Le solde des écritures lettrées doit être nul, mais le lettrage provisoire est autorisé. Il permet d'identifier des écritures qui ne s'équilibrent pas et qui pourront ultérieurement être lettrées définitivement.
Attention : En cas d'utilisation du module des règlements, il ne faut pas utiliser le lettrage de la comptabilité générale et exclusivement réaliser les rapprochements des encaissements et des décaissements dans la partie règlement. En effet le lettrage en comptabilité générale n'affecte en rien les effets présents dans le module des règlements.

Lettrage manuel

Le lettrage manuel permet de rapprocher plusieurs écritures en leur affectant un code alphabétique sur deux caractères et borné de AA à zz. Une fois le zz atteint, le code repasse à AA, la date de lettrage permet de distinguer des écritures avec le même code marquage.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Lettrage manuel
Compte
Vous précisez le compte pour lequel vous souhaitez des écritures. Seuls les comptes déclarés lettrables sont autorisés.
Filtre sur le type d'écriture :

Écritures comptables
Écritures extra-comptables

Code lettrage partiel
Par défaut les écritures sélectionnées sont pré-lettrées avec le code « * ». Le premier caractère de lettrage sera toujours « * », mais vous pouvez modifier le second. Ceci vous permet de différencier des groupes de lignes pré-lettrées.
Filtre sur les écritures à afficher
« Ecritures non lettrées » : Cochez, si vous souhaitez afficher les écritures non lettrées.
« Ecritures lettrées partiellement » : Cochez, si vous souhaitez afficher les écritures lettrées partiellement .
Les différents boutons de la barre d'outils
« Compte précédent » ou touche de fonction « Shift+F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer précédent.
« Compte suivant » ou touche de fonction « F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer suivant.
« Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Permet de modifier et précisez les écritures à afficher.
« Actualiser tableau » ou touche « Shift+F11 » : Le lettrage manuel ne bloque pas l'utilisation du compte dans une autre cession de saisie ou d'intégration comptable, mais le compte ne peut être lettré que par une seule cession. Si l'opérateur n'est pas le seul à travailler sur le compte, le tableau des lignes peut ne pas contenir toutes les lignes créées depuis son chargement. Certaines lignes peuvent également avoir été modifiées ou supprimées (dans ce dernier cas, la tentative de marquage de la ligne se traduira par un message d'avertissement et une actualisation automatique). Ce bouton déclenche la relecture des écritures du compte et le rechargement du tableau des lignes.
« Modifier l'écriture » ou touche de fonction « Ctrl+F7. Lorsque l'écriture est en brouillard, ce bouton permet l'accès à la saisie d'écriture en mode modification.
« Marquer/Démarquer » ou touche de fonction « F5 » : Permet de Marquer ou démarquer la ligne courante.
« Effacer les marquages » ou touche de fonction « Shift+F5 » : Permet d'effacer les marquages ; Toutes les lignes marquées avec un code provisoire deviennent non marquées.
Remarque : La combinaison « shift+clic » permet de sélectionner un groupe de lignes consécutives. Les lignes concernées sont situées entre la ligne courante et la ligne pointée par la souris (ces deux extrémités comprises).
« Supprimer lettrage » ou touche « Shift+Ctrl+F8 » : Il est possible de délettrer totalement ou partiellement un compte selon la fourchette de codes lettrage à traiter et les éventuelles dates de lettrage choisies. Dès lors que pour un code lettrage, il existe plusieurs dates de lettrage, celles-ci sont affichées. Sélectionnez la date ou les dates que vous souhaitez délettrer.
Remarque : Par défaut le dernier code lettrage vous est proposé.
Les écritures délettrées apparaissent à l'écran avec les caractères "**". Double cliquez pour délettrer une ligne. Si vous ne délettrez pas toutes les lignes, un lettrage provisoire sera conservé.
« Valider un code lettrage » ou «touche « Ctrl+F10 » : Le code de marquage provisoire est composé de deux caractères. Le premier est toujours *. L'opérateur peut choisir le second (sur l'en-tête du tableau des lignes). Ceci permet de préparer plusieurs lettrages simultanément.
Une boîte de dialogue permet de préciser le code marquage à valider.
« Détail de l'écriture » ou touche « Shift+F4 » : Ce bouton permet d'afficher le détail de la ligne courante. La fenêtre détail est identique à celle utilisée en saisie d'écriture.
« Ventilation pièce/échéance » ou touche « Shift+Ctrl+F4 » : Ce bouton ouvre la fenêtre contenant le tableau des ventilations sur les pièces et les échéances de la ligne courante.
« Valider » ou touche « Entrée » : Le bouton de validation habituel transforme tous les codes marquages provisoires en un seul code lettrage définitif et lettre les lignes sélectionnées.

Différence de règlement dans la cas du lettrage manuel

Lorsqu'un lettrage manuel présente un solde inférieur à la valeur introduite dans les paramètres du dossier, DIVALTO propose de passer une écriture de différence de règlement. Ce paramétrage est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet O.D.
En cas de différence de règlement une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous pourrez renseigner les valeurs concernant l'écriture à générer. Les valeurs sont modifiables tant que l'écriture n'est pas générée. Il est aussi possible d'ajouter des fichiers joints et une note.
Les valeurs modifiables sont :

Le code journal,
La date de l'écriture,
Le libellé,
Le numéro de pièce,
Le compte de contrepartie,
Les axes de ventilations.

Lettrage automatique

Le lettrage automatique rapproche les écritures d'un compte en leur affectant un code de AA à zz. Les critères de rapprochement sont fixés par le type de lettrage du compte :

Aucune
Par pièce
Par montant
Par pièce puis par montant
Manuelle

Le paramétrage est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable – onglet « PARAMETRES » - groupe « Lettrage »
Les méthodes de lettrage utilisées par le traitement sont :

Par numéro de pièce

Le traitement rapprochera uniquement les écritures qui ont le même numéro de pièce.

Par montant

Le traitement essaiera toutes les combinaisons des montants non lettrés du compte. Ainsi, si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées et si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.

Par pièce puis pas montant

Lettrage sur égalité des numéros de pièces, puis combinaison des montants
Vous accédez au lettrage automatique par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Lettrage automatique
Le traitement effectue les rapprochements et :

Si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées
Si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.

Dans tous les cas, un groupe d'écritures lettrées présente un solde nul.
Date de lettrage
Seules les écritures avec une date d'écriture antérieure ou égale à cette date seront traitées par le lettrage automatique. Cette date sera mémorisée dans la date de lettrage de l'écriture.
Remarque : En fin d'exercice, il est judicieux de procéder à un lettrage des écritures à date de fin d'exercice. En effet, les écritures avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date de fin d'exercice sont centralisées.
Sélections
« Lettrer les comptes de » « à » : Seuls les comptes dont le numéro est compris dans la fourchette seront traités.
Temps maximum pour lettrer un compte
Vous précisez le temps maximum alloué pour lettrer un compte. Le programme essaie de rapprocher un débit avec un crédit, puis deux, puis trois...
Si une phase de combinaisons est commencée, elle sera achevée même si le temps limite est atteint pendant son déroulement.
Nombre maximum de montants par combinaison
Vous indiquez le nombre maximum d'écritures qui peuvent constituer un code lettrage.

Délettrage

Le lettrage consiste à rapprocher des lignes au débit avec des lignes au crédit d'un compte afin que toutes les lignes soit équilibrées. Le délettrage permet de supprimer les rapprochements effectués lors des opérations de lettrage.

Délettrage Manuel

Le délettrage manuel est accessible à partir des consultations. Il suffit alors de sélectionner les lignes et de cliquer sur le bouton « Délettrer / Dépointer » ou les touches « Shift+Ctrl+F8 » . Le traitement délettre alors l'écriture dans son intégralité.
Attention : L'écriture de différence de règlement générée le cas échéant est délettrée en même temps et n'est pas supprimée.

Délettrage compte à compte

Ce traitement permet de délettrer plusieurs comptes à la fois. Des fourchettes de comptes peuvent être spécifiées, ainsi qu'une méthode de délettrage :

Par filtre : le traitement prend en compte les critères de sélection pour effectuer le traitement.
Par derniers lettrages : les n derniers codes sont délettrés.

On accède au traitement via l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Délettrage de compte à compte
Comptes
« De » « à » « Masque » : Trois fourchettes de comptes peuvent être spécifiées, ainsi qu'un masque. Une étoile « * » dans une position signifie que tout caractère est autorisé à cet endroit. Un caractère différent de « * » permet de ne traiter que les comptes dont la position correspondante est identique à celle du masque.
Lettrage
« Méthode de délettrage » : Vous précisez ici la méthode délettrage :

Filtres
Derniers lettrages

« Filtres » - La méthode par Filtre permet d'indiquer :

Une fourchette de codes lettrage,
Une fourchette de date + heure d'opération,
Une fourchette de date de lettrage.

Après validation, les comptes concernées s'affichent dans une liste. Dans la liste qui s'affiche il convient de sélectionner les comptes à délettrer par un double clic ou à l'aide des boutons :

« Inverser le marquage » ou touche « F5 »
« Effacer le marquage » ou touche « Shift + F5 »

Puis « valider » le traitement.
« Derniers lettrages » « derniers codes » : On indique par exemple que l'on souhaite supprimer les 3 derniers lettrage, on valide la saisie. Comme précédemment, on sélectionne les comptes à délettrer dans la liste et on « Valide » le tout afin d'exécuter le traitement.