Calcul des besoins à l'affaire (CBA) / Superviseur de besoins

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Affaires - Calcul des besoins des affaires
En matière de gestion à l'affaire industrielle, la fonction « achat » est stratégique. Le service de Bureau d'étude conçoit spécialement et dessine des plans/maquettes qui devront être envoyés pour fabrication, approvisionnement ou sous-traitance. Les délais sont souvent longs, les approvisionnements doivent s'effectuer par anticipation, ils sont dédiés à une affaire précise et la qualité doit être contrôlée.
Le CBA est l'assistant de la fonction achats et de la logistique. Il permet :

• Assister l'approvisionneur dans sa gestion des stocks et des lancements d'approvisionnements, notamment sur des articles spécifiques ;

• Calculer des couvertures qui permettent aux traitements de l'ERP de prendre en compte les lignes de besoins. Nous nommerons notamment le CBN qui vient compléter ce calcul de couvertures pour les considérer comme des origines de besoin.

Le CBA fait donc émerger la notion de couvertures, indispensable au bon fonctionnement des mécanismes de flux, qu'ils soient prévisionnels (CBA) ou réel (Consommations).
Une fois votre arborescence technique et vos besoins définis (onglet "Besoins"), vous pouvez lancer le calcul des besoins matériels afin :

1. de connaître le niveau de couverture des articles,

2. de réserver les articles en stock,

3. d'initier les réapprovisionnements qui s'imposent (demandes d'achats, appels d'offres, commandes fournisseurs, ordres de fabrication, etc.).

Tous les approvisionnements peuvent être pilotés depuis le calcul des besoins de l'affaire.
A noter : lorsque le CBA est lancé, la ligne de couverture de besoin et la ventilation sont liées entre elles par une "Réservation sur affaire" mais la structure des ventilations de pièces est inchangée et l'affaire n'y est pas nécessairement mentionnée.
CBA et CBN :
Le CBA ne remplace pas le CBN.
Il le précède dans le déroulé des opérations et peut être utilisé de façon autonome.
Le CBA positionne des réservations sur affaires.
Le reliquat de références à approvisionner du CBA est visible depuis le CBN comme une "nouvelle origine du besoin".
 A noter : Le CBA peut se lancer contextuellement à partir d'un élément, par clic droit ou par accès au menu « complément » de l'administration d'affaire. Il peut aussi se lancer directement dans passer par l'administration d'affaire mais à partir du menu Affaire. Dans ce cas, le CBA se lance sans sélection préalable pour l'ensemble des affaires.

Pour calculer la couverture des besoins

1. Dans l'arborescence technique, sélectionnez l'élément dont vous souhaitez visualiser la couverture - généralement un élément parent groupant plusieurs articles.
A noter : seuls les éléments parents au statut "En cours" et les articles au statut "En stock" peuvent faire l'objet d'un calcul des besoins. Leur mode d'approvisionnement doit par ailleurs être précisé (pas "Aucun").
2. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez la commande Calcul des besoins d'affaires. Le résultat du calcul est mémorisé et affiché dans l'écran qui s'affiche alors.

3. Si vous souhaitez modifier la quantité à prélever sur le stock, cliquez sur puis rectifiez le contenu de la cellule "Quantité sur stock".

Description

Le superviseur des besoins, ou encore l'écran du calcul des besoins d'affaire est constitué de deux zones de travail horizontales superposées.

• Le tableau des lignes de couvertures ;

• La zone des onglets d'information, des ventilations et autres pièces associées

La sélection d'une ligne dans le tableau supérieur des lignes de couverture fait correspondre les données dans les onglets inférieurs.
Le tableau des couvertures récapitule l'état des articles en tenant compte des informations que vous avez renseignées précédemment mais aussi de tout ce qui touche à l'article dans l'ERP Divalto.
Une barre de boutons permet plusieurs traitements de modification, régénération ou suppression des couvertures, mais aussi d'assistance à la génération d'approvisionnement. Ces boutons sont explicités plus loin puisqu'ils permettent une action directe sur les couvertures. Un bouton de regroupement permet de présenter les lignes selon différents axes :
Exemple : un regroupement par élément vous permet de voir si les travaux peuvent être lancés. Un regroupement par état vous permet de visualiser ce qui est stock et ce qui est à commander. Vous pourrez rapidement générer une demande d'achat et la transmettre au service Achats.
Cliquez sur le bouton [Aucun regroupement] ou sélectionnez le menu "Affichage" pour accéder aux différents critères de tri proposés :

1. Par référence article

2. Par élément

3. Par mode d'approvisionnement

4. Par date : dates renseignées sur l'onglet "Généralités" de l'élément (en administration)

5. Par état (besoin couvert, bientôt couvert, à réapprovisionner)

6. Etc.

Lorsque vous exportez le calcul des besoins (bouton [Export], il reste tel que vous le visualisez à l'écran, avec vos options de regroupement et les filtres que vous avez éventuellement appliqués (si vous avez accédé à l'écran par le menu général).

• Le tableau des couvertures

Il s'agit de la liste des besoins.
Le besoin total est le produit du nombre total d'éléments par la quantité de la ligne article.
Le délai est égal au délai planifié (ou à défaut prévu) moins le nombre de jours de couverture.

Vous pouvez, au clic droit sur la ligne de couverture :

1. Accéder à la fiche article

2. Accéder au stock

3. Accéder au disponible

4. Accéder à la saisie des consommations

5. Accéder au Superviseur logistique (Voir l'aide en ligne du module "Commerce et logistique").

Si une colonne n'est pas affichée, cliquez sur l'icône qui se trouve à droite de l'en-tête de colonnes.
Le menu Aide - Légendes affiche la signification des différents pictogrammes précédant chaque ligne.

• La zone des onglets de ventilation

Elle affiche le détail de la référence et permet de gérer les réservations liées aux lignes de besoin ou encore de visualiser les flux de stock générés par les consommations à l'affaire.

1. L'onglet "Informations" reprend des données sur l'article et sur l'élément d'affaire.

2. L'onglet "Achat" liste toutes les commandes de cet article, à la fois celles qui existent déjà et sur lesquelles vous pouvez réserver et affecter une quantité, et à la fois celles que vous allez générer depuis le calcul des besoins d'affaire. Le clic droit présente donc un ensemble de traitement sur les réservations, l'annulation de réservation est aussi disponible, l'accès à la pièce ou encore au superviseur logistique.

3. L'onglet « stock » permet de visualiser les ventilations restantes en stock et de réaliser le même type de traitement au niveau des réservations. Les éléments caractéristiques des ventilations, à savoir les emplacements, les N° de lot/série sont visualisables.

4. L'onglet "Demandes" contient les demandes d'achat ou appels d'offre émis pour cet article, à la fois ceux qui existent déjà et sur lesquels vous pouvez réserver et affecter une quantité, et ceux que vous allez générer depuis le calcul des besoins d'affaire

5. L'onglet "Fabrication" liste les OFs pour cette référence. Là encore, sont listés les OFs existants et ceux que vous avez générés depuis le calcul des besoins d'affaire.

6. L'onglet "Flux de stock" affiche les quantités consommées donc sorties du stock ou encore annulées donc retournées en stock.

7. L'onglet « Transfert » liste les commandes transferts inter-dépôt existantes sur l'article et présente les mêmes fonctionnalités que pour l'onglet « achat ».

Si une ventilation d'achat ou d'OF présente un délai calculé dans le futur, elle est mise en exergue en rouge dans le tableau. Si le délai calculé est dans le passé, la ventilation figure en noir.

Etat du besoin

Le calcul de couverture permet de lire les lignes de besoins et de les confronter aux ressources : ainsi une ligne de besoin doit être couverte par une couverture qui in fine sera du stock, un approvisionnement par achat ou fabrication, en quote-part. La couverture sera plus ou moins fermement associée à sa ressource par le mécanisme des réservations.
Dans la gestion à l'affaire, l'affectation des ressources est importante car les approvisionnements sont parfois uniques et il faut disposer d'outils de pilotage appropriés.
Des visuels de couverture viennent assister l'utilisateur dans sa lecture des couvertures, les affiner, les compléter. 

• Le carré vide caractérise les couvertures sur article hors stock. Ces couvertures ne font pas l'objet de réservation. Mais un réapprovisionnement verra l'indicateur évoluer et le lien ce fait par le numéro d'élément.

• La couverture consommée ou livrée

  • Elle a fait l'objet d'une consommation à l'affaire : signe « V » avec pastille bleue

• La sur-consommation

  • Elle a fait l'objet d'une consommation à l'affaire au-delà du prévu: signe « V » avec pastille bleue et indicateur feu en complément

• La couverture dites « parfaitement sous contrôle »

  • Soit en stock totalement réservé affecté : signe « V » avec pastille verte

  • Soit couverte par un approvisionnement 100% affecté => « Carré » avec pastille verte

• La couverture à contrôler

  • Soit en stock totalement réservé (affecté partiellement) : signe « V » avec pastille orange

  • Soit en couverture partielle par du stock (affecté ou non) avec un approvisionnement affecté : signe « V » avec pastille rouge

• La couverture à compléter ou à mettre sous contrôle, impliquant un arbitrage et la complétion d'un approvisionnement existant : la rupture est possible mais pas systématique

  • « Carré » avec pastille orange

    • Un approvisionnement est en cours mais ne met pas le besoin sous contrôle.

• La couverture qui implique un arbitrage dur ou un réapprovisionnement systématiquement sinon la rupture est sur si elle n'est pas prise en compte

  • « Carré » avec pastille rouge

    • Un approvisionnement doit systématiquement être mené ou il faudra déshabiller un autre besoin.

Détail sur les colonnes « Quantités »

Quantité besoin : quantités exprimées depuis l'onglet "Besoins" de l'élément.
Quantité couverture : quantités prises en compte dans le calcul. Si une quantité besoin est différente d'une quantité couverture, c'est que la quantité du besoin exprimée sur l'élément a changé. Cet écart est matérialisé par le pictogramme d'erreur. Il convient donc de re-générer la couverture de besoin .
Qté réservée stock : quantités disponibles en stock et réservées (mode "Automatique" ou "Sur stock" sélectionné lors de la définition des besoins). Elles n'ont pas été consommées. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
Qté sur cde/fab : quantité vue par le CBN et n'ayant pas pu être réservée sur le stock. Le pictogramme en tête de ligne est rouge. Tout ce qui n'est pas réservé sur stock est réservé sur commande ou sur fabrication (mode "Automatique" choisi lors de la définition des besoins). Ce sont ces quantités qui vont être prises en compte par la calcul des besoins.
Qté réservée affectée cde/fab : une fois que les quantités réservées sur commande ou sur fabrication font l'objet d'une commande ou d'un ordre de fabrication, elles apparaissent dans cette colonne. Elles sont affectées à l'affaire. Le pictogramme en tête de ligne est orange (prévues mais pas encore en stock).
Qté réservée affectée stock : quantités affectées sur le stock, généralement depuis un approvisionnement affecté. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
L'exemple ci-dessous concerne un article à réapprovisionner en mode "automatique".Il y a un besoin de 5 pièces. Sur ces 5 pièces à couvrir, il y en a 1 en stock et 4 à réapprovisionner.

Qté en DA / Qté en OA : quantité de cette ligne de besoin passée en demande d'achat ou en appel d'offre.
Qté consommée : quantité sortie du stock pour cette ligne de besoin par une consommation sur affaire.
Qté livrée : quantité sortie du stock pour cette ligne de besoin par un BL sur un élément dit « Technique ».
Qté consommée et livrée : addition de la qté consommée et de la qté livrée.
 
Pour générer les commandes et OFs affectées, vous avez plusieurs solutions :- En lançant le CBN, une option propose d'affecter les réservations mais cette option est actuellement gelée. Elle pourrait être réactivée en surcharge.
- Passer une commande fournisseur par le CBA : menu Outils - Commande Achat ou bouton [Commande Achat]. Dans ce cas, le pictogramme en tête de ligne est orange puisque les articles sont en cours d'approvisionnement mais pas encore en stock. Les commandes sont visibles sous le tableau, dans l'onglet "Achat" :
Pour affecter du stock ou un approvisionnement aux couvertures, vous avez plusieurs solutions.
- Réserver sur une ventilation à partir du CBA (clic-droit) ou à partir du superviseur logistique
- Une réception de commande fournisseur ou une entrée de fin de cycle sur un approvisionnement réservé affecté à une couverture générera systématiquement une réservation affectée sur stock sur la couverture.
- Exécuter le traitement de génération des réservations affectées. Accessible par le menu « commerce et logistique », « stock », « réservation », « génération des réservations affectées ». Ce traitement ne traite que les lignes de besoins dont le champ « affectation automatique » est actif : il traite la réservation sur stock et sur portefeuille.
Rappel : il n'existe pas de réservation sur les DA ou les AO ou les articles hors-stock. Les couvertures faisant l'objet d'une DA ou d'un AO n'ont pas d'indicateur ou d'état dédié. Toutefois, une colonne avec la qté en DA/AO est exploitable.
Réserver une couverture de besoin à une ventilation du portefeuille n'implique pas de contrôle entre le délai demandé/accepté de la ventilation et la date de besoin de la couverture.

Détail sur les dates

Les colonnes « dates »

La Date besoin : reprise du délai demandé de la ligne de besoin qui suit les règles suivantes. Le délai demandé d'une ligne de besoin exploite la date début planifiée à laquelle est retranché le délai de couverture associé au type d'élément. S'il n'existe pas de date début planifiée, c'est la date début prévue qui est exploitée. Et si ces dates sont inexistantes ou antérieure à la date du jour, c'est elle qui est prise en dernier ressort.
La Date calculée : Exploite la date besoin et y retranche le délai de sécurité de l'élément. A la différence de date la date calculée sur une ligne de besoin qui est calculée lors de la saisie de la ligne, qui ne peut être antérieure à la date du jour et qui n'est pas remise à jour automatiquement, la date calculée du CBA est calculée, même dans le passé.
Le Délai de couverture : égal à la date de besoin. Mais appartient à la ligne de couverture et peut donc se distinguer des dates de la ligne de besoin. Modifiable dans le tableau des couvertures.

Exploitation des dates

Selon les traitements, ce n'est pas les mêmes dates qui sont prises en référence :

• La date de couverture est exploitée par :

  • Le générateur de Commande au niveau de délai de réception fournisseur

  • Le CBN voit une couverture de besoin selon sa date de couverture.

  • Le superviseur logistique montre les retards en référence à la date de couverture

  • Le calcul de PDP prend en compte la date de couverture.

• La date calculée

  • Le générateur d'OF fabrique pour la date calculée

• La date de besoin

  • Le générateur d'AO/DA alimente l délai demandé avec la date de besoin

  • Le tableau des approvisionnements du CBA montre les changements de couleurs des ligne en référence à la date de besoin

Pour réapprovisionner les articles

Lorsque des références ne sont ni en stock, ni réservées sur commande ou prévues en fabrication, vous pouvez piloter leur réapprovisionnement en générant demandes d'achat, appels d'offre, commandes d'achat, ordres de transfert ou ordres de fabrication.
Quelle que soit la méthode choisie, la procédure est toujours la même :
Sélectionnez la/les ligne(s) concernée(s) => petit pictogramme de sélection dans la colonne gauche visible.
Cliquez sur l'un des boutons suivants. Ils sont accessibles lorsque le pictogramme de début de ligne est rouge.

• Créer une demande d'achat ou un appel d'offre

Les documents générés contiennent les lignes sélectionnées et regroupent les fournisseurs des différentes lignes.
La création d'une demande d'achat ou d'un appel d'offre ne constitue pas un approvisionnement : les quantités restent en "Qté sur cde/fab" et sont également visibles dans la colonne "Qté en DA" ou "Qté en AO".
Par ailleurs, ce mode de fonctionnement ne permet pas un approvisionnement partiel.
Le tarif du fournisseur sélectionné sur un appel d'offre apparaît dans la colonne "Montant unitaire saisi" de la ligne de besoin.
Un fichier joint à une ligne de besoin sera copié sur la DA ou l'AO. A noter que pour que le fichier soit aussi envoyé sur la commande lors de la transformation, il faut alors cocher « joindre sur une pièce d'achat » lors de l'association du ficher à la ligne de besoin. Si l'article dispose d'un fichier joint au niveau de sa fiche article avec cette option activée, la commande d'achat ou l'AO héritera de ce fichier joint.

• Créer une commande d'achat

La création d'une commande depuis les besoins permet de transformer la ou les lignes sélectionnées en autant de commandes qu'il y a de fournisseurs habituels.
Les quantités passent en "Qté réservée affectée cde/fab".
A noter : pour pouvoir créer une commande d'achat, le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, d'une part, et l'article doit être associé à un fournisseur habituel, d'autre part.
L'écran de création des commandes d'achat s'inspire fortement de l'écran d'arbitrage de la contremarque. Deux tableaux horizontaux se présente, le tableau supérieur présentant les références articles et le tableau inférieur les fournisseurs sélectionnés (habituel et référencé) avec la liste de leurs commandes en cours.
L'arbitrage consistera à choisir le fournisseur pour lequel la commande va être générée ou si la ligne à créer va rejoindre une commande déjà existante.
Attention au délai demandé qui contrôle la ligne de l'article en modification. De plus, le prix d'achat du fournisseur sélectionné (habituel par défaut) va s'afficher. Au clic droit sur la ligne article, plusieurs traitements sont accessibles pour appliquer ou non les contraintes fournisseurs, réinitialiser les conditions si des changements ont eu lieu.
De même, le clic droit sur le tableau des fournisseurs permet le sélectionner ou non dans la liste, de visualiser les commandes, de restaurer ses conditions, voire de rajouter un fournisseur dans la liste.
La création de la ligne ou d'une nouvelle commande s'opère à la validation de l'écran. La ligne de commande contiendra le numéro d'affaire et contiendra une réservation affectée à la couverture du besoin.

• Créer un ordre de fabrication

La création d'un O.F. permet de fabriquer la quantité requise pour satisfaire le besoin.
L'O.F. est affecté à l'affaire.
A noter : pour pouvoir créer un O.F., le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, l'article doit être de nature de produit "2%" et doit posséder des données techniques valides.

• Créer un ordre de transfert

Afin de permettre un approvisionnement à partir d'un autre dépôt lorsque cela est possible plutôt que de proposer un approvisionnement par achat ou fabrication.
Un écran similaire à la génération de commande fournisseur est présenté. A la place du choix d'un fournisseur, l'utilisateur choisi le dépôt sur lequel ponctionner la marchandise. C'est donc un tableau des stocks par dépôt qui est présenté afin d'assister l'utilisateur dans sa décision de transfert.
Une fois la création d'une commande transfert, cette dernière est visualisable dans un onglet éponyme ajoutés aux onglets historiques du CBA. Les indicateurs de couvertures sont identiques à ceux d'un autre approvisionnement.
Une fois la commande transformée en « livraison-réception » la réservation sur commande passe en réservation sur stock comme pour un approvisionnement classique.
Les limites de cette fonctionnalité sont :

• Pas de contrôle des quantités transférées => risque de transférer plus que le stock disponible (entrées forcées).

• Visualiser la pièce générée dans l'onglet correspondant

Mise en évidence de la ligne affectée au besoin.
Au clic droit : menu contextuel permettant d'administrer la ligne.

• Onglet "Achat"

Cet onglet affiche les achats en cours de l'article sélectionné, permettant ainsi de consulter et d'arbitrer les réservations.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :

1.  

   1. Affecter une réservation. Le pictogramme passe du rouge ou de l'orange au vert sur la ligne de couverture en cas de réservation affectée totale. Quant à la ligne d'achat, elle apparaît désormais comme partiellement ou totalement réservée, selon les icônes.La colonne "Qte Rés" affiche la quantité du besoin.

   2. Annuler une réservation.

   3. Visualiser la commande.Double-clic également.

   4. Visualiser la réservation.

 
A noter : lorsqu'une commande est validée en bon de livraison, le pictogramme du besoin passe du signe « carré » au « V » puisque l'article est en stock.

• Onglet "Demandes"

Cet onglet affiche les lignes de demandes d'achats et des appels d'offre concernant l'article sélectionné.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :

• Visualiser le document.

• Afficher le superviseur de D.A. / A.O.

• Consulter les réponses à l'appel d'offre.

• Affecter le besoin à la ligne sélectionnée.

• Détacher le besoin de la ligne sélectionnée.

• Onglet "Sorties de stock"

Cet onglet affiche les consommations d'articles liées à la ligne de besoins.
Au clic droit, vous pouvez :

• Visualiser la pièce.

• Annuler la pièce : permet de lancer le traitement de consommation inverse.

• Onglet "OFs"

Cet onglet affiche les OFs en cours de l'article sélectionné, permettant ainsi de consulter et d'arbitrer les réservations.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :

• Affecter une réservation. Le pictogramme passe du rouge ou de l'orange au vert sur la ligne de couverture en cas de réservation affectée totale.

• La colonne "Qte Rés" affiche la quantité du besoin.

• Annuler une réservation.

• Visualiser l'OFDouble-clic également.

• Visualiser la réservation.

•  Onglet "Ventilations de stock"

Cet onglet affiche les ventilations en stock pour l'article sélectionné, permettant ainsi de consulter et d'arbitrer les réservations.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :

• Affecter une réservation. Le pictogramme passe du rouge ou de l'orange au vert sur la ligne de couverture en cas de réservation affectée totale. Quant à la ventilation, elle apparaît désormais comme partiellement ou totalement réservée, selon les icônes. Il est possible de visualiser la qté disponible directement sur la ventilation, ainsi que les éléments de traçabilité.La colonne "Qte Rés" affiche la quantité du besoin.

• Annuler une réservation.

• Visualiser la réservation.

A noter : Le superviseur logistique est accessible sur tous les clics droits du superviseur des besoins. Il permet de visualiser les lignes des couvertures d'affaires et d'arbitrer manuellement les réservations.

• Conséquences en Gestion commerciale

Le Superviseur logistique affiche les besoins issus de la gestion des affaires industrielles (si cette dernière est activée depuis les options du dossier).
Commerce & Logistique > Stocks > Réservation > Superviseur logistique

• Impact sur le CBN

Le CBN identifie les couvertures de besoins comme "Qté sur cde/fab" si l'option "Traiter les besoins d'affaires" a été cochée.
L'explication du disponible est "Sortie besoin d'affaire".
Les demandes d'achat sont identifiées comme une origine supplémentaire (ressource) si l'option "Traiter les demandes d'achat" est cochée.

• Pour mettre à jour le calcul des couvertures

Cliquez sur ce pictogramme pour supprimer puis relancer un calcul de couverture sur les lignes sélectionnées (<CTRL> + clic).
Vous pouvez regénérer le CBA si :

1.  

   1. vous modifiez des quantités sur stock

   2. vous avez eu connaissance d'une modification du stock physique

   3. vous modifiez des quantités ou des dates sur l'élément et la ligne de besoin

• Pour supprimer la couverture des besoins

L'onglet « besoins » des éléments est en fait une liste d'articles : ils ne deviennent véritablement des besoins à couvrir qu'à partir du moment où un calcul de couverture est réalisé. La suppression peut s'avérer nécessaire si vous souhaitez supprimer une ligne besoin et qu'une couverture existe ou pour que la ligne de besoin ne soit pas vue par le CBN, voire pour changer le statut de l'élément, le supprimer, changer d'indice…Vous pouvez donc être amené à supprimer des couvertures.
Dans la fenêtre "Calcul des besoins des affaires", cliquez sur le pictogramme ou tapez sur la touche <SUPPR>.

• Pour afficher l'existence de couverture des besoins depuis l'arborescence de l'administration d'affaire, il y a deux possibilités sans passer par le CBA :

1 - Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez le menu Affichage – Compteurs – Couverture du besoin. C'est donc un indicateur de nombre de couverture qui s'affiche mais il ne permet d'en apprécier la nature, l'avancement.
2 - Depuis l'administration d'affaire, affichez la barre de progression des couvertures en sélectionnant l'option dans le menu Affichage – Graphique avancement besoin. Si la colonne ne s'affiche pas dans l'arbre des éléments, la sélectionner à partir du bouton « engrenage » accessible à l'extrême droite du tableau. Cette barre ne s'affiche que sur demande et nécessite systématiquement un calcul d'avancement car les données ne sont pas stockées et doivent être recalculées. A ce titre, le survol du bouton calcul d'avancement précise la date du dernier calcul. La barre présente une indication et non des valeurs absolues => les quantités sont agrégées selon le niveau de l'arbre et les quantités additionnées peuvent être sur des unités hétérogènes.

L'exploitation des réservations affectées

La gestion des stocks dans une entreprise qui gère de multiples affaires, un service de négoce, qui produit des éléments dans une logique « standard » à l'OF implique des arbitrages dont les règles peuvent s'avérer complexes.
En outre, les traitements de génération de réservation existent à plusieurs niveaux dans l'ERP :

• Réservation à la saisie de commande

• Génération de réservation sur un portefeuille de commandes

• Réservation à la génération d'OF

• Réservation affectée lors de la génération d'un OF à la commande

• Réservations affectées sur commandes clients lors de la génération des BPs

• Réservations affectées sur les composants d'OF lors de la génération du traitement de BP sur OF

• Réservations affectées en contremarque

• Réservations affectées lors de la génération des commandes fournisseurs / OF depuis une couverture d'affaire

• Réservation entre pièces de transfert

Et bien entendu les réservations peuvent être manuelles avec le superviseur logistique.
Tous ces traitements peuvent être considérés dans une logique « silot ».
L'enjeu est de permettre de considérer tous les besoins de l'entreprises supportés par :

• Les commandes clients

• Les composants sur OF

• Les couvertures de besoin

Car plusieurs approches logistiques sont possibles dans l'entreprise :

• L'entreprise peut favoriser une logique de FIFO au regard des délais exprimés quelle que soit la typologie du besoin.

• L'entreprise peut choisir de prioriser systématiquement le stock vers les commandes SAV

• L'entreprise peut choisir de prioriser systématiquement les non-ruptures des ateliers de fabrication

• L'entreprise peut choisir de prioriser systématiquement les non-ruptures sur les affaires

• Etc.

Ainsi, des options de paramétrage dans le traitement de générations des réservations affectées transverses permettent de se rapprocher des stratégies de chaque entreprise.

Génération automatique de réservations affectées transverses

Commerce & Logistique > Stocks > Réservation > Génération des réservations affectées
Ce traitement n'est pas dédié à la gestion à l'affaire industrielle. Il va toutefois permettre de générer automatiquement des réservations affectées sur les couvertures en tenant compte des priorités de l'affaire et des dates clés.
En effet, l'algorithme de génération travaille dans le sens suivant :
Soit, alternative 1:

•  

  • Priorité 1

  • Délai D

  • Délai D+n

  • Priorité 2

  • Délai D-n

  • Délai D

  • Délai D+n

Soit, alternative 2 :

•  

  • Délai D-n

  • Priorité 1

  • Priorité 2

  • Délai D

    • Priorité 1

    • Priorité 2

  • Délai D+n

    • Priorité 1

    • Priorité 2

Les réservations peuvent être générées sur srtock ou sur portefeuille de commandes d'achat ou d'OF.
Le premier enjeu est de considérer le support du besoin : à savoir s'il permet d'être exploité par la génération des réservations affectées en automatique ou non car ce type de réservation est distincte des réservations affectées créées manuellement ou à partir des programmes « classiques ». Le second enjeu est le paramétrage de la priorité :

•  

  • Les commandes clients exploitent :

  • Pour la prise en compte dans le traitement, c'est la catégorie de commande qui dispose d'une case à cocher « affectation automatique des générations » ;

  • La priorité est celle de livraison héritée de la fiche client sur l'entête de pièce et précisée sur le mouvement.

  • Les composants d'OF exploitent

  • Pour la prise en compte dans le traitement, c'est la famille d'OF associée au produit fini

  • La priorité est une zone dédiée sur la fiche famille d'OF.

  • Les couvertures d'affaires

  • Pour la prise en compte dans le traitement, la ligne de besoin hérite du paramétrage de l'élément qui hérite lui-même du type d'élément qui disposent d'une case à cocher « affectation automatique des générations ». La valeur sur la ligne de besoin peut encore être changée.

  • La priorité est celle associée à l'affaire.

  • Les commandes fournisseurs exploitent :

  • Pour la prise en compte dans le traitement, c'est la catégorie de commande qui dispose d'une case à cocher « affectation automatique des générations » ;

  • La priorité est celle de livraison héritée de la fiche client sur l'entête de pièce et précisée sur le mouvement.

• Les OF :

  • Pour la prise en compte dans le traitement, c'est la famille d'OF associée au produit fini

  • La priorité est une zone dédiée sur la fiche famille d'OF.

Le traitement de génération va donc permettre de considérer tous ces besoins « à plat » et de redistribuer les réservations selon les critères choisis au lancement.
Des critères sont à disposition :

•  

  • D'abord généraux :

  • Dépôt,

  • Références, sous-ref, nature de produit, axes statistiques,

  • Période de dates pour la prise en compte des besoins : par défaut, c'est de la date du jour jusqu'à l'horizon de réservation paramétré dans le dossier. C'est la date calculée qui est prise en considération.

  • Des choix des besoins à considérer :

  • Commandes,

  • Composants d'OF,

  • Couvertures d'affaires.

  • Trois onglets sont accessibles selon les choix de la catégorie précédente pour affiner les sélections.

  • Deux options sont proposées au niveau des ressources affectables. En plus du stock par défaut :

    • Affectation à partir de commandes fournisseur ;

    • Affection à partir d'ordres de fabrication ;

  • Un choix dans la modalité de libération qui est lancée préalablement à la génération, mais qui n'a pas vocation à s'exécuter par ce traitement de manière autonome. Pour cela, le traitement de libération est dédié à un usage exclusif :

  • Pas de libération : donc le programme n'exploite que les nouveaux besoins,

  • Que les réservations automatiques : le programme libère les réservations préalablement générées par ce même traitement, exclusivement,

  • Toutes :

    • Des options sont alors accessibles :

      • Réservations non affectées,

      • Affectées sur stock,

      • Affectées sur commande,

      • Affectées sur OF.

  • Une impression est disponible pour voir les affectations réalisées.

  • Une option permet aussi de traiter les réservations en quantité déjà existantes pour les transformer en réservation affectées.

Le CBN peut tenir compte des réservations affectées et donc ne voir que les reliquats des besoins non couverts par du stock affecté. Pour ce faire, l'écran de lancement du CBN présente une option « utiliser les réservations affectées ». Dans l'administration des propositions, au niveau de l'interrogation du disponible, des colonnes exploitant les visuels d'affectation (exemple dans le superviseur logistique) permettent d'apprécier l'existence de réservations affectées totales ou partielles.

La libération des réservations

Le traitement de libération des réservations permet de disposer de critères et d'options permettant de prendre en compte les couvertures liées aux affaires industrielles et notamment les réservations affectées sur stock générées en automatique.
Les critères et options sont identiques au traitement de génération.
A noter : les réservations d'OF à la commande et les réservations sur contremarque ne sont pas modifiées par ce traitement. En ce qui concerne les BP et les réservations induites, leur modification (suppression) est prise en compte selon une option au dossier « supprimer et libérer les BPs à travers le programme de libération des réservation »

Limites du traitement de réservation automatique

Si le traitement travaille sur les réservations affectées en stock sur le portefeuille d'approvisionnement de commande fournisseurs et d'OF, il ne travaille pas sur les commandes transfert.
Le traitement ne garantit nullement l'appariement en tenant compte de contraintes chronologiques => une couverture d'affaire pour le 12/M peut être couverte par un OF date de fin le 20/M. Ce qui posera donc un autre problème logistique…
Si les BPs peuvent être libérés => la libération actuelle d'un BP à travers le programme d'administration de BP ne permet plus la régénération d'un nouveau BP sauf si on supprime/modifie le mouvement. Ce traitement présente donc la même limite !!

La liste à servir

Affaires - Impression des listes à servir à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication" - "Imprimer liste à servir par élément" ou "Imprimer liste à servir par référence"
C'est un document qui sert à la préparation des composants à sortir. Les données figurant sur cette liste à servir sont les lignes de besoin, indépendamment de leur couverture. Toutefois, la quantité totale à sortir est diminuée des quantités consommées/livrées.
Si une couverture existe avec une réservation sur stock, l'information quantitative est mentionnée. Si la réservation est affectée sur stock, le détail de la ventilation à préparer est mentionné, avec emplacement, élément de traçabilité.
Le choix par élément permet d'imprimer d'abord les éléments, puis les références nécessaires. Le choix par référence permet d'imprimer d'abord une référence article et sa quantité totale pour la branche, puis les éléments de la branche où la référence est mentionnée.
La liste à servir présente un code barre qui est celui de la ligne de besoin : il pourra être exploité lors de la saisie des consommations en atelier.

Les couvertures ne sont pas des commandes internes. Elles ne sont pas exploitables dans un traitement de bons de préparation comme il en existe en gestion commerciale.
La liste s'exécute pour l'élément sélectionné et pour l'ensemble de la branche en lancement par clic-droit depuis l'administration d'affaire.
Attention, les impressions lancées à partir du menu des affaires disposent d'options non accessibles par le lancement tunnel par clic-droit sur l'élément d'arborescence. Par exemples :

• La présence des codes à barres est une option sur les impressions lancées du menu ;

• La présence des composants issus d'OF est une option singulière du traitement lancé par le menu.

• Plusieurs éléments pourront figurer sur la liste à servir, un élément par page (pas de regroupement des besoins par référence par exemple).

PDP et gestion à l'affaire

Le Plan Directeur de Production est historiquement l'outil qui permet :

• De comparer les prévisions de consommations des articles au portefeuille de commandes fermes externes et internes ;

• De fournir les informations d'évolution du disponible à la vente et du stock ;

• D'assurer une passerelle entre prévisions et CBN.

Une option au lancement permet de prendre en compte ou non les lignes de besoin qui sont couvertes : cela implique donc que le CBA ait été exécuté sur les affaires à prendre en considération.
Dans l'analyse du PDP, une colonne dédiée concentre les consommations futures liées aux couvertures des besoins d'affaire.

Gestion des consommations sur affaire

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des consommations affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Suivi" - "Saisie des consommations"
Affaires - Calcul des besoins des affaires - Sélection d'une ligne de besoin - Clic droit - "Saisie des consommations"
Les consommations sur affaires permettent de sortir "physiquement" les articles du stock, qu'ils soient réservés / affectés ou non.
Le principe de fonctionnement est identique à celui de la sortie de composants sur les OFs.
Cette fonction permet à la fois de sortir les besoins "Articles" et les éléments-fils de l'élément sélectionné.

Description de l'écran "Saisie des consommations affaire"

La première partie permet d'identifier l'affaire et l'élément concerné.
Le tableau contient les lignes de consommation proposées.
Vous pouvez interagir avec les lignes :
Pour rafraîchir la liste des consommations.
Pour modifier la quantité à sortir.
Pour ajouter une consommation.
Pour supprimer la ligne de consommation. Elle sera proposée à la prochaine ouverture, le besoin n'est pas impacté.
Pour ajouter un commentaire sur la sortie.
Pour accéder au mode fiche. Obligatoire pour valider la sortie.
A noter : si la ligne pose un problème, un "!" la précède. Vous trouverez la raison du problème dans la colonne "Commentaire de la génération".

Saisie d'une consommation

Les BLs internes de consommation

Un paramètre au niveau du type d'arborescence propose deux options en matière de génération des BL sur consommation d'affaire :

• Soit disposer d'un BL par consommation ;

  • Champ « Groupement des BL » à « BL par consommation »

• Soit un BL par élément ou toutes les consommations vont s'accumuler au fur et à mesure, avec une logique d'une ligne par consommation.

  • Champ « Groupement des BL » à « BL par élément ».

Pour sortir un composant ou un élément-fils :

• Activez le mode modification.

• Indiquez la quantité sortie et les informations supplémentaires si nécessaire.

• Validez.

La quantité destinée à être consommée s'affiche dans la colonne "Consommation".
Les quantités déjà sorties sont indiquées dans la colonne "Cumul validé".
La ligne est marquée par le pictogramme .
La pièce générée est un BL interne.

Pour filtrer l'affichage

Le menu Outils vous permet :

• De n'afficher que les composants restant à sortir ou d'afficher tous les composants de l'élément.

• D'afficher les composants des éléments-fils de toute la branche sélectionnée. Le pictogramme

  Open

  

  symbolise les éléments-fils.

Pour annuler la sortie de composants

Depuis le BL interne généré, choisissez la commande Outils - Annuler la livraison.
Cette opération permet de réintégrer les articles en stock au même coût de revient, même éléments de traçabilité, par le biais d'une régularisation de stock.
De même, le clic-droit sur une ligne de l'onglet « flux de stock » du CBA permet d'annuler la consommation.
L'écran d'annulation présente un écran « annulation de pièce interne » permettant de préciser la quantité à retourner, le code opération, l'emplacement, le coût de revient hérité de la ventilation à retourner.
En effet, un code opération doit permettre cette annulation et doit être paramétré comme suit :

Attention, le contrôle quantitatif n'est pas opéré : on peut retourner plus que la quantité mouvementée initialement.

Saisie de consommation par code à barre

Affaires - Administration des affaires – Saisie des consommations
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».
La saisie du code barre permet d'accéder immédiatement à la consommation de la ligne. L'écran présenté est celui de la consommation mode bureau.
A l'issue de la consommation, retour en saisie de code à barres.

Consommer un produit fabriqué à l'affaire

La consommation d'un article fabriqué, ayant fait l'objet d'une fin de cycle d'un OF attaché à un élément d'affaire peut se faire de trois manières différentes :

• Par le biais d'un BL si l'élément est de type 'TEC' (voir paragraphe dédié)

• Par le biais d'une post-consommation si l'article est paramétré dans ce sens (voir paragraphe dédié)

• Par le biais d'un suivi de consommation :

  • Si et seulement si le type d'arborescence accepte les consommations et le type d'élément présente l'option « générer automatiquement le besoin de l'élément ». En effet, la consommation d'un OF s'exécute à partir de son élément père, et consommera la ligne de besoin associée à l'élément fil généré par le paramétrage préalablement précisé.

    • Il suffit pour cela qu'une DT existe (avec ou sans OF)

    • Il faut une quantité sur la ligne de besoin liée à l'élément

      • Soit alimentée manuellement

      • Soit alimentée par le CBA

Paramétrer la post-consommation

C'est la possibilité de consommer immédiatement et automatiquement un article sur affaire dès sa réception ou une fin de cycle. Le principe de fonctionnement est celui du scrutateur. En effet, ce dernier observe si l'article est géré en post-consommation (case à cocher active sur l'onglet « Stock », zone « Autre informations ») et si la ligne de besoin dispose d'une couverture :

•  

  • Réservée affectée à une commande fournisseur,

  • Réservée affectée à un OF.

Une réception ou une fin de cycle sur une couverture de besoin disposant d'une réservation affectée les transforme en réservation sur stock identifiée comme tel : CE6 sur MRES = C.
Le scrutateur travaille exclusivement sur ces réservations où CE6 = C et générera automatiquement le BL interne associé à sa consommation sur affaire.
Affaires - Utilitaire – Scrutateur des consommations d'affaire
Le scrutateur vise les réservations : il présente la possibilité d'activer un fichier log pour tracer les opérations traitées, ScrutateurConso.txt dans le répertoire DivaltoLog. Tout comme les autres scrutateurs, sa fréquence d'observation peut faire l'objet d'un paramétrage.

Les pièces des arborescences de type « TEC »

Les enjeux des mouvements de stocks et des pièces au niveau des élément sont multiples :

• Faire des livraisons ponctuelles au client d'articles de négoce ponctuels, facturables en sus ou non

• Faire des livraisons totales ou partielles en quantité ou en quote-part des équipements fabriqués

• Tenir compte du risque du doublonner les factures et de pouvoir accéder plus facilement à ces dernières lorsqu'il n'y a pas de construction de plan de facturation préalable.

Les pièces TEC ont pour caractéristique principale de manipuler, c'est-à-dire sortir du stock les lignes de besoin d'origine manuelle avec leur référence et les articles fabriqués des DT. Ce qui distingue ces pièces :
1 – les pièces sont de type BL seulement,
2 – Le paramétrage de l'élément est important, notamment s'il dispose d'une DT ou non. A noter que si l'onglet dispose d'une DT, les lignes de besoins auront pour origine «composant »

• Dans tous les cas, l'élément est présenté systématiquement de manière doublée, sous forme chapitre et sous-chapitre. Exemple

  • ELEMENT A

    • ELEMENT A REF de l'article fabriqué de l'onglet DT de l'élément A s'il existe

3 - les lignes de besoins ajoutées manuellement (toujours au niveau du champ 'origine' de la ligne de besoin) apparaissent dans la liste pour être mouvementés par le BL sous le second niveau de chapitre. Les articles d'origine 'composant' n'apparaîtront pas et devront être traité par un autre biais.
Sur ce type de pièce, les règles de gestion de stock doivent être respectées (emplacement, traçabilité, etc)
Une facture pourrait être émise à partir du BL généré. Dans quel cas, émise sans plan de facturation, la facture apparaît dans la synthèse budgétaire dans une rubrique « hors budget ». Mais elle ne sera visible à partir de l'élément, notamment depuis l'onglet « facturation » qui n'est alimenté qu'à partir des factures générées par les outils dédiés.
Important : les BLs des arborescences TEC ne sont pas vues comme des consommations mais comme des livraisons. Elles valorisent bien la synthèse budgétaire et le CBA les voient dans les qtés livrées.

La planification des affaires (principe)

Les fonctions de planification constituent la clé de voûte de l'ensemble des données des affaires.
La planification des affaires permet d'effectuer les actions suivantes :

• Visualiser les données définies et liées aux affaires ;

• Interagir avec ces données ;

• Accéder aux données-sources depuis les outils de planification.

Via deux outils :

• Un planning de Gantt / Superviseur de planning ;

• Une visualisation de la charge des affaires.

Les éléments planifiables

La planification concerne :

• Les éléments d'affaire qui disposent de date début et fin prévue et qui, après planification, voient les dates début et fin planifiées alimentées.

  • Un élément peut être manipulé dans le planning mais demeure contraint par les activités qu'il englobe,

  • Un élément n'implique pas de charge,

  • Un élément ne peut pas avoir de contrainte,

  • Un élément dispose d'un statut qui permet de coloriser la représentation dans le planning,

  • Sans dates planifiées, l'élément n'est pas visible dans le Gantt.

• Les évènements CRM :

  • Visibles quel que soit l'évènement (rappel : ils alimentent les analyses budgétaires dans le réalisé),

  • Date début de date fin de l'évènement,

  • Manipulable sur le planning,

  • Un évènement peut avoir des contraintes,

  • Couleur grise.

• Les pièces liées à l'affaire

  • Les commandes d'achats, les BL, les factures,

  • Les pièces ventes

  • Les OFs

  • Non manipulables depuis le planning. A administrer avec leurs outils respectifs.

  • Des contraintes peuvent être mises en place, soit avec les ventilations soit avec les entêtes ;

    • Entre pièces entre-elles :

      • Elles ne sont pas exploitées

    • Entre activités et pièces :

      • Les activités sont alors contraintes par les liens réalisés avec les pièces.

  • Deux modes de visualisation

    • Global : dans quel cas, c'est l'entête de pièce qui est représentée

      • Concernant les pièces achats/ventes, elles sont présentées sous forme de jalon à la date calculée, sinon sous forme de barre si délai reporté (date début étant délai confirmé sinon demandé) existant sur une ventilation

      • Les OFs disposent d'une représentation en barre selon la date début/fin.

    • Détaillé : dans quel cas, les ventilations complèteront la représentation en complément

      • Concernant les ventilations achats/ventes, elles sont présentées sous forme de jalon à la date calculée

      • Les séquences OFs disposent d'une représentation en barre selon la date début/fin.

      • Les entêtes sont présente et leur forme prend une représentation identique aux éléments avec crochet début/fin.

• Les budgets sont visibles sur le planning :

  • Les lignes de budgets sont planifiables à partir du moment où existent des dates début/fin prévues et des dates planifiées, conditions sine qua non pour voir les budgets dans le Gantt qui s'appuient sur ces dernières pour les représenter ;

    • Peu importe l'unité de gestion du code budget.

  • Seuls les codes budgets paramétrés comme « planifiables » sont visibles sur le planning ;

  • Des contraintes peuvent être positionnées sur les représentations budgétaires.

  • Les budgets sont visibles à partir du planning lancé du menu et selon les critères apposés : en lancement tunnel depuis l'administration d'affaire, l'option d'aperçu des budgets n'est pas active.

• Les activités planifiées sont visibles sur le planning :

  • Dans la couleur du statut associé à l'activité ; le statut n'a pas d'impact sur la visualisation ou non de l'activité dans le planning,

  • Les contraintes sont prises en compte dans la manipulation des activités et lors de leur planification,

  • Les statuts des éléments dont les activités sont à visualiser sont paramétrables dans le planning lancé du menu : en mode tunnel, les activités positionnées sur un élément disposant d'un statut maître « terminé » ne sont pas affichées.

  • Le temps prévu des activités représente la charge à réaliser entre les dates début et fin prévues : c'est le lancement de la planification qui va déterminer les dates début et fin planifiées. La date fin peut ainsi être projetée en ajoutant le temps prévu à la date prévue.

  • Un soulignage de l'activité permet de voir le temps réalisé (en % de réalisation)

Important : la durée totale d'une activité est fonction du nombre d'élément et du type de quantité associé à chaque ligne !! ce qui n'est pas le cas pour le budget qui doit avoir date début et fin et donc qui l'exempt de ce mécanisme de calcul dans la représentation Gantt.

Le superviseur de planning

Affaires > Zoom Affaire > Bouton [Planning]
Affaires > Administration des affaires > Clic droit - Planification - Afficher planning ou
Affaires > Planning des affaires
Le planning offre une vue exhaustive de l'ensemble du projet.
Il s'appuie sur les dates planifiées des éléments de l'affaire, ainsi que sur l'ensemble des données périphériques de ses contenus.

Présentation

Le code couleur des éléments visibles dans le Gantt est défini dans les paramètres du statut de l'élément d'affaire - par défaut, orange.
Les items de contenu de type Budget, Evènements et Activité peuvent être déplacés. Un élément sans item de contenu peut être déplacé.
La couleur de fond est fonction du statut de l'item. Ainsi, les items qui ne peuvent pas être déplacés sont affichés sur fond noir.
Un item possédant une date de début identique à sa date de fin est affiché en tant que jalon .
Tout dépassement de la date d'échéance est signalé dans le planning par un pictogramme d'alerte.

Le taux de réalisation est indiqué lorsque des temps ont été saisis.
Le menu Affichage - Visualisation permet de choisir le degré de précision mais également de filtrer l'information. Vous pouvez par exemple choisir de n'afficher que les éléments budgétaires, ou encore que les éléments dont la date d'échéance est dépassée.
Le statut des échéances est symbolisé par et .

L'affichage "Global", reposant sur les dates extrêmes des lignes, ne présentera que l'en-tête des pièces et OFs.
Le "Détail ventilation" affichera au contraire à la fois l'en-tête et le détail des ventilations.
Si vous ouvrez le planning depuis le menu général (Affaires > Planning des affaires), les critères de filtrage sont beaucoup plus pointus. Vous pouvez notamment, en plus des options ci-dessus :

1. Filtrer le planning par étape d'affaire et statut d'élément.

2. Filtrer par situation ou état : opportunité ou affaire.

3. Sélectionner une fourchette d'affaires.

4. Indiquer une fourchette d'étapes.

5. Spécifier un code arborescence.

6. Spécifier un collaborateur.

7. Cibler :

   1. une ou plusieurs activités,

   2. un ou plusieurs événements,

   3. un type de budget ou un ou plusieurs codes budgets,

   4. un ou plusieurs ordres de fabrication, des données techniques, des articles fabriqués,

   5. des pièces commerciales en sélectionnant un ou plusieurs fournisseurs et en précisant l'état des pièces (actif, périmé, modèle, etc.)

A noter : pour cibler un item en particulier, mettez-le dans les deux champs (de / à). A l'inverse, laissez ces champs vides pour afficher tous les items.

Les pictogrammes et les boutons

[Administrer les liens] : pour accéder aux contraintes associées à l'item sélectionné.
ou double-clic : pour accéder au détail de l'item sélectionné.
: pour recharger le Gantt.
: pour zoomer / dézoomer sur le planning.
: permet de zoomer / dézoomer dans le niveau choisi (jour, semaine, mois ou année).
 : Vous pouvez sauvegarder le planning à date, afin de pouvoir conserver les états successifs de la planification d'affaire. L'enregistrement est appelé 'Cliché Gantt' mais pourra être renommé librement par l'utilisateur. La consultation de ces 'Clichés' se fait dans l'administration d'affaire.( cf plus haut dans le support )
Vous pouvez directement administrer les ressources, en fonction de l'activité courante sur le planning. Vous bénéficiez ici des mêmes possibilités que dans l'administration d'affaire.
Vous pouvez directement administrer les liens entre les différentes entités du planning.En fonction du lien courant de l'arbre des éléments d'affaire
Permet d'exporter vers MS project, via un format XML Data interchange.

Ce que vous pouvez faire depuis le planning

Important : avant d'effectuer une opération, assurez-vous que le bon item est sélectionné : il doit être gris.

1. Accéder à l'item affiché : double-cliquez sur la barre de planning.

2. Afficher / Masquer le détail.Par défaut, le détail est affiché, élément par élément. En cliquant sur la flèche orange d'un élément parent, le détail est masqué mais synthétisé au niveau du parent.

3. Connaître la date de début et de fin d'un élément.Au survol de la souris sur un élément, une info-bulle s'affiche.

   Open

   

4. Déplacer les jalons d'un élément ou d'une activité (par cliquer-déplacer).Les dates planifiées seront automatiquement mises à jour au niveau des entités concernées (éléments, activités, etc.) et tout ce qui se rapporte à l'affaire sera recalculé en conséquence, y compris les charges sur les ressources.

5. Créer des relations entre les jalons :Cliquez sur le cercle à l'extrémité de l'élément source.

6. Positionner / Modifier des liens créés lors de la définition des activités.

A noter : toute l'affaire peut être déplanifiée ou décalée depuis l'administration de l'affaire. Effectuez un clic droit sur l'élément-racine de l'affaire, puis choisissez la commande appropriée dans le sous-menu "Planification".
A noter : vous ne pouvez pas modifier les dates des OF, des événements et des pièces à partir du planning. Vous devez intervenir depuis la donnée elle-même. Mais un double clic sur l'évènement, ou la pièce permet un accès direct.

Les informations visibles sur le planning

Le planning affiché correspond à l'élément sélectionné : si c'est la racine, vous obtiendrez une vue globale, si c'est un sous-niveau, la vue sera plus détaillée.
A noter : les éléments visibles dépendent des options d'affichage.
Important : le planning affiche uniquement les éléments avec une date de début et une date de fin planifiées.

1. Les éléments d'affaire.Ils sont entourés de crochets et sont les conteneurs des autres entités. S'ils n'ont pas de contenu rattaché, ils s'affichent sous forme de segments de planification unitaires.

2. Les activités par élément.

3. Les événements de CRM par élément.Pour modifier les dates d'un événement il suffit de déplacer, allonger ou rétrécir ce dernier. Un double-clic permet d'accéder au module CRM (double-clic sur l'événement).

4. Les budgets.Tout ce qui est chiffré peut avoir une date de début et une date de fin. Exemple : les études d'implantation. Il peut donc être intéressant de les voir figurer sur le planning afin d'anticiper la charge budgétée. Des ressources pourront ensuite être affectées aux budgets.

5. Les pièces commerciales.Qu'il s'agisse de devis, commandes, factures, toutes les pièces sont visibles sur le planning. Un double-clic sur une pièce l'ouvre en mode consultation.

• Les mouvements de pièces sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations.

1. Les ordres de fabrication.Un double-clic sur un OF l'ouvre en mode consultation.

• Les séquences de l'OF sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations

A noter : si des ressources sont affectées à des budgets et des collaborateurs sont affectés à des activités, la charge induite par la manipulation de la barre de planning est mise à jour en temps réel. Seule la durée est modifiée, l'effort à fournir (temps prévu) n'est pas modifié.
A noter : Afin de mieux collaborer avec d'autres intervenants dans et hors l'équipe projet (clients et sous-traitants…), il est possible d'exporter des données vers MS Project, via un format XML Data interchange.

• Les éléments planifiés sont exportés en tant que tâches, avec les dépendances.

• La structure hiérarchique des éléments est reconstituée par la mise en place de codes hiérarchiques.

• L'avancement des activités est exporté via les durées réalisées.

• Les ressources ne sont pas exportées.

Gérer les liens planifiés

Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités ou Budgets - Clic droit sur une activité ou une ligne budgétaire
Affaires - Planification d'affaires - Superviseur des liens d'entités planifiables
Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton [Administrer les liens]
 
Les liens sont des dépendances, ou contraintes, entre des items affichés sur le planning.
Ils seront visibles et modifiables depuis le planning.
Il existe plusieurs types de liens :

1. Fin à début : la fin de l'activité 1 entraîne le début de l'activité 2. Cas le plus courant.

2. Début à fin : le début de l'activité 1 entraîne la fin de l'activité 2.

3. Fin à fin : les activités liées doivent se terminer en même temps.

4. Début à début : les activités liées doivent commencer en même temps.

Exemple : soit les 3 activités suivantes.- Câblage basse tension.- Contrôle.- Câblage haute tension.Vous pouvez ici créer des liens de type "Fin à début" pour que chaque activité débute quand la précédente se termine.

Créer un lien / Ajouter une contrainte

1. Depuis l'administration de l'affaire, cliquez sur l'item d'origine du lien (activité, budget).
2. Cliquez droit puis choisissez la commande "Demander un lien vers un successeur".L'origine est ainsi mémorisée.
3. Sur l'item de destination du lien, cliquez droit puis sélectionnez "Accepter un lien" - "Type de lien à créer".
4. Visualiser les liens
Un item comportant des contraintes est signalé par ce symbole : .
Sélectionnez un item dans l'onglet "Activités" ou "Budgets", puis cliquez droit et choisissez la commande Consultation des liens.

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que l'activité "Développements" présente un lien de type "Entrant depuis fin" avec l'activité "Analyse", ce qui signifie que les développements commenceront une fois l'analyse terminée.
Si l'on ajoute une activité "Rapports technique" qui doit avoir lieu après les développements, la consultation des liens de l'activité "Développements" sera la suivante :

Un double clic sur un lien, ou la commande Détail du lien du menu contextuel (clic droit sur la ligne) affiche les contraintes de l'activité sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessous, nous voyons que l'activité "Rapport technique" dépend de l'activité "Développements", et plus précisément, doit intervenir ("Entrant") après ("depuis fin") :

Les contraintes en alerte sont signalées par l'icône .
Leur correction s'effectue depuis l'item d'origine ou de destination.
A noter : vous avez la possibilité d'afficher les contraintes en alerte par le biais d'un widget. Voir l'aide en ligne du module Administration ("Paramétrage" - "Administration des widgets"].
 

Administrer les liens

Le Superviseur des liens d'entités planifiables contient deux parties : à gauche, la liste des entités de la sélection et à droite la liste des contraintes de l'entité sélectionnée.
L'administration des liens permet de modifier les caractéristiques du lien :

• Sa typologie.

• Un décalage éventuel, en positif ou négatif.Permet de faire débuter/démarrer une tâche au bout d'un certain temps.

C'est également la seule façon de les supprimer.
A noter : vous pouvez accéder au planning sur les entités concernées par le lien en cliquant sur l'icône .

Clichés Gantt

Affaires – Administration des affaires – menu interrogation – dernier cliché Planning ou historique planning
Il est possible de consulter rapidement le dernier cliché Gantt enregistré sur l'affaire, ou d'accéder à l'historique des plannings qui permettra de retrouver tous les clichés successifs. Un cliché Gantt est une image fidèle de l'objet planning original, mais n'est pas modifiable. L'accès aux détails de chaque élément reste possible sauf en cas de suppression postérieure à l'enregistrement.
En tant qu'image, un cliché n'a pas vocation à repositionner automatiquement toutes les entités de l'affaire selon l'état du cliché à une moment donné.

Planifier avec les outils de la gestion à l'affaire

Principes de fonctionnement

Le traitement de planification accessible par clic droit sur un élément dans l'administration d'affaire permet de calculer des dates de fins planifiées. Les dates de fin planifiées sont exploitées sur les activités, les budgets et les éléments.
Les dates prévues des éléments sont importantes : elles sont héritées par défaut sur les activités et les budgets lors de leur création.
Les dates planifiées des éléments sont mises à jour selon les dates les plus extrêmes des activités et des budgets de l'élément : l'élément les englobe. Ce qui n'est pas le cas pour les OFs, Pièces, Evènements, l'élément ne les englobe pas dans la représentation Gantt
Les dates prévues des activités et des budgets ont vocation à être d'abord projetées par calcul, puis ajustées, finalisées dans l'outil planning Gantt selon deux principes :

• Prise en compte des dates prévues et des contraintes sans considération du temps prévu qui est une charge à honorer sur la période ;

• Prise en compte du temps prévu à partir d'une date de début de planification afin d'en projeter une date de fin planifiée.

La méthode de projection de la date de fin consiste à étaler les temps prévus comme une charge mono-calendrier sans contrainte.
Illustration :

• Une activité de 10h après planification commence le jour J à 00h00 et se termine le jour J à 10h00.

• Une activité de 100h après planification commence le jour J à 00h00 et se termine à J+4 à 04h00.

Concrètement, le traitement de planification utilise trois options :

1. Prendre en compte les dates prévues :

2. Prendre en compte les contraintes d'entités planifiables

3. Contrôler s'il existe des entités non planifiables

La première option dépend de l'existence de dates prévues :

• Il n'y a pas de dates prévues :

  • Le traitement de planification prend la date/heure proposée dite « date début planifiée » du menu popup comme date début et projette la date de fin planifiée en tenant compte du temps prévu total, c'est-à-dire du temps prévu de l'activité selon son type de quantité et du nombre d'élément total.

• Il y a des dates prévues

• Ne pas prendre en compte les dates prévues :

  • Toutes les activités sans contraintes des éléments concernés auront pour date/heure début planifiée la date/heure saisie dans le menu popup qui est alimentée par défaut à la date du jour ; les dates fin planifiées des activités-budgets sous contraintes seront déduites. C'est le temps prévu total qui conditionne le calcul de la date/heure fin planifiée.

  • Les dates prévues sur les activités ne sont donc pas considérées avec cette option

• Prendre en compte les dates prévues :

  • Les dates prévues des activités sont exploitées avec pour horaire début ou fin 00 :00

  • Le temps prévu total de l'activité n'est pas considéré avec cette option.

La deuxième option dépend de l'existence de contraintes :

• Lien début-début

• Lien début-fin

• Lien fin-début

• Lien fin-fin

• Liens précédents avec écart +/- en heures.

A noter : Seuls les éléments ne peuvent pas recevoir/émettre de contraintes.
Le système de planification permet une prise en compte du calendrier de l'entreprise par défaut (celui précisé dans le dossier, onglet « 'option » ) ou celui rattaché directement à une ressource ou à un collaborateur. Il n'est pas ici question de considérer les moyens (ressources, collaborateur) et leur capacité pour déterminer des dates de fin. Le traitement s'appuye sur un calendrier paramétré.
Donc en reprenant les exemples sur un calendrier standard 8h > 12h 14h> 18 h 5 jours ouvrés
Illustration :

• Une activité de 10h après planification commencera le jour J à 08h00 et se terminait le jour J+1 à 10h00.

• Une activité de 100h après planification commencera le jour J à 00h00 et se terminait à J+13 à 12h00 en considérant ici des jours calendaires.

Ce mode de fonctionnement du calcul automatique des dates/heures avec calendrier n'existe donc que dans l'option « ne pas prendre en compte les dates prévisionnel » ou lorsque les dates prévues ne sont pas alimentées.
En prenant en compte le calendrier, les déplacements sur le planning des activités sont assistés puisqu'il faut tenir compte des contraintes qu'impliquent les horaires et périodes non travaillées.

• Une activité de 2h qui commence à 8h termine bien à 10h, mais en la déplaçant à 11h, elle se terminerait à 15h, elle prend donc une forme plus longue sur le planning.

• Une activité que l'utilisateur tentera de positionner à 19h sera systématiquement décalée le jour J+1 à 8h.

Le code calendrier ainsi que la case à cocher « calendrier » présente sur les lignes du tableau des ressources prennent ici tout leur sens. Par défaut, la case « calendrier » n'est pas cochée. Non cochée, c'est le calendrier entreprise qui est exploité. Si une ou plusieurs lignes disposent de la case « calendrier » cochée :

• S'il n'y a qu'une ligne dans le tableau avec la case cochée, le calendrier de la ligne est utilisé ;

• S'il y a plusieurs lignes dans le tableau avec la case cochée, c'est le calendrier entreprise qui est utilisé.

Ainsi, deux activités avec un temps prévu à 10h, débutant toutes les deux à J à 8h :

• Calendrier d'une ligne coché basé sur 5j ouvrés 8h par jour => date fin => J+1 à 10h

• Calendrier d'une ligne coché basé sur 5j ouvrés 10h par jour => date fin => J à 18h

C'est le calendrier de la ligne cochée du tableau des ressources qui pilote l'activité du Gantt lors des manipulations de glisser-déposer.
A noter : Les budgets sont visibles dans le Gantt lancé en tunnel (hors menu) : Mais ils ne le sont pas dans le plan de charge qui devra lui être lancé depuis le menu pour les considérer.
A noter : pour replanifier, deux alternatives => déplanifier pour supprimer les dates planifiées et relancer la planifcation. Sinon opérer un décalage planning selon le besoin.
La planification d'une activité prend toujours en référence le temps prévu et la date début prévue de l'activité et s'il n'en existe pas, la date début du traitement de planification, indépendamment des saisies de temps passés.

Magnétisme sur le Gantt

Un « magnétisme » permet de positionner les activités dans le planning selon une grille de temps dont la maille est paramétrée dans le dossier, onglet « option », zone « grille de temps ».
Ce paramétrage permettra aussi une exploitation par le moteur de planification qui utilisera cette valeur comme un « multiple de ».

Le plan de charge

Affaires - Planification d'affaires - Plan de charge des affaires
Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton [Accès plan de charge]
Piloté par le planning, le plan de charge fait état des disponibilités des ressources de l'entreprise, qu'elles soient affectées aux affaires quel que soit son état, ou aux ordres de fabrication.
Il est alimenté à partir des taux de charge des ressources/collaborateurs/matériel respectivement associés aux budgets et activités planifiés, ou encore aux séquences d'OFs.
La capacité disponible de chaque ressource/collaborateur est issue du calendrier de la ressource/collaborateur/matériel.
A noter : après toute modification, vous devez rafraîchir le plan de charge.
A noter : les ressources et collaborateurs sont communs aux OFs et aux activités et leur charge peut être appréhendé par le plan de charge. Toutefois, même si les matériels et les postes de travail peuvent être reliés par les fonctions de la GRM, la charge des OFs sur les postes de travail n'est pas remontée dans le plan de charge de la gestion à l'affaire.
A noter : le plan de charge s'analyse en global pour toutes les affaires de l'entreprise : c'est ce que permet son lancement depuis le menu. Le plan de charge lancé à partir d'une affaire ne présente que les éléments de charge propre à l'affaire !
Plus précisément, le plan de charge concerne :

• Les budgets :

  • A partir du moment où l'unité du budget est une unité de temps,

  • La charge est appliquée sur la ressource associée à la ligne de budget, héritée du code budget. La charge globale agrégeant la charge de l'ensemble des ressources est visible au niveau « toutes les ressources »

• Les activités :

  • La charge apparaît sur les collaborateurs, les contacts et les matériels associés à l'activité ;

  • Le champs « taux de charge » positionné sur les ressources d'activité est un « coefficient de répartition de la charge ». Le temps prévu total de l'activité est un effort qu'il faut obligatoirement répartir et affecter intégralement sur les collaborateurs et les contacts, qu'il y en ait un ou plusieurs :

    • S'il y a qu'un collaborateur, peu importe le taux ou coefficient mentionné : la charge doit être intégralement affectée => donc un seul collaborateur quel que soit son taux prend toute la charge ;

    • S'il y a plusieurs collaborateurs/contacts mentionné sur une activité, la répartition se fait selon la formule suivante :

      • Charge du collaborateur/contact = tps prévu * taux du collaborateur-contact/(somme des taux de toutes les lignes de collaborateurs-contacts)

    • A l'inverse, les matériels prennent chacun la charge représentée par le temps prévu de l'activité, le taux n'ayant aucun impact.

  • Les ressources agrègent les charges des collaborateurs et le plan de charge présente les ressources et les collaborateurs de manière arborescente, jusqu'au niveau « toutes les ressources » de manière à apprécier la charge globale.

Critères de sélection

Avant d'afficher le plan de charge, de nombreux filtres sont proposés à partir du lancement du traitement par le menu :

1. L'onglet "Sélection" porte sur les affaires : période ciblée, code(s) affaire concerné(s), état (opportunité / affaire), statut maître d'affaire (en attente, en cours, etc.), statut d'éléments, étape(s), code arborescence (exemples : analyse, chiffrage, technique, facturation, offre, etc.).Il vous permet également d'agir sur la présentation du plan de charge : découpage de la charge par jour / semaine / mois, ou encore choix du contenu de la charge (activités et/ou budgets et/ou OFs).

2. L'onglet "Ressources" permet d'afficher la charge de collaborateurs, contacts et/ou matériels.

3. L'onglet "Activités" permet de sélectionner une fourchette de codes activités. Pour visualiser le plan sur un seul code activité, vous devez mettre le même code dans les deux premiers champs.

4. L'onglet "Budgets" permet d'indiquer un type de budget et une fourchette de codes budgets.

5. L'onglet "Fabrications permet de saisir des filtres sur les statuts des OFs, le centre de charge, le poste de travail ou la référence fabriquée. Si un filtre affaire est apposé, seuls les OFs liés à l'affaire sont visibles. Sans filtre, tous les OFs sont exploités.

Une fois le plan de charge affiché, les ressources sont regroupées par typologie, selon une logique arborescente.

Navigation dans le plan de charge

L'écran du plan de charge présente deux onglets pour appréhender l'analyse de la charge par plusieurs modes : chaque onglet présente des informations soit globales soit détaillées sous la forme de deux zones superposées horizontalement.
L'onglet "Charge globale" affiche

• un tableau supérieur présentant la disponibilité de la ressource ou du groupe de ressources sur l'échelle de temps sélectionnée.

  • soit un calcul du disponible,

  • soit la charge sous forme de bâtons verticaux : un double clic sur un bâton présente un écran chiffré détaillé.

    • En ligne les ressources,

    • En colonne, les temps selon la granularité sélectionnée (Jour, Semaine, Mois). La grille de temps est modifiable en activant le mode voulu dans la barre de boutons.

• Une zone inférieure de graphique présentant la courbe capacitaire face aux charges représentées sous forme d'histogramme, selon la même logique que le plan de charge de la GPAO. Selon la ligne sélectionnée, le graphique s'ajuste pour représenter ses données.

L'onglet "Charge ressource" affiche pour la ligne sélectionnée, toujours selon l'esprit du plan de charge GPAO :

• Une zone supérieure avec la courbe capacitaire et sous forme d'histogramme, les éléments constitutifs de la charge.

• Une zone inférieure constituée de tableaux présentant les détails des constitutifs de la charge, à savoir activités, budgets ou séquence d'OF présenté en onglets distincts

Lorsque vous double-cliquez sur une ressource à partir de l'onglet « Charge globale », vous affichez les activités dont elle est chargée en basculant systématiquement sur le second onglet « charge ressource».
Vous avez la possibilité d'accéder au planning pour modifier les activités / budgets.
Mode de prise en compte des opportunités :
La prise en compte des opportunités dans le plan de charge est conditionnée aux choix de paramétrage dans le dossier.

Pas de prise en compte : ils n'entraînent pas de charge.
Prise en compte au prorata du taux de réussite
Prise en compte complète
Niveau de charge :
Le code couleur qui caractérisera le franchissement de seuil est fonction du niveau de charge défini sur le dossier. Cette couleur est visible sur les histogrammes et le calcul de disponibilité.
A noter : le taux de charge maximum de 100 % est modifiable par développement spécifique (surcharge).

Calendriers

Les calendriers de toutes les ressources sont pris en compte : internes et externes, de même que les matériels.
Pour les externes, un calendrier est défini pour chaque tiers, et décliné par contact.

Les retards

Tout ce qui est planifié dans le passé et non terminé, s'affiche sur la première période.

Boutons et icônes

Pour faire défiler les ressources.
Pour développer / réduire le nœud.
Pour recharger le plan de charge.
Pour afficher les items de planning sur lesquels la ressource est affectée ou l'activité sélectionnée depuis la liste du bas (Onglet "Charge ressource").
Pour sélectionner l'échelle d'agrégation des données.
Pour faire défiler les périodes (onglet "Charge Ressource").
Pour afficher l'administration des affaires sur l'item sélectionné. Également accessible par double-clic depuis l'onglet "Charge Ressource".
Pour accéder aux temps saisis sur l'activité sélectionnée dans la liste du bas (onglet "Charge Ressource").

Interaction entre planning et plan de charge

L'appel du plan de charge à partir du planning permet par un dialogue inter-tâche, de visualiser immédiatement l'impact sur la répartition de la charge de toute manipulation graphique des activités.
Le plan de charge appelé après sélection d'une activité, ne présente que la charge des ressources affectées : dynamiquement, en fonction de l'élément courant sur le planning et des manipulation graphique de l'activité, on ne visualise que les ressources sollicitées et les impacts immédiats sur le plan.

EXPORT TABLEUR

Un tableau 'Charge globale' peut être exporté (Mode réel/prévisionnel ou mode RàF => attention au code couleur si mode RàF car reprise code couleur du mode réel/prévisionnel)

Exploiter le plan de charge avec les codes ressources

Les étapes de planification peuvent varier selon les organisations. Certaines, avant d'affecter les collaborateurs aux activités, ont besoin d'apprécier plus globalement la charge de l'entreprise ou des services.
Le plan de charge exploite le code ressource non pas uniquement comme un niveau de regroupement mais comme une ressource en tant que telle, qui peut être interprétée comme un « reste à affecter ». En effet, l'utilisateur qui doit affecter ses collaborateurs aux activités pourra voir les activités qui pointent encore sur un code ressource car ce dernier est dupliqué sous lui-même. S'il a de la charge, c'est qu'il y a un « reste à affecter » à un collaborateur. La capacité d'un code ressource sera égale à la somme des capacités des collaborateurs attachés. En cas de code ressource sans collaborateur, sa capacité sera celle de son calendrier multiplié par le nombre de ressources.
Exemple :
Soit une activité de 100h de BE à planifier sur les ressources et in fine sur les collaborateurs
La ressource BE est composée de deux collaborateurs Collaborateur_BE1 Collaborateur_BE2
Etape 1 :
A J-2 mois, le responsable planification anticipe par un calcul des charges sur le service BE.
L'activité de 100h charge par défaut la ressource BE paramétrée sur le code budget.
Présentation de l'arborescence et des charges
Toutes les ressources => 100h

• Niveau agrégé BE => 100h

  • Niveau reste à affecté BE => 100h

  • Niveau collaborateur_BE1 => 0h

  • Niveau collaborateur_BE2 => 0h

Etape 2 :
A J-2 semaines, le responsable du BE affecte le travail à ses collaborateurs.
L'activité de 100h doit être affectée sur les collaborateurs en vidant la ressource BE « reste à affecter ». La répartition de la charge s'effectue sur les deux collaborateurs. Dans la pratique, il faut supprimer la ressource BE, sinon la passer à 0,01%.
Présentation de l'arborescence et des charges
Toutes les ressources => 100h

• Niveau agrégé BE => 100h

  • Niveau reste à affecté BE => 0h

  • Niveau collaborateur_BE1 => 50h

  • Niveau collaborateur_BE2 => 50h

L'ordre de travail

Affaires - "Impression des ordres de travail à l'affaire"
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Fabrication - Imprimer ordre de travail"
Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités - Clic droit sur une ligne d'activité -"Imprimer l'ordre de travail par élément" ou "Imprimer l'ordre de travail par code activité"
Alors que l'ordre de fabrication repose sur une donnée technique, l'ordre de travail porte sur les besoins et les activités. C'est lui qui instancie le travail auprès des équipes opérationnelles.
L'entête reprend les données générales de l'affaire, puis, selon l'option présente :
La liste des éléments, ses activités et la liste des ressources associées.
La liste des codes activités, les activités concernées et les ressources associées
L'ordre de travail possède un code barre pour l'identifier. Les lignes d'activités elles-mêmes sont dotées d'un code barre pour la saisie des temps.

L'ordre s'exécute pour l'élément sélectionné et pour la branche.
Attention, les impressions lancées à partir du menu disposent d'options non accessibles par le lancement tunnel par clic-droit sur l'élément d'arborescence. Par exemples :

• La présence des codes à barres, notes, ressources ou même des besoins sont des options sur les impressions lancées du menu ;

• Plusieurs éléments pourront figurer sur l'ordre de travail, un élément par page (si les besoins sont imprimés, ils figurent sous l'ensemble des activités et des ressources si elles sont imprimées)

A noter : les niveaux de l'arborescence sont représentés par un chiffre entre parenthèse . c'est un niveau « absolu » et non relatif à l'élément à partir duquel est lancé le traitement.

Saisir les temps passés

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités
Affaires - Administration des affaires - Onglet "Activités" - Double-clic sur une activité ou une ressource
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément de l'arborescence - Suivi - Saisie des temps
 
Il s'agit ici de déclarer ses temps passés sur une activité de l'affaire, chaque activité étant rattachée à un élément de l'affaire.
La logique est donc qu'en amont, les activités aient été définies au niveau des éléments. Il est néanmoins possible de déclarer des temps passés sans lien avec des temps prévus.
Plusieurs modes de saisie des temps sont envisageables selon les usages et les conditions :

• Saisie des temps directement sur une activité depuis l'administration d'affaire :

  • Pour une saisie ponctuelle.

• Saisie des temps mode grille :

  • Pour un personnel de bureau qui saisit régulièrement ses temps.

• Saisie des temps mode atelier :

  • Pour les collaborateurs en situation de production, d'assemblage en atelier.

• Saisie des temps en mobilité avec Divalto weavy.

• Remontée des temps sur activité par le Datahub en cas d'exploitation d'un outil tiers.

La saisie des temps se donne comme objectif central de déterminer le coût de revient réel de l'affaire. A ce titre, la saisie des temps ne se substitue pas à un outil de gestion des présences ou de contrôle au regard des absences programmées.
A noter : pour bloquer la saisie des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.
A noter : il n'est plus possible de saisir de temps sur une activité qui a le statut maître « Terminé ».

La saisie de temps

1. Choisissez dans le menu général Saisies, la commande Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou situé en haut à droite du tableau de saisie.
2. Compléter votre période de saisie.
3. Activez la saisie via la touche <INSER> ou le bouton .
4. Saisissez le temps passé, puis tabulez.
5. Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez <F8> pour le sélectionner dans la liste. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.
6. Tapez <F8> pour ouvrir l'administration de l'affaire. L'objectif est d'identifier en une seule fois l'élément et l'activité. Toutefois, l'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
7.Si vous n'avez pas rapatrié l'activité par l'administration d'affaire, donc que vous êtes sur la racine, renseignez l'activité <F8> par la liste des activités. L'activité est obligatoire.
8. Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
9. Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable » permet de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.

A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu.

Note sur ligne de temps

Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
Ainsi, lors de la saisie de temps sur l'activité, après la saisie sur un jour de la semaine, la note s'ouvre automatiquement.

Actions possibles

Ajouter une ligne de temps (<INSER>) :
La modifier (<F4>) :
La supprimer (<SUPPR>) :
La copier et la coller (<CTRL><C> et <CTRL><V>) :
Accéder au détail de la ligne (<F6>) :
Afficher la boîte de dialogue de sélection de période :
Ajouter notes et PJ (<MAJ><F6> / <CTRL><F6>) : !worddavc214e5254c0deee6921c419fd0965d33.png|height=24,width=26!A utiliser pour ajouter des CR d'intervention, de prestation, etc.
Exporter vers un tableur (<CTRL>+<R>) :

 Saisie en mode grille

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (mode grille)
La philosophie du mode grille est le pointage rapide, journée par journée.
Le principe de la grille consiste à positionner la période en colonnes (en l'occurrence, les jours) et en ligne seront chargées et ajoutées les activités sur lesquelles (ou non en cas d'ajout) le collaborateur est affecté.
La saisie est initialisée par un écran de sélection activable ou non où l'utilisateur précisera :

• Choix de l'utilisateur ;

• Choix de la période de saisie (visualisation d'une période d'un mois maximum).

  • La navigation dans les périodes de temps sera possible par les boutons pgUp et pgDown ou par simple tabulation.

Les options du traitement permettront notamment de définir le mode de pré-remplissage de la grille avec au choix de l'utilisateur :

• Les activités des affaires planifiées sur la période et affectées à l'utilisateur

• Les activités sur lesquelles l'utilisateur aura pointé dans la période précédente et courante.

• Les deux précédentes.

Mais à tout moment, il est possible d'ajouter des activités supplémentaires non prévues. Il faudra au minimum préciser le code de l'affaire et le code de l'activité. La saisie de l'activité se fait en mode fiche.
Un clic droit sur la ligne permet de faire apparaitre un menu popup permettant une saisie rapide des plages horaires les plus fréquentes (1/2 journée, journée, …) : ces plages « favorites » se paramètrent par collaborateur dans les options du menu « outils ».
En cas d'activité prévue sur le collaborateur, son statut peut être modifié.
Enfin, à partir de cet écran, l'utilisateur peut également accéder directement à :

• La saisie des temps « classique »,

• La saisie de la note de frais de la période.

A noter : le contrôle de la saisie se fait par cellule, mais pas sur l'ensemble d'une journée. C'est le paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie.

Avancement des activités

Le stade d'avancement des activités est visible :

• Depuis l'administration des affaires : !worddavc1b77639adf8d1283b6869848cdf0d5d.png|height=83,width=497!Pour afficher le détail des temps saisis, sélectionnez "Saisie des temps" via le menu contextuel (clic droit sur la ligne).

• Depuis le planning.

A noter : C'est la durée totale qui conditionne la barre d'avancement, qui prend en compte le nombre d'élément et le type de quantité de la ligne d'activité.

Import de temps d'affaire

Un type de dataset permet d'importer des saisies de temps passés à l'affaire. Un fichier .DHUB au format xml décrit les temps passés. Les temps sont importés dans le suivi des temps d'affaire par l'automate (scrutateur dédié du datahub).
Voir la documentation technique 'Divalto Datahub et pivot.docx' pour plus de détails.

Détails du fichier XML

Le tableau suivant indique le format de balisage XML attendu
Les types traités sont :

• valeurChaineindique une valeur de type chaîne de caractères alphanumériques

• valeurDate indique une valeur de type date au format YYYYMMDD

• valeurNum indique une valeur numérique sans séparateur de milliers

La colonne indique si la balise et sa valeur sont obligatoires ou non. 'Rec' signifie 'Recommandé' pour un traitement total automatique
REGLES IMPORTANTE DE VISA :
Une option du dossier indique si un VISA est nécessaire avant import

NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes

Saisie des temps atelier

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps atelier
La saisie des temps atelier permet à un utilisateur de saisir des temps sur des activités d'affaire avec une ergonomie dédiée, minimisant l'utilisation de la souris et idéale sur écran tactile.
L'interface IHM est semblable à celle de la saisie atelier production.
L'écran permet de saisir l'affaire, l'élément d'affaire et l'activité afin de saisir du temps.Comme pour la saisie atelier, il est possible de s'identifier par un code à barres.
Il est également possible de pointer du temps sur une activité non prévue.
Le temps saisi sera enregistré comme un DataSet qui sera traité par l'automate DataHub (voir paragraphe précédent).
L'impression de l'ordre de travail depuis l'arborescence intègre dorénavant systématiquement le code à barre de l'activité ainsi que le code barre de l'élément.
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres ou non. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».

Autorisation saisie des temps

Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps à des périodes autorisées, trois types d'autorisations sont à prendre en compte.

• La possibilité de déclarer des temps sur affaire ? oui ou non

• La date à partir de laquelle des temps peuvent être déclarés sur l'affaire

• La date à partir de laquelle des temps peuvent être déclarés pour le dossier.

Pour bloquer toutes les saisies des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.
De manière plus ciblée, sur le zoom affaire :

• la date « Ouverture saisie temps » permet de paramétrée une période autorisée pour une affaire.

Enfin, s'il n'existe pas de date d'ouverture sur l'affaire, c'est la date du dossier qui est exploitée.

Superviseur des temps

Saisies - Saisies sur éléments – Superviseur des temps
Ce programme est adapté à la supervision des temps et à leur validation : il va permettre de contrôler la bonne saisie des temps en permettant de multiples regroupements et en automatisant les changements de statuts des temps saisis. Il permet enfin de présenter des lignes de temps colorisées selon leur statut.

FILTRE DE SÉLECTION

En lançant le superviseur, l'utilisateur peut choisir de travailler sur les déclarations d'un seul collaborateur ou tous ou encore ceux dont vous avez la responsabilité. Choix de la période, d'une fourchette d'affaires, d'activités et d'un statut des temps.

MODALITÉS DE REGROUPEMENT

• Par collaborateur

• Par semaine,

• Par mois,

• Par affaire,

• Par élément,

• Par statut,

• Par statut maître,

• Par activité.

CHANGEMENT DE STATUT

Après marquage des lignes concernées, vous pouvez appliquer un changement d'état conformément aux statuts de temps paramétrés.
Si plusieurs statuts sont définis sur un même statut maître, le choix est proposé dans une fenêtre de sélection :

WIDGET

Un widget a été ajouté pour obtenir la liste des temps à valider, en tant que manager des utilisateurs : le clic sur une ligne permet d'accéder au superviseur en mode piloté.

Introduction à la saisie des temps « unifiée »

Affaire - Utilitaires – Saisie de temps unifiée
En situation opérationnelle, notamment en atelier, différents ordres vont cohabiter : les OFs et les ordres de travaux.
C'est donc un point d'entrée unique qui est ici présenté de manière à permettre à un opérateur de lire le code barre de son ordre dans un espace unique pour après être orienté vers le programme correspondant de saisie de temps en atelier.
Plusieurs codes à barres sont exploitables au niveau des ordres de travail :

• Code à barres sur les éléments, dans quel cas l'utilisateur devra remplir les lignes intégralement.

• Code à barres des activités dans quel cas la ligne est préremplie avec les données de l'activité.

Gestion du reste à faire

Périodiquement, l'évaluation du budget restant à dépenser, du temps restant à passer par activité et des approvisionnements à réaliser est à mener dans le cadre du pilotage de l'affaire.
Simplement, ce qu'il reste à faire peut correspondre à ce qui est prévu moins ce qui est réalisé : mais il s'avère qu'il faut tenir compte des révisions régulières que nous nommons Reste à Faire et qui permet de reprojeter le projet avec des nouvelles données tenant compte de ces révisions.
Le reste à faire s'apprécie assez instinctivement au niveau des activités => prévu 100h, 40h passées, mais il ne reste pas 60h à réaliser comme le voudrait la théorie, mais 90h au regard d'imprévus ou d'aléas.
Mais le reste à faire peut aussi s'apprécier sur le budget et les approvisionnements.

Accès au reste à faire

Affaires – Affaires - Administration des affaires – Reste à Faire
Affaires – Affaires – Zoom Affaires – Reste à Faire
Affaires – Saisies – Saisies sur éléments – Saisie du Reste à Faire
Le Reste A Faire (RAF) fonctionne de la façon suivante :

• Il permet d'indiquer une quantité (d'heures, de budget, ou de besoin) restante à accomplir pour chaque ligne de prévisionnel.

• Il se base sur des temps prévus, des quantités d'articles, et des quantités de budget : Un RAF ne peut exister que dans sa ligne de support d'origine.

• Il fonctionne à date, c'est-à-dire que chaque saisie est datée.

• Le RAF est établi à date.

• Il peut être établi dans le passé (si on a raté la date t), et dans le futur (pour gérer des engagements ou des prévisions de quantités à venir)

Ainsi, cette fonction va permettre de saisir le reste à faire sur les éléments d'une affaire et ce à une date donnée car chaque saisie du reste à faire sera historisée ; la saisie du reste à faire est une fonction qui prolonge et perfectionne la saisie des temps passés.
Le reste à faire saisi pourra être nul : dans ce cas, on considérera qu'il n'y a plus rien à faire sur l'activité, besoin et/ou budget concerné.
D'ailleurs, par le reste à faire, on peut « clôturer » des activités en spécifiant qu'il n'y a justement plus rien à faire !

Initialisation

Vous avez la possibilité d'initialiser au départ le RAF à partir du prévu.
Sur l'élément d'affaire, clic droit :

Vous pouvez sélectionner les types de RAF à prendre en compte parmi Budget/Besoin/Activité Le traitement est récursif sur la branche sélectionnée.

La saisie du RAF

La saisie du raf se fait périodiquement (tous les jours si besoin) : la saisie propose l'affaire et la date sur laquelle saisir le RAF (si lancé depuis le menu général, sinon la saisie se fait à la date du jour).
Les icônes indiquent la présence de différents statuts de RAF :

Bleu : Il y a un RAF saisissable
Orange : Il y a un RAF de saisi
Vert : Le RAF est > 0
Sur la droite, 3 listes :

• RAF des budgets

• RAF des activités

• RAF des besoins

Pour chaque ligne indiquée, seule la quantité RAF (budget et articles) ou le temps RAF (activités) sont modifiable :

• La modification est en temps réel, comme pour tout ce qui touche aux affaires.

L'historique peut être consulté pour chaque ligne.
Il est possible de modifier le reste à faire pour une sélection de lignes.
Sélectionner les lignes puis : Outils/Modification globale

La prise en compte du RAF

Actuellement, seul le plan de charge (au niveau activités et besoins) et les récapitulatifs budgétaires (Encore appelé synthèse budgétaire / prise en compte au niveau des activités) considèrent l'impact du RàF. Le calcul des besoins ne travaille pas avec la quantité déclarée dans le RàF. Les budgets ne travaillent pas avec le RàF.

Plan de charge des affaires

Le plan de charge des affaires peut s'apprécier selon deux modes :

• Charge basée sur le prévisionnel/réel des activités et des budgets ;

• Charge basée sur le dernier RàF des activités et des budgets.

Lecture du RàF sur les éléments

Chaque tableau de budget, activité, article dispose d'une colonne informant du dernier RàF

Synthèse budgétaire

Prise en compte du RAF au niveau de la synthèse budgétaire, sur les temps notamment :

Avec les données de Réalisé et de RAF, Divalto calcule les courbes de projection de dates de fin par interpolation des saisies du RAF et du réalisé :

Valoriser les éléments / Visualiser les montants

Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément - Valorisation - Calcul prix de vente

Valorisation des éléments

Dès lors que vous avez saisi des quantités ou des montants, vous pouvez calculer ou mettre à jour les prix de vente de l'onglet "Montants" de la façon suivante :

1. Sélectionnez l'élément à valoriser.

2. Dans le menu contextuel, accessible par clic droit, choisissez la commande Valorisation - Calcul prix de vente.

A noter : si vous recalculez le prix de vente depuis la tête d'arborescence, la mise à jour englobe tous les éléments modifiés - le recalcul étant récursif sur l'ensemble de la branche sélectionnée.
Un élément sans ligne budget est valorisé à 0.
 

Visualisation des montants

Affaires - Administration des affaires - Onglet [Montants]
Cet onglet récapitule les montants issus du budget, calculés depuis la valorisation.
Les montants sont exprimés dans la devise de l'affaire.
Coût de revient : coût de revient des composantes de coût (les lignes de budgets).Coût de revient brut + Coût de structure + Coût des frais
Dont frais : montant de frais, calculé sur la base du coût de revient, par application d'un % sur celui-ci. Il peut être prédéfini sur les codes budgets et est modifiable sur les lignes de budget.
Voir aussi la définition des frais annexes dans les paramètres du dossier d'affaire.
Marge : montant de marge dégagé par l'élément en fonction d'un coefficient de marge, des frais, et du choix d'inclure ou non les frais annexes dans le prix de vente.
Prix de vente : montant de vente de l'élément.
Marge en % : prix de vente / coût de revient total. CR Total pouvant prendre en compte les frais annexes des lignes de budget.
Le détail est affiché par sous-total, sur les valeurs unitaires et cumulées, prenant en compte le 'Nombre total' d'éléments.
Unitaires : cette colonne contient tous les montants budgétés.
Cumulés : cette colonne affiche les montants budgétés multipliés par le nombre d'éléments renseigné (onglet "Généralités").
Le prix de vente unitaire est repris en tant que montant unitaire brut sur les pièces, la quantité est le nombre total.
 

Modification du prix de vente

Vous pouvez modifier le prix de vente de deux façons :

1. Directement, depuis l'onglet [Montants].Le prix de vente peut être saisi en l'absence de ligne de budget sur l'élément, et si l'arbocode le permet (pas d'offre et pas de facturation). Pas d'intérêt !!

2. En mettant à jour le prix de vente après avoir modifié les budgets et/ou les quantités : clic droit - Valorisation - Calcul prix de vente.Cette mise à jour permettra de recalculer tous les autres montants (coûts, montants de vente, marges, etc.).Cette méthode est recommandée.

L'affaire industrielles et les pièces commerciales

L'affaire industrielle permet de générer des pièces au niveau des éléments et à partir du superviseur des besoins.

• Les pièces ventes :

  • Créées à partir du générateur de pièce sur les éléments

    • Exploitant les données de l'onglet « gestion » pour chaque élément

    • Une pièce est accessible par élément

      • Les pièces n'ont pas pour vocation première et systématique à être validées par le cycle classique de la gestion commerciale.

      • Les pièces ne sont pas synchronisées avec les éléments notamment les changements de statuts.

  • Les pièces sur Arborescences de type « TEC » :

    • Pièces avec comportement singulier qui sera détaillé plus loin

  • Les pièces issues des arborescences de facturations

• Les pièces internes

  • Pour les consommations

  • Leurs annulations

• Les pièces d'achats

  • Créées majoritairement par le CBA

  • Peuvent être créées par le générateur de pièce si les codes opérations appropriés sont paramétrés.

Le générateur de pièces

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Clic droit + "Pièce"
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Menu Compléments - "Générer une pièce"
Vous avez la possibilité de générer des devis, commandes, Bons de livraison et factures depuis la Gestion d'affaire.
 ATTENTION : code tiers nécessaire pour générer une pièce à minima sur un élément.
S'il n'y a pas de tiers sur l'élément à partir duquel l'utilisateur veut générer une pièce, c'est le tiers de l'affaire qui est recherché. Sans tiers, il n'est pas possible de générer de pièce.
Si l'état d'affaire et à « opportunité », seul un devis est possible !

Génération d'une pièce

1. Sélectionnez la branche dont vous souhaitez exploiter les données chiffrées dans une pièce commerciale.
2. Choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Pièce, puis la sous-commande qui correspond à votre besoin et au type d'élément sélectionné (Devis, Commande, etc.).
3.  Depuis l'en-tête de la fenêtre "Génération pièce", vous pouvez :
Modifier le mode de règlement.
Modifier le code opération.
Modifier la date de la pièce.
Préciser le délai de livraison.  
4. Depuis le tableau, vous pouvez :
Modifier l'article par défaut (associé au type d'élément) : colonne "Référence".
Choisir de ne pas imprimer certaines lignes.
Cochez / Décochez la case "Ligne" de la ligne à afficher / masquer.
Les niveaux hiérarchiques "Chapitre" et "Poste" ne peuvent être sélectionnés car ils dépendent de la ligne.
5. Veillez à ce que le statut-maître de l'élément soit à "En cours".
6. Validez pour générer la pièce.
A noter : le montant unitaire est celui de l'élément d'affaire.
A noter : le signe "!" en début de ligne signale une erreur. Le détail est visible dans la colonne "Commentaire".
Le mouvement de la ligne de la pièce va contenir le numéro d'affaire ainsi que le numéro de l'élément visibles sur l'onglet « Axe-impression ».

Paramétrages nécessaires

Pour que la génération de pièces fonctionne, il convient de s'assurer en amont de la cohérence de certains paramètres.

Types d'éléments

La branche d'origine doit être associée à un type d'éléments compatible :

Codes opérations

Les paramètres du code opération (Module Commerce & Logistique) utilisé pour générer la pièce doivent être en adéquation avec les paramètres de génération de pièces du type d'élément.
Exemple pour le code opération "CD - Vente Devis" :
Il est également impératif de cocher la case d'option "Génération de pièces affaire" (onglet "Traitements spécifiques") :

Gérer les données techniques

Associer une donnée technique à un élément d'une affaire industrielle, c'est choisir de travailler selon les deux approches suivantes :

• Exploiter la nomenclature comme une liste pré-paramétrée d'article, ce qui permet d'alimenter automatiquement en masse l'onglet des besoins pour une exploitation par les traitements de la gestion d'affaire ;

  • Les articles issus de la DT intégrés en liste de besoin ont pour origine « composant ». Ils peuvent être couvert par le CBA.

• Envisager une fabrication par le biais d'un OF à l'affaire ; il sera lancé avec les outils dédiés de création d'OF et sera intimement associé à l'élément d'affaire.

  • Le moment de la création de l'OF est le moment où l'origine de la ligne de besoin des articles passent à « composant d'OF » => ils ne sont plus visibles par le CBA car c'est l'OF qui tire alors les besoins des composants.

    • D'où un mode d'exploitation qui peut être envisagé => les composants de la DT peuvent donc être approvisionnés par le CBA jusqu'à ce que tous les composants soient disponibles et lancer alors l'OF. Les réservations sur les couvertures vont basculer sur les composants d'OF. Toutefois, ce mode de fonctionnement ne permet pas d'apprécier de manière prévisionnelle la charge induite des séquences de gamme de l'OF qui serait créé en Juste à Temps.

Affaires - Administration des affaires - Onglet Données techniques
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Alors que les besoins permettent d'identifier les références articles visées par l'affaire, les données techniques définissent les nomenclatures et les gammes - composants et ressources nécessaires à la fabrication d'articles plus ou moins complexes.
Vous pourrez ensuite générer des ordres de fabrication à l'affaire.
Exemple d'arborescence technique avec deux sous-ensembles : - Matériel de base (besoins)- Articles à fabriquer (données techniques)
Les besoins peuvent lister des articles à fabriquer. Dans ce cas, ils seront pilotés par les données techniques.
A noter : le contenu des onglets "Données techniques" et "Fabrications" est identique à celui du module Production. Même interface, mêmes fonctionnalités.

Créer une donnée technique

Depuis un élément d'affaire

1. Cliquez sur l'onglet "Données techniques".
2. Cliquez sur le "+" en tête de ligne.
3. Optez pour l'une des options proposées :

1. Utiliser des données techniques existantes : à choisir si une donnée technique standard doit être utilisée dans des affaires. Spécifiez l'en-tête de données techniques correspondant.
Important : en sélectionnant cette option, toutes les modifications apportées aux données techniques en Gestion de production viendront impacter l'affaire. La mise à jour est transparente, sans alerte ou message : si un composant de DT est modifié, il faudra toutefois mettre à jour les besoins à partir des DTs. Si un composant est supprimé d'une DT, il n'est pas supprimé de la liste des besoins : son origine sera basculée en « manuel ».
2. Générer des données techniques sur un article existant : à utiliser si l'article-cible est un article générique ; dans ce cas, la donnée technique est créée à chaque fois. Spécifiez l'article en question et renseignez le nouvel indice et la nouvelle gamme de fabrication.Sélectionnez l'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature" pour compléter la nomenclature avec les références articles éventuellement indiquées sur l'onglet "Besoins".
3. Générer un nouvel article et ses données techniques : cette option, sélectionnée par défaut sur un nouvel élément, vous permet de créer une nouvelle référence, avec de nouvelles données techniques, en dupliquant un article modèle. Les données techniques sont à créer.La nature de produit sera en revanche différente pour vous permettre d'effectuer des filtrages et de distinguer les articles issus des affaires industrielles. Le champ Article à dupliquer est obligatoire car il s'agit de l'article modèle qui sera utilisé pour créer le nouvel article. Le champ Nouvelle référence et en-tête s'auto-alimente avec un code d'article temporaire. Il se décompose comme suit : zz_[n° de l'élément]. Cet article temporaire, obligatoire pour faire le lien avec le module de gestion de production, aura une date de fin (celle de l'affaire) et une nouvelle nature de produit (6).
A noter : vous pourrez réutiliser cette nouvelle référence dans les autres arborescences de l'affaire.
4. Générer un nouvel article et dupliquer des données techniques existantes : comme dans le cas précédent, vous pouvez dupliquer un article modèle, mais ici, vous dupliquez également ses données techniques pour créer une nouvelle référence et de nouvelles données techniques. Vous devez indiquer l'article dont vous souhaitez dupliquer les données techniques dans le champ Article et entête.Si vous souhaitez également récupérer sa gamme, renseignez le champ Gamme.Là aussi, le champ Nouvelle référence contient un code article temporaire.
Des options sont disponibles selon les choix de génération de DT :

• Valider automatiquement et créer les éléments d'affaire pour les sous-niveaux liés : lorsque cette option est sélectionnée, on recrée dans l'affaire la nomenclature multi-niveau d'un article fabriqué en créant autant de sous-éléments que de semi-finis. Cette option est exploitable pour deux options, « utiliser des données techniques existantes » et « Générer un nouvel article et dupliquer des données techniques existantes ». Avec cette option, il est possible de générer une donnée technique existante en générant des sous-éléments à la place des semi-finis dont l'option « OF généré en automatique hors CBN » n'est pas cochée. L'article semi-fini remplacé par un sous-élément ne figure pas dans la liste des besoins de l'élément père.

• Utiliser les besoins pour générer la nomenclature : pour compléter la nomenclature avec les références articles éventuellement indiquées sur l'onglet "Besoins".

A noter : une fois les données techniques créées, la nomenclature vient automatiquement compléter l'onglet "Besoins". La colonne "Origine" du besoin affichera la mention "Composant". Et une fois la fabrication lancée, l'origine passera à "Ligne de composant OF".
A noter : si vous n'avez pas sélectionné cette option, vous pourrez toujours, via le menu contextuel (clic droit sur la donnée technique), mettre à jour les besoins à partir des nomenclatures.
Sous-références à substituer pour la fabrication : à compléter lors de l'attachement de données techniques si l'article modèle comporte des sous-références.
4. Validez. La fenêtre "Nomenclatures et gammes" s'affiche. Si vous avez coché la case d'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature", vous devrez choisir le positionnement des nomenclatures issues des besoins dans la gamme (attachement à la première séquence proposée par défaut à la validation de la DT).
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Données techniques", sélectionnez la commande "Détacher les données techniques" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

 Depuis une DT

En renseignant l'affaire sur l'entête de DT, si celle-ci est une affaire industrielle, le programme propose de l'associer à un élément d'affaire. Ainsi, la DT est attachée à l'élément d'affaire, de la même manière que l'option d'attachement que l'option « Utiliser les Données Techniques existantes »

Accéder aux données techniques

Un double-clic sur la ligne d'en-tête ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation.
Vous pouvez voir les composants éventuellement rapatriés de la saisie des besoins.
Un clic droit sur une ligne de donnée technique (écran "Administration des affaires") affiche le menu contextuel :

Visualiser les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation, comme le double-clic sur la ligne.
Modifier les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode modification.
Modifier la ligne de donnée technique : accès à la modification.
Détacher les données techniques : permet de ne plus les prendre en compte dans l'affaire, sans pour autant les supprimer. Utile en cas d'erreur par exemple.
Mettre à jour les besoins à partir des données techniques : tous les composants sont dupliqués dans l'onglet "Besoins".
La commande "Mettre à jour les besoins à partir des données techniques" va disparaître étant donné que les besoins sont automatiquement mis à jour lorsqu'il y a des données techniques.
Pour en savoir plus sur l'administration des données techniques, reportez-vous aux supports de formation du module Production.
 

Générer les ordres de fabrications

Une fois les données techniques associées à l'affaire, les ordres de fabrication correspondants pourront être générés. Ils seront alors visibles depuis l'onglet "Fabrications".
Vous pouvez procéder de deux façons :

1. Par élément.Sélectionnez l'élément, puis vous choisissez dans le menu contextuel (clic droit sur l'élément) Fabrication - Créer un OF.

2. Par ensemble.Après avoir sélectionné le niveau qui vous intéresse dans l'arbre, choisissez dans le menu contextuel (clic droit sur l'élément) Fabrication - Générer les OF. !worddav21267ab30d481e31819a50808cf3eb4a.png|height=127,width=653!Le programme affiche alors la liste de tous les éléments éligibles à la transformation en ordres de fabrication, à savoir les éléments ceux qui contiennent une donnée technique.

Sélectionnez les éléments à fabriquer par la touche <F5> ou le bouton puis validez pour générer les OFs.
A noter : cet écran de sélection des éléments à fabriquer est également accessible depuis le menu principal : Affaires - Génération des OF à l'affaire. Vous pouvez en amont compléter des critères de filtrage.

Gestion des fabrications

Affaires - Génération des OF à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication"

Visualiser les OFs

Affaires - Administration des affaires - Onglet Fabrications
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Lorsque des ordres de fabrication ont été générés depuis les données techniques, ils sont visibles ici.
Exemple : une donnée technique pour 1 article peut correspondre à 5 OFs si le besoin est de 5, ou encore à 1 OF de 5 articles.
Vous pouvez également aller chercher d'autres données techniques en cliquant sur le bouton .
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Fabrications", sélectionnez la commande "Détacher les ordres de fabrication" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

Créer les ordres de fabrication

Un ordre de fabrication peut être lancé pour chaque élément qui possède des données techniques.
Vous pouvez :

• Lancer un OF unitaire ("Fabrication" - "Créer un OF"), auquel cas seul l'article de l'élément sélectionné est pris en compte.

• Grouper la génération ("Fabrication" - "Générer les OF"), où tous les articles de la branche sélectionnée sont pris en compte. Les DTs déjà lancées sont décochées par défaut mais peuvent être relancées en nouvel OF.

La quantité lancée correspond au nombre total d'éléments.
L'OF est affecté à l'affaire.
L'article-élément sera crédité en stock : il devra donc être consommé ou livré.
Les OF associés à l'affaire peuvent être générés en création manuelle à partir du moment où une donnée technique est associée à un élément d'affaire. Lors du traitement de création, le programme propose d'attacher l'OF à l'élément d'affaire.
 

Gérer les ordres de fabrication

Une fois l'OF généré, il est visible dans l'onglet "Fabrications" et pourra être traité depuis le module de Gestion de production.
Quant aux besoins associés à l'élément concerné, ils portent le statut "Ligne de composant d'OF".

Vous pouvez depuis l'onglet "Fabrications", par clic droit :

• Créer un nouvel OF.

• Générer les OFs de la branche.

• Détacher l'OF de l'élément, c'est-à-dire rompre le lien entre l'élément fabriqué et l'OF lié.Vous avez la possibilité de restaurer les composants initiaux en répondant "oui" dans la fenêtre de confirmation.

• Accéder aux fonctions de gestion classiques.

Changement d'indice d'une affaire

Le changement d'indice s'apparente au suivi du changement qui s'opère dans le cycle de vie d'un produit, d'un ensemble, d'un ouvrage, d'une construction.
A la différence du reste à faire qui se n'a pas vocation à changer la structure même des branches d'affaire et se voulant très axé sur les phases de réalisation, le changement d'indice est davantage orienté sur la conception, les phases amonts du projet. Le reste à faire est plutôt orienté « activités ». Le changement d'indice est plutôt orienté « produits ».
D'une manière générale, gérer des indices sous-entend gestion du changement. Ces changements sont consubstantiels au mode de gestion à l'affaire. Tout ne change pas sur une arborescence d'affaire qui peut contenir plusieurs arbres structurés à des fins différentes. L'indice peut se voir comme la trace ou l'archive d'une évolution qui a lieu sur un arbre et qui n'est pas représentée verticalement dans l'arborescence d'affaire mais dans une nouvelle dimension temporelle : ainsi, n'est visible que les indices en cours et les éléments passés ne viennent pas alourdir la structure apparente de l'affaire.
La gestion des indices d'éléments d'affaire a donc pour objectif de structurer les modifications qui ont lieu au cours du cycle de vie des arborescences et d'assister les utilisateurs dans ses étapes d'évolution.
L'indice implique l'idée d'un archivage. L'archivage peut être

• Immédiat : le changement se constate et les écarts s'analysent à postériori.

• À venir : le changement va avoir lieu et les écarts doivent être anticipés.

Pour soutenir la gestion par indice, deux terminologies doivent être précisées : l'indice fonctionnel et l'indice technique.

Indice fonctionnel et technique, numéro de changement

Les éléments d'affaire disposent d'informations qui caractérisent son cycle de vie :

• Un indice « fonctionnel »,

• Un numéro de changement,

• Un indice de création.

L'indice « fonctionnel » est attribué à l'ensemble de l'affaire et évolue à chaque changement important de façon à en garder la trace et de pouvoir reconstituer les données à différents stades de son évolution. Cet indice est visible par l'utilisateur sur l'élément racine, directement dans l'onglet « affaire ».
La création d'une affaire se fait sous l'indice fonctionnel « A » ou « 1 » selon le choix du système. L'indice fonctionnel est déterminé automatiquement selon le choix du système d'indiçage parmi ceux prévus dans le dossier de l'affaire, onglet « Gestion d'affaires », « type d'indice » :

• Système numérique (valeurs de '1' à '99999999')

• Système alphabétique (valeurs de 'A' à 'ZZZZZZZZ')

Sur un élément d'affaire, l'indice fonctionnel courant de sa création est stocké dans l'onglet « identifiant » : cette information fait partie des données dites de « création ». Cela signifie que sur une arborescence, plusieurs éléments peuvent cohabiter avec différents indices de « création » selon le moment où l'élément a été créé.
Chaque changement incrémente en parallèle un « numéro de changement d'indice », valeur numérique sur 4 positions tel que :

• L'indice technique à 0 est toujours l'indice en vigueur.

• Sur les éléments archivés ou périmés, l'indice technique est égal au numéro de changement d'indice.

• Il n'est pas visible directement sur les éléments, mais se retrouve dans les interrogations d'archives.

Techniquement, une table 'GPAINDICE' permet d'associer bijectivement à chaque indice fonctionnel d'une affaire un numéro de changement technique. Le numéro de changement technique est le champ 'CHGTINDNO' numérique sur 4 positions. L'indice technique 'AFRINDICE' permet de différencier les différentes versions d'un élément d'affaire :
Tous les éléments de la version courante (en vigueur) sont stockés avec AFRINDICE = '0' (au lieu de '1' avant Divalto infinity 10.5). Les éléments périmés des versions antérieures (en archive) sont stockés avec AFRINDICE = numéro de changement technique Les éléments des versions de travail (en projet) sont stockés avec AFRINDICE = 'PROJ'.
En cas de migration vers une version supérieure ou égale à Divalto infinity 10.5, des scripts sont donc nécessaires : ga_16167 et gt_16167.
Les activités, les ressources d'activité, les besoins, les couvertures, les budgets, les OF d'affaire, les évènements, les factures issues du plan de facturation sont attachées à un élément indicé : les archivages dupliquent les sous-fiches avec le nouvel indice technique.

Changement d'indice

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Evolution d'indice
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Créer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – modifier projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Terminer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Annuler projet
Il existe trois moyens de faire évoluer l'indice fonctionnel de l'affaire : l'évolution peut se faire à partir d'un arbre.

• Lors d'une évolution d'indice :

  • Les éléments et sous-fiches sont archivés, un motif est demandé :

    • Un nouvel indice fonctionnel est créé

    • Un numéro de changement est créé avec un indice technique en arrière-plan : seul l'indice technique 0 est visible dans l'administration d'affaire.

  • Les éléments peuvent évoluer.

    • Supprimer un élément par exemple

    • Modifier l'élément, ses sous-fiches.

    • Créer un élément qui héritera de l'indice nouveau au niveau de l'indice de création

• Lors de la fermeture d'un projet de changement

  • Un projet de changement va consister à opérer aux modifications sur une arborescence « projet » alors que l'indice fonctionnel historique est toujours opérationnel. Lors de la création d'un projet :

    • Un motif est demandé ainsi qu'un statut sur les éléments projets. Ce statut peut être hérité par un paramétrage d'un statut par défaut sur le dossier « Affaire », onglet « gestion d'affaires », pavé « administration », « code statut projet par défaut »

    • Duplication des éléments et sous-fiche avec un indice technique « PROJ », le statut demandé préalablement ;

  • Le projet créé pourra faire l'objet des évolutions en accédant en modification au projet : les évolutions touchent donc les éléments et les sous-fiches dans l'indice « projet » sans perturber l'indice opérationnel ou encore appelé « courant ».

  • Terminer un projet aura pour effet d'appliquer officiellement les changements en changeant l'indice fonctionnel

    • Les évolutions réalisées dans l'indice technique « projet » sont dupliquées dans le nouvel indice fonctionnel et l'arborescence remplacée est archivée.

• En supprimant un élément :

  • Lors de cette action, le programme propose d'archiver l'élément. Cela change l'indice fonctionnel d'affaire. Nous précisons que seul l'élément est archivé avec ses sous-fiches : ce mode de fonctionnement ne permet pas un archivage complet de l'arborescence.

Comparaison d'arborescences sur différents indices

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer indice précédent
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer projet
Les évolutions nécessitent souvent des moyens de comparaison pour identifier les changements ou anticiper l'impact des changements.
Nous avons considéré les priorités de comparaison selon l'ordre suivant :

1. Les besoins

   • Ils engagent non seulement les ressources de l'entreprise, mais aussi la trésorerie vers les parties prenantes ; l'assistance en cas d'évolution est exigeante car des engagements peuvent être passés qui devront être rapidement arbitrés.

2. Les arbres d'affaire

3. Les budgets, les activités et les rubriques ne sont pas traités en logique de comparaison.

Après évolution d'indice ou création d'un projet de changement, des comparaisons sont proposées « nativement », par clic droit sur l'arborescence d'affaire. Comparaison avec l'indice précédent ou le projet s'il existe.
Un écran de comparaison est composé de trois zones :

• L'arborescence de droite : toujours celle qui est la dernièrement créé.

  • Soit celle en cours si on compare avec un indice antérieur ;

    • Le titre du tableau précise l'indice courant.

  • Soit le projet si un projet est en cours ;

    • Le titre du tableau précise l'indice projet.

• L'arborescence de gauche : toujours la plus « ancienne ».

  • Soit l'indice antérieur si on compare avec un indice passé.

    • Le titre du tableau précise l'indice antérieur.

  • Soit l'indice en cours si on compare avec un projet.

    • Le titre du tableau précise l'indice courant.

• Un tableau inférieur qui présente les différences sur les lignes de besoins.

Il est alors possible d'identifier les écarts de forme sur les arborescences. Il n'y a pas ici de mise en exergue d'écart comme dans la comparaison de besoins.

Comparaison de besoins et CBA

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – modifier projet – Sélection d'un élément – clic-droit – comparer projet -sélectionner un article - CBA
La comparaison de besoins met en exergue les évolutions des lignes de besoin d'un indice de l'affaire à un autre indice :

• Besoin qui disparait ;

• Besoin qui émerge ;

• Evolution de la ligne

  • Quantité qui évolue ;

  • Unité qui évolue

  • Désignation qui évolue,

  • Coût qui évolue

  • Repère qui évolue

  • Remplacement de référence.

Selon le type de comparaison, le périmètre n'est pas identique :

• Comparaison avec indice précédent : seul le courant peut évoluer

  • Seule l'arborescence courant disposera d'un indicateur de changement

• Comparaison avec indice projet : le projet évolue, c'est dans sa nature, mais le courant peut aussi évoluer.

  • Les deux arborescences sont susceptibles de faire figurer un indicateur de changement.

Lors de la comparaison des arborescences, les écarts sur les lignes de besoin sont notifiés d'un indicateur de type drapeau rouge, visible sans les nœuds et les éléments.
Le tableau inférieur affiche alors les écarts des lignes de besoins et le type d'écart.

• Une ligne par changement

• Si le changement un changement de référence a lieu, alors plusieurs caractéristiques peuvent avoir changées et sont affichées.

La prolongation de l'analyse du changement se situe au niveau du CBA qui peut être lancé en mode projet. Il faut se positionner sur une ligne d'écart pour lancer le CBA dans ce mode singulier qui se caractérise par :

• Un nouveau regroupement possible => par écart

• De nouvelles colonnes pour illustrer les tendances et aider à prendre les décisions.

  • Colonne d'information sur l'indice fonctionnel

  • Colonne d'information sur l'impact quantitatif représenté par des flèches

  • Colonne d'information sur la nouvelle quantité de besoin

Cinématique d'un projet de changement

En créant un projet, l'utilisateur créer une arborescence projet où il apporte les modifications (structure d'élément, besoins…). Il peut supprimer/ajouter des éléments, des besoins, lancer la comparaison d'arborescences et le CBA en mode comparaison pour identifier les impacts et intervenir sur les portefeuilles.
Dans l'outil de comparaison les écarts sont visibles par des drapeaux rouges : les autres utilisateurs exploitant l'affaire sont informés d'un changement par le visuel approprié dans l'administration d'affaire.
C'est lors de la terminaison de l'affaire que les changements sont appliqués dans l'affaire encours lui faisant évoluer son indice. Il est possible à tout moment d'annuler le projet de changement d'indice si ce dernier n'a pas lieu ou encore s'il faut recommencer la démarche de projet de changement

Des indicateurs opérationnels : les barres d'avancement

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire – Affichage – Graphique avancement **
Affaires - Administration des affaires – Calcul avancement
Des indicateurs renforcent l'exploitation opérationnelle d'une affaire. Leur caractéristique est détaillée ci-après, mais l'objectif principal est de donner un appui « visuel » et symbolique rapide pour tout collaborateur qui a besoin d'apprécier un avancement de l'affaire :

• Présence d'indicateurs directement sur l'arborescence d'affaire, au niveau de chaque arbre/élément ;

  • Un arbre agrège les calculs des éléments fils ;

• Ces indicateurs sont des barres d'avancement dont il faut lancer le calcul :

• Le calcul est donc fait à date, le calcul doit être relancé par l'utilisateur ; la date du calcul s'affiche en infobulle en passant sur le bouton de calcul de l'avancement ;

• Les barres d'avancement sont de trois types qui sont à choisir dans le menu affichage ;

• Les barres d'avancement sont alors des champs qui doivent être activé par le paramétrage du tableau (bouton engrenage). Cinq barres s'affichent, regroupées en trois types :

  • Les niveaux de couvertures des besoins :

    • Calculés au niveau de l'élément, ils s'appuient sur les quantités des lignes de besoin (les quantités sont considérées indépendamment des unités ; la barre ne représente par la valeur des approvisionnements de l'élément)

      • % Consommé

      • % d'affectation sur stock

      • % de réservation sur stock

      • % d'affectation sur approvisionnement

      • % de besoin non couvert

    • La barre est calculée pour les lignes de besoins quelles que soient leurs origines ;

  • L'avancement des activités. Dans cette version, le calcul s'appuie sur le réalisé et le prévu. Pas de prise en compte du RAF pour l'instant.

    • % de réalisé

    • % de prévu

  • L'avancement des OFs : trois barres sont à disposition pour présenter l'avancement :

    • Des temps d'OF

      • Calculé sur l'arbre d'OF : ainsi un OF fils qui débute sur l'OF Père associé à l'élément se voit directement via cette barre d'avancement

        • Temps déclaré divisé par la somme des temps de tous les OFs liés

    • De la valeur des OFs :

      • Même méthode de calcul que pour les temps.

        • Coût réalisé divisé par les coûts de l'OF père.

    • Des quantités d'OF :

      • Les quantités se calculent de manière « traditionnelle ».