Nous détaillons dans ce paragraphe les fonctionnalités disponibles lorsque le devis est accepté par le prospect/client.

Rendre obligatoire la saisie de “Référence” et/ou “Votre pièce” en saisie de devis travaux, acompte, situation, facture finale + Propagations (V10.12)

Paramétrage

1/ Dossier

Dans l'onglet ‘Pièces’, ajout de la coche ‘Devis travaux’. Cette coche est visible si ‘Gérer des devis travaux’ est actif dans l’onglet ‘Options’ du dossier.

2/ Client

Dans le zoom des clients, onglet ‘Pièces et liens tiers’, ajout de la coche ‘Devis travaux’. Cette coche est visible si ‘Gérer des devis travaux’ est actif dans l’onglet ‘Options’ du dossier.

Le paramétrage sur le client est prioritaire sur celui du dossier. Le principe est le même que pour les autres pièces commerciales ==> Voir documentation dans la gestion commerciale : Rendre obligatoire la saisie de "Votre référence" et/ou Votre pièce en saisie des pièces de vente (V10.6)

Fonctionnement

1/ Devis travaux

A la validation du devis travaux (menu ‘Validation’) :

• si le champ ‘Votre référence’ est obligatoire et n’est pas renseigné sur le devis, affichage du message :

  Open

  

• si le champ ‘Votre pièce’ est obligatoire et n’est pas renseigné sur le devis, affichage du message :

  Open

  

Si les champs ne sont pas obligatoires pour le devis travaux mais le sont pour une des autres pièces commerciales (càd si la coche ‘Commande’ et/ou ‘BL’ et/ou ‘Facture’ est active dans l’onglet ‘Pièces’ du dossier), alors le message non bloquant suivant s’affiche :

2/ Facture d’acompte

La référence de la facture d’acompte est initialisée par celle du devis travaux ou par celle de la catégorie de pièce si la référence sur le devis n’est pas saisie :

A la validation de la facture, les champs ‘Référence’ et ‘Votre pièce’ sont contrôlés et des messages bloquants s’affichent s’ils sont obligatoires et non renseignés. Les messages sont les mêmes que ceux du devis travaux.

Le contrôle se base sur le paramétrage du dossier, onglet ‘Pièces’, coche ‘Facture’ :

3/ Situation

• La référence de la situation est initialisée par celle du devis travaux

• Le champ ‘Votre pièce’ de la situation est initialisé par celui du devis travaux

• Si ces champs ne sont pas renseignés sur le devis, ils sont alors initialisés par les valeurs de la situation précédente si elle existe

   

Les champs ‘Référence’ et ‘Votre pièce’ sont contrôlés :

• à la saisie de la situation

• à la validation en facture (menu ‘Validation’)

Des messages bloquants s’affichent si les champs sont obligatoires et non renseignés. Les messages sont les mêmes que ceux du devis travaux.

Le contrôle se base sur le paramétrage du dossier, onglet ‘Pièces’, coche ‘Facture’.

Remarque :

Les 2 champs ‘Référence’ et ‘Votre pièce’ sont désormais saisissables.

Validation du devis travaux et génération des éléments d'exécution

Une fois le devis accepté par le prospect/client, nous allons pouvoir passer à son exécution. Pour se faire, nous avons à notre disposition un menu « validation » présent dans la barre du haut. Ce menu nous permet les fonctionnalités suivantes :

Valider le devis

 Seul un devis validé permet la génération de la commande, de la facture d'acompte, des situations, des interventions, des matériels (équipements) et des éléments d'affaire.

Valider sans situation

C'est à partir de cette validation que l'on rentre dans une logique de facturation classique avec un flux standard : Devis / commande / BL / facture.

La validation sans situation n'est autorisée que pour les devis travaux ne comportant pas plus de 2 niveaux de chapitres; 
Dans la commande générée, le 1er niveau de chapitre sera transformé en chapitre, le 2ème niveau en poste.

la validation sans situation ne permet pas le regroupement des mains d'œuvre en génération de commande.

en V10.5 : la validation sans situation enchaine sur la génération de la commande d'exécution (tout le devis)

en V10.6 : un paramètre du dossier devis travaux / entête de devis travaux active/désactive la génération automatique de la commande à la validation sans situation du devis travaux. 

Annuler la validation du devis

Ce menu permet d'invalider le devis travaux. Un ensemble de contrôle sont exécutés si, toutefois, une commande ou autre(s) situation(s) auraient déjà été réalisées.

Génération des équipements

Ce menu permet de générer les matériels/équipements prévus dans le devis travaux en tant qu'équipements à gérer en maintenance.

Génération des interventions

Ce menu permet de générer les interventions prévues dans le devis travaux en tant qu'interventions soit de type maintenance soit de type installation, en fonction du paramétrage du code intervention :

• La famille d'intervention du code intervention doit être paramétrée comme étant de type « utilisation » pour générer une intervention d'installation.

• La famille d'intervention du code intervention doit être paramétrée comme étant de type « maintenance » pour générer une intervention SAV/maintenance.

Autres particularités de la génération des interventions :

•  

  • Si le code intervention est positionné sur une ligne ouvrage  alors une seule intervention sera générée pour l'ouvrage.
    Les temps des mains d'œuvre présentes dans les lignes composant l'ouvrage seront automatiquement placées sur l'intervention et cumulées pour constituer le temps global de l'intervention

  • Si le code intervention est positionné  sur une ligne article portant un code modèle, alors une intervention sera générée, et les équipements seront automatiquement placés sur l'intervention. 

Génération d'une commande

Ce menu permet de générer la(les) commande(s) opérationnelle(s) correspondant au devis travaux.

Lorsque le devis travaux est validé sans situation (pour continuer dans un flux Gescom), la commande opérationnelle est générée automatiquement à la validation du devis (V10.5)
A partir de la version V10.6, un paramétrage (dossier et entête de devis travaux) indique si la commande opérationnelle doit être générée automatiquement à la validation du devis travaux sans situation ou à la demande.

Lorsque la commande est générée, les lignes de devis travaux sont verrouillées et ne peuvent plus générer de nouvelle commande.
Lorsque la commande ou une ligne de commande est supprimée, la/les lignes de devis travaux sont déverrouillées pour permettre la génération d'une nouvelle commande (V10.6)

Il faut noter que pour les lignes de mouvement comportant une composante article et une composante main d'œuvre, chaque composante article génère une ligne de commande, dont le montant HT est égal au montant total de la composante article, présenté dans l'onglet coût article du mouvement de devis travaux d'origine.

pour les composantes MO, 3 options en génération de commande selon paramétrage du regroupement défini en entête de devis travaux / onglet GENERALITE. Le regroupement n'est pas autorisé en validation sans situation (flux Gescom).

• aucun regroupement MO : chaque composante de main d'œuvre génère une ligne de commande sur l'article de MO, dont le montant HT est égal au montant total de la composante MO, présenté dans l'onglet coût  MO du mouvement de devis travaux d'origine.

• regroupement MO par chapitre : toutes les composantes de main d'œuvre d'un chapitre sont regroupées, les quantités et montants cumulés par référence / affaire / avenant.

• regroupement MO par pièce : toutes les composantes de main d'œuvre sont regroupées, les  quantités et montants cumulés par référence / affaire / avenant
  
  

• Gestion des PUB / Montants de la commande

  La commande est générée en prix forcés sans remise.

  une méthode en V10.5, plusieurs méthodes de gestion du PUB en (V10.6) : 

  • utiliser le prix par : c'est la seule méthode disponible en V10.5. La commande est générée comme suit : 

    • pour l'article :

      • quantité article = quantité du mouvement de devis travaux

      • unité de vente = unité article

      • PUB article = Montant HT total présenté dans l'onglet coût Article

      • Prix par = quantité article

      • Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par

    • pour l'article MO si aucun regroupement 

      • quantité article = temps total exprimé en unité de vente de l'article MO

      • unité de vente = unité de vente de l'article MO

      • PUB article = Montant HT total MO (présenté dans l'onglet coût MO)

      • Prix par = quantité article 

      • Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par

    • pour l'article MO avec regroupement (V10.5)

      • quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés, exprimée en unité main d'œuvre synthèse et affaire (paramétrée dans le dossier devis travaux); 

      • unité de vente = unité main d'œuvre synthèse et affaire ATTENTION : peut être différente de l'unité de vente de l'article

      • PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO)

      • Prix par = quantité article

      • Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par

    • pour l'article MO avec regroupement (V10.6)

      • quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés 

      • unité de vente = unité de vente de l'article MO

      • PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO)

      • Prix par = quantité article

      • Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par

  • utiliser la quantité / PUB : cette méthode peut introduire des erreurs d'arrondi par le calcul d'un prix unitaire à partir d'un montant total.

    • pour l'article :

      • quantité article = quantité du mouvement de devis travaux

      • unité de vente = unité mouvement

      • PUB article = Montant HT total présenté dans l'onglet coût Article / quantité

      • Prix par = 0

      • Montant HT = quantité article * PUB article

    • pour l'article MO si aucun regroupement 

      • quantité article = temps total exprimé en unité de vente de l'article MO

      • unité de vente = unité de vente de l'article MO

      • PUB article = Montant HT total MO (présenté dans l'onglet coût MO) / temps total MO

      • Prix par = 0

      • Montant HT = quantité article * PUB article

    • pour l'article MO avec regroupement

      • quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés; 

      • unité de vente =  unité de vente de l'article

      • PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO) / somme des 'temps total'

      • Prix par = 0

      • Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par

  • selon le type de lignes (V10.6) : cette méthode peut introduire des erreurs d'arrondi par le recalcul d'un prix unitaire à partir d'un montant total.
    méthode mixte qui propose d'utiliser la quantité / PUB sur les lignes liées à une intervention de type maintenance, et le prix par sur les autres.

ATTENTION : La commande opérationnelle ne gère qu'un seul niveau de chapitre, celui du dernier niveau du devis travaux, les chapitres présents en amont sont annotés en texte de ligne.

• Conserver les textes Devis travaux sur les pièces GESCOM (V10.12) : Une nouvelle fonctionnalité est présente dans le paramétrage des catégories de pièces qui permet de conserver les textes d’entête de pied présents dans le devis travaux lors de la génération de la commande d’exécution.

A noter que ce paramétrage est uniquement présent dans la catégorie mais n’est pas présent dans l’entête du devis travaux.

Génération d'une commande complémentaire (V10.6)

Ce menu permet de générer une commande opérationnelle sans ligne de mouvement, qui permet d'initier un flux logistique avec des articles qui ne sont pas présents dans le devis travaux.
Les commandes complémentaires peuvent être gérées dans l'administration interventions/équipements 

Génération facture d'acompte

Ce menu permet de générer la(les) factures d'acompte inhérentes au devis travaux. (Voir paramétrage entête de devis travaux)
A la génération, le paramétrage enregistré dans le devis travaux est proposé pour validation. Pour la facturation du premier acompte, tous les paramètres peuvent être modifiés.
La référence est initialisée par la référence du devis travaux mais peut être ponctuellement modifiée.

(V10.6) : Possibilité de générer plusieurs factures d'acompte (et de gérer la déduction de tous les acomptes en saisie de situation).

La liste des acomptes est accessible depuis l'interrogation / Acompte.

(V10.11) : Possibilité de rattacher un élément d’affaire lors de la génération d’une facture d’acompte. La facture d’acompte est alors rattaché à l'élément d’affaire choisi qui doit être de type “facturation”. La facture est ajouté dans l’onglet facturation.

Prérequis pour permettre le suivi d’avancement de facturation et de règlement :

• dans l’administration d’affaire, créer un élément de type FAC définissant l’arborescence de facturation;

• générer le plan de facturation à partir du devis travaux (100%)

Lors de la validation de la génération d'acompte sur le devis validé, dans la fenêtre de synthèse de l'acompte à facturer, il y a une nouvelle zone “Elément d’affaire” qui permet de sélectionner un élément d'affaire (par F8 ou F9) appartenant à une arborescence de Facturation uniquement (Ce sera alors l'élément d’affaire Plan de facturation).

(V10.11b) : Evolution de la gestion de rattachement de la facture d’acompte : une alerte apparait à la génération d'une facture d'acompte (ou de situation), lorsque le devis travaux est lié à une affaire et que l'option 'sélectionner l'élément d'ancrage' du dossier Installation Maintenance onglet Affaire est activée.

Le message alerte l’utilisateur :

• “Vous avez demandé la génération d'une facture d'acompte sans renseigner l'élément permettant le suivi de la facture en administration des affaires - confirmez vous ?

  • oui -> je poursuis

  • non -> je reviens en saisie

Après avoir confirmé la génération de l’acompte, en allant dans l’administration de l’affaire, je peux visualiser la facture d'acompte dans l'élément d'affaire, dans l’onglet “Facturation”.

• le montant correspondra au montant de l’acompte.

• le % facturé correspondra au % d’acompte facturé.

• une fois la facture d’acompte imprimée, l'échéance sera alimentée.

La facture d’acompte sera prise en compte :

• dans l’avancement de facturation (la part représentée par le % facturé passe en vert).

• dans l’avancement du règlement, lorsque la facture sera réglée.

Génération éléments affaire

Ce menu permet de générer une arborescence d’éléments d’affaire (au sens affaire industrielle) depuis le devis travaux.

Dans cette génération :

• L’arborescence générée reproduit l’arborescence des chapitres et ouvrages du devis travaux.

  • L'élément de premier niveau constitue l’entête de l’arborescence du devis travaux. Il est créé de la façon suivante :

    • Code arborescence, Type d'élément d’affaire, Statut : définis pour la société par le paramétrage dossier Devis travaux / onglet Affaire / tableau Généralités;
      (Pour rappel, le code arborescence doit être paramétré comme le code de l’arborescence technique. Seule l’arborescence technique est visible en CRM Web)

    • Code élément d’affaire = code Affaire

    • Libellé élément d’affaire = Devis travaux PrefixeNuméro

    • Date d'échéance : délai calculé

  • chaque chapitre du devis travaux génère un élément rattaché à l'élément de premier niveau ou l'élément généré par son chapitre ‘père’

    • type d'élément d’affaire = type d'élément d’affaire défini par le paramétrage Type élément chapitre du dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Chapitres et ouvrages

    • code élément = numéro du chapitre

    • libellé élément d’affaire = titre du chapitre

    • code statut = code statut défini par le paramétrage Code statut par défaut du dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Généralités

    • date d'échéance = délai calculé du chapitre

  • Chaque ouvrage du devis travaux génère un élément rattaché à l'élément de premier niveau ou l'élément généré par son chapitre / ouvrage ‘père’

    • type d'élément d’affaire = type d'élément d’affaire défini par le paramétrage Type élément ouvrage du dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Chapitres et ouvrages

    • code élément = code de l’ouvrage

    • libellé élément d’affaire = libellé de l’ouvrage

    • code statut = code statut défini par le paramétrage Code statut par défaut du dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Généralités

    • date d'échéance = délai calculé de l’ouvrage

  • l' article de main d’œuvre définissant une activité (un code activité est défini sur le type article) génère

    • une activité sur l'élément d’affaire chapitre ou ouvrage auquel il est rattaché dans le devis

      • Code activité = code activité défini pour le type article de l’article

      • Code budget = code budget unique généré au format [préfixe codification]_[numéroElement]_[N°ligneactivité]

        • où préfixe codification = défini pour la société par le paramétrage préfixe codification budgets fils du dossier Devis travaux / onglet Affaire / tableau Généralités;

      • Durée = quantité convertie dans l’unité de gestion des temps d’affaires (cette unité est définie par le paramétrage général Unité de référence de la Saisie des temps du dossier Affaire).

    • une ligne de budget, sur le budget associé au code activité

  • chaque article de fourniture génère

    • un besoin sur l'élément d’affaire chapitre ou ouvrage auquel il appartient dans le devis travaux :

      • référence, sous-références, Désignation

      • Quantité, unité

      • Coût de revient = CR article

      • Fournisseur principal = Fournisseur habituel de l’article

      • délai

      • budget : code budget paramétré dans la fiche article, à défaut est défini dans le paramétrage Code budget du dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Généralités

      • Coût de revient saisi = CR unitaire de l’article dans le devis travaux (V10.8)

      • Code et nom du fournisseur proposé (V10.8) : code et nom du fournisseur du devis travaux d’origine.

Ancrage de l’arborescence générée dans l’arborescence d’affaire :

• à l'élément d’affaire Racine de l’affaire (jusqu’en 10.7)

• selon option Sélection l'élément d’ancrage (V10.8) définie pour la société par le paramétrage Dossier Installation Maintenance / affaire / Options

  • à l'élément d’affaire Racine de l’affaire si option non activée

  • à un élément d’affaire à sélectionner dans l’arborescence au lancement de la génération.

Propagation des numéros d'éléments après génération (V10.7)

A l’issue de la génération, si l'option Proposer la génération des numéros d'éléments après génération est active, le traitement propose la propagation des numéros d'élément d’affaires, des rangs et codes activités sera proposée. Elle pourra pour chaque génération, être acceptée ou refusée, selon l’utilisation souhaitée.

En fin de génération, le traitement vous invite à ouvrir l’administration des affaires.

Gestion du lien affaire sur un code OP de sens avoir (V10.9)

A l’issue de la génération des éléments d’affaire à partir d'un devis travaux comportant un code opération d’avoir, le budget est valoriser en montant négatif.

• Génération d’une ligne de budget avec montant négatif

• Pas de génération de besoins à partir des articles

• Pas de génération d’activité à partir des articles de type main d’œuvre

Intégrer le lien entre budget et entité à la génération des éléments d’affaire (V10.9)

A l’issue de la génération des éléments d’affaire à partir d'un devis travaux, le numéro du budget a été ajouté aux lignes de besoins et d’activités

• Lignes des budgets pour exemple:

Les lignes des besoins où les numéros de budget sont alimentés :

• Lignes des activités où les numéros de budget sont alimentés:

Evolution de la génération des lignes de budget MO lors de la génération des éléments d'affaire (V10.11) :

• Ajout d'un paramétrage devis travaux pour sélectionner la méthode d’identification du budget des activités (Issus du paramétrage dossier IM/Affaire) :

  • Création d'un budget par activité (valeur en migration) → ancienne méthode

  • Code budget de l'activité

• Lors de la génération des éléments d'affaires depuis le devis travaux :

  • Si méthode d’identification du budget des activités = “création d'un budget par activité” tout se passe comme dans la version précédente.

  • Si méthode d’identification du budget des activités =“code budget de l'activité”, pour les lignes de budget MO :

    • Il n’y a plus de création de ligne de budget spécifique. On utilise le budget paramétré sur l'activité et on enregistre le coût de revient unitaire de la MO définissant l'activité dans le nouveau champ “Coût de revient saisi” (CR2) de la ligne d'activité.

    • Alimentation du champ CRMANUELFL (Prix manuel) pour indiquer qu'on a enregistré un coût manuel.

Précisions techniques :

• Si la MO correspond à une ligne de mouvement sur un article de MO, les informations sont alimentées par les données de l'onglet 'Coût article'.

• Si la MO est une composante d'un article de fourniture, les informations sont alimentées par les données de l'onglet ‘Coût MO’.

Utilisation dans le CBA des conditions d’achat fournisseur définies dans le devis travaux dans le CBA (V10.8)

Nous vous présentons ici, les fonctionnalités particulièrement adaptées aux arborescences générées à partir d’un devis travaux

Regroupement par fournisseur proposé (V10.8)

Menu Regroupement :

• Critère de regroupement : Par fournisseur proposé (V10.8)
  Permet de présenter les besoins par fournisseur proposé; Cette présentation permet de travailler avec le fournisseur choisi dans le devis travaux .

Menu Outils :

• Options : possibilité de sélectionner le regroupement ‘Fournisseur proposé’ par défaut

Commande d’achat CBA sur des besoins générés à partir d’un devis travaux (V10.8):

Dans le traitement de génération d’une commande d’achat lancé à partir d’un CBA (Calcul des besoins d’affaires) exécuté sur des éléments d’affaires générés depuis un devis travaux, une ligne supplémentaire présentant les conditions fournisseur du devis travaux (prix d’achat brut, remise et fournisseur proposé) est présentée.

Cette ligne identifiée par une origine ‘Devis travaux’ est sélectionnée par défaut, et les contraintes fournisseur sont désactivées.