins.
A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.
5. Répondez à la question qui s'affiche :

"Oui" pour que, si vous êtes positionné sur un élément parent, l'opération porte sur tous les sous-éléments. Autrement dit, si vous cliquez sur "oui", chaque sous-élément verra son onglet "Budgets" alimenté par le contenu de son onglet "Besoins".
"Non" pour que seul l'élément sélectionné soit concerné par la génération.

Après traitement, les montants des articles ont été groupés par code budget et disposés dans l'onglet "Budgets". Ces budgets sont partiellement verrouillés : leur montant de revient n'est pas modifiable.
6. Si besoin, rectifiez vos frais et pourcentages de marge pour pondérer les coûts de revient affichés.

Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification à l'onglet "Besoins".

La commande Générer les budgets à partir des besoins détail fonctionne en tout point de manière identique, toutefois il générera autant de ligne de budget que de ligne de besoin.

Important : les types de quantités associées aux lignes de besoin réagissent en fonction du nombre d'élément. La génération de budget regroupant sur un code budget ne pourrait donc pas respecter proprement des règles hétérogènes issues de plusieurs lignes de besoin ayant le même code article. La génération de budget détaillé présentera alors un comportement plus fidèle au regard des différentes règles possibles.

Associer un événement

Affaires - Administration des affaires - Onglet Evénements

Un élément d'affaire peut être associé à un ou plusieurs événements de CRM (visite chez le client, création d'une demande d'achat, envoi d'un email, etc.).
Par clic droit sur l'évènement, il est possible d'en visualiser immédiatement la pièce jointe si elle existe, ou encore d'accéder à la pièce commerciale associée à l'évènement.

A noter : les événements se paramètrent depuis le module CRM, les actions depuis le module Administration.

Créer des rubriques

Affaires - Administration des affaires - Onglet Rubriques
Les rubriques permettent d'ajouter des informations métier sur les éléments d'affaires (caractéristiques techniques, informations de suivi, etc.).
Cliquez sur l'icône "+" ou double-cliquez ou appuyez sur la touche <F4> pour accéder à la saisie des rubriques.

Définir les activités

Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités
Les activités permettent de détailler des tâches et actions à mener sur un élément d'affaire, en dehors du cadre strict de la gestion de production en général et des ordres de fabrication en particulier.
Elles sont quantifiées en effort à fournir et sont affectées à une ou plusieurs ressources.
Lorsqu'une activité dispose une date de début et une date de fin planifiées, elle apparaît sur le planning.
Les activités permettent :

D'exprimer des tâches à réaliser et de les associer à des ressources
De jalonner le travail à faire

Généralement, toute activité qui n'est pas directement liée à la fabrication est créée ici.

Exemple : le budget "Études" est de 50 heures, réparties sur une activité "Audit" de 10h, une activité "Mesures" de 16h, etc.

A noter : lorsque les temps réels sont saisis (menu Saisies - Saisie des temps), la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" est mise à jour automatiquement.

A noter : vous pouvez générer les budgets à partir des activités.

Quelle est la différence entre une activité et un événement de CRM ? Tout dépend de votre organisation et de vos habitudes de travail, mais l'on considère généralement que l'activité est une tâche à faire et que l'événement est une réalisation. On peut par exemple avoir une activité "Organiser la réunion de projet" et un événement "Réunion de projet".

Les activités (tableau supérieur)

Les colonnes

N° ligne : numéro chronologique de l'activité.
Activité : accès au zoom des activités par la touche <F8>.
Libellé : reprend la désignation de l'activité telle qu'elle a été paramétrée, mais peut être modifiée ici.
Statut : statut actuel de l'activité. Il est renseigné par défaut s'il a été associé au code activité, mais il reste modifiable.
% avancement : barre de progression affichant le temps réalisé par rapport au temps prévu.
Temps prévu : format hh:mm:ss, pour indiquer l'effort à fournir pour cette activité.
Temps réalisé : somme des temps pointés sur cette activité. Non modifiable.
Date début / Date fin : ce sont les dates prévues de l'activité. Elles sont héritées des dates de l'élément si elles existent. Elles sont modifiables.
Date début planifiée / Date fin planifiée : initialisées par les dates prévues, les dates planifiées sont celles qui sont exploitées sur le planning.

A noter : les dates peuvent être modifiées ici ou depuis le planning.

Domaine : le domaine d'activité.
Code budget : initialisé par le code activité choisi, il permet de regrouper le prévu et le réalisé de cette activité. Cette information peut être modifiée. Il détermine le coût théorique de l'activité

Les actions possibles

Vous pouvez :
Modifier une activité (libellé, dates) : touche <F4>.
Ajouter une activité : touche <Inser>.
Supprimer une activité : clic droit - Suppression.
Accéder à la saisie des temps : double-clic sur une activité ou clic droit - Saisie des temps. Les temps peuvent ensuite être renseignés pour d'autres activités que celle initialement sélectionnée.
Imprimer un ordre de travail : clic droit - Imprimer l'ordre de travail. Recense les travaux à effectuer.
Gérer les liens. : demander, accepter, consulter un lien.
Générer les budgets à partir des activités : clic droit.
Consulter / Attacher des pièces jointes et des notes : être en modification de ligne (<F4>), puis clic sur l'un de ces pictogrammes .

Les ressources (tableau inférieur)

Vous avez la possibilité d'affecter une ou plusieurs ressources à une activité.
Les différents types de ressources sont :

une ressource au sens ensemble de collaborateur (Exemple : BE).
un collaborateur
un contact tiers
du matériel

Taux de charge : exprimé en pourcentage, ils permettent de répartir la charge entre les ressources pour cette activité. En effet, le but n'est pas d'appliquer un taux de charge car :

Le temps prévu de l'activité est un effort qu'il faut obligatoirement répartir et affecter intégralement sur les collaborateurs, qu'il y en ait un ou plusieurs ;
S'il y a qu'un collaborateur, peu importe le taux ou coefficient mentionné : la charge doit être intégralement affectée => donc un seul collaborateur quelque soit son taux prend toute la charge ;
S'il y a plusieurs collaborateurs mentionnés sur une activité, la répartition se fait selon la formule suivante :
- Charge du collaborateur = tps prévu * taux du collaborateur/(somme des taux de toutes les lignes de collaborateurs)

A noter : une infobulle sur l'étiquette du champs « taux de charge » de la ligne de ressource vient préciser que c'est un coefficient de répartition et non un taux de charge au sens GPAO.

Exemple :
Activité de 100h

Cas 1 :
- 1 collaborateur à 100%, 10%, 1 % => 100h de charge.
Cas 2
- 1 collaborateur à 100% => 50h de charge
- 1 collaborateur à 100% => 50h de charge
Cas 3
- 1 collaborateur à 40% => 33,3h de charge
- 1 collaborateur à 80% => 66,7h de charge
- 1 matériel à 100% => 100h de charge
- 1 contact fournisseur à 100%=> 100h de charge

Important : le taux de charge est toujours de 100% pour le matériel.

Pour affecter une ressource à une activité

1. Sélectionnez l'activité dans le tableau supérieur.
2. Cliquez sur le pictogramme "+" situé à gauche de la ligne à créer sur le tableau inférieur. La saisie est activée.
3. Sélectionnez le type de ressource dans la liste déroulante.
4. Tabulez puis appuyez sur la touche <F8> pour afficher la liste des ressources compétentes, sinon « MAJ + F8» pour afficher toutes les ressources indépendamment de leur compétence. Sélectionnez une ressource.
5. Tabulez puis définissez son taux de charge.
6. Activer ou non le calendrier de la ressource pour piloter l'activité (voir le paragraphe sur la planification des affaires).
Vous avez également la possibilité, par clic droit, d'accéder aux fonctionnalités suivantes :

Vous pouvez notamment affecter un ensemble de ressources.

A noter : le fait d'affecter les ressources à une activité ne les "charge" pas dans l'immédiat. En effet, l'activité doit être planifiée, c'est-à-dire faire l'objet des fonctions de planification de l'affaire ou de l'élément.

Affectation automatique d'une ressource à une activité

La sélection d'une activité associe systématiquement la ressource qui est associée au code budget de l'activité.

Affecter des ressources en fonction de leurs compétences

Affaires – Fichiers – Fichiers liés aux arborescences – Compétences liées aux activités
Cette table sera nécessaire lorsque des activités nécessitent des compétences particulières et que l'utilisateur souhaitera être assisté aux choix lors de l'affectation de ressources.
Les compétences attribuées aux individus sont définies par les fonctionnalités historiques des modules paies/RH.
A partir du moment où un individu dispose de la compétence (quel que soit le niveau), il pourra être éligible à l'affectation sur activité.
Plusieurs compétences peuvent-être nécessaires => il y aura donc plusieurs définitions de lien compétences-activités (ET logique).
Lors de l'affectation d'une ressource sur activité, le clic droit permet de choisir les « collaborateurs compétents » ou raccourci « F8 », « F9 ».

Générer le budget à partir des activités

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir des activités"
Vous avez la possibilité d'utiliser les activités pour générer le budget de façon automatique.
Concrètement, ce qui sera défini dans l'onglet "Activités" d'un élément permettra de compléter l'onglet "Budgets" de ce même élément. Par ce traitement les activités disposant d'un même code budget valoriseront une seule ligne de budget.

A noter : rien ne vous empêche d'allier chiffrage automatique et chiffrage manuel.

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir des activités détail"
La différence avec le traitement précédent consiste dans la génération d'une ligne de budget par activité.

Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des activités

1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
2. Faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir des activités ou Générer les budgets à partir des activités détail.

A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.

Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification à l'onglet "Activités".

Générer le budget à partir des données techniques

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir des données techniques"
Cette fonctionnalité permet de baser le calcul du budget sur le coût standard de la donnée technique. Une ligne de budget est générée en s'appuyant sur le code budget de l'article fabriqué et s'appuyant sur son coût standard.

A noter :
Les budgets générés automatiquement sont cumulables avec des budgets saisis directement en ligne de budget (origine manuelle).
La génération de budgets efface les budgets précédemment générés.

Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des données techniques

1. Se positionner sur l'élément pour lequel la génération de budget est à réaliser.
2. Faites un clic droit l'élément, puis choisissez la commande Budget - -Générer les budgets à partir des données techniques
3. A la question "Souhaitez-vous également générer pour les sous-éléments", répondez "Oui" pour générer les budgets sur la branche complète ou "Non" pour ne cibler que l'élément sélectionné.