Les allotissements (V10.5)
- Bertrand Littel
Dans le cadre d'une "commande allotie", les livraisons sont préparées par le fournisseur, destinataire par destinataire. Chaque livraison destinataire est conditionnée individuellement. L'ensemble de la livraison est effectuée sur une plate-forme d'éclatement où les colis individuels par destinataire sont triés, pour être redistribués à chaque destinataire.
Les commandes alloties : la philosophie
Dans Divalto, la notion d'allotissement correspond à une vue que l'on va poser sur une commande classique.
Exemple:
Le client passe une commande allotie et souhaite un premier lot à destination du service "Librairie" qui sera réceptionné par M. Dupont, contenant 5 ALB0001 et 3 ALB0002. Le deuxième lot est destiné au service "Coin lecture" et sera réceptionné par Mme Durand. Il contiendra 5 ALB0001 et 2 ALB0002.
On va définir l'allotissement suivant :
Service "Librairie"
M. Dupont
5 ALB0001
3 ALB0002
Service "Coin lecture"
Mme Durand
5 ALB0001
2 ALB0002
Une commande de type classique pourra être générée, en lien à la vue "allotie" :
Commande 1 : 10 ALB0001
5 ALB0002
On pourra aussi, à l'inverse, d'abord saisir la commande de façon classique, puis saisir l'allotissement en lui associant la commande déjà existante.
Cette façon de faire va permettre d'utiliser, dans l'ERP tous les mécanismes classiques existants pour le traitement de la commande associée à l'allotissement.ACTIVER LA GESTION DES ALLOTIS ET DÉFINIR LES NIVEAUX DE LOTS
La gestion des allotis doit être activée au niveau du dossier Commerce et logistique, à l'aide de la coche Gérer les alloties. Cette gestion permet de gérer 2 niveaux de lots. Ces deux niveaux de lots ainsi que l'activation de la gestion des allotissements se paramètrent dans le dossier Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces 2, groupe "Gestion des alloties". Dans l'exemple suivant, on va pouvoir saisir des lots à destination d'un service dans une entreprise, puis d'un collaborateur à l'intérieur d'un service.
Sur la fiche client, il est possible de particulariser les niveaux de lots pour un client dans l'onglet "Livraison et facturation", champs "Libellé groupe 1" et "Libellé groupe 2".SAISIR L'ALLOTISSEMENT
On commence par saisir un allotissement à l'aide du menu Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Allotissements/ Administration des allotissements". En entête, on indique le numéro du tiers concerné par la commande allotie ainsi qu'un libellé qui permettra de donner des précisions sur la commande allotie.
Ces données renseignées, une fenêtre permet d'indiquer une référence article avec éventuellement des sous-références, puis la valeur des deux niveaux d'allotissement (dans l'exemple ci-dessous, "service" et "collaborateur", la quantité pour ce sous-groupe. L'unité (sous-entendu de vente) peut être précisée, permettant de livrer par exemple des blisters de 2 alors que l'article est géré en stock dans des cartons de 8.
Lors de la saisie des lignes de l'allotissement, à chaque nouvelle valeur de "Libellé groupe 1" saisie par l'utilisateur, le programme demande confirmation de la nouvelle valeur, pour création dans la table correspondante, à savoir Commerce et logistique/ Allotissements/ Allotissements groupe 1.
Il en est de même pour "Libellé groupe 2" qui est stocké dans Commerce et logistique/ Allotissements/ Allotissements groupe 2.
Il existe également une table des entêtes d'allotissement accessible par Commerce et logistique/ Allotissements/ Entête, qui permet de visualiser ou d'établir un lien entre une commande (ou un devis) et un allotissement.
Dans l'administration des allotissements, le bouton "Par article" permet d'avoir un prisme de lecture de l'allotissement par référence article.
Le bouton "Par groupe" permet une lecture arborescente avec pour racine "Libellé groupe 1", puis "Libellé groupe 2".
Une fois l'allotissement finalisé, on clique sur le bouton "Arbitrer". L'arbitrage des allotissements est également accessible par Commerce et logistiques> Administrations Ventes >Allotissements > Administrations des allotissements.GÉNÉRER LA COMMANDE ASSOCIÉE À L'ALLOTISSEMENT
Dans l'écran d'arbitrage des allotissements accessible par Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Allotissements/ Arbitrage des allotissements, un clic sur le bouton Création de la pièce va générer, en automatique la commande associée à l'allotissement. Cette commande reprendra les articles et leurs quantités indiquées dans l'allotissement. Le numéro de la commande générée est visible dans le champ Commande associée de l'entête d'allotissement. Il s'agit d'une commande sans particularité, qui entrera dans le circuit de traitement classique des commandes dans Divalto.
Une fois la commande générée, le programme demande à l'utilisateur s'il veut visualiser la commande générée. Dans l'entête de la commande, un pictogramme signale la présence d'un allotissement associé.ASSOCIER UNE COMMANDE EXISTANTE À UN ALLOTISSEMENT
L'administration des allotissements est accessible par Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Allotissements/ Administration des allotissements. Dans l'entête de l'allotissement, on trouve le champ Commande associée. Ce champ contient le numéro de commande associé à l'allotissement. À tout moment, l'utilisateur peut changer la valeur de ce champ et ainsi associer l'allotissement courant à tout autre commande, et ce même si une commande associée a été générée en automatique à l'aide du bouton Création de la pièce dans l'écran d'arbitrage des allotissements.
Remarque : l'allotissement est une entité qui accompagne la commande. Un allotissement peut être lié à n'importe quelle commande ou désolidarisé de celle-ci à tout moment.
Une commande associée peut comporter plus de références que l'allotissement associé et vice-versa. Un pictogramme sur la ligne indique que celle-ci est concernée par l'allotissement associé.LE CYCLE DE VIE DE LA COMMANDE ASSOCIÉE À UN ALLOTISSEMENT
La commande associée à un allotissement entre dans le circuit de traitement classique des commandes dans Divalto. Elle sera validée en BL ou pourra être traitée par le circuit des bons de préparation. Ainsi, l'écran d'arbitrage des allotissements permettra de voir l'adéquation des quantités entre l'allotissement et la commande associée grâce au bouton Par commande de l'écran d'arbitrage, mais également l'adéquation des quantités entre l'allotissement et le BL issu de la commande par validation de celle-ci grâce au bouton Par BL. Lorsque l'on passe par le circuit des bons de préparation, l'adéquation des quantités entre l'allotissement et le BP est accessible par le bouton Par BP.LA COUVERTURE
Quand une pièce (commande, BL ou BP) est associée à un allotissement, intervient la notion de couverture. La couverture correspond à l'adéquation entre les références et les quantités de la pièce et celles de l'allotissement.
En termes de vocabulaire, un allotissement est dit couvert quand pour toutes les références de la pièce, les quantités de la pièce sont égales aux quantités alloties.
On trouve un indicateur de couverture au niveau de l'entête de l'allotissement ainsi qu'au niveau de chaque ligne de l'allotissement.
On accède à une légende expliquant la signification de ces indicateurs par le menu Aide, choix légende :
Dans la légende, le paragraphe Indicateur couverture entête correspond à une information globale concernant tous les articles qui composent l'allotissement. Cette information se retrouve en entête d'allotissement, dans le champ Couverture:: il n'y a pas de commande associée à l'allotissement (champ Commande associée vide dans l'entête de l'allotissement) ou aucun article qui compose l'allotissement n'est sur la pièce.
: une partie seulement des articles qui composent l'allotissement est sur la pièce.
: l'intégralité des articles qui composent l'allotissement est sur la pièce.
Dans la légende, le paragraphe Indicateur couverture ligne correspond à une information que l'on retrouve en marge de chaque ligne article qui compose l'allotissement.: pour la référence concernée, la quantité de l'allotissement est égale à celle de la pièce (contenu de la colonne Qté allotie en unité de référence égal à Qté pièce en unité de référence)
: pour la référence concernée, la quantité de la pièce est supérieure à la quantité de l'allotissement. (contenu de la colonne Qté allotie en unité de référence inférieure à Qté pièce en unité de référence)
: pour la référence concernée, la quantité du BL ou du BP est inférieur à la quantité de l'allotissement. (contenu de la colonne Qté allotie en unité de référence > Qté pièce en unité de référence). L'utilisateur doit décider manuellement à qui donner les quantités livrées.
: pour la référence concernée, la quantité de la pièce est inférieure à la quantité de l'allotissement. (contenu de la colonne Qté allotie en unité de référence > Qté pièce en unité de référence)
: la référence concernée figure sur la pièce, mais pas dans l'allotissement.
AJUSTER L'ALLOTISSEMENT OU LA PIÈCE
Dans l'écran d'arbitrage des allotissements, le bouton Ajuster l'allotissement permet d'accéder à l'allotissement afin d'y apporter des modifications manuelles.
Dans l'écran d'arbitrage des allotissements, le bouton Ajuster la pièce, permet d'accéder à la pièce afin d'y apporter des modifications manuelles.
Les boutons Ajuster l'allotissement et Ajuster la pièce sont des boutons de navigation entre l'arbitrage, l'allotissement et la commande associée.
Remarque : le bouton Ajuster la pièce s'utilise de pair avec les boutons Par commande, Par BL, Par BP, car la pièce associée à l'allotissement peut être la commande ou le ou les BLs ou BPs issus de la validation de celle-ci.
Le bouton détail permet toujours d'accéder à la commande associée. Ainsi, si l'on a activé le bouton «Par BL » ou le bouton « Par BP », le bouton détail permet d'accéder à la commande qui est à l'origine du BL ou du BP.MISE À JOUR DE LA PIÈCE
Dans l'écran d'arbitrage des allotissements, le bouton Mise à jour de la pièce, permet de faire figurer automatiquement, sur la pièce, les références qui sont sur l'allotissement et qui ne sont pas sur la pièce (carré blanc sur la référence concernée dans l'écran d'arbitrage) avec la quantité de la ligne.
Remarque : Le fait de mettre à jour la pièce, ne touche pas aux quantités partiellement couvertes, car on aurait pu avoir saisi des numéros de lots.
Un message demande à l'utilisateur de confirmer la mise à jour de la pièce.LES FONCTIONNALITÉS DISPONIBLES DANS LA BARRE D'OUTILS DE L'ÉCRAN D'ARBITRAGE
: les jumelles permettent de se positionner sur un allotissement à partir de son numéro ou à partir du numéro de commande qui y est associée.
: le bouton cible permet l'accès à la commande associée à l'allotissement.
: le filtre permet d'affiner l'affichage des lignes d'un allotissement.
Les lignes correspondant aux éléments cochés sont affichées, les autres ne sont pas visibles. Il s'agit d'un filtre d'affichage uniquement. L'utilisation du filtre n'a aucune incidence sur la couverture des lignes ou la composition de l'allotissement.ASSOCIER UNE COMMANDE EXISTANTE ET UN ALLOTISSEMENT
L'administration des allotissements accessible par Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Allotissements/ Administration des allotissements. Dans l'entête de l'allotissement, on trouve le champ Commande associée. Ce champ contient le numéro de commande associé à l'allotissement. Au moment de la À tout moment, l'utilisateur peut changer la valeur de ce champ et ainsi associer l'allotissement courant à une autre commande.UNITÉS DE VENTE DIFFÉRENTES ENTRE LA PIÈCE ET L'ALLOTISSEMENT
L'allotissement peut par exemple être explicité en cartons et la commande associée, en pièces.
La comparaison de quantités entre la pièce et l'allotissement se fait en respectant les critères de ruptures Tiers/Ref-Sref1-Sref2/Serie/Nature de stock/Unité de référence. Dans le cas où, il y a différentes unités, l'arbitrage affiche "xxx" dans la colonne unité et un popup accessible par clic-droit permet d'afficher les différentes unités et quantités.
Dans l'exemple suivant, nous avons 3 cartons de 10 + 1 carton de 100 + 1 carton de 50 pièces, ce qui fait 180 pièces au total.LIVRAISON D'UNE COMMANDE ASSOCIÉE À UN ALLOTISSEMENT PAR UTILISATION DE LA VALIDATION DIRECTE DE COMMANDE EN BL
Cas d'une livraison totale
Saisie de l'allotissement
Bouton arbitrer (aucune couverture, la commande n'existe pas encore), puis création de la commande associée (couverture complète car les quantités de la commande correspondent à celles de l'allotissement)
Validation de la commande en BL. Tous les articles sont disponibles.
La couverture est complète par BL
Contenu des colonnes :
Quantité livrée = quantité allotie
Nombre de pièces = 1 car livraison par 1 seul BL
Pièce n. = numéro du BL
Si on modifie le BL, et qu'on livre plus que la quantité nécessaire
L'arbitrage montrera une couverture complète en excédent pour la référence concernée.
Idem si une ligne figure sur la pièce et pas dans l'allotissement.
La colonne Différence contient quantité pièce en unités de référence - quantité alloti en unité de référence
Cas d'une livraison partielle
Saisie de l'allotissement
Bouton arbitrer (aucune couverture, la commande n'existe pas encore), puis création de la commande associée (couverture complète car les quantités de la commande correspondent à celles de l'allotissement)
On valide la commande en BL, mais on ne livre qu'un article de chaque
Il n'y a aucune couverture par BL : aucune quantité n'est entièrement couverte. Il y a bien un besoin de 1 ALB0001 et de 1 ALB0002 pour chaque groupe, mais le programme ne sait pas d'affectation en automatique, d'où le !. C'est à l'utilisateur de décider à qui il donne quoi.
L'utilisateur ajuste l'allotissement et donne 1 ALB0001 à l'atelier et 1 ALB0002 au bureau. Pour ce faire, il renseigne manuellement la colonne Quantité livrée correspondant à la demande qu'il veut satisfaire. (Si on veut affecter l'intégralité d'une quantité présente sur le BL à un mouvement de l'allotissement , on se positionne sur le mouvement et on clique sur le bouton Accepter BL).
La couverture devient complète, il n'y a plus rien à faire
On retourne sur la commande ; elle contient des ventilations parce qu'à ce stade, la livraison correspondante a été partielle. Il reste des articles en reliquat à livrer.
On valide la commande en BL pour effectuer la dernière livraison puis on renseigne manuellement la colonne Quantité livrée correspondant à la demande qu'il reste à satisfaire dans l'administration des allotissements.
L'arbitrage par BL montre que la livraison s'est effectuée en deux pièces (deux BLs)
Un clic droit sur le nombre de pièces montre les deux BLs qui matérialisent la livraison. Dans le popup, un clic sur le numéro de BL choisi permet d'y accéder.
Remarque : Il faut veiller à fermer les fenêtres dont on ne se sert plus au fur et à mesure. L'ouverture concomitante de plusieurs fenêtres d'arbitrage ou d'administration des allotissements entraîne des incohérences dans l'affichage des données.
Accès à l'allotissement à partir d'une commande ou d'un BL
A partir de la commande associée ou du BL qui en est issu, le menu Interrogation, choix Allotissement permet d'accéder à l'allotissement correspondant.
Accès à l'arbitrage à partir d'une commande ou d'un BL
A partir de la commande associée ou du BL qui en est issu, le menu Interrogation, choix Arbitrer l'allotissement permet d'accéder à l'arbitrage de l'allotissement correspondant.
Livraison d'une commande associée à un allotissement par utilisation des BPs
3 cas d'usage sont prévus. Leurs synoptiques sont décrites ci-après, sur un exemple concret. La mécanique de livraison partielle expliquée précédement dans le cas de la livraison partielle par utilisation de la validation directe de commande en BL s'applique également à l'utilisation des BPs. L'utilisation des BPs implique l'utilisation la colonne "Quantité préparée" en lieu et place de la colonne "Quantité livrée" de l'administration des allotissements , dont il est question dans l'explication de la livraison partielle. Dans ce contexte, le bouton Par BP se substitue au bouton Par Bl dans l’arbitrage. De même le bouton Accepter BP , s'utilise comme le bouton Accepter BL lorsque l'on utilise les BPs.
Utilisation du BP, sans bon d'expédition
Saisir l'allotissement
Remarques : On peut voir ce que chaque groupe reçoit, grâce à la colonne Texte.
L'icône permet de plier et de déplier l'entête.
Générer la commande associée : Arbitrer et Création de la pièce
Générer le BP correspondant : Outils – BP, livraisons et interagence, générer un BP ou générer et éditer un BP
Entrer en Administration des BPs
Se positionner sur le BP et le traiter : BP saisir, Accepter les quantités proposées. Se positionner sur l'allotissement grâce au bouton Allotissement.
Confectionner les colis au niveau de la préparation : toujours dans l'administration des BPs, BP saisir, puis BP coliser
On confectionne le 1er colis : On indique une unité d'emballage, on se positionne sur le 1er article (ALB0001), puis Ajouter une partie et on indique une quantité de 1 dans notre cas et on valide. On se positionne sur le 2ème article (ALB0002), puis Ajouter une partie et on indique une quantité de 1 également. On valide et on quitte la fenêtre.
Le premier colis (à destination de l'atelier dans notre exemple) est prêt.
On réitère l'opération pour 2ème colis : On indique une unité d'emballage, on se positionne sur le 1er article (ALB0001), puis Ajouter tout et on indique une quantité de 1 dans notre cas et on valide. On se positionne sur le 2ème article (ALB0002), puis Ajouter tout et on indique une quantité de 1 également. On valide et on quitte la fenêtre.
Les deux colis sont associés au BP.
Indiquer ensuite dans l'allotissement quelle référence va dans quel colis : dans l'écran d'administration des BPs, on peut utiliser le bouton Allotissement pour accéder à l'administration des allotissements. On se positionne sur chaque ligne correspondant à une référence (celle ou la nature de stock est garnie), on clique sur Colis puis on se met en insertion. On indique le numéro de colis dans lequel se trouve l'article courant. A ce stade, le colis est dans l'état "en cours".
On retourne dans l'administration des BPs, on achève le BP (BP Achever), puis on le valide (BP valider). Cette opération génère le BL.
L'impression du BL imprime également l'allotissement correspondant la répartition des articles dans les différents groupes destinataires :
Utilisation du BP sur bon d'expédition
Saisir l'allotissement
Générer la commande associée : Arbitrer et Création de la pièce
Générer le BP correspondant
Confectionner les colis au niveau de la préparation. Comme expliqué dans le cas précédent :
Entrer en Administration des BPs
Se positionner sur le BP et le traiter : BP saisir, Accepter les quantités proposées, valider 2 fois. Se positionner sur l'allotissement grâce au bouton Allotissement.
Confectionner les colis au niveau de la préparation : toujours dans l'administration des BPs, BP saisir, puis BP coliser
Puis, Achever le BP.
Indiquer ensuite dans l'allotissement quelle référence va dans quel colis : comme expliqué dans le cas précédent, dans l'écran d'administration des BPs, on peut utiliser le bouton Allotissement pour accéder à l'administration des allotissements. On se positionne sur chaque ligne correspondant à une référence (celle ou la nature de stock est garnie), on clique sur Colis puis on se met en insertion. On indique le numéro de colis dans lequel se trouve l'article courant. A ce stade, le colis est dans l'état "en cours".
Créer le bon d'expédition : dans l'écran d'administration des allotissements, cliquer sur Bon d'expédition.
Se mettre en insertion et créer un nouveau bon d'expédition (il doit contenir à minima, une date d'expédition).
Se positionner sur l'onglet BP, puis cliquer sur Sélection et rapatrier le BP créé précédemment.
Clôturer le bon d'expédition à l'aide du bouton Clôturer dans l'administration des bons d'expédition. Cette étape génère, entre autres documents, le BL associé.
L'impression du BL imprime également l'allotissement correspondant la répartition des articles dans les différents groupes destinataires :
Utilisation du BL sur bon d'expédition
Saisir l'allotissement
Dans ce cas d'usage, on renseigne le champ Emballage pour précolisage.
Générer la commande associée : Arbitrer et Création de la pièce
Valider la commande en BL.
Dans l'administration des allotissements, utiliser le bouton Précolisage.
Le précolisage est effectué conformément au choix utilisateur indiqué en entête d’allotissement:
Résultat:
Cette donnée peut être affinée manuellement. Dans notre exemple, nous faisons un colis pour l'atelier (38) et un colis pour le bureau (39).
Mettre le BL sur un bon d'expédition : A partir de l'administration des allotissements, cliquer sur le bouton Bon d'expédition.
Se mettre en insertion et créer un nouveau bon d'expédition. Rapatrier le BL sur le bon d'expédition et clôturer le bon d'expédition.
L'impression du BL imprime également l'allotissement correspondant à la répartition des articles dans les différents groupes destinataires :
Une fois les colis expédiés, le bouton Colis expédié permet de basculer l'état des colis de "en cours" à "expédié".
Impression des allotissements (V10.7)
Il peut être judicieux de joindre ce document aux colis, lors de la livraison. L’impression des allotissements peut aussi être utile au préparateur qui, grâce à ce document, peut savoir comment coliser.
Le programme d’impression des allotissements
L’impression des allotissements est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration ventes/ Allotissements/ Impression des allotissements.
Dans le groupe Groupement, on choisit le niveau de rupture de la présentation de l’impression:
par article
Par groupe d’allotissement 1
Par groupe d’allotissement 2
Si dans le dossier, un seul niveau d’allotissement est paramétré, la valeur de Par groupe d’allotissement 1 est égale à la valeur de Par groupe d’allotissement 2.
Dans le groupe Options, il est possible de cocher:
Originale : version de l'allotissement d’origine saisie, présentée selon la valeur cochée dans le groupe Groupement
Originale avec suivi (préparé + livré) : marchandise préparée et déjà livrée, dispatchée selon la valeur cochée dans le groupe Groupement
Reliquat : marchandise restant à livrer, dispatchée selon la valeur cochée dans le groupe Groupement
Livré : marchandise déjà livrée, dispatchée selon la valeur cochée dans le groupe Groupement
La coche Saut de page réalise un saut de page après chaque rupture.
Remarque : l’option Originale avec suivi présente le document en mode paysage.
L’impression des allotissements à partir des traitements liés aux BP
En vue de transmettre au préparateur les données d’allotissement au moment de la confection des colis, l’impression des allotissements peut être effectuée à partir des différents programmes permettant le traitement des BP.
Paramétrage du dossier pour l’impression des allotissements
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces 2, dans le groupe Gestion des alloties on retrouve les paramètres Groupement et Options inhérent au programme d’impression des allotissements. Ce sont ces paramètres qui seront appliqués lors de l’impression des allotissements associés aux programmes de traitement des BP.
Imprimer les allotissements lors de la génération des BP
Le programme de génération des BP est accessible par le menu Commerce & logistique/ Stocks/ Bon de préparation/ Génération des BP. La coche Imprimer les allotissements liés permet d'éditer les allotissements liés aux commandes ayant donné lieu aux BP générés, conformément au paramétrage dossier pour l’impression des allotissements.
Remarque : l’impression des allotissements conjuguée à l’impression des BP lors de leur génération permet au préparateur d’avoir les instructions de préparation nécessaires.
Imprimer les allotissements dans l’administration des BP
Le programme de génération des BP est accessible par le menu Commerce & logistique/ Stocks/ Bon de préparation/ Administration des BP. On sélectionne le ou les BP que l’on veut traiter et on clique sur l’imprimante. Dans la fenêtre Impression des BP, la coche Imprimer les allotissements liés permet d'éditer les allotissements liés aux commandes ayant donné lieu aux BP générés, conformément au paramétrage dossier pour l’impression des allotissements.
Imprimer les allotissements dans l’impression des BP
Le programme de génération des BP est accessible par le menu Commerce & logistique/ Stocks/ Bon de préparation/ Impression des BP. La coche Imprimer les allotissements liés permet d'éditer les allotissements liés aux commandes ayant donné lieu aux BP générés, conformément au paramétrage dossier pour l’impression des allotissements.
Accès aux données de l’allotissements lors du traitement d’un BP
Le préparateur doit avoir accès à l’allotissement adossé à l’envoi qu’il traite, pour réaliser le bon dispatch de la marchandise dans les différents colis.
D’après l’administration des BP (Commerce & logistique/ Stock/ Bons de préparation/ Administration des BP) et depuis la saisie des résultats de BP (Commerce & logistique/ Stocks/ Bon de préparation/ Saisie des résultats de BP), le bouton Allotissement permet d’accéder à l’allotissement associé à la commande qui est à l’origine du BP, s'il existe. Si l’allotissement n’existe pas, l’utilisateur pourra en créer un si nécessaire.