La fiche article

L'article est un bien matériel ou un service qui est vendu, acheté, stocké. La fiche article est l'outil de paramétrage des options de traitements des articles.
On accède à la fiche article par le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Article.
Référence
La référence article est gérée sur 25 caractères alphanumériques. Une numérotation automatique peut être mise en œuvre par un paramètre dans la fiche dossier. L'incrémentation automatique exige des caractères numériques dans les dernières positions utiles du code (à droite).

Il faut se référer à la définition standard de “alphanumérique” : Ne sont autorisés que les lettres ( majuscules et minuscules de a-z) et les chiffres de 0 à 9:
0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ

L'utilisation de tout autre caractère peut entrainer un mauvais fonctionnement des programmes de l'ERP Infinity.

Remarque : Cette définition des caractères alphanumériques est applicable à tous les champs de l'ERP dont le contenu peut servir pour des tris/filtres et autres traitements de données.

Désignation et désignation abrégée
La désignation est stockée sur 80 caractères. Elle est reprise dans les lignes de la pièce et pourra y être modifiée.
La désignation abrégée est, par défaut, calculée à partir de la désignation. Les règles sont identiques au nom du client (voir plus haut). La recherche par désignation s'effectue sur l'abrégé.
Code EAN
Stocke le code barre de l'article. C'est une zone gérée sur 13 caractères numériques. La recherche d'article est possible par ce code, ce qui permet l'usage de lecteurs dans la saisie de pièce notamment.
Gestion de stock
Un article peut être géré en STOCK, HORS-STOCK ou EXTERIEUR (fichier externe).
La gestion EXTERIEUR permet la gestion d'articles génériques qui sont liés à un catalogue (fournisseur) complémentaire. Dans le cas d'un catalogue important de références d'un fournisseur, on ne souhaite pas obligatoirement gérer le stock de ces articles ni l'ensemble de ces références dans la gestion commerciale : des articles génériques Extérieur sont créés.
A la création d'une pièce, on saisit un article générique, et la référence réelle du catalogue du fournisseur (qui contient en outre la désignation, le prix d'achat et le prix de vente conseillé).
Le fichier des articles extérieurs est accessible par le zoom généralisé « Fichiers de base / Référence externe ».
Mode de suivi
Lorsque l'article est géré en stock, le mode de suivi peut être :

• En QUANTITE,

• Par numéro de SERIE (en entrée et en sortie)

• Par numéro de LOT (en entrée et en sortie)

Remarque : lorsqu'un article est géré par numéro de série, l'unicité de ce dernier n'est pas testée.
Média

L'association de l'image à l'article s'effectue de la manière suivante :
Dans la fiche dossier est précisé le chemin d'accès dans lequel seront recherchées les images. Ceci évite de disperser les médias à différents endroits. Par exemple : /divalto/fichiers/images.
Dans la fiche article est stocké le nom du fichier image (JPG, BMP, JPG, PCX…). Par clic droit sur le champ, il est possible de parcourir le répertoire des images pour sélectionner un fichier.

Depuis la version 10.5, le programme recherche et attribue automatiquement une image qui porte le même nom que la fiche. 

Nature de produit
Code géré sur 4 caractères alphanumériques. Le premier caractère défini implicitement le type de l'article qui peut être :

• Marchandise produit acheté (1)

• Marchandise fabriquée (2)

• Marchandise fantôme (pour gestion de production, niveau fictif de production dans la description d'une nomenclature) (3)

• Service : temps passé, prestations… (4)

• Encours de sous-traitances (5)

Les 3 derniers caractères sont libres. La nature de produit fait référence à une table.
Article de remplacement
Un article fermé possède une date de validité (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet internet et protection) antérieure à la date du jour :
Un article peut avoir un article de remplacement (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet Généralités, champ « Remplacé par article ») :
Une confidentialité, que l'on positionne sur la fiche dossier (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet « confidentialités », champ « Saisir sur un article fermé »), va permettre de saisir des articles fermés à la saisie.
Si un utilisateur possède cette confidentialité, il pourra saisir des articles fermés.
Sinon, l'article de remplacement, s'il est présent se substituera automatiquement à l'article saisi après demande de confirmation.
Caractéristiques
Les poids et volumes sont gérés, ils sont totalisés en saisie de pièces et servent de base pour le calcul du port.
Les caractéristiques sont définies selon des unités. Les totalisations et calculs de port effectuent une conversion entre les unités de l'article et les unités de gestion précisées dans le dossier.
Les tables de définition et de coefficients de conversion utilisées sont les mêmes que les tables de gestion des unités des articles.
Remarque : Un article de 320 GR, mais le poids total des articles d'une pièce est totalisé en KG.
Les dimensions sont présentées à but informatif.

Création, duplication, import d'articles

En création comme en duplication, le code est attribué manuellement ou automatiquement en fonction du dernier numéro attribué. Pour générer le code automatiquement, il faut laisser la zone « référence » à blanc.
L'attribution automatique du numéro dépend du dernier numéro attribué dans la sous fiche « Numérotation » de la fiche dossier : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation/ Dossier : Bouton « Numérotation », champ « référence article ».

Création d'article

A la création le code, le libellé et les comptes comptables sont obligatoires. L'unité de référence n'est pas un champ obligatoire mais il est fortement recommandé de le saisir dans tous les cas à la création car il n'est plus possible de le modifier par la suite.

Duplication d'article

Lors de la duplication, les données de la fiche sont toutes copiées. Concernant les sous fiches, un écran intermédiaire permet de choisir quelles sont celles à dupliquer.

Import/export d'article

L'utilitaire d'import-export article est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Import – Export Articles.
Cet outil gère l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel, ou vers Calc (Open Office)

• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB)

Structure de la feuille de calcul
Les colonnes
Les en-têtes de colonnes définissant les données à importer ou à exporter doivent impérativement :

• se trouver sur la même ligne,

• l'ordre n'a pas d'importance,

• la première colonne ne doit pas être vide

Les lignes

• Une ligne commençant par ";" est une ligne en commentaire, donc ignorée.

• Une ligne est considérée comme vide si elle a plus de 20 cellules (colonnes) vides consécutives : 20 colonnes d'en-tête vides impliquent la fin des champs à importer.

• La recherche de la ligne en-tête se termine après 20 lignes vides ou en commentaire : 20 lignes vides consécutives impliquent la fin du traitement.

Mot clé 'FICHE'
Pour le cas d'une exportation ou d'une importation de type une ligne par table (ART, ARTDEPO, ARTSTOC…), une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement devra être définie.
Dans le cas d'une importation avec un fichier dont une ligne contient plusieurs tables Divalto, la colonne "FICHE" ne doit pas être présente.
Les tables traitées sont :

Autres mots clé
Selon les enregistrements à exporter ou importer, certains mots-clés sont nécessaires. Il existe également des mots-clés qui permettent une numérotation automatique des fiches.

Remarque
Pour les libellés complémentaires, dix mots-clés spéciaux ont été créés : LART.TEXTE1 à LART.TEXTE10
Champs utilisables
Tous les champs du dictionnaire (cf. documentation technique base Commerce & Logistique, ou AGL)
La syntaxe suivante doit être respectée : TABLE.DONNEE (par exemple : ART.DES ou ARTICLE.DESIGNATION)
Les champs sont lus dans un premier temps avec leurs noms ODBC, puis leurs noms standards.

Les champs obligatoires en mode création

Les rubriques
Il est également possible d'utiliser les rubriques. La syntaxe à respecter est :

• si le questionnaire est inconnu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique

• si le questionnaire est connu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique/Questionnaire

Exemple :
Une cellule contenant RUBRIQUE=ART.ArtCataloguePage/IMPLICITE_ART extraira la rubrique ArtCataloguePage du questionnaire Implicite_cli de l'entité client.
Attention ! La casse est très importante pour le code rubrique et le questionnaire.
Remarques générales
Si un champ d'en-tête est inconnu, un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Abandonner »

• de faire immédiatement la correction dans le fichier Excel et « Recommencer »

• d'ignorer le champ « Ignorer »

Autres possibilités
Concaténation de 2 champs
Il est possible de concaténer deux champs pour qu'ils soient intégrés dans un même champ de la base Divalto.
Pour cela, il faut utiliser le caractère supérieur.
Exemple :

Après intégration, le champ ART.DES contiendra la valeur "Tube Diamètre 15".
Mot clé 'FICHE'
A l'extraction, le traitement génère une seule ligne pour chaque type d'enregistrement. Le type d'enregistrement est alors donné dans la colonne "FICHE".
A l'intégration, si la colonne "FICHE" n'est pas présente, le traitement tente de reconstituer des enregistrements selon les mots-clés renseignés.
Mot clé 'NOTE'
Le mot clé « NOTE » intègre des notes liées aux fiches ART, TAR… .
Colonne ERREUR
Lorsque cette colonne est présente, en phase d'intégration, toutes les erreurs relatives aux lignes qui ne respectent pas la cohérence des données y sont inscrites.
Lorsque la colonne 'ERREUR' n'est pas présente, la première colonne vide sera alors utilisée pour consigner les erreurs rencontrées.
En cas de liaison CSV, si un champ est mal renseigné un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Annuler »

• d'ignorer le champ « Ok ».

Suppression d’un article

Il est impossible de supprimer un article sur lequel il y a eu au moins un mouvement.

Les unités liées à l'article

Les unités permettent une grande souplesse dans la gestion des articles et leur conversion. L'unité de référence de l'article est la seule qui est choisie à la création de l'article et ne peut plus être changée une fois des mouvements effectués sur celui-ci.
Une gestion d'unités d'achat, de vente, de stockage et douanière différentes est possible. Ces unités sont paramétrables dans la fiche article, onglet « généralités ».

Unité de référence
Cette zone peut être renseignée à la création d'un article. Les données de gestion dans l'historique sont exprimées par rapport à cette unité. Le stock est géré dans cette unité.
Attention : cette donnée ne peut plus être modifiée lorsqu'un article a été mouvementé.
Unité d'achat
Unité habituelle d'achat. Elle est proposée dans la saisie des pièces achats, mais pourra être modifiée à tout moment.
Unité de stockage
Cette unité est utilisée dans le module avancé d'inventaire (option incluse dans la version avancée de Divalto Commerce & Logistique). Elle permet l'impression des listes dans cette unité ainsi que la saisie des quantités comptées.
Attention ! Cette unité ne correspond pas à l'unité de gestion du stock de l'article. C'est l'unité de référence qui fédère les flux de stock.

A partir de la version 10.11, lors de la modification de l’unité de stockage d’un article dans sa fiche, alors un contrôle est effectué pour vérifier s’il celui-ci n’est pas présent dans un inventaire actif. Le cas échéant, la modification ne sera pas possible tant que l’inventaire ne sera pas clos. Cela dans le but d'éviter les erreurs lors de la saisie de l’inventaire.
Unité de vente
Unité habituelle de vente de l'article. Elle est proposée dans la saisie des pièces de ventes, mais pourra être modifiée à tout moment.
Unité douanière
Cette unité est utilisée lors de l'établissement des déclarations d'échange des biens.
Unité logistique (depuis la version 10.3)
C'est une unité qui permet de déterminer les règles de franco d'un fournisseur, non pas sur la base du tarif, mais sur la base d'un volume ou de quantité, en unités logistiques, atteint. Elle est l'unité utilisée par le fournisseur (qui n'est pas nécessairement l'unité d'achat !) en transport-logistique. L'unité logistique est obligatoirement associée à l'article et au fournisseur ; elle entre dans la table de conversion. En saisie de commande d'achat, elle permet, en pied de pièce, de voir par exemple le « remplissage » du contenant logistique utilisé comme unité de référence, l'unité logistique, donc (exemple : 1 camion complet est composé de 33 euro palettes, si le franco est un complet, l'unité logistique sera la palette, avec comme conversion 33 pal = 1 camion. En pied de pièce, si la commande n'équivaut pas à 33 palettes, il n'y aura pas de franco. Le calcul opéré en pied de pièce permet de visualiser de combien de pièces il faudrait augmenter la commande pour que la règle de franco s'applique).
Voir chapitre complet « Paramétrage des unités logistiques ».

Affichage des unités de quantité de la fiche article (V10.8)

A partir de la version 10.8, toutes les quantités affichées dans la fiche article ou ses sous-fiches, sont qualifiées par leur unité.

Exemple:

Open

Tables de création des unités et des conversions entre unités

• Les libellés des unités, pour avoir accès à toutes les unités existantes et pour en créer de nouvelles :

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Libellé des unités

Cliquer sur “+” pour créer une nouvelle unité, en saisie libre.

• Les coefficients de conversion entre unités, pour paramétrer les conversions entre unités :

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Unité coefficient de conversion

Cliquer sur “+” pour créer une nouvelle conversion d’unité.

Open

Création de conversion entre unités

Le code unité est l’unité pour laquelle l’on créé une conversion. L’unité de référence est l’unité par rapport à laquelle va être créée la conversion. Exemple du visuel: combien de “P” vont être dans un “CART”.

Saisir ensuite la valeur de conversion dans l’onglet “Coefficient”:

Exemple pour une conversion “à tiroirs”, il convient de créer tous les niveaux de conversion.

Exemple 1 PAL contient 25 CART qui contiennent chacun 50 P.

Si conversion d’une unité sur elle-même avec un coefficient différent de 1, on affiche un message et on corrige le coefficient pour mettre 1:

Chacune des 2 tables peut définir des unités générales (ne pas préciser de référence article) ou propres à un article (préciser la référence article dans le champ “Référence” à la création).
Le rapport poids/volume diffère selon les articles.

Unité par défaut: option Dossier (V10.9)

A partir de la 10.9, il est interdit de créer (en création ou duplication) un article géré en stock sans unités. Ceci est valable pour les articles gérés “en stock” et donc pas valable pour ceux gérés “hors-stock”.

Une alerte apparaît obligeant à renseigner au moins une unité de référence:

Il est toutefois possible par une option Dossier de renseigner une unité par défaut qui sera attribuée en création d’article, si celle-ci n’est pas renseignée spécifiquement.

Dans le dossier Commerce et logistique, onglet Articles, il est possible de positionner une unité par défaut qui s’appliquera en création d’article, si aucune autre unité n’est renseignée (en importation de base articles, ou manuellement).

Cas où l'unité par défaut sur le dossier est vide

Lors de la création d’un nouvel article géré en stock, si les champs “unité” sont vide, une alerte s’affiche indiquant que l’unité par défaut sur le dossier n’a pas été saisie et refuse la création de l’article.

La même alerte s’affiche lors de la création dans l’import article.

Cas où l'unité par défaut sur le dossier est renseignée

Lors de la création d’un nouvel article géré en stock , si un ou plusieurs champs “unité” sont vides, un message s’affiche informant que l’unité par défaut du dossier est affecté aux champs “unité” vides.

Le même message d’information s’affiche lors de la création à travers l’import article.

Cette option n’est pas compatible si des articles sans unités sont déjà utilisés dans la base. L’option a été pensée principalement pour pouvoir faire ce choix, à la migration, de rendre obligatoire les unités en création d’article, ou non.

Option “rendre obligatoire les unités de l’article lors de la modification” (V10.10)

Cette case à cocher dans le Dossier (onglet Options) permet de disposer d'un contrôle sur les unités d’article lors de leur modification.

Si la case est activée et l’une des unités est vide, il bloque l’utilisateur, sinon il lui permet de valider la modification, y compris s’il s’agit de vider les unités.

Ceci est valable pour les unités de caractéristiques et sur les unités article, s’il n’y a pas encore eu de mouvements de stock sur l’article.

Contrôle des facteurs de conversion sur fiche article (V10.9) 

Lors de la création d’un article, un contrôle de l’existence d’un facteur de conversion dans la table des coefficients de conversion est fait s’il y a des unités différentes entre l’unité de référence et l’unité de vente. Si la conversion est inexistante, alors un pop-up bloquant apparait afin de forcer la création de celui-ci.

Dans la table des unités de conversion article, le champs coefficient est obligatoire et doit être différent de 0.

Contrôle d’inventaire à modification d’un facteur de conversion (V10.11) 

Dans la table des coefficients de conversion, lors de la modification d’un facteur, un contrôle est effectué pour vérifier si l’article est présent dans un inventaire actif. Si c’est le cas et afin de ne pas créer d’erreur de stock lors de la saisie de l’inventaire en question, le contrôle devient bloquant et empêche de modifier le facteur tant que l’inventaire n’est pas clos.

Statistiques article

Les statistiques articles sont visibles dans la fiche article : Commerce & Logistique / Fichiers / Article, onglet « Statistiques ».
Familles statistiques
3 codes familles indépendants peuvent être saisis. Ils servent aux traitements d'interrogation et de statistiques.
Chaque code peut être découpé en 4 segments. La description des familles statistiques et leur découpage sont donnés dans la fiche dossier. La mise en œuvre des familles est identique à celle des codes statistiques des clients.
Type d'article
Le principe consiste à pouvoir indiquer pour un article sa typologie pour les interrogations statistiques. Exemple :
 

• Article standard

• Consignes

• Frais de port

• Frais de gestion

• Frais d'emballage

• etc....

 
Ceci afin de permettre un filtrage particulier des consultations des statistiques de ventes/achats.
 
Statistiques autres
Cette partie est renseignée automatiquement par la mise à jour des statistiques.

On trouve notamment des données statistiques concernant le stock de l'article concerné.

Minimum en quantité : c'est le stock minimal, soit la valeur la plus basse atteinte par la quantité en stock sur la période.

Maximum en quantité : c'est le stock maximal, soit la valeur la plus haute atteinte par la quantité en stock sur la période

Moyen en quantité : c'est le stock moyen, soit somme(quantité en stock * nombre de jours où le stock est à cette quantité) / nombre de jours de la période

Moyen en valeur : c'est le stock moyen, soit somme (valeur en stock * nombre de jours où le stock est à cette valeur) / nombre de jours de la période

taux de rotation : quantité consommée sur la période / stock moyen en quantité

Toutes les quantités sont exprimées en unité de référence.
La période prise en compte est de 1 an, se terminant à la date de clôture indiqué sur l'écran du programme de génération des statistiques.

Sous-références article

Chaque article peut être géré avec des sous-références (taille/coloris, par exemple).
Lors de chaque saisie de pièce, la référence article (sur 25 positions) peut être complétée par 2 codes sous-références à 8 positions chacun. Ces sous-références sont utilisées pour gérer des tailles, des coloris, des millésimes, etc.
La gestion des stocks, la tarification, les traitements de réapprovisionnement tiennent compte de ces sous-références.
NB : Pour des raisons techniques, la fiche sous référence existe pour tous les articles même non gérés en sous référence. Elle est totalement transparente pour l'utilisateur.
Les sous-références liées à un article sont accessibles par : Commerce & Logistique / Fichiers / Article Bouton « Sous-références »
Pour pouvoir saisir des sous-références dans les pièces, 3 conditions doivent être remplies :

• La case à cocher 'Gérer des sous-références' (Onglet 'Généralités') doit être cochée sur l'article 

Les sous-références doivent exister dans la table des libellés sous-références accessibles par Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Sous-référence.
Le numéro d'ordre d'affichage permet de forcer l'ordre d'affichage dans la saisie de pièce en mode grille.

• Le couple "référence / sous-références" devra être validé par une fiche sousréférences.

Le code grille permet la mise en place automatique d'un modèle de grille de sousréférences. Le code grille ne représente qu'une aide à la création. Ce n'est pas lui qui détermine la liste des sous références autorisées ou non pour l'article. Les grilles de sous-références se définissent dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Grille de sous-référence
La saisie dans les pièces d'achat et de vente selon une grille est pilotée par la case à cocher dans la fiche article, onglet 'Généralités' :

Lorsqu'un article comporte une sous référence unique, il n'est pas nécessaire de saisir la deuxième sous-référence. Le champ est garni automatiquement avec la sous-référence unique, et le curseur saute automatiquement sur le champ suivant.

Onglet « Coûts » de la fiche sous-référence de l'article

Valorisation

• Le dernier prix d'achat constaté et sa date sont mémorisés dans la fiche sous référence ;

• Le dernier coût de revient constaté et sa date sont mémorisés dans la fiche sous-référence ;

• Le dernier coût moyen pondéré calculé et la date du calcul sont mémorisés sont mémorisés dans la fiche sous-référence. Le prochain calcul du coût moyen pondéré démarrera de cette date jusqu'à la nouvelle date de calcul (voir calcul CMP).

• Le coût standard d'un produit fabriqué ainsi que sa date sont également stockés dans cette fiche sous-référence.

Décomposition du coût standard
Le détail du calcul du coût standard est détaillé dans cette partie.
Chaque coût détaillé pourra se voir appliquer une majoration en pourcentage et en montant. Les tables de « code pourcentage coût de revient » et de « code montant coût de revient » fixent les valeurs.

Onglets « Production » et « Variantes » de la fiche sous-référence de l'article

La gestion des variantes et des informations de la production sont liées aux sous-références :

• Code EAN,

• Caractéristiques,

• Données de lancement de production pour les produits finis,

• Données de coût horaire pour les produits d'outillage utilisés en production,

• Une règle de gestion du calcul des besoins peut être définie pour une sous-référence, remplaçant alors la règle de l'article.

Attention ! Lorsqu'un article n'est pas géré en sous-référence, une fiche sous référence est maintenue automatiquement pour enregistrer les informations de coût, prix d'achat…
Dans ce cas, les valeurs des deux sous références sont à "blanc".

Autorisations liées aux sous-références (V10.8)

Pour permettre de gérer le cas d'une sous-référence que l’on souhaite arrêter, mais que l’on continue à proposer à la vente (Autorisée sur pièce client) jusqu'à épuisement du stock, mais sans volonté de réapprovisionnement (Non autorisée sur pièce fournisseur), il est possible de positionner sur une sous-référence des autorisations de saisie, de la même façon que sur l’article lui-même.

Une sous-référence peut être :

•  Autorisée ou non, sur pièces client

•  Autorisée ou non, sur pièces fournisseur

•  Autorisée ou non, sur pièces internes

Protection de l’article

Des autorisations de saisie peuvent être placées sur un article comportant des sous-références ou non, dans l’onglet Internet-Protection de la fiche article.

Protection de la sous-référence

De la même façon, des autorisations de saisie peuvent également être placées sur les sous-références, dans l’onglet Protection de la sous-référence.

L’autorisation sur pièce client, fournisseur ou interne peut prendre 3 valeurs:

• Ne pas autoriser : la sous-référence n’est pas saisissable sur le type de pièce correspondant

• Autoriser : la sous-référence est saisissable sur le type de pièce correspondant

• Paramètre référence : la sous-référence hérite de l’autorisation en place sur la référence racine, pour le type de pièce correspondant

Les décompositions ou kits

Les décompositions représentent des nomenclatures commerciales.

Elles sont utilisées uniquement côté ventes. Elles ne sont donc pas gérées en achat.
La gestion des décompositions dispose de 2 modes de fonctionnement (à définir dans la fiche article) :

• La décomposition est "liée", dans ce cas les composants sont liés à l'article principal.

• La décomposition est "non liée", dans ce cas les composants sont indépendants, la décomposition est une aide à la saisie.

Elles sont également dynamiques : en effet elles peuvent varier selon les sous-références de l'article.
Attention ! La décomposition est mono-niveau. Un composé peut posséder jusqu'à 9999 composants.
On accède aux décompositions : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Menu Compléments.

Les décompositions liées

Une décomposition liée indique une arborescence en saisie de pièce entre l'article composé et ses composants. Une dépendance entre les deux est conservée. Pour lier une décomposition, il faut cocher la case « Lier les lignes de décomposition » dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Onglet STOCK ET DECOMPOSITION.
Attention ! Une décomposition liée ne peut être définie que pour un article dont le mode de gestion est « Hors Stock ».

Arrondi des quantités à préparer dans les décompositions liées (V10.5)

La coche "Gérer les reliquats en décomposition liée " (Fiche dossier, onglet Pièces) permet d'expédier partiellement un composé dont un composant serait en rupture de stock au moment de la validation en BL.
L'arrondi des quantités à préparer va permettre d'arrondir des quantités de composants, afin de ne mettre en préparation que des décompositions complètes.

Paramétrer l'arrondi de quantités dans les décompositions liées

Le paramétrage se positionne dans la fiche article du composé, onglet "Décomposition", champ "arrondi des quantités à préparer".
On positionne dans ce paramètre, la précision de l'arrondi souhaité. On arrondit toujours à la quantité inférieure.
Remarque : ce paramètre n'est pas positionnable sur les composants. Le champ est grisé.

Illustration par l'exemple de l'arrondi de quantités dans les décompositions liées

Exemple : Un kit permettant de fabriquer une table tripode se compose d'un plateau et de 3 pieds.
En stock, on dispose de 20 plateaux et de 14 pieds.
Le client commande 5 kits, soit 4 tables tripodes complètes. Il y a suffisamment de plateaux. Les 14 pieds en stock permettent la constitution de 4 tables (4 X 3 pieds=12 pieds) complètes (Plateau + pieds), reste 2 pieds. Il manque 1 pied en stock pour constituer la 5ème table.
Sans l'arrondi de quantités :
Le client réceptionne 5 plateaux et 14 pieds. Le pied manquant est mis en reliquat et sera expédié ultérieurement.
Avec l'arrondi des quantités:
On positionne sur la fiche article du composé (le kit) un arrondi des quantités à 1. Cela veut dire que lorsque l'on mettra les kits en préparation, seuls des kits complets seront mis en préparation. Ceci revient à dire que le client ne réceptionnera pas le kit incomplet composé d'un plateau et de 2 pieds, avec le troisième pied en reliquat.
La mise en préparation concernera 14/3 = 4,6666666... kits complets (1 plateau + 3 pieds), ARRONDIS à l'entier inférieur, soit 4. Le kit manquant COMPLET, contenant 1 plateau et 3 pieds sera mis en reliquat.
Remarque : La mise en préparation correspond à la génération du bon de préparation.

Plus d'informations sur le bon de préparation : voir le chapitre dédié aux bons de préparations (BP)

Les décompositions non liées

Une décomposition non liée autorise l'insertion rapide d'article en saisie de pièce (aide à la saisie). Aucune dépendance n'existe entre le composé et ses composants une fois les articles créés dans la saisie.
La gestion des prix peut être effectuée sur le composé ou le composant. En saisie de pièce, il est possible d'inverser l'indicateur ponctuellement (cas dans lequel l'utilisateur modifie le contenu de la décomposition dans la pièce).
Quantité
C'est la quantité de lien entre le composant et le composé. Ce lien peut être de type proportionnel (à la quantité du composé) ou fixe (quelle que soit la quantité du composé).
Mouvementer le stock
Invalide le déstockage du composant :

• si c'est uniquement l'article composé qui est géré en stock,

• ou si les composants ont déjà été sortis du stock par des BL internes.

Code opération
Ce code opération affecté à une ligne de composant mouvemente un stock différent pour une composante.
Code impression
Ce code autorise ou non l'impression de l'article sur les différentes pièces, de façon à modifier la présentation en fonction du type de pièce.
Ce code est composé de 5 caractères :
Sachant que le type de pièce peut varier de 1 à 4 :
1 :Devis
2 :Commande
3 :B.L.
4 :Facture
Et que le type de tiers peut être :
C :Client
F :Fournisseur
I :Interne
Le code C34 (ou 34C) n'imprimera que sur les BL et factures clients.
En saisie de pièce, l'utilisation d'un article décomposé lié provoque ce type d'affichage :

En interrogation de stock sur le composé, le bouton permet d'obtenir le nombre de kits en fonction des stocks.

Gestion des reliquats en décomposition

Cette fonctionnalité va permettre d'expédier partiellement au client un composé dont un composant serait en rupture de stock au moment de la validation en BL.
Pour mettre en place cette fonctionnalité, il faut positionner l'option « Gérer les reliquats en décomposition liée sur la fiche dossier, onglet Pièces.
Exemple :
On commande 20 ensembles de peinture :

On valide la commande en BL, mais pour le savon spécial (dernier élément de la décomposition), seul 5 pièces sont disponibles en stock. Au moment de la validation en BL, une commande de reliquat de 15 pièces va être générée, permettant l'expédition partielle des composants disponibles en stock au moment de la validation. Les 15 savons en attente vont faire l'objet d'une expédition ultérieure.

Remarque : Dans le cas d’une décomposition liée, la coche “solde du reliquat“ sur une ligne de validation de commande en BL est ignorée, le reliquat étant calculé comme indiqué ci-dessus, pour compléter les quantités commandés sur le composé.

Utilisation d'un article en décomposition (V10.4)

Cette fonctionnalité va permettre de visualiser les cas d'utilisation d'un article dans les lignes de décomposition.

Visualiser la composition d'un article composé (Rappel)

Posons le cas suivant :
L'article FCH0199 est un article composé constitué des composants FCH0121, FCR0001 et KIT0001. L'article KIT0001 est lui-même un article composé qui est constitué des composants FPPP0030, FFS0021 et MO0003.
Pour voir quels sont les composants qui entrent dans la composition de l'article composé FCH0199, on se positionne sur la fiche artiche (commerce et logistique/ Fichiers/ article) de l'article FCH0199 et on actionne le menu "compléments, décomposition". On obtient l'affichage suivant:


De la même façon, pour voir quels sont les composants qui entrent dans la composition de l'article composé KIT00001, on se positionne sur la fiche artiche (Commerce et logistique/ Fichiers/ Article) de l'article KIT00001 et on actionne le menu "compléments, décomposition". On obtient l'affichage suivant:

Visualiser dans quels composés est utilisé un composant (V10.4)

Posons le cas suivant :
L'article FCH0199 est un article composé constitué des composants FCH0121, FCR0001 et KIT0001. L'article KIT0001 est lui-même un article composé qui est constitué des composants FPPP0030, FFS0021 et MO0003.

Pour voir dans quels composés est utilisé un composant, on se positionne sur la fiche article (Commerce et logistique/ Fichiers/ Article) du composant et on actionne le menu "Interrogations, décompositions" ou on clique sur le bouton "Utilisations".

Pour voir dans quelles décompositions entre l'article KIT00001, on se positionne sur la fiche article (Commerce et logistique/ Fichiers/ Article) de l'article KIT00001 et on actionne le menu "Interrogation, décompositions". On obtient l'affichage suivant, sur lequel on voit que l'article KIT00001 entre dans la composition de l'article FCH0199:

Pour voir dans quelles décompositions entre l'article MO0003, on se positionne sur la fiche article (Commerce et logistique/ Fichiers/ Article) de l'article MO00003 et on actionne le menu "Interrogation, décompositions".
On obtient l'affichage suivant, sur lequel on voit que l'article MO0003 entre dans la composition de l'article KIT00001 qui lui-même entre dans la composition de l'article FCH0199 :

La visualisation des cas d'utilisation d'un composant dans un ou plusieurs composés est également accessible par le menu Commerce et logistique/ Utilitaires/ Interrogation utilisation des décompositions.

Dans cette situation, on se servira des jumelles pour indiquer l'article dont on veut rechercher les cas d'utilisation dans les décompositions.

Fiche article: tri sur les décompositions (V10.4)

Une coche permet de trier la liste des articles dans le zoom des articles, sur ceux qui possèdent une décomposition. Coche "Uniquement les articles décomposition".

Articles gérés en n° de lot ou n° de série

Pour gérer les n° de lots et n° de série, l’article doit être paramétré comme tel, au niveau de sa fiche article, onglet généralités.

Choisir un mode de suivi “Par no série” ou “Par no lot” dans la liste déroulante. C’est l’unique moyen de paramétrer un article comme étant géré en lot ou n° de série et de pouvoir en gérer/suivre sa traçabilité. (NB: en module Production, l’article fabriqué se voit attribuer un n° de lot automatique, voir les chapitres sur la production).

Option de traçabilité avancée des lots (sous licence), voir chapitre: La traçabilité avancée des lots

Option article pour permettre la saisie de lot spécifique en saisie de commande client (V10.12)

Cette méthode ne concerne que les articles gérés en n° lot (ou n° série).

L’option “Priorité au lot de la commande” doit être positionnée sur la fiche dépôt de l’article.

(La méthode logistique est alors considérée comme la méthode à prendre dans le cas où aucun lot ne serait présent dans la commande).

Interrogation article

Menu: Commerce & logistique/ Interrogation/ Article 

ou

Bouton  de la fiche article

Ce traitement affiche les différents mouvements qui ont eu lieu, sur une plage de temps modifiable, en quantités et en unité de stockage.

• Les unités (référence et stockage) sont affichée en haut et en colonnes ;

• La quantité de stockage est affichée en colonne (une entrée et une sortie).

L'écran de filtre permet de sauvegarder des paramètres par utilisateur grâce à l'icône représentant une disquette associée à une roue crantée :

L'article modèle

L'article modèle est un article dont les champs sont pré-remplis et qu'il suffira de copier en création d'un nouvel article. Ce procédé permettra de ne pas partir de zéro lors de la création d'article. Le zoom des articles modèles est accessible par le menu : Commerce & logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Articles modèle.

L'article modèle comporte les même champs qu'un article, mais en réduisant les contrôles afin de permettre de renseigner partiellement des données (champs non obligatoires, pas de contrôle de cohérence global).

Ainsi, lors de la création article, il est possible de s'appuyer sur un article modèle qui pré-alimentera la fiche de l'article qui va être créée. Les contrôles habituels sont ensuite appliqués à la création de l'article.

A partir de la V10.12, la fiche article modèle reprend tous les champs de la fiche article.

Création d’un article modèle par duplication (d’un autre article modèle)(V10.12)

A partir de la version 10.12, il est possible de sélectionner les sous-fiches à reproduire éventuellement.

Création d’un article à partir d'un article modèle: duplication des sous-fiches (V10.12)

Pour rappel, il est possible de créer un nouvel article à partir d’un article modèle (cliquer sur le bouton “+” et renvoyer un article modèle dans le champ dédié).

Si l’article modèle possédait des sous-fiches, celles-ci sont également dupliquées.

Cas de création et résultats:

En cas de suppression d’un article modèle, ses éventuelles sous-fiches sont également automatiquement supprimées.

Recherche avancée d'articles

La recherche avancée d'article est accessible par Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Recherche avancée d'articles.

• Le recherche se base sur des critères de recherche multiples ;

• Appelée depuis la pièce, effectue une recherche avec référencement client ou fournisseur ;

• Connexion au SEARCH pour la recherche ;

• De nombreuses informations article affichées ;

• Appel de fonctions article (achats, ventes, fiche article, rubriques, …) ;

• Export tableur.

Critères de recherche :

Résultat :

EAN automatiques/multiples

Définition EAN :

« European Article Numbering » selon les spécifications du GS1 (Global System 1), organisme mondial de normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique.
Dans la terminologie GS1, l'EAN est codé en barres : le code est un GTIN (Global Trade Item Number) et comporte 13 à 14 chiffres.
*Les chiffres en position 6,7,8,9 voire 10 et 11 caractérisent l'entreprise.
*Les 3 premiers chiffres caractérisent généralement le pays (300 à 379 pour la France)
*Le dernier chiffre de l'EAN 13 est une clé de contrôle
*Les autres chiffres sont à disposition de l'entreprise ; par exemple dans la visite guidée, tous les EAN commencent par 3210330

Possibilités dans Divalto :

• proposer la création automatique de codes EAN 13 lors de la création d'articles ou de sous-références

• disposer d'un traitement de génération de codes EAN

• stocker les codes EAN dans une nouvelle table : SARTEAN

• disposer d'EAN multiples par article

Table SARTEAN : génération automatique de codes EAN

Une nouvelle table (SARTEAN) ainsi que de nouvelles fonctions permettent de gérer la génération de code EAN automatiquement, et de disposer d'EAN multiple par article. Ce mécanisme vient en complément de la gestion des codes EAN déjà existants sur l'article et les sous-références. Cette nouvelle table n'est pas gérée en inter-compagnie.
L'activation de la génération automatique d'EAN va permettre, lors de la création d'un article ou sous-référence, de proposer la génération d'un code EAN. Ce code EAN est stocké dans la nouvelle table SARTEAN, et n'apparaît pas forcément dans la zone EAN de l'article ou de la sous-référence.
La recherche d'EAN pour une référence/sous-référence se fait donc à 3 niveaux :

1. nouvelle table SARTEAN (présence du code EAN) ;

2. champ EAN de la fiche sous-référence (si article géré en sous-références) ;

3. champ EAN de la fiche article.

Attention : une demande d'attribution d'EAN manuelle depuis le zoom va générer une nouvel EAN même s'il y en a déjà un.

Traitement de génération des codes EAN

Menu : Commerce & logistique / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Génération de code EAN
Les options du traitement de génération de code EAN :

• "Mettre à jour les fiches" : il est possible de demander à recopier la valeur générée dans le champ de la fiche article/sous-référence ;

• "Créer les EAN manquants" : permet de ne pas modifier un EAN existant. Non cochée, le traitement va attribuer un nouvel EAN même s'il en existe un ;

• Une impression permet de voir les EAN (dans la nouvelle table SARTEAN) attribués (nouvellement ou déjà existants) ou non attribués (erreur ou EAN renseigné sur article/sous-référence).

Info : la nouvelle table SARTEAN n'est pas gérée en inter-compagnie.

Paramétrages des EAN Automatiques/multiples

Principe
Le code EAN était jusqu'ici manuel et saisi soit sur la fiche sous-référence soit sur la fiche article. Une nouvelle option permet de demander la génération automatique du code EAN :

• Au dossier (onglet ARTICLES) pour activer le mécanisme, positionner la valeur par défaut article, et indiquer une plage de code EAN ;

• Sur l'article pour l'activer pour la référence (sans gestion de sous-références) ;

• Sur la sous-référence pour l'activer sur une gestion avec sous-références.

Les niveaux de paramétrages

• Paramétrage Dossier :

Onglet « ARTICLES », Partie « EAN » : coche « Génération automatique du code EAN à la création d'articles et de sous-références ».

Via le Bouton « Numérotation », champ « EAN article » : on retrouvera le dernier numéro d’EAN généré via la génération automatique.

Onglet « Pièces 2 », coche « Activer la recherche par multi EAN » afin d’activer la recherche à tous les niveaux.

Les traitements de recherche de code EAN exploreront les 3 niveaux :

Table SARTEAN

Fiche sous-référence

Fiche article

• Paramétrage au niveau de la fiche article :

Onglet « Généralités », champ « Code EAN » et coche « Généré automatiquement »

• Paramétrage au niveau de la fiche sous-référence :

Onglet « Variantes – WMS – Prévisions » : Champ « Code EAN » et coche « Généré automatiquement »

Taxe parafiscale

Le champ « Code TPF » correspondant à la gestion des taxes parafiscales est présent dans l’onglet « Comptabilité », si au niveau de la fiche dossier, la gestion a été activée (Onglet « Comptabilité », champ « Utilisez vous des taxes parafiscales »).

Vous pouvez indiquer jusqu'à trois codes pour un article.

En saisie de pièces, ces codes seront croisés avec le code régime du tiers pour déterminer le taux de la taxe parafiscale applicable lors de la vente ou à l’achat.

Remarque : Pour un fonctionnement correct et optimal, il faut que la combinaison TVA Article = 0 et TVA tiers = 0 existe !

On accède à cette table par l’option de menu : Commerce & logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux pièces/ Taxe parafiscale.

Le code TPF est composé de deux sous codes :

• TPF article issue de la fiche article,

• TPF tiers issue de la fiche du tiers (Code régime).

Pour chaque combinaison, vous obtenez le taux et le compte comptable de TPF en double, valeur 1 et valeur 2, avec une date de fin de validité des valeurs 1. Ainsi, lors d'un changement de législation, vous renseignerez simplement le nouveau taux et la date de changement. Les factures antérieures à cette date continueront à être calculées à l'ancien taux.

Traductibilité de la désignation article (V10.12)