La gestion Commerciale & Logistique Divalto gère différents types de pièces : devis, commandes, bons de préparation, bons de livraison, bons d'expédition, factures…
Elle traite également des commandes et des bons de livraison internes dans le cadre du transfert de dépôt, des dépréciations, de l'assemblage, du désassemblage, de la mise en destruction. Les achats et les ventes inter-établissements au sein d'une même entité juridique sont également couverts.

Le circuit des pièces

La validation de pièce déclenche le passage d'une étape vers une autre.
A chaque étape, la pièce peut être créée, modifiée ou supprimée.
Des raccourcis simplifient le circuit.
Par défaut, la suppression de pièce efface tout l'historique de la pièce.
La coche « Réactiver l'état précédent en suppression de pièce » (Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier) permet de rendre active la pièce précédente dans le circuit lors de la suppression d'une pièce courante. Ainsi, si cette coche est active, un devis rendu inactif par sa validation en commande, sera réactivé lors de la suppression de ladite commande.
L'utilisateur entre à n'importe quel niveau de saisie : devis, commande, bon de livraison ou facture. Tous les circuits administratifs sont possibles : devis en facture, BL direct, puis facture.

L'utilisateur entre à n'importe quel niveau de saisie : devis, commande, bon de livraison ou facture. Tous les circuits administratifs sont possibles : devis en facture, BL direct, puis facture.

L'explorateur de pièces

L'explorateur de pièces est un outil de navigation dans les pièces.
L'explorateur de pièce est disponible pour les types de documents suivants :

• Devis clients et fournisseurs

• Commande clients et fournisseurs

• BL clients et fournisseurs

• Factures clients et fournisseurs

Les opérations disponibles sont la consultation et la recherche de pièce, la création, modification et suppression de pièces et la validation de la pièce dans le circuit de pièces.
On accède à l'explorateur de pièces par : Commerce & logistique/ Administration des ventes (ou achats) / explorateur de pièces.
Le premier écran vous permet de cibler les pièces recherchées au travers d'un choix très étendu de critères (données d'en-tête, de ligne, statut du document, etc.).
Cet écran s'affiche automatiquement au lancement de l'explorateur de pièces. Pour afficher toutes les pièces, il vous suffit de valider, sans renseigner de critères.
Vous pouvez y revenir ensuite par le bouton ou F11.
Vous pouvez aussi mémoriser les critères renseignés dans l'écran de sélection en cliquant sur le bouton . La prochaine fois que vous ouvrirez l'explorateur de pièces, ils seront affichés.
Divalto vous permet de réutiliser des critères de sélection pré-paramétrés. Choisissez dans la liste déroulante Sélectionnez un profil et choisissez le profil adapté à votre recherche, puis cliquez sur le bouton Charger le profil.
Les "profils de pièces" se définissent depuis le menu Commerce & logistique/ Fichiers - Tables - Tables liées aux pièces – profils de pièce.
L'option : Charger la totalité des pièces en mémoire.
Lorsque la case d'option est cochée, tous les résultats de la sélection sont affichés et peuvent être triés (clic sur l'en-tête de la colonne appropriée). Dans le cas contraire, les résultats affichés sont limités à la taille de l'écran et la liste continue à se charger au fil de vos clics sur l'ascenseur vertical. L'option de tri devient accessible une fois toutes les lignes chargées.
Attention ! Le raccourci clavier Ctrl + A ne prend en compte que les lignes affichées à l'écran
La validation de vos critères de sélection affiche toutes les pièces recherchées correspondant aux critères renseignés :
Chaque pièce se décline en 3 niveaux, dont le détail est accessible en mode fiche :

Peuvent s'ajouter des niveaux intermédiaires, constitués de chapitres et de postes.
Par défaut, seul le premier niveau est visible. Pour en afficher le contenu, vous pouvez cliquer sur le dossier ou choisir la commande :
Edition - Déployer la branche ou Ctrl+F4.
Opérations disponibles depuis l'explorateur de pièces :

• Consultation, modification, création d'une pièce

• Suppression d'une pièce

• Transfert d'un type de pièce vers un autre (la validation d'un devis en commande, par exemple)

• Recherche multicritères de pièces

Plus d'informations sur l'explorateur de pièces : HT et TTC dans l'explorateur de pièces (V10.5), Suspension en masse dans l'explorateur de pièces clients (V10.5)

Ergonomie et états des pièces

Le moteur de saisie est commun à toutes les pièces : achat ou vente des types de pièces devis, commande, BL ou facture.
Le même traitement permet de créer, modifier, supprimer, dupliquer, valider et consulter la pièce.
Selon sa position dans le circuit de traitement, une pièce possède un état. Cet état correspond à son image à un instant donné :
Active
La pièce est en cours de traitement : les devis en attente de commande, les commandes en attente de livraison, sont actifs. Les pièces actives constituent le "portefeuille".
Périmée (après validation vers une autre pièce)
Le traitement de la pièce est achevé. La validation totale d'une commande en BL fait passer la commande à l'état périmé et crée un BL à l'état actif.
Les pièces périmées ne font plus partie du portefeuille, mais sont toujours présentes dans l'historique et peuvent être consultées.
Cet état ne peut pas être positionné par l'utilisateur.

Exemple :

Provisoire (En préparation)
La pièce va entrer dans le circuit de traitement mais elle n'y est pas encore. Par exemple une commande prévisionnelle, ou bien un devis saisi par petites étapes (ou complété par plusieurs collaborateurs). Le passage à l'état actif va faire entrer la pièce dans le portefeuille.
Suspendue
La pièce est suspendue de façon provisoire dans le circuit de traitement : un client qui annule une commande.
Archivée
La pièce a traversé l'ensemble du circuit de traitement mais elle est conservée dans l'historique, allégée éventuellement des lignes de textes et notes. Un traitement de masse archive les pièces.
Modèle (type)
Cet état correspond à une pièce répétitive qui pourra être dupliquée à la demande.
Quelle que soit la pièce (devis, commande, BL, facture, avoir), la présentation sera toujours en trois parties :

• Entête

• Lignes

• Pied

Les boutons Entête, Lignes et Pied de la barre d'outils permettent d'accéder aux informations complémentaires liées à l'en-tête, aux lignes et au pied de document.
Dans le cas d'une visualisation étendue de l'en-tête ou du pied, c'est la zone corps qui disparait au profit de cette extension. Un bouton enfoncé matérialise l'état de l'affichage en cours.
Mode Normal (Lignes affichées) :

Mode en-tête étendu :

Mode pied étendu :

L'affichage du détail d'une ligne provoque le même comportement (la zone corps disparaît) au profit de l'affichage étendu de la ligne :
Remarque : Le double clic sur la ligne affiche également le détail de la ligne. Le bouton permet de revenir en mode normal.

La pièce modèle

Pour modélise une pièce commerciale, en saisie de pièce, on utilise le menu « Outils », choix « Modifier état de la pièce », « Modéliser ».
Un modèle est une pièce dans un état particulier : « Modèle ». Il n'entre pas dans les interrogations ni les statistiques et n'est pas disponible en transformation de pièce.
C'est une création de pièce dont il est possible de changer l'état. Le modèle s'utilise ensuite par duplication.
A la création du modèle, il est nécessaire de renseigner un tiers. Ce tiers est considéré comme fictif car c'est le tiers désigné lors de la création par duplication qui sera pris en compte.

Imprimer une pièce (impression directe ou indirecte)

Toute pièce peut être imprimée. Chaque impression génère un fichier joint de l'aperçu rattaché à la pièce.
L'impression de la pièce est disponible dans l'écran de saisie par le bouton .
L'option d'impression immédiate déclenche l'impression. Si la case n'est pas cochée, la pièce est marquée à imprimée et sera imprimé par le traitement d'impression différé.
Pour déclencher l'impression d'une pièce de suite après sa validation, il faut cocher les cases correspondant aux pièces dont l'impression immédiate est requise dans Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/Dossier, onglet « Impression pièces, groupe « A la saisie ».
Les impressions marquées à imprimer sont réellement éditées par le traitement d'impression en masse.
L'impression en masse des devis, est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Devis Client / Impression des devis. L'impression en masse des factures, est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes /Devis Client / Impression des factures.
Il est possible d'intervenir sur le paramétrage de l'édition différée :

• réédition de pièces déjà éditées

• édition des reliquats

• choix d'une présentation différente

• édition des pièces actives ou de toutes les pièces

• sélection d'un code opération

• sélection d'un code utilisateur

Si le tri des pièces est demandé, l'impression sera triée par département.
Remarque : Une facture imprimée n'est plus modifiable.

Imprimer les pièces - exécution par processus (V10.7)

Programmes:

• Commerce & logistique/ Administration vente/ Devis Client/ Impression des Devis

• Commerce & logistique/ Administration vente/ Commande Client/ Impression des commandes

• Commerce & logistique/ Administration vente/ BL Client/ Impression des BL

• Commerce & logistique/ Administration vente/ Facture Client/ Impression des Facture

• Commerce & logistique/ Administration achat/ Devis Fournisseur/ Impression des Devis

• Commerce & logistique/ Administration achat/ Commande Fournisseur/ Impression des commandes

• Commerce & logistique/ Administration achat/ BL Fournisseur/ Impression des BL

• Commerce & logistique/ Administration achat/ Facture Fournisseur/ Impression des Facture

Les programmes d’impression de pièces peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes d’impression des pièces, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône 

Open

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

Open

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Les programmes d’impression vont être lancés en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Particularité

C'est le même programme qui réalise les impressions de tous les types de pièces. Un utilisateur peut créer autant de processus distincts que de types de pièces (un par type de pièce) sans interférences de critères, grâce au bouton Nouveau code  de la fenêtre Paramétrage Masque. Ce bouton permet la sauvegarde d'un autre jeu de paramètres.

Ainsi, après avoir généré un premier processus pour les factures par exemple, et après avoir récupéré les données du masque pour les factures, il conviendra de cliquer sur le bouton Nouveau code pour créer le jeu de critères de sélection pour les BL par exemple, et ne pas écraser les critères de sélection pour les factures.

Le bouton Nouveau code fait apparaître la fenêtre suivante, permettant d'affecter un Nouveau code au second paramétrage des critères de sélection.

Attention : si plusieurs codes paramètres cohabitent, avec chacun un processus associé, chacun de ces processus associé doit avoir son propre nom pour éviter les conflits.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)

La mention de la TVA lors de l’impression des pièces (V10.8)

Lorsqu’une pièce est imprimée, la TVA figure en pied de pièce. Si le taux est amené à changer, le changement de taux est répercuté automatiquement dans les impressions, sans autre manipulation.

Ne sont imprimées que les lignes de TVA dont la base TVA n’est pas nulle.

Les frais en pied de pièce

Les frais sont stockés et visibles en pied de pièce.

Trois types de frais peuvent être définis. Il peut s'agir, par exemple, du port soumis, du port non soumis, de l'emballage…
Seul le premier des trois montants pourra faire l’objet d’un calcul automatique (calcul automatique des frais de port par exemple; formule de calcul définissable dans le mode de transport (voir chapitre dédié), les deux autres frais de pied de pièce sont à saisir manuellement, pièce par pièce.

Etape 1: créer les codes articles de frais

En effet, chaque frais de pièce s’appuie sur un code article qui doit être créé dans le zoom article. Sa caractéristique est d'être un article de nature 2 - service.

Etape 2: définir les codes de pieds de pièce

Menu: Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables de paramétrage général / Pied de pièce
Autant de codes de frais de pied de pièce sont à créer (pour tout type de pièce, client ou fournisseur) dans cette table. Définition d’un code, d’un libellé (qui apparaîtra en pied de pièce) et la référence article préalablement créée, associée.

Etape 3: positionner les codes de frais de pied de pièce dans le Dossier

Dans le Dossier, onglet Pièces, définir, par type de pièce, les frais qui seront repris par défaut dans les pièces client, fournisseur, interne:

Les libellés des frais de pied de pièce ne sont pas modifiables en pièce. Les montants le sont (le frais 1: calculé, et de toute façon les 2 autres qui ne sont ajoutables que manuellement).

Le premier frais de pied de pièce étant le seul pouvant faire l’objet d’un calcul; il faut savoir que ce calcul est à définir et à paramétrer dans le Mode de transport (voir chapitre dédié), et le code de pied doit être défini dans le “Port pré-calculé” du Dossier (onglet Pièce 3):

Ventilation des frais en pied de pièce sur les lignes de pièce (V10.6)

Le principe de cette fonctionnalité est de pouvoir ventiler, directement à partir d'une pièce (Commande, BL, Facture), les frais enregistrés en pied de pièce et à la ligne, sur les différentes lignes d'achat ou vente de marchandises et ce, afin de majorer le coût de revient des lignes avec les différents frais.

 Cette fonctionnalité reprend la mécanique des frais d'approche du module Grand Import: Gérer le module Grand Import (V10.4) | Gestion des frais d'approche

Rappels:

• Les articles de frais (lignes de pièces) doivent être paramétrés tels que les frais d'approche: nature de produit du Dossier et Type de frais d'approche définissant le mode de répartition des frais: 

Dossier Grand import:

Fiche article frais:

• Les frais en pieds de pièce à prendre en compte doivent être cochés dans le Dossier, et être également paramétrés, au niveau de leurs fiches articles, avec les mêmes caractéristiques que ceux des frais (nature de produit du Dossier Grand Import et type de frais d'approche positionné sur leur fiche article).

Fonctionnement

Menu: Commerce & logistique / Administration Achat / Commande fournisseur / Saisie des commandes

La fonctionnalité s'utilise à partir de la pièce d'achat, onglet Outils / Tarifs, frais et taxes / Frais d'approche / Assistant frais d'approche - Lier les produits - Lier les frais - Lier la pièce

L' "Assistant frais d'approche" guide l'utilisateur pour effectuer l'imputation des frais en pied de pièce sur les articles en pièce d'achat. 

• L'utilisation de l'assistant n'est pas indispensable: c'est un guide qui permet de rattacher, étape par étape, les produits et frais et ce, à partir d'une fiche de frais existante, ou une nouvelle fiche, qu'il est possible de créer directement via cet assistant: 

   → renvoie à la création de la Fiche Frais d'Approche du menu Grand Import

• Une fois la fiche créée ou sélectionnée, les boutons Suivant et Précédent permettent de naviguer entre les étapes: 

• Le principe est le même que pour les rattachements de pièces (produits) et de pièces (frais) ou pieds de pièce (frais) que via l'utilisation du menu Grand Import. 

 Rattachement direct des produits et frais (sans passer par l'Assistant)

Cliquer sur l'une des trois options (Lier les produits - Lier les frais (lignes + pieds) - Lier la pièce) va créer automatiquement une fiche de frais et ce, par la numérotation automatisée positionnée dans le Dossier:

• Cliquer sur Lier les produits (toujours à partir de la pièce) pour lier uniquement les lignes de produits de la pièce

• Cliquer sur Lier les frais pour lier uniquement les frais de la pièce et, s'il y en a, les frais en pieds de pièce (pour rappel, ceux qui sont en option Dossier et paramétrés Grand Import)

• Cliquer sur Lier la pièce pour lier toutes les lignes de la pièce, produits et frais confondus

 Lancer le calcul d'imputation des frais aux produits

Une fois les rattachements effectués (selon l'étape où l'on se situe), l'étape suivante de lancement de calcul apparaît automatiquement:

Cliquer sur le bouton "Calculer les frais" pour lancer l'exécution du calcul: 

Le bouton Superviseur permet de vérifier les lignes liées à la fiche de frais: quels seront les produits et les frais impactés. Le "Nombre de lignes frais et/ produits à impacter / impactées" indique le nombre de lignes liées.

Une fois le calcul terminé, les imputations sont réalisées et le Coût de revient des produits est bien majoré: 

(Ici, exemple avec pied de pièce 40€ de frais de port non soumis):

Les unités logistiques (paramétrage) (depuis V10.3)

Les unités logistiques permettent de paramétrer des conditions de franco de port basées sur un volume (et non un montant) en saisie de commande client ou fournisseur. C'est pendant la saisie de pièce que l'opérateur peut observer le « remplissage » en fonction des quantités saisies. Passé un volume à déterminer, il y aura exemption de frais de port ; en-deçà, ils seront facturés.
Ce paramétrage nécessite de créer des unités dites « logistiques » via une table, de leur attribuer une valeur, de rendre leur conversion valide par rapport aux autres unités et aux références articles, puis de les attacher aux tiers.

1) Créer un Type d'unité

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Type d'unité

Créer un nouveau type d'unité servira d'unité « chapeau » ou « générique » aux unités logistiques dans le paramétrage, mais sera avant tout, le libellé d'unité, condition du franco, qui apparaîtra en pied de pièce.
Exemple : « PALETTE » comme unité générique, sera l'unité qui apparaîtra en pied de pièce :

2) Créer un Libellé des unités

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Libellé des unités

Créer un nouveau libellé, qui sera véritablement l'unité logistique. Exemple PAL pour euro palette.
A ce stade, il est déjà possible de lier une unité à une référence article, en garnissant le champ « Référence », mais ce n'est pas une obligation.

3) Unité coefficient de conversion (et contrôle des conversions)

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Unité coefficient de conversion
Enregistrer toutes les combinaisons de conversions possibles susceptibles d'exister dans le cas demandé.
Exemple :

• 1 SAC1 pèse 10 Kg. Il faut 25 SAC1 pour constituer 1 PAL1 mais PAL1 équivaut aussi à 250Kg : il faut que soient renseignés tous les niveaux de conversions, pour toutes les unités concernées.

N.B. : le programme créé après approbation, les inverses de conversion. (Exemple : création de la conversion 1 carton = 10 pièces ; le système va proposer de créer l'inverse, soit 0.10 carton = 1 pièce.

Important : il est recommandé de contrôler les conversions enregistrées, via le programme de Contrôle des conversions d'unités :

Menu : Commerce & logistique / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Contrôle des conversions d'unités
Contrôler toutes les conversions enregistrées, ou sélectionner une référence article ou plage de références. Bien cocher « Contrôler les unités logistiques ».

4) Attacher les unités logistiques aux références articles et aux tiers.

Il est impératif de lier les unités logistiques aux tiers et aux références articles, dans un ordre indifférent, du moment que toutes les fiches concernées soient paramétrées.
Que ce soit dans la fiche client, fournisseur, ou la fiche article, le paramétrage se fait en cliquant sur le bouton « Unités logistiques » .
Cliquer sur « + » et remplir les champs obligatoires : type d'unité, tiers et référence.
Ensuite, dans chaque fiche, indiquer, dans la partie « Gestion des unités », l'unité correspondante (issue de la table « Libellé des unités ») au type d'unité préalablement indiqué à la première étape de la création.
La précision de conversion « Le type d'unité contient » (par exemple : 10 Kg) n'est pas obligatoire.
Info : un rappel de conversion apparaît dans la partie en-dessous « Conversion en unité de référence ».

5) Paramétrer le type de franco (fiches tiers et Dossier)

La dernière étape de paramétrage des unités logistiques, est de préciser le type de franco.

• Fiche client : onglet « Livraison et facturation », dans la partie « Livraison », sélectionner dans la liste déroulante de « Type du franco » ; « Type d'unité logistique » ; indiquer la Valeur du franco et le Type d'unité (de franco). Exemple : valeur 10, type d'unité PALETTE, pour franco de port à partir de 10 palettes.

• Fiche fournisseur : onglet « Facturation et marchandises », dans la partie « Transport », indiquer la valeur du franco et « Type d'unité logistique » dans la liste déroulante ». Puis saisir le « Type d'unité de franco ». Exemple : Valeur 10, type d'unité logistique PALETTE pour franco de port à partir de 10 palettes commandées.

• Fiche Dossier : onglet « PIECES », partie « Port et pied de pièce », saisir la valeur du franco, sélectionner dans la liste déroulante « Type d'unité logistique », enfin saisir le Type d'unité de franco.

6) Unités logistiques en saisie de pièce (effectivité du paramétrage)

Bouton « Unités logistiques », partie « Gestion des unités », cocher « Unité par défaut en saisie de pièce » si souhaité, puis l'unité correspondante. En saisie de pièce, par un clic droit sur la ligne de saisie, l'unité de vente reste modifiable :

Unités logistiques et GTIN 14 (depuis V10.3)

Divalto offre la possibilité de renseigner un GTIN par unité logistique et par tiers. Ce code, composé de 13 ou 14 chiffres, permet d'identifier une unité de vente (et peut être matérialisé par son code barre correspondant). Le champ « GTIN 14 » se trouve dans l'onglet « Généralités » du bouton « Unités logistiques » (fiches tiers, fiche article).
L'intérêt de renseigner un GTIN dans le cadre des unités logistiques, est qu'au scannage du code barre, le système va reconnaître l'unité logistique de l'article.
Par exemple, une référence article a une unité logistique LOT10 qui correspond à un lot de 10 pièces. A la réception de la marchandise, le code barre de l'étiquette du lot de 10 est scanné : le système va reconnaître l'article correspondant et réaliser la conversion d'après l'unité utilisée dans la commande, si besoin. 
Ceci est valable également en saisie de pièce : si c'est le GTIN14 qui est saisi, le système mettra automatiquement la quantité correspondante.

Le volet de la saisie de pièces

On peut activer, en saisie de pièces, un volet droit qui permet une visualisation plus directe des données de la ligne, notamment pour les ventilations, les taxes complémentaires et les données de remises seuil.
Paramétrage de la fiche dossier
Pour activer cette fonctionnalité, il faut cocher la case « Activer le volet en saisie de pièces » dans Commerce & logistique / Fichiers / Organisation/Dossier, onglet PIECES.
Affichage du volet
Le volet s'ouvre et se ferme à la demande dans la saisie de pièces.

Positionner l'ouverture ou la fermeture du volet de la saisie de pièces pour l'utilisateur

Dans les options de l'utilisateur (accessibles par F3, à partir de l'interface d'accueil), l'ouverture ou la fermeture du volet de la saisie de pièce peut être positionnée par défaut.

non : pas de volet, même si la case « Activer le volet en saisie de pièces » est cochée sur le dossier

oui : volet actif,  même si la case « Activer le volet en saisie de pièces » n'est pas cochée sur le dossier. Lorsque l'on retourne dans la saisie de pièce après l'avoir quittée, le volet reste dans la position dans laquelle il était lorsque l'on a quitté la saisie.

oui plié au départ : volet actif,  même si la case « Activer le volet en saisie de pièces » n'est pas cochée sur le dossier. Lorsque l'on retourne dans la saisie de pièce après l'avoir quittée, le volet se présente fermé, même s'il était ouvert lorsque l'on a quitté la saisie.

Implicite ou blanc : conformément au paramétrage prévu sur le dossier