Accès document

Consultation document

Dans ce mode d'accès , on ne peut accéder qu'aux documents qui ont le statut "En vigueur" .
Au lancement du programme, l'écran qui apparaît propose une fiche descriptive vierge, en mode consultation.
Les commandes disponibles , sont présentées dans les barre d'outils, mais aucune commande d'édition n'est disponible.
Vous pouvez accéder à une fiche descriptive existante, ce qui provoque le chargement du contenu.
Dans le menu Options , vous pouvez désactiver ce chargement systématique.

 

Documents collaborateur

Si vous voulez gérer la consultation via un processus de diffusion, donne accès uniquement en consultation aux documents présents dans la liste de diffusion du collaborateur connecté.

Zoom des documents

Vous disposez d'un zoom des documents en mode consultation exclusivement.
La liste des documents peut être ordonnées par :
Numéro document
Titre document
Alias

D'autres zooms permettent de rechercher un document sur d'autres critères : par localisation ou par référence externe.

Zoom des documents externes

Vous disposez d'un zoom supplémentaire pour la recherche des documents externes (en mode consultation exclusivement).
La liste des documents externes peut être ordonnées par :
Référence document

Création document

A partir du menu Divalto Documentation , le choix Documents - Mise à jour permet d'administrer les fiches descriptives, pour constituer la base documentaire.
 pour créer un nouveau document et se retrouver en mode création.
A partir de la fonction Synoptique, en créant un lien sur un nouveau document, vous accédez également à la création du document.
Les types de document permettent de paramétrer le comportement de l'application lors de la création d'un document.

• Proposition de la numérotation automatique

• Proposition du standard de présentation (modèle contenu)

• Identification externe accessible ou non

 Vous pouvez choisir une identification personnalisée ou suivre la numérotation automatique.

 le classement d'un document dans un type est obligatoire et définitif. Seul l'utilitaire "Changement types documents" pourra modifier cette information dans le cadre d'une restructuration massive.

Impression des documents

A partir de la fiche document, en mode consultation, vous pouvez lancer l'impression par Pièce jointe inconnue .
Ce n'est pas la fiche descriptive qui est imprimée, mais bien le contenu en lançant l'éditeur associé avec l'ordre d'imprimer, si celui-ci l'accepte.

Duplication document

La Duplication est la recopie d'un document existant vers un nouveau document.

• Tous les documents peuvent être dupliqués, quelque soit leur état (en vigueur, archive, ...)

• Le nouveau document est créé, à l'état "en projet création", l'ancien restant inchangé.

• Le contenu est récupéré mais sera sauvé sous le nouveau nom de fichier.

pour dupliquer un document , il faut se positionner sur le document que l'on souhaite copier.
Le bouton Pièce jointe inconnue fait basculer sur une nouvelle fiche document en mode création.

Consultation

Le mode courant de fonctionnement de la saisie est signalé dans la barre de titre du programme :
Pièce jointe inconnue
Pendant le mode consultation, l'utilisateur peut :

• Faire défiler les documents avec les boutons premier

  Open

  

  , précédent

  Open

  

  , suivant

  , dernier

  .

• Ouvrir un document existant avec le bouton

  :

• Chercher directement un document avec le zoom  .

• Accéder aux informations connexes du document (note

  , fichiers joints

  )

• mais aussi à la gestion des interventions : Consultation historique, déclencher une intervention

  ou terminer une intervention en cours

• Imprimer le contenu du document  .

• Accéder au contenu du document

Suppression d'un document

La suppression d'un document se réalise différemment selon le statut de celui-ci :

• PROJET CREATION :

Un projet création est supprimé sans laisser de trace et l'identifiant est récupérable pour un autre document.

• PROJET MODIFICATION :

Un projet modification est annulé et on restaure le dernier document en vigueur.

• EN ATTENTE :

Un document en attente est annulé et on restaure le dernier document en vigueur. L'indice document est récupérable pour la prochaine évolution.

• EN VIGUEUR :

Un document en vigueur est retiré, et il restera accessible par la fonction «Archives ». L'identifiant reste réservé. Une intervention de type retrait clôture son historique.

 Les fichiers contenus des documents ne sont jamais supprimés par Divalto Documentation .

Validation document

Lorsque vous voulez valider vos modifications de propriétés ou de contenu, trois possibilités sont offertes :

• EVOLUTION :

validation sous nouvel indice, le système validera vos modifications et fera évoluer l'indice du document. Il vous demandera ensuite de saisir la cause du changement d'indice dans une « fiche intervention ». Cette validation est à utiliser lorsque les modifications du document sont importantes et influent, par exemple sur la manière de réaliser une opération.

• MODIFICATION :

validation sous même indice, le système validera vos modifications sans faire évoluer l'indice du document. Il est conseillé d'utiliser cette option lorsque les modifications apportées au document sont mineures :
correction de fautes d'orthographes, modification fondamentale d'un document qui n'a jamais été utilisé.

• PROJET :

validation en ouvrant un projet. Le système validera vos modifications dans un document à l'état de "projet". Il vous sera demandé de préciser l'objet de ce projet dans une " fiche intervention". ll est conseillé d'utiliser cette option tant que l'ensemble des modifications à apporter au document n'est pas terminé.

 Pour que les modifications soient aussi validées dans le contenu externe, cette action de validation doit se faire avec le document "ouvert" sous éditeur.
 Chaque action de validation générera la création d'une nouvelle intervention que vous pourrez consulter dans l'historique du document. Si un projet est en cours , alors il ne vous sera pas demandé de nouvelle validation. Il faudra d'abord aller terminer l'intervention.