Exemples d’utilisation des processus dans l’ERP divalto

Commerce & logistique

Envoi pièce PDF par processus centralisé

En cas d'impression d'un pièce avec support impression ‘PDF par mail centralisé', il est prévu de traiter un action. C’est le processus associé à cette action qui va faire l’envoi du mail avec la pièce jointe.

Pour les clients

• Code action : PDF_MAIL

  • Exemple de processus : mail_pdf_piece_cli

  • Paramètres [FORM.client][Ent.tiers];;[FORM.picod][Ent.picod];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pin o];;[FICJOINT][G3XZ.fic]

Pour les fournisseurs

• Code action : PDF_MAIL_FOU

  • Exemple de processus : mail_pdf_piece_fou

  • Paramètres : [FORM.fournisseur][Ent.tiers];;[FORM.picod][Ent.picod];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][E nt.pino];;[FICJOINT][G3XZ.fic]

Visa article

Lors de la création d’un nouvel article

• Code action : SUIV_ART_STATUT

  • Exemple de processus : visa_article . Ce processus processus, met l'article en revue et fait une demande de Visa Article simultanée aux Groupes d'utilisateurs "val_compta", "val_commercial" et "val_logistique". La validation du dernier Visa entraîne automatiquement la suppression du statut "Article en revue".

  • Paramètres : [Form.ref][ART.ref]

Dépassement encours

En cas de blocage de commande client suite à dépassement de plafond, une action est exécutée. Une tâche du processus associé à cette action doit permettre de faire vérifier et débloquer la commande par un responsable.

Processus simple

Une seule tâche d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie , le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton : “DAction GO!”

• Code action : PCE_CDE_CLI_BLOCAGE

  • Exemple de processus : valid_cde_cli_bloque

  • Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]

Processus complet

Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de code ADV dans la pièce). Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage. La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande. Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.

• Code action : PCE_CDE_CLI_BLOCAGE

  • Exemple de processus : adv_cdebloquee (Demande de déblocage commande client)

  • Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]

Dépassement plafond commande fournisseur

En cas de blocage de commande fournisseur suite à dépassement de plafond, une action est exécutée. Une tâche du processus associé à cette action doit permettre de faire vérifier et débloquer la commande par un responsable.

Un processus simple

Une seule tâche d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie , le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton “DAction GO!”

• Code action : PCE_CDE_FOU_BLOCAGE

  • Exemple de processus : valid_cde_fou_bloque

  • Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]

Un processus complet

Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de manager de l'utilisateur courant).
Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage. La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande.
Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.

• Code action : PCE_CDE_FOU_BLOCAGE

  • Exemple de processus : achat_cdebloquee

  • Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]

E-Paiement

3 processus sont lancés automatiquement :

• facture_prepaiement : processus de génération automatique des e-paiements sur les factures (le destinataire est le contact du client paramétré précédemment)

• cli_fact_epaiement : processus d’envoi de mail d’un récapitulatif listant les e-paiements générés automatiquement.

  • Action : CLI_FACT_EPAIEMENT

    • Exemple de processus : resp_fact_epaiement

    • Paramétres : [TabJoint][G3Xz.Fic]

• cli_fact_epaiement_e : processus d’envoi de mail des éventuelles erreurs (les erreurs sont décrites dans le journal de bord, ce mail indique uniquement que des erreurs ont été générées et qu’il faut consulter le journal de bord)

  • Action : CLI_FACT_EPAIEMENT_E

    • Exemple de processus : resp_fact_epaiement

    • Pas de paramètre

Demande de validation des RIB fournisseurs

Ajout d’une action lors de la création ou d ela modification d’un RIB fournisseur.

• Action : RIB_FOU_MODIF

  • Exemple de processus : valid_rib_fou. Ce processus demande au fournisseur son accord pour l’utilisation du RIB. La création / modification du RIB n’est valide que si le fournisseur accepte l’utilisation du RIB. L’accord du processus est faite par un service WEB via un lien envoyé par mail au fournisseur

  • Paramètres : [FORM.fournisseur][T3.Tiers];;[FORM.ribcod][T3.RibCod];;[FORM.ribdo][T3.ribdo];;[FORM.iban][T3.iban];;[FORM.bic][T3.ribbic];;[FORM.ribtyp][T3.ribtyp]

Comptabilité

Contrôle d’intégrité

Traitement batch

Il est possible d'effectuer le traitement en mode « batch » via le processus   « controle_integrite » .

Pour cela il est nécessaire d'enregistrer le paramétrage du contrôle d'intégrité souhaité. Le code paramétrage, l'utilisateur et les dates de traitement seront définies dans le processus. Le code paramétrage permet de récupérer l'ensemble des contrôles et correction à effectuer ainsi que le destinataire du mail de fin de traitement si l'envoi du mail est choisi.

Rapport du contrôle

Une option permet de choisir si l'on veut envoyer un mail au destinataire défini dans le champ « Adresse mail du destinataire ». Déclanchement d’une action

• Action : ENVOIMAIL_CTRL_INTEG

  • Exemple de mail : envoimail_ctrl_integ

  • Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.Fic];;[FORM.destinataire][C3XZ.adresseMail(1)];;[FORM.nberr][C3XZ.NbErr(2)];;[FORM.datedeb][C3XZ.perddt];;[FORM.datefin][C3XZ.perfdt]

Extraits de comptes

Option envoi par mail au contact du tiers

Envoi d’un mail par tiers

• Action : EXTRAIT_COMPTE_TIERS

  • Exemple de mail : extrait_compte_tiers

  • Paramètres : [Form.cli][C3XZ.Tiers];;[TABJOINT][C3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][C3XZ.FIC];;[Form.textno][C3XZ.TxtNo];;[Form.fctcod][C3XZ.FctCod];;[Form.ticod][C3XZ.TiersType]

Option envoyer par mail à un utilisateur ou un groupe d’utilisateur

Envoi d’un mail avec l’ensemble des extraits

• Action : EXTRAIT_COMPTE_UTIL

  • Exemple de mail : extrait_compte_util

  • Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.FIC];;[Form.usergrp][C3XZ.UserGrp]

TVA - Modification d'écriture

Il est possible de lancer un processus lorsqu'une écriture qui fait partie d'une déclaration de TVA est modifiée.

• Action :  RECALCULER_TVA

  • Exemple de mail : modif_ecr_tva (envoi un mail au groupe d'utilisateur « resp_tva » (Responsable TVA). Dans le mail un lien de type « DACTION » permet d'accéder directement à la l'écriture modifiée.)

  • Paramètres : [form.ecrno][C8.ecrno]

Le code action appelé lors de cette modification est « RECALCULER_TVA ».
Nous livrons un modèle de processus à associer à cette action : « modif_ecr_tva ». Ce processus envoi un mail au groupe d'utilisateur « resp_tva » (Responsable TVA).
Dans le mail un lien de type « DACTION » permet d'accéder directement à la l'écriture modifiée.

Saisie des écritures en attente

Bouton Info comptes : demande de vérification des lignes d'écritures

• Action : COMPLETER_CAT

  • Exemple de mail : ecr_nc

  • Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]

Bouton Info ventilations : demande la saisie des ventilations analytiques d’une écritures en attente

• Action : COMPLETER_VENTIL_CAT

  • Exemple de mail : ecr_cc

  • Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]

Bouton Demander visa : faire une demande de visa

• Action : DEMANDER_VISA

  • Exemple de mail : ecr_visa

  • Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]

TVA EDI

Envoi par mail des fichiers EDI vers le partenaire EDI

Nous avons déclenché une action pour permettre l'envoi du fichier EDI au partenaire EDI.

• Action : ENVOIMAIL_TVA_EDI

  • Exemple de mail :envoimail_tva_edi

  • Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.Fic];;[FORM.destinataire][C3XZ.adresseMail(1)];;[FORM.DateDebutPeriode][C3XZ.PerDDt];;[FORM.DateFinPeriode][C3XZ.PerFDt]

Règlement

Bordereau fournisseur

Dans le sprogrammes : Décaissement multi-fournisseurs (étape 4), Confection des bordereaux et Ré-édition des bordereaux gestion d’une action :

• Action : REG_BORD_FOU

  • Exemple de mail : reg_bord_fou (envoi du borderau au contacts de type ifin)

  • Paramètres : [FICJOINT][R3XZ.NomFic];;[FORM.fournisseur][R3XZ.Tiers];;[FORM.montanttotal][R3XZ.MtTotal];;[FOR M.dev][R3XZ.Dev]

Recouvrement

Envoi d’un mail de recouvrement

• Action : MAIL_RECOUVRE

  • Exemple de mail : mail_recouvr (un tableau dans le corps du mail reprends la liste des factures relancées, qui sont également jointes au mail sous forme de fichier .ZIP)

  • Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]

Demande de E-Virement : Notification

La notification par email et la notification par SMS déclenche une action qui gènère un mail ou un SMS

• Action : MAIL_SMS_EVIREMENT

  • Exemple de mail : mail_sms_evirement

  • Paramètres : [Form.destinataire][R3XZ.destinataire];;[form.type][R3XZ.typedonnee];;[form.url][R3XZ.url]

Demande de mise en contentieux

• Action : DEMANDE_CONTENTIEUX

  • Exemple de mail : demande_contentieux

  • Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]

Demande de mise en irrécouvrable

• Action : DEMANDE_CREA_IRRECOU

  • Exemple de mail : demande_crea_irrecou

  • Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]

Demande de mise en littige

• Action : DEMANDE_LITTIGE

  • Exemple de mail : demande_litige

  • Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]

Relance (Règlement OLD)

Envoi des relances par mail (V10.4)

L'envoi des relances clients par mail est désormais géré par une action

• Action : RELANCE_CLI 

  • Exemple de mail : relance_cli (Envoi par mail aux contacts ifin des relances de type mail)

  • Paramètres : [FICJOINT][R3XZ.NomFic];;[FORM.client][R3XZ.Tiers];;[FORM.type][R3XZ.TypeRel]

GRM (Gestion des ressources matérielles)

Depuis la version Infinity 7.5b il existe une entrée « Demande intervention » au menu.
Cette entrée lance la création du processus « grmdi ».

Module QUALITE

Il est possible d'associer un code ACTION à une « famille d'évènement. »
Si c'est le cas une action sera déclenchée à chaque création » d'évènement qualité ».
Il est aussi possible d'associer un code ACTION à une « famille de problème »
Si c'est le cas une ACTION sera déclenchée à chaque création de constat problème

Module Affaire

Contrôle d'encours de l'affaire

Exploitation

Après validation d'une affaire sur client avec encours dépassé, gestion d’une action

• code action  AFFAIRE_BLOCAGE .

  • Exemple de processus : daff_affbloquee

  • Paramètres :[FORM.affaire][PRJAP.affaire];;[FORM.tiers][PRJAP.tiers];;[FORM.collaborateur][PRJAP.salcod]
    
    

Les fonctions pour changer les statuts

Open

Open

Autres déclencheurs du module affaire

Administration – Paramètres – Actions - Actions
En sus des codes actions associés à l'entrée dans un statut et paramétrés dans les zooms des statuts, des codes actions sont disponibles pour piloter des processus.

• GPA_CONSO_SAISIE : Suite à la saisie d'une consommation sur une affaire. Exemple : si on a atteint 100% de consommation on peut changer le statut de l'élément d'affaire.

• GPA_MRBQVAL_SAISI : Quand une valeur de rubrique est saisie sur un élément d'affaire ce code action est déclenché.

• GPA_TPSREAL_SAISIE : Suite à la saisie de temps sur une activité d'affaire.

• GPA_VALPRIX : Suite à un calcul de valorisation du montant de l'affaire, donc sur l'élément racine.

Point de vente

Envoi du ticket par mail (V10.4)

La case à cocher « Proposer l'envoi par mail du ticket » doit être cochée dans les paramètres de la caisse courante.
Après la saisie d'un ticket, une action est déclenchée pour envoyé un mail au client via un processus

• code action  ENVOI_FACTURE .

  • Exemple de processus : mail_pdf_facture_cli

  • Paramètres : [Form.Email][G3XZ.Email];;[FICJOINT][G3XZ.Fic]

Caisses autonomes - import-export incrémental

Afin de ne pas devoir faire manuellement les exports différentiels du serveur et les imports sur les caisses autonomes, des processus ont été créés.
Il s'agit des processus :

• export_caisseauto qui gère l'export différentiel des données côté serveur. Il faut définir autant de processus automatiques qu'il y a de dossiers à exporter.

• import_caisseauto qui gère l'import côté caisse. C'est le dossier de l'utilisateur par défaut qui définit le dossier d'appartenance du processus.

.

DATAHUB

Paramétrage du contrôle facture 

Actions
Divalto fourni en standard un certain nombre de code action pré paramétrés.

Il s'agit des codes actions DHB_* pour le Data Hub.

Processus

• dhb_visa : pour les demandes de visa

• dhb_dh2 : pour les demandes d'informations de rapprochement concernant le contrôle facture.

• dbh_di : Demande d’info dataset mis en attente

DataSet facture fournisseur en attente

Ce programme permet d'envoyer par la messagerie, la liste des factures fournisseur en attente à traiter par la personne en charge et/ou le groupe en charge du dataset.
Pour cela, il utilise le module processus.

Deux Processus sont nécessaires pour réaliser ces actions. Le premier processus est un envoi de mèl nommé 'genmail_dataset'.

Le deuxième processus est un processus automatique qui déclenche à fréquence régulière le premier processus.
la rubrique au menu "Créer un processus pour dataset en attente" permet d'exécuter manuellement le premier processus d'envoi de mèl.

IBAN Secure

Retour négatif du test d’un IBAN TIERS (C&L)

• Action : T3_IBAN_SECURE_KO

  • Exemple de mail : Email_IBAN_KO

  • Paramètres : [FORM.tiers][T3.tiers];;[FORM.ribcod][T3.Ribcod]

Retour négatif du test d’un IBAN Salarié (PAIE)

• Action : PAIE_IBAN_SECURE_KO

  • Exemple de mail : Email_IBAN_KO_Paie

  • Paramètres : [FORM.individu][PRIB.individu];;[FORM.ribcod][PRIB.Ribcod]