Terminer un devis travaux et archiver les éléments (V10.12)
- Alexandre DESMOUCEAUX
- Aurore Bastian
Introduction à la fonctionnalité
Un devis travaux est une pièce finale n’ayant pas la possibilité d'évoluer. L'évolution est présente par la création de pièces annexes (commandes, interventions, factures de situations etc…).
Une fois le projet fini, il est nécessaire d’affecter un statut “terminé” au devis travaux afin de bien signifié la fin du traitement.
Ce statut permet d’effectuer un filtre sur l’encours dans les widgets.
Chemins d’accès et confidentialités.
Pour pouvoir terminer un devis travaux et/ou archiver les éléments qui lui sont liés, plusieurs entrées de menu sont possible :
Commerce & Logistique / Installation Maintenance / Devis Travaux / saisie devis travaux client
A partir de l’entrée de menu Validation → Terminer et archiver le devis travaux.
Cette entrée de menu permet de flaguer le devis en statut “terminé” et de lancer le programme d’archivage des devis travaux et de ces éléments.
Commerce & Logistique / Installation Maintenance / Devis Travaux / Archivage devis travaux
Cette entrée de menu permet de lancer le programme d’archivage des devis travaux et de ces éléments directement.
Afin de pouvoir passer un devis travaux au statut “terminé”, une confidentialité est nécessaire. Il en est de même pour le droit d’ignorer le contrôle.
Archivage des éléments
Le programme Archivage devis travaux, archive le devis travaux ainsi que les situations liées à celui-ci.
Les BL opérationnels liés au devis travaux sont également archivés.
Regroupement à l’affaire
Lors de l’appel du traitement “Terminer le devis”, si le programme détecte plusieurs devis travaux liés à l’affaire du devis courant, il sera alors proposé d'étendre le traitement à tous les devis travaux de l’affaire.
Seuls les devis travaux actifs sont proposés pour le traitement d’archivage par affaire, les devis travaux périmés (lors de la création d’une nouvelle version par exemple) doivent être archivés unitairement si besoin.
Contrôle lors de l’archivage
Lors du lancement de l’archivage, des contrôles sont effectués et seront visibles dans une fenêtre avec une arborescence par devis travaux.
Toutes les situations ont-elles été validées en facture?
Il ne reste aucune commande opérationnelle active?
Toutes les interventions ont été générées?
Il ne reste aucune intervention active?
Si un contrôle n’est pas valide pour au moins un devis travaux, une fenêtre pop-up apparaitra pour informer l’utilisateur.
Il est possible d’ignorer ces contrôles avec la confidentialité “Ignorer les contrôles pour terminer le devis travaux” pour forcer l’archivage.
Une fois l’archivage effectuée, un état récapitulatif de toutes les pièces archivées apparait et pourra être imprimé.
Contrôle des interventions via interfaçage Weavy
Lors de l’archivage des devis travaux, il est important de contrôler l'état des interventions au moment de terminer le devis.
Un paramétrage externe de type webhook est existant afin d’interfacer avec Weavy pour la mise à jour (voir précision technique).
A lancement depuis le menu du programme d’archivage des devis travaux, si le paramètre notification intervention n’est pas actif dans Weavy (c’est à dire l’envoi de la mise à jour de l'état d’intervention), alors l'option “Mise à jour des intervention depuis la CRM avant contrôle” est proposée pour mettre à jour les interventions durant le traitement.
Le webhook de lecture des interventions sera alors appelé pour chaque intervention de chaque devis travaux traité et les information d'état seront mises à jour en base de données de l’ERP.
Si le programme est lancé depuis la saisie devis travaux, le traitement est lancé avec l’option active si les notifications interventions ne sont pas activées côté CRM.
En activant l’option quand le programme est lancé depuis le menu et en sélectionnant une large fourchette de devis travaux à archiver, le temps de traitement peut être ralenti car le programme va appeler le webhook de mise à jour des interventions pour chaque devis travaux lu.
Accès à l’administration des interventions depuis le tableau de contrôle
A partir du tableau de contrôle lors de l’archivage des devis travaux, dans le menu outils, est disponible l’accès à l’administration des intervention / équipements.
Traitement supplémentaire
Les BL opérationnels liés au devis travaux sont également archivés.
Cet archivage se fait via le programme d’archivage de pièces.
Uniquement dans un flux de devis travaux avec situations
Précision technique
Des données techniques sont disponibles dans le lien suivant.