Les Éléments Variables (EV) sont des rubriques saisissables que l'on rattache à un contrat.
Une rubrique est dite saisissable si au moins un de ses Éléments Constitutifs (Nombre, Base, Taux ou Montant) peut être renseigné par saisie.
Les Éléments Variables sont de deux types : temporaires ou permanents.
On peut les saisir pour la période en cours ou en avance, le calcul de paie ne prendra en compte que ceux définis pour la période calculée.
Les éléments variables temporaires ne valent que pour un traitement de paie sur une seule période. Ils sont ensuite historisés avec le bulletin lors de sa clôture.
Les éléments variables permanents sont historisés lors de la clôture du bulletin, puis dupliqués sur la période suivante afin d'être utilisés par le traitement de paie suivant. Ceci, tant que la date de fin de validité n'est pas atteinte. Par défaut, à la création d'un élément permanent, la date de fin de validité est le 31/12/9999.
Saisie des EV :

• Depuis la sous-fiche Eléments Variables des contrats.

• Depuis le menu Bulletin - Saisie des EV.

• Par l'intermédiaire des grilles de saisie (menu Bulletin - Programme de saisie rapide des EV).

Schéma fonctionnel du traitement des éléments variables de paie :

Filtre

Paie / Bulletins / Eléments variables / Saisie des éléments variables

Le signe marque les EV temporaires.
Le signe marque les EV permanents.

Si la case « avec raz » est cochée, les rubriques permanentes (uniquement les permanentes) peuvent être reportées à la clôture sur la période suivante avec les montants à zéro.

La saisie

On détermine toujours quel type d'élément est à créer. (Temporaire ou Permanent)
La saisie de la rubrique peut se faire de plusieurs manières, par code ou par numéro de rubrique :

• La saisie du "-" suivie du début du code, recherche le code le plus proche.

• La saisie par numéro complète les valeurs saisies par des zéros. (ex : 209 recherchera la rubrique principale 209000).

La saisie d'une rubrique de surcharge par numéro se fait avec un "-" entre les numéros primaire et secondaire. (Ex. : 255200-500 ou 209-1).
La saisie de l'individu se fait également de deux manières, soit par son code soit par son nom/prénom, précédé du "-". Exemple : "-saunier" ramènera le code individu 12.
Seuls les éléments constitutifs (Base, Taux, Nombre, Montant) paramétrés comme saisissables dans le règlementaire (liste des rubriques) peuvent être valorisés lors de la saisie des EV.

• Exemple : Pour une rubrique d'absence, on ne peut saisir que le Nombre.

Inhiber le calcul de la rubrique du plan de paie :  indique qu'il ne faut pas déclencher le calcul de la rubrique comme prévu dans le plan de paie mais uniquement avec les données saisie dans l'EV. Par défaut, à la création d'un élément, cette option est cochée.

Modification des éléments variables

Éléments variables lié à un bulletin sans impression finale

La modification, ou la suppression d'un élément variable déjà pris en compte par le calcul d'un bulletin qui n'a pas encore fait l'objet d'une impression finale est possible.

Le bulletin doit être recalculé après cette modification / suppression.

Éléments variables lié à un bulletin avec impression finale

La modification, ou la suppression d'un élément variable déjà pris en compte par le calcul d'un bulletin qui a fait l'objet d'une impression possible est interdite.

La saisie rapide des éléments variables de paie

 Généralités

Le but de la saisie rapide est de permettre à l'utilisateur de saisir les éléments variables de paie de manière visuelle et en ligne sans à avoir à rechercher les contrats ou les codes des rubriques.
Remarque : Un élément variable ayant une valeur par défaut dans le paramétrage de la grille et ayant été validé à zéro à la saisie déclenchera tout de même une création d'élément variable à zéro.
Cela permet de revenir plusieurs fois sur une saisie de grille dans la même période sans reproposer les valeurs par défaut à chaque lancement de la grille.

Remarque : Si une rubrique de paie a un élément paramétré comme obligatoire à la saisie, la validation de la grille ne se fera que si cet élément est valorisé lors de la saisie.
La navigation dans les grilles de saisie peut se faire de deux manières :

Paie / Bulletins / Eléments variables / Saisie des grilles – Mode grille 

Saisir les montants en colonne : on saisit la grille de bas en haut dans la même colonne. A la dernière ligne de la colonne, on passe à la première ligne de la colonne suivante.
Saisir les montants en ligne : on saisit la grille de gauche à droite. A la fin d'une ligne, on passe à la première colonne de la ligne suivante.

Liste des grilles

Le zoom des grilles des éléments variables (EV) permet de définir les grilles de saisie rapide des EV et leur présentation.

Paie / Fichiers / Gestion des grilles des éléments variables / Liste des grilles :
Code grille : code identifiant.
Libellé : libellé de la grille.
Type de sélection : détermine le garnissage du tableau des sélections.
Grille autorisée en mode liste par contrat :  indique que la grille doit être proposée en mode liste par contrat.
Le mode liste autorise la modification du libellé de la rubrique (ligne du bulletin) en plus de la saisie des éléments.
Méthode préférée de saisie des montants : indique le mode de saisie par défaut (par colonne ou par ligne). Pourra être modifié à tout moment lors de la saisie d'une grille.
Vous accédez au paramétrage des grilles d'éléments variables à l'aide de  ou Shift+F6.

Paramétrage des grilles

Définition du détail des grilles d'éléments variables
Vous avez la possibilité de vous positionner directement sur une grille à l'aide de  ou Ctrl+F.

Paie / Fichiers / Gestion des grilles des éléments variables / Paramétrage des grilles des éléments variables 
Rubriques
Pour chaque grille, un tableau des rubriques est à alimenter, indiquant les rubriques saisissables à proposer, ainsi que leurs valeurs par défaut.
Lors de l'insertion d'une rubrique, seules les rubriques saisissables peuvent être utilisées. A leur insertion, seuls les Éléments Constitutifs (EC) marqués comme saisissables ou obligatoires sont paramétrables.
Il est possible de changer l'indicateur de saisie lorsqu'il n'est pas marqué comme obligatoire pour invalider la saisie de cet EC. Idem, il est possible de rendre obligatoire un EC pour cette grille alors que sa définition ne le propose pas.
La valeur par défaut sera proposée en saisie si aucun EV de ce type n'existe déjà sur la période.

 Exemple : on peut paramétrer une grille ticket-resto et proposer la saisie de la rubrique ticket-resto avec comme valeur par défaut 20.

Les rubriques nécessitant la saisie d'une date de début et d'une date de fin (ex : rubrique d'absence) doivent faire l'objet de grilles séparées. Elles devront être saisies à l'aide du programme grille des absences qui permet la saisie de date de début et de fin.
Sélections
Pour chaque grille, en fonction de l'indicateur de la grille "Type de sélection", vous pouvez saisir une liste de profils et ou une liste de contrats à proposer pour la saisie de la grille.
Vous pouvez également mixer les deux types pour affiner vos sélections.
Dans la zone code origine, F8 appelle le zoom des contrats ou le zoom des profils en fonction de la zone type.
Si le type de sélection est à "Tous les contrats", le tableau des sélections est non saisissable et tous les contrats actifs seront proposés lors de la saisie de la grille.
Il est possible de ramener une sélection de profils/contrats en effectuant un renvoi de la sélection multiple depuis le zoom appelé.

Saisie en mode grille

Propose la saisie en mode grille de la grille d'EV choisie.

Paie / Bulletins / Eléments variables / Saisie des grilles – Mode grille 
Code grille (appartient à la table des grilles d'EV) : sélection de la grille à afficher.
Période : périodes de saisie des éléments. Par défaut période en cours.
La sélection des contrats se fait par le paramétrage de la grille. Ne seront sélectionnés que les contrats actifs.

Gestion des bulletin avec impression finale : Les contrats qui ont sur la période choisie un bulletin qui à fait l'objet d'une impression finale ne sont pas proposés dans la grille de saisie

Le résultat affiché propose les éléments variables en colonnes et les différents contrats sélectionnés en lignes.

Le tri des lignes par défaut se fait par contrat, nom, prénom. Il peut être modifié en cliquant sur les en-têtes de colonne.
La validation génère les éléments variables uniquement pour les lignes modifiées ou ayant une valeur par défaut.
Légende
Proposé : valeur par défaut de la grille de saisie.
Saisie en cours : valeur saisie dans la grille.
Cumulé : plusieurs éléments variables composent le montant affiché.
Attention : Un champ en code couleur "Cumulé" et comprenant au moins un élément permanent de paie n'est modifiable que par le détail.
Temporaire : un élément variable temporaire a déjà été saisi pour le salarié.
Si un élément a le code couleur "Temporaire", la modification de la valeur de l'élément modifiera l'EV temporaire. Néanmoins, l'affichage du détail reste possible pour ajouter un élément sans modifier l'élément présent.
Permanent : un élément variable permanent a déjà été saisi pour le salarié.
Si un élément a le code couleur "Permanent", toute modification de la valeur génèrera la création d'un nouvel élément variable sans modifier l'élément permanent existant. La valorisation des montants du nouvel élément se fait par différence entre l'élément permanent et les montants saisis.

Remarque :  Il existe un EV permanent pour le nombre de tickets-restaurant valorisé à 20.
Dans la saisie, on augmente le nombre de 10 tickets. Le nombre total est donc de 30. A la validation, un nouvel élément variable "ticket restaurant" sera généré avec une valeur de 10.

Erreur : la saisie d'un élément variable ne correspond pas à la définition de la rubrique.
Si un champ a le code couleur "Erreur", cela veut dire qu'une mauvaise saisie a été effectuée sur la rubrique et que sa validation n'est pas possible.
Remarque : Une grille est validée lorsqu'aucune erreur de saisie n'est détectée.
Détails des éléments
En consultation, un clic droit sur un élément Cumulé permet de visualiser le détail.
En modification, permet d'accéder au détail.

La modification d'un élément cumulé ne peut se faire que par une modification du détail de cet élément.

Saisie en mode liste

Propose la saisie en mode liste de la grille d'EV choisie.
Le mode liste autorise la modification du libellé des rubriques (ligne de bulletin).

Paie / Bulletins / Eléments variables / Saisie des gilles – Mode liste 
Code grille (appartient à la table des grilles d' EV) : sélection de la grille à afficher.
Période : périodes de saisie des éléments. Par défaut période en cours.
Présentation : l'option "Contrat par contrat" affiche un contrat par écran. Vous passerez d'un contrat à l'autre par les boutons fléchés .
La sélection des contrats se fait par le paramétrage de la grille. Ne seront sélectionnés que les contrats actifs.

Gestion des bulletin avec impression finale : Les contrats qui ont sur la période choisie un bulletin qui à fait l'objet d'une impression finale ne sont pas proposés dans la grille de saisie

Présentation "Tous les contrats"
Légende
Proposé : valeur par défaut de la grille de saisie.
Saisie en cours : valeur saisie dans la grille.
Erreur : la saisie d'un élément variable ne correspond pas à la définition de la rubrique.
Si un champ a le code couleur "Erreur", cela veut dire qu'une mauvaise saisie a été effectuée sur la rubrique et que sa validation n'est pas possible.
Une grille est validée lorsqu'aucune erreur de saisie n'est détectée.

Grille des absences

C'est un mode liste spécial, permettant la saisie d'un motif de période d'inactivité ou de période spéciale et des dates début et de fin.
Paie / Bulletins / Eléments variables / Saisie des gilles des absences :

Code grille (appartient à la table des grilles d' EV) : sélection de la grille à afficher.
Période : périodes de saisie des éléments. Par défaut période en cours.
Présentation : l'option "Contrat par contrat" affiche un contrat par écran. Vous passerez d'un contrat à l'autre par les boutons fléchés de la barre d'outils.
La sélection des contrats se fait par le paramétrage de la grille. Ne seront sélectionnés que les contrats actifs.

Gestion des bulletin avec impression finale : Les contrats qui ont sur la période choisie un bulletin qui à fait l'objet d'une impression finale ne sont pas proposés dans la grille de saisie

Présentation "Contrat par contrat"

Import d'éléments variables de paie

Ce programme importe par flux XML des éléments variables. Les éléments importés font l'objet d'un contrôle strict, les rejets sont imprimés sur le compte-rendu d'importation.
De plus, un nouveau fichier ayant la même structure XML est généré et contient l'ensemble des éléments rejetés en l'état.
Exemple :


Paie / Utilitaires / Import d'éléments variables

Une impression optionnelle permet de récapituler les résultats importés.

Exemple de fichier XML :


Liste exhaustive des balises possibles :

Régularisations

Ce programme permet de générer en automatique des éléments variables de paie de régularisations. Ces régularisations sont calculées sur des lignes de bulletin calculées et clôturées.

Paie/ Utilitaires / Mise à jour par lots / Calcul de régularisations 
Il faut indiquer la rubrique à réguler mais surtout l'élément déclencheur de la régularisation.
Date de régularisation : c'est la date de création de l'élément variable de paie de régulation.
Modification (en valeur) : différence entre l'élément historisé et la valeur saisie (différence mensuelle).
Nouvelle valeur : va se substituer à la valeur historisée.
Le programme va ensuite reprendre la rubrique du règlementaire et la recalculer, comme le fait le calcul de bulletin, avec l'élément modifié et la ligne historisée.
Le programme calcule deux éléments de régularisations, le montant salarial et patronal.
Ces possibles régularisations sont calculées pour tous les bulletins présents dans les périodes de régularisations sélectionnées.
Le symbole  permet de visualiser les régularisations calculées mensuellement.

Le programme génère, pour chaque salarié un élément variable de paie temporaire.