BFA/RFA : contexte fonctionnel

Fournisseurs et distributeurs sont susceptibles de négocier des remises de fin d'année (BFA/RFA) pour favoriser la commercialisation de certains produits ou booster le chiffre d'affaire réalisé par le client.

BFA/RFA : définition et champ d'application

Caractéristiques des BFA/RFA

Communément appelée RFA, la remise de fin d'année ou BFA pour bonus de fin d'année, constitue une remise accordée par un fournisseur à son client (distributeur ou centrale d'achat).
Ce type de remise est dénommé remise de fin d'année ou bonus de fin d'année, car elle est calculée en fonction d'un chiffre d'affaires ou d'un volume de vente réalisé au cours d'une période de référence qui peut correspondre à l'année, mais peut également être versée à une date déterminée communément entre les deux parties.

Modalités d'attribution des BFA/RFA

La remise de fin d'année peut se présenter sous la forme :

• d'un avoir accordé au client à valoir sur ses prochaines commandes ;

• d'un reversement en argent au profit du client ou de la centrale d'achat.

Clause contractuelle encadrant les BFA/RFA

La BFA/RFA est une clause insérée dans un contrat conclu entre le fournisseur et le client.
Elle fait l'objet de négociations, notamment pour fixer les conditions de déclenchement du droit à la BFA/RFA et les modalités de calcul de la prime.
Il est à noter que l'attribution d'une remise de fin d'année peut être conditionnée aux performances globales d'un groupe ou d'un point de vente unique.

Modalités générales du calcul des BFA/RFA

Le montant de la BFA/RFA accordée à un client par un fournisseur est déterminé selon un mode de calcul librement décidé entre les parties (fournisseurs et clients).
Les modalités de calcul de la remise de fin d'année font ainsi l'objet d'importantes négociations lors de la conclusion du contrat commercial entre fournisseur et client. 
Dans la pratique, la base de calcul de la BFA/RFA est généralement le montant du chiffre d'affaire réalisé par le client au cours de l'année ou le volume de vente d'un périmètre de produits.
La résultante de la RFA/RFA est obtenue par application d'un pourcentage, par palier, sur la base de calcul ou selon un barème fixe appliqué, par pallier, à la base de calcul.

Gestion des BFA/RFA dans Divalto

Divalto permet la gestion complète des BFA/RFA, tant au niveau du stockage des modalités de calcul définies par contrat, qu'au niveau du calcul des BFA/RFA proprement dit. Un mode simulation est disponible, permettant d'opérer les ajustements nécessaires sur les contrats à venir.
En termes de vocabulaire, les BFA concernent les clients et les RFA concernent les fournisseurs. Les traitements BFA et RFA ont un fonctionnement similaire. Il est à noter cependant que pour les BFA (côté client) interviennent des notions d'arborescence GMS qui n'existent pas côté fournisseur.

La gestion des BFA (côté client) est apparue en version 10.4.

La gestion des RFA (côté fournisseur) est apparue en version 10.5.

Accéder aux fonctionnalités liées aux BFA/RFA à partir du menu

Les traitements relatifs à la gestion des BFA se trouvent dans Commerce et logistique/ GMS/ BFA.

Gérer les entêtes des contrats BFA/RFA

On accède à la création de contrat BFA/RFA par l'entrée de menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA/RFA. Tous les contrats sont codifiés dans cette entrée de menu, que l'on se place du côté client ou du côté fournisseur.
Un contrat est identifié par un code et un libellé. Dans le groupe « Généralités », on définit la période sur laquelle court le contrat, le type de tiers (client ou fournisseur) concerné et le numéro du tiers concerné.
La coche « Contrat en simulation » permet d'établir des contrats fictifs qui permettront d'affiner les conditions commerciales proposées. Seuls les contrats non topés « Contrat en simulation » génèreront des BFA/RFA réellement versées au tiers concerné.
Remarque : si l'on choisit le type de tiers "fournisseur", les champs Client à facturer et Article à facturer apparaissent. L'utilité de ces champs sera décrite ultérieurement dans le présent guide.

Gérer les lignes des contrats BFA/RFA

On accède à la création des lignes du contrat BFA par l'entrée de menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA/RFA, bouton « Ligne de contrat ».
Les lignes de contrat permettent de gérer les différents paliers d'attribution de la remise BFA/RFA. Chaque ligne de contrat correspond à un palier.
Le champ « Type de BFA », permet de déterminer si la remise s'applique sans condition (« inconditionnelle »), par palier de chiffre d'affaire ou sur une progression de chiffre d'affaire. On indique ensuite le palier à atteindre pour déclencher la remise. Le champ « montant CA prévisionnel » (champ indicatif) permet d'indiquer le chiffre d'affaire prévisionnel sur la ligne de contrat courante.
La remise peut être attribuée en montant (champ « Montant BFA ») ou en pourcent (Pourcentage BFA »).
Dans le cas ou le type de BFA est fixé à « Progression de chiffre d'affaire », le « Type de progression » permet de préciser comment le chiffre d'affaire doit progresser : en pourcent ou en montant et le champ « Valeur de progression » contient le pourcentage ou le montant correspondant.

Inclusion/ exclusions dans les contrats BFA/RFA

L'écran qui gère les entêtes des contrats BFA que l'on accède par Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA présente un groupe nommé « Sélection par critère inclusion/exclusion ».
On peut ici, identifier finement des éléments de la base de données qui seront inclus ou exclus de la base de calcul des BFA.
L'écran d'inclusion/exclusion permet d'inclure ou d'exclure des mouvements, des assortiments d'articles, des articles etc. Les types d'inclusion/exclusion peuvent être combinés.

Pour créer une inclusion/exclusion sur les mouvements par exemple, on positionne un code inclusion/exclusion sur la ligne mouvement. Ces codes inclusion/exclusion sont stockés dans les tables Production/données techniques/données coûts/critères de sélection/codes sélection.

Les boutons « Détail inclusion », « Détail exclusion » permettent d'expliciter les inclusions et exclusions. Une inclusion ou exclusion est identifiée par un code et un libellé. Le bouton liste des champs permet de positionner le dictionnaire et la table à traiter.
Dans le groupe « Description du champ », on choisit le champ de la table sur lequel se fera l'inclusion ou l'exclusion.
Le groupe critères d'inclusion (resp. d'exclusion) indique la condition à respecter pour être considéré comme inclus ou exclus.

Exemple :
Le code inclusion CP*MP* teste si ART.REF est compris entre « CP » et « CPzzzz » ou s'il est compris entre « MP » et « MPzzzz »

Remarque: Le code inclusion est primaire. Il n'est pas possible de mettre plusieurs conditions portant le même code inclusion.

Exclure certains articles du calcul des BFA/RFA

Il est possible d'exclure certains articles du calcul des BFA/RFA. Pour préciser qu'un article entre dans le calcul des bonus, il faut positionner la coche "article ristournable" dans l'onglet Tarification de l'article. Cette coche est positionnée par défaut lors de la création d'un article.

Le calcul des BFA/RFA

Les programmes qui calculent les BFA/RFA sont accessible par Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Calcul de BFA (ristourne client) et Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Calcul de RFA (bonification fournisseur).
Ces programmes permettent de calculer les BFA/RFA sur une période définie, pour des tiers définis, pour tous les types de contrats BFA/RFA (réels et/ou ceux en simulation).
Le programme peut être relancé plusieurs fois. Chaque exécution du programme annule et remplace les données calculées par une exécution antérieure dudit programme.

La consultation du calcul des BFA/RFA

Les programmes de consultation du calcul des BFA/RFA sont accessible par Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Consultation du calcul de BFA (si on se place du côté du client) et Commerce et logistique/ GMS/BFA/ Consultation du calcul de RFA (si on se place du côté du fournisseur).
On retrouve sur l'écran de sélection le filtrage identique à celui du programme de calcul de BFA/RFA, plus un radio bouton qui permet de déterminer si le type de calcul est réel ou prévisionnel.
L'option réel prend pour base de calcul, le chiffre d'affaire réel du calcul de BFA/RFA.
L'option « Prévisionnel » prend pour base de calcul le montant indiqué dans Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Contrats BFA, bouton « Ligne de contrat », champ « Montant CA prévisionnel ».
Le résultat de la consultation se présente sous forme arborescente.
Au premier niveau, on trouve le tiers. Puis, en dessous, le contrat BFA, puis les lignes du contrat.
Lorsque la GMS est activée au niveau du dossier, l'affichage reprend l'arborescence GMS, en y intercalant le contrat BFA et pour finir les lignes de contrat. Il est à noter que l'arborescence GMS ne concerne que les clients. Il n'y a donc jamais d'affichage avec arborescence GMS pour les RFA fournisseurs.
Si l'arborescence subit des changements entre le calcul des BFA/RFA et la consultation des calculs de BFA, alors ces changements seront répercutés dans la consultation du calcul de BFA.
Dans l'arborescence GMS, dans l'onglet BFA, on détermine qui est le bénéficiaire de la BFA, soit le fils lui-même, soit le parent. La recherche est récursive, ainsi si le fils hérite de son père qui lui-même hérite de son père, toute l'ascendance est reconstituée. L'affichage de la consultation, en mode GMS, a été adapté pour rendre visible le parent, le tiers bénéficiaire des BFA/RFA, le chiffre d'affaire ainsi que le montant BFA qui provient des descendants dans le cas où ils ont hérité du parent. Des colonnes supplémentaires indiquent le parent, le tiers bénéficiaire du BFA, le CA du tiers lui même, le CA provenant de ces descendants (dans le cas où il hérite du paramétrage) et le cumul des deux montants.

Facturation de la RFA (Bonification fournisseur)

Suite au calcul de RFA, une facture correspondant au montant à nous verser par notre fournisseur peut être générée. Cette facture sera ensuite envoyée au fournisseur ; le règlement en émanant correspondra au versement de la bonification.

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que dans le cadre de la bonification fournisseur. Il est en effet inconcevable de s'auto-générer un avoir fournisseur.

Paramétrage du client et de l'article à facturer dans le cadre de la RFA

Pour générer la facture correspondante, le fournisseur devra être adossé à un compte client. Ce compte client doit être renseigné dans le champ Client à facturer qui apparait lors de la saisie de l'entête de contrat, quand on positionne le type de tiers à Fournisseur.

Avant la version 10.7: Dans ce cas de figure, dans l'entête de contrat, il faut également indiquer une référence article dans le champ Article à facturer. Cette référence article apparaîtra sur la facture générée et portera le montant RFA. Cette référence article doit exister dans la base article et ne comporte aucune particularité.

Génération de la facture RFA (V10.5)

La génération d'une facture peut se faire depuis le résultat de calcul RFA, grâce au bouton Facturation. Cette facturation crée un lien entre le contrat et la pièce générée.

Remarques :

Sur l'écran d'affichage du résultat du calcul, on doit sélectionner les contrats à facturer (touche F5), pour ne facturer que les contrats sélectionnés. Si aucun contrat n'est sélectionné, un message le signale.

Si une seule pièce est générée (car un seul fournisseur est à facturer), un pop up permet l'affichage immédiat de la facture. L'affichage des pièces n'est pas immédiat si on en génère plusieurs.

Toute autre pièce, générée par un quelconque autre moyen, pourra être associée au contrat BFA/RFA via le zoom Lien contrat pièce. Toute pièce associée par ce zoom a un contrat sera, lors du calcul, prise en compte en DEDUCTION du montant de BFA/RFA car considérée comme un acompte sur le montant total.

Remarque : pour faire un acompte en courant d’année, on saisit une facture manuellement et on la lie au contrat. La facture finalement générée en fin de période sera d’un montant: RFA totale calculée - montant de la facture manuelle.

Génération d'avoirs dans le cadre des contrats BFA (Ristourne client) (V10.5)

Suite au calcul de BFA, un avoir correspondant au montant à verser à notre client peut être généré.

Paramétrage du client et de l'article à facturer dans le cadre de la BFA

Avant la version 10.7 : Pour générer l'avoir, il faut indiquer une référence article dans le champ Article à facturer. Cette référence article apparaîtra sur l'avoir généré et portera le montant BFA. Cette référence article doit exister dans la base article et ne comporte aucune particularité.

Génération de l'avoir de BFA (V10.5)

La génération de l'avoir peut se faire depuis le résultat de calcul BFA, grâce au bouton Génération acompte. Cette génération d'acompte crée un lien entre le contrat et la pièce générée. Si un lien entre le contrat et un acompte existe déjà, ce bouton est grisé.

Remarques :

Sur l'écran d'affichage du résultat du calcul, on doit sélectionner les contrats à traiter (touche F5), pour ne traiter que les contrats sélectionnés. Si aucun contrat n'est sélectionné, un message le signale.

Si une seule pièce est générée, un pop up permet l'affichage immédiat de la pièce. L'affichage des pièces n'est pas immédiat si on en génère plusieurs.

Pour les BFA clients , quand on est en saisie des avoirs , si le client possède un contrat BFA, un nouveau choix nommé Rattacher un contrat BFA est disponible dans le menu Outils.  L'appel a ce choix permet de rattacher l'avoir courant à un contrat BFA du client. Tout avoir, associé par cette méthode, a un contrat sera, lors du calcul, pris en compte en DEDUCTION du montant de BFA car considérée comme un acompte sur le montant total.

Remarque : pour faire un acompte en courant d’année, on saisit un avoir manuellement et on le lie au contrat. L'avoir finalement généré en fin de période sera d’un montant: RFA totale calculée - montant de l'avoir manuel.

Intégration de facture client correspondant à des acomptes BFA (V10.5)

Le client peut, en cours d'année, demander un acompte BFA par l'intermédiaire d'une facture qu'il nous fait parvenir en cours de période. Cette facture, envoyée par le client lui-même, doit être enregistrée dans DIVALTO en tant que facture fournisseur, afin que nous puissions émettre un paiement en émanant.

Pour ce faire, il faut définir un tiers réciproque au niveau de la fiche fournisseur adossée au client : à partir de la fiche fournisseur, menu Outils, choix Créer un lien tiers réciproque et indiquer le numéro du client qui demande l'acompte.

Il faudra ensuite traiter la facture client, saisie sous la forme d'une facture fournisseur, et la rattacher au contrat BFA correspondant, à l'aide du bouton Rattacher un contrat BFA.

Au moment du rattachement :

• Si on clique sur SHIFT + F8, on accède au zoom des contrat BFA, en présentant les contrats du client qu’on a définit comme tiers réciproque.

• Si on clique sur F8 ou F9 , on accède à tous les contrats du fournisseur .

Dès le choix opéré, un lien entre le contrat client et la facture fournisseur est créé au niveau du zoom Lien Contrat BFA - Pièce. Il faudra également préciser si le montant de la facture doit venir créditer ou débiter le montant BFA de fin de période. 

Ristourne client : Avoir en fonction d'une classification produit et/ou du code TVA origine (V10.7)

Un avoir client peut être impacté par plusieurs régimes de TVA.

De plus, entre le moment de la commande et le moment de génération de la ristourne client, le taux de TVA peut avoir changé pour certains articles.

De façon native, la génération d'avoir de BFA ne comporte qu'une seule ligne portée par une référence article unique. Cette ligne agrège les chiffres obtenus, tous régimes de TVA confondus et toutes dates d'effet confondues. En lieu et place de cette ligne unique, à partir de la version 10.7, il est possible de générer une ligne par régime de TVA article, au prorata du chiffre d'affaire ayant donné lieu à cette ristourne BFA.

Cette fonctionnalité permet d'être conforme aux exigences du législateur sur la déclaration de TVA.

Important : En conséquence, la notion d’article à facturer disparaît dans les entêtes de contrat à partir de la version 10.7, pour être remplacée par la mécanique décrite ici.

Mettre en place la classification article dans le cadre de la ristourne client

La table des classifications article à utiliser dans le cadre des ristournes client est accessible par le menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Paramétrage classification BFA/RFA. Elle permet d'associer à un code classification, un numéro de contrat de BFA et les régimes TVA qui le concernent, avec éventuellement une date d'effet à partir de laquelle le régime TVA doit être utilisé. Il est également impératif de renseigner une référence article. C'est cette référence article qui portera le montant de la ristourne client correspondant au régime TVA associé, sur l'avoir finalement généré.

Pour un même numéro de contrat, un même code classification, un même régime TVA, plusieurs dates d'effet peuvent cohabiter.

Remarque : Le code classification est à comprendre comme un code "Famille de produits". 

Libellé classification BFA/RFA

Une fois les codes classification définis, il faudra créer les libellés correspondants à toutes les occurrences des codes à l'aide du menu Administration/ Classification/ Libellé des classifications. Choisir Article - BFA, introduire la valeur du code et indiquer un libellé.

Placer le code classification sur les articles correspondants

L'association d'un code classification BFA/RFA à un article se fait via sa fiche, onglet Classification BFA/RFA.

Générer les classifications  BFA/RFA 

On procède ensuite à la génération des classifications à l'aide du menu Administration/ Classification/ Génération des classifications. Choisir Article - BFA.

Visualiser les classifications BFA/RFA

Le programme de génération des classifications génère une arborescence correspondant au découpage du code de classification que l'on pourra visualiser à l'aide du programme Administration/ Classification/ Visualisation des classifications, choix Article – BFA.

Dans la visualisation des classifications, si on ne coche pas Afficher les entités, on verra uniquement les déclinaisons de codes sous format arborescent:

Dans la visualisation des classifications, si on coche Afficher les entités, on verra les déclinaisons de codes sous format arborescent avec les articles concernés.

Avoir en fonction code TVA origine : Fonctionnement sur un exemple

Etape 1: Mise en place de la classification article avec leurs libellés

Nous disposons d'un seul contrat BFA/RFA (RFA1) et nous procédons à la création des classifications TT2 et TT3, avec les libellés classification associés:

Open

Les codifications sont les suivantes:

Contrat RFA1, classification TT2, Régime TVA 1, date d'effet 05/06/2021, référence associée REF003

Contrat RFA1, classification TT3, Régime TVA 1 date d'effet 05/06/2021, référence associée REF002_2

Etape 2 : mise en place des classifications sur les articles correspondants

L'article ALB0001 est classifié TT2.

L'article ALB002 est classifié TT3.

Etape 3 : génération des classifications BFA/RFA

Après génération, la visualisation de l'arborescence à l'aide du programme Administration/ Classification/ Visualisation des classifications, choix Article – BFA montre les données codifiées lors des étapes 1 et 2.

Etape 4 : lancement du calcul de BFA/RFA, puis consultation du résultat

Open

Les encadrés rouges montrent la part de CA facturé et les montants obtenus associés, par code classification.

Les lignes marquées d'un ! sont des lignes orphelines, dont le programme n'a pas su trouver de concordance dans le paramétrage.

Tant qu'il subsistera des lignes orphelines, la facturation sera impossible. Au moment de marquer les contrats à facturer, l'utilisateur en sera averti par le message suivant:

Différents niveaux de classification

La classification correspond à un code de 9 caractères maximum qui pourra être découpé en 4 parties, à l'image des codes statistiques historiquement présents dans l'ERP. Dans l'exemple ci-dessous, le code associé à l'article se lit de la façon suivante:

• Si on lit les 3 premiers caractères du code, on a la classification globale de l'article

• Si on lit les 5 premiers caractères du code, on a la classification globale de l'article sur 3 caractères, puis le 1er sous-groupe auquel il appartient sur 2 caractères

• Si on lit les 7 premiers caractères du code, on a la classification globale de l'article, puis le 1er sous-groupe auquel il appartient sur 2 caractères, puis une subdivision du sous-groupe sur 2 caractères

• Si on lit les 9 premiers caractères du code, on a la classification de l'article au niveau le plus fin : classification globale de l'article, puis le 1er sous-groupe auquel il appartient sur 2 caractères, puis une subdivision du sous-groupe sur 2 caractères, puis une subdivision de la subdivision sur 2 caractères.

Ainsi, si pour un même régime de TVA, il y a eu un changement de taux en cours d'utilisation, on peut imaginer la codification suivante:

Contrat RFA1, classification TT1A, Régime TVA 1, date d'effet 01/01/2000, référence associée REF001A

Contrat RFA1, classification TT1B, Régime TVA 1, date d'effet 01/01/2014, référence associée REF001B

Contrat RFA1, classification TT2A, Régime TVA 1, date d'effet 01/01/2000, référence associée REF002A

Contrat RFA1, classification TT2B, Régime TVA 1, date d'effet 01/01/2014, référence associée REF002B

Lors de la production de la facture, il sera possible d'identifier clairement les montants associés aux deux taux de TVA, grâce à la présence:

• d'une ligne REF0001A (famille de produits TT1, taux 19,6%) et d'une ligne REF0001B (famille de produits TT1, taux 20%)

• d'une ligne REF0002A (famille de produits TT2, taux 19,6%) et d'une ligne REF0002B (famille de produits TT2, taux 20%)

Classification article détaillée, paramétrage contrats agrégés

Hypothèse: un article est codifié TT2XXXYYY, selon une codification définie sur 3 niveaux : 3 caractères + 3 caractères + 3 caractères et il existe un paramétrage du type    Contrat RFA1, classification TT2, Régime TVA 1, date d'effet 01/01/2014, référence associée REF002.

La codification de l'article est dans ce cas plus détaillée que celle associée au contrat.

L'algorithme de recherche de concordance est le suivant:

TT2XXXYYY : pas trouvé, on continue

TT2XXX : pas trouvé, on continue

TT2, trouvé. On associe le montant à la référence REF002.

Articles sans classification

Lors de la saisie de la table des classifications article à utiliser dans le cadre des ristournes client, accessible par le menu Commerce et logistique/ GMS/ BFA/ Paramétrage classification BFA/RFA, le champ Code classification n'est pas obligatoire.

Dans la mesure où il existe une ligne dans cette table, sans code classification et sans date d'effet, mais avec un régime TVA concordant, c'est la référence indiquée sur cette ligne qui sera impactée par un éventuel article sans classification BFA/RFA. 

Mais attention : une fois que cette règle a été utilisée pour un article, elle ne pourra plus l'être pour un éventuel autre article sans code classification et de même régime TVA.