Utilisation du devis travaux IM

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Last updated: 21/06/2023 by Alexandre DESMOUCEAUX
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Nous détaillons dans ce paragraphe les cas d’utilisations possibles dans le devis travaux.

Entête du devis travaux

Au niveau de l'entête du devis travaux dans son utilisation opérationnelle, il n'existe pas de particularités. Il faut néanmoins penser à renseigner un code site car ce dernier est rendu obligatoire au moment de la validation du devis travaux.
La fonctionnalité de propagation de certaines données de l'entête vers les lignes du devis travaux est disponible comme dans en saisie de pièce dans C&L. Cela concerne les champs suivants :

  • Marché

  • Affaire

  • Avenant

  • Elément

  • Activité

  • Les délais

Lignes/Mouvements du devis travaux

  • Dans le champ référence par clic droit ou en saisie rapide lorsque l’option est disponible et activée :

    • Créer un chapitre : la possibilité de créer un chapitre
      (V10.8)A noter la possibilité de passer en saisie rapide, lorsqu’un préfixe pour la saisie rapide des chapitres a été défini dans le paramétrage dossier,

      • la combinaison de ce préfixe + [Titre du chapitre] + [TAB] ou [ENTREE] : ouvre la fenêtre de saisie du chapitre.
        lorsque la saisie du titre du chapitre dans le champ référence est limitée au nombre de caractères autorisés pour la référence; le titre du chapitre peut alors être complété dans la fenêtre de saisie.

    • Insérer ouvrage : la possibilité de lancer une recherche sur la base ouvrage et non celle de la base article « classique ».
      A noter qu'à ce niveau, un raccourcis clavier paramétré au niveau du dossier (voir paragraphe dossier) permet de lancer la recherche des ouvrages via

      • la combinaison de ce préfixe + F9 (ouverture du zoom des ouvrages).

      • la combinaison de ce préfixe + MAJ + F9 (V10.6) : ouverture de l'administration des ouvrages 

      • la combinaison de ce préfixe + XXX + MAJ + F9 (V10.6) : ouverture de l'administration des ouvrages avec application critère ouvrage sur la séquence saisie

    • Catalogue fournisseur : la possibilité de lancer une recherche sur la base de catalogue externe/fournisseur. Avec cette fonctionnalité, nous disposons de la mécanique de gestion des articles éphémères (voir documentation dédiée sur ce point).

  • Contrôle du référencement (V10.8) : lorsque l’option contrôle de référencement Client est activée, selon paramétrage Référencement dossier devis travaux / généralités,

    • contrôle le référencement sur le client du devis travaux

    • contrôle le référencement sur le client du site

    • contrôle le référencement sur le client du devis travaux et le client du site

  • Dans le champ quantité : (V10.8) en clic droit

    • accès rapide au superviseur logistique

    • quantité en stock

    • disponible à date

    • Stock véhicules : consultation du stock, filtre posé sur les dépôts techniciens


  • En étant en modification sur le devis et en consultation d'un mouvement par clic droit (uniquement sur une ligne article) :

    • Réinitialiser les données liées au prix : La possibilité de réinitialiser les différents prix (achat et vente) sur la/les ligne(s) pré sélectionnées (Contrôle clic).

    • Réinitialiser les taux de change à date du devis : La possibilité de réinitialiser le taux de change de la ligne de devis travaux à la date du devis

    • Réinitialiser les taux de change à date du jour : La possibilité de réinitialiser le taux de change de la ligne de devis travaux à la date du jour

    • Réinitialiser les codes équipement et intervention (V10.6) : La possibilité de réinitialiser les codes équipement et/ou intervention à partir des paramétrages articles et ouvrage.
      en V10.5, cette réinitialisation était réalisée avec la réinitialisation des données liées au prix.

    • Afficher équipements : Dans le cadre d'un devis travaux de type maintenance, la possibilité d'afficher le/les matériel(s) (équipement(s)) concerné(s) par cette ligne de devis travaux.

    • Sélectionner les équipements : Dans le cadre d'un devis travaux de type maintenance, la possibilité de sélectionner le/les matériel(s) (équipement(s)) concerné(s) par cette ligne de devis travaux.

  • Modification de la référence (V10.6) : la modification d'une référence doit rester exceptionnelle, et il est préconisé de créer une nouvelle ligne et supprimer la ligne à remplacer, lorsque cela est possible.
    La modification de la référence est possible mais encadrée : toutes les informations seront réinitialisées, à l'exception des codes intervention et code matériel et il faudra enchainer la modification de la référence par le traitement 'Réinitialiser les codes équipement et intervention'.

  • Substitution référence (V10.6) : accessible via le menu Outils / Substitution référence sur un devis travaux en modification, permet de remplacer une référence avec ses sous-références par une autre référence (avec ses sous-références) dans tout le devis travaux.
    Comme pour la modification de la référence, toutes les informations seront réinitialisées.


  • Utilisation des options et des variantes : le devis travaux permet de générer une variante à partit d'un chapitre ou de proposer un chapitre en option. 

    • Créer une variante : Par clic droit sur un chapitre, nous avons la possibilité de créer une variante pour ce chapitre, par duplication du chapitre. 
      L'icone 'v' dans la colonne o/v (option variante) identifie les lignes d'une variante.
      Ce chapitre de variante ne sera pas pris en compte dans la totalisation du devis travaux. Il sera imprimé au niveau des mouvements du devis travaux avec une information de plus ou moins-value par rapport au chapitre de référence.

    • Valider la variante : Par clic droit sur un chapitre, nous avons la possibilité de valider la variante. Le chapitre d'origine sera alors automatiquement supprimé et remplacé par le chapitre de variante. l'icone 'v' disparaitra.

    • Supprimer la variante : Par clic droit sur un chapitre, nous avons la possibilité de supprimer la variante sur laquelle nous sommes positionnés.



  •  

    • Passer en option : Par clic droit sur un chapitre, nous avons la possibilité de faire de ce chapitre une option.
      L'icone 'o' dans la colonne o/v (option variante) identifie les lignes en option.
      Ce chapitre ne sera pas pris en compte dans la totalisation du devis travaux et sera imprimé en annexe du devis travaux.

    • Valider option : Par clic droit sur un chapitre d'option, nous avons la possibilité de valider ce chapitre pour qu'il fasse partie du devis (donc pris en compte dans la totalisation). l'icone 'o' disparait à la validation de l'option

    • Supprimer option : Par clic droit sur un chapitre, nous avons la possibilité de supprimer cette option et donc le chapitre.



    • Contrôle des options et variantes en validation de devis (V10.6) : 
      L'arbitrage des options et variantes doit être réalisé avant la validation du devis travaux. S'il reste des lignes en option ou variante en validation, un message d'avertissement sera affiché, et la validation du devis sera impossible.



  • Utilisation d'un ouvrage pour définir une intervention de maintenance :
     

    • Quantité de l'ouvrage : indique le nombre d'équipements impliqués sur l'intervention

    • Code intervention : le code intervention doit être un code intervention lié à une famille de type intervention : maintenance

    • Code modèle : le code modèle doit être égal '*' : indique qu'une sélection de l'équipement / des équipements doit être faite (clic droit sur ligne d'ouvrage ou Interrogations / Equipement(s) de l'intervention

    • sélection des équipements : 

      • La sélection des équipements se fait à partir des données enregistrées dans l'ERP (V10.5) ou à partir du parc équipements (V10.6), selon paramétrage défini dans le dossier devis travaux/onglet INTERVENTION. 
        chaque liste est filtrée par site.

      • 2 accès  

        • clic droit : sélectionner les équipements : ouvre la sélection des équipements

        • menu Interrogations / équipement(s) de l'intervention ou clic droit : fait apparaitre la liste des équipements attendus ou sélectionnés (quantité fixée par la quantité d'ouvrage sur la ligne de mouvement);

          • le bouton sélectionner ouvre la sélection des équipements du site.

          • il est possible d'entrer en modification pour saisir le code équipement ou F9 : ouvre la liste des équipements.

      • (V10.6) : Pour un équipement rattaché à plusieurs contrats, la liste des équipements présentera une ligne pour chaque contrat. La sélection de l'équipement identifiera également le contrat, si une tarification contrat est activée.

      •  : permet la consultation des contrats liées à l'équipement à partir de la liste des équipements du parc.

      • pour sélectionner les équipements, sélectionner les lignes (sélection Windows) puis F12 (Retourner les informations).

      • Equipements de l'intervention :  

        •  (V10.6) : ouvre la page équipement.

        • sélection des matériels : ouvre le Zoom ERP des équipements


    • application de la tarification contrat et récupération du code affaire contrat (V10.6) :
      Avertissement : la fonctionnalité est présentée dans une première version pour évaluation en version V10.6.
      la tarification spécifique contrat n'est proposée qu'en saisie du devis travaux et génération des BL par l'assistant Livraison des interventions.

      s'applique si : 

      • L'ouvrage porte un code intervention de type maintenance

      • L'Option dossier devis travaux : tous les équipements doivent être liés au même contrat ou ne pas avoir de contrat activée

      • les équipements sont liés à un contrat 

      • Confirmation sur le message 'Confirmez vous l'application des conditions de tarification contrat' : initialise le code contrat sur toutes les lignes composant l'ouvrage pour application des conditions tarifaires contrat

      • Confirmation sur le message 'Souhaitez vous récupérer l'affaire du contrat' : initialise les champs affaire, élément d'affaire

Appliquer un filtre sur le devis travaux (V10.8)

Sur les devis travaux comportant généralement de nombreuses lignes, et bâtis sur une structure arborescente favorisant l'éclatement des références sur plusieurs lignes, il est parfois compliqué pour un chargé d’affaire de rechercher ou cibler les éléments qui l’intéressent.

Cette fonctionnalité permet de répondre à cette problématique en proposant :

  • une sélection multicritères s’appliquant sur les lignes articles du devis travaux

  • l’application d’un filtre, ciblant les lignes sélectionnées tout en conservant la structure arborescente du devis travaux et permettant

    • de visualiser les montants, CR, Coefficients et marges cumulés de la sélection

    • de modifier certaines informations d’un mouvement en vue filtrée

    • de modifier en modification globale, sur la vue filtrée ou une sélection de lignes de la vue filtrée.

La fonctionnalité est pilotée par 2 boutons :

  • Bouton Filtres relâché : aucun filtre n’est appliqué

    • action : le click sur le bouton relâché commande l’ouverture de la fenêtre de sélection. après validation, le filtre correspondant à la sélection s’applique. Le bouton passe alors à l'état ‘Enfoncé’.

  • Bouton Filtres enfoncé : un filtre est appliqué ; l’icone ‘Afficher les filtres’ est actif ; il permet l’ouverture de la fenêtre de sélection pour modifier ou réinitialiser le filtre.

    • action : le click sur le bouton enfoncé supprime l’application du filtre. Le bouton passe alors à l'état ‘relâché’.

Depuis la version 10.9, il est possible de filtrer selon le type d’article. De plus, si aucun critère de sélection n’est renseigné, alors le filtre ne sera pas activé. En mode filtré, il n’est pas possible de créer ou supprimer de ligne mais uniquement de modifier les lignes présentes.

Saisie des critères de sélection sur les mouvements du devis travaux

  • Action sur le bouton Filtres ou sur l’icone ‘Afficher les filtres’

Les sélections proposées :

  • sur les composantes articles ‘fournitures’

    • Référence

    • type article

    • Fournisseur

    • Code modèle : paramétrage permettant la génération d’un équipement à partir de l’article

    • Code intervention : paramétrage permettant la génération d’une intervention à partir de l’article. Ne sont sélectionnables, que les code intervention de type ‘CRM Web’

    • Nature de produit

  • sur les composantes Main d’oeuvre

    • Référence

    • Fournisseur

  • sur les devis travaux validés il sera aussi possible d’appliquer une sélection sur le statut de génération de commande de la ligne

    • ligne de commande générée

    • ligne de commande non générée

    • ne pas filtre sur le statut de génération de commande

Application du filtre

Suite à la sélection, le filtre s’applique.

Présentation du devis travaux ‘filtré’

Le programme affiche alors le devis ne comportant que les lignes articles répondant à la sélection.
Pour chaque ligne article affichée, sont également affichées toutes les lignes de chapitre et d’ouvrage de l’arborescence à laquelle la ligne est rattachée.
Pour indiquer qu’un filtre est activé, les lignes de chapitres sont alors affichées dans le ‘style écran si filtré' défini dans le paramétrage des chapitres hiérarchiques.
A l’affichage, lorsque le mode dynamique est activé, les cumuls par ligne de chapitre et d’ouvrage sont conservés, bien que les lignes ne répondant pas à la sélection ne soient pas visibles

Saisie des mises à jour

Il est possible d’entrer en modification sur les lignes article ou en marquer une ou plusieurs pour appliquer des modifications globales.

Si le mode dynamique est activé, les mises à jour sont enregistrées immédiatement en base de données et les montants des chapitres et ouvrages restent calculés sur la totalité des lignes dépendantes.
Si le mode dynamique n’est pas activé, les modifications ne sont appliquées que sur la(les) ligne(s) modifiée(s) et aucun recalcul n’est effectué sur les lignes de chapitres et ouvrage. La validation du devis permettra l’enregistrement des mises à jour et le recalcul des totaux.

L’activation du mode dynamique est un choix de paramétrage s’appliquant à tous les devis du dossier.

Déboursé du devis travaux

Le déboursé est une terminologie « propre » aux métiers de l'installation et notamment pour les utilisateurs qui s'occupent de faire les devis et le chiffrage d'une nouvelle installation, d'un chantier. Le déboursé permet une visualisation synthétique des coûts à « débourser » dans le cadre de ce chantier. Il permet aussi d'agir pour faire la meilleure marge, le meilleur prix et agir sur tout ou partie du devis.

Pour rappel : un article est identifié comme un article de main d’œuvre par le préfixe de son code nature. Le préfixe identifiant une MO est paramétré dans le dossier Installation Maintenance onglet devis travaux

Ergonomie et utilisation du déboursé du devis travaux

Dans la partie haute du déboursé, nous retrouvons plusieurs boutons permettant d'agir sur ce déboursé et donc sur les éléments du devis travaux. Pour se faire, il faut être en modification du devis travaux pour pouvoir agir. A noter que si aucune ligne du devis n'est sélectionnée, c'est alors le devis complet qui est résumé et sur lequel on pourra agir. La sélection est possible par contrôle-clic des chapitres ou lignes que l'on souhaite visualiser ou sur lesquelles nous voulons agir.

  • Modifier coefficients : la possibilité de modifier en masse le/les coefficient(s)

  • Modifier vente : la possibilité de modifier le prix de vente

  • Modifier marge : la possibilité de modifier la marge

La cinématique d'utilisation est la suivante :

  • Dès lors que nous avons modifié un des éléments (coefficient, prix de vente ou marge), les boutons « annuler les modifications » et « valider les modifications » s'activent

    • L'annulation permet de revenir à la situation initiale

    • La validation permet de visualiser l'impact des modifications sur le déboursé.

  • Le bouton « appliquer les modifications » permet de valider les choix et ainsi propager ces modifications sur les lignes du devis travaux pour répartir au prorata ces changements.

Tableau Synthèse par

Dans ce tableau, nous retrouvons :

  • la consultation des déboursés et la mise en regard des montants de vente et marges (V10.8) , selon différents points de vue :

    • Global - Par fournisseur : Consultation du déboursé par fournisseur

    • MO - Par fournisseur : Consultation du déboursé de la main d'œuvre. Un article est identifié comme un article de main d’œuvre par le préfixe de son code nature. Le préfixe identifiant une MO est paramétré dans le dossier Installation Maintenance onglet devis travaux

    • Fourniture - Par fournisseur : Consultation du déboursé de l'onglet « COUT ARTICLE », pour les articles qui ne sont pas d’une nature Main d’Oeuvre*, par fournisseur

    • MO - Par référence : Consultation du déboursé des Mains d’œuvre, « Composante MO d’un article de fourniture » ou Référence principale du mouvement, par référence article de MO.

    • Fourniture - Par nature de produit : Consultation du déboursé de l'onglet « COUT ARTICLE », par nature de produit hors MO.

    • les informations présentées

      • Montant HT Achat, Montant HT Déboursé, Coût de revient (en devise du dossier)

      • Montant achat brut, Montant achat net en devise fournisseur (V10.8)

      • Montant total vente, Marge en %, Marge totale, Coefficient de vente (V10.8)

  • (V10.8) un accès à une vue détaillée de chaque synthèse présentant sous forme arborescente le détail par ligne de mouvement comprenant :

    • Pour la vue de synthèse détaillée Global - Par fournisseur :

      • une synthèse par fournisseur :

        • la description : Référence, désignation, chapitre de rattachement dans le devis

        • Le code Fournisseur, son nom

        • la référence article, sa désignation

        • le montant déboursé ligne pour la quantité en devise du dossier (cumulé au niveau du fournisseur)

        • le cout de revient ligne pour la quantité en devise du dossier (cumulé au niveau du fournisseur)

        • la quantité ligne et l’unité de la quantité

        • le prix d’achat brut en devise fournisseur (sur fond gris)

        • la prix d’achat net en devise fournisseur (sur fond gris)

        • la devis fournisseur (sur fond gris)

        • Le prix d’achat brut (PA brut) en devise du dossier

        • le prix d’achat net (PA net) en devise du dossier

    • MO - Par fournisseur : Consultation du déboursé de la main d'œuvre : Article de nature 4MO* ou incluse en coûts MO d’une fourniture.

    • Fourniture - Par fournisseur : Consultation du déboursé de l'onglet « COUT ARTICLE », pour les articles qui ne sont pas de nature 4MO*, par fournisseur

    • MO - Par référence : Consultation du déboursé des Mains d’œuvre, « Composante MO d’un article de fourniture » ou Référence principale du mouvement, par référence article de MO.

    • Fourniture - Par nature de produit : Consultation du déboursé de l'onglet « COUT ARTICLE », par nature de produit hors MO.

Tableau Synthèse avant les postes complémentaires

Dans ce tableau, nous retrouvons la synthèse du déboursé des lignes sélectionnées avant application des postes complémentaires :

  • La fourniture

  • La main d'œuvre

  • Le total

Tableau Postes complémentaires

Dans ce tableau, nous retrouvons les différents postes complémentaires paramétrés dans l'entête du devis travaux.
Ces postes complémentaires correspondent aux potentiels coûts cachés pour l'offre en cours d'élaboration. Ces derniers augmentent les charges de la proposition mais pas les prix.

Tableau Synthèse avec/sans application des postes complémentaires

Dans ce tableau, nous retrouvons la synthèse globale des lignes sélectionnées ou de l'intégralité du devis travaux. Il est possible de ne tenir compte des postes complémentaires dans cette synthèse via la case « Intégrer les postes ».

  • modifier les coefficients : ouvre les coefficients à la saisie

  • modifier vente : ouvre les montants vente à la saisie

  • modifier marge : ouvre les marges à la saisie

  • activer les traces (V10.6) : permet l'ouverture du compte-rendu des modifications . Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec la confidentialité 'Trace en synthèse' . 

    • elle est affichée sous forme de note, les informations sont séparées par une tabulation pour exploitation par un tableur.

      • lorsque le montant objectif n'est pas atteignable

      • après avoir validé les modifications sinon.

Impression d'une confirmation (V10.6)

Cette fonctionnalité permet d'imprimer le devis travaux validé comme accusé de confirmation de commande.
C'est un outil de substitution qui permet d'imprimer un accusé de confirmation de commande sur le devis complet, lorsque l'on souhaite créer plusieurs commandes d'exécution.

  • Titre de confirmation : défini par paramétrage dans le dossier devis travaux / onglet Généralités / Impressions

  • date de confirmation : ouverte à la saisie lors de l'impression, mémorisée en entête de devis travaux et dans l'impression, en remplacement de la date de fin de validité

Péremption des pièces d’un flux devis travaux (V10.10)

Généralité

Cette fonctionnalité permet de périmer les pièces qui ne se périment pas naturellement : depuis le devis travaux ou par un traitement à la clôture de l'affaire liée :

  • pour le flux ‘installation' avec factures de situations : un contrôle s’effectue pour s’assurer que l'on a atteint l'avancement de 100% et que la facture finale a été établie.

  • pour le flux 'maintenance' - flux GESCOM :

    • Commandes de reliquat

    • BL non facturables

  • filtrer les devis travaux périmées dans les interrogations

Fonctionnement

Un point de menu a été ajouté dans le devis travaux dans le menu “validation” : Terminer le devis

Ce choix est actif le devis travaux dès lors que le statut du devis travaux est “validé” et que l’utilisateur possède la confidentialité pour terminer un devis travaux.

Le paramétrage des confidentialités se trouve dans le sous dossier IM - onglet confidentialités avec :

  • Terminer un devis travaux : code confidentialité qui active le droit à l’utilisateur de terminer un devis travaux

  • Ignorer les contrôles pour terminer un devis travaux : permet à l’utilisateur de terminer un devis travaux sans effectuer de contrôles.

Une fois les contrôles effectués ou ignorés, le devis travaux et les situations liées passent à l'état archivé et au statut terminé.

Sélection du tarif d'achat en méthode Achat/CR * coef (V10.10)

Paramétrage

Au niveau des lignes de mouvements pour le coût article et le coût MO, ajout de la gestion du code tarif et du code tarif promo pour la gestion des coûts d’achat.

Fonctionnement

Avec l’ajout de ces éléments au niveau des lignes, il est désormais possible d’utiliser les codes tarifs et pas seulement le code tarif particulier “99”.

Mises à jour des lignes

Les options d’actualisation et de réinitialisation ont été enrichies pour tenir compte de ces codes tarifs d’achat.