RFA : contexte fonctionnel

Fournisseurs et distributeurs sont susceptibles de négocier des remises de fin d'année (RFA) pour favoriser la commercialisation de certains produits ou booster le chiffre d'affaire réalisé par le client.

RFA : définition et champ d'application

Caractéristiques des BFA/RFA

Communément appelée RFA, la remise de fin d'année ou BFA pour bonus de fin d'année, constitue une remise accordée par un fournisseur à son client (distributeur ou centrale d'achat).
Ce type de remise est dénommé remise de fin d'année car elle est calculée en fonction d'un chiffre d'affaires ou d'un volume de vente réalisé au cours d'une période de référence qui peut correspondre à l'année, mais peut également être versée à une date déterminée communément entre les deux parties.

Modalités d'attribution des BFA/RFA

La remise de fin d'année (RFA) peut se présenter sous la forme :

• d'un avoir accordé au client à valoir sur ses prochaines commandes ;
• d'un reversement en argent au profit du client ou de la centrale d'achat.

Clause contractuelle encadrant les BFA/RFA

La RFA est une clause insérée dans un contrat conclu entre le fournisseur et le client.
Elle fait l'objet de négociations, notamment pour fixer les conditions de déclenchement du droit à la RFA et les modalités de calcul de la prime.
Il est à noter que l'attribution d'une remise de fin d'année peut être conditionnée aux performances globales d'un groupe ou d'un point de vente unique.

Modalités générales du calcul des BFA/RFA

Le montant de la RFA accordée à un client par un fournisseur est déterminé selon un mode de calcul librement décidé entre les parties (fournisseurs et clients).
Les modalités de calcul de la remise de fin d'année font ainsi l'objet d'importantes négociations lors de la conclusion du contrat commercial entre fournisseur et client. 
Dans la pratique, la base de calcul de la RFA est généralement le montant du chiffre d'affaire réalisé par le client au cours de l'année ou le volume de vente d'un périmètre de produits.
La résultante de la RFA est obtenue par application d'un pourcentage, par palier, sur la base de calcul ou selon un barème fixe appliqué, par pallier, à la base de calcul.

Gestion des RFA dans Divalto

Divalto permet la gestion complète des RFA, tant au niveau du stockage des modalités de calcul définies par contrat, qu'au niveau du calcul des BFA proprement dit. Un mode simulation est disponible, permettant d'opérer les ajustements nécessaires sur les contrats à venir.

Accéder aux fonctionnalités liées aux BFA/RFA à partir du menu

Les traitements relatifs à la gestion des BFA se trouvent dans Commerce et logistique/ GMS/ BFA.

Gérer les entêtes des contrats BFA/RFA

On accède à la création de contrat BFA par l'entrée de menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA.
Un contrat est identifié par un code et un libellé. Dans le groupe « Généralités », on définit la période sur laquelle court le contrat, le type de tiers (client ou fournisseur) concerné et le numéro du tiers concerné.
La coche « Contrat en simulation » permet d'établir des contrats fictifs qui permettront d'affiner les conditions commerciales proposées. Seuls les contrats non topés « Contrat en simulation » génèreront des BFA réellement versées au tiers concerné.

Gérer les lignes des contrats BFA/RFA

On accède à la création des lignes du contrat BFA par l'entrée de menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA, bouton « Ligne de contrat ».
Les lignes de contrat permettent de gérer les différents paliers d'attribution de la remise BFA. Chaque ligne de contrat correspond à un palier.
Le champ « Type de BFA », permet de déterminer si la remise s'applique sans condition (« inconditionnelle »), par palier de chiffre d'affaire ou sur une progression de chiffre d'affaire. On indique ensuite le palier à atteindre pour déclencher la remise. Le champ « montant CA prévisionnel » (champ indicatif) permet d'indiquer le chiffre d'affaire prévisionnel sur la ligne de contrat courante.
La remise peut être attribuée en montant (champ « Montant BFA ») ou en pourcent ( Pourcentage BFA »).
Dans le cas ou le type de BFA est fixé à « Progression de chiffre d'affaire », le « Type de progression » permet de préciser comment le chiffre d'affaire doit progresser : en pourcent ou en montant et le champ « Valeur de progression » contient le pourcentage ou le montant correspondant.

Inclusion/ exclusions de mouvements dans les contrats BFA/RFA

L'écran qui gère les entêtes des contrats BFA que l'on accède par Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA présente un groupe nommé « Sélection par critère inclusion/exclusion ».
On peut ici, identifier finement des éléments de la base de données qui seront inclus ou exclus de la base de calcul des BFA.
L'écran d'inclusion/exclusion permet d'inclure ou d'exclure des mouvements, des assortiments d'articles, des articles etc. Les types d'inclusion/exclusion peuvent être combinés.

Pour créer une inclusion/exclusion sur les mouvements par exemple, on positionne un code inclusion/exclusion sur la ligne mouvement. Ces codes inclusion/exclusion sont stockés dans les tables Production/données techniques/données coûts/critères de sélection/codes sélection.

Les boutons « Détail inclusion », « Détail exclusion » permettent d'expliciter les inclusions et exclusions. Une inclusion ou exclusion est identifiée par un code et un libellé. Le bouton liste des champs permet de positionner le dictionnaire et la table à traiter.
Dans le groupe « Description du champ », on choisit le champ de la table sur lequel se fera l'inclusion ou l'exclusion.
Le groupe critères d'inclusion (resp. d'exclusion) indique la condition à respecter pour être considéré comme inclus ou exclus.
Exemple:
Le code inclusion OUT teste si ART.REF est compris entre « O » et « Ozzzz »
Le code inclusion n'est pas primaire, on peut donc mettre plusieurs conditions portant le même code inclusion.
Exemple :
Le code inclusion CP*MP* teste si ART.REF est compris entre « CP » et « CPzzzz » ou s'il est compris entre « MP » et « MPzzzz »

Exclure certains articles du calcul des BFA/RFA

Il est possible d'exclure certains articles du calcul des BFA/RFA. Pour préciser qu'un article entre dans le calcul des bonus, il faut positionner la coche "article ristournable" dans l'onglet Tarification de l'article.

Le calcul des BFA/RFA

Le programme qui calcule les BFA/RFA est accessible par Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Calcul de BFA.
Ce programme permet de calculer les BFA/RFA sur une période définie, pour des tiers définis, pour tous les types de contrats BFA (réels et/ou ceux en simulation).
Le programme peut être relancé plusieurs fois. Chaque exécution du programme annule et remplace les données calculées par une exécution antérieure dudit programme.

La consultation du calcul des BFA/RFA

Le programme de consultation du calcul des BFA/RFA est accessible par Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Consultation du calcul de BFA.
On retrouve sur l'écran de sélection le filtrage identique à celui du programme de calcul de BFA, plus un radio bouton qui permet de déterminer si le type de calcul est réel ou prévisionnel.
L'option réel prend pour base de calcul, le chiffre d'affaire réel du calcul de BFA.
L'option « Prévisionnel » prend pour base de calcul le montant indiqué dans Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA, bouton « Ligne de contrat », champ « Montant CA prévisionnel ».
Le résultat de la consultation se présente sous forme arborescente.
Au premier niveau, on trouve le tiers. Puis, en dessous, le contrat BFA, puis les lignes du contrat.
Lorsque la GMS est activée au niveau du dossier, l'affichage reprend l'arborescence GMS, en y intercalant le contrat BFA et pour finir les lignes de contrat.
Si l'arborescence subit des changements entre le calcul des BFA/RFA et la consultation des calculs de BFA, alors ces changements seront répercutés dans la consultation du calcul de BFA.
Dans l'arborescence GMS, dans l'onglet BFA, on détermine qui est le bénéficiaire de la BFA, soit le fils lui-même, soit le parent. La recherche est récursive, ainsi si le fils hérite de son père qui lui-même hérite de son père, toute l'ascendance est reconstituée. L'affichage de la consultation, en mode GMS, a été adapté pour rendre visible le parent, le tiers bénéficiaire des BFA/RFA, le chiffre d'affaire ainsi que le montant BFA qui provient des descendants dans le cas où ils ont hérité du parent.