Une affaire se compose des éléments suivants :

1. Des données d'en-tête, accessibles par le zoom des affaires
2. Un élément-racine,
3. Des éléments d'affaire regroupés en une ou plusieurs arborescences thématiques

Composition d'une affaire

Les données d'en-tête

Ce sont les informations de définition générale de l'affaire.

La racine

C'est la base de l'affaire, le niveau hiérarchique de son arborescence le plus élevé.

L'arbre et l'arborescence

L'arbre offre une vue globale de l'affaire par niveaux de gestion (budget, technique, facturation, transport, etc.) et par élément d'affaire. C'est la structure de définition de l'affaire.
Un arbre a généralement plusieurs ramifications que nous appellerons ici des arborescences.
Ces arborescences représentent des sous-ensembles de l'arbre commençant par un élément nommé tête d'arborescence qui contient des éléments d'affaire.
Dans l'exemple ci-dessous, l'affaire AAA se décompose en 4 thématiques - les arborescences - qui contiennent chacune plusieurs éléments et sous-éléments d'affaire :

La tête d'arborescence

C'est l'élément-racine de l'arborescence. Le type d'arborescence qui lui est associé induit un ensemble de règles et de comportements qui ont été paramétrés en amont, dans le dossier.
Ainsi, une arborescence pourra être configurée pour répondre à différents types de contenus, par exemple :

1. Dossier de documents divers (plans, photos, rapports d'audits, etc.)
2. Offres commerciales
3. Budget
4. Chiffrage / Facturation
5. Technique (besoins matière, besoins de fabrication, nomenclatures, gammes)
6. Activité (tâches à réaliser, organisation du travail)
7. Rubriques métiers
8. Etc.

L'élément d'affaire

Il s'agit d'un composant configurable de l'arborescence d'affaire destiné à contenir les informations de contenu d'affaire.
Un élément fait partie d'une arborescence dont le type va permettre d'effectuer certaines actions.
Un élément peut posséder autant de sous-éléments que nécessaire, selon la configuration du projet et le degré de finesse requis. Le nombre de niveaux n'est pas limité.
Le type d'élément défini sur l'élément a une incidence sur le comportement de l'élément d'affaire. Il ne peut pas être modifié après la création de l'élément.

Les états et étapes d'une affaire

Au fil de son avancement, une affaire passe par plusieurs états et étapes.
Elle suit un ensemble de statuts paramétrables et d'évolutions de contenu tout au long de sa durée de vie.
Exemple d'étapes :
Etape 1 : projet détecté
Etape 2 : projet qualifié
Etape 3 : projet en cours
Etape 4 : projet gagné
Etape 5 : affaire chiffrée
Etape 6 : production
Etape 7 : réception de travaux
Ces étapes sont renseignées au niveau du Zoom des affaires.

Les états d'affaires

La terminologie adoptée est la suivante :

1. "Opportunités" pour les affaires avant leur signature ;
2. "Affaire" pour les affaires après leur signature ;
3. "Modèle" pour duplication lors de l'initialisation d'une affaire.

Les statuts et statuts-maîtres

Les statuts sont associés :

• A l'affaire par le biais de l'étape ;
• Aux éléments via le code statut de l'élément ;
• Aux activités via le code statut de l'activité
• Aux temps saisis via le code statut des temps saisis

Vous avez la possibilité de personnaliser les statuts et les étapes afin de les faire correspondre très finement à vos processus de gestion.
Ces trois entités personnalisables sont cependant toujours liées à un statut-maître "système" qui peut prendre l'une des valeurs suivantes :

1. En attente
2. En cours
3. Suspendu
4. Terminé

C'est le statut-maître qui va permettre d'exclure ou d'inclure des affaires / éléments d'affaires de certains traitements.

 Exemple : tout élément d'affaire de type "Besoin" qui n'est pas associé de par son code statut au statut-maître "En cours", ne sera pas pris en compte dans le calcul des besoins.

L'instantanéité des opérations

Toute manipulation dans l'arbre d'affaire est prise en compte en temps réel, sans validation requise. Ceci afin de permettre la simultanéité des informations apportées par les différents intervenants.

 Important : l'annulation de ces manipulations ne peut être effectuée que par réalisation de la manipulation inverse, manuellement.

La simultanéité des opérations

Un élément d'affaire ou son contenu peut être modifié par plusieurs personnes en même temps, pourvu qu'elles ne modifient pas le même champ.Lors de la sauvegarde des données, une fusion des modifications est effectuée, et les conflits sont affichés.

 Création / Zoom d'une affaire industrielle

Affaires - Zoom Affaire
La gestion d'une affaire commence par le zoom d'affaires.
C'est aussi un accès central à toutes les fonctionnalités permettant de gérer une affaire donnée.
Une fois les affaires créées, vous pourrez structurer chaque affaire avec ses différents éléments en cliquant sur le bouton [Administration de l'affaire].

Onglet Définition

Code affaire : il se retrouvera à la racine de l'arborescence.
Etat : contrairement à la gestion d'affaire classique, dans la gestion des affaires industrielles, il n'y a pas de tables de données distinctes pour les opportunités et les affaires. On considère en effet l'affaire comme un tout, avec des états d'avancement différents.
Une affaire peut donc être :

1. En phase d'opportunité.
2. En phase d'affaire.
3. Désignée comme un modèle, c'est-à-dire une bibliothèque d'arborescences et d'éléments qui n'auront pas d'incidence réelle mais pourront être dupliqués vers des affaires existantes (projets ou affaires).

Votre sélection aura une incidence directe sur la liste des étapes d'affaires disponibles. Ainsi par exemple, si l'affaire est en situation d'opportunité, seules les étapes associées à une situation de ce type seront proposées.
A noter que sur une affaire modèle, les fonctions suivantes ne sont pas possibles :

• Générer des pièces (devis, commande, facture) ;
• Saisir des temps ;
• Créer des ordres de fabrication.

Et sur une affaire encore en « opportunité », il n'est pas possible de générer des pièces autres que devis.
Libellé abrégé : à mi-chemin entre le code et le libellé, le libellé abrégé pourra faciliter vos recherches. Les espaces ou autres caractères spéciaux que vous aurez saisis seront automatiquement supprimés.
Libellé : nom explicite de l'affaire.

 A noter : le code, le libellé abrégé et le libellé de l'affaire peuvent être identiques. C'est le cas des sigles par exemple.
Client : commanditaire. Le champ n'est pas obligatoire.
Régime TVA : régime de TVA du client.
Famille d'affaire : rattacher une affaire à une famille facilitera vos recherches mais surtout, permettra de respecter une certaine organisation lorsque des dépendances ont été configurées pour cette famille.
Classe d'affaire : pour spécifier la classe de gestion de l'affaire.
Etape d'affaire : pour savoir où en est l'affaire dans le processus - généralement en phase de projet au début. La liste est liée au choix de la "Situation d'affaire".
Motif de l'étape d'affaire : si le projet n'aboutit pas, vous pouvez indiquer pourquoi ici. Les motifs sont créés depuis Divalto CRM.
Niveau de criticité : il peut avoir plusieurs significations selon la problématique à traiter. Il peut s'agir d'un niveau de difficulté ou d'intérêt. La valeur, numérique, est libre.
Devise : devise de l'affaire.
Pourcentage de réussite : taux de réussite d'une opportunité. Une opportunité avec 100 % de réussite est une affaire. Le pourcentage de réussite a une incidence sur le prévisionnel de chiffre d'affaire et sur le plan de charge.
Priorité : permet de piloter l'attribution de stocks, et d'une façon générale, d'ordonner les affaires par priorité. Valeur numérique, de 0 (prioritaire) à n (priorité n). Si, par exemple, deux affaires requièrent un même article dans les mêmes délais, l'affaire prioritaire sera servie en premier sur le stock. Le traitement de génération des réservations affectées transverse exploite cette priorité pour l'ordre des affectations. Cette priorité sera à nouveau visible dans le superviseur logistique.
Montant : ce champ peut être renseigné manuellement, ou s'auto-alimenter avec les éléments chiffrés de l'affaire. Le champ est, dans ce dernier cas, grisé.
Statut : il est verrouillé et figé à 'Confirmé' si la gestion des affaires industrielles est activée.
 
La rubrique "Chiffres clés" synthétise les principaux résultats de l'affaire.
 

Onglet Complément

Interlocuteurs : ces champs permettent de renseigner les personnes concernées par l'affaire.

1. Chef de projet client : lié au tiers principal, est le destinataire par défaut des pièces commerciales générées
2. Chef de projet interne : liste des collaborateurs
3. Equipe : équipe projet affectée à cette affaire / ce projet

Dates : elles vont permettre de calculer la durée de l'affaire, planifiée ("Date de réception prévue") et réelle ("Date de réception réelle"), et éventuellement servir au déclenchement manuel de pénalités de retard si elles ont été définies.
La "Date de fin de validité de l'offre" permet d'indiquer la date à laquelle une offre émise depuis une affaire ne sera plus valide. Cette précision, à caractère purement informatif, est reprise sur des impressions.
Dépôt : dépôt principal de l'affaire.
Nature de stock : nature de stock à utiliser pour le calcul des besoins d'affaire et les pièces générées.
Emplacement : emplacement de l'affaire dans les ateliers de l'organisation. Utilisé dans la génération de pièce d'achat afin de réceptionner sur l'emplacement de l'affaire.
Gestion des pénalités de retard : case à cocher si les pénalités de retard sont gérées. Permettra d'anticiper les montants engagés en cas de dépassement de la date de réception de travaux prévue. A titre informatif, ou à fins de développement spécifique.
Les champs suivants sont accessibles lorsque la case est cochée.
Date d'application : date à partir de laquelle les pénalités vont démarrer, généralement au lendemain de la date de réception prévue.
Taux de pénalité / Montant journalier : renseignez l'un de ces deux champs.
Montant maximum de pénalités.

 A noter : il n'y a pas d'automatisation de gestion des pénalités en standard. Ces informations sont positionnées ici à des fins d'utilisation en paramétrage spécifique.

Facturation : si elle est de type "Global", les factures ne présenteront qu'une ligne globale ; si elle est de type "Détaillé", l'ensemble des postes facturés (postes = jalons ou éléments du plan de facturation) seront précisés.

 A noter : que la facturation soit globale ou détaillée, le détail sera toujours visible sur le document imprimé.

Onglet Adresse

Adresse du tiers : permet d'indiquer un tiers destinataire des pièces commerciales. Différent du tiers principal, porteur de l'affaire.
Code adresse : adresse à utiliser sur les pièces commerciales. Soit l'une des adresses du tiers principal, soit l'une des adresses du tiers secondaire, si indiqué.
Si aucune adresse n'est renseignée, c'est l'adresse du tiers qui est prise en compte. Si aucune adresse n'est renseignée, la création de pièces commerciales sera impossible.

Onglet Commerciaux

Cet onglet permet de cibler les interlocuteurs commerciaux internes de l'affaire en charge du projet.
Les commerciaux et/ou groupes de commerciaux sont initialisés depuis le tiers principal de l'affaire et sont repris sur les pièces commerciales.
Marché : permet d'associer un code marché et permettra d'exploiter la logique tarifaire associée.
Questionnaire : un questionnaire est un ensemble de champs Métier (les "rubriques") qui viendront s'ajouter à la fiche affaire.
URL de l'espace projet : un espace projet partagé sur un serveur vous permettra d'échanger des documents et toute information relative au projet.
Image : pour illustrer l'affaire.

Onglet Identifiants / Confidentialités

Pour protéger l'affaire, vous avez la possibilité d'en interdire l'accès à ceux qui ne sont pas concernés.

 A noter : que l'indice fonctionnel de l'affaire est ici remonté à titre d'information. Cet indice évolue par les traitement accessibles via l'administration d'affaire..

Les boutons et icônes fonctionnels

[Administration de l'affaire]
Accès à l'administration de l'affaire sélectionnée, afin de pouvoir notamment structurer l'affaire (créer l'arborescence avec les éléments de l'affaire), lancer le calcul du CBN, procéder à des regroupements, etc.
Lorsque vous sélectionnez une affaire qui n'a pas encore d'arborescence, vous êtes invité(e) à créer la racine de la structure.
Cliquez sur "Oui" si vous souhaitez configurer l'affaire et ses éléments.
A noter : cette proposition de création de la racine de l'affaire n'est active que si la gestion d'affaires est activée dans les paramètres de dossier.
[Tiers]
Accès à la gestion des tiers lorsque le champ "Client" a été renseigné sur l'onglet "Définition".
[Avenants]
Une affaire peut faire l'objet d'avenants successifs. Ceux-ci se créent via ce bouton.
[collaborateurs]
Ce bouton vous permet de consulter / sélectionner les collaborateurs de l'affaire. Vous pouvez également rattacher une ou plusieurs activités à chacun des collaborateurs.
[événements]
Ce bouton vous permet de consulter les événements (action commerciale, visite des locaux, etc.) liés à l'affaire et éventuellement d'en ajouter.
[mouvements]
Ce bouton permet de consulter les pièces commerciales (devis, commandes, BL, facture) et le détail des mouvements associés à l'affaire.
[lots]
Accès à la saisie des arborescences d'affaire pour vous permettre de créer autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots de facturation.
[suivi budgétaire]
Accès au suivi budgétaire des factures pour suivre l'avancement de la facturation par rapport aux commandes.
[points]
Pour consulter ou créer une structure de points (via l'assistant de création).
[planning]
Accès au planning des affaires.

L'administration des affaires

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration de l'affaires]
A noter : si la racine d'affaire n'existe pas, un message demandant sa création est proposé. Réponse 'Oui' : la racine est créée et l'administration est affichée. Réponse 'Non' : l'administration d'affaire n'est pas accessible, car aucune 'accroche' d'éléments n'est créée.
C'est ici que vous allez :

1. Structurer l'affaire dans une arborescence (en-têtes de chapitres, éléments, offre)
2. Chiffrer les différents éléments d'affaire (budgets)
3. Déterminer les besoins (articles) requis pour mener à bien le projet
4. Préparer l'offre à présenter au client, puis la générer en devis commercial
5. Lancer le calcul des besoins de l'affaire
6. Associer des événements de CRM (des actions automatiques)
7. Ajouter des champs personnalisés (rubriques)
8. Détailler des activités (pour préciser les budgets)
9. Facturer des éléments d'affaires
10. Gérer les données techniques et générer les ordres de fabrication

Sélection

Lorsque vous entrez dans l'administration de l'affaire par le menu principal, une fenêtre de sélection s'affiche préalablement.
Le paramètre "Déployer jusqu'au niveau" permet de limiter le nombre de niveaux affiché à l'ouverture.
Cela permet une meilleure lisibilité de l'arbre dans le cas d'arborescences étendues.
Le niveau 1 correspond à la racine de l'affaire, 2 aux têtes d'arborescence, etc.

Présentation

L'écran d'administration des affaires présente plusieurs zones :

• En haut

Résumé de l'affaire.
Ce panneau est escamotable afin de maximiser la place occupée par l'arborescence d'affaire et les onglets en cliquant sur l'icône .

Menu Affichage

Il vous permet de personnaliser la présentation du tableau de l'arborescence de l'affaire à l'écran.

• Filtrer certains types d'éléments
  • Les filtres fonctionnent selon une logique d'arborescence ainsi, il suffit qu'un élément positionné dans un niveau inférieur réponde aux critères pour afficher l'intégralité de la branche même si les éléments de niveau supérieur sont susceptibles de ne pas répondre aux critères.
• Afficher les images :
  • Celles associées aux types d'arborescence.
• Afficher dans le tableau l'indicateur de projet :
  • Permet d'identifier la présence d'un projet de changement d'indice sur une branche de l'arborescence.
• Affiches des graphiques d'avancement sur les éléments :
  • Avancement des besoins => pour visualiser l'avancement des consommations des articles des éléments, leur couverture en stock ou en réapprovisionnement.
  • Avancement des activités => pour visualiser l'avancement des activités de l'élément en comparant les temps réalisés et les temps prévus.
  • Avancement des OFs => pour visualiser l'avancement des OFs associés aux éléments, en quantité produites, en temps passés et en coûts réels.

Vous pouvez personnaliser l'affichage des éléments dans le tableau de l'arborescence et ainsi substituer aux libellés les codes ou les numéros des éléments.
Vous pouvez également, via le menu « Compteurs », faire figurer à côté de chaque élément le nombre de budgets, factures, besoins, etc., associés.

 Exemple : Le premier chiffre indique le nombre d'items dans l'élément en lui-même, tandis que le second indique le nombre d'items total dans la branche.

 A noter : les compteurs et options d'affichage sont également accessibles par clic droit sur l'en-tête de colonne de l'arbre.

• Partie gauche

Elle est dédiée à l'arborescence de l'affaire avec ses éléments et sous-éléments.
Le niveau le plus haut de l'affaire est la "racine" de l'arborescence. Il n'y a qu'une racine et c'est le seul élément contenant l'onglet "Affaire", qui reprend les informations de suivi global de l'affaire.

 A noter : l'identification des éléments de l'arborescence est facilitée par les pictogrammes affectés aux différents types d'éléments (offres, éléments techniques, de facturation, etc.).

Un clic droit sur un élément affiche le menu contextuel. Les commandes disponibles (non grisées) sont en rapport avec l'élément sélectionné.

Les fonctions supérieures du menu ont vocation à manipuler la structure de l'arbre d'affaire. Elles sont vues de manière détaillées dans le paragraphe « Manipuler les éléments d'affaires ». Exemple :
Modifier et Modification globale : la modification (F4) permet d'intervenir sur l'élément sélectionné en choisissant les champs par tabulation ou sur l'onglet à modifier. La modification globale permet d'intervenir sur tous les éléments sous la branche sélectionnée. Ainsi, un écran présente les différents champs qui peuvent faire l'objet d'un tel traitement : statut, date début prévue, date fin prévue, date d'échéance, code élément, référence, nature de stock, tiers, dépôt et questionnaire.
Des traitements sont aussi à disposition pour exploiter les données des éléments d'affaires : ces fonctions seront détaillées dans les paragraphes dédiés.
Budgets

1. Accès direct à l'administration des budgets, où tout peut être modifié, y compris les libellés.
2. Répartition des budgets.
3. Générer les budgets à partir :
   1. du prévu (besoins + activités),
      • Global ou détaillé
   2. des besoins,
      • Global ou détaillé
   3. des activités,
      • Global ou détaillé
   4. des données techniques.

Valorisation : pour recalculer le prix de vente en cas de modification (ajout d'un budget par exemple) depuis le dernier calcul automatique.
Fabrication : pour créer un OF depuis l'élément sélectionné ou tous les OF à partir de tous les éléments avec des données techniques.
Par ce menu, il est possible d'imprimer deux types de documents :

• l'Ordre de travail qui recense le contenu des onglets "activités"
• La liste à servir qui recense le contenu de l'onglet « besoins » sur l'élément d'affaire sélectionné.

Suivi : pour saisir les activités ou les consommations.
Planification : pour planifier ou déprogrammer des éléments du planning. Le décalage de planning permet par exemple de décaler l'ensemble des items planifiés du nombre de jours indiqués, ou à partir de la date indiquée.
Facturation : ce sous-menu évoque :

• L'assistant de facturation.

 A noter : on ne peut lancer l'assistant de facturation que sur le code arborescence défini dans les paramètres du dossier. Si le code arborescence est différent, le menu est grisé.  

• Le plan de facturation.

• Partie droite

Elle présente dans différents onglets les caractéristiques des éléments de l'affaire.
Les onglets présents dépendent du paramétrage du type d'élément. Ainsi par exemple, les têtes de chapitres de type présentation, peuvent ne comporter que les onglets de base ("Généralités" et "Identifiants") si aucun autre contenu n'a été défini.
Vous pouvez néanmoins ajouter ou masquer des onglets sur un élément de l'affaire en cliquant sur le pictogramme en forme d'écrou :

La gestion des notes et pièces jointes

Des fichiers joints et des notes peuvent être intégrés à tous les niveaux de l'affaire : sur le zoom, sur les éléments, mais également sur les contenus des éléments d'affaire : budgets, besoins, événements, rubriques de questionnaires, etc.

Manipuler les éléments d'affaire

 Important : toute modification est ici prise en compte en temps réel.
Les procédures sont présentées ci-après.

Pour insérer un élément

1. Sélectionnez un élément de même niveau puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Insérer élément ou appuyez sur la touche <INSER>.

 A noter : la racine de l'affaire étant unique, seule la commande Insérer sous-élément est disponible lorsque vous créez le premier élément.

2. Renseignez les différents champs de la fenêtre Création d'élément d'affaire qui s'affiche. Le "Libellé" permettra d'identifier l'élément sur l'arborescence.Le code élément permet de renseigner une codification à façon de l'élément d'affaire, par exemple, N° de plan, N° de repère, N° de série, etc. Il est modifiable après création de l'élément.

 A noter : dans un souci de cohérence, lorsque l'élément à créer se trouve déjà sous un élément de type tête d'arborescence, le "Code arborescence" d'origine est repris, sans possibilité de le modifier. Le "Type d'élément d'affaire", qui reprend par défaut celui de l'élément de même niveau, est quant à lui modifiable.

3. Validez, puis complétez les caractéristiques de l'élément dans les différents onglets.

Pour insérer un sous-élément

Sélectionnez l'élément-père puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Insérer sous-élément ou appuyez simultanément sur les touches <MAJ> <CTRL> <INSER>.

Pour sortir d'une ligne de tableau

Sans prendre en compte votre saisie : touche <ECHAP>.

Pour modifier une ligne

Vous pouvez être amené(e) à modifier une ligne de chiffrage (onglet "Budgets") par exemple.
Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier <F4>.

Pour supprimer une ligne

Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier <Suppr>. Lorsque vous supprimez un élément, toute sa branche est supprimée.

Pour afficher une liste

Dans le champ ou la cellule :

1. Touche <F8> pour afficher toute la liste, ou saisie des premières lettres pour filtrer le résultat avant de faire <F8>.
2. Touche <F9> pour créer un nouvel item puis le rapatrier dans le champ par ou <F12>.

Pour copier-coller un élément ou une tête d'arborescence

1. Sélectionnez l'élément ou la tête d'arborescence à copier, puis faites un clic droit - "Copier" ou appuyez sur la combinaison de touches <CTRL> + <C>.
2. Positionnez le curseur sur la ligne de destination.
La destination de la copie peut être un autre élément ou une autre arborescence au sein de la même affaire, mais aussi au sein d'une autre affaire. Vous pouvez donc ainsi créer une ou plusieurs affaires génériques en situation de "modèles" qui feraient office de bibliothèques d'éléments dans lesquelles vous viendriez sélectionner un ou plusieurs éléments. Bien sûr, toute affaire peut servir de modèle à une autre, en tout ou partie.
3. Cliquez droit et choisissez l'une de ces options :

1. "Coller" pour insérer la copie au même niveau que l'élément sélectionné. Toutes les données de l'élément sélectionné sont reprises. Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier <CTRL> + <B>.
2. "Coller sous" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné afin d'en faire un élément-fils. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <CTRL> + <V>.
3. "Collage spécial" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné en choisissant le contenu à coller.  Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier <CTRL> + <MAJ> + <V>.La liste des données disponibles pour l'élément source s'affiche. Décochez celles dont vous ne souhaitez pas copier le contenu pour le nouvel élément.

Si la destination fait partie d'une autre arborescence, par exemple lorsque vous copiez un élément de chiffrage vers un élément d'offre, le programme s'assure qu'il ne s'agit pas d'une erreur en affichant le message suivant :
S'il ne s'agit pas d'une erreur, cliquez sur [Oui] et l'élément collé prendra automatiquement le code arborescence de sa destination.
A noter : le code arborescence est obligatoirement homogène dans une même arborescence.
A noter : le collage spécial propose de changer le code arborescence destination, et ce, uniquement si l'utilisateur est positionné sur la racine. Si le code arborescence destination et le type d'élément d'origine ne sont pas paramétrés dans les règles de dépendance, un message d'erreur s'affichera.

Pour déplacer un élément

Technique du cliquer-déplacer.
Attention à la forme du curseur au moment de déposer l'élément :

1. un trait sous le cadre signifie que l'élément sera placé après,
2. un bloc sur un élément signifie que l'élément sélectionné sera placé dans ce bloc.

Rappel : la modification est effective immédiatement.

Pour associer un fichier à un élément

Vous avez la possibilité d'associer des fichiers (texte, tableau, image, vidéo, etc.) à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.

Méthode rapide

La méthode la plus simple est de glisser-déposer votre fichier directement sur l'élément sélectionné.

Méthode classique

1. Sélectionnez l'élément concerné, puis appuyez sur la touche <F4> pour passer en modification.
2. Cliquez sur le pictogramme représentant un trombone .
3. Cliquez sur le "+" pour activer la saisie.
4. Cliquez sur le pictogramme pour parcourir vos fichiers et sélectionner celui à associer.
5. Dans la fenêtre qui s'affiche avec le récapitulatif, renommez éventuellement le fichier en prenant soin d'en garder l'extension (monfichier.docx, par exemple).    
6. Cochez la case d'option si vous souhaitez supprimer le fichier de son emplacement actuel pour ne le stocker que sur le répertoire des fichiers joints.
7. Validez  .
8. Utilisez le libellé pour décrire brièvement le contenu de la pièce jointe. Tabulez.
9. Si vous souhaitez limiter son accès à certains profils, tapez <F8> depuis la cellule "Confidentialité lecture" puis sélectionnez une confidentialité. Procédez de la même façon dans la cellule suivante pour que seuls certains profils aient la possibilité d'ouvrir le fichier :

1. Confidendialité lecture : celui qui n'a pas les droits de lecture ne voit pas la pièce jointe.
2. Confidendialité du fichier : pour pouvoir modifier le document.

 A noter : pour autoriser la lecture à certains utilisateurs sans toutefois leur octroyer le droit de modification, vous devez verrouiller la "Confidentialité du fichier".   

10. Validez. Le pictogramme est désormais actif pour vous permettre d'accéder au fichier.
11. Ajoutez une nouvelle pièce jointe ou validez pour fermer la fenêtre.
Lorsqu'un fichier a été associé à une entité, le pictogramme devient .
 

Pour associer une note à un élément

Vous avez la possibilité d'associer une note à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.
1. Sélectionnez l'élément concerné. Tapez sur la touche <F4> pour passer en mode modification.
2. Cliquez sur le pictogramme .
3. Rédigez votre note. Pour la mise en forme, vous disposez d'une barre d'outils qui s'affiche lorsque vous passez la souris devant le trait gris.

4. Validez  .
Lorsqu'une note a été associée à une entité, le pictogramme devient .

 A noter : vous pouvez également utiliser la méthode du glisser/déplacer vers la fenêtre d'ajout de fichier.

Pour changer de statut

Vous avez la possibilité de changer le statut de plusieurs éléments d'affaire en une seule opération :
1. Sélectionnez l'élément parent (racine, en-tête d'arborescence, titre, etc.).
2. Affichez le menu contextuel par clic droit.
3. Sélectionnez la commande "Modification globale" et cocher la case « statut » en spécifiant le statut destination.

Structurer une affaire

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration des affaires]
Voici un exemple de structure d'affaire. Un élément racine et plusieurs arborescences :
A noter : si un onglet cité n'est pas affiché, cliquez sur le pictogramme en forme d'écrou puis activez-le. Vous pouvez de la même façon masquer un onglet qui ne vous intéresse pas. Son contenu sera néanmoins conservé.
Pour structurer une affaire, vous pouvez dupliquer et personnaliser des éléments existants.

Créer une tête d'arborescence

La première ligne de l'arbre représente la racine de l'affaire.
La racine se subdivise en plusieurs arborescences (chiffrage, offre, etc.) qui commencent par un élément nommé "tête d'arborescence".
 
 A noter : si l'affaire est associée à une famille d'affaire et que des dépendances de familles d'affaires ont été paramétrées, seuls les codes d'arborescences compatibles seront autorisés.
 

Créer les éléments d'affaire

Ils ont obligatoirement le même code arborescence que la tête d'arborescence dans laquelle ils sont inclus.
 

Chiffrer / Budgéter une affaire

Il suffit de créer l'arborescence de chiffrage avec des éléments parents de type chapitre pour structurer l'information, et des sous-éléments à chiffrer, puis de compléter les informations budgétaires adéquates depuis l'onglet "Budgets".

 Exemple :  
Racine de l'affaire
Element principal CHIFFRAGE
Sous-élément ANALYSE
Sous-sous-élément PHASE1
Sous-sous-élément PHASE2
 Sous-élément TRAVAUX

 Créer une offre

Une fois le chiffrage effectué, l'offre peut être émise sur la base des constituants budgétaires du chiffrage.
Etant destinée au prospect / client, l'offre doit présenter les éléments chiffrés le plus clairement possible et peut être structurée différemment, notamment pour s'adapter à une grille de réponses.
Elle reprend les prix de vente cumulés récapitulés dans l'onglet "Montants".

 Exemple :  
Racine de l'affaire
Element PRESENTATION
Sous-élément ANALYSE
Sous-sous-élément PHASE1
Sous-sous-élément PHASE2
Sous-élément MISE EN OEUVRE
Sous-sous-élément MONTAGE
Sous-sous-élément TESTS
Sous-sous-élément INSTALLATION
 

Définir les besoins

L'onglet "Besoins" peut être utilisé pour le chiffrage. Vous allez dans ce cas y indiquer les références articles nécessaires pour mener votre projet à bien, puis générer les budgets à partir de ces informations.
 
 Exemple :  
Racine de l'affaire
Element TECHNIQUE
Sous-élément CONSTRUCTION
PARKING
PLATEAU
Sous-élément AMENAGEMENT
BUREAUX
CLOISONS
Vous lancerez ensuite le calcul des besoins pour initier les réapprovisionnements sur cette affaire.
 

Définir les données techniques

Lorsque vous avez des articles à produire, vous avez la possibilité de renseigner les nomenclatures et les gammes afin de préciser les besoins de fabrication et préparer les OFs.
Cette opération s'effectue depuis l'onglet "Données techniques".
 

Générer les ordres de fabrication

Le lancement des OFs s'effectue depuis les éléments techniques. Les OFs ici lancé présenteront une nouvelle origine : l'élément d'affaire.

L'onglet "Fabrications" permet ensuite de les visualiser.
 

Facturer l'affaire

La méthode de facturation dépendra de votre paramétrage. Vous pourrez par exemple facturer une affaire au fil de son avancement, lot par lot.
Le résultat (de la facturation et des règlements) sera visible depuis l'onglet "Facturation".

Créer un élément / sous-élément d'affaire

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration des affaires]

Création des éléments d'affaire

Création manuelle ex-nihilo

1. Sélectionnez l'élément de référence (la racine, la tête d'arborescence ou un élément parent).
2. Faites un clic droit dessus puis choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche l'une des opérations suivantes :

1. "Insérer élément" pour créer le nouvel élément au même niveau.
2. "Insérer sous-élément" pour créer le nouvel élément sous l'élément de référence.

 A noter : un élément de même niveau est toujours inséré à la suite de l'élément sélectionné.

3. Renseignez les différents champs dans la fenêtre qui s'affiche puis validez.

 A noter : le code arborescence d'un élément ou d'un sous-élément d'affaire reprend obligatoirement celui de la tête d'arborescence.  

4. En fonction des besoins et des applications, complétez les champs de la rubrique "Informations élément d'affaire" : date d'échéance, etc. (voir le descriptif dans la partie suivante). Validez.

 A noter : les modifications sur l'élément d'affaire en lui-même doivent être enregistrées afin d'être prises en compte. Ce sont des informations le caractérisant et pouvant modifier son comportement. En revanche, les informations de contenus de l'élément d'affaire, de même que son emplacement au sein de l'arborescence sont enregistrées automatiquement.

5. Procédez ensuite, en fonction des besoins, à l'ajout des contenus suivants :

1. S'il s'agit d'un élément destiné à contenir les budgets (à des fins de chiffrage par exemple), cliquez sur l'onglet "Budgets" puis créez les différentes lignes budgétaires.
2. S'il s'agit d'un élément destiné à contenir les besoins en termes de références articles, cliquez sur l'onglet "Besoins" puis définissez les besoins.
3. Si vous souhaitez associer des événements de CRM à l'élément, cliquez sur l'onglet "Evénements" puis associez des évènements existants ou créez-en de nouveaux associés à l'affaire.
4. Si vous souhaitez associer des champs personnalisés, cliquez sur l'onglet "Rubriques" puis ajoutez vos champs Métier.
5. Si vous souhaitez estimer des temps, cliquez sur l'onglet "Activités" puis renseignez les temps prévus par activité.
6. Si la complexité des produits à fabriquer nécessite la mise en place de nomenclatures / gammes de fabrication, cliquez sur l'onglet "Données techniques" puis définissez les données techniques.

 
Concernant les onglets, pour en supprimer ou en ajouter, cliquez sur le pictogramme en forme d'écrou , puis sélectionnez ou désélectionnez les cases d'option correspondantes :

Création par copier-coller d'élément à partir d'une autre affaire

L'utilisateur peut créer ses éléments en s'appuyant d'éléments existants dans d'autres affaires afin de ne pas partir ex-nihilo. Il doit alors ouvrir une deuxième fois le traitement d'administration des affaires et réaliser des copier-coller entre deux affaires distinctes. Dans quel cas, toute la branche est copiée et les contrôles de dépendances continuent à s'opérer.

Création par duplication d'un élément d'une affaire modèle

Ce moyen de création est proche d'un copier-coller mais s'appuyer sur une bibliothèque d'éléments qui sont accessibles exclusivement depuis les affaires modèles. Le caractère configurable des données à copier donne beaucoup de souplesse et de productivité à l'utilisateur.

• Dans la barre d'outils de l'administration d'affaire, cliquez sur le bouton « affaire modèle ». En choisissant ce traitement, l'utilisateur visualisera la liste des affaires à l'état « modèle ».
• Pour choisir l'arborescence à copier, le traitement d'administration d'affaire doit s'ouvrir une seconde fois sur l'affaire modèle sélectionné. Ce second traitement dispose alors d'un mode de travail qui doit être activé en « mode modèle ». En l'activant, un ensemble de cases à cocher devient accessible sur l'administration d'affaire, tant au niveau de l'arborescence que sur les éléments de contenus. L'utilisateur devra cocher les éléments d'arborescence dont ses contenus pourront à leur tour eux-aussi être cochés afin de sélectionner soit quelques lignes de besoins, quelques lignes d'activités, etc. En cochant l'élément, c'est tous les éléments de contenu qui sont alors aussi cochés par défaut : l'utilisateur qui veut limiter la copie devra décocher les détails de chaque sous-fiche.
• Une fois la sélection opérée, l'utilisateur doit « copier » ce qui a été sélectionné. Si l'utilisateur ne l'a pas fait, en quittant l'administration d'affaire du modèle, un popup demandera s'il faut copier la sélection. De retour dans la liste des modèles, l'utilisateur quitte la liste d'affaire modèle préalablement affichée. La sélection demeure copiée dans le presse-papier et doit maintenant être collée dans l'arborescence destination qui reste à choisir.

Une caractéristique de ce mode de copier-coller est qu'il peut permettre de coller dans une arborescence sans considérer les dépendances entre types d'éléments et type d'arborescence. En effet, si le code arborescence destination est différent du code arborescence d'origine, un popup précisera l'écart et demandera la confirmation que le code arborescence destination s'impose in fine.

Onglet Affaire

Présent pour l'élément racine uniquement. Il contient le code et le libellé de l'affaire, en sus d'informations de suivi global.
Indice fonctionnel : c'est l'indice officiel de l'affaire. A la création de l'affaire, l'indice est à 1 ou A selon le mode de comptage paramétré dans le dossier. Cet indice évolue uniquement à partir des mécanismes dédiés aux changements d'indice ou lors des opérations d'archivage des éléments.

Onglet Généralités

Numéro d'élément : généré automatiquement et non modifiable, il s'agit de l'identifiant unique de l'élément au sein de l'ensemble des éléments de la base de données.

Zone « Définition »

Code arborescence : il permet de conférer un rôle global à l'ensemble des éléments de cette arborescence d'affaire.

 A noter : le code arborescence est repris automatiquement dans tous les sous-éléments de la tête d'arborescence et n'est pas modifiable.

Type élément d'affaire : permet d'associer à l'élément un certain nombre de mécanismes : onglets à afficher par défaut ("Budgets", "Besoins", "Liens budget", "Evénements") ; verrous sur les fonctions de création, modification et suppression ; visuel pour faciliter l'identification de l'élément ; référence article en initialisation, génération de pièce, etc.
Code élément d'affaire : permet d'attribuer une codification annexe à l'élément, notamment pour les arborescences techniques, où il peut être destiné à stocker un n° de repère, de plan, etc.
Libellé élément d'affaire : désignation de l'élément d'affaire.
Code statut : totalement personnalisable, il permet d'attribuer le statut de validité / prise en compte de l'élément. Le statut maître associé au code statut va déterminer la prise en compte sur les traitements standard.
Les deux champs suivants sont davantage destinés aux éléments techniques.
Ils permettent de gérer les montants cumulés. Si les besoins, données techniques ou encore budgets sont toujours exprimés à l'unité, les champs "Nombre total" et "Nombre élément" permettent une valorisation globale des montants (onglet "Montants") et quantités requises lors du calcul des besoins.
Nombre éléments : pour l'élément courant, il s'agit du nombre d'éléments budgétés. Par exemple, "2" pour la fabrication de deux éoliennes.
En revanche, pour ses sous-éléments, il s'agit du nombre de composants requis pour un élément principal. Si une éolienne (élément principal) contient 3 pâles (sous-éléments), le "nombre élément" de la pâle est "3".
Nombre total : c'est la quantité totale requise dans le cadre de l'affaire. Pour l'élément principal, il est égal au "Nombre élément". Pour les sous-éléments, c'est la quantité totale nécessaire. Concrètement, le "Nombre total" du sous-élément correspond au "Nombre élément" du sous-élément multiplié par le "Nombre élément" de l'élément principal.

 Exemple : soit la fabrication de 3 éoliennes.

Questionnaire : ensemble de rubriques devant être présentées sur l'onglet "Rubriques" de l'élément. Ce champ sera initialisé si un questionnaire a été renseigné sur le type d'élément.
Numéro de plan : lorsque l'arborescence reproduit une structure d'un produit, le numéro de plan peut être ici mentionné.
Repère : en complément du numéro de plan,l'ensemble ou du sous-ensemble sur le plan est généralement matérialisé par un repère : il peut être mentionné ici.

Zone « Planification »

Date d'échéance : date à laquelle l'élément doit passer au statut "Terminé". Ce champ peut être laissé vide si vous ne souhaitez pas gérer les échéances. En revanche, lorsqu'il est renseigné, une marque rouge apparaîtra sur le planning en cas de dépassement.
Prévu du / au : date demandée par le client. Information facultative.

 A noter Les dates prévues des éléments sont toutefois importantes : elles sont héritées par défaut sur les activités et les budgets lors de leur création. Le délai demandé d'une ligne de besoin exploite la date début prévue à laquelle est retranché le délai de couverture associé au type d'élément s'il n'existe pas une date planifiée début et si la date du jour est antérieure sans quoi, c'est elle qui est prise en dernier ressort.

Planifié du / au : date confirmée en interne, pilotée par les fonctions de planification. Les dates planifiées des éléments sont alors mises à jour selon les dates les plus extrêmes des activités et des budgets de l'élément : l'élément les englobe.
Une modification de dates dans l'outil de planification intervient sur ces dates, qui sont ensuite affichées sur le planning.

Zone « suivi budgétaire »

Lorsque plusieurs arborescences sont exploitées dans une optique de version, ou lorsqu'on veut distinguer les arborescences dédiées aux chiffrages et à l'opérationnel, des cases à cocher permettent de choisir la manière dont les entités de l'élément viennent contribuer aux éléments d'analyse.
Les cases à cocher régissent le comportement des valeurs de chaque entité dans les outils d'analyse, à savoir :

• La composante « budget » ;
• La composante « coûts prévus »
• La composante « coûts réels »
• La composante « Facturé »
• La composante « engagé »

Les codes budgets demeurent présent dans le récapitulatif budgétaire ou la synthèse, mais les valeurs sont à zéros dans la catégorie de valeur dont la case correspondante n'est pas cochée comme activte sur l'élément.
Le paramétrage de ces options n'est pas hérité du type d'élément ou de code arborescence. Lors de la création d'un nouvel élément, les options sont systématiquement activées. Lors d'un copier-coller, elles sont héritées.
Le traitement de modification globale exploitable en clic-droit sur l'arborescence d'affaire dispose d'un moyen de distribution rapide de nouvelles règles lorsque l'opération de modification est initiée sur un nœud de l'arbre permettant d'affecter tous les sous-éléments de la branche sélectionnée.
Les statuts d'élément sont enfin le moyen de changer les règles de prise en compte. Pour chaque composante du suivi budgétaire, il est possible de renseigner quelle règle s'appliquera lors du passage dans un statut d'affaire.
Lors du changement de statut, pour chaque composante (budgété, prévu, réalisé, facturé, engagé) il est possible de :

• N'appliquer aucun changement (l'indicateur reste tel qu'avant le changement) ;
• Désactiver (l'indicateur sera décoché, la composante ne sera pas valorisée pour cet élément) ;
• Activer (l'indicateur est coché, la composante sera valorisée pour cet élément) ;

Onglet Gestion

Cet onglet contient tout ce qui pilote les pièces.

Zone « gestion des pièces »

Référence : initialisée depuis le type d'élément, la référence de l'élément est notamment utilisée lors de l'exportation en pièce commerciale. Avec reprise de la gestion des sous-référence si la référence indiquée les gère.
Dépôt : permet d'indiquer le dépôt à considérer, notamment pour le calcul des besoins.
Nature de stock : permet d'indiquer la nature de stock à considérer, notamment pour le calcul des besoins.

 A noter : dépôt et nature de stock sont également utilisés comme dépôt et nature de stock des pièces commerciales générées depuis cet élément.

Emplacement : emplacement de l'élément. Utilisé pour les pièces ou les commandes générées par le CBA pour préciser le lieu où doivent être rangées les pièces lors d'une réception. S'il n'est pas renseigné sur l'élément, il est recherché sur le zoom affaire.
Type de tiers : indique le type de tiers à utiliser pour générer les pièces depuis cet élément.
Code tiers : indique le code tiers à utiliser lors de la génération de pièces depuis cet élément. Dépendant du champ "Type de tiers".
Mode de règlement : indique le mode de règlement à utiliser lors de la génération de pièces depuis cet élément. Essentiellement pour les factures émises depuis l'affaire.
Code matériel : il est possible d'associer ici un code matériel de la GRM. L'objectif est de décrire la composition technique du matériel. Attention, un seul élément ne peut être lié à un seul matériel.
Sous-références à substituer pour la fabrication : ces informations sont chargées lors de l'utilisation des données techniques, si des sous-références sont requises.
Affectation automatique des réservations :  ce champ est hérité du type d'élément. Il permet de faire bénéficier les lignes de besoin de ce paramétrage pour l'exploitation du traitement de génération des réservation affectées transverses.

Zone « facturation acompte »

Exclusivement exploité dans les arborescences de facturation afin de générer des acomptes. D'ailleurs cette zone est grisée sur toute arborescence qui n'est pas de type « facturation ».

 A noter : les arborescences dites de facturation sont celle dont le code est associé dans le paramétrage ad hoc : il ne peut en y avoir qu'un seul type..

Référence : initialisée depuis le type d'élément, c'est le code article pour facturer le chapitre d'acompte.

 A noter : Le mode de facturation est rappelé, restant toutefois grisé => il est hérité du zoom affaire et conditionnera le mode de présentation des lignes des factures.

Onglet Montants

Automatiquement alimenté par les budgets, cet onglet présente un récapitulatif de tous les coûts liés à l'élément.
Une marge en rouge est une marge négative.

 Onglet Budgets

Les budgets sont destinés à chiffrer l'élément, mais permettent également de constituer un objectif budgétaire.
Cet onglet contient les budgets définis pour cet élément.
La sélection d'un budget pré-paramétré permet de compléter les informations automatiquement.

 Exemple d'éléments budgétaires :  HA Achats, HA Elec, HA Méca, etc.

 A noter : les lignes de budget peuvent être saisies manuellement ou obtenues par génération automatique.

 A noter : la présence du pictogramme dans l'arborescence de chiffrage signifie qu'il y a des contraintes associées pour la planification. Pour visualiser les contraintes, effectuez un clic droit sur une ligne budgétaire pour ouvrir le menu contextuel, puis choisissez la commande "Consultation des liens".

Pictogrammes :

1. Les deux premières colonnes indiquent la présence de notes et de pièces jointes sur la ligne de budget.
2. La troisième colonne reflète le taux de ventilation du budget sur une ou plusieurs offres.Un carré plein correspond à une ventilation complète, un carré vide indique qu'il reste 100% à ventiler.
3. La quatrième colonne reflète le taux de répartition du budget sur un ou plusieurs éléments - généralement techniques ou de facturation.

 A noter : Il existe deux types de liens budgétaires :- Les liens vers les offres, destinés à répartir un budget dans une mise en forme (l'offre) - Les liens vers d'autres éléments acceptant les ventilations budgétaires, permettant de répartir un montant global de budget vers un ou plusieurs éléments de mise en œuvre.
 

Onglet Liens de budget

Cet onglet, généralement associé aux éléments de type offre, permet d'identifier les éléments budgétaires à l'origine du prix indiqué.
Ces informations sont renseignées automatiquement lorsqu'une offre est créée à partir des budgets les liens apparaissant dans les éléments composant l'offre afin de déterminer l'origine des montants y étant contenus.
 

Onglet Besoins

Pour identifier les besoins, non plus en termes budgétaires, mais en termes d'articles.
Il peut aussi s'agir d'éléments à fabriquer à l'aide de la gestion de production Divalto, via des OFs.
Dans ce cas, lorsque des données techniques seront définies, les besoins pourront être réutilisés comme source de la nomenclature. A l'inverse, si les données techniques contiennent des articles, ceux-ci viendront automatiquement alimenter l'onglet [Besoins].
 

Onglet Événements

Une affaire ou un élément d'affaire peut être lié aux événements de Divalto CRM (envoi de mail, appel téléphonique, prise de rendez-vous, réunion, visite de chantier, etc.).
Pour associer un événement à l'élément :

1. Cliquez sur le pictogramme situé dans la colonne de gauche.
2. Depuis la cellule "Numéro d'événement" qui vient de s'activer, tapez sur la touche <F8> pour afficher la liste des actions de CRM et sélectionner celle de votre choix, ou sur la touche <F9> (puis clic sur "+") pour créer une nouvelle action pour le client de l'affaire en cours.

 A noter : ce numéro d'événement pourra être associé à d'autres éléments de l'affaire ou à d'autres affaires.

 Lors de la création d'un événement CRM, il sera possible de le lier directement à un élément d'affaire. Le choix de l'élément sera fait après la saisie de l'affaire si cette dernière contient une arborescence gdai.

onglet rubriques

Sont listées ici toutes les rubriques - ou champs personnalisés - associées à l'élément, qu'elles appartiennent à un questionnaire ou qu'elles soient orphelines.

 A noter : la touche <F4> permet de modifier une rubrique, <Inser> permet d'en ajouter une.
 

onglet Activités

Il permet de détailler les tâches, travaux, occupations à effectuer sur un élément d'affaire.
 

onglet Données techniques

Cet onglet permet de rattacher des nomenclatures et gammes de fabrication à l'affaire, puis de générer des ordres de fabrication.
 

onglet Fabrications

Cet onglet permet de visualiser les ordres de fabrication.
 

onglet Facturation

Cet onglet affiche les factures qui ont été générées. => uniquement pour les arborescences de facturation !