Cet ensemble de fonctionnalités facilite et rend plus rapide la saisie des numéros de série en entrée fournisseur en proposant : 

• la génération des numéros de série à partir d'une 'souche' en saisie de BL fournisseur ou en pré-réception

• l'import Excel de numéros de série ou numéros de lot et leur sélection en préparation ou en saisie de Bl fournisseur

Génération des numéros de série/lot en saisie de BL fournisseur

La saisie rapide des n° de série et lot propose pour une quantité en BL, la création et l'affectation des n° de série/lot créés sur toutes les ventilations en une seule validation, à partir d'un premier numéro de série/lot saisi par l'utilisateur.

L'activation de cette fonctionnalité se fait via le paramétrage utilisateur (F3), option:

Open

• Générer automatiquement les numéros de série/lot en saisie de BL fournisseur 

La fonctionnalité est accessible dans la fenêtre de saisie rapide des emplacements, n° de série et de lots, à la saisie de la quantité livrée d'une référence gérée en série/lot, que ce soit en saisie de BL ou en validation de commande en BL ou Facture.

Réception BL fournisseur, n° de série

Par validation ou saisie de BL, au moment de saisir les quantités, une fenêtre de saisie rapide s’ouvre automatiquement.

Son entête comporte un champ destiné à saisir un premier n° de série, qui sera propagé automatiquement, en ajoutant à chaque ligne “1” : 

• Règles de ce premier numéro de série/lot (V10.6) : initialisé à 1, il permet de saisir le format du premier numéro de série/lot à attribuer;

  • ce numéro est un alphanumérique qui doit comporter une et une seule séquence numérique : exemples : 001 / AAA-1001 / AAA0001BBB

  • c'est cette séquence numérique qui sera incrémentée de 1 pour chaque ventilation d'une référence gérée en numéro de série

  • un contrôle vérifie que le nombre de caractères de la première séquence numérique permet la création de toutes les séquences pour la quantité (par exemple, il n'est pas possible de générer 10 numéros de série à partir d'un premier numéro AAA1, il faudra indiquer un premier numéro AAA01.
    En cas de contrôle incorrect, le message d'erreur bloquant est affiché 'l'incrémentation automatique de la quantité demandée n'est pas possible'

Open

Exemple

A la validation du premier numéro de série, le tableau des ventilations est rempli automatiquement pour la quantité livrée.
En clic droit sur l'emplacement, un menu contextuel permet de propager l'emplacement saisi sur toutes les lignes de ventilation, à moins qu’il n’existe un emplacement par défaut sur l’article, auquel cas c’est celui-ci qui sera repris et propagé automatiquement.

Réception BL fournisseur, n° de lot

Dans le tableau des ventilations en mode fiche, il sera possible de saisir sur la première ventilation, le premier numéro de lot à attribuer puis la quantité.

• ce numéro est un alphanumérique qui doit comporter une et une seule séquence numérique : exemples : 001 / AAA-1001 / AAA0001BBB

• c'est cette séquence numérique qui sera incrémentée de 1 pour chaque ventilation d'une référence gérée en numéro de lot

Après la validation de la première ventilation, en saisie de la seconde ventilation, le numéro de lot est pré-affecté. Par contre, les quantités doivent être renseignées manuellement.

Génération des n° de série/lot en saisie des réceptions de commande fournisseur

Menu: Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseur / Préparation de réceptions / Saisie des réceptions

ou bouton de la pièce d’achat:

La saisie rapide des numéros de série/lot en saisie colis réception propose le prochain numéro de série/lot à partir du numéro de série/lot saisi sur la première ligne.

L'activation de cette fonctionnalité se fait également via le paramétrage utilisateur / option de saisie par coche de la case à cocher

• Générer automatiquement les numéros de série/lot en saisie de BL fournisseur 

L'activation est rappelée dans l'entête de l'écran de saisie des colis. Il s’agit de saisir le premier n° de série ou de lot dans la première ligne, pour que les lignes suivantes soient incrémentées, au niveau du colis et du n° de série/lot (+1), dès lors que la quantité, qui reste une saisie manuelle, soit inférieure à la quantité totale.

Import Excel des n° de série et lot et sélection multiple des n° de série importés en saisie de BL fournisseur

Cette fonctionnalité utilise tant la pré-réception fournisseur que le BL fournisseur, et propose 2 modes de fonctionnement : 

• Gestion d'une liste de numéros de série sans lien avec une commande particulière

• Gestion de la liste des numéros de série liés à une commande fournisseur (le fournisseur transmet la liste des numéros de série en parallèle de sa commande). Dans le cas de l’utilisation des pré-réceptions, la colonne “commande” est obligatoire.

Import du fichier Excel des n° de série

Formats des fichiers

Fichier d'import des numéros de série liés à une commande

Fichier d'import des numéros de série non liés à une commande

• fournisseur : référence fournisseur (obligatoire)

• commande : numéro de commande fournisseur ( non obligatoire, si n’est pas renseigné , on utilise les données dans la saisie de BL fournisseur; obligatoire pour les pré-réceptions)

• référence : référence article(obligatoire)

• serie : numéro de série ou lot(obligatoire)

• quantité : quantité à réceptionner/ livrer (si article géré par numéro de série la quantité doit être égale à « 1 »)

Règles de constitution du fichier

• Le fichier Excel doit être trié par fournisseur-commande(si renseigné)-article

• Si un article est géré par numéro de série la quantité doit être égale à 1

• Les articles sécables ne sont pas gérés dans ce programme

Import des n° de série et de lot

Menu: Commerce & logistique / Administration achats / BL fournisseur / préparation des réceptions / Import des numéros de série

• chemin : permet la sélection du fichier à importer

• Mise à jour / simulation

• Ouvrir le fichier traité : on précise si l'on souhaite ouvrir (ou télécharger) le fichier en fin de traitement pour visualisation des anomalies

L'import se fait en mode brouillon dans les tables de réception fournisseur LRLIGNE(Mouv) - LRDETAIL - LRCOLIS(ventilations)et les données importées peuvent êtres exploitées de 3 manières différentes :

• Dans le programme de saisie des réception fournisseur (si le numéro de commande est renseigné)

• Dans le programme de saisie de pièce : En validation d'une commande fournisseur à un BL (si le numéro de commande est renseigné)

• Saisie d'un BL fournisseur (si le numéro de commande n'est pas renseigné).

L'import se fait en mode brouillon car le programme de saisie des réceptions nécessite plus d'informations que celles fournies dans le fichier excel.

Les données manquantes seront à renseigner dans le programme de saisie des réceptions ou la  pré-réception en mode brouillon pourra être validée en une pré-réception valide.

Une fenêtre de sélection s’ouvre, et propose automatiquement les lignes importées par le fichier excel et mises en mode brouillon.

Les sélectionner et les renvoyer (F12).

Valider le mode brouillon pour pouvoir valider la préparation et pouvoir valider en BL:

Résumé de la chronologie des actions:

• L'indicateur 'Chronomètre' indique les préparations en mode brouillon (V10.6)

• Chaque mouvement est une ligne de pré-réception

• la saisie du numéro de série/lot ouvre la fenêtre de saisie colis réception

• en cliquant sur le bouton “sélectionner n° lot/série” l'utilisateur peut sélectionner les numéros de série/lot importés pour la commande

• la validation du brouillon de la pré-réception (Complément / validation du brouillon) transforme le brouillon en pré-réception

• valider la Pré-réception

• valider la commande en BL en imprimant la préparation

Saisie multiple des numéros de série/lot en saisie de BL

Dans fenêtre de saisie rapide des emplacements/série , la fonctionnalité est disponible par le bouton 'Sélection n° de série/lots'.
Le bouton est inactif en entrée dans la saisie rapide, il faut sortir de la saisie par 'Echap'.

Le bouton ouvre le Zoom des colis préparation livraison réception et présente les numéros de série/lot importés.
Utiliser la sélection multiple 'windows' ; le renvoi des données alimente le tableau des numéros de série/lots.