Nativement, l’impression définitive d’une facture génère un fichier joint au format pdf ou dhvw, conformément au paramétrage implémenté dans la zone Support de l'onglet Documents de la fiche client. Par exemple, le choix Support papier génère un fichier joint au format dhvw, alors que le choix PDF génère un fichier joint au format pdf.
Théoriquement, à partir du 1er juillet 2024, toute entreprise devait avoir l'obligation d’émettre et de recevoir des factures par voie électronique. Cette obligation est pour l’instant reportée à 2025. Dans un soucis d’anticipation, L’ERP dispose, à partir de la version 10.11, d'un certain nombre de fonctionnalités associées.
Les factures électroniques gérées par l’ERP le sont au format Factur-X. Factur-X est un format de facture électronique mixte. En effet, ce format se compose d'une facture lisible sous format PDF, et d’un fichier XML qui contient les données de la facture, fichier pouvant être lu par un traitement informatique dans le but procéder à son intégration automatisée.
Notre solution est fortement orientée Datahub. A chaque production d’une facture au format Factur-X, il est possible de créer conjointement un fichier pivot, permettant son traitement via le dataset Facture fournisseur. A noter que dans le cadre de Factur-X, le pivot généré est un pivot allégé. Il ne contient que le strict minimum d’informations nécessaires à l’entrée dans le Datahub, toutes les données liées aux lignes de la facture se trouvant déjà dans le fichier XML présent dans une facture au format Facture-X.
Les paramétrages liés à la génération de factures au format Factur-X
Les paramètres liés à la fonctionnalité sont disponibles sur la fiche client d’une part et sur la fiche dossier Commerce et logistique d’autre part.
Paramétrage de la fiche client pour facture-X
Le paramétrage de la fonctionnalité se positionne dans l’onglet Document de la fiche client.
La coche Générer les factures au format Factur-X permet d’activer ou non, la création d’une facture au format Factur-X, à chaque facturation pour le client courant.
La coche Générer le pivot permet d’activer ou non, en parallèle de la création de la facture au format Factur-X, un fichier pivot qui sera le point d’entrée de la facture au format Factur-X dans le datahub.
Le choix de la Méthode de signature PDF est également à positionner. Les choix suivants sont proposés:
Classique : c’est l’envoi natif du PDF signé à DPII, en place dans les versions antérieures à la version 10.11.
Nouvelle plateforme : Il est à noter que notre partenaire DPII devient Docoon. En version 10.11, cette plateforme n’est pas encore ouverte en mode opérationnel pour recevoir des factures au format Factur-X. Le choix Nouvelle plateforme concerne l’envoi des fichiers vers ce provider via les nouvelles API de Docoon. Dans la version 10.11 de l’ERP, ce choix n’est donc utilisable que dans le cadre de tests.
Attention! La possibilité de générer une facture au format Factur-X ou non pour le client courant, est dépendante du Support de la facture, défini dans le groupe Définition des documents commerciaux (onglet Documents) de la fiche client. La notion de signature est également subordonnée à ce support.
Le paramétrage est assisté : le programme bloque la mise en place des combinaisons impossibles en grisant les valeurs des champs non compatibles entre elles.
La matrice suivante montre, en vert, les supports compatibles avec la génération d’une facture au format Factur-X, accompagnée de son pivot ou non, associé à la notion de signature ou non.
Le support PDF est comptatible avec la fonctionnalité Factur-X. La
Pour les 3 paramètres précités, à mettre en place dans l’onglet Document de la fiche client, le choix implicite reporte au paramétrage en place dans le dossier Commerce et logistique.
Paramétrage dossier pour facture-X
Pour comprendre les explications données dans ce chapitre, merci de prendre connaissance, au préalable, du chapitre Paramétrage de la fiche client pour facture-X.
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Pièces3, groupe FacturX, on peut positionner, de façon générale, les paramètres :
Générer les factures au format Factur-X qui permet d’activer la création de factures au format Factur-X pour tous les clients elligibles
Générer le pivot qui permet de générer un fichier pivot qui accompagnera la facture au format Factur-X et permettra son intégration dans le Datahub.
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Impression pièces, groupe Options, on peut positionner, de façon générale, pour tous les clients éligibles, le paramètres Méthode de signature PDF.
